Crite Rios

INFORME DE AUDITORIA
GESTIN DE LA CONTRATACIN
CONTROL INTERNO
usa uures
200.11.03 0 1
La Unin,
EL CONTROL INTERNO ES
COMPROMISO DE TODOS.
47
1 5 FEB
2015
Doctor
EDGAR ALEXANDER OSORIO L.
Alcalde
Municipio de la Unin Antioquia
Asunto: Auditoria a la Gestin de la Contratacin.

Respetado Saludo:
La Secretaria de Gobierno y servicios administrativos asignada de la responsabilidad de
las funciones de Control Interno con fundamento en la ley 87 de 1993, articulo 9.
encargo al contratista Asesor de Control Interno Jaime Heli Atehortua Gmez, practicar
la Auditoria de Evaluacin de la Aplicacin y el cumplimiento de la Gestin de la
Contratacin de la Administracin del Municipio de la Unin.
La Auditoria se llev a cabo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente
aceptadas y segn el articulo 3 del decreto 1537 de 2001 que enmarca el rol de Control
Interno y requiri planeacin, ejecucin e informe de la Auditora.
La auditoria incluy el anlisis de las evidencias frente a los criterios establecidos. el
cual brinda un nivel de confianza de los controles a los riesgos y a la evaluacin y
seguimiento de los procesos que operan en la Administracin del Municipio de la Unin
Antioquia, determinando el cumplimiento de la Gestin de la Contratacin y de la
normatividad vigente
Como resultado del proceso auditor de Evaluacin de la Aplicacin y el cumplimiento
de la Gestin Contratacin, de la Administracin Central del Municipio de la Unin
Antioquia. se identificaron ocho (08) debilidades, Cinco (05) observaciones y Cinco
(5) fortalezas.
En conclusin, el proceso de Gestin de la Contratacin, se cumple parcialmente

segn los criterios establecidos en la caracterizacin del proceso y procedimientos
correspondientes, dado que presenta debilidades por falta de gestin de los indicadores
y mapa de riesgos del proceso: el procedimiento de control de contratos, cumple
generalmente con la etapa precontractual y presenta observaciones en las etapas
contractual y poscontractual requiriendo atencin especial en los informes de
interventoria y los soportes correspondientes; mientras que el procedimiento de gestin
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Versin: 01
Fecha de aprobacin: 2015/ 02 / 15
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aer
Ikalelpe Se La Una
CONTROL INTERNO
200 11 03
del Plan de compras, presenta mltiples debilidades de seguimiento, anlisis y

cumplimiento de las actividades descritas, por lo tanto se requiere la actualizacion del
procedimiento; y en trminos generales para el proceso, se deben determinar
claramente las responsabilidades de cada actividad, socializar y sensibilizar
permanentemente los procedimientos, manuales y ejercer acciones de supervisoria
sobre los informes de interventoria, en procura del cumplimiento de los criterios
establecidos por la entidad para garantizar el cumplimiento normativo relacionado con
la contratacin estatal y la seguridad juridica. fiscal, disciplinaria y penal de los
responsables de los procesos contractuales de la entidad.
Dicho proceso, tambin presenta fortalezas, dados los controles establecidos y

ejercidos estrictamente por la Asesora Jurdica en temas como la normalizacin y
legalizacin de los diferentes contratos que suscribe la entidad, dando cumplimiento de
legalidad de los mismos, la presentacin de informes al ente de control fiscal, y la
actualizacin permanente de los responsables del proceso mediante circulares.
Con el fin de lograr que la labor de auditoria conduzca a que se emprendan actividades
de mejoramiento de la gestin pblica, las Secretarias responsables del proceso de
Gestin de la Contratacin del Municipio de la Unin deber suscribir con Control
Interno el correspondiente Plan de Mejoramiento en formato establecido en el
procedimiento de Auditoria de control Interno del proceso de Evaluacin independiente,
que permita subsanar las Debilidades puntualizadas.
MARIO
MORALES L NDOO
Secretario de obierno y Se cios Administrativos (e) de Control Interno
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Ap*
A
CONTROL INTERNO
2C0-11 03
SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ENCARGADA DE CONTROL INTERNO
MARIO LEON MORALES LONDOO

Secretario de Gobierno y Servicios Administrativos (e) de Control Interno
JAIME HELI ATEHORTUA GOMEZ

Auditor Lder
Asesor de Control Interno

Contratista
ESTIVEN POSADA VILLA

Auditor
Apoyo a la Gestin de Control Interno
Contratista
La Unin Antioquia
Febrero 15 de 2015
Cdigo: 000
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CONTROL INTERNO
11:nopo U IZO
200.11 03
1.
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORA
Evaluar la Aplicacin y el cumplimiento de la Gestin en la Contratacin con sus

procedimientos. de la Administracin Central del Municipio de la Unin Antioquia.
2.
CRITERIOS
Control Interno en su proceso de auditora, verific el cumplimiento de las polticas.

procedimientos y requisitos de acuerdo a lo establecido en:
Proceso Gestin de la Contratacin.
Procedimientos de la Administracin Central.
Manuales de Interventora y Contratacin.
Indicadores, Registros, Riesgos.
Normas que regulan la entidad como principio de autorregulacin contenido en

el MECI y detectadas en el desarrollo de la auditoria por el equipo Auditor.
3. ALCANCE
4.
Objetivo General, lider, entradas, salidas, ciclo PHVA, riesgos y controles del
Proceso Gestin de la Contratacin.
Propsito, Alcance, Responsables, Polticas de Operacin, Contenidos.

GENERALIDADES
4.1 Metodologa
Para la ejecucin de la auditoria se dise lista de chequeo sobre la documentacin del
proceso de Gestin de la Contratacin, adems se solicit 15 carpetas de contratos
legalizados, se realiz reunin de apertura, entrevista con los responsables del proceso
y reunin de cierre de la auditora para presentar el informe de auditoria y recibir las
evidencias de las posibles contradicciones al informe, antes de emitir este informe
definitivo.
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Es\
INFORME DE AUDITORA
CONTROL INTERNO
U Unita
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4.2 Hechos Relevantes De Las ltimas Auditoras De Control Interno

No existe auditoria precedente al proceso de la Gestin de la contratacin de la entidad.
5.
RESULTADO DE LA AUDITORIA
La Auditora 02 de 2015, de Evaluacin de la Aplicacin y el cumplimiento del Proceso

de la Gestin Contratacin con sus procedimientos. de la Administracin Central del
Municipio de la Unin, presentan los siguientes resultados:
5.1 DEBILIDADES
1. Se evidenci la desactualizacin del procedimiento para la Gestin del Plan de
Compras.
2 Se evidencia desactualizacin de la Hoja de Vida del Servicio de Adquisicin de
Bienes de Consumo y Devolutivos.
3. No se evidencia la realizacin de "anlisis del reporte de necesidades de bienes y/o
servicios presentados por las diferentes Secretarias".
4. No se evidenci aprobacin del Plan de compras por parte del Consejo de Gobierno.
5. No se evidencia seguimiento semestral al Plan de Compras.
6. No se evidencia seguimiento al indicador de "Cumplimiento del Plan de Compras'.
7. No se evidencia seguimiento al indicador de "Oportunidad de Pagos a Proveedores",
establecido en la Ficha de Indicador del proceso de Gestin de la Contratacin.
8 Algunos contratos no presentan registro de reporte de los mismos en Gestin
Transparente
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1,41;
CONTROL INTERNO
Yapo* La llsofn
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5.2 OBSERVACIONES
1. El indicador "Cumplimiento del Plan de Compras", no tiene establecido claramente

los responsables de medir y calcular.
2. No se evidenci carpeta fsica con los registros del paso a paso del servicio
Adquisicin de Bienes de Consumo y Devolutivos: solo existen registros
electrnicos, sin copias de seguridad ni controles de seguimiento en el tiempo.
3. Se evidencia falta de control y seguimiento a los informes de interventoria. acta de
recibido y los respectivos soportes, as como la carencia de foliacin de las carpetas
de interventora, dado que estos no contiene cuadro de control financiero.
4. Se evidencia en los informes de interventoria debilidades en el control de pagos
5. La hoja de vida de Tramite y/o Servicio de "Legalizacin de Contratos" presenta

falta de unidad en los medios de comunicacin establecidos para presentar formas
de solicitud y respuesta del servicio prestado
5.3 FORTALEZAS
1.
La Administracin Central del Municipio de la Unin, adelanta sus procesos de

contratacin diferentes a la prestacin de servicios, as: contratacin directa,
seleccin abreviada, licitacin pblica, mnima cuanta, denotando la
implementacin de buenas prcticas de contratacin pblica.
La Asesora Jurdica, mantiene control de la etapa precontractual de la entidad,
procurando el cumplimiento de los requisitos y normas generales de la
Contratacin en la entidad territorial.
3.
La Administracin Central del Municipio de la Unin, a travs de la Asesora

Jurdica coordina la presentacin oportuna de informes de cada Secretara de
Despacho de los procesos de Contratacin que adelanta la entidad.
4.
Se evidencian controles a la expedicin de Certificados de Disponibilidad

Presupuestal (CDP), mediante el visado que realiza el despacho del Alcalde y la
Cod,go CO0
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0,115\
CONTROL INTERNO
litniapo Os La Ueln
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posterior expedicin por la Secretara de Hacienda.
5.
La Secretara de Servicios Administrativos a travs del rea de Adquisiciones y

suministros, coordina la formulacin del Plan de Compras de la entidad,
mediante reuniones de sensibilizacin, envio de comunicados y alertas para la
presentacin de necesidades de cada despacho dentro de los trminos
establecidos por la Secretara..
6.
CONCLUSIONES
El proceso de Gestin de la Contratacin, se cumple parcialmente segn los criterios

establecidos en la caracterizacin del proceso y procedimientos correspondientes. dado
que presenta debilidades por falta de gestin de los indicadores y mapa de riesgos del
proceso; el procedimiento de control de contratos, cumple generalmente con la etapa
precontractual y presenta observaciones en las etapas contractual y poscontractual
requiriendo atencin especial en los informes de interventoria y los soportes
correspondientes; mientras que el procedimiento de gestin del Plan de compras,
presenta mltiples debilidades de seguimiento, anlisis y cumplimiento de las
actividades descritas, por lo tanto se requiere la actualizacion del procedimiento; y en
trminos generales para el proceso, se deben determinar claramente las
responsabilidades de cada actividad, socializar y sensibilizar permanentemente los
procedimientos, manuales y ejercer acciones de supervisoria sobre los informes de
interventoria, en procura del cumplimiento de los criterios establecidos por la entidad
para garantizar el cumplimiento normativo relacionado con la contratacin estatal y la
seguridad jurdica, fiscal, disciplinaria y penal de los responsables de los procesos
contractuales de la entidad.
Dicho proceso, tambin presenta fortalezas en temas como la normalizacin y
legalizacin de los diferentes contratos que suscrbela entidad, dando cumplimiento de
legalidad de los mismos, la presentacin de informes al ente de control fiscal, y la
actualizacin permanente de los responsables del proceso mediante circulares, adems
la Secretara de Servicios Administrativos coordina eficientemente la gestin del plan de
compras desde las solicitudes de bienes hasta la entrega de los mismos a cada rea de
gestin
7.
RECOMENDACIONES
1. La entidad debe garantizar que las carpetas que soportan cada uno de los
procesos contractuales, contengan todos los documentos que evidencien el
cumplimiento de requisitos establecidos en la normatividad, procesos y
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INFORME DE AUDITORA
CONTROL INTERNO
11~01 M u Unin
200 11 03
procedimientos, manuales de contratacin e interventoria, entre ellos, el soporte

de la publicacin de los procesos contractuales en la pgina del SECOP y
gestin Transparente.
2. La Secretara de Gobierno y Servicios Administrativos, en coordinacin con los
responsables del proceso de Gestin de la Contratacin, deben actualizar el
procedimiento para la Gestin del Plan de Compras, la hoja de vida del Servido
de Adquisicin de Bienes de Consumo y Devolutivos.
3 La Secretaria de Gobierno y Servicios Administrativos, deben realizar
seguimientos semestrales al plan de compras y los respectivos anlisis del
reporte de necesidades de bienes y/o servicios presentados por las diferentes
Secretaras", contemplados en el procedimiento para la Gestin del Plan de
Compras.
4. Las Secretaras responsables del Proceso de Gestin de la Contratacin, deben
realizar seguimiento a los indicadores de 'Cumplimiento del Plan de Compras" y
"Oportunidad de pagos a terceros", establecidos en el proceso, como
herramienta de seguimiento y mejora continua.
5. El proceso de Gestin de la Contratacin debe incluir la consulta del Plan
Anualizado Mensualizado de Caja (PAC) de la Administracin Central del
Municipio de la Unin, como garanta financiera del cumplimiento de las
obligaciones contractuales de la entidad, especficamente en lo relacionado con
las formas de pago que asume la entidad, previniendo adems posibles
procesos judiciales, intereses moratorios, y sanciones por incumplimiento
contractual
6. La entidad debe ajustar en el proceso de Gestin de la Contratacin, los
procedimientos, hojas de vita de tramite y servicios, manuales de Contratacin e
Interventora, indicadores y mapa de riesgos, en atencin al conjunto de
observaciones que se presentan en este informe de Auditora: entre ellos, el
establecimiento de controles al consumo de insumos de impresin (papel, tintas,
entre otros), definicin de responsabilidades en el seguimiento de indicadores del
proceso, identificacin de las responsabilidades en los diferentes procedimientos
y la determinacin de actividades de acuerdo a la operacin normal de cada
procedimiento y actividad
7. Cada una de las Secretarias de Despacho en coordinacin con la Oficina
Asesora Juridica, deben garantizar la legalizacin de la totalidad de los contratos
suscritos por la Alcalda de la Unin, en los tiempos establecidos por el
procedimiento para el control de los contratos.
Cdigo: 000
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ye
t..]
CONTROL INTERNO
eskintstilla
200.11.03
8 Los interventores y/o Supervisores designados para el desarrollo de los procesos

contractuales de la Alcalda de la Unin, deben dar cumplimiento a cabalidad del
Manual de Interventora dispuesto por la entidad, utilizar los formatos vigentes,
foliar la documentacin generada, anexar todas las actas y soportes del
cumplimiento del objeto contractual, evidenciar el control de pagos, transcribir
correctamente los valores, plazos, formas de pago y fechas en los diferentes
formatos que se emplean en el proceso y evidenciar la totalidad de actuaciones
realizadas durante el proceso.
9. La Secretaria de Gobierno y Servicios Administrativos, debe realizar copias de
seguridad peridicas de los diferentes registros del procedimiento de gestin de
Compras, permitiendo la conservacin de la memoria histrica y anlisis
posteriores por parte de la entidad.
8.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Proceso Gestin de la Contratacin Caracterizado,
Manuales de Interventoria y Contratacin.
Indicadores, Registros. Riesgos.
Normas que regulan la entidad como principio de autorregulacin contenido en

el MECI y detectadas en el desarrollo de la auditoria por el equipo Auditor.
Leyes de Contratacin Estatal

ANEXOS
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Plan de Mejoran, nto

Listas de4001
ch
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inr.arram7
de Control ntemo
or Lder
Cdigo: 000
GOMEZ
EST1VEN POSA A VILLA

Contratista
Auditor Acompaante
Versin: 01
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AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

BANCO DE CRITERIOS
142
28
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30
CUMPLIMIENTOPROMEDIO
PORCENTAJE CUMPLIMIENTO
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26,0
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CONTRATO
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CRITERIO
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S2
150
113
E! contrato contiene la Designacin de

interventor y / o supervisor
Acta Designacin
El contrato contiene los soportes de pago de

segundas! social pensiones y riesgos
profesionales
Planillas de pago
de Segundad
Soca]
El contrato requiere in constitucin de fiducia

(La carpeta la contiene)
Fiducia
constituida
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2 NA
2,0
2,0
El contrato que requiero constitucin de %duce

Flujo Financiero
(se venta que el costo do la comisin
(Gastos
aduotana es cubierto dinictaineres por 441
Ad rnwestracion)
wntre~
En caso de pactar el pego de anticipos
El interventor deber contar con la
comunicacin do legalizacin del contrato
Solicitud Anticipo
expedida por Masona Juridic.a o te
dependencia competente y con el plan de
Legalizacin del
diversin del anticipo aprobado. presentado por
contrato
el contratista en su propuesta
Plan de inversin
Para el ciado. el interventor deber elaborar y
del Antopo
suscnbr el acta de anticipa. El interventor sera
responsable de remitida Junto con el plan do Acta de Anticipo
inversin al jefe do la dependencia para el
framte MI asen reurrsnoceliante
b Apertura de la cuenta de manejo de anticipo
Lit AdrninestraPIOn klincpel extgr la Wectlea
de una watt barcada separada, 40tAdie o un Certificacin de
patnmono autnorrio wurvocabia segn el valor
apertura de
total del contrato ylo la ~lactad de seleccen. ajena bancaria o
de acuerdo con los requisitos exigidos. en la
Sclut}a
que se reciba por el contratista y la
intervenlocia el anticipo pactado

BANCO DE CRITERIOS
30
PORCENTAJECUMPLIMIENTO
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CONTRATO
a
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PRODUCTO
No
..-
CRITERIO
Imane ~cual Del contrabata bocee el

manea) del entapo, debdemente rolado y
legayedo con el ~mente calecido.
Enna honoro Conciliacin dimane
Pian de ~ion nema Cuadro de
Ratone mensual
Inversin y buen maneto del anticipo
Comprobante de egresos. Recibos de pago.
El comprobante de papo Retencin en la
c.-.,ni.
CanceraoOn de la asma ~cano la adra o
Cemficado
et patneriono autOnorno ',revocaba Una voz
banCarlo de
agotado el valor consignado en la entidad
canoetacron de
bacan&
Mine
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150
111
Reintegro de
saldos
9
Reintegro de saldos del entapo en bancos de

Sabia cueMa de
la Aemnistraon Cenizal del lAuncipo de La
toca
Uninn
Acta de
equolladn
10
Puede pactar en loe cora/aloa de mootion

irdorme paros'
Instantnea en los a comisiona y masona
!
de ntemonuxia
No puede ser supino, al SO% del valor dei
contrato
Pago Anhop0(10
67%

BANCO DE CRITERIOS
30
PORCENTAJE CUM PLIMIENTO
24,0
1,6
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26,0
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CONTRATO
PRODUCTO
No
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CRITERIO
I
52
11
12
'El interventor debo poner este Monne a

&ser/veln del ordenada del gasto durante los
cinco (5) primeros as hbiles de Cada mes
'Especificando las actividades establecklas en
el contrato. las meditaciones ireptementaclas y
es otras ejecteadat ~do la descripcin
de Las actividades. cantidad y precios unitarios
'Incita el seguimiento ambiental.
Debe contener de manera concisa y mecisa la
informacin que permita conocer el estado y
avance del proyecto
Debe incluir:
Estado y avance del proyecto. de entrega do Informe parcial
bienes. servicios yro productos. especificando de Interventena
La cantidad, volumen. calidad y dems
condiciones. nivel de ejecucin presupuestal, y
los atrasos con respecto a la programacin
establecida en caso de presetterse
El estado del ca trato en el arabio 5nanciero
y presupuesta( anticipe, lacturacion mensual,
estado do avance financiero
Trebejos ejecutados Descripcin general de
las tareas ejecutadas, estado do avance (en
Mininos monetanos y de unidades lisas)
medicaciones del proyecto en cantidades y
~s ~os
Modificaciones, problemas y soluciones

s
Control de Calidad Cuadro resumen de
calad y estado de entrega y moteo de les
productos, yr0 servicios.
Desarrollo dei contrato y comportamiento
segn la programacin
Informe parcul
a Interventrina
142
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CONTRATO
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No
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D
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CRITERIO
Aspectos vanos Filtrados roto drabsos

Cuando esa procedente, registro del estado del
lempo, actas, anexos e infomiacin adicional
relacionada con el proyecto. be" Y/0
impone parcial
servios,
Reguenementos de ~deidades ~dentales_ de Interventoria
admenistradeas y sldales. entre dm
SInlesls de quedes y trmite dado a las
~un
El entre deber estar debidamente tokerto.
con tne pmeentiscin metodoidgcs adecuada
(india anexos. pie de pgina, entre otros)
El cotos debe ser
Datos ~Mos del cometed y terna
rtersta ~in taro trc oreo
imante teut de
~Orondo y desecan)
Intersteree
Copee del contrato, de las modAcadones.
(lado)
~cones, prrrogas ~scares ylo
sanciones gis ~pa el contrato
Capa de is garartia Once incluye
estabbled de cien exento sea necesaria) y
SertifiCazIo de rne~
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BANCO DE CRITERIOS
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Marran detonen de la eyeaton clei

contrato
Actas de emanacin, entrega y moto final
de otna hotadacin, papo final. modificaciones
en herrn como en precios unamos
Ensaye de laten:cono
Registro lotogrko. antes_ durare y la
ternintion de la obra
Original de la bitcora de obra
Informe Mal de
Proceso de construccin: rendimiento del
15
ononst equip0a y nildefieles utattedom.
Intenteninno
cantidades de obras ejecutadas. relacin de

metas lisas necutedaa y no ejecutadas.
pOrcedayel 00 Oda epeuteda y pa epeditar,
(Obre ("Mica)
7,0
1,8
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Costos di COnStrueotin pa nem y
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Manuel da marewners, y ccasevoutin o
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Pirre cuantrcaon de los trabaos eyeculados

por el contratista, elaborar y suscnbr. con base
en los cortes penodicos pactados en el
contrato, las actas de recibo parcial de obra y
bekill iba,' hechos Que sucedan en su eleCIX3P n
les cuales suscnbob conturamwnde con el
comratstai apuntando los respectivos
actas de recibo
18
soportes
parca de otra
Una vez 'unido este earnIte , el memento
remitir pa nano las actas de reato parcial e
le dependencia responsable del contrato Pata
el respectivo trmite 00 pago, informando de
*Me hecho al contratista para que presente la
respectiva factura o cuenta de cobro.
Co' bese en los cuadros pera regostes
autora:coi o revaohn de prime rtlasoos del
contrato, cuerdo a ello bubas kipar. elaborar
be actas OlartepOndient**, en las cuales se
baga contar el vela de stos y el del acta de
Acta de rekuSte
sobo carespoosents, te cual ser suscrita
19
el cateto
~amenes con el ccntrilista, el ordenador
del peleo o de su delegado. En ellas se
especificar ad Mem a epatar y se apear la
enecin de nutro connotad pera obtener
el vado arsetorl,
COnCe140
pOMPIO o
El mien/tonto, debe dar concepto negativo O
n egativo pera
positivo a te sokatud Os suspensin de la
suspende el
earcuon del contrato presentada por el
contrato
~atesta por caranstances de berza mayor
debe
sustitcanas
Une
ocaso aorta, la cal
20 niir, recita ta onroon de aprobacin por ravobeorn del
parto del ordenada del gesto yto el pele de ia ordenada del
pesto
dependencia, proceder a suscribir
cainiuntamente con el contratista el acta de
acta de
suspensin temporal
suspensin
temporal
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
8,0
2,0
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
8,0
1,0
NA
NA
NA
HA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
2 NA
4.0
2,0
100,
100'..
CRITERIO
142
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
21
Superado los mcoriversentes <pe hayan

marrado la macenson del costnito y venado
el asao pactado de euspensitet., el inlervenex
~torera et eta de rentoecin de obra,
suscrita por el interventor. el contraeos el
acta de
ordenedor del gesto ylo el jefe
r noecoon det
aependenom, dotando ~ende deldela
tiempo
contrato
total de suspensin temporal y del vencimiento
final del congelo Esta acta, Junto con le de
suspensin immor corno bese ave establos
la marcacin al verorritenlo del plazo del
contrato y el ese pa de suspensin
22
Une vez lensmedo el contrato dato del plazo

pactado pare eso, el interventor acceder e
elabora y suscntx con el conntsta el
ordenador del gasto ylo el Ade de la
depercketaa, el acto de *romo& del momo
Acta de
termesecton del
contrato
23
El intenrentor preceded- a secar el acta de

recibo donativo del contrato, en la que se
asar constancia del estado delSnovo en que
las eclastedes se recibieron otorgando la
respective probeta:o de los ea udios y
chelos si el castrato es de combo:So o
doelb leetteree la ~rosn de esta acto el
cortaos y el Inlareenlor anon pWra
regOntlebblibel pa la ~id S la
informecoon en ele contenida
Acta de reata
deratvo
NA
28
16
90
82
52
126
124
41
100
30
150
113
1 NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
ESTA
21,0
ESTA
14,0
NA
99
1,0
PORCENTAJE CUMPLIMIENTO
PRODUCTO
No
CUMPLIMENTOPROMEDIO
CONTRATO
13,1
705,
GESTION DE LA CONTRATACIN
BANCO DE CRITERIOS
64' .
CONTRATO
s
tt
2
PRODUCTO
No
24
>
D
4.0
LI interventor solicitara a la Oficina do

Tesoreria la relacin de pagos efectuados al
contratista. Con base en sta informacin y la
relacin del estado en que se recibe la obra,
cantdades y kan. el rea toral de
oxtstn
y de Las obras extenonss, 01 valor
final del contrato, ocluyendo reajustes o
revisiones de precios. descOpain de su
estado. servicios prestados, bienes entregados
y los dems datos que exija el Estatuto
Soliotud de
Contractual vigente, elaborar y remitir al
rolar:ion de pagos
ordenador del gasto y/o el jefe de la
al contratista
dependencia el proyecto del acta de liquidacin
del ~ato dentro del mes siguiente a la
acta de
lecha de susapon del acta de reato
limidaon del
definitivo del mismo
contrato
El acta de 'gradacin deber ser menta por el
contratista, el interventor el ordenador del gesto
y/o el jefe de la dependencia, su trmite estar
a cargo del interventor.
Si el contratista, previa citacin efectuada en
debida forma. no se presenta a suscribas o se
~ere de firmada, sta ser firmada pa el
interventor y el Ordenador del gasto y/0 M'efe
de la dependencia. El oterventcr estar
elfranitVn A iiffinin
as
cc
-s-
CRITERIO
52
142
NA
NA
NA
NA
28
16
90
82
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
126
99
124
41
100
30
15,0
1,0
14,0
0,9
150
113
PORCENTAJECUMPLIMIENTO
BANCO DE CRITERIOS
Int aclarar in ni se
Control de los dineros desembolsados durante

el desarrollo del contrato a travs de un cuadro
de control financiero, en el que describir las
actas financieras que se ha tramitado durante
la aiticuckn del conga. el mas gastado, la
cantidad de presupaseto sobrante y la anhelad
da obra (en trminos de Moro) que tata por
ancutat
Cuadro de
Control
Finanbeiro
70'
No
'
CRITERIO
26
e (394 penbacernente al contratista la

Calaos de
pramontaon de los couatoe de ~go, la
trabap de be
gentes de alison y pago al adema de
empasedos da
49.4344/3 Wall en %Mal y pensiona. maro
cortitas
de ala o peto CSCOVIII (currb ello
hubiere lugar). nota de ppo de saleros y
segundad sooal
presacsones soases y dems conceptos para
con sus trabajados,. durante ta elecuctOn del
pago de solanos
contrato y antes do su handacin
27
3 Infamar al ordenalor del gasto y/o efe de la

dependencia el ocurnarmento de las
~aciones osntradualea, para que se
detentway sa hay bar a la alacactOn de
sanares y/o ala dederaborte de caducidad Requennento al
~otra de *cuento a su tuatcaohn y
contrabata
evalusoltn
4 Sanar por saos s~ le malenaleacal
Home
de as ~es de lenreson. makficaon e Inargamenlo
intapretaogn urdan& para procedas la
ccntrackal
; lde estas o la terainarbn batead
del contra
5 Reptan pa esas al controaa pa todos
loa Ischos as consbluyan astunparnmenlo del
controlo. arre aslonnecetn tema de sustento
para a Posas apuno& de ~as
52
142
28
16
90
82
126
99
124
41
100
30
150
113
25,0
oa
PRODUCTO
CONTRATO
CUMPLOPENTOPPCYC
PORCENTAJE CUMPLIWENTO
BANCO DE CRITERIOS
-*
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
TOTAL
FACTORES DE EVALUACIN: O: No Aplica 1: No Existe - 2: Existe
NA
NA
NA
O),
LISTA DE CHEQUEO
AUDITORA DE CONTROL INTERNO
MUNICIPIO DE LA UNION ANTIOQUIA
PROCESO: Evaluacin y Mejoramiento.

PROCEDIMIENTO: Auditorias de Control Interno.
NOMBRE DE LA AUDITORIA: Seguimiento y Cumplimiento al proceso de Gestin de la Contratacin y sus procedimientos.
NFORMACIN GENERAL
AUDITOR (ES)
JAIME HEU ATEHORTUA GOMEZ Y EST1VEN POSADA VILLA
AUDITADOS
Administracin Munid al dela Unin Anti
CICLO
uia
REGISTRO
SI
Se ha delegado la contratacin en la entidad?

Mediante que acto administrativo.
Acto Administrativo
(Decreto 047 de 2012)
La entidad cuenta con Plan Operativo Anual de Inversiones?

Evidenciarlo (Hacienda)
Plan Operativo Anual de

(POAI
201Inversiones
2015)
Evidenciar el Plan de Compras de la Entidad para la vigencia

2014. (Servicios Administrativos)
Plan de Compras 2014
Presupuesto
Contratacin
CDP
Actas
de
Contratacin
Informe de desempeo del

proceso
Evidenciar las solicitudes de Certificado de Disponibilidad

Presupuestal (Hacienda)
Evidenciar la evaluacin de propuestas (COMIT DE
CONTRATACIN) (Comit de Contratacin)
Evidenciar los Informes de desempeo del proceso realizados
durante la ltima vigencia (General)
Cdigo: EM
CUMPLIMIENTO
EVIDENCIAS Y
PREGUNTA
Evidenciar la Proyeccin Presupuestal del Proceso (Comit

Contratacin)
Versin: 01
de
PARCIAL
NO
X
X
comit
de
Pgina 1 de 5
A
en
111~pledelaallo
Cdigo: EM
LISTA DE CHEQUEO
AUDITORA DE CONTROL INTERNO
Evidenciar la adjudicacin de las compras sujetas al proceso de

la subasta inversa (Servicios Administrativos)
de
contrato
Registro
adjudicados por subasta
inversa
Evidenciar el Registro del sistema de inventario de todas las

compras de bienes y servicios de las diferentes Secretaras
(Servicios Administrativos)
Inventario
servicios
Evidenciar las actas de inventario y asignacin de plaqueta al

bien devolutivos a los funcionarios que los requiere (Servicios
Administrativos)
Actas de inventario
Soportes de asignacin de
placas
Evidenciar el cumplimiento del Plan de Compras vigencia 2013

(Servicios Administrativos)
Alimentacin ALPHASIG y
Anlisis
Acta de Comit Tcnico
Evidenciar las Actas de seguimiento al Mapa de Riesgos y

Soportes de las acciones correctivas (Hacienda - Jurdica logstica - Talento Humano)
Actas de comit
Manuales establecidos
Planes establecidos
Evidenciar el control estadstico por modalidad de contratacin

(que permita evaluar los niveles de transparencia del proceso de
contratacin) (Comit de Contratacin - Jurdica)
Control estadstico
Informes por modalidad de
contratacin
Existe alguna herramienta para la designacin de los

interventores en la entidad que permita verificar la idoneidad
(Comit de Contratacin)
Herramienta
para
la
designacin y verificacin
de idoneidad
Evidenciar los resultados del proceso (autoevaluacin al control

y a la gestin). (General - Servicios - Juridica - Hacienda)
Acciones implementadas para la mejora del proceso (General Servicios - Jurdica - Hacienda)
Versin. 01
de
bienes
Actas de comit
Medicin de Indicadores
Planes de Mejora (auditoria

interna - plan mejora de
riesgos - acta de comit)
Pgina 3 de 5
LISTA DE CHEQUEO
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
isisedelaus
OBSERVACIONES
1.
El indicador "Cumplimiento del Plan de Compras", no tiene establecido claramente los responsables de medir y calcular.
2.
No se evidenci carpeta fsica con los registros del paso a paso del servicio Adquisicin de Bienes de Consumo y Devolutivos; solo existen registros
electrnicos, sin copias de seguridad ni controles de seguimiento en el tiempo.
3.
Se evidencia falta de control y seguimiento a los informes de interventora, acta de recibido y los respectivos soportes, as como la carencia de
foliacin de las carpetas de interventora, dado que estos no contiene cuadro de control financiero.
4.
Se evidencia en los informes de interventoria debilidades en el control de pagos
5.
La hoja de vida de Tramite y/o Servicio de "Legalizacin de Contratos" presenta falta de unidad en los medios de comunicacin establecidos para
presentar formas de solicitud y respuesta del servicio prestado
Cdigo: EM
Versin: 01
Pgina 5 de 5

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INFORME DE AUDITORIA

Asunto: Auditoria a la Gestin de la Contratacin.

En conclusin, el proceso de Gestin de la Contratacin, se cumple parcialmente

del Plan de compras, presenta mltiples debilidades de seguimiento, anlisis y

Dicho proceso, tambin presenta fortalezas, dados los controles establecidos y

SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

MARIO LEON MORALES LONDOO

JAIME HELI ATEHORTUA GOMEZ

Asesor de Control Interno

ESTIVEN POSADA VILLA

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORA

Evaluar la Aplicacin y el cumplimiento de la Gestin en la Contratacin con sus

Control Interno en su proceso de auditora, verific el cumplimiento de las polticas.

Proceso Gestin de la Contratacin.

Procedimientos de la Administracin Central.

Manuales de Interventora y Contratacin.

Indicadores, Registros, Riesgos.

Normas que regulan la entidad como principio de autorregulacin contenido en

Propsito, Alcance, Responsables, Polticas de Operacin, Contenidos.

4.2 Hechos Relevantes De Las ltimas Auditoras De Control Interno

La Auditora 02 de 2015, de Evaluacin de la Aplicacin y el cumplimiento del Proceso

1. El indicador "Cumplimiento del Plan de Compras", no tiene establecido claramente

5. La hoja de vida de Tramite y/o Servicio de "Legalizacin de Contratos" presenta

La Administracin Central del Municipio de la Unin, adelanta sus procesos de

La Administracin Central del Municipio de la Unin, a travs de la Asesora

Se evidencian controles a la expedicin de Certificados de Disponibilidad

posterior expedicin por la Secretara de Hacienda.

La Secretara de Servicios Administrativos a travs del rea de Adquisiciones y

El proceso de Gestin de la Contratacin, se cumple parcialmente segn los criterios

procedimientos, manuales de contratacin e interventoria, entre ellos, el soporte

8 Los interventores y/o Supervisores designados para el desarrollo de los procesos

Proceso Gestin de la Contratacin Caracterizado,

Manuales de Interventoria y Contratacin.

Indicadores, Registros. Riesgos.

Normas que regulan la entidad como principio de autorregulacin contenido en

Leyes de Contratacin Estatal

Plan de Mejoran, nto

EST1VEN POSA A VILLA

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

E! contrato contiene la Designacin de

El contrato contiene los soportes de pago de

El contrato requiere in constitucin de fiducia

El contrato que requiero constitucin de %duce

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

Imane ~cual Del contrabata bocee el

Reintegro de saldos del entapo en bancos de

Puede pactar en loe cora/aloa de mootion

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PORCENTAJE CUM PLIMIENTO

'El interventor debo poner este Monne a

Modificaciones, problemas y soluciones

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Aspectos vanos Filtrados roto drabsos

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

Marran detonen de la eyeaton clei

ononst equip0a y nildefieles utattedom.

cantidades de obras ejecutadas. relacin de

La soPeneadn o nlenento-a oda el

Dela COneigniado el estado actual de las

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

Pirre cuantrcaon de los trabaos eyeculados

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

Superado los mcoriversentes <pe hayan

Une vez lensmedo el contrato dato del plazo