SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.

17

2009

PENGANTAR MYOB VERSI 17

(INTRODUCTION)

Waktu: 1 Jam

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari JOB ini, diharapkan:

1. Siswa dapat menjelaskan pengertian MYOB

2. Siswa dapat menjelaskan langkah-langkah memulai program MYOB
3. Siswa dapat mengerjakan backup data MYOB
B. URAIAN MATERI
1. Pengertian MYOB Accounting
MYOB merupakan kepanjangan dari Mind Your Own Bussiness, yang berarti
bagaimana cara kita untuk mengelola transaksi keuangan kita sendiri. Secara
umum fungsi dari MYOB sama dengan program akuntansi lainnya, yaitu
mengerjakan siklus akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan serta
laporan lain yang disediakan oleh MYOB Accounting.
2. Membuka Program MYOB
Program MYOB dapat langsung dibuka melalui desktop komputer Anda
apabila telah terinstal sebelumnya dengan benar. Caranya adalah dengan
mengklik double atau tekan Enter pada icon MYOB seperti gambar berikut :

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

Setelah ikon MYOB diklik ganda atau di enter, maka akan muncul tampilan
awal MYOB seperti berikut :

Keterangan :
Open
Create
Explore
oleh

: Membuka Data Perusahaan yang telah dibuat sebelumnya

: Membuat Data baru perusahaan
: Melihat contoh data perusahaan yang telah disediakan

MYOB
Whats New: Melihat informasi tentang fasilitas baru yang disediakan

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

Exit

2009

MYOB
: Keluar dari program MYOB

a. Membuka Data Perusahaan Yang Sudah Ada (Open)

Untuk membuka data perusahaan yang telah dibuat sebelumnya, yaitu
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1) Klik OPEN. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti berikut, klik tanda panah
pada kotak Look in untuk mencari lokasi penyimpanan file.

Kemudian Klik nama file nya, lalu klik Open.

2) Pilih Opsi yang ketiga, kemudian klik Continue

3) Klik Ok No

b. Membuat Data Baru Perusahaan (Create)

Untuk memulai data baru klik Create, kemudian klik Next.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

c. Melihat Contoh Data Perusahaan (Explore)

MYOB menyediakan contoh data perusahaan yang telah selesai dibuat.
Klik Explore, kemudian klik Ok.
Maka akan tampil contoh data
perusahaan yang disediakan MYOB 17.

d. Menutup Program MYOB (Exit)

Untuk menutup program MYOB klik Exit.
3. Backup Data
a. Membuat Backup Data
Backup data adalah kegiatan menyimpan file data dalam bentuk ZIP
dan meletakkannya di folder BACKUP.
Tujuan dari backup data adalah untuk mengantisipasi terjadinya
masalah mengenai keamanan dan kehilangan data, agar file memiliki
cadangan apabila sewaktu-waktu terjadi kerusakan atau kehilangan data
yang telah dibuat dalam MYOB. Jadi apabila data atau file perusahaan tibaBalai Pelatihan Pendidikan Kejuruan
Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

tiba rusak atau hilang, maka pengguna tidak perlu mengentri/memasukkan

data dari awal lagi. Backup data dilakukan apabila
pengguna ingin
meninggalkan atau menutup program MYOB.
Berikut ini adalah langkah-langkah melakukan BackUp Data :
1) Klik File Backup

2) Kemudian muncul kotak dialog seperti berikut :

Pilih Backup company file

only

Pilih Check Company File

For Errors

3) Klik tombol Continue. Setelah itu, biarkan proses berjalan beberapa

saat sampai muncul tampilan direktori penyimpanan data.
4) Pilihlah media penyimpanan yang akan digunakan melalui kotak Save
In, misalnya akan disimpan pada Flash disk atau CD atau media
penyimpanan lainnya. Contoh berikut adalah menyimpan atau
membackup data ke dalam Flashdisk.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

5) Kemudian Ubah nama file, selanjutnya Klik Save.

6) Tunggu proses selesai, maka data Anda telah di backup ke flashdisk.

b. Memanggil Kembali Data Backup (Restore)

Restore adalah kegiatan memanggil kembali data yang tersimpan
dalam bentuk ZIP yang merupakan hasil backup.
Sesuai dengan fungsi backup data yaitu mengantisipasi kerusakan
atau kehilangan data, maka apabila terjadi hal tersebut kita dapat
membuka file backup data kita dalam bentuk ZIP. Adapun langkah-langkah
restore sebagai berikut :
1) Klik File Restore
2) Kemudian Klik No

3) Setelah itu, muncul kotak dialog untuk mencari lokasi penyimanan file
backup data yang telah dibuat. Klik tanda panah pada kolom Look in.
Kemudian klik file backup yang dimaksud, lalu klik Open.
4) MYOB akan mengkonfirmasi penyimpanan ulang file backup tersebut.
Pilih lokasi penyimpanan dan nama file yang sesuai dengan kebutuhan
Anda. Kemudian klik Save.
5) Tunggu hingga proses backup data selesai.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

MEMBUAT DATA PERUSAHAAN BARU

(CREATE NEW COMPANY)

Waktu: 2 Jam

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari Job 1, diharapkan siswa dapat :

1. Mengerjakan data baru perusahaan
2. Mengerjakan daftar akun dan melakukan import data akun
3. Mengerjakan link akun
4. Mengerjakan link untuk pajak
5. Mengerjakan daftar nama pelanggan dan nama pemasok
URAIAN MATERI
Langkah-langkah untuk membuat data baru perusahaan adalah :
1. Mengisi identitas perusahaan dan kebijakan akuntansi perusahaan
2. Membuat daftar akun dan import data akun
3. Mengatur link untuk akun
Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan
Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

4.
5.
6.
7.
8.

2009

Menyempurnakan daftar akun

Membuat link untuk pajak yang digunakan
Membuat daftar nama pelanggan dan pemasok
Menginput saldo awal Neraca Saldo, saldo Piutang, dan saldo Hutang
Membuat Daftar Persediaan Barang

Berikut ini adalah contoh perusahaan yang bergerak dalam bidang

perdagangan.
DATA PERUSAHAAN

PT KARYA MANDIRI SEJAHTERA

NERACA SALDO
Per 1 Desember 2008
No.
akun
1.110
1
1.110
2
1.120
1
1.120
2
1.130
0
1.140
0
1.150
1
1.150
2

Nama Akun

Debet (Rp)

Kredit (Rp)

Cash on Hand

252.000.000

--

Cash in Bank

769.000.000
1.319.452.5
85

--

-2.636.960.0
00

26.389.052

Account Receivable
Allowance of Doubtful Debt
Inventory
Office Supplies
Prepaid Insurance
Prepaid Rent

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

--

--

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

1.160
1
1.160
2
1.210
0
1.221
0
1.222
0
1.231
0
1.232
0
1.241
0
1.242
0
2.110
0
2.130
1
2.130
2
2.140
0
2.210
0
3.100
0
3.200
0
3.300
0
3.400
0
3.999
9
4.100
0
4.200
0
4.300
0
5.100
0
5.200
0

2009

VAT In
Prepaid Tax Article 22
1.050.000.0
00

--

Building
Building Accumulated
Depreciation

875.000.000

--

--

43.750.000

Car

900.000.000

--

--

243.000.000

300.000.000

--

--

48.000.000

--

869.539.000

--

9.901.768

--

500.000.000
4.556.000.00
0
1.339.856.76
5

Land

Car Accumulated Depreciation

Equipment
Equipment Accumulated
Depreciation
Account Payable
VAT Out
Tax Article 21 Payable
Pension Payable
Stockholder Borrowing
Capital Stock
Retained Earning
Current Year Earning
Dividen

351.000.000

Historical Balancing
3.372.860.00
0

Sales
Sales Retur

34.000.000

Sales Discount

27.066.000
2.042.335.0
00

Cost of Goods Sold

Purchase Retur

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

5.300
0
6.210
0
6.220
1
6.220
2
6.220
3
6.230
1
6.230
2
6.230
3
6.240
0
6.250
0
8.100
0
9.100
0
9.200
0

Purchase Discount

2009

12.700.000

Wages and Salaries

321.000.000

Telephone Expense

35.000.000

Electricity Expense

65.400.000

PAM Expense

15.000.000

Building Depreciation Expense

12.789.000

Car Depreciation Expense

Equipment Depreciation
Expense

23.000.000
17.490.000

Insurance Expense
Rent Expense
Interest Income

36.870.000

Bank Service Charge

5.000.000

Tax Article 4(2) Deductible

7.374.000
11.058.866
.585

JUMLAH

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

10

11.058.866.
585

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

PT KARYA MANDIRI SEJAHTERA

DAFTAR AKUN
Accou
nt No.
1.0000
1.1000
1.1101
1.1102
1.1201
1.1202
1.1300
1.1400
1.1501
1.1502
1.1601
1.1602
1.2000

Account Name

Header

ASSET
CURRENT ASSET

H
H

Cash on Hand
Cash in Bank
Account Receivable
Allowance of Doubtful Debt
Inventory
Office Supplies
Prepaid Insurance
Prepaid Rent
VAT In
Prepaid Tax Article 22
H

FIXED ASSETS

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

11

Balances

Account Type
ASSET
ASSET
Bank
Bank
Accounts Receivable
Accounts Receivable
Other Current Asset
Other Current Asset
Other Current Asset
Other Current Asset
Other Current Asset
Other Current Asset
ASSET

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

1.2100
1.2210
1.2220
1.2310
1.2320
1.2410
1.2420
2.0000
2.1000
2.1100
2.1301
2.1302
2.1400
2.2000
2.2100
3.0000
3.1000
3.2000
3.3000
3.4000
3.9999
4.0000
4.1000
4.2000
4.3000
5.0000
5.1000
5.2000
5.3000
6.0000
6.2100
6.2201
6.2202
6.2203

6.2303
6.2400
6.2500
8.0000
8.1000
9.0000
9.1000

Land
Building
Building Accum. Dep
Car
Car Accum. Dep
Equipment
Equipment Accum. Dep
LIABILITIES
CURRENT LIABILITIES
Account Payable
VAT Out
Tax Article 21 Payable
Pension Payable
HUTANG JANGKA PANJANG
Stockholder Borrowing
EQUITY
Capital Stock
Retained Earning
Current Year Earning
Dividen
Historical Balancing
SALES
Sales
Sales Retur
Sales Discount
Cost of Goods Sold
Cost of Goods Sold
Purchase Retur
Purchase Discount
Operating Expense
Wages and Salaries
Telephone Expense
Electricity Expense
PAM Expense
Building Depreciation
Expense
Car Depreciation Expense
Equipment Depreciation
Expense
Insurance Expense
Rent Expense
PENDAPATAN LUAR USAHA
Interest Income
BEBAN LUAR USAHA
Bank Service Charge

9.2000

Tax Article 4(2) Deductible

6.2301
6.2302

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

H
H

H
H

2009

Fixed Asset
Fixed Asset
Fixed Asset
Fixed Asset
Fixed Asset
Fixed Asset
Fixed Asset
LIABILITY
LIABILITY
Accounts Payable
Other Current Liability
Other Current Liability
Other Current Liability
LIABILITY
Long Term Liability
EQUITY
Equity
Equity
Equity
Equity
Equity
INCOME
Income
Income
INCOME
COST OF SALES
Cost of sales
Cost of sales
Cost of sales
EXPENSE
Expense
Expense
Expense
Expense
Expense
Expense

H
H

Expense
Expense
Expense
OTHER INCOME
Other Income
OTHER EXPENSE
Other Expense
Other Expense

12

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

LANGKAH 1 : MEMBUAT DATA BARU PERUSAHAAN

Langkah awal sebelum kita dapat mengentri transaksi ke dalam MYOB,
maka Anda harus membuat data baru perusahaan. Data-data perusahaan
dapat dilihat dari informasi perusahaan yang ada di perusahaan atau dalam
hal ini pada buku soal. Berikut ini digunakan contoh soal diatas.
Adapun langkah-langkah membuat data baru adalah sebagai berikut :
1. Buka program MYOB
2. Klik tombol Create new company file
3. Kemudian klik Next

4. Setelah itu, masukkan data-data perusahaan. Gunakan tombol Tab pada

keyboard untuk berpindah ke kolom selanjutnya. Jika data perusahaan
telah diisi dengan benar, langkah selanjutnya adalah klik Next.
Keterangan Pengisian :
Company name
: diisi sesuai dengan nama perusahaan
Company no
: diisi sesuai dengan Nomor KLU Perusahaan
VAT no
: diisi sesuai dengan NPPKP perusahaan
Address
: alamat perusahaan
Phone number
: nomer telepon
Fax number
: nomer fax
Email Address
: alamat email perusahaan

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

13

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

5. Berikutnya adalah mengisi Accounting Information pada MYOB.

Pengisian ini disesuaikan dengan sistem akuntansi yang digunakan oleh
perusahaan tersebut. Perhatikan gambar berikut.

Tahun Buku

Bulan Tutup
Buku

Awal Bulan
Buku
Jumlah Bulan
dalam
Setahun

6. Kemudian klik Next, akan muncul gambar berikut. Ini adalah kolom
konfirmasi yang disediakan oleh MYOB yang digunakan untuk memastikan
sistem akuntansi yang dipilih telah sesuai dengan sistem yang digunakan
perusahaan atau belum. Pastikan bahwa pengisian Accounting Information
ini sudah benar, karena jika salah tidak dapat diperbaiki.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

14

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

7. Klik Next. Kemudian pilih opsi yang kedua karena Anda akan mengimport
data akun (Account List) dari Notepad atau dari Microsoft Excel yang telah
dibuat sebelumnya.

8. Klik Next. Berikut adalah menentukan nama dan lokasi penyimpanan file
untuk data perusahaan yang dibuat. Caranya adalah dengan mengklik
tombol Change, kemudian tentukan lokasi penyimpanan dan nama file
yang diinginkan. Misalnya Anda akan menyimpan di drive C atau di drive D.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

15

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

9. Kemudian klik Next dan tunggu proses pembuatan data baru selesai.
10.
Pilih Command Center.

LANGKAH 2

MEMBUAT DAN IMPORT DATA AKUN

Import akun merupakan metode yang digunakan agar pekerjaan membuat

daftar akun menjadi lebih cepat dan lebih praktis, serta daftar akun yang telah
dibuat dapat digunakan lagi untuk data perusahaan yang lain.
1. Membuat daftar akun di Microsoft Excel
Sebelum melakukan proses import, maka Anda harus menyiapkan
daftar akun terlebih dahulu yang dibuat pada Microsoft Excel. Adapun
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a. Setelah daftar akun diketik sesuai dengan urutan seperti gambar
dibawah, klik File Save As

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

16

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

b. Tentukan nama dan lokasi penyimpanan file, kemudian klik Save

c. Setelah file tersimpan dalam format Excel (*.xls), langkah selanjutnya

adalah menyimpan file data akun ke dalam format Text (Tab
Delimited). Klik File Save As. Ubah Save As Type menjadi Text (Tab
Delimited) dengan cara mengklik tanda panah yang ada pada kolom
tersebut.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

17

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

d. Kemudian klik Save

e. Klik Ok kemudian Yes

f. Apabila file Akun tersebut sudah benar tersimpan dalam format Text,
maka tulisan Sheet 1 pada worksheet akan berubah menjadi Nama File
nya. Misalnya menjadi Data Akun.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

18

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

g. Agar daftar akun dapat diimport ke dalam MYOB, maka Microsoft Excel ini
harus ditutup terlebih dahulu. Klik File Exit atau Close, kemudian pilih
No

2. Setelah membuat daftar akun di Microsoft Excel, bukalah kembali program

MYOB 17 yang Anda buat.
3. Kemudian Klik Menu File Import Data Accounts Account
Information

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

19

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

4. Pada kolom Duplicate Record pilih Update Existing Records, setelah

itu Klik Continue seperti gambar berikut :

5. Carilah file Data Akun.txt yang sebelumnya telah Anda buat, klik file
tersebut lalu klik Open.

6. Klik Match All. Jika telah sesuai dengan masing-masing nama, kemudian
klik Import.

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

20

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

7. Setelah proses import data selesai, klik OK

Seluruh akun
berhasil di import

Setelah Anda selesai mengimport data akun, periksa kembali akun-akun

Anda. Pastikan daftar akun sudah benar dan lengkap.
1. Dengan cara klik Accounts Accounts List

2. Menambah atau memperbaiki kesalahan pada akun :

a. Menambah akun, caranya klik New
Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan
Jakarta Selatan

21

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

b. Kemudian pilih Account Type isi nomer akun nama akun, klik OK

c. Mengedit akun, caranya klik akun yang akan diedit. Kemudian klik tanda
panah pada akun tersebut. Edit akun, lalu klik OK
LANGKAH 3

MEMBUAT LINKS ACCOUNT

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

22

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

Tujuan Linked Account adalah mengatur sistem kerja MYOB sehubungan

dengan daftar akun (Account List) perusahaan yang baru saja diimpor.
Ada 3 (tiga) jenis Link Account, yaitu :
1. Accounts & Banking Account,
2. Sales Accounts, yaitu link akun yang berhubungan dengan penjualan
3. Purchases Accounts, yaitu link akun yang berhubungan dengan pembelian
Akun-akun yang biasa digunakan pada link account dan harus disesuaikan
dengan link standar yang diberikan MYOB :
Undeposited Funds diganti dengan Cash on Hand
Trade Debtors
Account Receivable
Cheque Account
Cash in Bank
Trade Creditors
Account Payable
Langkah-langkah mengubah Link Account :
1. Klik menu Setup Linked Accounts Accounts & Banking Accounts

2. Klik tanda panah

untuk mengganti akun, pilih Kas kemudian klik Use
Account seperti contoh berikut :

3. Pilih Yes, kemudian klik Ok

4. Lanjutkan dengan link pada Sales Account dan Purchases Account,
seperti gambar berikut :

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

23

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

LANGKAH 4

2009

SETTING DAFTAR AKUN

Setelah Anda mengatur link akun, maka langkah selanjutnya adalah

menghapus atau mengganti akun-akun yang memiliki kesamaan fungsi.
1. Menghapus Akun
a. Buka Account list, dengan cara klik Accounts Accounts List
b. Klik tanda panah pada akun yang akan dihapus, contoh seperti berikut :

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

24

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

c. Klik menu Edit Delete Accounts

d. Ulangi cara tersebut untuk menghapus akun-akun lain yang tidak diperlukan

Kemudian pada kolom Equity, terdapat akun-akun ganda yang masih harus
disesuaikan yaitu :
Retained Earnings
Laba ditahan
Current Year Earnings
Laba tahun berjalan
Historical Balancing
Perkiraan Selisih Penyeimbang
Cara menyesuaikannya adalah sebagai berikut :
a. Hapus akun-akun : Retained Earnings, Current Year Earnings, dan Historical
Balancing yang tidak terdapat tanda Check List ()

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

25

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

2009

b. Setelah itu, ubah nomor akun sesuai dengan Daftar Akun dengan cara Klik
tanda panah pada Retained Earnings

c. Ubah nomor akun, kemudian klik OK

d. Ulangi langkah tersebut untuk mengedit Current Year Earnings dan

Historical Balancing

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

26

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

LANGKAH 5

2009

MEMBUAT LINK UNTUK PAJAK (VAT)

Link yang dimaksudkan adalah untuk PPN Masukan dan PPN Keluaran.
Caranya adalah klik menu List Tax Codes.

1. Kemudian pilih VAT Value Added Tax, klik tanda panah untuk mengedit.

2. Editlah kolom-kolom tersebut seperti berikut :

Tax code
: VAT
Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan
Jakarta Selatan

27

SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG DENGAN MYOB V.17

Description
: Value Added Tax
Rate
: 10%
Linked Account for Tax Collected : VAT Out
Linked Account for Tax Paid
: VAT In

3. Kemudian klik OK Close

Balai Pelatihan Pendidikan Kejuruan

Jakarta Selatan

28

2009