COMPRAS Y

APROVISIONAMIENTO

El Ciclo del Proveedor

EL CICLO DEL PROVEEDOR

CONTENIDO

INTRODUCCIN
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
RECOMENDACIONES ACADMICAS
EL CICLO DEL PROVEEDOR
Dnde encontrar al proveedor?
Cmo seleccionar al proveedor?
El registro de proveedores
En qu aspectos evaluar al proveedor?
Desarrollo de proveedores
Certificacin de proveedores

INTRODUCCIN
La bsqueda, seleccin, registro, seguimiento y evaluacin de los proveedores constituye lo que
denominamos el ciclo del proveedor, que puede culminar con el desarrollo y certificacin del
mismo, en un esfuerzo por mejorar no slo la rentabilidad de la compaa a largo plazo, sino la
competitividad de la cadena de abastecimiento en su conjunto. De la adecuada seleccin de sus
proveedores depende, en gran medida, el xito o fracaso de la funcin de compras de la
compaa.
En esta seccin se discutir detalladamente la relacin del proveedor con la organizacin, desde
la forma de encontrarlo hasta su certificacin, resaltando la importancia de las diferentes etapas
involucradas en este proceso.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1. Conocer en detalle los principales factores a tener en cuenta en el proceso de seleccin de
proveedores
2. Identificar y conocer las principales etapas del ciclo del proveedor dentro de la
organizacin
3. Conocer detalladamente las actividades necesarias para llevar a cabo la certificacin de
proveedores

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO]

RECOMENDACIONES ACADMICAS

En esta seccin se discutir detalladamente la relacin del proveedor con la organizacin, desde
la forma de encontrarlo hasta su certificacin, resaltando la importancia de las diferentes etapas
involucradas en este proceso; es importante para el estudiante familiarizarse con dichas
actividades y entender su interrelacin. Se recomienda al estudiante revisar el material
complementario.

DESARROLLO DE LA UNIDAD TEMTICA

EL CICLO DEL PROVEEDOR

Al enfrentarse a la necesidad de adquirir bienes y servicios de forma regular, una organizacin
se enfrenta a diferentes retos, entre ellos la seleccin de la persona o compaa que se
proveer dichos servicios es una decisin crtica. La organizacin debe responder
adecuadamente una serie de preguntas, tales como: Dnde encontrar un proveedor? Cmo
elegirlo? En aspectos evaluarlo? Cmo evaluarlo? Convendr realizar un contrato a largo
plazo? Ser confiable este proveedor? stas son algunas de las preguntas tpicas que toda
organizacin se plantea, no slo al comienzo de su operatoria en el mercado, sino a lo largo de
todo su ciclo de vida.

A continuacin se presenta una respuesta general a las preguntas planteadas anteriormente.

Dnde encontrar al proveedor?

Las pginas amarillas, las publicaciones especializadas, los programas de radio y televisin y los
peridicos son algunos de los recursos utilizados en la bsqueda de proveedores. Las guas de la
industria son otros de los medios que permiten conocer potenciales proveedores; estos
directorios son publicaciones que listan y clasifican las empresas de acuerdo a los productos que
fabrican. En algunos casos ofrecen informacin adicional, como datos financieros y las
direcciones de sus locales comerciales. En pginas anteriores, adems, ya se ha mencionado a
Internet como una novedosa y efectiva herramienta de identificacin de recursos.

En la bsqueda de posibles fuentes de abastecimiento, las recomendaciones de empresarios,
colegas y/o profesionales son, para muchos, los medios ms utilizados. Esto es as puesto que
de esta forma se obtiene informacin fidedigna sobre el desempeo real de los proveedores,
sus prcticas comerciales, su seriedad, la calidad de sus productos y la exactitud en las entregas,
entre otras variables de importancia para el cliente.

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Otros recursos lo constituyen las Ferias, los Congresos y las Rondas comerciales. En la bsqueda
de proveedores extranjeros, adems de los medios mencionados, es comn que se solicite
informacin a las oficinas gubernamentales de Comercio Exterior del pas en el que se est
interesado, tambin a distintas reparticiones del gobierno, dependiendo el tipo de proveedores
que se estn buscando, por ejemplo, se puede solicitar informacin sobre proveedores al
Ministerio de Agricultura, al Ministerio de Proteccin Social, al Ministerio de Comercio Exterior,
a PROEXPORT o entidades similares. De la misma forma, las asociaciones sectoriales nacionales
e internacionales, suelen brindar algn tipo de informacin til para detectar probables
proveedores.

Cmo seleccionar al proveedor?

Despus que han sido localizados los potenciales proveedores, se procede a realizar un proceso
de anlisis, comparacin y seleccin de los mismos. Para ello, se debe desarrollar previamente
un criterio de evaluacin en funcin tanto en las polticas como en las necesidades de la
empresa. Una vez determinados los aspectos del proveedor que mayor relevancia tengan para
la firma compradora, se procede a la ponderacin de los mismos en funcin de su importancia
relativa, procedindose a la calificacin del proveedor y a su posterior seleccin.

Existen muchos mtodos para efectuar la calificacin, por ejemplo se puede seleccionar un
grupo de factores a considerar y asignar a cada uno de ellos un peso determinado (factor de
ponderacin); as la calificacin global del proveedor ser la suma ponderada de su calificacin
en cada uno de los factores seleccionados.

Ejemplo:
Suponga que los atributos a medir para escoger un proveedor son los siguientes:

Condiciones de pago
Plazos de entrega
Precios
Calidad

En donde los factores de ponderacin son: 0.10, 0.20, 0.30 y 0.40 respectivamente. En este
caso, entre ms importante sea el factor ms alto ser con respecto a los dems. Por ejemplo la
calidad es cuatro veces ms importante que las condiciones de pago para esta organizacin,
pero esta asignacin depende exclusivamente de las polticas internas y el tipo de negocio que
lleve la organizacin.

Ahora considere que se ha encontrado tres posibles proveedores y se ha realizado un proceso
de calificacin con respecto a cada uno de los cuatro atributos anteriores, obteniendo las
siguientes calificaciones:

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO]

Atributo
Condiciones de Pago
Plazos de entrega
Precio
Calidad

Proveedor A
4

6
8
6

Proveedor B

Proveedor C

10

8
6
4

5
7
8

Teniendo en cuenta las calificaciones anteriores, se puede afirmar que cada uno de los
proveedores seleccionados posee ventajas en alguno de los factores y debilidades en algn
otro. Sin embargo, si se totalizara su calificacin, se obtendra puntaje total para cada uno de
24, 28 y 24 respectivamente, llevando as a la decisin de escoger al proveedor 2. Sin embargo
es necesario evaluar a los proveedores teniendo en cuenta los factores de ponderacin
escogidos con anterioridad; as se obtiene:

Atributo
Proveedor A
Proveedor B
Proveedor C
4*(0.1)=0.4
Condiciones de Pago
10*(0.1)=1.0
4*(0.1)=0.4

Plazos de entrega
6*(0.2)=1.2
8*(0.2)=1.6
5*(0.2)=1.0
Precio
8*(0.3)=2.4
6*(0.3)=1.8
7*(0.3)=2.1
Calidad
6*(0.4)=2.4
4*(0.4)=1.6
8*(0.4)=2.4

As, La calificacin ponderada total de los proveedores evaluados seria: 6.4, 5.0 y 5.9, en donde
se puede apreciar que el proveedor B que obtena la calificacin ms alta antes de la
ponderacin ahora obtiene la ms baja de todas y el proveedor que debera ser escogido es el
proveedor A.

En el ejemplo anterior se utilizaron los atributos ms comunes a la hora de evaluar proveedores,
sin embargo otros factores a considerar podran ser:

Localizacin
Servicios de asesoramiento previo a la compra
Garantas y servicios tcnicos
Servicios post-venta
Certificacin de normas de calidad
Nivel y actualizacin tecnolgica
Propiedad de patentes o licencias
Capacidad instalada
Flexibilidad
Relaciones laborales estables
Cartera de clientes
Antecedentes de la compaa

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Antigedad en la industria
Experiencia
Responsabilidad

El registro de proveedores

Una vez seleccionados los proveedores se debe abrir registros para cada uno de ellos, en donde
se incluir toda la informacin que se crea relevante, tal como datos bsicos (razn social,
domicilio legal y comercial, telfono, fax, e-mail, direccin web, n de NIT, tipo de
contribuyente), tipo de productos que ofrece o servicios que presta, precios, polticas de
descuentos, condiciones acordadas de pagos, condiciones generales de entrega y contratos que
se hayan firmado. Es comn que en dichos registros figuren adems catlogos y muestras de los
artculos ofrecidos, con los resultados de los anlisis realizados a los mismos si correspondiere.
Los archivos deben mantenerse actualizados en forma constante, lo que incluye datos bsicos y
nuevos productos, as como las modificaciones de precio, de materiales y/o de precios que los
proveedores pudieran establecer.

En qu aspectos evaluar al proveedor?

Por lo general, los mismos criterios utilizados en la seleccin del proveedor son utilizados
peridicamente para medir su desempeo real. Adems de ellos, se debe realizar un
seguimiento sobre ciertos factores crticos tales nivel de fallas detectadas en los lotes
entregados, porcentaje de envos equivocados en cantidad y/o variedad, porcentaje de roturas,
evolucin de los precios, cumplimiento de plazos previstos de entrega, flexibilidad,
cumplimiento de garantas, evaluacin de los servicios tcnicos prestados, entre otros.

El seguimiento y la evaluacin de las fuentes de aprovisionamiento no slo se realizan a partir
de los registros de la oficina de compras, tambin pueden consistir en cuestionarios realizados
por la empresa a sus proveedores y/o en visitas programadas a sus plantas de produccin. En
este ltimo caso, la apreciacin visual es un elemento sumamente importante en la evaluacin,
detectndose la confiabilidad o no de los equipos e instalaciones, apreciando los controles de
calidad utilizados, la seguridad e higiene mantenida, la organizacin y su estabilidad.

Un adecuado control sobre la actuacin de los proveedores permitir medir hasta qu punto
satisfacen las necesidades de la empresa en los aspectos que se consideran ms importantes. Si
el desempeo de las fuentes de suministro no es el adecuado, puede requerirse una
rectificacin por parte de stas o se realiza una nueva bsqueda y seleccin. Si la evaluacin ha
sido positiva y se desea potenciar la relacin con el proveedor, la empresa puede proceder al
desarrollo del mismo.

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO]

Desarrollo de proveedores

Para mejorar las relaciones con los proveedores, se debe procurar una integracin entre cliente
y proveedor. Las acciones desarrolladas en este sentido pretenden lograr un ambiente de
trabajo basado en la confianza, la cooperacin y el trabajo conjunto para alcanzar una
satisfaccin mutua de necesidades, a la vez de permitir ofrecer respuestas ms competitivas y
ms adecuadas a las exigencias de los clientes. El concepto subyacente est en la maximizacin
de los beneficios de todos los integrantes de la cadena de abastecimiento; el desarrollo de los
proveedores se inscribe as en una concepcin global de eficiencia y productividad.

Desarrollar a un proveedor implica un alto grado de compromiso y confiabilidad para establecer
relaciones duraderas sobre la base de un mejoramiento continuo. El desarrollo de las fuentes de
suministro consiste, bsicamente, en orientar a los proveedores en el desarrollo de procesos
que reduzcan costos, minimicen desperdicios, mejoren la calidad y optimicen los tiempos de
entrega. Seguidamente se mencionan algunas de las actividades que el cliente puede realizar
para favorecer esta vinculacin:

Compartir ms informacin acerca de los verdaderos planes de compra, lo que permite que los
proveedores puedan planificar sus operaciones de forma ms fidedigna.
Estudiar en forma conjunta los planes de produccin y la forma de hacer frente a las
variaciones de los mismos.
Ofrecer asistencia tcnica y capacitacin.
Sugerir y/o implementar mtodos o medios para la resolucin de problemas que afecten los
procesos productivos.
Colaborar en el establecimiento y prctica de tcnicas, herramientas y controles de calidad, a
fin de lograr oportunidades de mejora en los procesos productivos.
Apoyar la implementacin de calidad certificada para eliminar las inspecciones en la recepcin
Aportar asistencia financiera para la adquisicin de mquinas y equipos, para la
instrumentacin de cambios en los procesos, para solventar gastos de programas de
aseguramiento de calidad

El desarrollo de proveedores requiere, a su vez, de su propia colaboracin en algunos aspectos,
tales como:

Facilitar el acceso de representantes del cliente a su planta de produccin.
Confiar informacin acerca de sus procesos, con el objeto de permitir mejoras en los mismos.
Llevar a cabo programas de capacitacin en aquellos aspectos que se consideren crticos.
Esforzarse en el cumplimiento de los requisitos de calidad del cliente, de los tiempos y de las
condiciones de entrega.
Asistir tcnicamente al cliente respecto a los bienes vendidos.
Aportar nuevas ideas para el mejoramiento de los productos y procesos del cliente.

[ COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO]

Contribuir al desarrollo de nuevos productos

Implementar sistemas de higiene y seguridad
Llevar a cabo un programa de aseguramiento de calidad o de certificacin segn normas ISO.

La asociacin con proveedores, ya sea a travs de una alianza estratgica u otra figura
contractual, requiere el establecimiento de objetivos comunes y beneficios mutuos a obtener y
la forma de medirlos; requiere definir los coordinadores o responsables mximos en cada una
de las empresas involucradas y que se analicen cuidadosamente cada uno de los puntos del
acuerdo.

Una de las claves para el xito de un programa de desarrollo de proveedores es la
comunicacin. Todos los participantes deben estar al tanto de los alcances del programa, sus
beneficios a largo plazo, los niveles de responsabilidad de cada una de las partes, la metodologa
a implementar, la duracin de las etapas de desarrollo y las condiciones particulares del vnculo.
Evidentemente este tipo de relacin e integracin cliente-proveedor requiere tiempo y un gran
esfuerzo por parte de los integrantes de ambas compaas, pero si los objetivos estn claros y
han sido comunicados fehacientemente a los empleados, se puede convertir en una importante
herramienta competitiva.

Certificacin de proveedores

La culminacin del proceso de desarrollo del proveedor es lo que se conoce como certificacin
del proveedor. El objetivo de este programa es lograr que el proveedor se desempee de
acuerdo a las pautas establecidas, bajo una concepcin de calidad total y en un ambiente que
puede incluir compras JAT.

Una de las ventajas ms visibles de la certificacin es la eliminacin de los controles de entrada,
es decir, los artculos elaborados por el proveedor son ingresados a la planta sin inspecciones
previas en la recepcin - esta situacin no slo elimina los costos asociados al control, sino que
adems disminuye los tiempos de abastecimiento, reduciendo asimismo las devoluciones y
reprocesos de los artculos adquiridos.

El programa de certificacin incluye visitas a la planta del proveedor por parte de un equipo de
la parte compradora, en las que se realiza una exhaustiva evaluacin de la capacidad de la
fuente de suministro para cumplir con los objetivos de calidad, costos y entregas, tanto desde el
punto de vista de los procesos, como desde el punto de vista de la tecnologa de informacin y
de los recursos humanos. Por ejemplo, se realizan inspecciones tcnicas de equipos y
maquinarias, herramientas, calibres, se determina su aptitud para una fabricacin de calidad, se
determina la vida til de dichos bienes y se establece el momento adecuado para su reemplazo,
se verifica el cumplimiento estricto de las especificaciones, el empleo de normas de calidad y de
la utilizacin de controles de productos y procesos.

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Con esta informacin se crea un equipo de certificacin (representantes del cliente trabajan en
forma conjunta con un equipo del proveedor) que tendr a su cargo el establecimiento,
seguimiento y control de un programa de mejoras. Dicho programa debe incluir explcitamente
los objetivos del mismo, las reas que debern corregirse, los responsables del programa, la
asignacin de equipos de trabajo, la metodologa a utilizar, los mtodos y herramientas
necesarios para su implementacin, la documentacin a emplear y el cronograma a cumplir. El
equipo de certificacin tambin debe definir los criterios de evaluacin que se aplicarn
posteriormente y debe acordar los mtodos y medios para inspeccionar los productos del
proveedor con el fin de llegar a otorgar la certificacin.

A medida que se van corrigiendo los desvos que se pudieran presentar, los controles de
entrada de mercaderas se van eliminando gradualmente de acuerdo a las pautas establecidas
por el equipo e certificacin. Cumplidas satisfactoriamente todas las fases del programa, el
cliente certifica al proveedor, emitiendo un documento formal. La certificacin no es genrica,
sino que se aplica a los productos, partes o componentes que han sido objeto del acuerdo y que
han sido sometidos al proceso de mejoras e inspeccin.

A intervalos regulares se realizan auditoras en donde se verifica que cada producto cumpla con
las especificaciones, que los procesos se hallen bajo control estadstico y que se mantengan las
condiciones del ambiente de trabajo tal como se haban pactado (higiene y seguridad, empleo
de mantenimiento preventivo, entre otras). Si se encuentran anomalas respecto a lo pactado el
cliente puede suspender al proveedor, perdiendo su calidad de proveedor certificado. En estos
casos, el cliente informa al proveedor acerca del problema hallado y puede sugerirle formas de
resolverlo para recuperar su certificacin. En caso que esta situacin se repita, es posible que se
d por finalizado el acuerdo y se proceda a la bsqueda, desarrollo y certificacin de una nueva
fuente de suministro.


SNTESIS

En esta seccin se realiz una detallada exposicin del ciclo del proveedor, resaltando
especialmente las actividades conjuntas a realizar para culminar con la certificacin del mismo
dentro de la organizacin. El ciclo del proveedor se puede resumir en la siguiente grfica:

[ COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO]

ACTIVIDADES AUTO-EVALUATIVAS

Con base en la lectura anterior y en la revisin del material complementario disponible en este
ncleo temtico discuta las siguientes preguntas:
En qu consiste el ciclo del proveedor?
Describa brevemente el proceso de evaluacin ponderada de un proveedor.
Qu importancia y cuales factores se deben tener en cuenta en la certificacin de un
proveedor?
Intente compartir y discutir sus respuestas con sus compaeros a travs del foro del mdulo.


BIBLIOGRAFA

1. CRUZ MECINAS, Leonel. Compras, Princpios Generales. Mxico: Continental, CECSA, 1985.
p.102.
2. GONZALEZ, Cristbal del Ro. Adquisiciones y Abastecimientos. Ecafsa Thomson Learning.
2002, 290 p.
3. LEENDERS, Johnson. Administracin de Compras y Abastecimiento.14ed. Mxico: Mc Graw
Hill, 2012.p. 547 p.
MERCADO, Salvador. Compras: Principios y Aplicaciones. Mxico: Limusa Noriega, 2004. p. 220.

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[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO]

REMISIN A FUENTES COMPLEMENTARIAS

1. > [citado el 2 de junio de 2013]
2. HORDAGO.
Documento
sobre
Gestin
de
Proveedores
[en
lnea]
<http://www.qmtltda.com/phocadownloadpap/G.Administrativa/doc%203.%20gestion%20de%
20proveedores.pdf > [citado el 2 de junio de 2013]

[ COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO]

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