TUGAS MAKALAH MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN

PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN

DOSEN
Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc (CS)

Disusun Oleh:
ARDI VIRYAWAN
P056131602.E47
ANGKATAN E-47

DAFTAR ISI
Bab I
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang2
1.2
Tujuan Penulisan 2
1.3
Manfaat Penulisan..2
Bab II
Tinjauan Pustaka
2.1Pengertian Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise
Resource Planning/ERP) ...4
2.2 Model Komponen ERP....................5
2.3 Software ERP..5
2.4 Manfaat Menggunakan ERP....5
Bab III
Pembahasan
3.1 Faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi
di PGN...8
3.2 Faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi di
Perusahaan.....9
Bab IV
Kesimpulan..11
Daftar Pustaka........12

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang

Memasuki abad 21, para pelaku bisnis terutama perusahaan-perusahaan

yang telah establish dan memiliki fundamental bisnis yang kuat berlombalomba untuk berusaha melakukan penetrasi pasar maupun memperluas
pasar yang telah mereka kuasai. Tak terkecuali dengan perusahaanperusahaan yang bergerak
di sektor energi (gas bumi)
seperti PT
Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk yang juga dikenal dengan sebutan
PGN. Selaku pemimpin pasar dalam bidang transmisi dan distribusi gas
bumi melalui jaringan pipa di Indonesia, mau tidak mau PGN harus
berbenah diri karena dengan diterbitkannya Undang-Undang Minyak dan
gas bumi nomor 22 tahun 2001, PGN sebagai Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) sudah tidak lagi menjadi Natural Monopoly dalam pengelolaan
gas bumi untuk pelanggan Industri, komersial maupun rumah tangga.
Dengan munculnya perusahaan-perusahaan baru di bidang pengelolaan
gas bumi yang merupakan pesaing PGN, maka sinergi dan kecepatan
informasi serta pengambilan keputusan bisnis harus dilakukan dengan
cepat dan akurat. Konsolidasi internal dalam bentuk penerapan sistem
informasi yang terpadu dan menyeluruh merupakan langkah penting yang
harus dilakukan oleh PGN.
Penerapan sistem informasi yang handal dan teruji di PGN merupakan
suatu keharusan dan bukan merupakan pelengkap saja. Di Era digital
seperti saat ini, mengharuskan PGN untuk selalu up to date dan
mengembangkan sistem informasi yang dapat menjawab tantangan bisnis
saat ini maupun yang akan datang.

1.2

Tujuan Penulisan
Tulisan ini kami buat dengan tujuan utama:
A. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan
maupun kegagalan penerapan sistem informasi di perusahaan.
B. Menjadi bahan evaluasi bagi Perusahaan terutama PGN dalam
menerapkan sistem informasi sehingga dapat menjadi
pembelajaran di masa yang akan datang.

1.3

Manfaat Penulisan
1. Bagi Peneliti/Mahasiswa

a. Sebagai
bahan
informasi/masukan
dalam
upaya
meningkatkan kemampuan dan kreativitas yang berkaitan
dengan sistem informasi.
b. Merupakan sarana pembelajaran bagi mahasiswa untuk
dapat
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi
antara teori yang diberikan dengan kondisi riil yang ada.
2. Bagi Praktisi
a. Dapat dijadikan literatur untuk mengadakan penelitian lebih
lanjut mengenai sistem informasi .
b. Memberikan gambaran, wawasan, dan pengetahuan
mengenai sistem informasi.
3. Bagi PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk
a. Dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi/feed back atas
sistem informasi yang sedang berjalan ini.
b. Membuka kemungkinan adanya inovasi atau penambahan
hal-hal baru dalam optimalisasi penerapan sistem informasi
ini.

BAB II TINJAUAN
PUSTAKA
2.1

Pengertian Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise

Resource Planning/ERP)

Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource

Planning/ERP) menurut Mustacelo dan Slack dalam Mimin (2011) adalah
menunjukkan perkembangan terkini dan paling signifikan dari sistem
perencanaan produksi dan pengawasannya dalam perusahaan
manufaktur, yang melibatkan Perencanaan Pengadaan Bahan (Material
Requirement Planning/MRP).
ERP pertama kali digunakan pada awal 1988 saat Perusahaan
Kimia Dow menggunakan modul ERP dari SAP AG Jerman, namun
perbedaan mencolok dari sistem ERP ditunjukkan dengan dirilisnya SAP
R/3 pada 2004. Pada tahun yang sama, beberapa penyedia/vendor piranti
lunak turut meramaikan persaingan pasar sistem dan konsultansi ERP
seperti Oracle, PeopleSoft, Baan, dan JD Edwards.
Sedangkan menurut Davenport dalam Mimin (2011), ERP adalah
paket software yang mengintegrasikan semua informasi dalam
perusahaan seperti informasi keuangan dan akunting, informasi SDM,
informasi rantai nilai, dan informasi pelanggan.
Laukkanen dalam Mimin (2011) juga berpendapat bahwa ERP
dapat dilihat sebagai sebuah ideologi dari perencanaan dan mengatur
sumberdaya dari sebuah organisasi agar dapat menjadi efektif, produktif,
dan juga menguntungkan, yang kesemuanya termanifestasi dalam bentuk
paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi.
Lebih lanjut Slack dalam Mimin (2011) mengutarakan bahwa ERP
mengintegrasikan seluruh bagian organisasi seperti sistem syaraf pusat
yang dapat merasakan apabila terjadi perubahan bisnis dalam informasi
terkini dan meneruskan informasi tersebut ke bagian lainnya saat itu juga
(real time).
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak
dilibatkan dalam sistem ini.Berbeda dengan Front Office System yang
langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce,
Costumer Relationship Management (CRM), e-Government, dan lain-lain.

Gambar 2.1 Diagram ERP

2.2 Model Komponen ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama
yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting
serta Sumber Daya Manusia:
Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution,
Materials Management, Logistics Execution, Quality Management,
Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and
Control, Project System, Environment Management.
Modul Financial & Akuntansi: General Accounting, Financial
Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury,
Enterprise Controlling.
Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management,
Personnel Time Management, Payroll, Training and Event
Management, Organizational Management, Travel Management.
2.3 Software ERP
Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pasaran:
1. Oracle
2. SAP
3. JDE
4. BAAN
5. MFGPro
6. Protean
7. Compiere
8. Adempiere
9. OneSoft SME Business Solution
2.4 Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya
ERP bagi perusahaan:

1. Integrasi data keuangan: untuk mengintegrasikan data keuangan

sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja
keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi: menstandarkan proses operasi
melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan
produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas
produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi: menstandarkan data dan
informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk
perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit
dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

BAB III
PEMBAHASAN

Pada tahun 2003 PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk (PGN)
melakukan Inititial Public Offfering (IPO) atau penawaran saham perdana
di Bursa Efek Indonesia (d/h Bursa Efek Jakarta dan Surabaya). Sebagai
salah satu BUMN energi yang Go Public, Issue utama yang harus
dibenahi adalah penerapan sistem informasi yang handal dan auditable.
Penerapan asas keterbukaan informasi atau disclosure terkait informasi
yang bersifat material dan penting merupakan kewajiban setiap
perusahaan yang telah listing di bursa efek. PGN menjadikan momentum
tersebut untuk melakukan terobosan dalam penerapan sistem informasi
pada tahun 2003.
PGN mulai membenahi dan menerapkan sistem informasi yang handal
dan terintegrasi dengan investasi pada software ERP (Enterprise
Resource Planning) dari Oracle. Adapun modul finance dan Human
Resource (HR) yang pertama kali diaplikasikan menggantikan sistem atau
software lama yang berplatform Visula Basic (VB) dan Foxpro.
Dalam modul
pendukung ERP yaitu finansial dan akuntansi, PGN
menggunakan modul GL (General ledger/Buku Besar), AR (Account
Receiveable/Piutang), AP (Account Payable/Hutang) dan Cash
Management. Sedangkan untuk modul pendukung yaitu sumber daya
manusia, PGN menggunakan modul HR Core yaitu Payroll (Penggajian)
dan Personnel Administration (Database kepegawaian).
Untuk bisnis inti PGN, yang menekankan pada kehandalan jaringan pipa
transmisi dan distribusi gas bumi yang membentang dari sumatera ke
jawa sepanjang 5.860 km, maka digunakan Enterprise Asset Management
(EAM) yang terintegrasi dengan ERP modul Invetory dan purchasing.
Selain itu dari sisi pengelolaan manajemen risiko, PGN menerapkan
Oracle Enterprise Governance, Risk and Compliance (GRC). Bisnis di
bidang penyaluran dan pengelolaan gas bumi merupakan bisnis yang
memililki risiko tinggi dengan melibatkan modal yang besar maka
dipandang perlu untuk menerapkan aplikasi tersebut.

3.1 Faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem

informasi di PGN adalah:
1. Keterlibatan end user;
Setiap Satuan Kerja (Divisi maupun Unit Kerja di daerah) dilibatkan
dalam proses pembelajaran hingga pengisian aplikasi bisnis berbasis
ERP yang baru diterapkan di PGN. Aplikasi teknologi informasi
sehebat dan secanggih apapun tidak akan berjalan efektif dan efisien
jika end user (pengguna aplikasi) tidak terlibat aktif, karena aplikasi
ERP hanyalah alat/tools sedangkan end userlah yang menjalankan
dan meupdate seluruh data maupun informasi yang tersaji di aplikasi
ERP tersebut. Dalam penerapan aplikasi ERP di PGN, setiap
pengguna atau karyawan yang bertanggung jawab terkait aplikasi
tersebut dilibatkan sejak awal sehingga tidak adanya kendala
misskomunikasi maupun missinformasi ataupun gagap teknologi
terkait aplikasi ERP tersebut.
2. Dukungan Manajemen Eksekutif;
Dukungan Manajemen Puncak PGN memiliki andil besar. Komitmen
yangn ditunjukkan oleh Direksi PGN dalam mendorong penerapan
sistem informasi ini sangat penting dan menjadi motor penggerak
utama dalam sukses tidaknya penerapan sistem informasi yang baru
diadopsi oleh PGN.
3. Kejelasan pernyataan kebutuhan;
Kebutuhan adanya sistem informasi yang handal dan terintegrasi dan
auditable merupakan faktor yang tidak bisa dipungkiri dan diabaikan
begitu saja. Penerapan aplikasi ERP ini merupakan kebutuhan dan
merupakan keharusan untuk menunjanng proses bisnis yang
dijalankan perusahaan. PGN yang saat itu (sebelum tahun 2003)
menerapkan aplikasi bisnis yang customized mengalami kendala pada
saat integrasi antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya sehingga
proses bisnis di internal mengalami hambatan. Hal tersebut
memerlukan solusi dan pembenahan secara menyeluruh sehingga hal
tersebut tidak terulang kembali.

4. Perencanaan yang matang;

Penerapan sistem informasi yang sudah teruji dan teringerasi
membutuhkan perencanaan yang matang. Invetarisasi kebutuhan dan
permasalahan yangn dihadapi oleh PGN harus terperinci dan
komprehensif. Setiap Divisi/Unit Kerja terkait di PGN harus membuat
dan mengajukan rencana kerja dan biaya terkait dengan penggunaan
aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan. Divisi Teknologi dan
Informasi (Divisi TIK) akan menganalisis rencana kerja dan estimasi
biaya serta menyelaraskan kebutuhan tersebut secara korporat sesuai
Road Map yang telah ditetapkan oleh Direksi. Divisi TIK berperan

sebagai koordinator dan penanggung jawab implementasi sistem

informasi yang dibutuhkan oleh PGN dengan melihat dan
mempertimbangkan seluruh aspek dan kegiatan bisnis PGN.
5. Harapan yang realistik;
Penerapan sistem informasi di Perusahaan tidak dapat merubah dan
mengatasi sekaligus kendala terkait proses bisnis yang ada di dalam
perusahaan. Hal ini perlu disadari oleh seluruh internal Perusahaan
baik karyawan maupun Manajemen Puncak PGN. Perlunya waktu
untuk adaptasi maupun sinkronisasi antara aplikasi baru dengan
aplikasi yang sudah berjalan selama ini. Perubahan prosedur maupun
cara kerja juga merupakan hal yang mudah. Maka harapan yang
realistik dalam penerapan sistem informasi baru di PGN perlu
dikedepankan tanpa mengesampingkan target dan sasaran yang telah
dicanangkan sebelumnya.

3.2 Faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi

di Perusahaan adalah:
Beberapa persoalan yang menjadi penyebab gagalnya penerapan sistem
informasi yaitu:
1. Implementasi Sistem Informasi masih dalam taraf yang relatif
sederhana dan hanya in-house development. Masalah implementasi
sistem informasi yang sering muncul adalah orang-orang yang
bertanggung jawab pada Teknologi Informasi seringkali tidak mampu
menerjemahkan bahasa komputer menjadi bahasa bisnis, sedangkan
orang bisnis sendiri tidak mampu memahami kompleksitas TI. Jadi
seharusnya SDM TI harus mampu menerjemahkan bahasa bisnis
kedalam bahasa sistem komputer, begitu pula sebaliknya. Sehingga
bukan TI yang menyetir bisnis, tetapi bisnislah yang menyetir TI.
2. Kebijakan TI yang semestinya menyangkut urusan perusahaan
diserahkan sepenuhnya kepada Menejer TI atau Menejer MIS, vendor
dan konsultan. Banyak perusahaan belum mampu mengukur
keberhasilan investasi TI.Belum memiliki blue print atau guidance
book Investasi TI, sehingga evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi
penggunaan TI sangat sulit dilakukan. Belum memiliki SDM yang
terampil dan ahli dalam mengoperasikan sistem TI yang ada. Sehingga
banyak CEO perusahaan yang masih belum dapat mengoperasikan
TI-nya, urusan ini mereka serahkan kepada MIS, vendor dan
konsultan.
3. Pihak Perusahaan tidak tahu secara pasti Sistem Informasi yang akan
diterapkan tersebut akan membantu proses bisnis apa saja di
9

perusahaan tersebut. Dengan pembelian atau investasi besar yang

dikeluarkan oleh Perusahaan seharusnya dilakukan pemetaan dan
kajian mendalam terkait proses bisnis yang akan menggunakan
Teknologi Informasi tersebut sehingga investasi tersebut berdasarkan
kebutuhan tidak semata-mata mengikuti trend di dunia bisnis.

1
0

BAB IV
KESIMPULAN

Keberhasilan penerapan sistem informasi tidak semestinya diukur hanya

melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan
sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas
teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi ,
memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan
budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan.
Tantangan utama para manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah
mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi
masalah bisnis.
Penerapan sistem informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah
suatu hal gampang, Banyak hal yang harus diperhitungkan seperti
manajemen perusahaan, budaya perusahaan, biaya pengadaan
perangkat keras maupaun lunak, operator, perawatan dan masyarakat bila
dilibatkan sebagai end user.

1
1

DAFTAR PUSTAKA
1. Laudon, Kenneth & Jane. (2012). Sistem Informasi Manajemen,
Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
2. OBrien, James. (2006). Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12.
Jakarta: Salemba Empat.
3. PGN Intranet: http:// portal.pgn.co.id/Pages/home.aspx, diakses
pada 26 Nopember 2013
4. m.businessdictionary.com, diakses pada 29 November 2013.
5. Wikipedia.com, diakses pada 28 November 2013.

1
2