Planilla de clculo (Excel).

Excel est integrado en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word o
PowerPoint,... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en
todos los programas de Office. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma
sencilla e intuitiva.
Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al
introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no
importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.
Algunos conceptos bsicos:
Rango de celdas: Un rango es un conjunto de celdas activas, que fue seleccionado para realizar una operacin. Est
formado por los nombres de la primera celda y de la ltima celda seleccionada, separadas por dos puntos , ya que los
dos puntos (:) significan hasta, por ejemplo para seleccionar el rango de celdas del ejemplo debes pintar con un
clic sostenido la celda B2 hasta la C8.

Celda activa: Una celda activa es aquella que est en condiciones de recibir el ingreso de datos. Slo una celda puede
estar activa a la vez y sta se muestra con un borde ancho.

Operaciones de clculo en Excel

Para Excel, una frmula es una ecuacin que nos permite realizar clculos con los valores que tenemos ingresados
en la hoja de clculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un clculo, toda frmula debe
comenzar con el signo = (igual).
Para relacionar en una frmula los distintos valores que vamos a utilizar en un clculo, tenemos que usar
operadores. Los operadores bsicos de Excel son:
+
*
/

SUMA
RESTA
MULTIPLICACIN
DIVISIN

Cmo introducir frmulas?

Con Excel podemos hacer operaciones matemticas. Vamos a ver algunas formas de hacerlo. En primer lugar,
podemos poner en una celda el valor de la operacin escribindola directamente. Vamos a sumar 6+4 en la celda A1
y 6+5 en la C3. La forma de hacerlo es la siguiente (escribe slo lo que est en negrita):
En la celda A1 escribe: =6+4 (y pulsa Enter)
En la celda C3 escribe: =6+5 (y pulsa Enter)

Esta operacin no ser frecuente en tus trabajos; lo ms seguro es que tengas que sumar
los valores de una serie de celdas, esto es, de un rango. Veamos un ejemplo: vamos a
suponer que es tu cumpleaos y que has recibido el dinero que figura en la siguiente
tabla. Podras ir a la celda B4 y escribir =20+10,5+7,35, pero, si se produce una
modificacin en los datos, tendras que volver a escribir la frmula. Por lo tanto, en Excel
cuando hacemos una operacin, no colocamos el contenido de la celda sino la referencia de
la celda (es decir el nombre). De esta forma, si modificamos el valor de una celda, la

computadora automticamente nos dar el nuevo resultado. Para hacerlo, debemos proceder de la siguiente forma:
=B1+B2+B3 ( y pulsas Enter)
Tambin podemos hacerlo de la siguiente forma:
=SUMA(B1:B3) (y pulsas Enter)
Si queremos que en esa columna nos aparezca el smbolo del $, seleccionamos las celdas y pulsamos sobre el icono
de la Barra de herramientas que tiene el smbolo.
Copiar formulas en celdas adyacentes
Para copiar la f r m ul a d e u na celda a otra posicin, siempre que sta ltima sea adyacente, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar la celda que contiene la frmula a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la celda que
contiene un cuadradito negro, es el controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra. Pulsar entonces el
botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar la frmula, automticamente el
contenido se copiar a las celdas por las que pasa el puntero del mouse.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3,
la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias
contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las
contiene.
Referencias absolutas y relativas:
De forma predefinida, Excel trata a las referencias como relativas, esto permite copiar frmulas para clculos
idnticos sin necesidad de hacerlas de a una por vez. Es decir si por ejemplo tenemos que hacer una misma
operacin en 20 celdas seguidas lo hacemos solo en una y despus la copiamos y Excel se encargar de modificar las
referencias.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta ltima contendr la frmula
=A3+3.
Una referencia absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin
especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, es decir se copia la frmula en filas o columnas la
referencia absoluta permanece invariable, no se ajusta.
Ejemplo: Supongamos que en las celdas E3, E4, E5 y E6 respectivamente debo multiplicar a las celdas A3, A4, A5 y
A6 por la celda A1. Entonces para no escribir la frmula cuatro veces slo lo hago en la celda E3 poniendo como
referencia absoluta a la celda A1(es decir $A$1) y luego copio la frmula hasta E6 arrastrando con el controlador de
relleno.

Las funciones
Son frmulas predefinidas que vienen incluidas en la planilla de clculo.
La funcin est formada por:
El nombre de la funcin y entre parntesis el argumento.
El nombre es el que identifica a cada funcin, es nico y se escribe sin espacios, ejemplos:
Suma, Promedio.
El argumento est formado por los datos que requiere la funcin seleccionada para realizar el clculo; se
colocan entre parntesis y luego del nombre de la funcin. En caso de necesitarse varios argumentos
se deben separar por punto y coma.
Por ejemplo, si queremos sumar los datos de los valores numricos que figuran en las celdas A1, A2 , A3, A4, A5 y
A6 debemos armar la siguiente frmula utilizando la funcin Suma:
=SUMA(A1:A6)
Otras funciones muy usadas son:
Promedio: devuelve el promedio de un rango de celdas. Ej.: =PROMEDIO(A1:A3)
Max: devuelve el mximo valor encontrado en un rango de celdas. Ej.: =MAX(A1:A3)
Min: devuelve el mnimo valor encontrado en un rango de celdas. Ej.: =MIN(A1:A3)
Funciones para contar datos
En Excel encontramos un grupo de funciones que se utilizan para contar datos, es decir, la cantidad de celdas que
contienen determinados tipos de datos.
Estas funciones son:
1) CONTAR

Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos numricos

2) CONTARA
Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos alfanumricos (letras, smbolos, nmeros,
cualquier tipo de carcter). Dicho de otra manera, se utiliza para conocer la cantidad de celdas que no estn vacas.
3) CONTAR.SI
Se utiliza para contar la cantidad de celdas que cumplen con una determinada condicin. Es decir, si se cumple
la condicin especificada en el argumento, cuenta la cantidad de celdas, excluyendo a las que no cumplen con esa
condicin. El argumento de esta funcin tiene dos partes:
=CONTAR.SI(A1:A20;APROBADOS)
RANGO DE CELDAS QUE DEBE CONTAR

CONDICIN. SIEMPRE SE COLOCA ENTRE COMILLAS

FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra
hoja de clculo:
Con este botn podemos elegir un color para la fuente.
Este botn sombrear la celda del color indicado, en nuestro caso, en amarillo. Si queremos otro
color, elegirlo desde la flecha derecha del botn.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguiremos los mismos pasos que en Word:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos
centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes.
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de
querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn.
Nmeros
$ Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda, es
decir se les agregar el smbolo $.
Par

a quitar

un

decimal

Para aadir un

a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
-

Como grfico incrustado: Insertar el grfico en la hoja actual como

cualquier otro objeto.

- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el
grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Veamos cmo crear de un grfico: Para insertar un grfico tenemos
varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se
encuentra en el Men Insertar.

Tienes que tener seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr
generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de
error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a
insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Siguiente para empezar a crearlo y
Finalizar para terminar.