BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sebagai satu sistem pemerintahan, maka banyak hal yang harus ditata atau
diadministrasikan untuk menjaga kelangsungan kegiatan, baik itu kegiatan masyarakat,
kegiatan kenegaraan, terlebih kegiatan yang terkait dengan mempersiapkan masa depan.
Kegiatan Pendidikan yang menjadi kunci dalam persiapan masa depan anak bangsa, maka
regulasi pemerintah baik itu berupa Undang-Undang atau Peraturan Pemerintah, selalu
menjadi bagian penting dalam upaya menata pengelolaan pendidikan. Pendidikan menjadi
investasi yang memberi keuntungan yang menjadikan individunya menjadi manusia yang
memilikiderajat.
Lembaga pendidikan salah satu lembaga yang turut membantu pengembangan tenaga
profesional sehingga mampu melaksanakan pembangunan pendidikan. Lembaga pendidikan
harus menghasilkan tenaga kerja dengan memiliki kemampuan, kecakapan, kreativitas yang
penuh rasa tanggung jawab bagi pembangunan. Supaya memenuhi tuntutan pembangunan
lembaga pendidikan harus mengembangkan tenaga profesional yang tangguh.
Maka diperlukan sebuah penjelasan secara rinci dan mendetail tentang administrasi
lembaga pendidikan agar para pendidik dapat memahami betapa pentingnya administrasi
lembaga pendidikan tersebut.

B. Rumusan Masalah
1. Apa saja objek dan sasaran administrasi dalam pendidikan?
2. bagaimana sistem pengarsipan dalam pendidikan?

C. Tujuan
1. Mengetahui pbjek dan sasaran administrasi dalam pendidikan
2. Mengetahui sistem pengarsipan dalam pendidikan
BAB II
1

PEMBAHASAN

A. Objek dan Sasaran Administrasi Lembaga

1. Subjek Pendidikan
Subjek atau pelaku pendidikan adalah orang yang melakukan pekerjaan evaluasi.
Siapa yang dapat disebut subjek evaluasi untuk setiap tes ditentukan oleh suatu aturan
pembagian tugas atau ketentuan yang berlaku, karena tidak setiap orang dapat
melakukannnya.
Dalam kegiatan evaluasi pendidikan di mana sasaran evaluasinya adalah sasaran
belajar, maka subjek evaluasinya adalah guru atau dosen yang mengasuh mata pelajaran
tertentu. Jika evaluasi yang dilakukan itu sasarannya adalah peserta didik, maka subjek
evaluasinya adalah guru atau petugas yang sebelum melaksanakan evaluasi tentang sikap itu,
terlebih dahulu telah memperoleh pendidikan atau latihan mengenai cara-cara menilai sikap
seseorang.
Adapun apabila sasaran yang dievaluasi adalah kepribadian peserta didik, di mana
pengukuran tentang kepribadian itu dilakukan dengan menggunakan instrumen berupa tes
yang sifatnya baku (Standardized Test), maka subjek evaluasinya tidak bisa lain kecuali
seorang psikolog; yaitu seseorang yang memang telah dididik untuk menjadi tenaga ahli yang
profesional dibidang psikologi. Hal ini disebabkan oleh kenyataan bahwa disamping alat-alat
evaluasi yang digunakan untuk mengukur kepribadian seseorang itu sifatnya rahasia, juga
hasil-hasil pengukuran yang diperoleh dari tes kepribadian itu, hanya dapat diinterpretasi dan
disimpulkan oleh para psikolog tersebut, tidak mungkin dapat dikerjakan oleh orang lain.

2. Objek Pendidikan
Yang dimaksud dengan objek atau sasaran pendidikan ialah segala sesuatu yang
bertalian

dengan

kegiatan/proses

pendidikan,

yang

dijadikan

titik

pusat

perhatian/pengamatan. Karena pihak penilai/evaluator ingin memperoleh informasi tentang

kegiatan/proses pendidikan tersebut. Salah satu cara untuk mengetahui objek dari pendidikan
adalah dengan jalan menyorotinya dari tiga segi yaitu segi input ; transformasi; dan output.
1) Input
2

Dalam dunia pendidikan, khususnya dalam proses pembelajaran di sekolah, input

tidak lain adalah calon siswa. Calon siswa sebagai pribadi yang utuh, dapat ditinjau dari segi
yang menghasilkan bermacam-macam bentuk tes yang digunakan sebagai alat untuk
mengukur. Aspek yang bersifat rohani setidak-tidaknya mencakup 4 hal:
a. Kemampuan
Untuk dapat mengikuti program pendidikan suatu lembaga/sekolah/institusi maka calon
peserta didik harus memiliki kemampuan yang sepadan atau memadai, sehingga nantinya
peserta didik tidak akan mengalami hambatan atau kesulitan. Alat ukur yang digunakan untuk
mengukur kemampuan ini disebut Attitude Test.
b. Kepribadian
Kepribadian adalah sesuatu yang terdapat pada diri manusia dan menampakkan
bentuknya dalam tingkah laku. Dalam hal-hal tertentu, informasi tentang kepribadian sangat
diperlukan, sebab baik-buruknya kepribadian secara psikologis akan dapat mempengaruhi
mereka dalam mengikuti program pendidikan. Alat untuk mengetahui kepribadian seseorang
disebut Personality Test.
c. Sikap
Sebenarnya sikap ini merupakan bagian dari tingkah laku manusia sebagai gejala
ataugambaran kepribadian yang memancar keluar. Namun karena sikap ini merupakan
sesuatu yang paling menonjol dan sangat dibutuhkan dalam pergaulan maka informasi
mengenai sikap seseorang penting sekali. Alat untuk mengetahui keadaan sikap seseorang
dinamakan Attitude Test. Oleh karena tes ini berupa skala, maka disebut dengan Attitude
Scale.
d. Inteligensi
Sebenarnya sikap ini merupakan bagian dari tingkah laku manusia sebagai gejala
ataugambaran kepribadian yang memancar keluar. Namun karena sikap ini merupakan
sesuatu yang paling menonjol dan sangat dibutuhkan dalam pergaulan maka informasi
mengenai sikap seseorang penting sekali. Alat untuk mengetahui keadaan sikap seseorang
dinamakan Attitude Test. Oleh karena tes ini berupa skala, maka disebut dengan Attitude
Scale.
2) Transformasi
3

Transformasi yang dapat diibaratkan sebagai mesin pengolah bahan mentah menjadi
barang jadi, akan memegang peranan yang sangat penting. Ia dapat menjadi factor penentu
yang dapat menyebabkan keberhasilan atau kegagalan dalam upaya pencapaian tujuan
pendidikan yang telah ditentukan ; karena itu objek-objek yang termasuk dalam transformasi
itu perlu dinilai/dievaluasi secara berkesinambungan. Unsur-unsur dalam transformasi yang
menjadi objek penilaian demi diperolehnya hasil pendidikan yang diharapkan antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.

Kurikulum/materi pelajaran,
Metode pengajaran dan cara penilaian,
Sarana pendidikan/media pendidikan,
System administrasi,
Guru dan personal lainya dalam proses pendidikan.

3) Output
Sasaran dari segi output adalah tingkat pencapaian atau prestasi belajar yang berhasil
diraih peserta didik setelah mereka terlibat dalam proses pendidikan selama jangka waktu
yang telah ditentukan. Alat yang digunakan untuk mengukur pencapaian ini disebut
Achievement Test.

Objek dan Sasaran lembaga adalah rumusan spesifik mengenai apa yang diinginkan
pada kurun waktu tertentu. Objek dan sasaran merupakan fokus tindakan, di samping hal-hal
yang bersifat spesifik, terinci, dapat diukur, dan dapat diwujudkan, juga harus dapat
menyatakan alokasi anggaran dan sumber-sumber yang akan mendukung pelaksanaannya.
Objek dan sasaran dilaksanakan dalam jangka waktu pendek, untuk selanjutnya keberhasilan
organisasi/lembaga diukur dengan menyesuaikan tujuan jangka panjang.
Dapat disimpulkan bahwa objek dan sasaran ialah segala sesuatu yang bertalian
dengan kegiatan/proses pendidikan, yang dijadikan titik pusat perhatian/pengamatan. Karena
pihak penilai/evaluator ingin memperoleh informasi tentang kegiatan/proses pendidikan
tersebut.
Objek dan sasaran administrasi kelembagaan pendidikan mencakup komponenkomponen Administrasi Pendidikan secara garis besar yaitu :

1. Administrasi personel sekolah

4

Di dalam berlangsungnya kegiatan sekolah maka unsur manusia merupakan unsur

penting, karena kelancaran jalannya pelaksanaan program sekolah sangat ditentukan oleh
menusia-manusia yang menjalankannya.
Untuk itu dalam bagian ini perlu dibahas secara lebih mendalam mengenai personel
sekolah, karena bagaimanapun lengkap dan modernnya fasilitas yang berupa gedung,
perlengkapan, alat kerja, metode-metode kerja, dan dukungan masyarakat akan tetapi apabila
manusia-manusia yang bertugas menjalankan program sekolah itu kurang berpartisispasi,
maka akan sulitlah untuk mencapai tujuan pendidikan yang dikemukakan.
Kepegawaian disebut juga personalia atau kekaryawanan dan pegawai tersebut juga
personel atau karyawan. Administrasi personel sekolah adalah segenap proses penataan
personel sekolah.
Administrasi personalia menurut Suryosubroto mencakup :
1) Perencanaan pegawai, merupakan kegiatan untuk menentukan kebutuhan pegawai,
baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk sekarang maupun masa depan.
Penyusunan rencana personalia yang baik dan tepat memerlukan informasi yang
lengkap dan jelas tentang pekerjaan atau tugas yang harus dilakukan dalam
organisasi/lembaga.spesifikasi jabatan memberikan gambaran tentang kualitas
minimum pegawai yang dapat di terima dan yang perlu untuk melaksanakan
pekerjaan sebagaimana mestinya.
2) Pengadaan pegawai, merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pegawai pada
suatu lembaga, baik jumlah maupun kualitasnya. Untuk mendapatkan pegawai yang
sesuai dengan kebutuhan, dilakukan kegiatan rekruitment, yaitu usaha untuk mencari
dan mendapatkan calon-calon pegawai yang memenuhi syarat sebanyak mungkin,
untuk kemudian dipilih calon terbaik dan tercakap.
3) Pembinaan dan pengembangan pegawai, merupakan fungsi pengelolaan personil yang
mutlak perlu , untuk memperbaiki, menjaga, dan meningkatkan kinerja pegawai.
Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara on the job training dan in service training.
Kegiatan pembinaan dan pengembangan ini tidak hanya menyangkut aspek
kemampuan, tetapi juga menyangkut karier pegawai.
4) Promosi dan mutasi, setelah diperoleh dan ditentukan calon pegawai yang akan
diterima, kegiatan selanjutnya adalah mengusahakan supaya calon pegawai tersebut
menjadi anggota organisasi yang sah sehingga mempunyai hak dan kewajiban sebagai
anggota organisasi atau lembaga. Di Indonesia, untuk pegawai negeri sipil, promosi
5

atau pengangkatan pertama biasanya diangkat sebagai calon PNS dengan masa
percobaan satu atau dua tahun, kemudian ia mengikuti latihan prajabatan, dan setelah
lulus diangkat menjadi pegawai negeri sipil penuh. Setelah pengangkatan pegawai,
kegiatan berikutnya adalah penempatan atau penugasan. Dalam penempatan atau
penugasan ini diusahakan adanya konruensi yang tinggi antara tugas yang menjadi
tanggung jawab pegawai dengan karakteristik pegawai.
5) Pemberhentian Pegawai, merupakan fungsi personalia yang menyebabkan terlepasnya
pihak organisasi dan personil dari hak dan kewajiban sebagai lembaga tempat bekerja
dan sebagai pegawai. Sebab-sebab pemberhentian pegawai ini dapat dikelompokkan
kedalam tiga jenis, (1) pemberhentian atas permohonan sendiri; (2) pemberhentian
oleh dinas atau pemerintah; dan (3) pemberhentian sebab lain-lain.
6) Kompensasi, adalah balas jasa yang diberikan organisasi kepada pegawai, yang dapat
dinilai dengan uang dan mempunyai kecenderungan diberikan secara tetap. Pemberian
kompensasi, selain dalam bentuk gaji, dapat juga berupa tunjangan, fasilitas rumah,
kendaraan dan lain-lain.
7) Penilaian pegawai, Penilaian tenaga kependidikan ini difokuskan pada prestasi
individu dan peran sertanya dalam kegiatan sekolah. Penilaian ini tidak hanya penting
bagi sekolah, tetapi juga bagi pegawai itu sendiri. Bagi pegawai, penilaian berguna
sebagai umpan balik berbagai hal, bagi sekolah, hasil penilaian prestasi kerja tenaga
kependidikan sangat penting dalam pengambilan keputusan berbagai hal.

2. Administrasi Kurikulum
Kurikulum dalam arti yang luas ialah: yang meliputi seluruh program dan kehidupan
dalam sekolah. Kurikulum berpengaruh penting terhadap maju mundurnya pendidikan.
Kurikulum bersifat dinamis dan senantiasa dipengaruhi oleh perubahan-perubahan dalam
faktor-faktor yang mendasarinya.
Administrasi kurikulum dan program pengajaran mencakup kegiatan perencanaan,
pelaksanaan, dan penilaian kurikulum. Perencanaan dan pengembangan kurikulum nasional
pada umumnya teah dilakukan oleh Departemen Pendidikan Nasional pada tingkat pusat.
Kegiatan pelaksanaan dan pembinaan kurikulum adalah :
1) Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di dalam kurikulum sekolah
yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan
pengajaran.
6

2) Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum berserta materi-materi, sumbersumber dan metode-metode pelakasanaannya, disesuaikan dengan pembaharuan
pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dan lingkungan sekolah.
3) Kurikulum merupakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan tugasnya. Dalam
mempergunakan kurikulum, guru atau pendidik, disamping mengikuti apa yang
tercantum didalamnya, guru juga berhak dan berkewajiban memilih dan menambah
materi-materi, sumber-sumber atau metode-metode pelaksanaan yang lebih sesuai
dengan kebutuhan perkembangan masyarakat lingkungan sekolah, dan membuang
serta mengurangi apa-apa yang dianggap tidak sesuai dengan kebutuhan dan
kemajuan masyarakat dan Negara pada umumnya.

3. Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan

Secara etimologis (arti kata) prasarana berarti alat tiadak langsung untuk mencapai
tujuan. Dalam pendidikan misalnya : lokasi/ tempat, bangunan sekolah, lpangan olahraga,
uang dan sebagainya. Sedang sarana seperti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.
Misalnya : ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dan sebagainya.
Sedangkan menurut keputusan Menteri P dan K No. 079/ 1975, sarana pendidikan
terdiri dari 3 kelompok besar yaitu ;
a. Bangunan dan perabot sekolah
b. Alat pelajaran yang terdiri, pembukuan dan alat-alat peraga dabn laboratorium
c. Media pendidikan yang dapat dikelompokkan menjadi audiovisual

yang

menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil.
Administrasi sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang
bersih, rapi, indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun
murid untuk berada di sekolah. Di samping itu juga diharapkan tersedianya alat-alat atau
fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif, dan relevan dengan kebutuhan
serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pendidikan dan
pengajaran, baik oleh guru sebagai pengajar maupun murid-murid sebagai pelajar.

4. Administrasi Siswa

Administrasi siswa bertujuan untuk pengembangan pengetahuan dan kemampuan

penalaran, pengembangan keterampilan dan pengembangan sikap siswa yang selaras dengan
tujuan sekolah yang tertuang dalam kurikulum.
Untuk mewujudkan tujuan tersebut, bidang administrasi kesiswaan sedikitnya
memiliki tiga tugas utama yang harus diperhatikan, yaitu penerimaan murid baru, kegiatan
kemajuan belajar, serta bimbingan dan pembinaan disiplin.
Contoh kegiatan kegiatan yang dapat dilakukan di sekolah sebagai berikut:
a. Kegiatan pengembangan pengetahuan dan kemampuan penalaran
1)
2)
3)
4)
5)

Diskusi, temu karya, seminar dan lain-lain

Penelitian
Karya Wisata
Penulisan karangan untuk berbagai media
Percobaan-percobaaan akademis di luar kelas

b. Kegiatan pengembangan keterampilan berdasar hobi

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Latihan kepemimpinan
Palang Merah Remaja
Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)
Pramuka
Lintas Alam
Olahraga
Kesenian
Pengaturan lalu-lintas
Pengumpulan barang bekas

c. Kegiatan-kegiatan pengembangan sikap

1) Pengumpulan dana sosial
2) Pengertian hari-hari besar nasional, keagaman
3) Membantu masyarakat yang kena musibah

5. Administrasi Keuangan dan Pembiayaan

Dalam penyelenggaraan pendidikan, keuangan dan pembiayaan merupakan potensi
yang sangat menentukan dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam kajian
administrasi pendidikan. Komponen keuangan dan pembiayaan pada suatu sekolah

merupakan komponen produksi yang menentukan terlaksananya kegiatan-kegiatan proses

belajar-mengajar di sekolah bersama komponen-komponen lain.
Sumber keuangan dan pembiayaan pada suatu sekolah secara garis besar dapat
dikelompokkan atas tiga sumber, yaitu (1) pemerintah, baik pemerintah pusat, daerah maupun
kedua-duanya, yang bersifat umum atau khusus dan diperuntukkan bagi kepentingan
pendidikan; (2) orang tua atau peserta didik ; (3) masyarakat, baik mengikat maupun tidak
mengikat. Berkaitan dengan penerimaan keuangan dari orang tua dan masyarakat ditegaskan
dalam Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional 1989 bahwa karena keterbatasan
kemampuan pemerintah dalam pemenuhan kebutuhan dana pendidikan, tanggung jawab atas
pemenuhan kebutuhan dana pendidikan merupakan tanggung jawab bersama antara
pemerintah, masyarakat, dan orang tua. Adapun dimensi pengeluaran meliputi biaya rutin dan
biaya pembangunan.

B. Ruang Lingkup Arsip

1. Pengertian Arsip
Kata arsip berasal dari bahas Belanda yaitu Archief. Menurut Atmosudirjo, Archief
dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagampiagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen,
peta-peta.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus di arsip itu sendiri (Wursanto, Ig, 1991: 14).

Dari pengertian arsip di atas, maka kearsipan memegang peran penting dalam memenuhi
kebutuhan pelayanan informasi yang dan tepat serta melestarikan fisik maupun nilai yang
terkandung dalam arsip tersebut.
Kemudian pengertian arsip menurut lembaga administrasi negara (LAN) adalah:
segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan,
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta
dengan segala penciptaannya, dan dihasilkan atau diterima oleh keputusan-keputusan,
9

prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau

karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, Ig, 1991: 18).
Dari pendapat itu dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat
memberikan keterangan tentang kejadian atau berisi informasi yang berhubungan dengan
kegiatan atau pelaksanaan organisasi yang dapat berupa surat-surat, foto-foto, film, gambar,
peta, dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya.

2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan (filling) adalah mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola
klasifikasi kearsipan yang telah dibuat (Abubakar, Hadi, 1985: 66).
Jadi, kearsipan adalah cara kerja dalam mengatur dan menyusun semua berkas sesuai dengan
pengelompokan masing-masing arsip.

3. Pengertian Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode yang telah direncanakan dan
dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan (Wursanto, Ig, 1991: 22).
Jadi, sistem kearsipan adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam
melakukan

suatu

pekerjaan

yang

berhubungan

dengan

arsip.

Jika digabungkan antara ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan dasar
dari masing-masing pengertian adalah terletak pada hakikat masing-masing komponen yaitu,
arsip adalah objeknya, kearsipan adalah subyeknya, dan sistem kearsipan adalah predikatnya.

B. Sistem Penataan Arsip

Penataan arsip sebagai sumber informasi dalam suatu penggunaan masalah hendaknya
dilakukan dengan menggunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda
10

karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari
5 sistem, yaitu:

1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis (Amsyah, Zulkifli, 1990: 71).
Dari kelima sistem ini tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk daripada yang
lainnya. Baik atau buruknya sistem tergantung tepat atau tidak penggunaannya.

1. Sistem Abjad
Sistem abjad disebut juga sistem alfabetis, yaitu sistem penyimpanan arsip menurut
abjad, yakni dengan menyusun subyek itu dalam urutan A - Z. Penyimpanan arsip menurut
abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di
dalamnya termuat nama-nama, seperti:

a. Nama perorangan
b. Nama organisasi
c. Nama perusahaan, dan
d. Nama tempat atau nama wilayah.
Contoh:
Susunan kronologis
Susunan Abjad
Januari
Agustus
Februari
April
2. Sistem subyek

11

Dalam sistem ini, semua dokumen disusun berdasarkan masalah. Suatu masalah dapat
dipecah ke dalam sub masalah sampai kepada masalah terkecil. Dalam penyusunan masalah
tersebut selain diperlukan folder, juga dibutuhkan guide. Guide atau folder diberi label untuk
menempatkan judul masalah.
Dokumen-dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih
folder yang sudah diberi label yang dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan
secara horizontal. Susunan judul masalah, baik yang terdapat pada guide maupun folder
hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya permasalahan yang berhubungan
dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu maslah pokok (subyek) di bawah keuangan,
untuk

itu

perlu

dibuatkan

daftar

indeksnya.

Contoh:
Main Subjek
Sub-Subjek
Sub-sub Subjek
keuangan

a. Anggaran
1) Anggaran pendapatan dan belanja pembangunan.
2) Anggaran pendapatan dan belanja rutin.
3) dst.

3. Sistem Angka/Nomor

Dalam sistem ini, susunan dokumen di dalam file diatur berdasarkan nomor/kode
klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang
ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Sistem angka/nomor disebut juga
sistem kearsipan daftar index atau indirect filling system. Disebut indirect filling system
karena sebelum menentukan nomor nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus dibuat
daftar kelompok masalah-masalah kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya.

12

Contoh:

090 PERJALANAN DINAS

091 Perjalanan Dinas Presiden /Wakil Presiden ke daerah
092 Perjalanan Dinas Para Menteri ke daerah
dst.

Sebelum melakukan penyimpanan arsip, maka masing-masing kantor/unit arsip

terlebih dahulu harus mempersiapkan bagan klasifikasi atau daftar indeks yang akan
digunakan

untuk

memberi

kode

terhadap

arsip-arsip

yang

akan

disimpan.

Untuk mengingat nomor maka dalam sistem nomor digunakan juga yang disebut indeks,
yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nasabah yang disusun menurut nama abjad
masalah. Setiap sistem penataan arsip mempunyai keuntungan dan kerugian. Pada sistem
nomor terdapat 3 unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku
besar/bukuinduk).

4. Sistem Geografis/Wilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada
pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau
sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian
yang umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga pembagian-pembagian
khusus dari instansi masing-masing seperti pembagian wilayah suatu bank misalnya.
Penyelenggaraan sistem ini perlu dibantu oleh sistem yang lain, misalnya sistem abjad atau
sistem tanggal. Sistem geografis digunakan apabila suatu instansi atau kantor mempunyai
cabang-cabang atau perwakilan di daerah tertentu.
Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu
menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara dan nama pembagian
wilayah administrasi khusus. Contohnya pengelompokan dilihat dari tempat asal surat dan
tujuan surat tersebut. Misalnya surat kedubes Indonesia di Jepang akan dikelompokkan pada
JAPAN, demikian pula surat-surat yang diterima dari Jepang lainnya seperti bank, restoran,
perusahaan swasta ataupun kedubes asing lain yang beralokasi di Jepang akan
dikelompokkan di bawah label JAPAN.

13

5. Sistem Kronologis/Tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penataan arsip berdasarkan waktu, seperti tahun,
bulan dan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Sistem penataan untuk surat
masuk berdasarkan atas tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar berdasarkan
atas tanggal. Penulisan indeksnya adalah: tahun, bukan dan tanggal. Bentuk tulisannya harus
dengan angka.

Contoh:
Kode

760426

Menyatakan

tahun

1976,

bulan

April,

tanggal

26.

Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah
pengguna arsip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun
dengan

baik

menurut

tahun,

bulan

dan

tanggal

ataupun

sebaliknya.

Untuk mempercepat penemuan kembali informasi pada buku agenda, maka dapat dicari jalan
lain, yaitu dengan pembuatan agenda bentuk kartu, misalnya pada sistem kaulbach dan kartu
kendali.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena sesungguhnya samasama kronologis. Karena itu pencarian warkat sering harus didahului dengan pencarian
informasi mengenai waktu surat diterima melalui buku agenda. Tetapi pencarian informasi
ini dapat memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat
diterima atau dikirim. Sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik halaman buku
agenda satu demi satu. Sesudah informasi ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map
folder.

C. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Kearsipan

Agar pekerjaan penyimpanan/ penataan arsip/ surat dapat berjalan dengan mudah dan
lancar serta tepat, maka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Menyortir, melakukan pemilihan terhadap surat masuk dan keluar menurut subjek
yang tercantum pada kartu kendali.
2. Meneliti arsip yang akan disimpan,
a. Meneliti tanda disposisi,, apakah arsip-arsip tersebut yang sudah disimpan, sudah

14

ada tanda disposisi.

b. Meneliti indeks, apakah arsip-arsip tersebut sudah di indeks atau belum
c. Meneliti lampiran, jumlah lampiran dan jenis lampiran.
3. Pemberian kode klasifikasi, untuk menentukan kelasnya (subjek) dengan penentuan
kode secara cermat maka harus diberi kode klasifikasi.
4. Mengindeks, meliputi:
a. Membaca surat dengan teliti untuk menentukan isi dan inti surat tersebut
b. Menggaris bawahi keterangan yang dapat dijadikan petunjuk (indeks) surat yang
bersangkutan.
c. Menentukan tanda pengenal yang paling tepat dan membubuhkan tanda pengenal
tersebut pada surat yang bersangkutan.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang, yang dibuat dalam bentuk formulir dalam ukuran
kwarto, berfungsi sebagai pembantu dalam penyimpanan arsip maupun dalam
penemuannya kembali apabila diperlukan.
6. Menyusun surat yang siap disimpan dengan susunan yang digunakan.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip setelah disusun menurut kelompoknya.

BAB III
PENUTUP
A.Kesimpulan
Administrasi Lembaga dalam pendidikan adalah pengelolaan badan organisasi yang
menyelenggarakan proses kegiatan pendidikan secara efektif dan efisien untuk mencapai
tujuan pendidikan yang telah ditentukan.
Objek dan sasaran administrasi kelembagaan pendidikan mencakup komponenkomponen Administrasi Pendidikan secara garis besar yaitu :
1. Administrasi personel sekolah
2. Administrasi kurikulum
3. Administrasi sarana dan prasarana pendidikan
15

4. Administrasi siswa
5. Administrasi keuangan dan Pembiayaan
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip yang berbeda
karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula. Sistem penataan arsip terdiri dari
5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis

Dengan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kearsipan sebagai berikut:

1. Menyortir arsip/surat sebelum melakukan penyimpanan.
2. Meneliti kembali arsip yang akan disimpan.
3. Memberikan kode klasifikasi kepada arsip.
4. Mengindeks arsip.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang.
6. Menyusun kembali arsip yang siap disimpan, dan
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.
B. Saran
Hendaknya dalam melakukan pekerjaan yang menyangkut tentang kearsipan sudah
semestinya memperhatikan semua hal yang ada dalam komponen-komponen di atas demi
memudahkan petugas dalam pekerjaannya.

16

DAFTAR PUSTAKA

Imron, Ali. 2012. Manajemen Peserta Dididk Berbasis Sekolah. Jakarta: Bumi
Aksara
Suparlan. 2015. Manajemen Berbasis Sekolah dari Teori Sampai dengan
Praktik. Jakarta: Bumi Aksara
http://lemsadewa.blogspot.co.id/2013/09/tata-persuratan-dan-kearsipan.html
http://damdaradamdam.blogspot.co.id/2010/10/metodologi-pengajaran-objek-dansubjek.html

17