DISEAR PROCESOS
MINISTERIO DE SALUD
1. FINALIDAD
Contribuir a la implementacin de la gestin por procesos en el Ministerio de Salud a travs de la aplicacin de una
metodologa para disear procesos.
2. OBJETIVO
Brindar al servidor pblico de los rganos, rganos desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio de Salud,
un documento de consulta que provee informacin relevante para desarrollar la fase 1: DISEAR PROCESOS EN
EL MINISTERIO DE SALUD, de la metodologa para implementar la gestin por procesos.
3. AMBITO DE APLICACIN
La presente Gua Tcnica es de aplicacin de los rganos, rganos desconcentrados, programas y proyectos del
Ministerio de Salud; as como, de referencia para el diseo e identificacin de los procesos de los Organismos
Pblicos adscritos del MINSA.
4. CONSIDERACIONES GENERALES
4.1. CONCEPTOS BSICOS
a.
Es un modelo para gestionar la organizacin, basndose en los procesos; tiene por finalidad gestionar las
actividades y recursos de una organizacin por medio de la identificacin de sus procesos, medicin, mejora
y control, para que funcionen de manera eficaz y eficiente.
Esto implica ordenar todas las actividades de forma que aporten valor aadido al producto brindado con el
fin de aumentar la satisfaccin del usuario.
Por lo tanto es necesario identificar las actividades de los rganos del MINSA y sus rganos
desconcentrados para vincularlas con los procesos de la organizacin.
b.
Proceso:
Es un conjunto de actividades interrelacionadas que agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s)
en producto(s). Los procesos estn impulsados por la consecucin de un resultado.
Los insumos de entrada para un proceso suelen ser los resultados de otros procesos.
Proveedor
Insumo
Proceso
Producto
Usuario
Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactan para lograr un propsito comn, a
esto se le conoce como SISTEMA.
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c.
Proceso de nivel 1:
Son los procesos que en conjunto forman al proceso de nivel 0 y que explicitan una cadena que genera
valor.
e.
Proceso de nivel 2:
Son los procesos o actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 1 y que explicitan una cadena
que genera valor.
f.
Proceso de nivel 3:
Son las actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 2 y que explicitan una cadena que genera
valor.
g.
Manual de Procesos:
Elementos de un Proceso:
Primer Elemento PROVEEDOR: Organizacin o persona que entrega un insumo. Puede ser interno o
externo a la institucin.
Segundo Elemento INSUMO: Son todos los productos de otros procesos, internos o externos,
necesarios para realizar las actividades de nuestro proceso actual.
Cuarto Elemento PRODUCTO: Es el bien o servicio que resulta de las actividades realizadas en el
proceso dirigido al usuario beneficiado.
Quinto Elemento USUARIO: Organizacin o persona que recibe un producto. Puede ser interno o
externo a la institucin.
i.
El nombre que se le asigna empieza con un verbo un sustantivo derivado de un verbo, que indica la
accin que se realiza. Por ejemplo, Inventario de Medicamentos no es un proceso, Administracin del
Inventario de Medicamentos s.
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No todos los procesos que se llevan a cabo poseen las mismas caractersticas ni tienen la misma
funcin, ni el impacto directo con el usuario (cliente).
La finalidad de un proceso es generar un producto (bien o servicio) para satisfacer las necesidades de
un usuario.
j.
Entrada o
Insumos
Producto
USUARIO
PROVEEDOR
PROVEEDOR
Entrada o
Insumos
k.
Modelado de Procesos:
Es una representacin grfica interna de un proceso, mostrando la secuencia de sus actividades y procesos
internos que se ejecutan. Asimismo favorece el anlisis y la comunicacin orientada hacia la mejora de los
procesos existentes, con el propsito de optimizarlos.
En un modelado de un proceso, las actividades que se realizan se unen con flechas las cuales nos muestran
el flujo y orden de ejecucin de las actividades, estas flechas nos indican las interacciones con las cuales
identificamos quin entrega (proveedor) y quin recibe (usuario), se requiere colocar mensajes o leyendas
para identificar los insumos (entradas) y productos (salidas) de cada proceso.
Para la aplicacin de la presente fase, el modelado de procesos se aplicar sobre los procesos de nivel 2
3, niveles finales, donde podamos representar el proceso a nivel de actividades. Este modelado ser
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5. CONSIDERACIONES ESPECFICAS
5.1. ACTIVIDADES PARA EL DISEO DE PROCESOS
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del MINSA y de los Organismos Pblicos adscritos, respecto de los procesos del mapa, conforme a o acordado en
Actas de reunin respectivas (ver Anexo 03).
Todos los servidores pblicos deben estar involucrados en la identificacin y descripcin de los procesos. Esto
permitir lograr mejores resultados.
La elaboracin del mapa de procesos viene acompaado de las definiciones de los procesos de nivel 0, los cuales
se deben describir en una Ficha Tcnica de Procesos de nivel 0 (ver Anexo 04), con el objetivo de facilitar la
comprensin del mapa de procesos del Ministerio de Salud. Cada Ficha Tcnica de Proceso de nivel 0, contendr el
objetivo del proceso, su clasificacin (gobernante, misional o de soporte), los requisitos y el responsable del proceso,
lista de los proveedores, insumos, procesos de nivel 1 internos (propuesta inicial), productos y usuarios; as como
tambin, los controles, recursos, documentos y formatos, registros, e indicadores que caracterizan a cada proceso.
Finalmente la aprobacin del Mapa de procesos y sus fichas tcnicas de los procesos de nivel 0, se aprueban a
travs de una Resolucin ministerial.
Una vez conformado el equipo, la Oficina de Organizacin de la Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto o
la que haga sus veces, realiza la capacitacin bsica en aquellos aspectos tcnicos necesarios para el
desenvolvimiento de sus actividades en el marco de la metodologa, dirigida a los actores involucrados en la
implementacin de la GPP.
Por cada reunin del equipo de trabajo, se elaborarn actas (ver anexo N03) en donde se har constar: asistentes,
da, horas de inicio y finalizacin, temas tratados y acuerdos alcanzados.
Cada representante del proceso de nivel 0 y su respectivo responsable, se encargarn de la implementacin de la
metodologa de la GPP del proceso, y para ello, podran conformar un equipo interno del proceso o contratar un
experto externo para realizar la implementacin de la metodologa, dependiendo su condicin.
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El Mapa de Procesos del Ministerio de Salud y la Ficha Tcnica del proceso de nivel 0 correspondiente.
Marco institucional (estratgico y normativo) que regula la realizacin de ciertas actividades que estn
vinculadas en el proceso de nivel 0.
Dentro de las herramientas que pueden ser tiles para definir y documentar el proceso, estn:
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Revisin Documental
Se debe recopilar y analizar toda la informacin relacionada con el desarrollo del proceso en el
Ministerio de Salud; en funcin a lo dispuesto en la normatividad, el Reglamento de Organizacin y
Funciones o algn otro instrumento de gestin especfico del MINSA relacionada al proceso.
Entrevistas al Personal
Se realizarn encuestas o entrevistas con la ayuda de un listado de preguntas (ver anexo N06) que
contenga las preguntas necesarias que permitan obtener informacin del proceso.
La entrevista ser de modalidad dirigida, lo cual garantiza que no se omitan informaciones
importantes, adems, permitir aprovechar al mximo el escaso tiempo del que se dispone en la
mayora de entrevistas.
Este tipo de entrevistas permitir una primera sistematizacin de la informacin recabada al delimitar
los aspectos o temas que sern tratados. Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Facilitar seales o signos que informan al entrevistador de cmo se est llevando a cabo la
entrevista. Por ejemplo: tomar notas, las pausas, movimientos de cabeza, etc.
Cabe precisar que, existe la probabilidad de encontrar sesgos que invaliden la entrevista realizada ya
que el entrevistado puede brindar informacin distorsionada, teniendo el entrevistador la necesidad de
subsanarla abordando el tema desde otras perspectivas: obtener nueva informacin utilizando pistas y
preguntas complementarias, o mediante procesos de triangulacin y contrastacin que permitan
comparar las respuestas con las de otros entrevistados.
Observacin Directa
Para conocer con ms detalle un proceso de nivel 0, se pueden realizar visitas complementarias a fin
de hacer seguimiento del proceso en estudio desde su inicio hasta su finalizacin, analizando su
desarrollo.
La Observacin Directa se traduce entonces en un registro visual de lo que ocurre, es decir, en la
evidencia emprica de la informacin recogida.
Cuando decide emplearse la Observacin Directa como instrumento para recopilar datos hay que
tomar en cuenta algunas consideraciones de rigor:
En primer lugar, se debe planificar qu actividad del proceso se observar y el tiempo en que
se realizar, a fin de que la informacin obtenida sea vlida y confiable.
Tambin se requiere habilidad para establecer las condiciones de manera tal que los hechos
observables se realicen en la forma ms natural posible y sin influencia del investigador u
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Respuesta
Quin?
Qu?
Cmo?
Dnde?
Por qu?
La identificacin inicial de los procesos de nivel 1 contenidos en el proceso de nivel 0, permitir identificar a los
procesos de nivel 2 por cada uno de los procesos de nivel 1; esta lista de procesos desde el nivel 0 hasta el
nivel 2 3 (dependiendo la complejidad) debe documentarse en el Lista de Procesos (ver Anexo N07); sin
embargo, se recomienda, que luego de identificar los procesos de un nivel, se realice la caracterizacin de estos
procesos a travs de las Fichas Tcnicas de Procesos de nivel 1, 2 3 (ver Anexo N08), para luego poder
identificar los procesos del siguiente nivel. Esto permitir tener un panorama ms claro de lo que involucra cada
proceso, y facilitar la identificacin de sus procesos internos o actividades para el caso de los procesos 2 3.
Para los procesos de nivel 0 y 1, que no son muy especficos e internamente estn compuestos por procesos,
se realiza el mapeo del proceso (ver Anexo N09 y 10) donde se visualice la interaccin de sus procesos
internos con otros procesos, as como con los proveedores y usuarios del presente proceso.
Sin un modelado de procesos, es sumamente difcil analizar la situacin actual del proceso y an ms difcil
detectar las actividades en las que se pueden proponer mejoras o cambios.
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Es importante aprovechar diversas habilidades y funciones laborales para lograr un grupo con ideas y
puntos de opinin variados que enriquezcan el trabajo a ejecutar.
Tener claro el Objetivo del modelado
El objetivo de modelar el proceso, es mostrar grficamente por medio de smbolos, cules son las
actividades que se llevan a cabo en los rganos del MINSA y sus rganos desconcentrados, de tal
manera, que todo aquel que lo lea, sea capaz de comprender el alcance y/o llevar a cabo el proceso.
Un modelado de proceso no debe tener como principal objetivo ser un documento estticamente
agradable, debe ms bien, dar preferencia al orden y la secuencia lgica de qu se tiene que realizar
para cumplir el objetivo del proceso.
Definir el nivel de detalles del modelado
Para el modelado de Procesos se debe comenzar con un diagramado simple para analizar los procesos y
comunicarlos al equipo; adems, es una representacin grafica donde se detallan paso a paso las
actividades que lo construyen
El diagramado simple debe:
-
En el caso se requiera que alguna actividad sea descrita con mayor detalle, se podr colocarlo
considerando no hacer complejo el diagrama.
Establecer los lmites del Proceso a describir
Es decir, cul es el inicio y cul es el resultado final. El diagrama facilita la interpretacin de las actividades
en su conjunto, debido a que se permite una percepcin visual del flujo y la secuencia de las mismas,
incluyendo las entradas y productos necesarios para el proceso y sus lmites.
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Cartula
Control de Cambios
ndice
Objetivo del Manual de Proceso
Alcance
Trminos y Definiciones
Consideraciones
Base Legal
Mapa de Procesos
Ficha Tcnica del Proceso de nivel 0
Listado de Procesos del Proceso de nivel 0
Mapeo del Proceso de nivel 0
Procesos de nivel 1:
Ficha Tcnica del Proceso de nivel 1
Mapeo del Proceso de nivel 1
Procesos de nivel 2:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 2
- Modelado del Proceso de nivel 2
- Procesos de nivel 3:
Ficha Tcnica del Proceso de nivel 3
Modelado del Proceso de nivel 3
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que se generan y los registros. Toda Ficha Tcnica de Procedimiento documentada, debe responder a las
siguientes interrogantes:
-
Qu trabajo se hace?. Se cuestiona el tipo de tareas que se realizan y los resultados que se obtienen
de stas.
Quin lo hace?. Son las unidades orgnicas que intervienen en el procedimiento y el factor humano,
ya sea, individual o grupal, para la realizacin del trabajo.
Cmo se hace?. Se refiere a la secuencia de tareas o pasos que se realizan para cumplir con un
trabajo o servicio determinado.
Cundo se hace?. Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como, los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o terminar una tarea.
El responsable del Proceso que enmarca al propsito del procedimiento, designar a un responsable en
documentar y realizar su diagrama de flujo del procedimiento (ver Anexo N14 y 15), para lo cul, se buscar
informacin con las personas que realizan las acciones, pues se requiere describir con un buen nivel de detalle
de los pasos que se realizan.
Luego de la documentacin de la Ficha Tcnica de Procedimiento, el responsable del Proceso que enmarca a
dicho procedimiento, es tambin el responsable por difundir la Ficha Tcnica de Procedimiento a los interesados
con la finalidad de que puedan dar aportes significativos.
La elaboracin y actualizacin de la Ficha Tcnica de Procedimiento se realiza en concordancia con los
procesos contenidos en su respectivo manual de procesos.Todo procedimiento est enmarcado en un proceso,
por lo tanto, la Ficha Tcnica de Procedimiento luego de ser aprobada, se incorpora en el Manual de Proceso al
que pertenece dicho procedimiento.
11
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MAPEO DE PROCESOS
12
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FICHA DE PROCESOS
Cdigo:
Versin:
Pgina:
V.1
Fecha:
DE
26/03/2013
OBJETIVO:
22056
REQUISITOS LEGALES Y Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ( D.Leg. N 1017 y sus
modificatorias)
REGLAMENTARIOS:
Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
(DS No. 184 2008-EF y sus modificatorias.)
ALCANCE:
Inicial: Recepcin de solicitud de requerimientos de bienes y
servicios (Cuadro de Necesidades).
Final: Entrega del cronograma de los proceso de seleccin.
RESPONSABLE:
ENTRADA
SUBPROCESOS / ACTIVIDADES
Cuadro de
1. Formulacin de Anteproyecto Presupuestal
UNIDADES ORGNICAS
Necesidades
MACROPROCESO DE Presupuesto Asignado
2. Programacin Anual de Contrataciones
GESTIN PRESUPUESTAL segn PIA
Solicitud de Bs y Ss
mediante PC/PS, que
3. Modificacin del PAC
no estn contenidos
UNIDADES ORGNICAS en el CN
Solicitud de Bs y Ss
4. Programacin de Adquisiciones
mediante PC/PS,
segn el CN
SALIDA
USUARIO
Anteproyecto Presupuestal
PAC
MACROPROCESO DE
GESTIN PRESUPUESTAL
SUBPROCESO DE
MODIFICACIN DE PAC
SUBPROCESO DE
PROGRAMACIN DE
ADQUISICIONES
PAC Modificado
Cronograma de los
Procesos de Seleccin con
Especificaciones
PROCESO DE
ADQUISICIONES
Equipos y Herramientas:
DOCUMENTOS APLICADOS
* Gua de usuario del Sistema SIGA.
Resolucin Ministerial de la Aprobacin del PAC 2013.
* Memorandms de Inclusin y Exclusin al PAC.
* Presupuesto asignado, segn PIA.
REGISTROS A CONTROLAR
Elaborado por:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
INDICADORES DE DESEMPEO
Nombre:
Cargo:
Fecha:
VB, Sello y Fecha
Nombre:
Cargo:
Fecha:
VB, Sello y Fecha
13
MINISTERIO DE SALUD
6. BIBLIOGRAFA
Documentos Internacionales
-
Prez Fernndez de Velasco J.A. (2012). Gestin por Procesos. Quinta edicin. ESIC
EDITORIAL. Madrid.
Fundacin Iberoamericana para la Gestin de la Calidad (FUNDIBEQ). Modelo Iberoamericano
de Excelencia en la Gestin para Administraciones Pblicas. 2012. Madrid.
Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO). ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la
Calidad Fundamentos y Vocabulario. 2005. Ginebra.
Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO). ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la
Calidad Requisitos. 2008. Ginebra.
Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO). ISO/TC 176/SC Orientacin sobre el
Concepto y Uso del Enfoque basado en Procesos para los Sistemas de Gestin. 2004.
Object Management Group (OMG) - Business Process Model and Notation (BPMN), website:
http://www.bpmn.org
Normas Nacionales
-
14
7. ANEXOS
ANEXO N 01 - MATRIZ DE ACTORES VS PRODUCTOS
Usuario
Categora A
Usuario 1
Usuario 2
Categora B
Usuario 1
Usuario 2
Categora C
Usuario 1
Usuario 2
Producto B
Categora N
.
Producto A
Producto B
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Hora Inicio
Hora Fin
Lugar
Convocado por
Objetivos
Asistentes
Nombre
Dependencia
Firma
Ausentes
Material Distribuido
1.- DESARROLLO
2.- ACUERDOS
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
FECHA
PRXIMA REUNIN
FECHA
HORA
LUGAR
OBSERVACIONES
2) Objetivo
3) Alcance
4) Responsable
6) Clasificacin
8) Insumos
Producto de otro
proceso que, al
ingresar a un proceso,
se convierte en
insumo; los insumos
pueden ser internos o
externos
9) Procesos nivel 1
Conjunto de actividades interrelacionadas que
agregan valor en cada etapa, trasformando
insumo(s) en producto(s). Los procesos estn
impulsados por la consecucin de un
resultado.
10) Productos
Con respecto a una cadena de valor en la
produccin de un bien o servicio, el producto
es el conjunto articulado (entregable) de salida
de un proceso, que puede convertirse en
insumo para otro
16) Indicadores
Cargo
Unidad
Orgnica
Proceso
Firma
1
2.
3.
4.
5.
6.
FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO*
Disear los procesos
Recopilar informacin de los procesos identificados
Documentar y modelar los procesos en los formatos establecidos
Elaborar y presentar el informe del trabajo realizado para aprobacin por el responsable del
proceso.
Firma del Responsable del Equipo:
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20
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COD
PROCESO
NIVEL 0
COD
PROCESO DE
NIVEL 1
COD
1.1.1
1.1
PROCESO DE
NIVEL 2
COD
PROCESO DE
NIVEL 3
1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1.3
1.1.1.4
1.1.2
1.2.1
1.2.
1.2.2
1
1.2.1.1
1.2.1.2
1.2.2.1
1.2.2.2
1.3.1
1.3.
1.3.2
1.3.3
1.4.1
1.4
1.4.2
1.4.2.1
1.4.2.2
1.4.2.3
21
MINISTERIO DE SALUD
4) Responsable
2) Objetivo
5) Requisitos
3) Alcance
DESCRIPCIN DEL PROCESO
7) Proveedores
8) Insumos
9) Procesos/actividades
11) Usuario o
Destinatario de los
bienes y servicios
10) Productos
13) Recursos
15) Registros
ELABORADO POR:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
VB, Sello y Fecha
16) Indicadores
REVISADO POR:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
VB, Sello y Fecha
APROBADO POR:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
VB, Sello y Fecha
22
Versin:
Elaborado por:
Nivel:
Fecha de Elaboracin:
Revisado por:
Aprobado por:
SMBOLO
DESCRIPCIN
Representa a un proceso de nivel 0, el cual es un conjunto de
procesos que se relacionan entre s para cumplir con el objetivo del
proceso de nivel 0
Representa a un proceso de nivel 1, el cual es un conjunto de
procesos de nivel 2 que se relacionan entre si para cumplir con el
objetivo del proceso.
Representa los proveedores o usuarios finales del proceso
diagramado.
Representa la direccin del insumo o productos entre proveedores,
procesos y usuarios.
Representa las partes interesadas que interactan con cada uno de
los procesos.
Entrada o Insumos
Salida o producto
Versin:
Elaborado por:
Nivel:
Fecha de Elaboracin:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre
Evento de Inicio
Evento Intermedio
Evento de Fin
SMBOLO
(nombre)
CARACTERSTICA
Indica el evento que da inicio al proceso.
Indica un evento intermedio, acontecimiento para que
pueda seguir el flujo del proceso.
Indica el evento que finaliza el proceso.
Actividad
Proceso
Flujo de secuencia
Flujo de Mensaje
Flujo de Asociacin
Decisin
Compuerta exclusiva
Decisin
Compuerta Paralela
Decisin
Compuerta Inclusiva
Decisin
Compuerta Basada
en Eventos
Objeto de datos
MINISTERIO DE SALUD
Nombre
SMBOLO
(nombre)
CARACTERSTICA
Pool
Lane
Fase
Grupo
Anotacin
Base de Datos
27
MINISTERIO DE SALUD
Cartula
Control de Cambios
ndice
Objetivo del Manual de Proceso
Alcance
Trminos y definiciones
Consideraciones
Base Legal
Mapa de procesos
Ficha Tcnica del Proceso de nivel 0
Listado de Procesos del Proceso de nivel 0
Mapeo del Proceso de nivel 0
Procesos de nivel 1:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 1
- Ficha Tcnica del Productos
- Mapeo del Proceso de nivel 1
- Ficha Tcnica de Indicadores
- Procesos de nivel 2:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 2
- Ficha Tcnica del Productos
- Modelado del Proceso de nivel 2
- Ficha Tcnica de Indicadores
- Ficha Tcnica de Procedimientos
- Procesos de nivel 3:
- Ficha Tcnica del Proceso de nivel 3
- Ficha Tcnica del Productos
- Modelado del Proceso de nivel 3
- Ficha Tcnica de Indicadores
- Ficha Tcnica de Procedimientos
28
MINISTERIO DE SALUD
Versin : 1.0
CDIGO
Cdigo que
identifique al
procedimiento
PROPSITO
ALCANCE
BASE LEGAL
SIGLAS Y DEFINICIONES
Describir e indicar la procedencia de los recursos (documentos, personas, materiales, etc.) necesarios para dar
inicio al procedimiento
2.
TAREAS DEL PROCEDIMIENTO
N
TAREAS
UNIDAD ORGNICA
RESPONSABLE
Colocar el cargo
que realiza la
tarea
REGISTROS
ANEXOS
1.
2.
29
MINISTERIO DE SALUD
Operacin, accin o
tarea
Conector en la misma
pgina (nmero)
Formulario o
documento
Alternativa / Decisin
Proceso
Archivo temporal
Traslado
Archivo definitivo
a.
Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo diagrama de flujo, permite determinar los lmites del
procedimiento.
b.
Operacin, Accin o Tarea: Se utiliza para representar cada uno de los pasos que forman parte del procedimiento.
c.
Alternativa / Decisin: Representa una alternativa o condicional que indica una decisin y que genera dos cursos de
accin. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo:
Si
No
Procede?
d.
30
MINISTERIO DE SALUD
e.
f.
Conector misma pgina: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma pgina, para evitar el exceso de lneas
que se entrecrucen. Siempre deber colocarse un nmero que deber ser el mismo en la accin previa como en la
posterior. Ejemplo:
1
g.
Conector con otra pgina: Se utiliza para continuar el flujograma en otra pgina. Siempre se debe colocar una letra
h.
i.
Proceso: Se utiliza para representar un proceso de nivel 0, 1, 2 3 ya definido, que se interrelaciona con el
procedimiento.
j.
Traslado: Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, el traslado de informacin o el movimiento
fsico de un documento.
Para las uniones se podrn utilizar uniones que formen ngulo recto.
En lo posible se deben evitar cruces de lneas. Caso contrario se utilizar un puente de media circunferencia. El sentido de la
concavidad debe coincidir con la orientacin de la lnea que s est cortando.
Se debe tener en cuenta que las lneas de los smbolos sean de trazo ms grueso que el de las columnas, no es recomendable el
empleo de sombreados en los smbolos
31
OFICINAS/
DIRECCIONES
GENERALES
INICIO
Remite documentos
o expedientes
-Doc o
Expediente
FIN
OFICINAS / DIRECCIONES
TECNICO RESPONSABLE DE
TRAMITE DOCUMENTARIO
Recibe y verifica
corresponde
atender
SECRETARIA
Firma cargo,
registra en STD y
entrega al Director
Registra pase y
clave en STD
Si
NO
Devuelve
expediente
es doc.
circular?
No
requiere
respuesta?
Si
Obtine copias o
difunde y archiva
FIN
Elabora proyecto de
Oficio o Memo segn
indicaciones del Director
Prepara cargo y
entrega documento
2
Registra doc y entrega al
Director
Revisa y da conformidad a
proyecto
Asigna expediente a
personal secretarial,
Recibe documentacin e
informacin por correo
electrnico
Recibe documentacin e
informacin por correo
electrnico
Autoriza emisin y
numeracin de doc.
ESPECIALISTAS/
ASESORES
No
Si
DIRECTOR
Numera informe o
memorndum y registra
Prepara expediente, obtiene
copia y enumera las hojas
Presenta doc. al Director
Distribuye y devuelve
cargo con sello de
recepcin
FIN
Fecha : Marzo-2006