Anda di halaman 1dari 11

SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS

MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Manajemen Sistem Rekam Medis
yang dibina oleh Septa Katmawanti S.Gz, M.Kes

Oleh :
Cindy Artika Sari

140612606455

Nita Dewi Mardiana

140612603063

UNIVERSITAS NEGERI MALANG


FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
OKTOBER 2016

KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami
dapat menyelesaikan tugas pembuatan makalah yang berjudul Sitem Penomoran

Rekam Medis dengan lancar.

Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa kami dapat
menyelesaikan tugas pembuatan makalah yang berjudul Sitem Penomoran Rekam Medis
dengan lancar.
Makalah ini tidak mungkin ada tanpa bantuan dari berbagai pihak, maka pada
kesempatan ini kami ucapkan terima kasih kepada Ibu Septa Katmawanti selaku pengampu
matakuliah Rekam Medis, orangtua dirumah yang telah memberikan bantuan materil maupun
doanya sehingga pembuatan makalah ini dapat terselesaikan, dan semua pihak yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu yang membantu pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan
baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan
terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki
makalah ini.
Akhir kata semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi pembaca. Kami menyadari
bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari sempurna, untuk itu kami menerima
saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan kearah kesempurnaan. Akhir kata
kami ucapkan terimakasih.
Malang, 20 Oktober 2016
Penyusun

Cindy dan Nita

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................ ii
DAFTAR ISI.......................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang....................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah.................................................................................. 1
1.3 Tujuan..................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN....................................................................................... 2
2.1 Definisi Sistem Penomoran Rekam Medis............................................ 2
2.2 Tujuan Sistem Penomoran Rekam Medis.............................................. 2
2.3 Admission Numbering System (Sistem Pemberian Nomor)................... 2
2.4 Sistem Penomoran Yang Baik................................................................ 6
BAB III PENUTUP...............................................................................................12
3.1 Kesimpulan............................................................................................12
3.2 Saran...............................13
DAFTAR PUSTAKA............14

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem penomoran dikenal dengan istilah numbering system, ini penting artinya untuk
kesinambungan informasi. Dengan menggunakan sistem penomoran, maka informasiinformasi dapat secara runtut dan meminimalkan informasi yang hilang.
Mengenai sistem penomoran, penyimpanan dan retensi dari manajemen rekam medis
di Indonesia banyak jenisnya. Bentuk sistem penomoran dan penyimpanan yang baik
merupakan tahap awal dalam pemberian pelayanan terhadap pasien. Pengambilan dan
penyimpanan rekam medis yang cepat merupakan elemen penting dalam pemberian
pelayanan. Perlu kehati-hatian dalam merencanakan sistem penomoran dan penyimpanan,
yang paling penting dalam menetapkan suatu sistem penomoran dan penyimpanan harus
melihat keadaan fasilitas pelayanan dan jenis pelayanan kesehatan.
Tujuan utama dalam melakukan pemberian penomoran adalah mengidentifikasi data
pasien. Dengan menggunakan bentuk pemberian nomor metode apapun asal rahasia
pasien dapat terjaga dapat dibenarkan. Pemberian nomor ini dilakukan pada saat pasien
mendaftar atau kontak dengan sarana pelayanan kesehatan.
1.2 Rumusan masalah
1. Bagaimana pengertian sistem penomoran rekam medis?
2. Bagaimana tujuan atau kegunaan sistem penomoran rekam medis?
3. Bagaimana Admission Numbering System (Sistem Pemberian Nomor)?
4. Bagaimana Sistem Penomoran Yang Baik?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian sistem penomoran rekam medis
2. Untuk mengetahui tujuan atau kegunaan sistem penomoran rekam medis
3. Untuk mengetahui Admission Numbering System (Sistem Pemberian Nomor)
4. Untuk mengetahui Sistem Penomoran Yang Baik

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Sistem Penomoran Rekam Medis
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor
yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi
pasien yang bersangkutan. Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis dikatakan
sebagai bagian dari identitas pribadi karena dengan menyebut atau menulis nomor rekam
medis tertentu maka dapat diketahui siapa pemiliknya.
2.2 Tujuan Sistem Penomoran Rekam Medis
Pemberian nomor rekam medis bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian
Dokumen Rekam Medis (DRM), apabila pasien datang kembali untuk berobat. Kepada
pasien diberi satu nomor rekam medis yang merupakan identifikasi pribadi yang unik
pada saat pertama pasien datang berobat atau memperoleh pelayanan di Rumah Sakit
(RS), tidak peduli apakah admisi untuk rawat inap, emergensi (gawat darurat) atau rawat
jalan. Baik itu untuk pasien bayi atau untuk pasien orang dewasa.
Nomor tersebut senantiasa digunakan pada saat pasien terkait harus berobat atau
memperoleh pelayanan di Rumah Sakit, baik di rawat inap, emergensi ataupun rawat
jalan. Sistem ini menghasilkan bahwa seorang pasien akan memiliki satu nomor unik
untuk identitas diri dengan satu Kartu Indeks Utama Pasien (KUIP). Nomor unik seorang
pasien tidak mungkin digunakan untuk nomor sorang pasien lain, karena pemberian
nomor sudah terorganisir dan nantinya akan berkesinambungan dengan pengisian
dokumen rekam medis dan dalam proses penanganan kepada pasien.
Nomor tersebut secara normal terkait dengan satu rekam medis saja. Dengan
demikian semua informasi tentang pasien terkait akan terkumpul disatu rekam medisnya.
Data yang masuk ke rekam medis bisa berasal dari berbagai pelayanan klinik spesialis
yang berbeda beda ataupun dari ruang rawat yang berbeda beda dimana pasien pernah
memperoleh pelayanan atau asuhan medis walau dalam kurung waktu yang berbedabeda. Apabila tidak mungkin menyatukan berkas pasien dalam satu rekam medis tunggal
maka penerapan sistem penomoran unit tetap memungkinkan menghubungkan fisik
berkas rekam medis, yang letaknya masih tersebar atau terpisah-pisah, melalui nomor
unik rekam medis yang satu ini.

Berdasarkan buku pedoman dari PORMIKI Jawa Tengah, nomor rekam medis
memiliki berbagai kegunaan atau tujuan, diantaranya adalah:
a. Sebagai petunjuk pemilik folder Dokumen Rekam Medis pasien yang bersangkutan
b. Untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan (Penjajahan) Dokumen Rekam Medis
c. Sebagai petunjuk dalam Dokumen Rekam Medis yang telah tersimpan di filing.
Nomor Rekam Medis terdiri dari enam angka (digit) yang terbagi menjadi tiga
kelompok, masing-masing kelompok terdiri dari dua angka. Dengan demikian
dijumpai kelompok angka awal, tengah, dan akhir. Enam angka tersebut mulai dari
00.00.00 sampai dengan 99.99.99. Contoh untuk membedakan angka tersebut,
misalnya 48.12.06: kelompok awal angka 48, kelompok tengah angka 12, dan
kelompok akhir angka 06.
2.3 Admission Numbering System (Sistem Pemberian Nomor)
Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus memberikan nomor
rekam medis dan mencatatnya ke dalam beberapaformulir rekam medis, yaitu:
a. Kartu Indeks Berobat (KIB)
b. Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
c. Formulir data dasar pasien
d. Formulir masuk-keluar pasien
e. Buku register pendaftaran pasien
Selanjutnya oleh petugas pada pelayanan pasien berikutnya, nomor rekam medis
tersebut akan dicatat pada setiap lembar formulir.
Ada tiga sistem pemberian nomor penderita masuk (admission numbering
system), diantaranya adalah:
a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System = SNS)
Pemberian Nomor Cara Seri atau dikenal dengan Serial Numbering System
adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yng berkunjung kerumah
sakit atau puskesmas selalu mendapatkan nomor baru.
Keuntungan dengan menggunakan sistem ini adalah a) petugas mudah
mengerjakan, b) bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang (kunjungan
berikutnya) akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor
rekam medis berikut DRMnya dan petugas tidak perlu mencari DRM lamanya dan c)
pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola
KIUP (Imaniar, 2016).

Sedangkan kerugiannya adalah a) membutuhkan waktu lama dalam mencari


DRM lama, karena 1 pasien dapat memperoleh lebih dari 1 nomor rekam medis, b)
informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak berkesinambungan yang dapat
merugikan pasien.
Pada sistem ini, KIB dan KIUP praktis tak diperlukan karena seorang pasien
dapat memiliki lebih dari KIB dan KIUP. Bila pasien datang berobat untuk kunjungan
berikutnya petunjuk yang digunakan yaitu buku register dengan cara menanyakan
nama dan tanggal terakhir berobat.
Meskipun dengan cara ini pelayanan di pendaftaran akah lebih cepat, akan
tetapi cara ini akan menggunakan banyak formulir rekam medis. Hal ini dikarenakan
setiap kali pasien datang bertambah pulalah folder DRM pasien yang bersangkutan,
sehingga akan terjadi pemborosan formulir rekam medis. Selain itu akan
mempercepat penuhnya rak filling untuk penyimpanan DRM, karena setiap pasien
datang akan memiliki folder DRM baru untuk disimpan pada rak yang sesuai dengan
metode penyimpanan dan penjajarannya.
b. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System = UNS)
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System
adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam
medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta
bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat
pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau Puskesmas, dan digunakan selamanya
pada kunjungan berikutnya. Dengan demikian maka, DRM pasien tersebut hanya
tersimpan di dalam satu folder (berkas) dibawah satu nomor.
Kelebihan pada unit numbering system adalah informasi klinis dapat
berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan
diberikan berada dalam satu folder DRM. Dengan demikian maka KIUP sebagai
indeks utama pasien yang disimpan di tempat pendaftaran dan KIB yang diberikan
pasien akan sangat diperlukan. KIUP dan KIB pada setiap pasien hanya ada 1 untuk 1
pasien.
Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung
(berobat) atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding dengan cara SNS.
Kekurangan ini dapat diatasi dengan sistem pelayanan yang terpisah antara loket
pasien baru dan pasien lama. Pada loket pasien lama dapat dipisah lagi antara pasien
lama yang membawa KIB dan tak membawa KIB. Bagi pasien yang tak membawa

KIB, petunjuk yang digunakan untuk mencari DRM lamanya adalah KIUP yaitu
dengan cara menanyakan nama pasien yang bersangkutan, kemudian dicari nomor
rekam medisnya di dalam KIUP.
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Nmbering System = SUNS)
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit Numbering
System adalah suatu sisitem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri
dan sistem unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau
puskesmas diberikan nomor baru dengan DRM baru. Kemudian setelah selesai
pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada DRM tersebut dicari KIUP untuk
memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam
KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memliki DRM lama. Selanjutnya
DRM lama dicari di filing, setelah diketemukan DRM baru dan lama dijadikan satu,
sedang nomor rekam medis yang digunakan patokan adalah nomor rekam medis lama.
Nomor rekam medis baru milik pasien tersebut dicoret diganti nomor rekam medis
lama selanjutnya nomor baru itu dapat digunakan oleh pasien lain. DRM yang telah
dijadikan satu tersebut dikembalikan sesuai dengan nomor rekam medis lama.
Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak
memilah antara pasien baru atau lama semua pasien yang datang seolah olah dianggap
sebagai pasien baru.
2.4 Sistem Penomoran Yang Baik
Sistem pemberian nomor yang baik dan diajurkan yaitu sistem unit, karena
memiliki kelebihan yaitu:
a. Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu folder
b. Secara tepat memberikan informasi kepada klinisi, manajemen satu gambaran yang
lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang penderita
c. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien
yang terpisah pisah dalam sistem seri
d. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama, untuk disimpan ke nomor
baru dalam sistem seri unit
Sehubungan dengan sistem pelayanan di rumah sakit atau Puskesmas
merupakan suatu sistem yang saling terkait, maka untuk mempercepat proses
pelayanan di UGD dan kamar bersalin, maka pemberian nomor rekam medis dapat
dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor rekam medis didasarkan pada

banyak sedikitnya pasien yang dilayani sehingga antara pelayanan kesehatan yang
satu dengan yang lain dapat berbeda. Contoh alokasi nomor rekam medis:
a. Unit pelayanan bayi lahir

: 00.00.00 s/d 09.99.99 = 100.000 nomor RM,

b. Unit pelayanan gawat darurat : 10.00.00 s/d 49.99.99 = 400.000 nomor RM dan
c. Unit pelayanan pasien yang lewat TPPRJ memperoleh nomor dari 50.00.00 s/d
99.99.99 = 500.000 nomor RM
Dengan demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali
pelayanan menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada Unit Rekam Medis
untuk memperoleh nomor bagi pasien yang dilayani. Namun demikian, agar nomor
tersebut tetap terkendali maka unit pelayanan maupun Unit Rekam Medis harus
memiliki catatan penggunaaan nomor RM.

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor
yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi
pasien yang bersangkutan. Pemberian nomor rekam medis bertujuan untuk memudahkan
dalam pencarian Dokumen Rekam Medis (DRM), apabila pasien datang kembali untuk
berobat. Kepada pasien diberi satu nomor rekam medis yang merupakan identifikasi
pribadi yang unik pada saat pertama pasien datang berobat atau memperoleh pelayanan
di Rumah Sakit (RS), tidak peduli apakah admisi untuk rawat inap, emergensi (gawat
darurat) atau rawat jalan. Baik itu untuk pasien bayi atau untuk pasien orang dewasa.
Berdasarkan buku pedoman dari PORMIKI Jawa Tengah, nomor rekam medis memiliki
berbagai kegunaan atau tujuan, diantaranya adalah a) Sebagai petunjuk pemilik folder
Dokumen Rekam Medis pasien yang bersangkutan, b)Untuk pedoman dalam tata cara
penyimpanan (Penjajahan) Dokumen Rekam Medis, c)Sebagai petunjuk dalam Dokumen
Rekam Medis yang telah tersimpan di filing. Ada tiga sistem pemberian nomor penderita
masuk (admission numbering system), diantaranya adalah a) Pemberian Nomor Cara Seri
(Serial Numbering System = SNS), b) Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering
System = UNS), c) Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Nmbering System =
SUNS)
Sistem pemberian nomor yang baik dan diajurkan yaitu sistem unit, karena
memiliki kelebihan yaitu a) Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor dan
terkumpul dalam satu folder, b) Secara tepat memberikan informasi kepada klinisi,
manajemen satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan
seorang penderita, c) Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam
medis seorang pasien yang terpisah pisah dalam sistem seri, c)Menghilangkan kerepotan
mengambil rekam medis lama, untuk disimpan ke nomor baru dalam sistem seri unit.
3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA
Imaniar,

In.

2016.

Pengertian

Rekam

Medis.

http://eprints.dinus.ac.id/17940/10/bab2_17901.pdf diakses 20 Oktober 2016


PORMIKI. 2007. Pengelolaan Sistem Rekam Medis Kesehatan. Jawa Tengah

(Online),