Tabla de contenido

Introduccin......................................................................................................... I
Objetivos............................................................................................................. II
Objetivo general............................................................................................... II
Objetivos Especficos....................................................................................... II
Desarrollo de Gua Institucional..........................................................................3
Qu son los manuales Administrativos?.........................................................3
Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos............................................4
Limitantes en la elaboracin de manuales administrativos.............................5
Cmo se clasifica los Manuales Administrativos?..............................................6
Definicin de los manuales por su contenido......................................................7
Manuales de organizacin:.............................................................................. 7
Manuales de procedimientos:..........................................................................7
Manuales de historia de la empresa:...............................................................7
Manuales de poltica:....................................................................................... 8
Manual de produccin:..................................................................................... 8
Manual de ventas:........................................................................................... 9
Manuales de finanzas:..................................................................................... 9
Manual tcnico:................................................................................................ 9
Manual de Sistema:......................................................................................... 9
Manual de operaciones.................................................................................... 9
Definicin de los manuales por su mbito........................................................10
Generales:....................................................................................................... 10
Especficos:...................................................................................................... 10
Esquema de clasificacin de los manuales administrativos..............................11
Conclusiones..................................................................................................... 13
Bibliografa........................................................................................................ 14
Anexos.............................................................................................................. 15

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Introduccin
En el presente ensayo pretendemos analizar minuciosamente
Cules son las ventajas de contar con manuales administrativos
dentro de una empresa?
Podremos estudiar los distintas clasificaciones existentes de
dichos manuales, las partes que los componen con una breve
descripcin de cada uno de ellos para comprenderlos mejor, de
igual manera, podr analizar las ventajas e importancia que tiene
el poseer un manual administrativo en una organizacin.
Esto es realizado con la finalidad de que podamos redactar un
documento que nos servir de apoyo en el manejo de personal,
evitar ineficiencia en productividad, redundancia en las actividad
y funciones que opera su empresa, as como el que los
empleados tengan una adecuada comprensin del plan general y
de sus propios papeles en la organizacin.

Objetivos
Objetivo general

Objetivos Especficos

Desarrollo de Gua Institucional

Qu son los manuales Administrativos?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la
informacin de una organizacin.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en
el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la
empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como herramienta
de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y
sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la
administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que
requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la
empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de
informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para
determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente
pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la
organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas,
para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no
deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino

que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la
eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte en
obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que dificulte el
desarrollo de la organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes reas
de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la direccin de la
misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de cada rea

integrante de la organizacin

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las labores que
les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y
la eficiencia y calidad esperada en los servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de

control y supervisin innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos

necesarios para el desempeo de sus atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as como de

sus propios papeles y relaciones pertinentes

Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y cambios que se

realicen dentro de la organizacin en general o alguno de sus elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los dems

integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita los

conflictos inter-estructurales

Limitantes en la elaboracin de manuales administrativos

Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin tiene sus
limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas

ocasiones son excesivamente rgidos y formales.

Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por ser muy
amplios en su contenido

Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar

confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayora
de los casos voluminosos en contenido
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En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est establecido
debidamente en el Manual.

Cmo se clasifica los Manuales Administrativos?

Por su naturaleza o rea de aplicacin.
1. Macro-administrativo.
2. Meso-administrativo.
3. Micro-administrativo.
Por su contenido
1. De organizacin.
2. De procedimiento.
3. De historia de la organizacin.
4. De poltica.
5. De tcnicas.
6. De ventas.
7. De produccin.
8. De finanzas.
9. De operacin.
10. De sistemas.
Por su mbito:
1. Generales.
2. Especficos.

Definicin de los manuales por su contenido

Manuales de organizacin:
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la
relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican
la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los rga
nosde la empresa. Generalmente contienen
graficas de organizacin, descripciones de trabajo, cartas del lmite de autoridad, entre
otras cosas. Segn C.L. Littlefield declara al respecto: los manuales [de organizacin] se usa
donde se desea una descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elabora
ordinariamente con
basee n l o s c u a d r o s d e l a o r g a n i z a c i n , l o s c u a l e s s e a c o m p a a n d e
l a s d e s c r i p c i o n e s d e l o s diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comnmente se
hace la divisin de los encabezados de estos manuales en atencin a la funcin general, a las
obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los dems.

Manuales de procedimientos:
Los manuales de procedimientos, tambin llamados manuales
deo p e r a c i n , d e p r c t i c a s , d e i n s t r u c c i n s o b r e e l t r a b a j o , e s t n d a r, d e r u
t i n a s d e t r a b a j o , d e tramites y mtodos de trabajo. El manual de procedimientos es el
documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la relacin
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems
los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
responsabilidad y participacin. Adems se cataloga como el libro de los comos. Como
resolver una reclamacin de un cliente.

Manuales de historia de la empresa:

Segn George R. Terry, en su libro, Administracin
yc o n t r o l d e o f i c i n a s : M u c h o s p a t r o n e s s i e n t e n q u e e s i m p o r t a n t e d a r l e s
a l o s e m p l e a d o s informacin con respecto a la historia de la compaa, sus
7

comienzos, crecimientos, logros, administracin y posicin actuales. Esto le da

al empleado una vista introspectiva de la tradicin y pensamiento que apoya a la empresa con
la que est asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensin, aumenta la
moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma p a r t e d e l a
c o m p a a . E l d a r l e a u n e m p l e a d o u n c u a d r o d e l t o d o , l e a yu d a a
a d a p t a r s e a s mismo dentro del cuadro total. La informacin histrica por lo comn se
incluye como parte de la presentacin a un manual de polticas o de organizacin, o de
un manual de personal.

Manuales de poltica:
Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a se
seguidose n l a t o m a d e d e c i s i o n e s p a r a e l l o g r o d e l o s o b j e t i v o s . E l c
o n o c e r d e u n a o r g a n i z a c i n proporciona el marco principal sobre el cual
s e b a s a n t o d a s l a s a c c i o n e s . U n a a d e c u a d a definicin de polticas y su
establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) ) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse
manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas,
finanzas, personal, compras, etc.

Manual de produccin:
Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas
cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el
proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin),
es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan
ampliamente.

Manual de ventas:
Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin
comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al
personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar
decisiones cotidianas

Manuales de finanzas:
Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones
numerosas y especificas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los bienes de
la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los niveles de
la administracin.

Manual tcnico:
Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacion
aldeterminada. Se elabora como fuente bsica de referencia para l
a u n i d a d a d m i n i s t r a t i v a responsable de la actividad y como informacin
general para el personal interesado en esafuncin. Ejemplos de este tipo
de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manualtcnico de
sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y
a yu d a n a computar a los nuevos miembros del personal de asesora.

Manual de Sistema:
El manual que usamos para realizar este trabajo es un manual de sistema, e l c u a l e s u n
instrumento de apoyo que rene las bases para el funcionamiento ptimo
d e sistemas administrativos, computacionales, etc., de una organizacin.

Manual de operaciones
Manual que contiene procedimientos, instrucciones y orientacin que permiten al personal encargado
de operaciones desempear sus obligaciones.

Definicin de los manuales por su mbito

Generales:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tene
m o s a l o s siguientes

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional

y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura

funcional.
Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la
planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que

conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la
direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen
lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo
a condiciones generales

Especficos:
Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea
especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y
seleccin personal en una organizacin.
Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar
l i n e a m i e n t o s , i n s t r u c c i o n e s d e aplicacin especfica a determinados tipos de
actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular.
Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de
un rea en especfico de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a
las cuestiones del personal, tales como: contratacin, permisos, promociones,
prestaciones, etc...

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Esquema de clasificacin de los manuales administrativos

Por su contenido

Por funcin especfica

Manual de historia del organismo.

Manual de organizacin.
Manual de polticas.
Manual de procedimientos.
Manual de contenido mltiple (cuando trata de dos
contenidos, por ejemplo polticas y procedimientos;
historia y organizacin).
Manual de adiestramiento o instructivo.
Manual tcnico.
Manual de produccin.
Manual de compras.
Manual de ventas.
Manual de finanzas.
Manual de contabilidad.
Manual de crdito y cobranza.
Manual de personal.
Manuales generales (los que se ocupan de dos o ms
funciones operaciones.)

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12

Conclusiones

Como ltimo punto podemos concluir que los manuales administrativos nos
proporcionan aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema
con las pymes actualmente es que no se enfocan en la creacin de los mismos,
dejando pasar de esta manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al
tenerlos en una organizacin.
Nos damos cuenta que dichos manuales tienen una gran importancia, porque son
instrumentos tiles en la capacitacin del personal, aseguran continuidad y coherencia
en los procedimientos y normas a travs del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos
entre los diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las
responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran determinados por escrito,
haciendo ms eficiente al personal dentro de la organizacin.

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Bibliografa

Terry, G. (1993). Principios de Administracin. Buenos Aires: Trillas.

Aguilar-Morales J.E (2010) Ejemplo de un manual de procedimientos, network de

Psicologa Organizacional, Mxico, Asociacin Oaxaquea de Psicologa S.A.

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Anexos

Manu
al de
Venta
s de
crdit
o y al
conta
do
15