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Sistema de Informao

Contbil e Gerencial

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Sistema de Informao Contabil e Gerencial


Aula 01
A Empresa vista como um Sistema: Eficcia, Eficincia e
Produtividade Empresariais.

Objetivos Especficos
Compreender os conceitos tecnolgicos bsicos. Fundamentar os conceitos
de sistemas de informaes aplicados ao ambiente do sistema empresa.

Temas
Introduo
1 Ambiente Tecnologia da Informao (TI)
2 Conceitos de sistemas
3 Sistemas fechados/abertos e subsistemas
4 A empresa como um sistema
5 Eficcia do produto e eficincia do processo
6 Processos de mudana e o sistema empresa
7 Conceitos bsicos sobre sistemas de informao
8 Subsistemas e procedimentos
9 Classificaes dos sistemas
Consideraes finais
Referncias

Professora Autora

Rejane Gomes de Sousa

Sistema de Informao Contabil e Gerencial

Introduo
Os seres humanos se organizam em busca da satisfao de suas necessidades, para isso
criam estruturas, que podem ser financeiras, comerciais, religiosas, entre outras.
Essas estruturas podem trazer retornos palpveis, como bens, produtos e servios, ou retorno no palpveis, que envolvem, por exemplo, o lado afetivo, emocional, religioso. Qualquer
que seja esse retorno, ele sempre revertido para o ser humano, caracterizando este como
organizaes sociais.
As organizaes podem ser denominadas sistemas econmicos, que nascem para realizar
atividades econmicas, ou seja, produzir e distribuir seus bens e servios.
Estudaremos, a seguir, a empresa como um sistema, definindo seus conceitos e analisando
seus subsistemas e procedimentos, tudo isso no ambiente da Tecnologia da Informao (TI).

1 Ambiente Tecnologia da Informao (TI)


Podemos dizer que toda grande mudana foi decorrente de uma revoluo. No transcorrer
dos anos, as revolues ocasionaram alteraes nos campos cientfico-tecnolgico, econmico
e comportamental humano. Vamos destacar aqui a Terceira Revoluo Industrial, no sculo
XX, que desencadeou as primeiras mudanas tecnolgicas, com a revoluo tecnolgica que
proporcionou indstria.
A chamada revoluo tecnolgica tem como destaque a utilizao de computadores
e mquinas de automao. As mquinas passaram a ser utilizadas para aumentar a
produtividade com base em procedimentos repetitivos, deixando as pessoas livres para
fazerem outras atividades.
Notamos constantemente a mutao da tecnologia, conectando as pessoas no trabalho
e nas instituies de ensino, nas organizaes pblicas e privadas, nas transaes comerciais
ou filantrpicas pelo mundo inteiro, ou seja, unindo tudo a todos, o tempo todo.
A Tecnologia da Informao, ou TI, o conjunto de recursos tecnolgicos que armazena
e processa informaes, transformando-as em dados. Essas informaes so fundamentais
para o desempenho e funcionamento das empresas de modo geral.
Com a globalizao, a facilidade de troca de informaes por meio da internet, por
exemplo, eliminou fronteiras, e essa foi uma das caractersticas que fez com que as empresas
precisassem cada vez mais acompanhar a tecnologia, para se tornarem competitivas.
Dessa forma, possuir um setor de tecnologia da informao na empresa traz diversas
vantagens, por exemplo, coloca a organizao mostra no mercado, permite o controle das
operaes internas e externas, disponibiliza subsdios para os gestores na tomada de deciso,
integra cliente, fornecedor e contabilidade.

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evidente a necessidade de um profissional habilitado para administrar os processos


relacionados Tecnologia da Informao, que vo desde a coleta das informaes at a sua
utilizao. Essa tarefa atribuio do profissional de tecnologia, que responsvel pela
administrao do fluxo de informaes geradas pela empresa.

2 Conceitos de sistemas
Para Bertalanffy (1987 apud PEREIRA 1999, p. 36), a teoria dos sistemas [...] uma
nova viso da realidade que transcende os problemas tecnolgicos, exige uma reorientao
das cincias, atinge uma ampla gama de cincias desde a Fsica at as Cincias Sociais e
operativa com vrios graus de sucesso.
Apesar de a referncia de Bertalanffy ser muito antiga, no est de maneira alguma
ultrapassada para os dias atuais. A complexidade dos assuntos que envolvem a empresa
como um sistema e a gesto empresarial em todos seus ramos leva-nos a estudar, tambm,
as relaes com o meio ambiente em que as organizaes esto inseridas.
Batista (2006, p. 13, grifo nosso) define sistema como um conjunto estruturado ou
ordenado de partes ou elementos que se mantm em interao, ou seja, em ao recproca,
na busca da consecuo de um ou de vrios objetivos. H, contudo, diversas definies para
sistema, a saber:
1. conjunto ou combinao de elementos que formam uma entidade complexa ou unitria;
2. conjunto de unidades que esto relacionadas e sustentadas por duas caractersticas:
a do propsito (objetivo) e a do globalismo (totalidade);
3. partes interagentes e interdependentes que, em conjunto, efetuam determinadas
funes, formando um todo com determinados objetivos;
4. conjunto de partes que se relacionam, interagindo para alcanar resultados.
Figura 1 Exemplo de sistema: transporte

Fonte: Adaptada de Batista (2006, p. 14).


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Conforme a figura 1, o sistema de transporte um exemplo de que basta olhar em volta


para observarmos os sistemas e seus processos acontecendo. Podemos citar outros exemplos
de sistema, como de gua e esgoto, de energia eltrica e de controle de trnsito.

3 Sistemas fechados/abertos e subsistemas


No que se refere capacidade de interao com o ambiente em que esto inseridos, os
sistemas se dividem em:
Quadro 1 Sistema fechado x sistema aberto

Tipo de sistema
Fechado
Aberto

Descrio
No interage com o ambiente, no realiza trocas externas e
seu desempenho independe do ambiente externo.
Interage com o ambiente, influenciando e sendo influenciado.
Sofre ao interna e externa.

Exemplo
Relgio
Seres vivos

Fonte: Elaborado pela autora (2015).

Temos ainda a classificao subsistemas, que so as divises do sistema. Por exemplo,


o sistema de informao, dentro de uma empresa, considerado um subsistema.

4 A empresa como um sistema


A empresa um sistema, pois suas partes podem interagir entre si, influenciar e ser
influenciadas pelo meio ambiente buscando atingir resultados.
De acordo com Rezende e Abreu (2003, p. 37), a empresa conceituada como um
conjunto de engrenagens voltado para um fim. Essas engrenagens so necessrias para o
bom funcionamento da organizao e so fundamentais s pessoas que nela atuam, portanto,
os sistemas de informao, as tecnologias e outros recursos so indispensveis.
A atuao da empresa pode ocorrer como um sistema fechado, mas ter em seu cenrio
a incapacidade de administrar diferenas ambientais, organizacionais e comportamentais;
faltar flexibilidade, inviabilizando sua continuidade.
J a atuao da empresa no sistema aberto trar mais transparncia s aes, capacidade
de gerir e planejar o negcio com competncia, buscando atender, de forma positiva, s
exigncias do ambiente externo.

5 Eficcia do produto e eficincia do processo


De acordo com o Dicionrio PRIBERAM da Lngua Portuguesa (2015), os conceitos de
eficcia e eficincia so definidos da seguinte forma:
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Eficcia, substantivo feminino. 1. Fora latente que tem as substncias para produzir
determinados efeitos; 2. Virtude de tornar efetivo ou real; 3. Fora (de produzir
efeitos).
Eficincia, substantivo feminino. 1. Qualidade do que eficiente; 2. Capacidade para
produzir realmente um efeito; 3. Qualidade de algo ou algum que produz com o
mnimo de erros ou de meios.

Trazendo essas definies para o ambiente empresarial, podemos entender que eficcia
diz respeito a resultados obtidos em uma atividade, enquanto a eficincia est relacionada ao
mtodo utilizado para realizar um processo.
Nem tudo que eficaz eficiente, e vice-versa. No contexto empresarial, a relao entre
esses dois indicadores de resultados e de rendimentos permite que a empresa obtenha xito
na realizao de seus negcios. Cabe lembrar que a eficcia e eficincia, quando integradas,
podem levar a organizao ao sucesso, mas no por tempo duradouro, pois esses dois fatores
sofrem com a influncia do meio externo, que nem sempre favorvel e propcio.

Vamos elucidar os conceitos de eficincia e eficcia a partir de um exemplo. Imagine


que h um vazamento de gua no escritrio da diretoria. O primeiro funcionrio a ser
chamado imediatamente corre atrs de um pano, de um balde e de um rodo para retirar
toda a gua do ambiente. Ele foi eficiente, pois fez de maneira certa o que deveria ser
feito. O segundo funcionrio procurou observar toda a sala e tentar encontrar a origem
de tanta gua. Aps a observao, esse funcionrio concluiu que o vazamento vinha do
banheiro instalado dentro da sala. Para resolver a questo, foi at o banheiro e percebeu
que a torneira estava aberta, e simplesmente a fechou, eliminando o problema de
vazamento. Esse funcionrio foi eficaz, pois fez o que era certo fazer para solucionar o
problema (MARX, 2009).

6 Processos de mudana e o sistema empresa


Segundo Rezende e Abreu (2003, p. 54), nem toda empresa nasce com ou est utilizando
o conceito de sistema aberto, mas muitas foras conduzem para isso.
A empresa no pode ficar estagnada diante de todas as mudanas que acontecem
diariamente ao seu redor; so mudanas econmicas, polticas, sobre oferta e demanda,
fatores ambientais, etc. Desse ponto de vista, a mudana e adaptao a um novo sistema
fazem-se necessrias, em busca de oportunidades e competitividade.

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A questo tecnolgica, hoje, tambm uma das necessidades que motivam a empresa
a repensar seus processos. Desde as atividades mais simples s mais complexas, podemos
afirmar que a tecnologia indispensvel.
Para Rezende e Abreu (2003, p. 55), o gestor da unidade de tecnologia da informao
deve comportar-se sempre como um agente de mudana. Aquele que ficar alheio s
mudanas, cair na mesmice, ou seja, forar a empresa ao baixo desempenho devido s
aes rotineiras e repetitivas.
Cabe ao agente de mudana administrar e modelar a empresa para que ela se torne
um sistema aberto, que procure: (1) ajustar os sistemas de informao juntamente com os
subsistemas, oferecendo condies de competitividade; (2) apresentar um novo modelo de
gesto; (3) capacitar os recursos humanos; (4) organizar e planejar a estratgia, a ttica e a
operacionalizao da empresa.

7 Conceitos bsicos sobre sistemas de informao


Rezende e Abreu (2003, p. 60) afirmam que Todo sistema, usando ou no recursos
de Tecnologia da Informao, que manipula e gera informao pode ser genericamente
considerado sistema de informao.
Elencaremos, a seguir, alguns conceitos relacionados aos sistemas da informao.
Quadro 2 Conceitos relacionados aos sistemas de informao

Conceito

Descrio

Atividade

a menor parte de um processo, a ao do trabalho executada pela


mquina ou pelo homem.

Gerenciamento

Diz respeito gerncia ou gerente de uma empresa.

Informao

Relaciona-se ao ato ou ao efeito de se comunicar.

Organizao

Estrutura ou estabelecimento que se organiza para um determinado fim. No


nosso contexto, sistema e organizao so semelhantes, ou seja, podem ter
o mesmo significado.

Processo

Conjunto de manipulaes para se obter um resultado.

Sistema

Refere-se s partes que se interligam, formando uma estrutura organizada,


interagindo entre si, em busca de resultados.

Sistema de informao

Conjunto de partes que geram informaes.

Sistema de informao com


tecnologia da informao

Conjunto de tecnologias, software, hardware, recursos humanos que geram


informaes a diversos usurios.

Sistema de informao
empresarial

Relaciona-se aos subsistemas do sistema empresa. No nosso contexto, o


sistema de informao gerencial e sistema de informao empresarial tratam
dos mesmos assuntos, diferenciando a nomenclatura conforme citao de
diferentes autores.

Sistema de informao
gerencial

Conjunto de tecnologias que coleta, armazena e processa informaes que


sero utilizadas na tomada de deciso da cpula gerencial.

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8 Subsistemas e procedimentos
Como citado anteriormente, o sistema de informao um subsistema do sistema
empresa. O sistema de informao empresarial pode ser dividido em subsistemas de
informao empresarial. A seguir, veremos 6 subsistemas, apontados por Guerreiro (1989
apud PEREIRA, 1999), que interagem no sentido do cumprimento de sua misso: subsistema
institucional, subsistema fsico, subsistema social, subsistema organizacional, subsistema de
gesto e subsistema de informao.
Quadro 3 Classificao de subsistemas

Subsistema

Descrio

Subsistema institucional

Est relacionado filosofia da empresa, s suas crenas e aos valores


empregados na forma de administr-la.

Subsistema fsico

Diz respeito ao imobilizado da empresa, ou seja, estrutura fsica, utilizada para


desempenhar as atividades.

Subsistema social

Refere-se aos recursos humanos da organizao.

Subsistema organizacional

Est relacionado organizao da empresa, ou seja, aos agrupamentos das


atividades, s definies de amplitude, responsabilidade e hierarquia de
cada departamento.

Subsistema de gesto

Refere-se ao planejamento, execuo e ao controle das atividades


empresariais para que a empresa alcance seus objetivos.

Subsistema de informao

Diz respeito ao processamento e gerao das informaes necessrias para a


atividade da empresa, considerando as informaes do meio ambiente externo.

Qualquer um desses subsistemas passar, basicamente, pelos mesmos procedimentos


na realizao de seus processos. Esses procedimentos se refletiro nas etapas: (1) entrada
de dados, (2) processamento de dados e (3) sada da informao, conforme demonstrado na
figura 2.
Figura 2 Composio dos subsistemas

Dados

Dados
ENTRADA

Informao

PROCESSAMENTO

SADA

Fonte: Adaptada de Batista (2006).

A figura 2 mostrou as trs etapas relacionadas a um processo, conforme Batista (2006):


subsistema de entrada: aps a coleta, os dados so introduzidos no subsistema;

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subsistema de processamento: elaborao e operao das tarefas;


subsistema de sada: gerao da informao.

9 Classificaes dos sistemas


Podemos classificar os sistemas pela forma como so utilizados e pelo retorno dado ao
processo de deciso. Analisaremos aqui as classificaes dos sistemas empresariais, a saber:
sistemas empresariais bsicos; sistemas de automao de escritrio; sistemas de informao
gerencial (SIG); sistemas de suporte deciso (SSD); sistemas de suporte executivo (SSE);
sistemas especialistas; sistemas de informao geogrfica (GIS).

9.1 Sistemas empresariais bsicos


Trata-se das operaes mais bsicas do dia a dia da empresa. Apesar da classificao
bsica, essa atividade essencial para o funcionamento da empresa, ou seja, a paralisao
desse sistema pode acarretar prejuzo.

9. 2 Sistemas de automao de escritrio


O sistema de automao de escritrio diz respeito utilizao da tecnologia pela
empresa para tornar seu processo mais produtivo, ou seja, para aumentar a produtividade dos
funcionrios que trabalham com as informaes. Atravs desse sistema, alguns procedimentos
bsicos, como a gerao de relatrios em planilhas e de comunicados internos, passam a
ser feitos eletronicamente, sendo necessrio menos tempo para execuo. Nesse caso, o
objetivo tornar os empregados mais produtivos.

9.3 Sistemas de informao gerencial (SIG)


Esse sistema de informao retroalimenta o planejamento operacional, fornecendo
relatrios que medem o desempenho da empresa.

9.4 Sistemas de suporte deciso (SSD)


Auxiliam na tomada de deciso, comportam-se de maneira interativa com o usurio,
fornecendo-lhe alternativas para a soluo de problemas. Esse tipo de sistema no toma
decises sozinho; ele auxilia o usurio simulando possveis situaes para a tomada de
deciso.

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9.5 Sistemas de suporte executivo (SSE)


Os sistemas de suporte executivo atendem ao planejamento estratgico da empresa e
so utilizados pela alta administrao no processo de tomada de deciso. Aqui as informaes
se unem com as informaes dos outros sistemas e aquelas captadas no ambiente externo.

9.6 Sistemas especialistas


Os sistemas especialistas so compostos por softwares que possuem a inteligncia
artificial, ou seja, a mquina emulando o raciocnio humano. Atualmente, os sistemas
especialistas ainda contam com a ajuda de um profissional especializado para control-lo,
mas a inteno que seu desenvolvimento aumente a ponto de eliminar seu controlador.

Para conhecer mais sobre os sistemas especialistas, leia o captulo 14 da obra Sistemas
de informaes contbeis, cujo ttulo Sistema de processamento de informaes e
conhecimento em contabilidade, de Moscove, Simkin e Bagranoff (2002).

9.7 Sistemas de informao geogrfica (GIS)


Os sistemas de informao geogrfica (GIS) foram desenvolvidos devido necessidade
de levantar informaes geogrficas. O objetivo do sistema armazenar dados capazes de
identificar a dimenso de espao e lugar, o que, antes, era feito manualmente por gegrafos.
Para elucidar um pouco mais a classificao dos sistemas, no quadro 4 vamos exemplificar
os sistemas e apontar o usurio que far a utilizao deles.
Quadro 4 Exemplos de classificaes dos sistemas

Sistema

Usurio/Nvel

Exemplo

Empresarial bsico

Operacional

Controle de estoque.

Automao de escritrio

Operacional, responsvel pelo


processamento das informaes

Programas gerenciadores de
banco de dados, Microsoft
Outlook.

Informao gerencial

Gerentes de nvel mdio na


organizao

Planilhas que gerem grficos.

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Suporte deciso

Profissionais tticos

Software em que o usurio insere


dados e precisa responder a
perguntas sobre determinado
assunto. Programa: Expert
Choice.

Suporte executivo

Gerentes de alto escalo

Busca de informaes do
ambiente externo, como a
internet.

Especialistas

Profissional especializado

Programa da Receita Federal, que


audita as declaraes de imposto
de renda.

Informao geogrfica

Gegrafos e planejadores de
outras reas

Delimitar espao, como o Google


Maps.

Fonte: Adaptado de Batista (2006).

Conforme demonstrado no quadro 4, podemos notar que os sistemas so classificados


de acordo com a sua forma de utilizao e a quantidade de pessoas envolvidas no processo de
deciso, que diminui quanto mais alto o escalo. Por exemplo, a base operacional (sistemas
empresariais bsicos) utilizada por uma grande quantidade de pessoas, mas no so todas
elas que tomam ou participam das decises. J o sistema especialista comporta um nmero
reduzido de envolvidos nas decises.

Consideraes finais
Podemos entender a empresa como um sistema aberto e dinmico, que interage com o
ambiente interno e externo na busca de seus objetivos.
Para se manter no mercado, preservando a sua continuidade, a empresa deve estar
aberta a mudanas que a deixem mais competitiva e que permitam atender s exigncias do
ambiente externo.
possvel afirmar que eficcia e eficincia, quando juntas, formam um diferencial para o
sistema empresa, mas nem sempre provvel que esses dois recursos caminhem juntos da
forma adequada, devido aos fatores externos que influenciam o ambiente interno.

Referncias
BATISTA, Emerson O. Sistemas de informao: o uso consciente da tecnologia para o
gerenciamento. So Paulo: Saraiva, 2006.
MARX, Ivan. Eficincia e eficcia. Info Escola. Disponvel em: <http://www.infoescola.com/
administrao/eficiencia-e-eficacia/>. Acesso em: 7 jun. 2015.
MOSCOVE, S. A; SIMKIN, M. G; BAGRANOFF, N. A. Sistemas de informaes contbeis. So
Paulo: Atlas, 2002.
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PEREIRA, Carlos C. A. In: CATELLI, Armando (org.). Controladoria: uma abordagem da gesto
econmica. So Paulo: Atlas, 1999.
PRIBERAM DICIONRIO DA LNGUA PORTUGUESA. Disponvel em: <http://www.priberam.pt/>.
Acesso em: 19 maio 2015.
REZENDE, Denis A.; ABREU, Aline A. de F. Tecnologia da informao aplicada a sistemas de
informao empresariais. So Paulo: Atlas, 2003.

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