Gua de examen

1)

Significado etimolgico de la palabra administracin:

La palabra administracin proviene del latn ad hacia, direccin, tendencia, y minister subordinacin, obediencia, y significa
aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro; es decir, aquel que presta un servicio a otro

Segn varios autores:

La Administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry)
La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una
estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. (Jos A. Fernndez Arenas)
La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para
lograr sus objetivos con la mxima productividad. (Lourdes Mnch Galindo y Jos Garca Martnez)

Elementos que integran el concepto de administracin:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Objetivo. Se refleja que la administracin siempre est enfocada a lograr fines o resultados.
Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en
trminos de cantidad y tiempo.
Eficiencia. Se refiere a hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles
al mnimo costo y con la mxima calidad.
Grupo social. Para que la administracin exista, es necesario que se d siempre dentro de un grupo social.
Divisin del trabajo. Accin mediante la cual una gran labor se segmenta o fragmenta en labores
pequeas o simples para facilitar su ejecucin.
Coordinacin de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes
recursos que intervienen en el logro de un fin comn.
Productividad. Es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o
servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y
eficacia

Caractersticas de la Administracin:
1) Universalidad. Esta caracterstica se refiere a la existencia de la administracin en cualquier grupo social. Adems, es
aplicable en cualquier tipo de empresa.
2) Valor instrumental. Dado que la administracin es eminentemente prctica, la administracin resulta ser un medio para
lograr un fin, es decir, se busca mediante esta, el logro de metas fijadas.
3) Unidad temporal. La administracin es un proceso dinmico, en el que todas sus partes existen simultneamente.
4) Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal.
5) Especificidad. Las caractersticas de la administracin la hacen nica e inconfundible
6) Interdisciplinariedad. La administracin es afn con todas aquellas ciencias o tcnicas relacionadas con la optimizacin
del trabajo.
7) Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades de cualquier grupo social.

Importancia de la administracin
Administracin es un medio para lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y
eficacia posible son segn
Munch Galindo:
a)
b)
c)
d)

Universalidad: Esto valida que la Administracin es imprescindible para el adecuando funcionamiento de

cualquier organismo social.
Simplificacin del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para
lograr mayor rapidez y efectividad
Productividad y Eficiencia: Ambas estn en relacin directa con la aplicacin de una buena
administracin.
Bien comn: proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las
relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tienen mltiples connotaciones en diversas actividades
del hombre.

2)

Concepto de eficiencia y eficacia:

Eficacia. Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Es hacer lo que es
apropiado, es decir, las actividades de trabajo que ayudan a la organizacin a alcanzar sus metas. Es una medida normativa del
logro de los resultados. Puede medirse en funcin de los objetivos logrados
Eficiencia. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos disponibles y tiempo, logrando
su optimizacin Es una parte vital de la administracin que se refiere a la relacin entre insumos y productos: Si se obtiene ms
producto con una cantidad dada de insumos, habr incrementado la eficiencia y si logra obtener el mismo producto con menos
insumos, habr incrementado tambin la eficiencia. Se refiere a la capacidad de una organizacin de satisfacer una necesidad
social mediante el suministro de bienes y servicios

Diferencias entre Eficiencia y eficacia:

Segn Chiavenato, la eficiencia busca salvaguardar recursos, y hace nfasis en los medios de como se hace, mientras que la
eficiencia busca optimizar el empleo de los recursos y hace nfasis en los resultados del producto
La eficacia es un concepto absoluto, esto significa que no podemos ser medio eficaces: somos eficaces o no lo somos. Si
alcanzamos nuestra meta, somos eficaces; si no la alcanzamos, aunque sea por poco, no somos eficaces. Si nuestra meta era el
campeonato y quedamos en segundo lugar, no podemos decir que somos medio eficaces. No, no somos eficaces. Si ganamos el
campeonato, somos eficaces.

La administracin debe ser considerada como ciencia, tcnica o arte:

Definicin de Ciencia:
Definicin: Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una
teora referente a verdades generales. Objeto: Conocimiento del mundo bsqueda de la verdad. Mtodo:
Investigacin. Observacin. Experimentacin. Encuesta. Fundamento: Leyes generales. Principios.
Definicin de Tcnica:
Conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos, cuyo objeto es la aplicacin utilitaria. Objeto:
Aplicacin o utilidad prctica Mtodo: Instrumentos. Procedimientos Conocimientos cientficos. Fundamento: Principio
y reglas de aplicacin prctica.
Definicin de Arte:
Definicin: Conjunto de tcnicas y teoras, cuyo objeto es causar un placer esttico a travs de los sentidos. Tambin
se dice de la virtud, habilidad o disposicin para hacer bien una cosa. Objeto: Belleza. Habilidad Expresin. Mtodo:
Tcnicas. Teoras. Emotividad. Creatividad. Fundamento: Reglas

tica y moral
a) La tica es un conjunto de conocimientos derivados de la investigacin de la conducta humana al tratar de explicar las
reglas morales de manera racional, fundamentada, cientfica y terica. Es una reflexin sobre la moral.
b) La moral es el conjunto de reglas que se aplican en la vida cotidiana y todos los ciudadanos las utilizan continuamente.
Estas normas guan a cada individuo, orientando sus acciones y sus juicios sobre lo que es moral o inmoral, correcto o
incorrecto, bueno o malo.
c)

Ciencias Auxiliares
La administracin, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversa ciencias y tcnicas.

Ciencias sociales:
Son aquellas cuyos objetivos y mtodos no se aplican a la naturaleza sino a los fenmenos sociales. La administracin, cuyo
carcter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:
a)
b)
c)
d)

e)

Sociologa. Ciencia que estudia el fenmeno social, la sociedad y la dinmica de sus estructuras.
Psicologa. Estudia los fenmenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicologa
industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo.
Derecho. Es el conjunto de ordenamiento jurdico que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la accin de la
administracin de tal manera que no afecte a los derechos de terceros.
Economa. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en produccin, distribucin y consumo, de
los bienes y servicios. La economa aporta valiosos datos a la administracin: disponibilidad de la materia prima, situacin
del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportacin e importacin, balanza de pagos, etc.
Antropologa. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre. Su cultura y desarrollo en sociedad. La antropologa
social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano.

Ciencias exactas:
Ciencias exactas son aquellas que slo admiten hechos rigurosamente demostrables:
a) Matemticas. No existe una definicin de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la
administracin, principalmente en las etapas de planeacin y control.

Disciplinas tcnicas:
Comprende un cuerpo o conjunto de conocimientos que an no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican
fundamentos cientficos. Su carcter es ms bien prctico, que terico.

a) Ingeniera industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el ptimo aprovechamiento de los recursos del
rea productiva. La administracin y la ingeniera industrial estn ntimamente ligadas, se interrelacionan y se han
hecho valiosas aportaciones entre s.
b) Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propsito de
informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una tcnica de
control, y no debe confundirse con la administracin.
c) Ergonoma. Estudia la interrelacin existente entre las mquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la
incidencia de estos factores en su eficiencia.
d) Ciberntica. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la informacin y del control, en el hombre y
en la mquina.

3)

Proceso Administrativo
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeacin, organizacin, direccin y control,
desarrolladas para lograr un objetivo comn.
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales.
Si los administradores o gerentes de una organizacin realizan debidamente su trabajo a travs de una eficiente y eficaz gestin,
es mucho ms probable que la organizacin alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeo de los gerentes o
administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que stos cumplan con el proceso administrativo.
El proceso administrativo: planeacin, organizacin, direccin y control fue desarrollado por Henri Fayol (1916)
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecnica y otra dinmica.

Fases del proceso administrativo:

En la primera, la fase mecnica, se busca establecer qu hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las
actividades de planeacin y organizacin. La segunda, la fase dinmica, se refiere a cmo se maneja ese organismo social que
se ha estructurado y comprende las actividades de direccin y control.
El proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones bsicas: planeacin, organizacin, direccin y control. (P.O.D.C)
a)
b)
c)
d)

Planeacin: Consiste en saber qu se va a hacer por anticipado, cul va a ser la direccin que se va a tomar
para alcanzar los objetivos de la manera ms eficiente.
Organizacin: La organizacin es un sistema que permite una utilizacin equilibrada de los recursos cuyo fin es
establecer una relacin entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar.
Direccin: La direccin es la funcin que trata, a travs de la influencia interpersonal, de lograr que todos los
involucrados en la organizacin contribuyan al logro de sus objetivos.
Control: El control es la funcin que efecta la medicin de los resultados obtenidos comparndolos con los
esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

stas estn contempladas en otros textos de distintos autores

Integracin: Integrar, con qu y quines se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales,
tcnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
Previsin: Prever, qu se puede hacer, consiste en el diagnstico de la informacin y los datos disponibles, de tal manera que se
haga posible la anticipacin o construccin del contexto en el que la organizacin se encontrar.

Dinmica y Mecnica
(MECNICA): Donde se determina su estructura finalidad y rumbo, as como las alternativas para conseguirlos
PLANEACIN
ORGANIZACIN
INTEGRACIN
(DINMICA): En la que se ejecuta todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de
estructuracin
DIRECCIN
CONTROL

Diversos criterios de divisin del proceso administrativo

Siendo toda divisin de algn modo arbitraria y con fines de estudio, es natural que se presenten diversos criterios para
distinguir y separar los elementos de la administracin. Sin embargo, aunque los elementos varan en nmero segn cada
autor, los objetivos que se persiguen son los mismos.
Fayol sostuvo que la organizacin es una entidad abstracta dirigida por un sistema racional de reglas y autoridad, que justifica
su existencia a travs del logro de sus objetivos. Aadi que, si la organizacin desea obtener objetivos administrativos, debe
coordinar los recursos con que cuenta, por lo cual el administrador est obligado a prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar.
Segn George R Terry:

Una de las formas ms extendidas de agrupar los elementos, es quiz la que considera en ella cuatro, la cual es
seguida, entre otros por George Terry; estos elementos son:
1)
2)
3)
4)

Planeacin
Organizacin
Ejecucin
Control

Segn: Harold Koontz:

De la diversidad de modelos del proceso administrativo que se han dado a conocer, se encuentra la de Harold
Koontz que propone:
1) Planeacin
2) Organizacin
3) Integracin
4) Direccin
5) Control

Segn Agustn Reyes Ponce, propone la siguiente divisin de seis elementos:

1)
2)
3)
4)
5)
6)

Previsin
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control

Preguntas a las que responde el proceso administrativo:

El proceso administrativo es una metodologa que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario, o cualquier
otra persona, manejar eficazmente una empresa, y consiste en estudiar la administracin como un proceso integrado por
varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: Qu? Para Qu? Cmo? Con quin?
Cundo? y Dnde?, interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administracin.

4)

Roles gerenciales segn Henry Mintzberg (La naturaleza del trabajo gerencial)
Los roles gerenciales es bsicamente las diferentes funciones o labores que debe realizar un gerente para poder cumplir con los
objetivos estipulados para su puesto segn con lo proyectado por la empresa.

Papeles interpersonales. Representan las relaciones con otras personas y se relacionan con las habilidades humanas. Muestran
cmo el administrador interacta con las personas e influye en los subordinados.

El rol de figura central Como representante de la empresa. Que la representa ante el Estado y otros
organismos pblicos y privados.
El rol de lder Motivador y orientador de las actividades de las personas que forman la empresa es central para
alcanzar objetivos.
El rol de enlace Con las personas internas y externas de la empresa.

Roles informativos: Describen las actividades para mantener y desarrollar una red de informacin. Un administrador del nivel
institucional pasa, en promedio, 75% de su tiempo intercambiando informacin con otras personas dentro y fuera de la
organizacin. Muestran cmo el administrador intercambia y procesa informacin.

El rol de monitor de informacin de las actividades de la empresa. Abarca no slo la captura de datos sino su
procesamiento, almacenamiento y descarte. Monitorear tanto los procesos internos como las variables del
contexto.
El rol de diseminador de informacin a los subordinados. Dar a conocer la informacin a los interlocutores que
considera relevantes.
El rol de vocero transmitiendo informacin interna y externa. Comunica hacia el exterior de la empresa: medios
de comunicacin, competencia, cmaras, gremios, ferias y exposiciones.

Roles de decisin:

El rol emprendedor. Generar iniciativas para adaptar la organizaciones o unidad que dirige a las cambiantes
condiciones del entorno por lo general, es quien capta las oportunidades y pone en marcha las iniciativas.
El rol de manejador de disturbios. Cuando las cosas no ocurren como se planific, el gerente es quien revisa
los planes, realiza ajustes o toma medidas correctivas.
El rol de distribuidor de recursos. La asignacin de tiempos, presupuestos y materiales pasa por las
decisiones de los gerentes.
El rol de negociador con grupos externos a la empresa como los proveedores. El gerente es quien conduce las
negociaciones de contratos, compras, asociaciones y otras situaciones en las que hay diferencias de criterios.

Segn Robert Katz (Habilidades de un administrador efectivo), el xito de un administrador depende ms de su desempeo y de
cmo trata a las personas y las situaciones, segn sus caractersticas de personalidad; depende de lo que el administrador logra y no de lo
que es. Este desempeo es el resultado de las habilidades que el administrador tiene y utiliza. Una habilidad es la capacidad de trasformar
conocimiento en accin, que resulta en un desempeo esperado. Segn Katz, existen tres habilidades importantes para el desempeo
administrativo exitoso: tcnica, humana y conceptual

HABILIDADES TCNICAS: incluyen el uso de conocimientos especializados y la facilidad para aplicar tcnicas
relacionadas con el trabajo y los procedimientos. Por ejemplo, habilidades en contabilidad, programacin de
computadoras, ingeniera, etctera. Las habilidades tcnicas se relacionan con el hacer; es decir, con el trabajo
con "objetos", ya sean fsicos, concretos o procesos materiales. Es relativamente fcil trabajar con objetos y
cifras, porque son estticos e inertes y no se oponen ni resisten a la accin del administrador.
HABILIDADES HUMANAS: se relacionan con el trato con las personas, y se refieren a la facilidad de relacin
interpersonal y grupal. Incluyen la capacidad de comunicarse, de motivar, coordinar, dirigir y resolver conflictos
personales o grupales. Las habilidades humanas se relacionan con la interaccin personal. El desarrollo de la
cooperacin en equipo, el estmulo a la participacin sin temores ni recelos, y el desarrollo de las personas son
ejemplos caractersticos de habilidades humanas; saber trabajar con personas y por medio de ellas.
HABILIDADES CONCEPTUALES: implican la visin de la organizacin o de la unidad organizacional en
conjunto, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teoras y abstracciones. Un administrador con habilidades
conceptuales es apto para comprender las diversas funciones de la organizacin y complementarlas entre s; para
entender cmo se relaciona la organizacin con el ambiente y cmo afectan los cambios en una parte de ella a
las dems. Las habilidades conceptuales se relacionan con el pensamiento, el razonamiento, el diagnstico de las
situaciones y la formulacin de alternativas para la solucin de problemas. Representan las capacidades
cognitivas ms sofisticadas del administrador, que le permiten planear el futuro, interpretar la misin, desarrollar
la visin y percibir oportunidades donde no hay en apariencia. A medida que un administrador hace carrera en la
organizacin, requiere desarrollar cada vez ms sus habilidades conceptuales

Nivel

Alta
Gerencia

Habilidade
s
conceptual
es

Institucional

Nivel
Medio

Nivel

Gerenci
a

Supervisi

Operacional

Habilidade
(Ideas y
s conceptos)
(Relacin
Humanas
interperso
nal)
Habilidades tcnicas
(Manejo de instrumentos fsicos)

5)

Tipos de gerentes:
Esta palabra alude a la persona
encargada de la direccin de una
empresa u organizacin determinada, o
bien a un sector de la misma.
Los gerentes se pueden clasificar en:

GERENTES FUNCIONALES: Esta clase de gerentes tiene la responsabilidad de organizar una nica rea
funcional de la empresa, por ejemplo, la produccin.
GERENTES GENERALES: los gerentes generales se encargan de administrar una nica unidad perteneciente a
una empresa. Es decir, asume la responsabilidad del conjunto completo de las actividades englobadas dentro de
dicha unidad. Las grandes empresas pueden contar con varios gerentes generales, los cuales representan a una
unidad especfica.

Otra forma de clasificar los gerentes es la que se detalla a continuacin:

ALTA GERENCIA: la alta gerencia se conforma con un nmero pequeo de individuos en comparacin con las dos
categoras precedentes. Su objetivo primordial es la administracin de la empresa u organizacin. Las personas
que se agrupan dentro de la alta gerencia instituyen determinadas polticas vinculadas con las operaciones a
realizar y establecen las directivas relacionadas con la interaccin de la empresa con su entorno.
GERENTES MEDIOS: esta clase de gerentes administran las actividades llevadas a cabo por los gerentes de
primera lnea y, en ciertas ocasiones las acciones de los empleados operacionales. Su funcin principal consiste
en dirigir aquellas conductas encaminadas a la realizacin de polticas propias de una empresa.
GERENTES DE PRIMERA LNEA: este tipo de gerentes son aquellos encargados de supervisar el trabajo de
otras personas de un nivel inferior en una determinada empresa. Los gerentes de primera lnea no cuentan con la
autoridad para supervisar a otros gerentes. Tambin son denominados supervisores. Como ejemplos de gerentes
de primera lnea se podran mencionar al jefe de produccin de una empresa o el supervisor de una oficina.

Diferencias entre Gerentes y Empleados Operativos:

Gerencia: Cmo afectan las decisiones de negocios tambin ayuda a definir a los empleados operativos y empleados
gerenciales
Los empleados operativos: son aquellos empleados que directamente producen bienes y servicios para una empresa y
no supervisan el trabajo de otros

Diferencias entre Administracin y Gerencia:

-Administracin
La administracin es el nivel superior de organizacin de las funciones decisivas dentro de una institucin o empresa. Es la
responsable de determinar las polticas y objetivos que se deben de cumplir para que todo opere de la manera correcta. En el
contexto empresarial, la administracin incluye a las personas que son dueas o socias de la firma, pero tambin al resto del
personal. Generalmente, contribuye a que la empresa obtenga mayor capital y logre mayores ganancias que garanticen la
recuperacin de la inversin
-Gerencia
La gerencia tiene una funcin directiva de nivel intermedio. Se encarga de implementar las polticas y los objetivos de la
organizacin, conforme han sido determinados por los encargados de la administracin. De lo antes dicho se deduce que la gerencia
viene a ser parte del proceso administrativo. De sta se encargan los directivos o el director de la institucin e incluye una gran
variedad de funciones.

George Terry :La administracin consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas.

Henry Mintzberg :The Nature of Managerial Work (Creador del concepto de los roles gerenciales)
Robert Katz: Skills of an Effective Administrator (Creador del concepto de las

habilidades o destrezas gerenciales)

Interperson
al

Informativa

Decisoria