Anda di halaman 1dari 6

PENGENDALIAN MANAJEMEN PROYEK

Pengertian
Proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir
tertentu yang memiliki arti yang cukup penting bagi kepentingan pihak manajemen.
Idealnya, sebuah proyek dimulai ketika manajemen telah menyetujui sifat umum dari
apa yang harus dkerjakan dan telah menyetujui taksiran jumlah sumber daya yang
akan dipergunakan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut, kemudian, sebuah proyek
akan berakhir jika tujuannya telah ercapai atau proyek tersebut dibatalkan.
Berikut adalah karakteristik proyek proyek yang membuat pengendalian manajemen
dan, hal nilah yang membedakannya dengan pengendalian manajemen kegiatan rutin.
1.

Sasaran tunggal

Sasaran proyek biasanya adalah sasaran tunggal, sedangakan operasi rutin biasanya
memilki bayak tujuan.
2.

Struktur organisasi

Struktur organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi operasionaldemikian


juga dengan sistem pengendalian manajemennya. Sedangkan dalam organisasi rutin,
hal ini tidak terjadi.
3.

Fokus pada proyek

Pengendalian proyek difokuskan pada proyek, tujuannya adalah menghasilkan sebuah


produk yang memuaskan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan dan
tingkat biaya yang optimum. Sedangkan fokus utama pengendalian manajemen untuk
aktivitas operasi cenderung diarahkan pada biaya, sedangkan mutu dan jadwal hanya
dilihat ketika terjadi penyimpangan.
4.

Perlunya Trade off

Dalam sebuah proyek, bisanya melibatkan trade off antara ruang lingkup, jadwal dan
biaya. Riilnya adalah ketika ruang lingkup proyek dipersempit, berarti biaya akan
semakin minim. Kemudian untuk mempersingkat jadwal proyek, maka digunakan
biaya lembur. Dalam organisasi rutin, trade off yang serupa juga terjadi, namun bukan
merupakan kegiatan harian yang umum dilakukan.
5.

Standar yang kurang andal

Standar kinerja yang ada dalam sebuah proyek hanya dapat dipergunakan sekali saja,
meskipun beberapa proyek memiliki kemiripan.

6.

Seringnya terjadi perubahan dalam pelaksanaan

Karena kondisi yang tak terduga yang tak diperkirakan saat konsultasi dapat
mengakibatkan perubahan atas rencana proyek yang telah ditetapkan sebelumnya, dan
hal ini adalah sebuah hal yang umum dalam pelaksanaan sebuah proyek.
7.

Ritme yang berbeda

Ritme sebuah proyek dimulai dari kecil, meningkat mencapai aktivitas punaknya, dan
kemudian menurun seiring dengan selesainya proyek tersebut, sedangkan ritme dari
organisasi rutin cenderung beroperasi pada aktivitas yang sama dalam waktu yang
cukup lama, kemudian berubah ke arah yang tak beraturan.
8.

Pengaruh lingkungan yang lebih besar

Sebuah proyek akan sangat rentan terhadap pengaruh dari luar, jika dibandingkan
dengan organisasi rutin.
9.

Pengecualian

Perbedaan dari sisi ini tidaklah terlihat secara jelas, jika dalam sebuah organisasi rutin
memilki sebuah fokus pengendalian manajemen yaitu totalitas kegiatan dalam periode
tertentu, dlam hal ini, sebuah proyek akan memfokuskan pengendalian manajemennya
pada tiap kegiatan.
Lingkungan pengendalian
1.

Struktur organisasi proyek

Organisasi proyek memilki sifat yang sementara,dan ketika proyek berakhir, maka
berakhir pula organisasi tersebut. Anggota dari tim ( organisasi ) pun dapat berasal
dari bermacam sumber, misalnya saja berasal dari organisasi yang menjadi sponsor
proyek, atau mungkin juga mendatangkan karyawan khusus dari organisasi luar untuk
proyek yang akan dikerjakan.
Organisasi matriks
Bentuk organisasi matriks dalam sebuah proyek akan terjadi jika anggota tim direkrut
dari organisasi yang mensponsori proyek tersebut. Dalam hal ini mereka akan
bertanggung jawab kepada dua manajer, yaitu manajer proyek dan manajer
departemen fungsional tempat mereka bertugas secara permanen. Organisasi yang
demikian ini akan sangat rawan akan konflik kepentingan antara dua manajer tersebut.

Evolusi struktur organisasi

Hal ini menegaskan bahwa struktur organisasi proyek adalah berubah sesuai dengan
tahapan sebuah proyek, begitu juga dengan metode manajemen yang digunakan.
Contohnya adalah ketika dalam tahap awal proyek, maka pihak yang dominan adalah
arsitek, insinyur dan konsultan. Kemudian pada tahap pelaksanaan yang dominan
adalah manajer produksi, dan ketika proyek menjelang selesai, manajer pemasaran
akan mulai menampakkan dominasi perannya.
2.

Hubungan kontraktual

Jika proyek dilaksanakan oleh kontraktor luar, maka tingkat pengendalian secara
otomatis

akan bertambah, karena kontraktor luar akan membawa sistem

pengendaliannya sendiri dalam pelaksanaan proyek, namun pengendalian itu juga


harus disesuaikan dengan pengendlian yang juga dilakukan oleh organisasi sponsor.
Kontrak harga tetap
Dalam hal ini, kontraktor akan setuju ntuk melaksanakan sebuah proyek dalam jangka
waktu tertentu dengan harga yang telah ditetapkan sebelumnya. Dala kontrak ini,
organisasi sponsor bertanggung jawab mengaudit mutu dan jumlah pekerjaan untuk
memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan adalah sesuai dengan ketetapan.
Kontrak penggantian biaya
Dalam hal ini, sponsor setuju untuk membayarkan biaya yang wajar dan ditambahkan
dengan suatu laba tanggung jawab organisasi sponsor adalah pada pengendalian
biaya. Sedangkan tantangan dalam kontrak ini adalah kemampuan orgainsasi sposor
untuk mengendalikan ruang lingkup, jadwal, dan biaya agar tidak mengalami
perubahan yang cukup signifikan agar kontrak ini layak dilaksanakan, maka harus ada
penghitungan yang meyakinkan tentang aspek tersebut.
Perbandingan dalam jenis kontrak
Dari aspek harga, dalam kontrak harga tetap, kontraktor akan menetapkan besaran
biaya yang dapat dinegosiasikan dan dalam harga tersebut sudah dimasukkan berbagai
penyisihan untuk ketidakpastian yang mungkin terjadi saat pelaksanaan proyek.
Sedangkan dalam kontrak penggantian biaya, komponen laba ( pembayaran jasa )
akan ditetapkan diawal dengan stuan moneter, dan jika kontraktor ingin menambah
keuntungan, biasanya mereka akan membuat estimasi biaya yang tinggi dengan

ongkos jasa yang tetap batasan atas.


Variasi
Pada dasarnya, organisasi sponsor akan mengalami kebingungan ketika harus
menetapkan jenis kontrak. Oleh karena itu ditawarkan sebuah varian baru, yakni
kontrak insentif. Kontrak ini lebih cenderung berdekatan sifatnya dengan kontrak
harga tetap, namun dalam hal ini, kontraktor aka diberikan imbalan lain jika mampu
menyelesaikan pekerjaannya sebelum tanggla yang telah ditetapkan. Namun hal ini
perlu sebuah catatan, yakni jika estimasi penyelesaian dan biaya yang terjadi dapat
dibuat cukup layak, maka penggunaan kontrak ersebu adalah tepat.
3.

Struktur informasi

Paket kerja
Dalam sistem pengendalian proyek, informasi disusun berdasarkan elemen elemen
proyek. Elemen proyek yang paling kecil dinamakan paket kerja, dimana paket kerja
ini merupakan kumpulan yang disebut dengan struktur rincian pekerjaan. Paket kerja
sendiri memilki pengertian pertambahan pekerjaan yang dapat diukur, biasanya
dengan jangka waktu yang singkat.
Perkiraan biaya tidak langsung
Dalam sebuah proyek, ada sebuah garis besar biaya langsung yang kemudian akan
memunculkan estimasi biaya tidak langsung, seperti untuk aktivitas administrasi dan
aktivitas pendukung lainnya. Estimasi biaya ini biasanya ditetapkan dalam satuan unit
waktu, sama halnya dengan penetapan biaya overhead dalam organisasi aktivitas
rutin.
Perencanaan proyek
Perncanaan sebuah proyek akan mencakup :
1.

Tugas apa saja yang akan dilaksanakan

2.

Siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas tersebut

3.

Berapa lama tugas tersebut akan terselesaikan

4.

Biaya yang digunakan untuk menyeleasikan pekerjaan tersebut

Karena dalam konteks ini kita bicara tentang proyek, maka harus ada sebuah kesiapan

dari manajmen, tentu saja dalam bentuk pengendalian, karena karakteristik proyek
yang rentan akan perubahan dari rencana awal yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan proyek
Hal yang sering muncul dalam pelaksanaan sebuah proyek adalah trade off. Trade off
sendiri digunakan untuk melakukan penyesuaian atas kondisi yang terjadi pada saat
pelaksanaan. Dalam sebuah proyek, bisanya melibatkan trade off antara ruang
lingkup, jadwal dan biaya. Riilnya adalah ketika ruang lingkup proyek dipersempit,
berarti biaya akan semakin minim. Kemudian untuk mempersingkat jadwal proyek,
maka digunakan biaya lembur. Dalam organisasi rutin, trade off yang serupa juga
terjadi, namun bukan merupakan kegiatan harian yang umum dilakukan.
Selain itu juga, dalam pelaksanaan sebuah proyek, para manajer akan membutuhkan
laporan laporan yang memberikan informasi seputar apa yang terjadi dalam proyek
yang sedang dilaksanakan, diantaranya adalah :
1.

Laporan kendala

Laporan kendala akan sangat membantu manajer dalam menemukan sebuah hambatan
hambatan yang muncul dan mengganggu proses pengerjaan proyek, melalui laporan
inilah para manajer adapat melakukan tindakan tindakan evaluatif, yang kemudian
dilanjutkan denga tindakan perbaikan untuk menghilangkan atau meminimalisir
hambatan tersebut.
2.

Laporan kemajuan

Laporan ini biasanya berisi perbandingan antara jadwal dan biaya yang dianggarkan
dengan jadwal danbiaya actual. Pendekatan yang dilakukan untuk menganalisa
laporan ini adalah pengeloalaan dengan pengecualian .
3.

Laporan keuangan

Laporan ini berisi catatan yang akurat atas kondisi dan aliran keuangan yang ada
dalam sebuah proyek.

Evaluasi proyek

1.

Evaluasi kinerja

Evaluasi ini dititik beratkan pada manajemen dan sisi pengelolaan proyek. Tujuan
yang pertama adalah membantu proses pengambilan keputusan yang berhubungan
dengan manajer proyek. Selanjutnya, tujuan yang terakhir adalah menemukan cara
yang lebih baik untuk proyek yang selanjutnya.
2.

Evaluasi hasil

Konkritnya, kegiatan ini adalah membandingkan antara hasil yang disepakati saat
awal proyek, denganhasil actual proyek yang telah dikerjakan. Evaluator hasil juga
harus mempertimbangkan kemungkinan di masa mendatang ( pasca penyelesaian
proyek ). Berikut adalah kriteria pemilihan proyek yang hendk dievaluasi :
a.

Proyek tersebut seharusnya cukup penting untuk dapat membenarkan


dilakukannnya pengeluaran dan usaha yang cukup banyak dalam evaluasi
formal.

b.

Hasil yang didapat harus dapat dikuantifisir.

c.

Akibat dari variable yang tidak dapat diantisipasi hars dapat diketahui.

d.

Hasil dari evaluasi harus mempunyai kesempatan yang baik untuk mengarah
kepada dilakukannya suatui tindakan.