PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebagai satu sistem pemerintahan, maka banyak hal yang harus ditata atau
diadministrasikan untuk menjaga kelangsungan kegiatan, baik itu kegiatan masyarakat,
kegiatan kenegaraan, terlebih kegiatan yang terkait dengan mempersiapkan masa depan.
Kegiatan Pendidikan yang menjadi kunci dalam persiapan masa depan anak bangsa, maka
regulasi pemerintah baik itu berupa Undang-Undang atau Peraturan Pemerintah, selalu
menjadi bagian penting dalam upaya menata pengelolaan pendidikan. Pendidikan menjadi
investasi yang memberi keuntungan yang menjadikan individunya menjadi manusia yang
memilikiderajat.
Lembaga pendidikan salah satu lembaga yang turut membantu pengembangan tenaga
profesional sehingga mampu melaksanakan pembangunan pendidikan. Lembaga pendidikan
harus menghasilkan tenaga kerja dengan memiliki kemampuan, kecakapan, kreativitas yang
penuh rasa tanggung jawab bagi pembangunan. Supaya memenuhi tuntutan pembangunan
lembaga pendidikan harus mengembangkan tenaga profesional yang tangguh.
Maka diperlukan sebuah penjelasan secara rinci dan mendetail tentang administrasi
lembaga pendidikan agar para pendidik dapat memahami betapa pentingnya administrasi
lembaga pendidikan tersebut.
B. Rumusan Masalah
1. Apa saja objek dan sasaran administrasi dalam pendidikan?
2. bagaimana sistem pengarsipan dalam pendidikan?
C. Tujuan
1. Mengetahui pbjek dan sasaran administrasi dalam pendidikan
2. Mengetahui sistem pengarsipan dalam pendidikan
BAB II
1
PEMBAHASAN
2. Objek Pendidikan
Yang dimaksud dengan objek atau sasaran pendidikan ialah segala sesuatu yang
bertalian
dengan
kegiatan/proses
pendidikan,
yang
dijadikan
titik
pusat
Transformasi yang dapat diibaratkan sebagai mesin pengolah bahan mentah menjadi
barang jadi, akan memegang peranan yang sangat penting. Ia dapat menjadi factor penentu
yang dapat menyebabkan keberhasilan atau kegagalan dalam upaya pencapaian tujuan
pendidikan yang telah ditentukan ; karena itu objek-objek yang termasuk dalam transformasi
itu perlu dinilai/dievaluasi secara berkesinambungan. Unsur-unsur dalam transformasi yang
menjadi objek penilaian demi diperolehnya hasil pendidikan yang diharapkan antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
Kurikulum/materi pelajaran,
Metode pengajaran dan cara penilaian,
Sarana pendidikan/media pendidikan,
System administrasi,
Guru dan personal lainya dalam proses pendidikan.
3) Output
Sasaran dari segi output adalah tingkat pencapaian atau prestasi belajar yang berhasil
diraih peserta didik setelah mereka terlibat dalam proses pendidikan selama jangka waktu
yang telah ditentukan. Alat yang digunakan untuk mengukur pencapaian ini disebut
Achievement Test.
Objek dan Sasaran lembaga adalah rumusan spesifik mengenai apa yang diinginkan
pada kurun waktu tertentu. Objek dan sasaran merupakan fokus tindakan, di samping hal-hal
yang bersifat spesifik, terinci, dapat diukur, dan dapat diwujudkan, juga harus dapat
menyatakan alokasi anggaran dan sumber-sumber yang akan mendukung pelaksanaannya.
Objek dan sasaran dilaksanakan dalam jangka waktu pendek, untuk selanjutnya keberhasilan
organisasi/lembaga diukur dengan menyesuaikan tujuan jangka panjang.
Dapat disimpulkan bahwa objek dan sasaran ialah segala sesuatu yang bertalian
dengan kegiatan/proses pendidikan, yang dijadikan titik pusat perhatian/pengamatan. Karena
pihak penilai/evaluator ingin memperoleh informasi tentang kegiatan/proses pendidikan
tersebut.
Objek dan sasaran administrasi kelembagaan pendidikan mencakup komponenkomponen Administrasi Pendidikan secara garis besar yaitu :
atau pengangkatan pertama biasanya diangkat sebagai calon PNS dengan masa
percobaan satu atau dua tahun, kemudian ia mengikuti latihan prajabatan, dan setelah
lulus diangkat menjadi pegawai negeri sipil penuh. Setelah pengangkatan pegawai,
kegiatan berikutnya adalah penempatan atau penugasan. Dalam penempatan atau
penugasan ini diusahakan adanya konruensi yang tinggi antara tugas yang menjadi
tanggung jawab pegawai dengan karakteristik pegawai.
5) Pemberhentian Pegawai, merupakan fungsi personalia yang menyebabkan terlepasnya
pihak organisasi dan personil dari hak dan kewajiban sebagai lembaga tempat bekerja
dan sebagai pegawai. Sebab-sebab pemberhentian pegawai ini dapat dikelompokkan
kedalam tiga jenis, (1) pemberhentian atas permohonan sendiri; (2) pemberhentian
oleh dinas atau pemerintah; dan (3) pemberhentian sebab lain-lain.
6) Kompensasi, adalah balas jasa yang diberikan organisasi kepada pegawai, yang dapat
dinilai dengan uang dan mempunyai kecenderungan diberikan secara tetap. Pemberian
kompensasi, selain dalam bentuk gaji, dapat juga berupa tunjangan, fasilitas rumah,
kendaraan dan lain-lain.
7) Penilaian pegawai, Penilaian tenaga kependidikan ini difokuskan pada prestasi
individu dan peran sertanya dalam kegiatan sekolah. Penilaian ini tidak hanya penting
bagi sekolah, tetapi juga bagi pegawai itu sendiri. Bagi pegawai, penilaian berguna
sebagai umpan balik berbagai hal, bagi sekolah, hasil penilaian prestasi kerja tenaga
kependidikan sangat penting dalam pengambilan keputusan berbagai hal.
2. Administrasi Kurikulum
Kurikulum dalam arti yang luas ialah: yang meliputi seluruh program dan kehidupan
dalam sekolah. Kurikulum berpengaruh penting terhadap maju mundurnya pendidikan.
Kurikulum bersifat dinamis dan senantiasa dipengaruhi oleh perubahan-perubahan dalam
faktor-faktor yang mendasarinya.
Administrasi kurikulum dan program pengajaran mencakup kegiatan perencanaan,
pelaksanaan, dan penilaian kurikulum. Perencanaan dan pengembangan kurikulum nasional
pada umumnya teah dilakukan oleh Departemen Pendidikan Nasional pada tingkat pusat.
Kegiatan pelaksanaan dan pembinaan kurikulum adalah :
1) Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di dalam kurikulum sekolah
yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan
pengajaran.
6
2) Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum berserta materi-materi, sumbersumber dan metode-metode pelakasanaannya, disesuaikan dengan pembaharuan
pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dan lingkungan sekolah.
3) Kurikulum merupakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan tugasnya. Dalam
mempergunakan kurikulum, guru atau pendidik, disamping mengikuti apa yang
tercantum didalamnya, guru juga berhak dan berkewajiban memilih dan menambah
materi-materi, sumber-sumber atau metode-metode pelaksanaan yang lebih sesuai
dengan kebutuhan perkembangan masyarakat lingkungan sekolah, dan membuang
serta mengurangi apa-apa yang dianggap tidak sesuai dengan kebutuhan dan
kemajuan masyarakat dan Negara pada umumnya.
yang
menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil.
Administrasi sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang
bersih, rapi, indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun
murid untuk berada di sekolah. Di samping itu juga diharapkan tersedianya alat-alat atau
fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif, dan relevan dengan kebutuhan
serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pendidikan dan
pengajaran, baik oleh guru sebagai pengajar maupun murid-murid sebagai pelajar.
4. Administrasi Siswa
Latihan kepemimpinan
Palang Merah Remaja
Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)
Pramuka
Lintas Alam
Olahraga
Kesenian
Pengaturan lalu-lintas
Pengumpulan barang bekas
Dari pengertian arsip di atas, maka kearsipan memegang peran penting dalam memenuhi
kebutuhan pelayanan informasi yang dan tepat serta melestarikan fisik maupun nilai yang
terkandung dalam arsip tersebut.
Kemudian pengertian arsip menurut lembaga administrasi negara (LAN) adalah:
segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan,
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta
dengan segala penciptaannya, dan dihasilkan atau diterima oleh keputusan-keputusan,
9
2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan (filling) adalah mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola
klasifikasi kearsipan yang telah dibuat (Abubakar, Hadi, 1985: 66).
Jadi, kearsipan adalah cara kerja dalam mengatur dan menyusun semua berkas sesuai dengan
pengelompokan masing-masing arsip.
suatu
pekerjaan
yang
berhubungan
dengan
arsip.
Jika digabungkan antara ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan dasar
dari masing-masing pengertian adalah terletak pada hakikat masing-masing komponen yaitu,
arsip adalah objeknya, kearsipan adalah subyeknya, dan sistem kearsipan adalah predikatnya.
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda
10
karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari
5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis (Amsyah, Zulkifli, 1990: 71).
Dari kelima sistem ini tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk daripada yang
lainnya. Baik atau buruknya sistem tergantung tepat atau tidak penggunaannya.
1. Sistem Abjad
Sistem abjad disebut juga sistem alfabetis, yaitu sistem penyimpanan arsip menurut
abjad, yakni dengan menyusun subyek itu dalam urutan A - Z. Penyimpanan arsip menurut
abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di
dalamnya termuat nama-nama, seperti:
a. Nama perorangan
b. Nama organisasi
c. Nama perusahaan, dan
d. Nama tempat atau nama wilayah.
Contoh:
Susunan kronologis
Susunan Abjad
Januari
Agustus
Februari
April
2. Sistem subyek
11
Dalam sistem ini, semua dokumen disusun berdasarkan masalah. Suatu masalah dapat
dipecah ke dalam sub masalah sampai kepada masalah terkecil. Dalam penyusunan masalah
tersebut selain diperlukan folder, juga dibutuhkan guide. Guide atau folder diberi label untuk
menempatkan judul masalah.
Dokumen-dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih
folder yang sudah diberi label yang dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan
secara horizontal. Susunan judul masalah, baik yang terdapat pada guide maupun folder
hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya permasalahan yang berhubungan
dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu maslah pokok (subyek) di bawah keuangan,
untuk
itu
perlu
dibuatkan
daftar
indeksnya.
Contoh:
Main Subjek
Sub-Subjek
Sub-sub Subjek
keuangan
a. Anggaran
1) Anggaran pendapatan dan belanja pembangunan.
2) Anggaran pendapatan dan belanja rutin.
3) dst.
3. Sistem Angka/Nomor
Dalam sistem ini, susunan dokumen di dalam file diatur berdasarkan nomor/kode
klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang
ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Sistem angka/nomor disebut juga
sistem kearsipan daftar index atau indirect filling system. Disebut indirect filling system
karena sebelum menentukan nomor nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus dibuat
daftar kelompok masalah-masalah kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya.
12
Contoh:
untuk
memberi
kode
terhadap
arsip-arsip
yang
akan
disimpan.
Untuk mengingat nomor maka dalam sistem nomor digunakan juga yang disebut indeks,
yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nasabah yang disusun menurut nama abjad
masalah. Setiap sistem penataan arsip mempunyai keuntungan dan kerugian. Pada sistem
nomor terdapat 3 unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku
besar/bukuinduk).
4. Sistem Geografis/Wilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada
pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau
sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian
yang umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga pembagian-pembagian
khusus dari instansi masing-masing seperti pembagian wilayah suatu bank misalnya.
Penyelenggaraan sistem ini perlu dibantu oleh sistem yang lain, misalnya sistem abjad atau
sistem tanggal. Sistem geografis digunakan apabila suatu instansi atau kantor mempunyai
cabang-cabang atau perwakilan di daerah tertentu.
Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu
menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama pembagian
wilayah administrasi khusus. Contohnya pengelompokan dilihat dari tempat asal surat dan
tujuan surat tersebut. Misalnya surat kedubes Indonesia di Jepang akan dikelompokkan pada
JAPAN, demikian pula surat-surat yang diterima dari Jepang lainnya seperti bank, restoran,
perusahaan swasta ataupun kedubes asing lain yang beralokasi di Jepang akan
dikelompokkan di bawah label JAPAN.
13
5. Sistem Kronologis/Tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penataan arsip berdasarkan waktu, seperti tahun,
bulan dan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Sistem penataan untuk surat
masuk berdasarkan atas tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar berdasarkan
atas tanggal. Penulisan indeksnya adalah: tahun, bukan dan tanggal. Bentuk tulisannya harus
dengan angka.
Contoh:
Kode
760426
Menyatakan
tahun
1976,
bulan
April,
tanggal
26.
Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah
pengguna arsip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun
dengan
baik
menurut
tahun,
bulan
dan
tanggal
ataupun
sebaliknya.
Untuk mempercepat penemuan kembali informasi pada buku agenda, maka dapat dicari jalan
lain, yaitu dengan pembuatan agenda bentuk kartu, misalnya pada sistem kaulbach dan kartu
kendali.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena sesungguhnya samasama kronologis. Karena itu pencarian warkat sering harus didahului dengan pencarian
informasi mengenai waktu surat diterima melalui buku agenda. Tetapi pencarian informasi
ini dapat memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat
diterima atau dikirim. Sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku
agenda satu demi satu. Sesudah informasi ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map
folder.
14
BAB III
PENUTUP
A.Kesimpulan
Administrasi Lembaga dalam pendidikan adalah pengelolaan badan organisasi yang
menyelenggarakan proses kegiatan pendidikan secara efektif dan efisien untuk mencapai
tujuan pendidikan yang telah ditentukan.
Objek dan sasaran administrasi kelembagaan pendidikan mencakup komponenkomponen Administrasi Pendidikan secara garis besar yaitu :
1. Administrasi personel sekolah
2. Administrasi kurikulum
3. Administrasi sarana dan prasarana pendidikan
15
4. Administrasi siswa
5. Administrasi keuangan dan Pembiayaan
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda
karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari
5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
16
DAFTAR PUSTAKA
Imron, Ali. 2012. Manajemen Peserta Dididk Berbasis Sekolah. Jakarta: Bumi
Aksara
Suparlan. 2015. Manajemen Berbasis Sekolah dari Teori Sampai dengan
Praktik. Jakarta: Bumi Aksara
http://lemsadewa.blogspot.co.id/2013/09/tata-persuratan-dan-kearsipan.html
http://damdaradamdam.blogspot.co.id/2010/10/metodologi-pengajaran-objek-dansubjek.html
17