8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Program Aplikasi Pelayanan administrasi Kependudukan

Program Aplikasi adalah suatu program komputer yang dibuat untuk

mengerjakan atau menyelesaikan masalah-masalah khusus. (Kamus Lengkap

Dunia Komputer, 2002, hal : 12)

Pelayanan adalah perihal/cara melayani; usaha melayani kebutuhan orang

lain dengan memperoleh imbalan uang/jasa; kemudahan yang diberikan

sehubungan dengan jual beli barang/jasa. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996,

hal: 571)

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi tujuan serta

penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; Usaha dan kegiatan

yang berkaitan dengan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan; Kegiatan yang

berkaitan dengan kegiatan pemerintah; Kegiatan kantor dan tata usaha.(Kamus

Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 8)

Kependudukan adalah hal-hal/sifat-sifat sebagai penduduk; urusan

mengenai penduduk.(Kamus besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 245).

Yang dimaksud dengan Kelurahan sebagaimana yang disebutkan dalam

UU No.5 1979, pasal 1 ayat (6) adalah: Kelurahan adalah suatu wilayah yang

ditempati oleh sejumlah penduduk yang mempunyai

 9

Jadi dapat disimpulkan bahwa Program Aplikasi Pelayanan Administrasi

Kependudukan adalah suatu program komputer yang dapat menyelesaikan

masalah atau mengerjakan tugas dalam melayani kebutuhan orang lain untuk

kegiatan yang berkaitan dengan urusan mengenai penduduk pada organisasi

pemerintahan terendah langsung dibawah Camat.

2.2. Konsep Flow Of Document (FOD)

Flow Of Document (FOD) merupakan Bagan yang menunjukkan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari sistem (Jogiyanto,1999,hal: 796-799). Bagan

ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem,

bagan alur digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak

sebagai berikut:

a. Dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau

komputer.

Gambar 2.1. Simbol Dokumen

b. Kegiatan Manual

Menunjukkan pekerjaan manual.

Gambar 2.2. Simbol Kegiatan Manual

 10

c. Proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

Gambar 2.3. Simbol Proses Operasi Komputer

d. Arsip

Menunjukkan simpanan dokumaen atau arsip.

Gambar 2.4. Simbol Arsip

e. Arus

Menunjukkan arus dari proses.

Gambar 2.5. Simbol Arus

f. Penjelasan

Menunjukkan penjelasan dari suatu proses.

Gambar 2.6. Simbol Penjelasan

g. Penghubung

Menunjukkan penghubung kehalaman yang masih sama atau kehalaman lain.

Gambar 2.7. Simbol Penghubung

 11

2.3. Konsep Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) atau DFD adalah Suatu

gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk

symbol untuk mengambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses

yang saling berkaitan. Walaupun nama diagram ini menekankan pada data,

situasinya justru sebaliknya penekanannya ada pada proses. (McLeod, 1995, hal

403) terdiri dari empat simbol-simbol DFD yaitu :

1. Elemen-elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan berada diluar batas sistem. Elemen-elemen ini

menyediakan bagi sistem input data dan menerima output data dan informasi.

Semua arus dipandang sebagai data.

Nama Terminator digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen

lingkungan, yang menandai titik-titik berakhir sistem. Terminator

digambarkan dalam DFD dengan suatu kotak atau segi empat. Tiap simbol

terminator diberi label nama elemen lingkungannya.

Gambar 2.8. Simbol Terminator

2. Proses

Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat

digambarkan dengan lingkaran. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan

label.
 12

Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata

kerja dan objek, tetapi anda dapat juga menggunakan nama sistem atau

program komputer.

Gambar 2.9. Simbol Proses

3. Arus Data

Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis

yang bergerak dari satu titik atau proses ke titk atau proses yang lain. Tanda

panah digunakan untuk menggambarkan arus itu. Panah tersebut dapat

digambar sebagai garis lurus atau garis lengkung.

Gambar 2.10. Simbol Arus Data

4. Penyimpanan Data

Jika data diperlukan karena suatu sebab, maka digunaka penyimpanan data.

Dalam istilah DFD, prenyimpanan data (data store) adalah suatu

penampungan. Data store digambarkan dengan garis sejajar.

Gambar 2.11. Simbol Penyimpanan Data

 13

2.3.1 Leveled DFD

Istilah diagram arus data bertingkat (Leveled DFD), digunakan untuk

menggambarkan hirarki dari berbagai diagram yang digunakan untuk

mendokumentasikan suatu sistem (McLeod, 1995, hal 409) yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari proses dan menggambarkan

hubungan terminator dengan sistem yang mewakili suatu proses.

2. Diagram Zero

Diagram Zero adalah Diagram tingkat menengah yang menggambarkan

proses-proses utama dalam sistem, yang terdiri dari sistem, hubungan entity,

proses, data flow dan data store.

3. Diagram Details

Diagram Detail adalah diagram tingkat paling rendah. Pada diagram ini

digambarkan proses-proses yang sudah tidak dapat dipecah kembali.

2.4. Pengertian Database

Pengertian database yaitu Kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi

tersebut biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu

database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup

perusahaan instansi (Hariyanto,1996,hal 1).

 14

Dalam konsep database, secara tradisional mengorganisasikan data dalam

suatu hirarki data terurut dari atas ke bawah yang terdiri dari berkas (file),

rekaman (record) dan elemen data.

1. Berkas (file) adalah suatu kumpulan rekaman data (record) yang berhubungan

dengan suatu subyek tertentu. Berkas dapat dikatakan sebagai seluruh

rekaman yang sejenis disusun menjadi sebuah berkas (file).

2. Rekaman (record) adalah gabungan dari semua elemen data yang saling

berhubungan. Rekaman biasa disebut dengan istilah tupel atau baris.

3. Elemen Data adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi

unit yang berarti. Istilah lain untuk elemen data adalah field, kolom, item dan

atribut.

2.5. Entitas Relationship Diagram

Entitas Relationship Diagram (ERD) adalah Suatu penyajian data

dengan menggunakan Entitas dan hubungannya. ERD dapat mengambarkan

hubungan antar entity dengan jelas dan mengambarkan batasan jumlah entity dan

partisipasi antar entity sehingga mudah dimengerti oleh pemakai.

komponen-komponen ERD, yaitu :

A. Entitas (Entity)

Entity adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata, dimana

informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. Simbol untuk entity

adalah persegi panjang.

 15

Gambar 2.12. Simbol Entity

B. Hubungan (Relationship)

Relationship adalah asosiasi yang terjadi antara satu atau lebih entity.

Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat

diberi label kata kerja.

Gambar 2.13. Simbol Relationship

C. Attribute

Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship, yang menyediakan

penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Simbol attribute

adalah bentuk Oval atau elips.

Gambar 2.14. Simbol Atribut

D. Cardinality Ratio

Cardinality Ratio adalah batasan yang menjelaskan jumlah keterhubungan

satu entity dengan entity lainnya. Jenis Cardinality Ration (Elmasri,1989,hal

40-47) antara lain:

 16

1. One to one relationship (1 : 1)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding

satu, atau dapat pula sebaliknya file kedua dengan file pertama adalah satu

berbanding satu.

2. One to many relationship (1 : M / M : 1)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding

banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.

3. Many to many relationship (M : N / N : M)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak

berbanding banyak atau dapat pula di balik file kedua dengan file pertama

banyak berbanding banyak.

2.5.1. Tingkatan dari relationship

Tingkatan dari relationship menyatakan jumlah entity yang berpartisipasi

dalam suatu relationship (date,1995,hal 10) terbagi menjadi:

1. Unary degree (tingkat satu)

 17

2. Binary degree (tingkat dua)

3.Ternary degree (tingkat tiga)

Gambar 2.15. Simbol Unary degree

Gambar 2.16. Simbol Binary degree

Gambar 2.17. Simbol Tinary degree

2.6. Normalisasi

Pengertian Normalisasi menurut Dr. EF. Codd yaitu pengelompokkan

elemen data dalam suatu table yang menyatakan entitas dari relationship

sehingga database menjadi mudah dimodifikasi(Jogiyanto,1993,hal 403).

Beberapa bentuk dari normalisasi, yaitu:(Harianto,1996,hal24-26)

1. Bentuk normal pertama (1NF/ First Normal Form)

Bentuk normal pertama yaitu tidak mempunyai set atribut yang berulang-

ulang atau atribut yang bernilai ganda.

2. Bentuk normal kedua (2NF/ Second Normal Form)

 18

Bentuk normal kedua harus memenuhi normal pertama dan setiap atributnya penuh

pada primery key.

3. Bentuk normal ketiga (3NF/ Third Normal Form)

Bentuk normal ketiga harus memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan tidak

tergantung secara transitif pada primery key.

Ada beberapa jenis kunci dalam Normalisasi yaitu:

a. Kunci Kandidat (Candidate Key)

Candidat Key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.

b. Kunci Primer (Primary Key)

Primary key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak

hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat

mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

c. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Alternate key adalah Candidat Key yang tidak dipakai sebagai primary key.

Kerap kali Alternate Key dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan

misalnya.

d. Kunci Tamu (Foreign Key)

 19

Foreign key adalah satu atribute yang melengkapi satu relationship yang

menunjukkan ke induknya. Foreign Key ditempatkan pada entity anak dan

sama dengan primery key dihubungkan (relation).

e. Kunci campuran (Composite Key)

Composite Key adalah jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu attribute.

2.7. Mengenal Microsoft Access 2002

Microsoft access merupakan program aplikasi basis data (database) yang

paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Dengan menggunakan

Microsoft Access dapat merancang, membuat dan mengelola database dengan

cara mudah.

Microsoft access 2002 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2002

merupakan pengembangan dari microsoft Access sebelumnya yang

dikonsentrasikan agar program aplikasi database ini lebih mudah dipakai, lebih

fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office

XP lainnya, dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta

dapat memanfatkan fasilitas-fasilitas yang terdapat pada intranet dan internet.

2.7.1. Memulai Access 2002

Pada bagian ini penulis menerangkan cara menjalankan Access 2002

dengan langkah berikut ini:

 20

1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar

2. Pilih Menu Program dan klik Microsoft access. Lihat Gambar 2.18.

Gambar 2.18. Cara Memulai Access 2002

2.7.2. Mengenal dan Membuat Database pada Access 2002

Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang

berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan kasus tertentu. Database pada

Access 2002 terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro dan

modul yang semuanya berhubungan atau saling terkait.

Tables, berupa tabel kumpulan data yang berhubungan dengan topik tertentu dan

merupakan komponen utama dari sebuah database. Tabel mengorganisasikan data

ke dalam kolom-kolom (dinamakan field) dan baris-baris (dinamakan record).

Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat

tertentu dari satu tabel atau lebih.

 21

Forms, digunakan untuk mempermudah menampilkan data, mengisi data dan

mengubah data yang ada di dalam tabel, mencari data dan mencetaknya.

Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Dapat

mencetak sebuah laporan yang telah dikelompokan, dihitung subtotal dan total

datanya berdasarkan kriteria tertentu.

Macros, untuk mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering digunakan

dalam mengolah data.

Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan

database sesuai dengan kebutuhan. Module ini berisi kode Visual Basic for

Applications untuk menangani event (peristiwa) dalam Access 2002.

2.8. Pengertian Yang Berkaitan Dengan Kependudukan

a) Penduduk ialah penduduk dalam matranya dalam diri pribadi, anggota

keluarga, anggota masyarakat, warga Negara dan himpunan kuantitas yang

bertempat tinggal di suatu tempat dalam batas wilayah Negara pada waktu

tertentu.

b) Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah kartu bukti diri (Legitimasi) bagi setiap

penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia.

c) Kartu Keluarga (KK) adalah kartu yang memuat data kepala keluarga dan

semua anggota keluarga.

d) Keluarga adalah sekelompok orang yang mendiami sebagian atau seluruh

bangunan yang bertempat tinggal baersama dan makan dari satu dapur yang
 22

tidak terbatas pada orang-orang yang memepunyai hubungan darah saja;

Seseorang yang mendiami sebagian atau seluruh bangunan yang mengurus

keperluan hidupnya sendiri.

e) Kepala Keluarga ialah orang yang bertempat tinggal dengan orang lain yang

memepunyai hubungan darah maupun tidak, yang bertanggung jawab dalam

keluarga itu; Laki-laki atau perempuan yang berstatus kawin atau janda/duda

yang mengepalai suatu keluarga, yang anggotanya antara lain terdiri atas

istri/suami dan anak; Kepala kesantrian, asrama, rumah piatu dan lain-lain

dimana beberapa orang yang bertempat tinggal bersama-sama.

f) Anggota Keluarga ialah mereka yang tercantum dalam kartu keluarga yang

secara kemasyarakatan menjadi tanggung jawab kepala keluarga.

g) Perpindahan ialah perubahan tempat tinggal tanpa memeperhitungan jarak

atau pun lamanya tinggal.

h) Pindah dan datang ialah perubahan tempat tinggal dari tempat lama ke tempat

baru untuk menetap.