Como Elaborar um Plano de Ao

Gerisval Alves Pessoa*

As organizaes esto inseridas em um ambiente cada vez mais
competitivo e em constantes mudanas que exigem a necessidade de
implantar um sistema de gesto que as auxiliem a promoverem as mudanas
necessrias suas sobrevivncias e crescimento.
Para enfrentar este cenrio o sistema de gesto pode utilizar o PDCA
como um mtodo para a realizao de suas metas, tanto de manuteno
quanto de melhoria de resultados.
Para melhorar os resultados, os sistemas de gesto com base na
filosofia da qualidade total (TQC) sugerem o PDCA de melhorias composto por
oito etapas a serem seguidas:
P (Plan) - Planejamento:
1.
2.
3.
4.

Identificao do problema
Observao do problema
Anlise do processo
Plano de ao

D (Do) - Execuo:
5. Ao
C (Check) - Verificao:
6. Verificao dos resultados
A (Action) - Ao:
7. Padronizao
8. Concluso
Este roteiro bsico auxilia as organizaes a promoverem melhorias
incrementais em seus processos, produtos e servios de forma mais eficientes.
A etapa de Planejamento composta das fases 1 a 4 de fundamental
importncia para estas melhorias e correspondem aproximadamente 50% do
tempo utilizado em todo o roteiro (PDCA).
O resultado deste planejamento o estabelecimento de um plano de
ao consistente e que deve ser seguido para a realizao das metas. Mas,
como elaborar um plano de ao?
A seguir apresento um roteiro sumariado para elaborao do seu
primeiro plano de ao:

1. Estabelea a sua META de melhoria que deve ser clara, concisa, estar
definida no tempo (prazo), ser mensurvel (valor) e preferencialmente
numrica.
2. Defina o problema, que a diferena entre o resultado atual e a meta
estabelecida
3. Observe o problema para entender suas caractersticas (como o
problema ocorre?)
4. Identifique os fatores causais (por que o problema ocorre?) utilizando um
brainstorming
5. Faa um diagrama de causa e efeito
a. Questione por que o problema ocorre?

b. Anote as causas em um post it, sendo um para cada causa

c. Coloque os post it no diagrama
d. Agrupe os post it por afinidade
6. Teste as causas. Priorizar as causas utilizando, por exemplo, o seguinte
critrio:
a. Causa Vital/Crtica
=5
b. Causa muito importante = 3
c. Causa importante
=1
7. Selecione as causas priorizadas
8. Para cada causa priorizada, faa um brainstorming para propor
contramedidas causa priorizada.
9. Monte um plano de ao utilizando a ferramenta 5W2H

10. Para cada causa, identifique e descreva no campo O que

(procedimento / ao) no mnimo uma contramedida oriunda do
brainstorming. A redao deve ser no infinitivo.
11. Para o campo Quem defina o responsvel por cada ao. Neste campo
se preenche com o nome e no um grupo ou uma sigla. Ou seja, o
responsvel pela execuo (uma pessoa fsica).
12.No campo Quando preencha com o prazo para concluso de cada
ao. Tenha o cuidado de definir prazos factveis.
13. No campo Por que descreva a justificativa, ou seja, a razo para o
desenvolvimento de cada ao.
14. No campo Como descreva o procedimento para o desenvolvimento da
ao. o detalhamento do O que. Rediga geralmente no gerndio.
15.No campo Quanto custa determine o oramento, caso haja custo, para
cada ao.
Pronto, voc j tem o seu plano de ao com o oramento necessrio
para atingir as suas metas. Agora s ter disciplina na implementao das
aes e acompanhamento dos resultados.
Mos obra!
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* Gerisval Alves Pessoa Mestre em Gesto Empresarial pela FGV / EBAPE.
Especialista em Engenharia da Qualidade. Qumico Industrial. Professor de
graduao e ps-graduao. Consultor e auditor de Sistema de Gesto da
Qualidade.