CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA

CORRESPONDENCIA INTERNA
Es todo tipo de correspondencia que se da entre departamentos o unidades de una
misma empresa
Son las comunicaciones que informan sobre las decisiones que adopta la Gerencia
de la empresa; tales como rdenes, solicitudes
CORRESPONDENCIA EXTERNA
Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envan, entregan o reciben.
CORREO.
Conexin o enlace entre varios medios o vas de comunicacin
MEMORANDO
Es una comunicacin de carcter interno de uso frecuente, es emitida por la
gerencia o por algn otro departamento o seccin
CIRCULAR
Transmite el mismo mensaje . El mensaje puede ser una orden, una instruccin o
una informacin
ESTRUCTURA:

titulo
introduccin
texto
recomendacin
lugar y fecha
firma
iniciales de responsabilidad
datos del destinatario

CITACIN
Es una comunicacin con la finalidad de entregar informacin o tomar acuerdos
acerca d e asuntos que interesan a los citados.
ESTRUCTURA:

Palabra citacin
Clase de reunin
Fecha, lugar, hora
Tipo de citacin
Personas citadas

Tablas
Nombre y cargo
Lugar y fecha del emisin
Datos del destinatario

Es todo tipo de correspondencia que permite relacionarse con otras empresas,

enviando o recibiendo documentos de clientes o Proveedores
CARTA DE CONSULTA
Cuando una empresa necesita adquirir mercaderas o materias primas, procede a
consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras, acerca de los productos que
le interesan. construccin:
Alusin a la oferta, si hubiere.

Motivo que origina la consulta

Especificaciones del producto.
Solicitud de precio y condiciones de pago.
Plazo de la recepcin.
La redaccin de la carta de consulta exige claridad y exactitud.

CARTA COTIZACIN
Se

caracteriza por ser clara y contener todas las caractersticas del producto

consultado, como asimismo, precios y condiciones de pago

CONSTRUCCIN:

Alusin a la carta de consulta

Descripcin del producto, cantidad, calidad y forma de envo.
Precio y condiciones de pago.
Fecha del despacho.
Incentivar la compra.

CARTA DE PEDIDO
Se debe redactar la carta de pedido sealando con mucha claridad la mercadera
que se requiere; cantidad, calidad, embalaje
ESQUEMA:

Alusin a la carta de cotizacin.

Orden de despacho.
Indicacin de la forma de pago.

DOCUMENTOS INTERNOS
1. Documentos de que se sirve la empresa en su mbito interno.
Convocatorias
Actas

Autorizaciones
Avisos y anuncios
Boletines y revistas
Memorias
Nota interior
Solicitud.
2. Convocatorias.
En una primera acepcin es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un
grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia
convocatoria, y en una segunda, es la publicacin o difusin de notas informativas
de inters general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o
tener proyeccin hacia el exterior.
3. Actas.
Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las
reuniones, as como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han
sido convocadas con carcter oficial. El secretario da fe de este documento
mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el rgano rector
que convoca la reunin. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.
4. Partes en que se divide un acta.
Inicio: que a su vez consta de tres bloques:
Citando la localidad donde se celebra la reunin, la fecha, hora y nombre de la
empresa.
Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa
que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relacin
figura en el margen izquierdo del folio, separada por una lnea si hace a mano. Si por
el contrario, se hace por medio informtico, forma parte del cuerpo del acta.
Figura el Orden del da, que es la relacin ordenada de los temas que se van a
tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.
Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en
el desarrollo de la sesin o reunin.

Final: comienza con No habiendo ms asuntos que tratar se levanta la sesin a las
hh.mm horas del da de la fecha. A continuacin figuran las antefirmas y firmas del
secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunin, as como la de los dems
cargos directivos. Si hay presidente, este dar el V B al acta con su firma al
margen izquierdo de la misma.
5. Autorizacin.
Suelen surgir como respuesta a la peticin que hace un empleado/a a su jefe/a. La
autorizacin puede obedecer a diversos motivos y, adems, no tiene un formato o
estilo

normalizado.

Tiene

que

expresar

claridad,

brevedad,

concisin

racionalizacin para cumplir su objetivo.

6. Avisos y Anuncios.
Son informaciones o noticias de carcter general que afectan a la organizacin y, por
tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tabln de anuncios y no tienen un
modelo concreto (claridad, brevedad, concisin y racionalizacin).
7. Boletines y revistas.
Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura
ligadas directamente con la empresa que edita la publicacin. Su confeccin se
realiza en imprentas. Su publicacin es propia de medianas y grande empresas.
8. Memorias.
Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por
la sociedad u organizacin durante un determinado tiempo, que suele ser un ao.
Su contenido o partes vara dependiendo de la actividad empresarial o econmica
que desarrolle la organizacin, aunque suelen comenzar con un saludo del
presidente, director general o mximo mandatario, para despus realizar un
exposicin dividida por captulos.
9. Qu es una nota interior?
Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados
pertenecientes a una empresa se comuniquen entre s.
10. Partes de que consta una nota interior.
Inicio: nombre o razn social, fecha de confeccin en formato largo o corto, palabra
DE para escribir el cargo de la persona y departamento o seccin del que emite la

nota, la palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o seccin del

que recibe la comunicacin y la palabra Asunto donde se redactar un resumen del
motivo de la comunicacin.
Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma
breve y concisa.
Final: firma de la persona que enva el mensaje, no aparece la antefirma pues
aparece en DE.
11. Solicitud.
Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar
o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y
cada empresa disea su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este
documento son mltiples: perodo vacacional, cambio de destino, matrimonio..
DOCUMENTOS EXTERNOS
12. Nombrar los documentos externos
Anuncios.
Carta Circular
Tarjetas (de visita o cortesa y comerciales)
Invitaciones
Saluda
13. Anuncios
Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a
sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de poblacin, bien
sean clientes o n o de la empresa emisora.
14. Partes que consta un anuncio.
Logotipo de la empresa
La razn social
AVISO o ANUNCIO
Motivo o contenido
Localidad y fecha de expedicin
Antefirma y firmado (no rbrica)
15. Carta Circular

Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algn acontecimiento

o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.
Y tambin obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, rdenes o informacin
sobre algn tema o asunto que se enva a los empleados, etc., para su conocimiento
y efecto o cuando las entidades pblicas transmiten informacin a sus subordinaos o
administrados.
16. Invitaciones, qu son?
Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un
acercamiento entre el anfitrin de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.
Estos actos pueden ser:
17. Saludas, qu son?
Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos
pblicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por
aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar
nombramientos, tomas de posesin, etc.
18. Partes del saluda.
Inicio: descripcin del cargo de la persona que emite el documento, razn social y a
continuacin la palabra Saluda que ya viene impresa.
Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el
saluda para continuar con una exposicin muy breve del motivo que lo origina.
Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, as con
la frmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y comn para este tipo
de comunicaciones, estas frases comienzan en minscula pero si el emisor figurase
en el inicio, la frase comenzara por mayscula.
19. Consideraciones del saluda.
Se redacta en tercera persona.
Contenido breve.
No se firma.
No se escribe la direccin del destinatario.
No figura el sello de la empresa u organizacin.
20. Tarjetas.

Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesa y las comerciales.
21. Tarjetas de visita y cortesa.
Son de tamao pequeo y rectangular y sus usos son los siguientes:
Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio
completo y el telfono.
Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales.
Contenido: nombre y apellidos del titular, profesin liberal o cargo que ocupa en la
empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, n de telfono y de fax y correo
electrnico si se tiene.
Oficial: para indicar el carcter oficial o cargo pblico de su titular.
20. Tarjetas comerciales.
Se las conocen tambin como tarjetas de respuesta comercial. Estn encuadradas
dentro de los productos que ofertan Correos y Telgrafos. El franqueo est pagado.
Pblicos: eventos, congresos, simposios,.
Privados o familiares: bautizos, bodas