PROJECT MANAGEMENT

TALLER DE MS PROJECT
TALLER N2

INDICE
1. OBJETIVOS ................................
............................................................................................................................
............................ 3
2. TEMAS A DESARROLLAR ...............................................................................................
............................... 3
3. DESARROLLO
LLO DEL TALLER ..........................................................................................
.......................... 4
3.1.
Creacin del Proyecto Mediante El WBS Chart Pro .............................................................
............................. 4
3.1.1.
Abrir el WBS Chart Pro
Pro................................................................................................
........................................... 4
3.1.2.
Definir el alcance del proyecto .............................................................................................
............................. 5
3.1.3.
Trasladar la EDT al MS Project 2010 ................................................................
................................................... 9
3.2.
Creacin del Proyecto Mediante el MS Project 2010 ..........................................................
.......................... 11
3.2.1.
Crear el proyecto ................................
................................................................................................
................................................... 11
3.2.2.
Ingresar entregables ................................................................................................
............................................. 14
3.2.3.
Ingresar actividades ................................................................................................
.............................................. 15
3.2.4.
Ingresar actividades repetitivas .........................................................................................
......................... 17
3.2.5.
Ingresar Hitos ................................
.........................................................................................................................
......................... 18

TALLER N2
1. OBJETIVOS
El desarrollo del Taller N 2 , busca lograr los siguientes objetivos en el participante:
Definir el alcance del proyecto mediante la elaboracin del WBS, trabajando con las
herramientas WBS Chart PRO y MS Project 2010
2010.
Definir el esquema de planificacin del proyecto en el entorno del MS Project 2010,
2010
ingresando entregables, actividades, actividades repetitivas e hitos.
Crear calendarios para el pr
proyecto utilizando MS Project 2010.

2. TEMAS A DESARROLLAR
El taller desarrolla los siguientes temas:

Creacin del Proyecto mediante el WBS Chart Pro

o Abrir el WBS Chart Pro.
o Definir el alcance del proyecto.
o Trasladar la EDT al MS Project 2010.
Creacin del Proyecto
yecto mediante el MS Project 2010
o Crear el proyecto.
o Ingresar entregables.
o Ingresar actividades.
o Ingresar actividades repetitivas.
o Ingresar hitos.

3. DESARROLLO DEL TALLER

3.1.

Creacin del
el Proyecto Mediante El WBS Chart Pro

3.1.1. Abrir el WBS Chart Pro

a) Primero abrimos el programa WBS Chart Pro siguiendo la ruta que se muestra en
la Figura 1. Asegrese de tener instalada la versin 4.8a o superior

Figura 1: Ruta de ingreso al WBS Chart Pro.

b) En la Figura 2 se puede observar la apariencia que tiene el programa WBS Chart

Pro.

Figura 2: Vista por defecto del WBS Chart Pro.

3.1.2. Definir el alcance del proyecto

El Caso Prctico N 01 es desarrollado en base al proyecto Programa de Capacitacin
2014, cuyo alcance se muestra en la siguiente EDT (ver Figura 3).

Figura 3: Alcance del proyect

proyecto
o Programa de Capacitacin 2014.
2014

Para la creacin de la EDT realizaremos los siguientes pasos:

a) Primero creamos el proyecto, para ello utiliz

utilizamos el botn
. Luego en la caja
de tarea hacemos doble clic y nos aparecer la ventana de Task Information donde
ingresamos el nombre del proyecto Programa de Capacitacin 2014
2014 (Ver Figura
4).

Figura 4: Crear proyecto en el WBS Chart Pro.

b) Los siguientes comandos nos permiten crear entregables del mismo nivel o
paquetes de trabajo en la EDT.

Figura 5: Comandos para ingresar entregables.

c) Ahora creamos los entregables del primer nivel, el resultado de nuestra EDT a
primer nivel debe ser similar al que se observa en la Figura 6
6.. Para crear el primer
entregable seleccionamos el proyecto Programa
Programa de Capacitacin 2014
2014 damos
clic al botn
para que se cree un nuevo entregable por debajo del entregable
que representa al proyecto
proyecto. Para crear los otros entregable seleccionar el
entregable Gestin del Proyecto y dar clic al botn
entregable a su derecha.

para agregar un nuevo

Figura 6: EDT a primer nivel.

d) Luego creamos los entregables de los niveles posteriores (paquetes de trabajo). El
resultado de la EDT final debe ser similar al que se observa en la Figura 7. .

Figura 7: Vista final de la EDT del proyecto.

e) Para modificar la presentacin de la EDT, podemos utilizar los botones de la barra

de herramienta Arrange (Ver Figura 8).

Figura 8: Barra de herramientas Arrange.

f)

Para una mejor presentacin de la EDT recomendamos utilizar la vista de

planificacin (Planning View) en el WBS Chart Pro, como se observa en la Figura
9.

Figura 9:: Opciones de vista en el WBS Chart Pro.

3.1.3. Trasladar la EDT al MS Project 20

2010
a) Primero guardamos la EDT que hemos trabajado. Luego en la barra de
herramientas ubicamos el botn Goto Project (Ver Figura 10), y damos clic.
clic

Figura 10: Botn Goto Project.

b) En el siguiente cuadro damos clic en Aceptar
Aceptar.

Figura 11: Mensaje de confirmacin para trasladar un archivo del WBS Chart Pro al MS
Project.
c) Luego, por solicitud de la aplicacin, procedemos a guardar nuestro archivo de MS
Project.

Figura 12: Guardar archivo de MS Project.

d) Y as hemos logrado pasar nuestro alcance (representado en una EDT) a un

cronograma inicial, el cual luego trabajaremos con ms detalle en el MS Project.

Figura 13: Resultado de trasladar la EDT al MS Project.

3.2.

Creacin del Proyecto Mediante el MS Project 2010

20

3.2.1. Crear el proyecto

Para la creacin del proyecto primero debemos establecer el marco del proyecto,
es decir, con qu tipo de configuracin se programar el cronograma. El MS
Project nos ofrece 2 formas de programacin:
Programacin a partir de la fecha de comienzo del proyecto,
proyecto se
establece la fecha de comienzo del proyecto, y todos los entregables y
tareas se programan para iniciarse luego de la fecha de inicio del proyecto.
Programacin a partir de la fecha de finalizacin del proyecto,
proyecto se
establece la fe
fecha
cha de fin del proyecto, y todos los entregables y tareas se
programan con anterioridad a la fecha ingresada.
Para seleccionar la forma de programacin de nuestro cronograma realizamos los
siguientes pasos:
a) Vamos a la pestaa Proyecto, y elegimos la opcin Informacin del proyecto, como
se observa en Figura 14.

Figura 14: Ruta de ingreso al WBS Chart Pro.

b) Luego en la siguiente ventana, en el campo Programar a partir de elegimos la

opcin Fecha de comienzo del proyecto, como se observa en la Figura 15.

Figura 15: Forma de programacin en el MS Project.

Project

El proyecto Programa de Capacitacin 201

2014 tiene como fecha de inicio el 06 de
abril del 2014,, lo cual debemos ingresar en el campo Fecha de comienzo.

Figura 16: Forma de programacin en el MS Project.

Project

3.2.2. Ingresar entregables

En nuestro caso, se ha ingresado los entregables en el MS Project mediante el uso
de la herramienta WBS Chart Pro. Pero si no fuera as, los entregables tendran
que ser ingresados directamente en el MS Project. Los botones , que aparecen en
la pestaa Tarea en la opcin aplicar sangra a la tarea, nos ayudan a jerarquizar
los distintos niveles de entregables que podemos tener
tener.

Figura 17: Forma de programacin en el MS Project.

Project

3.2.3. Ingresar actividades

MS Project reconoce todas las filas como tareas, por lo que la diferenciacin entre
entregables y actividades en un proyecto se hace en base a la codificacin que le
asignemos.
Para ingresar las actividades del proyecto, necesitamos ingresar tareas en nuestro
cronograma. Para ello tenemos dos formas:

a) Vamos a la pestaa Tarea, ubicamos el botn Tarea y elegimos la opcin tarea,

como se observa en la Figura 18
18, o
b) Presionamos la tecla Insert para inserta una nueva tarea.

Figura 18: Ingresar tareas en el MS Project.

Ahora ingresamos las actividades que se muestran en la Figura 19.

Figura 19
19: Tarea del proyecto
o Programa de Capacitacin 2014.
2014

3.2.4. Ingresar actividades repetitivas

Una actividad repetitiva es aquella que ocurre con cierta frecuencia en el proyecto,
adems tiene la misma duracin y utiliza los mismos recursos en el proyecto. Un
ejemplo de una actividad repetitiva puede ser una reunin de coordinacin
semanal.
a) En el proyecto tenemos la actividad repetitiva Reunin de Coordinacin, para ello
nos ubicamos debajo del entregable 1.3 Reuniones de Coordinacin y en la
pestaa Tarea elegimos la o
opcin
pcin Tarea, y dentro la opcin Tarea peridica,
peridica
como se observa en la Figura 20.

Figura 20: Ingresar tarea repetitiva en el MS Project.

Project

b) Luego ingresamos los valores que se observan en la Figura 21

21.

Figura 21: Datos de la actividad repetitiva.

c) Luego de dar clic en Aceptar, nuestro Diagrama de Gantt se ver de la siguiente
manera:.

Figura 22: Actividad repetitiva en MS Project.

Como observamos, tenemos dos veces el entregable 1.3 Reunin de Coordinacin. Esto se debe a
que cuando creamos una actividad repetitiva esta se genera como una nueva actividad. Entonces
vamos a eliminar el entregable 1.3 Reunin de Coordinacin que no es una actividad repetitiva.

3.2.5. Ingresar Hitos

Un hito es una actividad que tiene duracin cero (0), en MS Project lo que
diferencia a un hito de una actividad es la duracin. Un hito es til para representar
un evento significativo o un punto de referencia del proyecto.
a) Para ingresar hitos realizamos los mismos pasos que hicimos para ingresar las
actividades. En nuestro proyecto, slo hemos definido el hito Fin del Proyecto,
como se observa en la siguiente imagen
imagen.

Figura 23: Hitos en el MS Project.