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PROCESOS

903-HM120-P09-GUD-074
Rev.

GUA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS

FECHA

NOV. 09

OBJETO

Emisin Original

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ELABOR
Iniciales

REVIS
Iniciales

APROB
Iniciales/Cargo

FA

MJP/GP
ABA/GP

MS/VPO
SN/VPO

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ndice
Pgina
1.
2.
3.
4.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.3.1.
5.3.2.
5.3.3.
5.4.
6.
6.1.
6.2.
6.2.1.
6.2.2.
6.3.

PROPSITO .......................................................................................................... 3
PROCEDIMIENTOS DE INELECTRA .................................................................... 3
LECCIONES APRENDIDAS ................................................................................... 4
DEFINICIONES ...................................................................................................... 4
PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE PROYECTO ............................................ 5
Control de Produccin (CDP) ................................................................................. 5
Seguimiento de Productos y Actividades ................................................................ 6
Documentos de Gestin de la Calidad ................................................................... 8
Nivel de Aprobacin de Productos (NAP) ............................................................... 8
ROSTER ................................................................................................................. 8
Plan de Gestin de la Calidad (PGC) en el Proyecto ............................................ 9
Estructura de las Carpetas Electrnicas ................................................................. 9
PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE PROYECTO ................................................ 14
Lecciones Aprendidas .......................................................................................... 14
Elaboracin de Reportes de Cierre de Proyecto................................................... 15
Reporte para la Gerencia del Proyecto ................................................................. 15
Reporte para el Departamento de Procesos ........................................................ 15
Archivos inactivo del Proyecto de la disciplina Procesos...................................... 16
ANEXO 1FICHA TCNICA DE PROYECTOS ................................................... 18

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1.

PROPSITO
Presentar los lineamientos a seguir por la Unidad de Procesos desde el punto
de vista de Control de Proyecto y Gestin de la Calidad al momento de la
apertura y cierre de un Proyecto.
Establecer la estructura general para organizar la informacin inicial y la
desarrollada durante el Proyecto a nivel de archivos electrnicos.
Promover el uso de los cdigos normalizados disponibles para la disciplina
Procesos para lograr un mejor seguimiento de los productos realizados.

2.

PROCEDIMIENTOS DE INELECTRA
Procedimientos relacionados con este INEDON:
Ingeniera (HM010)
903-HM010-A90-TEC-003
903-P3000-A20-ADM-917

Equivalencia de Trminos entre Centros de

Ejecucin
Procedimiento para la Identificacin, Registro
y Aplicacin de Lecciones Aprendidas

Gestin de la Calidad (HM060)

903-HM060-G09-ADM-901
903-HM060-G09-ADM-902
903-P9010-G09-ADM-905

Elaboracin y Actualizacin de INEDONES

Control de los Registros
Niveles de Aprobacin de Productos (NAP) y
Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster)
Planificacin y Control (HM090)

903-P6020-B09-ADM-001

Numeracin de
Requisiciones

Planos,

Documentos

Los Procedimientos y las Instrucciones de Trabajo pueden estar

relacionados de manera directa: el INEDON es citado en este
documento, o indirecta: el INEDON contiene informacin adicional
para el usuario pero no es citado en este documento.

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3.

LECCIONES APRENDIDAS
Las Lecciones Aprendidas estn disponibles a travs de la pgina de intranet
de Ingeniera. El sistema de Lecciones Aprendidas puede contener informacin
adicional para el tema de este INEDON.
El INEDON Procedimiento para la Identificacin, Registro y
Aplicacin de Lecciones Aprendidas, N 903-P3000-A20-ADM-917,
indica lo siguiente: Cuando no se encuentre evidencia del uso del
Sistema de Lecciones Aprendidas, se levantar una No
Conformidad durante una revisin tcnica.

4.

DEFINICIONES
Archivo Inactivo
Conjunto de productos, ya sean planos y/o documentos de cualquier tipo que
son transferidos desde el Archivo Activo para su conservacin, guarda y
custodia durante el tiempo de retencin establecido.
Cdigo de inelectra Normalizado (CIN)
Numero de Tarea asignado a las actividades del Proyecto. (Vase el INEDON
N 903-P6020-B09-ADM-001)
Control de Produccin (CDP)
Es el Sistema de Control de Produccin de Ingeniera, el cual registra la
informacin relacionada con los productos controlados a ser generados por un
proyecto y que permite medir el progreso fsico de cada uno de estos productos
y de las actividades de Ingeniera.
Grupos de Trabajo del Proyecto (ROSTER)
Formato donde se registra el personal que est asignado a un Proyecto y que
tiene responsabilidad en la elaboracin, verificacin, revisin y aprobacin de
los productos. Adicionalmente se indican las iniciales de las personas del
Grupo de Trabajo, su firma, el nivel de responsabilidad y el periodo en el cual la
persona permanece en el Proyecto. (Vase INEDON Niveles de Aprobacin

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de Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster) N
P9010-G09-ADM-905.)

903-

Niveles de Aprobacin de Productos (NAP).

Formato donde se determina el nivel mnimo de responsabilidad requerido para
la elaboracin, verificacin, revisin y aprobacin de cada tipo de producto, el
cual puede estar asociado tanto al Grupo de Trabajo de la Unidad Organizativa
como al Grupo de Trabajo del Proyecto. (Vase INEDON Niveles de
Aprobacin de Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster) N
903-P9010-G09-ADM-905.)
Plan de Gestin de la Calidad (PGC)
Documento que enuncia los lineamientos para el control, mejora y
aseguramiento de la calidad en todas las fases de un Proyecto, y hace
referencia a los procedimientos de trabajo y las medidas necesarias para la
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad del Proyecto. (Vase el
INEDON Directrices para la Elaboracin de Planes de Gestin de la Calidad
N 903-P9010-G09-ADM-907.

5.

PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE PROYECTO

A continuacin se indican los pasos a seguir por el lder de Procesos al inicio
de un Proyecto.

5.1. Control de Produccin (CDP)

Al comenzar un nuevo Proyecto es necesario que el lder de Procesos conozca
de manera clara el alcance de los productos y actividades que se deben
desarrollar, considerando la interrelacin con otras disciplinas. La oferta es el
documento usado como punto de partida, donde se encuentra el CDP que fue
preparado como soporte, pero que debe validarse al inicio del proyecto a
efectos de asegurar que contemple todo lo previsto en el alcance de la oferta
aprobada por el Cliente y que tiene coherencia desde el punto de vista
secuencial y de ejecucin del trabajo.
Adicionalmente a esto, deben considerarse las aclaratorias que se hayan
realizado ante el Cliente, posteriores al cierre de la Oferta y previas al
otorgamiento del Contrato, pues podran considerar o excluir elementos que se

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deban tomar en cuenta en la actualizacin del CDP, el cual es la base de la
planificacin del trabajo.
Es necesaria la aprobacin del Cliente para incorporar, eliminar o modificar
algn producto ofertado.
Una vez bien definido el CDP, se procede a acordar con la contraparte de
Planificacin y Control (o con la Gerencia) la fecha en la cual va a ser emitido
cada producto, con sus respectivas horas-hombre asociadas. Es necesario
consultar en la oferta, si algn producto est asociado con un tiempo de
ejecucin. De igual manera las actividades propuestas en el CDP, deben
planificarse para ejecutarlas de forma secuencial dentro del margen de tiempo
adecuado. Toda esta informacin que suministra la Disciplina se canaliza,
actualiza y mantiene por el grupo de Control de Proyectos. (Vase INEDON
Planificacin de Actividades N 903-P6020-B09-ADM-901 e INEDON
Programacin y Control de Avance N 903-P6020-B09-ADM-902 .

5.2. Seguimiento de Productos y Actividades

Para el seguimiento de documentos, planos y actividades que generan datos
estadsticos, sobre la base de tipo de Proyecto, horas-hombres consumidas,
alcance, premisas, se deben codificar los productos y actividades, segn lo
indicado en el INEDON Numeracin de Planos, Documentos y Requisiciones
N 903-P6020-B09-ADM-001.
Estos cdigos estn incluidos en el CDP, y son utilizados adicionalmente para
cargar las horas-hombres de Procesos al Proyecto.
A continuacin se presenta el Cuadro 1 con los cdigos disponibles para
Procesos: CLAVE 2 O CIN Cdigos de inelectra Normalizados (contenida
en el Anexo N 1 del INEDON Numeracin de Planos, Documentos y
Requisiciones N 903-P6020-B09-ADM-001.

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Cuadro 1. Cdigos de inelectra Normalizados
TAREA

DESCRIPCIN

P00
P01
P02
P03
P06
P09
P10
P11
P12
P13
P19
P20
P21
P22
P23
P29
P30
P31
P32
P33
P39
P40
P41
P42
P43
P49
P50
P51
P52
P53
P59

COORDINACIN DE PROCESOS
DOCUMENTOS DE PROCESOS
ING. PLANOS DE PROCESOS
PLANOS DE PROCESOS
LEVANTAMIENTO EN SITIO PROCESOS
PROCESOS-GENERAL
COORDINACIN REVISIN INGENIERA BSICA
DOCUMENTOS REVISIN INGENIERA BSICA
ING. PLANOS REVISIN INGENIERA BSICA
PLANOS REVISIN INGENIERA BSICA
REVISIN INGENIERA BSICA
COORDINACIN DIAGRAMAS DE FLUJO
DOCUMENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO
ING. PLANOS DIAGRAMAS DE FLUJO
DIBUJO DIAGRAMAS DE FLUJO
DIAGRAMAS DE FLUJO
COORDINACIN DE P&ID
DOCUMENTOS DE P&ID
ING. PLANOS P&ID
DIBUJO P&ID
P&ID
COORDINACIN DISEO DE PROCESOS
DOCUMENTOS DISEO DE PROCESOS
ING. PLANOS DISEO DE PROCESOS
PLANOS DISEO DE PROCESOS
DISEO DE PROCESOS
COORDINACIN MANUALES DE OPERACIN
DOCUMENTOS MANUALES DE OPERACIN
ING. PLANOS MANUALES DE OPERACIN
PLANOS MANUALES DE OPERACIN
MANUALES DE OPERACIN

Poner en prctica el uso de esta lista de tareas durante la elaboracin

de ofertas, consolidacin del CDP y en el cargo de horas-hombres
representa un beneficio para el control de las actividades realizadas por
el personal del departamento de Procesos, a la vez que permite
generar los ndices necesarios para estimar las cargas de trabajo en
las propuestas, de una manera adecuada.
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5.3.

Documentos de Gestin de la Calidad

5.3.1. Nivel de Aprobacin de Productos (NAP)

Una vez conocidos los productos a ser desarrollados por la disciplina
Procesos, se procede a elaborar el NAP (Nivel de Aprobacin de Productos)
vase INEDON Niveles de Aprobacin de Productos (NAP) y Grupos de
Trabajo del Proyecto (Roster) N 903-P9010-G09-ADM-905.
En el formato del NAP se identifican los tipos de productos a ser emitidos, sin
necesidad de ir al detalle de cada uno. De igual forma se asigna a cada
producto los niveles de responsabilidad que requiere en su elaboracin,
revisin y aprobacin.
Es tambin reflejado en el formato del NAP el requerimiento/no requerimiento,
de aplicar la lista de verificacin a los productos, adems de plasmar la
necesidad de que algn producto sea revisado por parte de un grupo en
particular dentro de la organizacin.
El NAP se elabora comenzando en Rev.0 y podr ser revisado segn aplique
en el desarrollo del Proyecto (Rev.1, 2)
5.3.2. ROSTER
Una vez asignado el personal inicial de Procesos al Proyecto, se procede a
llenar el formato Roster segn indica el INEDON Niveles de Aprobacin de
Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster) N 903-P9010G09-ADM-905.
El Roster contiene la identificacin de cada miembro del grupo, mostrando
sus iniciales y firma de la forma en que aparecern en los documentos y/o
planos, el nivel de responsabilidad y el periodo en el cual la persona
permanece en el Proyecto (Fecha de incorporacin y desincorporacin).
Este documento no se emite. Se actualiza en copia dura a medida que el
personal de la disciplina de Procesos es incorporado y desincorporado del
Proyecto.

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5.3.3. Plan de Gestin de la Calidad (PGC) en el Proyecto
El Coordinador, Especialista o Gerente de Gestin de la Calidad en el
Proyecto elabora en una etapa temprana del Proyecto el Plan de Gestin de
la Calidad. Es importante que el lder de Procesos colabore de forma activa
ya que en este documento quedan establecidos, entre otros, los siguientes
aspectos:
Procedimientos que aplican segn el alcance de los trabajos para hacer
referencia en el PGC.
Idioma en el cual van a ser emitidos los productos.
Revisin y descripcin de emisiones para documentos y planos.
Formato estandarizado para documentos y planos.
Numeracin de los documentos y planos (inelectra y Cliente, segn
aplique)
Control de comunicaciones con el Cliente y/o socios.
Control de Documentos y Datos.
Tiempo definido para que los productos sean comentados por el Cliente.
Manejo de las Copias Maestras (copia dura o electrnica).
Reuniones de coordinacin y seguimiento.
Reportes del Proyecto.
Auditorias de la calidad.
Requerimientos especficos del Cliente.
5.4.

Estructura de las Carpetas Electrnicas

La disciplina Procesos establece los lineamientos generales para la
estructura de las carpetas electrnicas, que pueden ser ajustadas a cada
Proyecto manteniendo en lo posible el esquema propuesto en este
documento.
La carpeta electrnica de la disciplina Procesos debe estar incluida en el
directorio del Proyecto, la cual es creada por el administrador de servicios
informticos.
Dependiendo del tipo de Proyecto, algunas de las sub-carpetas presentadas
pueden no aplicar, por lo cual, stas no se deben crear en la estructura del
Proyecto, sin embargo, la numeracin asignada a cada carpeta electrnica
debe ser mantenida (Figura 1)

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Los documentos o actividades que se encuentren superados deben ser
conservados en forma electrnica en las mismas carpetas a las cuales
pertenecen segn su clasificacin, en un sub-directorio con la identificacin
SUPERADO.
Cuando existan lineamientos escritos provenientes del Cliente, Plan
de Gestin de la Calidad o Documentacin, en relacin a la
estructura y manera de organizar la informacin de Procesos, stas
prevalecern a lo propuesto en este INEDON.
A continuacin, se presentan las carpetas electrnicas de Procesos para
Proyectos:
P01 BDiseo
Bases de Diseo: esta carpeta contendr las Bases y Criterios de Diseo
vigentes del Proyecto, bien sean emitidas por inelectra, recibidas del Cliente
o socio. Se puede colocar algn otro documento que complemente a las
Bases de Diseo y que sea oficial del Proyecto.
P02 DProceso
Descripcin del Proceso: esta carpeta contendr la Descripcin del Proceso
con todas sus actualizaciones.
P03 BM&E, PFD
Balance de Masa y Energa, PFD: carpeta contentiva de los balances de
masa, energa y diagramas de flujo de procesos DFP (PFD) emitidos por la
disciplina Procesos.
P04 Simulacin
Simulacin: en este directorio se debe mantener la simulacin general del
proceso. En caso de manejar varios escenarios, es necesario distinguir en
forma clara el caso que corresponda, por ejemplo: caso de operacin, carga
utilizada, productos, equipos complementarios, rendimientos, etc. Al realizar
simulaciones adicionales, para definir de manera particular casos de alivio,
despresurizacin, flujos mnimos, etc., se recomienda guardar estos archivos
en la carpeta de clculos, identificando la particularidad de la corrida.
P05 Selec.Mat.
Diagrama de Seleccin de Materiales: estos diagramas son generalmente
recibidos de un tercero, la disciplina Procesos debe asegurarse de mantener
la informacin actualizada, as como cualquier otro soporte que haya podido
suministrar para la preparacin de estos documentos, pues en algunos
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casos, la disciplina puede facilitar una copia de los Diagramas de Flujo y los
balances asociados, para que estos documentos se preparen.
P06 P&ID
P&ID: en esta carpeta se deben mantener cada una de las emisiones
formales de los Diagramas de Tuberas e Instrumentacin DTI (P&ID), en
formato PDF. Es recomendable mantener un directorio diferente al de
INGENIERA para las copias de trabajo de los archivos nativos de los DTI
(P&ID).
P07 Lneas & Tie ins.
Lista de Lneas y Lista de Puntos de Empalme (Tie ins): en esta carpeta se
deben mantener cada una de las emisiones formales de estas listas y los
archivos de copias de trabajo en formato nativo correspondiente.
P08 Clculos
Clculos: en esta carpeta habrn sub-carpetas que distingan los diferentes
tipos de clculos: alivio, definicin de dimetros de lneas, vlvulas de
control, bombas, simulaciones de eventos particulares (no diseo),
requerimientos de servicios, dimensionamiento de recipientes, dispersin,
etc. Cada archivo debe estar identificado con su particularidad y revisin.
P09 Spec.
Especificaciones y estndares: todos aquellos documentos que se han
utilizado para soportar los clculos o establecer criterios de diseos u
operacin.
P10 HDEquipos
Hojas de Datos de Equipos: en esta carpeta se debe tener la distincin de
los datos que genera y suministra la disciplina Procesos a Mecnica
(Equipos) para su incorporacin en las hojas de datos de los equipos y la
informacin que es luego recibida de la disciplina Mecnica, una vez que el
equipo correspondiente ha sido especificado.
P11 HDInstr.
Hojas de Datos de Instrumentos: en esta carpeta se debe tener la distincin
de los datos que genera la disciplina Procesos para incorporar en las hojas
de datos de los instrumentos y la que es luego recibida de la disciplina
Automatizacin y Control, una vez que el instrumento ha sido especificado.

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P12 Serv. Ind.
Servicios Industriales: presentar en forma de tablas los requerimientos de
servicios industriales. Los clculos para determinar estas demandas deben
estar ubicados en la carpeta de clculos.
P13 Filos. O&C.
Filosofa de Operacin y Control: espacio para mantener y actualizar la
Filosofa de Operacin y Control de la planta.
P14 ESeguridad
Estudios de Seguridad: este es el espacio disponible para colocar los
reportes, DTI (P&ID) comentados, resoluciones, acciones pendientes,
estatus de puntos abiertos y cerrados de HAZOP, SIL, OSER, etc.
P15 MOperacin
Manual de Operacin: espacio para mantener y actualizar el Manual de
Operacin.
P16 ODEP
Otros Documentos Emitidos por Procesos: segn el tipo de Proyecto, el
Cliente puede solicitar realizar estudios o reportes particulares enfocados a
equipos, circuitos hidrulicos, evaluacin de tecnologas, estudios de
sensibilidad de alguna variable, etc. Este es el espacio para guardar y
mantener cualquier informacin adicional no descrita en las secciones
anteriores que genere la disciplina, y que deba archivarse como soporte del
Proyecto.
P17 Antecedentes
Antecedentes: trabajos previos realizados para el Proyecto, ingenieras
similares usadas como referencia, oferta, trminos de referencia,
aclaratorias, en fin, todo la documentacin previa al Proyecto.
P18 Control Proy.
Control Proyecto: espacio para tener disponibles las horas-hombres, CDP,
avances de la disciplina, fechas de emisiones, hojas de tiempo, NAP,
ROSTER.
P19Reuniones
Reuniones: seguimiento a travs de minutas de reuniones con el Cliente,
Proyecto, interdisciplinaria e internas del grupo de Procesos.

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P20Comunicacin
Comunicacin: espacio disponible para hacer seguimiento del intercambio
continuo y relevante de informacin generada entre las disciplinas, la
gerencia y el Cliente.
P21 Actividades
Actividades de Procesos: espacio dispuesto para respaldar toda la
documentacin asociada a actividades de procesos que no generan un
producto como tal para el Cliente, pero que sin embargo, es necesario que
quede documentada en los registros del Proyecto como lo son: revisiones
multidisciplinaria de planos de fabricantes (squad check), levantamiento en
campo, revisin de isomtricos, revisin de hojas de datos de equipos e
instrumentos, apoyo en la preparacin del plano de clasificacin de reas,
presentaciones, etc.
P30General
General: espacio reservado para mantener los formatos de Procesos
(clculos, tablas, portadas) e informacin a compartir entre miembros del
grupo.
Se deja un espacio disponible de numeracin de carpetas electrnicas
(desde P22 al P29) para tener flexibilidad de agregar algunas particulares
cuando el Proyecto as lo amerite.
Las carpetas P16 en adelante, se pueden agrupar en la denominada
P30General. Esto va a depender en gran medida de la magnitud del
Proyecto. Estas carpetas son comnmente ms usadas por los lderes de
disciplina, por tratarse de documentacin referente al seguimiento de
Proyecto.
La segregacin detallada de carpetas, resulta til cuando se manejan varias
reas de forma simultnea, donde se involucran diversos lderes de
Procesos y un Coordinador, ya que se establece una estructura macro
comn para cada rea, facilitando el mantenimiento y bsqueda de la
informacin.
La estructura para la carpeta de la disciplina Procesos en Proyectos es la
mostrada en la Figura 1.

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Figura 1. Estructura General de Carpeta Electrnica de Procesos

6.

PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE PROYECTO

A continuacin, se describen las diversas actividades que debe realizar el
grupo de Procesos que est asignado para el momento del cierre del Proyecto

6.1. Lecciones Aprendidas

Las lecciones aprendidas deben salir de la experiencia de cada Proyecto y ser
tal que evidencien una mejora concreta en las instrucciones de trabajo, bien
sea por presentar una manera ms eficiente en la resolucin de un problema o
aportar nuevos conocimientos que no se encuentren descritos en nuestras
instrucciones.
La finalidad de una leccin aprendida es pasar a formar parte de un INEDON
ya sea nuevo o una revisin de uno existente, por lo cual, la experiencia debe

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presentarse de una manera general, permitiendo su aplicacin en diversos
escenarios, evitando hacer mencin a Proyectos especficos.
Es responsabilidad de cada integrante del equipo de trabajo proponer sus
lecciones aprendidas, sobre la base del conocimiento adquirido al llevar
adelante las tareas del Proyecto, sin embargo, es el lder de la disciplina quien
va a facilitar un debate entre los miembros del equipo para el anlisis de cada
leccin aprendida desarrollada durante el Proyecto, para poder seleccionar
cules experiencias se deben hacer pblicas, siguiendo el INEDON
Procedimiento para la Identificacin, Registro y Aplicacin de Lecciones
Aprendidas N 903-P3000-A20-ADM-917.
El proceso de captura de las lecciones aprendidas es continuo durante la vida
de los Proyectos. Para tal fin, se debe dedicar parte del tiempo de las reuniones
semanales para su identificacin y seleccin y de esta manera ser
documentadas de una manera progresiva y eficiente.
Al final del Proyecto las lecciones aprendidas son recopiladas y clasificadas
para formar parte del reporte de cierre, tanto a nivel de Proyecto como a nivel
Departamental.
6.2. Elaboracin de Reportes de Cierre de Proyecto
Los reportes de cierre de Proyecto son el registro del trabajo ejecutado durante
la vida del Proyecto, sirviendo de soporte para futuras asignaciones.
6.2.1. Reporte para la Gerencia del Proyecto
La informacin que la disciplina Procesos aporta al informe de cierre del
Proyecto es la siguiente:
Breve descripcin del proceso.
Alcance de la disciplina.
Documentos emitidos.
Cambios de alcance que afectaron la disciplina.
Lecciones aprendidas.
Particularidad del Proyecto, que se considere se deba documentar.
6.2.2. Reporte para el Departamento de Procesos
Se puede utilizar el mismo esquema de informacin suministrado en el
Reporte para la Gerencia del Proyecto, sin embargo, la descripcin del
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Proceso debe ser ms especfica, ya que es conveniente reportar mucho ms
en detalle aspectos relevantes desde el punto de vista del proceso, por
ejemplo, tecnologa(s), capacidad de la planta, mrgenes de diseo,
capacidades de equipos mayores, niveles de operacin, nmero de platos en
columnas, etc., entre otros.
Adicionalmente el reporte dirigido al departamento debe mostrar en una
seccin el registro de las horas empleadas para desarrollar los productos y
actividades, tal como fue reflejado en el CDP, siguiendo los lineamientos de los
cdigos normalizados (vase la seccin 5.2.). Esta informacin debe ser
solicitada al grupo de Control de Proyectos.
Debe incluirse en esta seccin, las horas originalmente ofertadas por la
disciplina Procesos en el Proyecto, as como las horas otorgadas por cambios
de alcance, deben ser mostradas en el reporte para poder comparar el trabajo
ofertado con los valores reales que arroja del Proyecto.
Como anexos al reporte presentado al Departamento, se deben agregar en su
ltima revisin:
Bases y Criterios de Diseo, Filosofa de Operacin y Control, Manual de
Operacin.
DTI (P&ID).
Simulacin.
Hojas de datos de equipos y vlvulas.
DFP (PFD), Balances de Masa.
Plano de Planta.
Lista de Lneas.
Lista de Equipos.
Lecciones Aprendidas
Ficha Tcnica del Proyecto (vase el Anexo 1).
El reporte para el Departamento de Procesos debe ser entregado en un
CD/DVD al Gerente del Departamento.
6.3.

Archivos inactivo del Proyecto de la disciplina Procesos

Todos los documentos generados por la disciplina Procesos durante el curso
del Proyecto deben ser clasificados para decidir qu se debe conservar, por
cierto tiempo y que se debe desechar.

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Se debe tener en cuenta que todos los documentos que han sido emitidos, a
travs de Documentacin de inelectra, no necesitan ser conservados por la
disciplina, ya que Documentacin tiene sus propios lineamientos de manejo de
archivos.
Los archivos superados, de planos y documentos en principio pueden ser
desechados; el lder de la disciplina evaluar, si en algn caso stos revisten
un valor que haga necesario conservarlos por algn tiempo, por ejemplo, por
guardar algn tipo de trazabilidad por cambios solicitados por el Cliente o por el
Proyecto que se considere necesario documentarlos.
Los productos emitidos por otras disciplinas, que sirvieron a Procesos durante
el Proyecto como material de referencia, son desechados, entre ellos se
cuentan los isomtricos, hojas de datos de equipos e instrumentos, planos de
plantas, planos mecnicos, etc. Se debe conservar aquellos documentos que
fueron utilizados como soporte para clculos de Procesos, deben estar
anexados a los clculos correspondientes.
La informacin a ser archivada debe ser guardada en cajas tipo ARC-14. La
informacin electrnica, debe ser respaldada en CD/DVD. Se debe verificar el
tiempo requerido para guardar la informacin a nivel de Proyecto o contractual,
para identificar de esta manera las cajas con una fecha que indique hasta
cundo debe ser conservada la informacin y as evitar mantener esta
documentacin ocupando espacio por tiempo ilimitado. (Vase INEDON
Instructivo Operacin del Archivo Inactivo N 903-VO710-V49-ADM-001.
Finalmente se elaborar una carta/correo electrnico de constancia de entrega,
dirigido al personal asignado para la custodia de la informacin, sealando el
nmero de cajas, CD, DVD y el material contenido. (Vase INEDON Instructivo
Operacin del Archivo Inactivo N 903-VO710-V49-ADM-001.
Seguidamente se listan los productos que se sugiere guardar luego del cierre
del Proyecto:
ltimas copias maestras de planos y documentos de Procesos.
Clculos de Procesos con sus soportes.
Lista de verificacin de documentos y planos.
Carpeta con minutas, correos y comunicaciones de alta relevancia para la
disciplina.

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ANEXO 1 FICHA TCNICA DE PROYECTOS

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