BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Umum
Perkembangan teknologi informasi telah mengubah dunia menjadi serba
mudah dan berkat dukungan teknologi komputer terbukti bahwa mekanisme kerja
yang panjang dan berlubang menjadi efektif dan efisien. Komputer memegang
peran penting dalam menunjang kelancaran aktifitas pekerjaan didalam suatu
informasi, cara pengaturan data dengan menggunakan Sistem Basis Data yang
selama ini telah mendukung kinerja banyak instansi. Dalam penyajian informasi,
setiap instansi memiliki cara yang berbedabeda pula, ada yang sudah
menggunakan komputer dan ada juga yang masih menggunakan cara manual. Hal
ini terjadi karena dalam menggunaka komputer membutuhkan dana yang mahal,
serta kurangnya pengaruh eksternal yang masuk kedalam instansi tersebut. Seperti
halnya di Dominos Plaza Cabang Pondok Gede ini dimana sistem order bahan
baku.
Dominos Plaza cabang pondok gede bergerak dibidang kuliner.
Berdasarkan uraian diatas maka kami tertarik untuk menganalisis Sistem
order bahan baku pada domino plaza. Sehubugan dengan itu, maka kami memilih
judul makalah :
ANALISA SISTEM ORDER BAHAN BAKU DOMINO PLAZA
CABANG PONDOK GEDE

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari penulisan Metode Penelitian adalah :
1. Sebagai bukti bahwa penulis telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
(PKL) atau riset.

2.

Sebagai perbandingan apakah ilmu yang selama ini di dapat ditempat kuliah

3.

sesuai dengan penerapan di dunia kerja saat ini.

Mempelajari sistem berjalan yang digunakan oleh Domino Plaza Cabang
Pondok Gede.
Tujuan dari penulisan makalah ini sebagai salah satu syarat untuk

memenuhi mata kuliah Metode Penelitian pada Program Diploma III (D3) jurusan
Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Inforamtika dan Komputer
(AMIK) Bina Sarana Informatika.
1.3 Meteode Penelitian
Dalam membuat makalah ini perlu didukung adanya fakta serta data yang
objektif. Dalam usaha mendapatkan data yang objektif tersebut, maka penulis
melakukan penelitian dengan menggunakan beberapa pengumpulan data, tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Pengamatan langsung (Observation)
Penulis melakukan tinjauan langsung pada Dominos Plaza cabang Pondok
Gede yang berada di jalan Raya Pondok Gede, Plaza Pondok Gede Lt 1
Jatiwaringin, Pondok Gede. Kemudian penulis melakukan tinjauan langsung
pada bagian Bla bla bla mengenai sistem bla bla bla yang terdapat di
2.

Dominos Plaza Cabang Pondok Gede.

Wawancara (Interview)
Penulis membuat beberapa daftar pertanyaan mengenai profil, sejarah, visi
dan misi Dominos Plaza. Penulis juga mewawancarai secara langsung Bapak
Fachrurozi selaku Supervisor Dominos Plaza Cabang Pondok Gede untuk
mendapatkan info dan data-data yang diperlukan tentang sistem pemesanan

3.

bahan baku pada Dominos Plaza Cabang Pondok Gede.

Studi Pustaka (Literature)
Studi pustaka adalah kegiatan yang dilakukan penulis terhadap buku-buku
yang

berkaitan

dengan

mengumpulkan

data

melalui

proses

yang

pengambilannya lebih dari satu buku. Penulis mengumpulan data-data yang

2

didapat dari buku-buku yang berhubungan dengan sistem pemesanan bahan

baku serta penulis juga melakukan beberapa pencarian di internet.
1.4 Ruang Lingkup
Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak
menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membuat batasan
permasalahan yaitu mengenai Analisa Sistem Bla bla bla Meliputi Proses (sistem
di domino). Analisa sistem pemesanan bahan baku ini menggunakan data alur
diagram yang berdasarkan prosedur-prosedur yang ada pada Dominos Plaza
Cabang Pondok Gede.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah isi dari tulisan ini, maka penulis akan menjabarkan
secara singkat isi dari tiap-tiap bab. Penjabaran ini ditulis sebagai berikut :
BAB 1
PENDAHULUAN
Dalam hal ini penulis membahas mengenai pandangan umum
penulisan maksud dan tujuan, metode penelitian yang digunakan
penulis, batasan ruang lingkup, masalah yang akan disusun, dan
BAB 11

sistematika penulisan.
LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan tentang konsep dasar sistem dan peralatan
pendukung yang berkaitan dengan sistem yang meliputi Diagram

BAB III

Alir Data (DAD), Kamus Data.

ANALISA SISTEM BERJALAN
pada bab ini dijelaskan tentang sejarah dan struktur organisasi pada
Dominos Plaza Cabang Pondok Gede prosedur sistem berjalan,
diangram konteks, diagram nol, diagram detail. Selain itu
dijelaskan pula bentuk dokumen input dan dokumen output, serta

BAB IV

permasalahan yang dihadapi oleh sistem dan pemecahannya.

PENUTUP

Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan makalah yang

terdiri dari kesimpulan yang diambil dari pembahasan masalah dan
saran-saran dari penulis untuk Dominos Plaza Cabang pondok
Gede.
BAB 11
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan
yang menekankan kepada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada
elemen atau komponennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur
adalah suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu sedangkan pendekatan yang lebih
menekankan pada elemen atau komponennya adalah kumpulan elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
A. Pengertian Sistem
Istilah sistem mempunyai banyak pengertian terutama dari pakar sistem.
Suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Dengan adanya
pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami persoalanpersoalan yang ada.
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai salah satu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Pendekatan
sistem yang lebih menekankanpada prosedur mendefinisikan sistem sebagai
berikut :
Menurut Sutabri (2009:2) pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya
memberikan batasan bahwa sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan
pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen sistem menurut
suatbri (2009:2) memberikan batasan bahwa sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu
B. karakteristik sistem
suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat tertentu yaitu :
1. Komponen sistem (component )
Sebuah sistem terdiri dari sejumlah komponen komponen yang saling
berinteraksi. Yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk satu
kesatuan. Komponen komponen sistem atau elamen elemen sistem
dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Lingkungan luar sistem ( environment )
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem
dan sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
3. Batasan sistem (boundary )
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara
sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
4. Penghubung sistem ( interfaces system )
Sbagai media yang menghubungi sistem dengan subsistem yang
lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interfaces.
5. Masukan sistem ( input system )
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu
energiyang dimasukan supaya dapat beroperasi dan masukan sinyal
(signal input) yaitu energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (output system)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi pengeluaran yang berguna.
7. Pengolahan system (proscess system)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem (objective or goal system)

Suatu sistem memiliki tujuan (goal) atau sasaran (objective) yang

sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang dihasilkan sistem.
C. klasifikasi sistem
sistem dapat diklasifikasikan dari dari beberapa sudut pandang,
diantaranya sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik (physical
system).
Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan
sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia
(human made system).
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui alam,
tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi
antara manusia dengan mesin.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu
(probabilistic system).
Sistem tertentu merupakan sistem yang beroperasi dengan
tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem tak tentu merupakan
sistem yang kondisi masa depannnya tidak dapat diprediksi
karena mengandung kemungkinan.
4. Sistem tertutup (clossed system)
Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
berpengaruh dengan lingkungan luarnya. Serta bekerja secara
otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.
d. daur hidup sistem
fase-fase atau tahapan-tahapan dari daur hidup sistem adalah
sebagai berikut :
1. Mengenali adanya kebutuhan
6

Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dai informasi.

2. Pembanguna sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk
menganalisa kebutuhan yang timbul.
3. Pemasangan sistem
Merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, dimana
peralihan dalam tahap pemangunan menuju tahap operasional
terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan
langkah akhir dari pembangunan sistem.
4. Pengoprasian sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoprasian
yang membentuk suatu sistem informasi semuanya. Bersifat statis
untuk mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi, maka sistem
harus diperbaiki atau diperbaharui.
5. Sistem menjadi usang
Kadang kala perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak
dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang
berjalan. Tibalah saatnya dimana secara ekonomis dan teknis
sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan
sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
2.2 Peralatan Pendukung ( Tools System)
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data menurut Sutabri (2009:163) memberi batasan bahwa
diagram alir data merupakan suatu network yang menggambarkan suatu sistem
automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
7

1.

Komponen-komponen Diagram Alir Data

a. Entitas atau Kesatuan Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data.
b. Proses (Process)
Adalah simbol berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses
pengolahan atau transformasi data.
c. Arus Data (Data Flow)
Adalah simbol yang berbentuk anak panah yang digunakan untuk
menunjukan arah aliran proses.
d. Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tak sempurna yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data.

2.2.2 Kamus Data

Menurut jogiyanto (2005:725) memberikan batasan bahwa kamus
data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah
system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data
sistem analisa dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem yang
lengkap. Selain dapat menjelaskan suatu model sistem kamus data dapat
berfungsi untuk menghindari kata-kata yang sama, karena kamus data
disusun menjadi abjad.
Kamus data harus memuat data sebagai berikut :
1. Data yang dicatat yaitu :
8

a. Nama harus data

Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang
mengalir didata alir diagram, maka nama dari arus data,
maka data juga harus dicatat didata sehingga mereka yang
membutuhkan penjelasan yang lebih lanjut tentang arus
data tertentu di data alir diagram dapat dengan mudah
mencari dikamus data.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data patut ditulis karena data yang
sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departmen yang satu dengan yang lainnya.
c. Bentuk data
Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat
digunakan untuk mengelompokan kamus data dalam
penggunaannya pada perancangan sistem.
d. Penjelasan
Penjelasan berisi rnrang keterangan-keterangan arus data
tersebut. Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang
dijelaskan, yang disebut notasi.
e. Arus data
Untuk menunjukan dari mana arus data mengalir dan
kemana tujuannya.
f. Periode
Periode menunjukan kapan arus data ini dan digunakan
untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan
kedalam sistem, kapan proses dilakukan dan kapan laporanlaporan harus dihasilkan.
g. Volume
Volume didalam kamus data adalah tentang volume ratarata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata
9

menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu

periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukan
volume yang terbanyak.
h. Struktur data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada
kamus data terdiri dari item-item atau elemen data.
2. Simbol yang digunakan
a. Notasi tipe data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format
input maupun output suatu data. Notasi yang umum
digunakan untuk tipe saati ini antara lain :
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi
X
9
A
Z
.
,
/

Keterangan
Tipe data karakter
Tipe data numeric
Tipe data karakter alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai spasi
Titik, sebagai pemisah ribuan
Koma, sebagai pemisah pecahan
Hypen, sebagai tanda penghubung
Slash, sebagai tanda pembagi

Sumber : jogiyanto (2005:370)

b. Notasi struktur data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen
data, dimaana notasi yang umum digunakan adalah sebagai
berikut :
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi
Keterangan
=
Terdiri dari atau sama dengan
+
And atau dan
()
Pilihan (boleh ya atau tidak)
[]
Pilih salah satu pilihan
*
Keterangan atau catatan
@
Petunjuk (key field)
|
Pemisahan pilihan didalam []
Penghubung atau spasi
Sumber : Jogiyanto (2005:730)
10

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1

Umum
Dalam era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat di butuhkan

terutama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi

pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi
masalah-masalah tersebut di butuhkan sarana atau alat yang dapat membantu
memberikan informasi yang cepat,tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusaahaan
informasi tersebut berhenti atau terhambat, maka sistem penggajian karena erat
kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus
tepat pada waktunya. Untuk itu perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan
alat pengolahan data seperti contohnya komputer.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Berdasarkan dari tinjauan perusahaan, penulis menguraikannya dalam empat
kriteria yaitu:
Sejarah Perusahaan
Domino Pizza dimulai dengan sebuah toko tunggal di tahun 1960
oleh Tom Monaghan dan saudaranya James Monaghan sebagai dominick.
ketika Tom menjadi pemilik tunggal usaha, ia mengubah namanya menjadi
domino pizza inc. Domino Pizza sangat diakui dalam pengiriman pizza,
dengan bisnis yang signifikan dalam menjalankan pizza. Saat ini Restoran
Domino Pizza berada di peringkat top di dunia dengan perusahaan global
lebih dari 11.250 toko di lebih dari 75 pasar internasional.
Pada 22 Agustus 2008 Domino Pizza membuka toko pertama di
Indonesia di Pondok Indah. Domino Pizza saat ini beroperasi di 70 outlet
di 6 kota di Indonesia, termasuk jakarta, bekasi, depok, bogor, bandung
11

dan bali. Slogan kami adalah Sell More Pizza And More Have Fun.
Pizza kami dibuat dengan bahan-bahan yang segar dan berkualitas tinggi
dan kami dengan bangga memastikan bahwa pizza anda akan diantarkan
dalam waktu 30 menit!
Dibawah ini adalah visi misi perudahaan dominos pizza indonesia
yang telah terbentuk sejak awal berdirinya perusahaan yaitu :
a. Visi
Menjadikan toko pizza nomor 1 diindonesia serta dapat berbagi
kenyamanan dan kesenangan kepada pelanggan.
b. Misi
(Product) Memberikan produk terbaik kepada pelanggan.
(Service) Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
(Image) Memberikan/mendapatkan kepercayaan/kenyamanan.

Struktur Organisasi dan Fungsi

Job Desk :
1. Store manajer bertugas untuk bertaggung jawab terhadap store
sepenuhnya dan juga bertanggung jawab atas karyawan.
12

2. Supervisor bertugas untuk bertanggung jawab sepenuhnya atas store

dan karyawan bila store manajer tidak ditempat. Supervisor juga
bertugas untuk memastikan terlaksananya SOP dan tata tertib
perusahaan.
3. Chief leader bertugas untuk bertanggung jawab sepenuhnya atas store
dan karyawan bila store manajer dan supervisor tidak ditempat. Chief
leader juga bertugas untuk berperan aktif dalam melaksanakan
kegiatan promosi yang diadakan bersama para karyawan.
4. Team member bertugas untuk melakukan kegiatan operasiona toko
pada umumnya. Seperti : produksi makanan, delivery, transaksi (kasir)
dan lain-lain.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
1. Sistem Pemesanan Bahan Baku
store manajer / supervisor / chief leader melakukan pengecekan
stok bahan baku berdasarkan arsip data stok bahan baku store, serta
melakukan pengecekan langsung untuk memeriksa bahan baku yang
tidak tersedia. Setelah melakuan pengecekan bahan baku, store
manajer / supervisor / chief leader mengecek data vendor pada arsip
vendor kemudian mengirimkan PO kepada vendor melalui email.
Setelah itu pihak vendor melakukan pengecekan stok bahan baku
vendor melalui arsip stok bahan dan memastikan ke gudang untuk
mengecek stok bahan baku yang tersedia. Setelah itu langsung
dilakukan konfirmasi PO kepada store manajer / supervisor / chief
leader melalui email. Lalu store manajer / supervisor / chief leader
melakukan pemesanan bahan baku melalui aplikasi SAP/XL yang
ditujukan ke vendor.

13

2. Sistem Penerimaan Bahan Baku

Setelah bahan baku diterima beserta faktur pembelian dan vendor
maka faktur pembelian dicocokan dengan data order barang oleh store
manajer / supervisor / chief leader melalui software SAP/XL serta
mengecek kondisi barang. Setelah itu store manajer / supervisor / chief
leader mengirmkan tanda terima kepada vendor. Untuk kondisi bahan
baku yang tidak layak maka store manajer / supervisor / chief leader
membuatkan formulir back order pada softtware SAP/XL.
3. Sistem penyimpanan dokumen penerimaan
Setelah store manajer dan vendor memverifikasi bahan baku yang
telah di kirm maka faktur vendor disimpan ke dalam arsip dokumen
penerimaan permintaan. untuk kondisi bahan baku yang rusak / tidak
layak dicatat kedalam retur penerimaan.
4. Prosedur pembuatan laporan
Setiap akhir minggu, bulan, dan tahun store manajer / supervisor /
chief leader mengirimkan laporan order dan penerimaan bahan baku
kepada dominos pusat.

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

14

Keterangan :
LOPB = Laporan order penerimaan barang

15

Keterangan :
BBV
BBS
A
LPOB

: Bahan Baku Vendor

: Bahan Baku Store
: Arsip
: Laporan Order Penerimaan Barang
DIAGRAM DETAIL

16

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data sistem berjalan terdiri dari :
3.5.1 Bentuk Dokumen Masukan
1. Data Vendor
Nama Arus Dara
: Data Vendor
Alias
:Bentuk Data
: Dokumen
Arus Data
: Arsip Data Vendor Proses 1.0
Proses 1.0 Store Manager
Penjelasan
: Digunakan sebagai alat bantu order barang
Periode
: Terjadi setiap ada order barang
Volume
: 8 vendor pada tiap store
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
:Isi
:Footer
: 2.

Pre Order
Nama Arus Data
Alias
Bentuk Dokumen
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header

: Pre Order
: PO
: Formulir
: Store Manager Proses 1.0
Proses 1.0 Vendor
: Untuk memesan barang pada vendor
: Setiap ingin order bahan baku
: Tergantung Kenutuhan Store
: Header + Isi + Footer
= Logo_Store + Cabang_Store +
Alamat_store
17

Isi

= 1{ ID_Store + Cabang_Store +
Alamat_Store + Kode_Vendor +
Nama_Vendor + Kode_Barang +

Footer

Jumlah_Barang + Tanggal_order }50

= ID_Store_Manager +
Nama_Store_Manager

3. Form Order
Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus Data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header

: Form Order Bahan Baku

: FOBB
: Formulir
: Store Manager Proses 1.0
Proses 1.0 Vendor
: Untuk order barang yang sudah diverifikasi
: Setiap melakukan order bahan baku
:: Header + Isi + Footer
= Logo_Store + Cabang_Store +

Isi

Alamat_store
= 1{ ID_Store + Cabang_Store +
Alamat_Store + Kode_Vendor +
Nama_Vendor + Kode_Barang +

Footer

Jumlah_Barang + Tanggal_order }50

= ID_Store_Manager +
Nama_Store_Manager + tanda_tangan

3.5.2

Bentuk Dokumen Keluaran

1. Faktur beli
Nama arus data
: Faktur beli
Alias
:Bentuk data
: Lampiran proses 2.0
Arus data
: Vendor proses 2.0
Proses 2.0 store manager
Penjelasan
: Sebagai detail penerimaan bahan baku
Periode
: Setiap vendor mengirim bahan baku
Volume
: 2 lembar
Struktur data
: Header + Isi + Footer

18

Header

= Logo_ Vendor + Nama_Vendor +

Isi

Alamat_Vendor
= 1{Kode_barang + Nama_barang +
Jumlah_barang + Kode_store + Nama_Store

Footer

+ Alamat_Store}50
= ID_Store_Manager +
Nama_Store_Manager + tanda_tangan

2. Tanda Terima
Nama Arus Data
Alias
Bentuk Data
Arus data
Penjelasan
Periode
Volume
Struktur Data
Header
Isi
Footer

: Tanda Terima
:: Formulir
: Store manager Proses 2.0
Proses 2.0 Vendor
: Bukti terima store manager kepada vendor
: setelah vendor mengirim bahan baku
: 1 lembar
: Header + Isi + Footer
== Tanda Tangan
=-

3. Daftar Bahan Baku Rusak

Nama Arus Data
: Daftar Bahan Baku Rusak
Alias
:Bentuk Data
: Laporan
Arus Data
: Proses 3.0 Retur Penerimaan
Penjelasan
: Untuk arsipretur penerimaan
Periode
: Dibuat setelah bahan baku masuk
Volume
:Struktur data
: Header + Isi + Footer
Hedaer
=Isi
= 1{Kode_Barang + Nama_Barang +
Footer

Jumlah_Barang_Rusak}50
=-

4. Laporan Order Penerimaan Bahan Baku

Nama Arus Data
: Laporan Order Penerimaan Bahan Baku
Alias
: LOPB
Bentuk data
: Laporan
Arus Data
: Store Manager Proses 4.0
Proses 4.0 Dominos Pusat

19

Penjelasan

: Untuk detail report data migguan, bulanan,

Periode
Volume
Struktur data
Header
Isi

tahunan kepada dominos pusat.

: Setiap akhir minggu, bulan, dan tahun.
:: Header + Isi + Footer
: Logo_Dominos + Alamat_Store
: 1{Tanggal + Laporan_mingguan +

Footer

Laporan_Bulanan + Laporan_tahunan}50
:-

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini terdiri dari beberapa dokumen
masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang akan dijelaskan sebagai
berikut :
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (Input)
Dokumen masukan/input adalah berkas-berkas yang digunakan
pada saat pertama kali informasi dimasukan kedalam sistem berjalan
yang kemudian akan mengalami proses-proses yang terdapat pada
sistem berjalan tersebut. Dibawah ini akan dijelaskan mengenai
dokumen masukan apa saja yang digunakan pada sistem berjalan order
barang pada dominos pizza plaza pondok gede yang terdiri dari :
1. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk

: Data Vendor
: Mengetahui informasi tentang vendor
: Vendor
: Store manager
: Database aplikasi SAP
::: dokumen

2. Nama Doumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah

: Pre Order
: Untuk mengetahui adanya barang pesanan
: Store manager
: Vendor
: E-mail
:20

Frekuensi
Bentuk
3. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
3.6.2

: setiap bahan baku tidak tersedia

: Formulir
: Form Order
: Untuk input data order bahan baku
: Aplikasi SAP/XL
: Vendor
: Aplikasi SAP/XL
:: Setiap order bahan baku
: Formulir

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran (Output)

Dokumen keluaran/output adalah dokumen yang dihasilkan
berdasarkan hasil pemrosesan atau pengolahan dari dokumen
masukan/input. Dokumen keluaran pada sistem berjalan order barang
pada dominos pizza plaza pondok gede adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk

: Faktur Beli
: Informasi bahan baku yang diterima
: Vendor
: Store Manager
: Kurir
: 2 Lembar
: Setiap pengiriman bahan baku
: Lampiran

2. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk

: Tanda Terima
: Tanda bila bahan telah diterima
: Store Manager
: Vendor
: Formulir order
: 1 lembar
: Setiap bahan baku telah diterima
: Formulir

3. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi

: Daftar Bahan Baku Rusak

: Informasi bahan baku yang tidak layak
: Store manager
: Vendor
: E-mail
:: Setiap adanya bahan baku tidak layak
21

Bentuk
4. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk

: Laporan
: Laporan Order Penerimaan Bahan Baku
: Indormasi detail data bahan baku
: Store manager
: Dominos pusat
: E-mail
:: Setiap akhir minggu, bulan, dan tahun.
: Laporan

3.7 Permasalahan
Didalam sistem yang berjalan pada Dominos pizzza pondok gede
terdapat beberapa masalah yang dihadapi, antara lain :
a) Walaupun tanggung jawab order barang ada pada stroe manager
terjadiya ketidak terstrukturnya pembagian tugas pada saat order barang
antara store manager, supervisor, dan chief leader dapat mengakibatkan
lepas tanggung jawab apabila terjadi over order bahan baku.
b) Dalam order barang store manager seringkali tidak melihat estimasi
pemesanan order barang berdasarkan skala kurang lebih 1 bulan
kebelakang, akibatnya apabila bahan baku tidak habis dan melewati
masa expired maka bahan baku harus dimusnahkan dan menyebabkan
kerugian.
c) Dalam order barang cenderung bertele-tele saat mengkonfirmasi barang
yang habis pada store kepada vendor.
d) Jika bahan baku dari pihak vendor habis maka pihak store akan
meminjam barang dari pihak store lainnya, hal ini jelas tidak efektif
karena menggunakan jasa pegawai store untuk mengambil bahan baku.
Ini juga jelas mengganggu jam operasional penjualan pada store karna
akan mengalami kekurangan pegawai.
3.8 Pemecahan Masalah

22

a) Dalam pemecahan masalah ketidak terstrukturnya pembagian tugas

odder barang seharusnya dilakukannya briefing dan menentukan tugas
masing-masing antara store manager, supervisor, dan chief leader.
Sehingga pada saat terjadi kesalahan pada saat penugasan order barang
store manager, supervisor, ataupun chief leader dapat bertanggung
jawab serta memberikan bimbingan serta masukan kepada yang salah
tersebut.
b) Dalam estimasi pemesanan bahan baku seharusnya sebelum order
bahan baku store manager mengecek kembali sales pendapatan 1 bulan
terakhir untuk memprediksi kondisi ramai / tidaknya sebuah store.
Sehingga pada saat order barang store manager dapat memprediksi
estimasi kebutuhan bahan baku dalam kurun waktu tertentu. Serta tidak
menyebabkan kerugian yang berkepanjangan.
c) Dalam sistem order bahan baku seharusnya lebih dipermudah jangan
bertele-tele. Seharusnya pada saat store manager melakukan PO, pihak
vendor langsung memverifikasi ada/tidaknya bahan baku kepada store
manager dan langsung mengirim bahan baku sesuai permintaan.
Sehingga store manager tidak melakukan order barang kembali dan
menghemat waktu serta biaya.
d) Dalam hal ketidak efektifan dalam jam operasional kerja ini kembali
lagi

kepada

estimasi.

Seharusnya

store

manager

dapat

memperhitungkan banyaknya bahan baku yang akan diorder sehingga

tidak terjadi kekurangan bahan baku seperti ini lagi. Sedangkan masalah
kekurangan pegawai seharusnya pihak store menggunakan jasa angkut
bahan baku agar pegawai bisa tetap fokus pada operasional penjualan
serta pelayanan terhadap pelanggan.
23

BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Setelah terselesaikannya Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, maka penulis
sangat berharap Laporan ini dapat memberikan gambaran bagi Dominos pizza
plaza pondok gede dalam rangka mengembangkan dan meningkatkan kualitas
kerja karyawan terutama dalam sistem pemesanan bahan baku serta dengan
adanya masukan yang diusulkan ini akan dapat lebih mempermudah tindak lanjut
proses pemesanan bahan baku nantinya. Berdasarkan uraian-uraian dan
pembahasan keseluruhan isi Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, maka
penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut:
1. Pemesanan bahan baku / order bahan baku merupakan kebutuhan mutlak
bagi store yang dipertanggunng jawabkan pada store manager. Oleh karena
itu seharusnya store manager harus dapat membaca pasar, agar nantinya

24

bahan baku yang dipesan tidak berlebih dan tidak kurang. Sehingga dapat
meningkatkan kinerja serta mengurangi tingkat kerugian pada store.
2. Setiap karyawan seharusnya hanya bekerja pada operasional produksi serta
pelayanan terhadap konsumen. Sehingga nantinya dapat mewujudkan visi
misi awal dominos pizza ini, yaitu: menyediakan produk terbaik,
melakukan pelayanan terbaik, serta memberikan gambaran yang baik
terhadap store.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari penjelasan diatas, maka penulis akan
mencoba memberikan saran-saran, terutama terhadap beberapa hal yang berkaitan
dengan sistem pemesanan bahan baku pada dominos pizza plaza pondok gede
guna mendukung kelancaran sistem yang sedang berjalan. Adapun saran-saran
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Para staff store terutama bagian pemesanan bahan baku harus dapat
menjaga kedisiplinan dan ketelitian dalam memasukkan data, serta harus
mampu meningkatkan kerja sama antar staff.
2. Para staff dituntut untuk lebih baik lagi dalam tanggung jawab terhadap
pekerjaan masing-masing. Tidak lagi mengerjakan pekerjaan yang bukan
merupakan tugasnya. Hal ini perlu diantisipasi supaya kelak apabila terjadi
kekeliruan baik pihak store maupun vendor lebih mudah dalam mencari
pertanggungjawaban.
3. Perlu diadakannya pelatihan atau training dengan tujuan meningkatkan
profesionalisme para staff, baik masalah operasional sistem maupun
pengetahuan lain yang berhubungan dengan pemesanan bahan baku.
4. Mengingat pentingnya data-data pada file yang digunakan maka harus
sangat diperhatikan dalam hal perawatan data yaitu dengan duplikat data
atau back-up data.

25

5. Dalam periode tertentu perlu adanya pengecekan data, untuk mengetahui

segala kemungkinan permasalahan (kelemahan) yang ditimbulkan pada
sistem yang diusulkan.

26