El inventario es aquel registro documental de los bienes pertenecientes a una

persona o una empresa, hecho con orden y precisin. Es el documento ms

simple en contabilidad.

Sistema de inventarios peridico

El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control
cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo
fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles
en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no
puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es
el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario
inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el
inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la prdida de los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Sistema de inventarios permanente

El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un
control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa
y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en
donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de
adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del
inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de
los inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada
salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Valuacin de los inventarios en el sistema permanente.

La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el

sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas,
puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo
que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas
compradas.
Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante
diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real,
dependiendo del tipo de empresa.
Entre
los mtodos
de
valuacin tenemos:
Mtodo
ponderado, Mtodo Peps, Mtodo Ueps, Mtodo retail, etc.

del

promedio

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo

estratgico de toda organizacin, tanto de prestacin de servicios como de
produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con

la determinacin de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de
rotacin, las formas de clasificacin y el modelo de reinventario determinado por
los mtodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir,
segn sea el caso).
Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en

curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al
mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian
segn la naturaleza de la organizacin y consisten en:

COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de
pedido (llamadas telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de
papeleo, adems de los gastos intrnsecos a un proceso de pedir determinada
cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepcin).

COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organizacin) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la
media de las unidades logsticas en un lugar determinado para ello en funcin del
tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulacin en los
procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.

TIPOS DE INVENTARIOS
Clasificacin segn su nivel de terminacin
Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en:

Inventarios de Materias Primas Lo constituyen las materias esenciales que

entran en la manufactura, fabricacin o construccin de los artculos que se
producen.

Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)

Inventarios de Productos en proceso, es el trabajo que se ha iniciado la

produccin en una empresa de fabricacin, pero que an no se ha
completado

Inventarios de Productos terminados los cuales son transformados para ser

vendidos como productos elaborados.

Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificacin segn su localizacin respecto a las instalaciones

de la empresa
Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y
que no se encuentran en sus instalaciones fsicas destinadas como su
ubicacin puntual, por ejemplo: Mercanca en ruta, en control de recepcin
(y su ubicacin puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.

Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y

que se encuentran en sus instalaciones fsicas puntuales, por ejemplo:
Almacn de materias primas, almacn intermedio, almacn de embalaje,
almacn de herramientas, almacn de mantenimiento, etc.

Clasificacin segn su funcin

Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del

reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la
produccin.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para

responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que
pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los
proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes
son los que corresponde inventariar y que bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son los bienes
que corresponde incluir en el inventario, habr que tener presente todos los
lugares en los que estn para no omitirlos. Otra recomendacin de ndoles
metodolgica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos
pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipacin recorrer esos lugares y
ordenarlos, si es que no lo estn, a fin de poder identificar sin problemas los
bienes y evitar reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema

porque adems de hacer la tarea de manera ms eficiente, es una muestra de
solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del
almacn.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores

estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se
fijar un da y hora en que se llevar a cabo (es importante cuidar el detalle de que
sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se
familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una
ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo. Un detalle a tener en cuenta es el
riesgo de no inventariar algn objeto, o de contarlo ms de una vez. Para que esto
no suceda, lo ideal es dejar algn tipo de marca que indique con claridad que ese
tem ya fue contado.
Cada equipo de trabajo definir cual es la mejor manera de hacerlo, la que ms se
adecue al tipo de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o
tarjeta remisible podran ser algunos caminos a seguir.