Anda di halaman 1dari 12

KANTOR AKUNTAN PUBLIK & MANAGEMENT CONSULTANT

RAWIATMAJA & PARTNER


No
Lampiran
Perihal

: 016/KAP/2009
: 1 eksemplar
: Laporan Hasil Audit Manajemen

Bandar Lampung, 20 Juli 2009

Kepada
Yth, Direktur PT Serat Sutra
Di tempat
Kami telah melakukan audit terhadap keterlambatan produksi yang terjadi pada
perusahaan PT Serat Sutera. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas
kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan
pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang pengelolaan
dan keefektivan kinerja bagian produksi yang ada di PT Serat Sutera. Audit tersebut
dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas
(hasil guna). Pengelolaan produksi yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas
kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan
efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil Audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang didukung temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV: Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

KAP & Management Consultant


Rawiatmaja & Partner

Pram Sanjaya

Bab I
Informasi Latar Belakang
PT Serat Sutera awalnya adalah pabrik tenun tradisional dengan fasilitas produksi
berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Mulai tahun 1995 perusahaan ini secara total
meningkatkan ATBN untuk produksi komersialnya dan menggunakan teknologi modern
dengan investasi yang cukup besar. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar
dan hanya sebagian kecil untuk memenuhi persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan
persediaan yang sangat minimum untuk menjaga stabilitas keuangannya. PT Serat Sutera
menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang berbeda. Bahan baku
sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri.
60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan sutra adalah untuk tujuan ekspor
yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan
diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri.
Perusahan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi

dengan kapasitas

produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4.750 meter untuk
kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas operasi yang dimiliki, perusahaan
beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh. Pengendalian kualitas produk dimulai dari
pengendalian bahan baku (input), proses produksi dan penanganan produk jadi (output).
Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi pengolahan
bahan yang tersedia.
Struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut:
Direktur Utama

: Ny. Shri Utami

Direktur Akt & keuangan

: Ny. Trini Ray

Divisi Penjualan

: Tn Hendro Sukantja

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:


1. Keterlambatan pengiriman terjadi karena keterlambatan proses produksi.
2. Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.

Bab II

Kesimpulan Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang dilakukan, kami
dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1

Prosedur perencanaan bahan baku yang sering tidak tepat menyebabkan kedatangan
bahan baku sering terlambat mengandung beberapa kelemahan, di antaranya:
a. Tidak terdapat prosedur yang dapat menjamin bahwa setiap perencanaan
bahan baku akan dapat terpenuhi secara tepat waktu, khususnya bahan dasar
sutra impor, yang akhirnya akan menyebabkan kedatangan bahan baku itu
sering terlambat
b. Tidak terdapat prosedur yang memadai untuk memastikan bahwa setiap
perencanaan bahan baku akan dapat memenuhi kuantitas yang dibutuhkan
dalam setiap proses produksi sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku
dalam produksinya

Keterlambatan pemenuhan pesanan dan juga ketidakmampuan perusahaan untuk


menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas yang sesuai dengan
kebutuhan

Ketidak selarasan jadwal produksi dengan jadwal bagian pembelian bahan baku dan
pemeliharaan fasilitas produksi yang dikarenakan tidak adanya mekanisme
penyesuaian (cross check) program antara bagian-bagian tersebut.

Penumpukan beberapa jenis barang, terutama barang non sutra, di gudang yang
menunggu untuk dikirim kepada pelanggan karena perintah supervisor untuk
memproduksi terlebih dahulu semua bahan yang tersedia di lokasi pabrik meskipun
belum waktunya untuk diproses

Kebijakan persediaan perusahaan yang sangat minimum untuk menjaga kestabilan


keuangannya tanpa mempertimbangkan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan
baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar

Jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat sehingga menyebabkan terjadinya
waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap harinya

Kebijakan perusahaan dalam hal pengiriman barang yang terlalu cepat

Kriteria:

Jadwal produksi harus mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi


kebutuhan pelanggan

Jadwal produksi harus disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok
pengaman dalam menjaga kestabilan barang di pasaran

Agar tingkat penggunaan kapasitas produksi optimal maka jadwal produksi harus
terintegrasikan dengan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan
pengiriman barang ke dalam jadwal produksi sehingga mampu meminimumkan biaya
persediaan, biaya set up, upah lembur dan waktu sumber daya yang menganggur

Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis tentang perubahan jadwal produksi


karena adanya penambahan (perubahan) pesanan pelanggan

Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal fungsi-fungsi lainnya

Metode permintaan material harus akurat sehingga kekurangan bahan baku tidak
terjadi lagi

Penentuan tingkat persediaan minimum harus telah mempertimbangkan kemungkinan


terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi,
perubahan permintaan pasar

Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat menyebabkan perusahaan mengalami


kesulitan dalam memenuhi kewajibannya. Oleh karena itu, perusahaan sewajarnya
membuat suatu kontrak perjanjian tertulis yang harus mempertimbangkan
kemampuan perusahaan dalam menyanggupi kewajibannya dalam hal pengiriman
barang dengan tidak mengabaikan tujuan utama produksi perusahaan yaitu, waktu
pengiriman yang tepat.

Penyebab:
1

Belum adanya peraturan baku secara tertulis yang dimiliki perusahaan, dalam
prosedur dan sistem perencanaan kebutuhan bahan baku dan permintaan material

yang akurat digunakan saat ini.


Belum tersedianya kebijakan dan atau peraturan memadai berkaitan dengan
penentuan batas minimum jumlah persediaan untuk satu periode proses produksi dan

perubahan jadwal produksi karena adanya penambahan pesanan pelanggan.


Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi,
pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi padahal Operator mesin
dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang
berbeda untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat tanpa mempertimbangkan kondisi


persediaan bahan baku yang tersedia.

Akibat:
1

Perusahaan tidak mampu memenuhi semua pesanan pelanggan dengan tepat


waktu.

Jadwal pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan
karena faktor ketidak sesuaian antara jadwal produksi dengan perubahan
permintaan pasar.

Proses produksi mengalami waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari
sehingga perusahaan mengalami keterlambatan proses produksi.

Kebijakan perusahaan untuk mengolah semua bahan baku yang tersedia di lokasi
pabrik mengakibatkan penumpukan persediaan di gudang.

Masih ada kapasitas yang menganggur dalam perusahaan.

Perusahaan tidak memiliki persediaan yang cukup sebagai stok pengamanan


dalam menjaga kestabilan barang di pasaran.

Pejabat yang bertanggung jawab:


1. Direktur Perencanaan dan Pelaksanaan Produksi

Bab III
Rekomendasi
Hasil audit yang telah dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan
menjadi tiga hal, yaitu:
1

Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur dalam pemesanan dan pengadaan
bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang dimiliki perusahaan.

Kelemahan yang terjadi karena kurangnya koordinasi yang positif antara bagian
produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi.

Kelemahan yang terjadi karena kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi

atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan
tersebut.
Rekomendasi:
1

Perusahaan harus memiliki sistem dan prosedur dalam pemesanan dan pengadaan
bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang dimiliki perusahaan agar proses
produksi berjalan stabil serta dapat memberikan informasi tentang persediaan dan
jumlah bahan baku yang dibutuhkan dengan akurat sesuai keadaan yang ada dalam
perusahaan sehingga proses produksi dapat berjalan stabil dalam menjalankan
usahanya memenuhi pesanan pelanggan dan memiliki stock pengaman yang cukup di
pasaran.

Bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi harus
selalu mengadakan rapat evaluasi kerja untuk mencegah terjadinya keterlambatan
proses produksi.

Perusahaan harus melakukan pelatihan dan pembinaan bagi karyawan bagian


pembelian bahan baku yang melakukan perencanaan kebutuhan bahan baku sehingga
dapat mengurangi resiko ketidak tepatan dalam melakukan perencanaan kebutuhan
bahan baku yang dapat menghambat proses produksi karena kekurangan bahan baku
terutama bahan baku yang berbahan dasar sutra.

Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan tertulis yang cukup untuk
menjadi dasar-dasar tentang perubahan jadwal produksi karena adanya tambahan
(perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan
pengiriman yang telah terjadwal.

Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegrasi dengan:


a

Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi
pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.

Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk


dioprasikan.

Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan
diterima.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi
akibat yang lebih buruk pada Produksi Perusahaan di masa yang akan datang.

Bab IV
Ruang Lingkup Audit
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi
masalah bagian produksi pada PT Serat Sutra. Audit kami mencakup penilaian atas
kecukupan pengendalian manajemen bagian produksi, dan aktivitas-aktivitas produksi itu
sendiri.

Lampiran
DAFTAR RINGKAS TEMUAN AUDIT
No
.

Kondisi

Kriteria

Penyebab

Akibat

Tidak cukup tersedianya

Jadwal produksi telah

Perusahaan sering tidak

Kedatangan bahan baku

sumber daya bahan baku

mencerminkan kestabilan tepat dalam

sering terlambat

di dalam negeri terutama

usaha perusahaan dalam

merencanakan

sehingga proses

untuk produk yang

memenuhi kebutuhan

kebutuhan bahan baku

produksi tidak mampu

berbahan dasar sutra yang

pelanggan

perusahaan (terutama

memenuhi semua

harus import sehingga

untuk produk yang

pesanan pelanggan

hanya mampu mencapai

berbahan dasar sutra

90% dari kebutuhan

yang masih impor)

pelanggan
2

Perusahaan beberapa kali

Jadwal produksi disusun

Perusahaan menetapkan

Perusahaan tidak

mengalami keterlambatan

berdasarkan rencana

kebijakan pengiriman

memiliki persediaan

pemenuhan pesanan dan

penjualan dan

yang terlalu cepat tanpa

yang cukup sebagai stok

juga perusahaan tidak

pembentukan stok

memikirkan kondisi

pengamanan dalam

mampu menempatkan

pengaman dalam

persediaan bahan baku

menjaga kestabilan

barangnya di pasar tepat

menjaga kestabilan

yang tersedia untuk

barang di pasaran

waktu dalam kuantitas

barang di pasaran

proses produksi

Pemenuhan pesanan yang

Jadwal produksi mampu

Jadwal penerimaan

Terhambatnya proses

selalu terlambat

meminimumkan biaya

bahan baku dan

produksi rata-rata 18

persediaan, biaya set up,

perbaikan fasilitas

jam dalam 1 minggu

upah lembur, dan waktu

produksi tidak

yang tentunya akan

sumber daya

disesuaikan dengan

mengakibatkan

menganggur

terjadinya perubahan

bertambahnya biaya

pesanan dari pelanggan

upah lembur, waktu

sesuai dengan kebutuhan


3

sumber daya tenaga


kerja yang terbuang
untuk melakukan proses
produksi, serta
bertambahnya biaya set

up mesin untuk bagian


pemeliharaan fasilitas
produksi
4

Pada tahun 2006, proses

Jadwal produksi telah

Perencanaan kebutuhan

Keterlambatan

produksi hanya mampu

mengintegrasikan jadwal

bahan baku perusahaan

kedatangan bahan baku

mencapai kuantitas 90%

penerimaan bahan baku,

(terutama untuk produk

mengakibatkan

dari produk yang

pemeliharaan fasilitas

yang berbahan dasar

kekurangan bahan baku

dibutuhkan untuk

dan pengiriman barang

sutra yang masih impor)

sebanyak 15% (2006)

memenuhi pesanan

ke dalam jadwal

sering tidak tepat

dari kebutuhan

pelanggan sesuai dengan

produksi

produksi.

jadwal pengiriman yang


telah ditetapkan
5

Jadwal produksi tidak

Perusahaan memiliki

Perusahaan tidak

Rencana produksi dan

disesuaikan dengan

kebijakan tertulis tentang

(belum) memiliki

pengiriman yang telah

terjadinya pemesanan dari

perubahan jadwal

kebijakan tertulis

terjadwal menjadi

pelanggan yang sifatnya

produksi karena adanya

sebagai dasar untuk

terganggu

mendadak, sehingga

penambahan (perubahan)

melakukan perubahan

belum termasuk dalam

pesanan pelanggan

jadwal produksi, jika

jadwal produksi yang

terjadi tambahan

telah ditetapkan, yang

(perubahan) permintaan

menyebabkan tertundanya

pelanggan

pengiriman barang yang


terjadwal rata-rata 2 hari
untuk setiap pesanan
6

Tidak adanya mekanisme

Jadwal produksi telah

Jadwal produksi tidak

Keterlambatan proses

penyesuaian (cross check)

selaras dengan jadwal

selaras dengan jadwal

produksi

program antara bagian

pada fungsi-fungsi

pada bagian pembelian

produksi, pembelian

lainnya

bahan baku dan

bahan baku dan

pemeliharaan fasilitas

pemeliharaan fasilitas

produksi

produksi

Di dalam gudang

Jadwal produksi harus

Supervisor

Terjadi penumpukan

menumpuk beberapa jenis

mampu mengoptimalkan

memerintahkan untuk

persediaan di dalam

barang yang menunggu

tingkat penggunaan

memproduksi terlebih

gudang

untuk dikirim kepada

kapasitas produksi

dahulu produk yang

pelanggan

bahan bakunya tersedia


di lokasi pabrik karena
proses produksi harus
berjalan terus

10

Kekurangan bahan baku

Jadwal produksi

Metode permintaan

Kedatangan bahan baku

sehingga proses produksi

didukung dengan metode

bahan baku perusahaan

sering terlambat

hanya mampu mencapai

permintaan material yang (terutama yang

kuantitas sebesar 90%

akurat

berbahan sutra yang

untuk memenuhi proses

masih impor) sering

produksi

tidak tepat

Semua bahan baku yang

Seluruh kapasitas yang

Perusahaan beroperasi

Adanya kapasitas yang

tersedia di lokasi pabrik

dimiliki terserap dalam

sebesar 85% dari

menganggur yang

diproses meskipun belum

rencana produksi yang

kapasitas penuh

terjadi sebesar +15%

waktunya untuk diproses

telah ditetapkan

Terjadi penumpukan

Perusahaan memiliki

Perusahaan memiliki

Terjadi penumpukan

persediaan di dalam

kebijakan tertulis tentang

kebijakan tertulis

persediaan

gudang sampai 15%

pemanfaatan kapasitas

tentang pemanfaatan

untuk produk non sutra

menganggur (jika jadwal

kapasitas menganggur

produksi tidak disusun

yaitu dengan mengolah

pada basis full capacity)

semua sisa bahan yang


tersedia di lokasi pabrik
meskipun belum
waktunya untuk
diproses

11

Supervisor

Jadwal produksi telah

Proses produksi harus

Terjadi penumpukan

memerintahkan untuk

meminimalkan

berjalan terus

persediaan di gudang

memproduksi terlebih

persediaan

dahulu produk yang


bahan bakunya tersedia di

lokasi pabrik
12

Pada tahun 2006, terjadi

Penentuan tingkat

Perusahaan menetapkan

Tertundanya pengiriman

keterlambatan pemenuhan persediaan minimum

kebijakan persediaan

barang yang terjadwal

pesanan dan perusahaan

telah mempertimbangkan

yang sangat minimum

rata-rata 2 hari untuk

tidak mampu

kemungkinan terjadinya:

untuk menjaga

setiap pesanan karena

menempatkan barangnya

keterlambatan pasokan

kestabilitasan

faktor ketidak sesuaian

di pasar tepat waktu

bahan baku,

keuangannya tanpa

antara jadwal produksi

dalam kuantitas sesuai

pemeliharaan fasilitas

mempertimbangkan

dengan perubahan

dengan kebutuhan

produksi, perubahan

terjadinya:

permintaan pasar dan

permintaan pasar

keterlambatan pasokan

kekurangmampuan

bahan baku,

perusahaan dalam

pemeliharaan fasilitas

mencapai kuantitas

produksi, perubahan

produksi dalam

permintaan pasar

memenuhi pesanan
pelanggan karena faktor
keterlambatan pasokan
bahan baku

13

Jadwal pemeliharaan

Jadwal pemeliharaan

Jadwal pemeliharaan

Terjadinya waktu

mesin tdak selalu tepat

fasilitas produksi telah

mesin tidak selalu tepat

tunggu rata-rata 1 jam

dengan penggunaannya,

terintegrasi dengan

dengan jadwal

dalam setiap hari

sehingga pada saat

rencana produksi

penggunaannya

beberapa komponen
mesin dibutuhkan sering
belum siap karena masih
diperbaiki

Anda mungkin juga menyukai