Anda di halaman 1dari 29

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

"Sistem Pengeluaran Kas"

OLEH : KELOMPOK 5
1. WILDA PRATIWI

B1C1 14 011

2. FALDI SALIM

B1C1 14 015

3. HASNI H. ABDULLAH

B1C1 14 021

4. RAHARJO

B1C1 14 045

5. NUR ANNISSAK

B1C1 14 049

6. IRENE PETRUS PADANGARAN

B1C1 14 055

7. WA RUWIATI

B1C1 14 058

8. RYAN PURNAMA INDAH

B1C1 14 061

9. BUBUNG B.

B1C1 14 064

10. CHAIDIR MAULANA

B1C1 14 065

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS HALU OLEO
KENDARI
2016

ii

Kata Pengantar
Rasa syukur yang dalam kami sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Pemurah,
karena berkat kemurahan-Nya, Makalah Tugas Sistem Informasi Akuntansi ini dapat kami
selesaikan sesuai yang diharapkan.Makalah ini membahas mengenai Siklus Pengeluaran.
Makalah ini membahas mengenai Siklus pengeluaran yang meliputi siklus pembelian,
siklus pengeluaran kas, siklus pembayaran gaji, dan siklus aktiva tetap.
Dalam proses pembuatan makalah ini, tentunya kami mendapat arahan , bimbingan,
serta saran , untuk itu kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Intihana, SE.,M.Si selaku
dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi serta rekan rekan sesama mahasiswa yang
telah membantu.
Akhirnya, Penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari para
pembaca untuk makalah ini.

Kendari, Oktober 2015

Kelompok 5

iii

Daftar Isi
Halaman Judul............................................................................................................ i
Kata Pengantar........................................................................................................... ii
Daftar Isi.....................................................................................................................iii
BAB I : Pendahuluan................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang.............................................................................................. 1
BAB II : PEMBAHASAN......................................................................................... 3
2.1 Pengertian Siklus Pengeluaran...................................................................... 3
2.2 Fungsi dan Tujuan......................................................................................... 3
2.3 Aktivitas dalam Siklus Pengeluaran.............................................................. 4
2.4 Pemrosesan & Bagan Arus Siklus Pengeluaran............................................ 6
2.4.1 Sistem Pembelian................................................................................... 7
2.4.2 Sistem Pengeluaran Kas......................................................................... 9
2.4.3 Sistem Penggajian..................................................................................10
2.4.4 Sistem Aktiva Tetap...............................................................................16
2.5 Poin Penting dalam Siklus Pengeluaran........................................................19
2.6 Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Batch............................................20
2.7 Basis Data Siklus Pengeluaran......................................................................21
2.8 DFD Siklus Pengeluaran...............................................................................23
2.9 Ancaman dan Prosedur Pengendalian...........................................................23
BAB III : Penutup......................................................................................................24
3.1 Kesimpulan...................................................................................................24
Daftar Pustaka............................................................................................................25

iv

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran suatu perusahaan
yang mengarahkan kegiatan sehari-hari suatu perusahaan serta membantu dalam mengambil
suatu keputusan. Kerangka kerja yang terstruktur yang lebih dikenal sebagai Sistem
Informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses
menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai, sehingga dalam hal ini sistem
informasi sudah seharusnya mendapat perhatian yang diperlukan agar perusahaan dapat tetap
berjalan secara efisien dan efektif. Sistem informasi akan cenderung makin meluas dan
kompleks jika perusahaan bertumbuh semakin besar. Dengan adanya sarana ini, maka
pimpinan dalam perusahaan dapat memadukan segala kegiatan usahanya, dan mengelola
perusahaannya seefektif mungkin.
Dalam melakukan kegiatan seharihari, perusahaan memerlukan berbagai aktiva atau
perangkat, barang atau supplies dan jasa yang berasal dari pihak atau perusahaan lain. Untuk
memperoleh barang atau jasa dari pihak lain, perusahaan perlu memiliki siklus pengeluaran.
Di dalam siklus pengeluaran ini terdapat berbagai keputusan penting yang diambil oleh
manajemen, misalnya adalah banyaknya unit barang yang harus dibeli, pemilihan pemasok
yang baik, penentuan waktu pembayaran agar perusahaan mendapat potongan penjualan yang
menguntungkan, dan penentuan waktu pembelian. Apabila manajemen salah dalam membuat
keputusan keputusan tersebut, perusahaan akan mudah mengalami kerugian karena siklus
pengeluaran merupakan siklus yang mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan uang kas
kepada pihak lain.
Siklus pengeluaran juga digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan baik
dengan para pemasok, karena harga murah saja dan kualitas bagus saja tidak menjadi jaminan
lancarnya kegiatan perusahaan, tetapi diperlukan juga hubungan baik dengan para pemasok.
Dengan adanya hubungan baik, perusahaan dapat membeli barang dengan lebih percaya pada
kuliatas dan lebih yakin dengan kecukupan barang yang dibutuhkan perusahaan. Tanpa
hubungan baik, bisa jadi perusahaan mendapat harga murah dan barangnya relatif baik, tapi
mungkin tidak dapat dijamin kapan barang tersebut ada persediaannya.
Demikian

juga

dengan

pembelian

barang

atau supplies, perusahaan

harus

memperhitungkan ketersediaan barang di pemasok, harga beli dan biaya pembelian yang

paling ekonomis serta waktu penyimpanan yang tidak terlalu lama sehingga barang tidak
rusak. Hal ini juga harus ditangani dengan baik oleh siklus pengeluaran. Pada bab ini juga,
kita mempelajari tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran yaitu memperoleh dan
memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data untuk
mendukung pengembilan keputusan, serta menyediakan fungsi pengendalian untuk
memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Siklus Pengeluaran


Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama
dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi
untuk berfungsi.
Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan
bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.
Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian
bahan

mentah,

persediaan

barang-barang

dan

jasa.

Kegiatan

ini

termasuk

mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order


pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

2.2 Fungsi dan Tujuan


Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:

Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis


Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas
sumber daya organisasi.
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut


Menempatkan pesanan, menerima dan menyimpan barang
Memastikan validitas kewajiban pembayaran
Menyiapkan pengeluaran kas
Mengelola utang usaha
Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas
dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang
terkandung didalamnya meliputi :
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah
valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan
benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di
dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah
diotorisasi
8. Menyiapkan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh
2.3 Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran
Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai
berikut :
1.
2.
3.
4.
5.

Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.


Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli
Aktivitas persetujuan faktur dari supplier
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

2.3.1 Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa


Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan
dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi
tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas
pemesanan.

Prosedurnya

adalah

dokumen Purchase Requisition

tiap-tiap

departemen

diperbolehkan

mengisi

atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu

dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk


dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan
barang ke supplier.

2.3.2 Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli


Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas
barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen
pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga
terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat,
depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase
Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli
sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan
dokumen Purchase Requisition.

2.3.3 Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa


Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan
penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan
kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase
Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan
tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim
melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka
barang

yang

bersangkutan

akan

langsung

dikembalikan

kepada Supplier yang

bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas
barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk
mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui
pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barangbarang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang

tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar
dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim
oleh Supplier.

2.3.4 Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier


Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian.
Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal
pembuatannya, tanggal pembayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah
diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order,
dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase
Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah
diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan
jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan
jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

2.3.5 Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa


Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayaran,
jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo
pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher
Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah
pengeluaran kas perusahaan.
2.4 Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas :
1.
2.
3.
4.

Sistem Pembelian
Sistem Pengeluaran Kas
Sistem Pembayaran Gaji
Sistem Aktiva Tetap

2.4.1 Sistem Pembelian

Diagram Alir Untuk Proses Pembelian Tunai


1. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.
2. Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1
diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.
3. Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH).
4. SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip.
5. Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat
ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.
6. Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan
membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3
7. SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di
arsip.
8. Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian
penerimaan.

9.

Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan

barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2.
LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.
10. Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu
Gudang (KG).
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :
1.

Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng

2.

input nya ke komputer


Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai
pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada

3.

masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.


Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan
membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga

4.
5.

siap menerima tagihan.


Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada
pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh
potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian ini terdiri atas :

1.

Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)


Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan
barang atau jasa.

2.

Penawaran Barang (Qutation)


Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan
barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3.

Pemesanan Barang (Purchase Order)


Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas
barang atau jasa yang hendak dibeli.

4.

Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)


Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode
dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5.

Faktur Penjualan (Invoice)


Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga
termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

2.4.2 Sistem Pengeluaran Kas

Sistem Pengeluaran Kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul


dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid
menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.
Terdapat 3 departemen dalam sistem pengeluaran kas :
1. Bagian Utang Usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian
utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai
dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya kebagian
pengeluaran kas.
2. Bagian Pengeluaran kas
Menerima paket voucher dan meninjau

berbagai dokumen untuk melihat

kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut
membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta
data lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas.
3. Bagian Buku Besar

10

Menerima voucher journal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha.
Mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta
merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.
2.4.3 Sistem Penggajian
Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran adalah :
1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji
dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.
2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan
3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan
5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan
menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah
karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah


Kartu jam hadir
Kartu jam kerja
Daftar gaji dan daftar upah
Rekap gaji dan rekap upah
Surat pernyataan gaji dan upah
Amplop gaji dan upah
Bukti kas keluar
Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :

a. Pencatatan waktu hadir


Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar
hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini
diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji
bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji
penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa
atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan
meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.

11

b. Pencatatan waktu kerja


Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada
produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu
kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada
produk yang diproduksi.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
d. Distrubusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja
ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.
e. Pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian keuangan.
Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan
cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran
gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.
2.4.3.1 Pemrosesan Penggajian
Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek
gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena
alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :
1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk
semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan.
Misalnya, prosedur yang berbeda digunakan untuk karyawan yang dibayar perjam,

12

karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses
penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan
pemotongan pajak.
2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan
pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek
untuk kegiatan dagang.
3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomodasi arus transaksi yang
relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan
mengeluarkan kas untuk para pemasok. Umumnya, perusahaan mendesain sistem
untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak
bersifat berkelanjutan.

Diagram Arus Data Untuk Penggajian

13

Keterangan flowchart penggajian:

Karyawan
Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke
PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke
PSDM/HCD. Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di
serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.

PSDM/HCD
Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi,
rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan. PSDM/HCD merupakan bagian yang
memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang.

Bagian Keuangan

14

Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji
yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan
penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

Pimpinan
Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip
gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar
kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan.
Manajer juga menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran adalah :


1.

Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi


calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan
tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan

2.

dan pemberhentian karyawan.


Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir

3.

bagi semua karyawan


Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan

4.

upah
Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam

5.

hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan


Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah
dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji
dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah


Kartu jam hadir
Kartu jam kerja
Daftar gaji dan daftar upah
Rekap gaji dan rekap upah
Surat pernyataan gaji dan upah
Amplop gaji dan upah
Bukti kas keluar

2.4.3.2 Pengendalian Penggajian


1. Otorisasi Transaksi

15

Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi


karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah
menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja diperusahaan.
2. Pemisahan Tugas
Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran ke bagian
pembayaran untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat
didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya.
Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat
mengubah informasi dan melakukan penipuan.
3. Supervisi
Wilayah lain yang beresiko adalah penjagaan waktu kadang kadang karyawan
memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus
mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
4. Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen dokumen berikut:
a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar
b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar
tenaga gaji.
c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun
pengeluaran.
d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan akun dana gaji.
5. Pengendalian Akses
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas.
Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi.
Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu
waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.

6. Verifikasi Independen

16

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem


penggajian :
a. Verifikasi jam kerja
b. Pengurus pembayaran
c. Utang usaha
d. Buku besar umum

2.4.3.3 Sistem Penggajian Berbasis Komputer


1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch
Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ), sistem
ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file berurutan. Departemen
pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu
waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan
pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum.
2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
Pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya
manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data
yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan
tenaga kerja, realisasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia
dan juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia
untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan
dalam status karyawan pada saat terjadi. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi
sederhana dalam hal-hal berikut :
a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal
b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
c. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.
2.4.4 Sistem Aktiva Tetap
Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam operasi bisnis.
Item-item ini relative permanent dan seringkali secara kolektif mencerminkan investasi
keuangan terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan,
mesin dan kendaraan bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :

17

1.

memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan
prosedur manajemen formal.

2.

mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan
lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.

3.

mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat


disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.

4.

menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan


investasi aktiva tetap dimasa yang akan dateng

5.

mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

2.6.1 Logika Sistem Aktiva

Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat
kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan
persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva
tersebut. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, departemen penerimaan
mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang bersangkutan

18

Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu
aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu
pemakaiannya.

Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika manajemen
memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar
pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi lainnya, penghapusan aktiva memerlukan
persetujuan menurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan aktiva adalah
menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan penggunaan aktiva
tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari aktiva,
dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya
dari buku besar.

2.6.2 Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap


1.

Pengendalian Otorisasi
Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau
departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses
persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut
berdasarkan biaya dan manfaatnya.

2.

Pengendalian Supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini
rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan
yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena tu, supervisi manajemen
merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para
supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan
kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.

3.

Pengendalian Verifikasi Independen


Secara berkala, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur
persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis,
termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan, penghematan biaya yang

19

ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan
metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.
2.5 Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran
Pengendalian

internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur

pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:

AKTIVITAS

SISTEM PEMROSESAN

PENGENDALIAN
Otorisasi

PEMBELIAN

Transaksi

Pengendalian persediaan

SISTEM PENGELUARAN KAS


Bagian utang usaha mengotorisasi
pembayaran

Pengendalian persediaan
Pemisahan
Pekerjaan

Supervisi

Catatan Akuntansi

Akses

dipisahkan dari bagian

Pisahkan bagian buku besar

pembelian dan penyimpanan

pembantu utang usaha, pengeluaran

persediaa. Buku besar utang

kas, dan buku besar.

usaha terpisah dari buku besar


Bagian penerimaan
Buku pembantu utang usaha,
buku besar, file permintaan

File voucher utang, buku pembantu

pembelian, file pesanan

utang usaha, jurnal pengeluaran kas,

pembelian, file laporan

akun kas di buku besar.

penerimaan.
Keamanan fisik aktiva. Batasi

Keamanan yang memadai atas kas.

akses hanya ke catatan

Batasi akses ke berbagai catatan

akuntansi di atas
Bagian utang dengan

akuntansi diatas.

merekonsiliasi berbagai
Verifikasi

dokumen sumber sebelum

independen

mencatat kewajiban. Bagian


buku besar merekonsiliasi
akurasi umum proses tersebut.

Peninjauan akhir oleh bagian


pengeluaran kas. Rekonsiliasi
keseluruhan oleh bagian buku besar.
Rekonsiliasi bank secara berkala
oleh kontroler.

2.6 Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan


Batch

20

Tahap 1

Bagian Pemrosesan Data


Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi
pengendalian persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan
atau penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam
file buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik
pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuat catatan dalam file permintaan
terbuka. tiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang
berbeda yang akan diisi kembali. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan
permintaan dipilih dari catatan buku pembantu persediaan yang kemudian akan ditandai
sedang dipesan untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang
datang. Pada akhir kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka
berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang
sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari
file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen permintaan
pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian
pembelian dan utang usaha.

Bagian pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian
yang terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang
usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.
Tahapan otorisasi dan pemesanan dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer.
Dokumen permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam sistem ini dan tidak dibuat.
Tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai
jejak audit.

Tahap 2

Bagian pemrosesan data

21

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan
untuk mentransfer catatan yang terkat dalam file permintaan pembelian ke file
permintaan pembelian tertutup.

Bagian Penerimaan
Ketika barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian penerimaan membuat
laporan penerimaan. Salinanannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan
pemrosesan data.
Tahap 3

Bagian pemrosesan data


Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan memperbarui
file

buku

besar

pembantu

persediaan

berdasarkan

laporan

penerimaan

dan

menyingkirkan tanda sedang dipesan dari catatan persediaan. Sistem akan menghitung
total batch penerimaan persediaan untuk prosedur memperbarui buku besar dan
kemudian menutup catatan yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file
pesanan pembelian tertutup.

Bagian utang usaha


Staf administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan berbagai dokumen
pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Kemudian
membuat voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan
voucher ke bagian pemrosesan data.
Tahap 4

Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file buku besar
pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali
utang usaha dalam buku besar.

2.7 Basis Data Siklus Pengeluaran


Dalam sistem manual, dokumen-dokumen yang sudah diuraikan diatas sekaligus
berfungsi sebagai tempat untuk mencatat dan menyimpan data. Masing-masing bagian yang
membuat formulir bertugas untuk menyimpan arsipnya. Dengan demikian setiap formuliar
akan dibuat rangkap, minimal rangkap dua, satu lembar untuk pihak penerima dokumen dan

22

satu lembar sisanya untuk arsip. Apabila penerima lebih dari dua pihak, besar kemungkinan
dokumen akan dibuat rangkap lebih dari dua lembar.
Teknologi yang paling mudah untuk mencetak dokumen rangkap adalah printer jenis dot
matrik, karena printer ini menggunakan tekanan untuk mencetak hasil. Meskipun kualitas
cetakan tidak sebagus printer jenis lain (printer tinta atau printer laser) tetapi informasi yang
dihasilkan sudah cukup terbaca.

Barang
Pemasok

Data yang ada di dalamnya


Data induk barang, terdiri atas kode, nama barang, harga jual, unit
tersedia
Data induk pemasok, terdiri atas kode, nama dan batas kredit. Dalam
tabel ini juga disimpan nomor rekening pemasok dan nama banknya
Data pesanan, meliputi nomor, P/O, tanggal, kode pemasok. Status

Pesanan

pesanan (apakah sudah terpenuhi atau masih berstatus backorder) juga

Rincian Pesanan

disimpan dalam tabel ini.


Data barang yang dipesan, terdiri atas kode barang, unit dipesan.
Data Faktur, berisi nomor faktur, tanggal terbit, kode pemasok, tanggal

Faktur
Retur

Pembayaran

jatuh tempo, dan termin pembayaran


Data pengembalian barang terdiri atas nomor faktur (yang barangnya
dikembalikan), kode barang dan unit barang yang dikembalikan
Data rincian pembayaran kepada pemasok, meliputi kode pemasok,
nomor faktur, tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, metode
pembayaran, nomor bukti.

Tempat untuk mencatat dan menampung data ada di berbagai file basisdata. Masingmasing jenis data akan disimpan dalam tabel atau file tersendiri. Masing-masing file atau
tabel akan dihubungkan dengan file lain sesuai dengan keperluan. Dalam siklus pengeluaran,
basis data yang digunakan oleh perusahaan terdiri atas beberapa tabel.

2.8 DFD Siklus Pengeluaran


DFD (data flow diagram) merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dan
informasi dalam suatu sistem atau siklus. DFD terdiri atas beberapa level, dimulai dari level
yang paling tinggi (disebut context diagram), kemudian dirinci menjadi level 0 (diberi kode

23

angka dibelakangnya, misalnya 1.0,2.0,3.0, dan seterusnya). Level 0 dapat dirinci menjadi
level 2 dan diberi kode angka sebanyak 1 digit di belakangnya, misalnya 1.1,1.2,1.3, atau
3.1,3.2,3.3 dan seterusnya. Level 1 apabila dirinci akan menjadi lebel 2 yaitu 1.1.1,1.1.2,1.1.3
dan selanjutnya
2.9 Ancaman dan Prosedur Pengendalian
Resiko dan Sistem Pengendalian:
a. Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial muncul dari
dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko risiko dan ancaman ancaman
tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan. Untuk menghindari resiko
dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang baik.
b. Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, adalah
c. Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama dan
dikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait.Adanya sistem pencatatan
yang baik (sebaiknya menggunakan sistem komputer) dengan menerapkan berbagai
teknologi yang mendukung, misalnya teknologi kode bar (barcode)
d. Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga jasa) harus
disetujui oleh atasan nya
e. Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan
f. Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah segera dapat
diatasi bersama.

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan

24

pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak eksternal (pajak, investor, kreditor) dan
pihak internal ( manajemen, karyawan, pemilik). Pemrosesan dan bagan arus (flowchart) dari
siklus pengeluaran yang ada ini terbagi menjadi beberapa bagian yaitu untuk sistem
pembelian, sistem pengeluaran kas , sistem pembayaran gaji, dan sistem aktiva tetap.
Siklus pengeluaran terdapat 5 aktivitas dalam aktivitas tersebut menggunakan beberapa
dokumen yang bertujuan untuk :
a. pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang
ke supplier
b. pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas
yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.
c. pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan
yang belum dikirim oleh Supplier.
d. pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai
dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya
e. pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan

DAFTAR PUSTAKA
Graciela, Aprecia. 2012. Sistem Pengeluaran Kas. [ online ]. Tersedia dalam :
http://siaaprecia.blogspot.co.id/2012/04/2-siklus-pengeluaran-kas.html. [ diakses
tanggal 20 Oktober 2016 ]
Hall, A. James. (2007). Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Edisi ke-4 Terjemahan Dewi
Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta : Salemba Empat.

25

Harnanto. (1987). Sistem Akuntansi, Survei dan Teknik Analisa. Yogyakarta : BPFE.
Itsna,

Dea.

2014.

Siklus

Pengeluaran.

online

].

Tersedia

dalam

http://siasikluspengeluarandea.blogspot.co.id/2014/12/sistem-informasi-akuntansisiklus_16.html [ diakses

tanggal 20 Oktober 2016 ]

Mulyadi.2016 . Sistem Akuntansi. Cetakan 4. Jakarta: Salemba Empat


Teguh Wahyono (2004). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta.