PENGKAJIAN KEBUTUHAN PELATIHAN

Mengidentifikasi kebutuhan peserta

Bagian dari kesuksesan suatun program pelatihan adalah kemampuan menilai
kompetensi petatar serta mengidentifikasi kebutuhannya secara tepat.
Ini
meyakinkan bahwa program pelatihan merefleksikan apa yang ingin mereka ketahui
dalam mengerjakan sesuatu. Pelatihan harus ditujukan pada perbedaan dalam
pengetahuan dan keterampilannya tanpa mengulangi apa yang sudah diketahuinya.
Bacalah skenario di bawah ini dan jawablah pertanyaan di lembar berikutnya.
SKENARIO 1
Jani mengikuti pelatihan selama dua hari tentang merencanakan suatu rapat .
Jani telah memiliki banyak pengetahuan dalam bidang ini tetapi berfikir bahwa
pelatihan tersebut akan berguna baginya, karena dirinya merasa masih banyak
yang harus dipelajari. Pelatihannya menyenangkan, sayangnya hampir seluruh
isi pelatihan adalah informasi pendahuluan yang sudah diketahui Jani.
SKENARIO 2
Robi telah diminta oleh atasannya untuk menghadiri program pelatihan dalam
bidang pembelanjaan secara penuh. Ia hanya memiliki pengalaman sedikit
dalam bidang ini tetapi ia menyadari bahwa pelatihan ini akan sangat
membantu pada posisinya yang baru di perusahaan. Program pelatihan dimulai
dengan bagus, tetapi pada pertengahan hari itu, Robi menjadi sangat bingung,
dan materinya dirasakan semakin sulit, sehingga lama-lama dia tidak
mengetahui sebetulnya ini pelatihan tentang apa.
SKENARIO 3
Rina menghadiri suatu pelatihan selama 3 hari dalam bidang pelatihan asesor.
Atasannya telah memintanya untuk menghadirinya agar supaya semua orang
mampu melakukan penilaian bila diperlukan. Rina sangat senang menghadiri
pelatihan tersebut meskipun ia kurang yakin apakah ia akan melakukan
penilaian sebanyak yang dikerjakan oleh temannya, yang sudah terbiasa, yang
hanya melakukan sekali penilaian dalam waktu dua tahun.

Pertanyaan berikut ini merupakan panduan untuk mengidentifikasi

kebutuhan petatar anda.
1. Mengapa peserta ikut dalam pelatihan ?

2. Pekerjaan apa yang dilakukan oleh peserta ?

3. Keterampilan dan pengetahuan apakah yang telah dimilki oleh

peserta ?

4. Keterampilan dan pengetahuan apakah yang dibutuhkan oleh

peserta?

5. Mengapa petatar memerlukan keterampilan dan pengetahuan

tersebut?

6. Apakah peserta memiliki keinginan khusus yang perlu diperhatikan

ketika kita merencanakan pelatihan kita? Misalnya bahasa, huruf
atau angka, ketidakmapuan fisik atau kepercayaan dirinya rendah?

Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan

Kinerja yang jelek terjadi karena beberapa alasan, misalnya masalah pribadi
pegawai, perlengkapan yang salah, keterampilan yang minim, pengelolaan yang
jelek atau kombinasi dari beberapa faktor.
Bila kinerja rendah, perlu diidentifikasi dengan tepat apa yang terjadi dan mengapa
itu terjadi, untuk menyelenggarakan suatu pelatihan bila itu memang diperlukan dan
bisa mengatasi masalah. Bila pelatihan adalah jalan keluarnya, menetapkan
kebutuhan dengan tepat akan membantu anda untuk menentukan informasi dan
keterampilan mana yang diperlukan dan bagaimana anda bisa menyusun program
tersebut.
Suatu pelatihan layak bila:

Orang tidak tahu apa yang harus dilakukan

Orang tahu apa yang harus dilakukan tetapi tidak memiliki keterampilan tersebut

Orang memiliki pengetahuan dan keterampilan tetapi tidak menunjukkan kinerja

seperti yang diperlukan di tempat kerja

Orang memang tidak peduli tentang kinerjanya.

Pada tabel berikut ini dan tandai apakah masih diperlukan pelatihan. Bila tidak
apakah alternatifnya?

Contoh

Perlu pelatihan?

Alternatif

Peralatan yang biasa dipakai rusak

dan menyebabkan pegawai tidak
bisa menyelesaikan pekerjaannya
Pegawai selalu saja disuruh untuk
mengerjakan pekerjaan lainnya oleh
pengawas sehingga tidak bisa
menyelesaikan pekerjaannya sendiri
Pegawai tidak bisa melakukan
pekerjaannya dengan benar karena
mereka tidak yakin akan aspekaspek yang ada
Pegawai tidak bisa menyelesaikan
pekerjaan karena ada masalah
dengan teman kerjanya

Baca studi kasus berikut ini dan jawab pertanyaan di bawahnya.

Studi kasus
Manajer Pengembangan sumberdaya manusia (personalia) dari suatu
hotel berbicara dengan salah satu pengawas pada suatu kesempatan
makan siang. Si Pengawas sangat antusias karena di departemennya
terjadi beberapa kecelakaan pada beberapa bulan terakhir ini. Semua
kecelakaan selalu berhubungan dengan masak memasak. Ia tidak
yakin apakah kecelakaan tersebut karena pegawainya tidak tahu cara
mempergunakan peralatan atau karena ada hal yang lain.

1.

Buatlah daftar semua faktor yang menurut anda mungkin

menyebabkan kecelakaan tersebut.

2.

Bagaimana manajer mengetahui bahwa diperlukan pelatihan?

3.

Bagaimana kira-kira si manajer akan menyusunnya bila memang

diperlukan suatu pelatihan?

4.

Kepada siapa manajer harus berkonsultasi untuk membantunya

membuat suatu program pelatihan bila diperlukan?

5.

Mengapa perlu mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan?

Mencocokan kebutuhan pelatihan dengan standar

kompetensi
Sebelum anda melakukan analisa pelatihan yang mendetil, anda perlu memiliki
deskripsi yang tepat dari pekerjaan/tugas yang diperlukan. Tanpa itu, anda tidak
bisa menentukan persyaratan pelatihan, karena anda tidak memiliki standar yang
diperlukan dimana anda bisa melakukan pengecekan terhadap kinerja masingmasing pegawai secara individu.
Bila anda tidak memiliki uraian pekerjaan yang tepat maka anda bisa membuatnya
sendiri. Standar kompetensi dapat dipakai karena standar kompetensi tersebut
berisi daftar keterampilan, pengetahuan dan sikap yang diperlukan untuk
pekerjaan/peran tertentu. Bila standar kompetensi tidak ada maka anda bisa
memakai standar prosedur operasional, uraian pekerjaan yang ada dan lain-lain.
Bagian A
Pikirkan pekerjaan/peran anda sendiri dan jawablah pertanyaan berikut ini:
1.

Apakah pekerjaan anda saat ini?

2.

Apa yang harus anda kerjakan sebagai bagian dari pekerjaan anda?

3.

Apakah tugasnya yang membentuk suatu bagian dari pekerjaan anda?

4.

Keterampilan dan pengetahuan apa yang diperlukan untuk mengerjakan

setiap tugas tersebut?

5.

Dimana anda akan memperoleh standar yang diperlukan dalam

pekerjaan/peran anda?

Bagian B
Berikut ini suatu model dimana anda dapat memakai standar kompetensi untuk
mengidentifikasi ketarampilan dan pengetahuan untuk pembantu pegawai
adfministrasi. Pada kolom pertama Yuni telah mengidentifikasi keterampilan dan
pengetahuan yang menurutnya membentuk suatu bagian dari pekerjaannya. Pada
kolom kedua adalah perbandingan antara standar kompetensi dari paket pelatihan
administrasi.
Pembantu administrasi
Mengerjakan koresponden harian

COM301
Mengumpulkan
dan
menyediakan
informasi
untuk
menjaga lancarnya komunikasi

Tugasnya termasuk:

Elemen:

menjawab telepon
menulis pesan
membuat surat

Menjawab telepon, meminta

informasi lesan maupun tertulis
Membuat konsep surat atas
permintaan

Untuk mengerjakan ini Yuni perlu:

Kriteria kinerja:

mencatat pesan
berkomunikasi dengan orang lain
mampu menulis dan mengetik
dengan jelas

Permintaan diterima dan dicatat

Permintaan informasi dipahami
Informasi diambil dari sumber luar
maupun dalam dan catat:
- Dengan cara berbicara dengan
orang lain
- Dari sumber-sumber tertulis
Informasi dikonsepkan kedalam
format yang tepat untuk presentasi
dengan memakai bahasa yang
jelas dan singkat.

Bila anda telah membuat daftar tugas dan prosedur yang membentuk
pekerjaan/peran tertentu, identifikasikan apa yang dibutuhkan oleh
seseorang untuk mengetyahuinya agar mampu melaksanakan tugas
dan prosedur secara kompeten (terampil) di tempat kerja.
Agar Yuni terampil menunjukkan kinerjanya di tempat kerja, diperlukan:
kemampuan untuk mendemonstrasikan prosedur menjawab telepon
di kantornya
mengikuti prosedur organisasi dalam menulis dan mendistribusikan
pesan
memproduksi surat menyurat dalam format yang telah ditentukan
mempergunakan ejaan dan gramatika yang benar bila menulis surat.
Poin ini kemudian dipakai sebagai hasil pelatihan; Apa yang anda
inginkan untuk dicapai oleh peserta pada akhir suatu pelatihan.
Bila Yuni memerlukan pelatihan pada bidang kerja khusus maka poin di
atas dapat dipakai sebagai hasil pelatihan yang memungkinkan. Poinpoin tersebut adalah hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh
Yuni sebagai hasil pelatihan.

Bagian C
Jika anda mempunyai standar kompetensi untuk industri yang anda kerjakan,
bandingkan pekerjaan/tugas anda pribadi. Dibawah ini contoh yang dapat anda
gunakan.
Judul pekerjaan
Bidang kerja umum

Unit suatu kompetensi

Tugas meliputi:

Elemen:

Untuk mengerjakan ini, saya perlu:

Kriteria kinerja:

1.

Apa yang perlu anda ketahui untuk menunjukkan anda telah mengerjakan
tugas-tugas anda secara kompeten/terampil di tempat kerja?

10

Analisa kebutuhan pelatihan

Sekali anda telah mengidentifikasi bahwa mungkin ada kebutuhan pelatihan, dan
anda telah mengidentifikasi uraian pekerjaan atau standar kompetensi untuk
pekerjaan/peran khusus, maka anda dapat melaksanakan analisa pelatihan. Analisa
kebutuhan pelatihan membantu mengidentifikasi jarak antara apa yang sebenarnya
bisa dilakukan oleh seseorang dan apa yang diperlukan untuk melakukan hal
tersebut. Ini merupakan bagian penting dari suatu pelatihan, karena ini akan
membantu anda untuk mendisain pelatihan untuk memenuhi kebutuhan petatar yang
sebenarnya.
Ada beberapa cara untuk melakukan analisa kebutuhan pelatihan, misalnya:

wawancara
observasi
tes kinerja
kuesioner
laporan pengawas.

Bila melakukan analisa kebutuhan pelatihan, akan merupakan suatu ide yang bagus
jika kita berkonsultasi kepada beberapa orang yang sesuai termasuk pengawas,
manajer dan orang yang melakukan pekerjaan. Ini meyakinkan bahwa harapan dari
setiap orang itu sama.
Baca studi kasus berikut ini dan jawab pertanyaan di bawahnya.
STUDI KASUS
Anda diminta untuk menentukan persyaratan pelatihan untuk departemen
Housekeeping dari suatu hotel. Hotel ini menjalankan empat buah troli
yang berbeda jenis dan ini merupakan saat untuk memperkenalkan tipe
yang terbaru pada minggu depan. Anda telah diberi tahu bahwa beberapa
petugas lebih senang untuk memakai satu atau dua jenis troli saja tetapi
kebijakan perusahaan adalah bahwa semua petugas harus terampil dalam
menjalankan semua jenis troli sesuai standar kompetensi perusahaan.

11

Pilihan pembelajaran 11 (lanjutan)

1.

Informasi apa yang perlu anda cari?

2.

Dimana anda dapat memperolehnya?

3.

Metode apa yang perlu dipakai?

4.

Kepada siapa anda harus berkonsultasi?

12

Format analisa kebutuhan pelatihan

Berikut ini contoh dari cek-lis untuk menyelenggarakan analisa kebutuhan. Ini
berdasar pada keterampilan yang diperlukan untuk di cek dan pemeliharaan
peralatan pada industri angkutan dan distribusi.
Lengkapi analisa kebutuhan pelatihan untuk pekerjaan anda, atau pekerjaan yang
anda sudah hafal pada halaman berikut ini. Buat daftar semua bidang kerja yang
sesuai yang ingin anda lihat.

CONTOH DAFTAR UNTUK ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN

Nama

Organisasi

Kedudukan

1.

Bacalah daftar berikut ini dan tandailah apakah anda merasa memerlukan
pelatihan dalam bidang kerja ini:

Bidang keterampilan/Pengetahuan

Sangat
perlu

Perlu

Memelihara troli

Memuat dan menurunkan barang

Memindahkan barang secara mekanik

Mengoperasikan troli

Mengoperasikan troli lebih lanjut

Isu keselamatan dan kesehatan kerja

2.

Kurang
perlu

Apakah ada keterampilan lain yang tidak terdaftar yang menurut anda perlu
diberikan pelatihan? N/A

13

FORMAT ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN

Nama

Organisasi

Kedudukan

1.

Bacalah tabel berikut ini dan tandailah bila menurut anda perlu diadakan
pelatihan pada bidang kerja berikut ini.

Bidang keterampilan/Pengetahuan

2.

Sangat perlu

Perlu

Kurang
perlu

Apakah masih ada bidang kerja lain yang belum termasuk dalam daftar di
atas, yang menurut anda masih perlu diberikan pelatihan?

14