PROGRAMA DE
ALTA
ESPECIALIZACIN
:
ADMINISTRACIN Y GESTIN
SECRETARIAL
MODULO:
NDICE
1
BIBLIOGRAFA
EXAMEN
ADMINISTRACIN Y GERENCIA
Aportes a la administracin
Volvi sobre este tema en sus ltimos libros, al analizar las religiones asiticas y afirmar que
las ideas religiosas y filosficas que imperaban en las culturas orientales haban impedido el
desarrollo del capitalismo en estas sociedades,
a pesar de la existencia de factores econmicos favorables para que se produjera dicha
evolucin.
Burocracia
Sus principales obras son Motivacin y personalidad (1954) y Hacia una psicologa del ser
(1962).
Teora de la organizacin
Empresa
Entidad jurdica que realiza actividades econmicas gracias a las aportaciones de capital de
Con esta ley se establecen los requisitos contables, las obligaciones de los gestores o
administradores y los derechos de los accionistas.
Por lo general, los accionistas de la empresa tienen una responsabilidad limitada: slo
responden por las deudas de la empresa con la cuanta de su aportacin, medida por el valor
de las acciones. Existen distintos tipos de compaas que, en funcin del grado de
responsabilidad de los socios o accionistas, reciben distintos nombres. En primer lugar hay
que distinguir entre pblicas y privadas; las pblicas pertenecen al sector pblico
(administracin central o local), mientras que las privadas pertenecen a individuos
particulares y pueden vender sus acciones en bolsa. Las compaas o empresas pblicas a
veces venden parte de sus acciones a individuos particulares, pero se consideran pblicas
siempre que el 51% de las acciones estn en manos del sector pblico.
En funcin del grado de responsabilidad de los socios y del nmero de accionistas, las
empresas pueden ser sociedades annimas o sociedades de responsabilidad limitada.
Tambin se puede distinguir entre las compaas o empresas privadas los siguientes tipos:
empresas asociadas, cuando dos empresas tienen entre el 20 y el 50% de las acciones de la
otra; holdings, cuando una empresa (conocida como empresa matriz) es propietaria de otra u
otras empresas, cuya actividad es dirigida por la primera; y, por ltimo, empresa subsidiaria,
que es la empresa (o empresas) que est(n) controlada(s) por la empresa matriz, que posee
ms del 50% de las acciones de la(s) empresa(s) subsidiaria(s).
La Empresa
Es de carcter continuo jams se puede Decir
La organizacin
Es un medio a travs del cual se
sus
social.
recursos
estn
sujetos
cambios
constantes.
Est conformado de manera organizada.
Se
refiere
organizaciones
Organigrama
Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica.
Manuales: Son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una
organizacin.
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Manual de Polticas: Establece la poltica de (a empresa, las cuales son u i gua bsica
para la accin, percibe los limites generales dentro de los cuales han de realizarse las
actividades.
Anlisis de puestos
Analizar significa separar y ordenar. La Tcnica del anlisis de puestos, consiste por lo tanto
en reglas que se dan para separar los elementos del puesto ordenados adecuadamente,
con la ayuda de las normas de la lgica y la gramtica
ELEMENTOS A ORGANIZAR.
Trabajo: Es una actividad, un quehacer, un desgaste de energa puede ser estudiado
igualmente desde distintos puntos de vista
Econmicamente, el trabajo es considerado como in factor de produccin supone un
intercambio de bienes y servicios para la satisfacer las necesidades humanas.
Personal: Son todas aquellas personas o individuos reunido bajo un mismo concepto, bien
sea, natural o colectivo.
Espacio Fsico: Es el rea de trabajo de cada individuo, donde ejerce sus funciones y
cumple con sus deberes dentro de la organizacin donde se desempea cada espacio fsico
va a depender de las caractersticas de cada rea laboral, es decir funciones que se deban
ejerce en ella.
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DE LAS DESVIACIONES.
Las variaciones o desviaciones que se presenten deben ser analizadas detalladamente, de
tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
DE SU RELACIN CON EL COSTO.
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste representa en
tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.
DE EXCEPCIN.
El
control
debe
aplicarse,
preferentemente,
las
actividades
excepcionales
DE LA FUNCIN CONTROLADA.
La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que
pierde efectividad del control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la
funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
TCNICAS DE CONTROL
Los estados financieros son infrmense de naturaleza contable que muestran la medicin de
diferentes aspectos que es necesario tomar en cuenta para una buena administracin.
Presenta como caracterstica que muestran las desviaciones de los planes, despus que
ocurren y solo sirven para aplicar acciones correctivas para el siguiente periodo de
operaciones de la organizacin.
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Razones de Liquidez.
Razones de Endeudamiento.
Razones de Actividad.
Razones de Rentabilidad.
Tcnica del Anlisis del punto de Equilibrio.
El anlisis de punto de equilibrio es u instrumento que da una informacin importante a los
administradores. Se refiere a la relacin entre el volumen de ventas, costos y beneficios que
pueden obtenerse. El punto de equilibrio es aquel punto donde los ingresos por venta se
igualan al costo total. Si se utiliza esta tcnica podr mostrarse en forma clara como varan
los beneficios de la empresa para diferentes volmenes de ventas en un periodo de tiempo.
All se podrn determinar que si los niveles de ventas son inferiores al punto de equilibrio, la
empresa incurriera en prdidas y que si los volmenes de ventas son superiores al punto de
equilibrio, la empresa obtendr ganancias.
Presupuesto de Balance.
ETAPAS DE CONTROL
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Medicin de resultados
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Correccin
La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las
desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de
carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia
reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. El establecimiento de medidas
correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms
estrecha entre la planeacin y el control.
Tipos de Control
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo
tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse en:
-
Control aprior o preliminar: Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: a)
Cantidad, b) Tiempo, c) Costo, d) Calidad.
Factor cantidad:
Factor tiempo:
Factor costo:
18
Factor calidad:
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Esta distribucin del trabajo est guiada por la consideracin de cosas tales como la
naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones
fsicas disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de
gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance algn
objetivo similar. Si el grupo es deficiente ya sea en el nmero o en la calidad de los
miembros administrativos, se procuran tales miembros. Cada uno de los miembros
asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del
grupo de miembros con otros grupos de la empresa.
Las cuestiones de quien decide que asuntos y cuando son tpicas. Este trabajo de
distribucin de las tareas y de establecer y mantener relaciones por parte del gerente se
conoce como organizar. Se puede considerar como hacer que el plan creado por el gerente
tenga significado para cada uno de los miembros del grupo. Organizar es una funcin
fundamental de la administracin.
Ejecucin
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resultan de los pasos planeacin y
organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las
acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Las medidas que se
elijan dependen de los miembros particulares del grupo, de la actividad componente por
hacer y del criterio del gerente. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los
miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad, y la
compensacin. A este trabajo se le llama ejecucin.
Es una funcin fundamental de la administracin. La palabra ejecutar significa literalmente
"poner en accin", y es apropiada para esta funcin administrativa que trata de proporcionar
poder estimulante o de mantener un ambiente de trabajo en el cual los miembros quieran
desempearse lo mejor.
Control
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se est
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Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas por este plan, y
la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden
presentarse discrepancias, imponderables, mal interpretacin y obstculos inesperados y
habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin
correctiva. Se buscan repuestas a las preguntas: que tan bien debe hacerse el trabajo?
Qu tan bien se haciendo? Esta funcin de la administracin constituye el control. Es una
funcin fundamental de la administracin.
Elementos de la Organizacin Formal
Por lo menos existen tres conceptos bsicos asociados con la estructura de la organizacin
formal. Estos son (1) la divisin del trabajo, (2) la departamentalizacin y (3) el grado o
alcance del control.
1. Divisin del trabajo
La divisin del trabajo significa dividir grandes tareas en paquetes ms pequeos de trabajo
que se distribuyen entre varias personas. Esta especializacin del trabajo permite a un
empleado dominar una tarea en el tiempo ms corto con un mnimo de habilidad. Tambin
permite que el trabajo humano se vuelva intercambiable, lo que contribuye mucho a la
eficiencia organizacional.
2. Departamentalizacin
La departamentalizacin se refiere a la estructura formal de organizacin compuesta de
varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre s. A medida que
crece una organizacin, sus departamentos crecen y se crean ms sub-unidades, lo que a
su vez aumenta los niveles de la administracin.
La departamentalizacin es un agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades
de trabajo significativas para coordinar numerosos puestos - todo para facilitar la rpida
realizacin de los objetivos de la organizacin.
2.1.
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2.2.
Medios de departamentalizacin
Por funcin
Por
producto
Por
territorio
Por cliente
Por
Por matriz.
proceso
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Esta puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensin vertical puede ser dividida,
adems, en direccin ascendente o descendente.
ASCENDENTE: Esta comunicacin fluye, de los empleados o subordinados hacia la
gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentacin a los de arriba, para informarse
sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cmo se sienten los
empleados en sus puestos, con sus compaeros de trabajo y en la organizacin, para captar
ideas sobre cmo mejorar cualquier situacin interna en la organizacin.
Un lder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las
metas propuestas con el mnimo de problemas, pero lamentablemente no todas las
organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas,
pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que
esto no influir en el rendimiento laboral.
DESCENDENTE: Es la comunicacin que fluye de un nivel del grupo u organizacin a un
nivel ms bajo. Es el utilizado por los lderes de grupos y gerentes para asignar tareas,
metas, dar a conocer problemas que necesitan atencin, proporcionar instrucciones.
Recomendaciones para una comunicacin eficaz en la organizacin.
El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofa y el comportamiento, con la
nocin de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la
organizacin.
Asociar las acciones con las palabras.
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3. El Liderazgo en la Organizacin.
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hacer el mejor uso de las destrezas, las energas y los talentos del equipo.
Mtodos de Motivacin
Algunos de los mtodos de motivacin con los que se pueden contar con:
3.1.
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Dada una estructura salarial equitativa y competitiva que, en la medida de lo posible, ofrezca
incentivos financieros efectivos, se puede elevar el nivel de identificacin y asegurar una
motivacin duradera desarrollando un sistema de remuneracin intrnseca. Las retribuciones
intrnsecas se dan en el contenido del trabajo y proporcionan satisfaccin al permitirle a la
gente experimentar la sensacin de realizacin, expresar y usar sus capacidades y ejercer
su propio poder de toma de decisiones.
3.5.- Retribuir y reconocer el logro
Un sistema salarial puede estar montado de tal manera que remunere adecuadamente el
logro; sin embargo, tambin hay que retribuir a la gente dndole mayor responsabilidad
(retribuciones intrnsecas) y oportunidades de ascenso y mejor status (retribuciones
extrnsecas).
El elogio al trabajo bien hecho es un motivador importante pero, siempre que este haya sido
ganado, ste pierde valor si se hace liberalmente.
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imperfecto y la misma nos lleve a creer que podamos tener la esperanza de una mejor
organizacin y una mejor administracin.
Breve resea de la evolucin de la administracin
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Las teoras y experiencias de Henri Fayol y de Frederick Taylor marcaron una nueva etapa
en la evolucin de esa ciencia y la Administracin Cientfica, que postularon ellos y
continuaron sus discpulos viene a ser uno de los medios ms efectivos para a tecnificacin
de las industrias nacientes en el presente siglo; dicha tecnificacin ha influido grandemente
tambin en el desarrollo econmico y el mejoramiento de muchos pases por su aplicacin
en el sector pblico.
Administracin Antigua
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En China el filsofo Confucio proporcion una serie de reglas para la administracin pblica.
En Roma que vivi dos perodos, la Repblica y el Imperio Romano, siendo en este ltimo
donde se produjeron transformaciones administrativas. La administracin del imperio
Romano se caracteriz por la centralizacin.
Administracin Edad Media
Durante los ltimos aos del Imperio Romano el centralismo Administrativos se fue
debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del cual se
agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una descentralizacin
del gobierno, con lo que se diferenci de las formas administrativas que haban existidos
anteriormente. Hubo una notable evolucin de las ideas administrativas y se consolidaron
instituciones como la Iglesia catlica que tuvo mucho inters para los estudios de la
administracin, debido a su peculiar forma de organizacin y de funcionamiento.
En esta poca la administracin recibe un gran impulso cuando surgen en Italia, los
fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales comienzan a
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A inicio de esta poca surge en Prusia Austria un movimiento administrativo conocidos como
cameralitas que alcanz su mayor esplendor en 1560 y trato de mejorar los sistemas
administrativos usados en esa poca. Pusieron nfasis en el desarrollo de algunos principios
administrativos, como fueron, el de seleccin y adiestramiento de personal, especializacin
de funciones y el establecimiento de controles administrativos.
En 1776 Adam Smith, considerado como el padre de la Economa clsica publica su obra La
riquezas de las naciones, en donde aparece la doctrina del Laissez-Faire
(Dejar hacer, dejar pasar), que sirvi de base filosfica a la revolucin industrial y
que ha tenido su aplicacin en la administracin y en la economa; l anunci el
principio de la divisin del trabajo, considerndolo necesario para especializacin y
para el aumento de
la produccin.
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Ocupando el puesto de obrero y luego pasando por los dems niveles lleg al puesto mas
alto. Esto le permiti darse cuenta de las afectaciones que hacan los obreros a las
mquinas.
Dentro de sus principales aportaciones a la administracin estn los principios
administrativos, los mecanismos de administracin, el pago por destajo, la seleccin de
personal y las caractersticas de los trabajos humanos.
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS:
1.- Estudio de Tiempos y movimientos
2.- Seleccin de obreros
3.- Responsabilidad compartida
4.- Aplicacin a la administracin.
MECANISMOS ADMINISTRATIVOS:
1. Estudio de tiempos y movimientos
2. Supervisin funcional
3. Sistemas o departamentos de produccin
4. Principio de la excepcin
5. Tarjetas de inscripcin
6. Uso de la regla de clculo
7. Estandarizacin de las tarjetas de instruccin
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3.- Modelo del proceso administrativo: Para Fayol, deben de existir dentro de la empresa
ciertas etapas para poder desarrollar cualquier tipo de trabajo, dentro de ellas encontramos:
1) Previsin, (examinar el futuro)
2) Organizacin, (formular estructura)
3) Direccin. (Hacer funcionar los planes)
4) Coordinacin. (Armonizar la informacin)
5) Control. (Verificar los resultados)
Principios administrativos: Son catorce:
1. UNIDAD DE MANDO: Una sola persona debe de mandar a todos los
subordinados.
2. AUTORIDAD: Toda empresa debe de tener una persona que los dirija.
3. UNIDAD DE DIRECCIN: Un programa para cada actividad.
4. CENTRALIZACIN: Todas las actividades deben ser manejadas por una sola
persona. NOTA: Actualmente encontramos que debido a las estructuras esto
no resulta muy funcional para las empresas.
5. SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL GENERAL: Se debe buscar
beneficiar a la mayora.
6. DISCIPLINA: Se debe de lograr la disciplina para el buen funcionamiento de la
empresa.
7. DIVISIN DEL TRABAJO: Se le debe de indicar a cada quien el trabajo que
debe de realizar.
8. ORDEN: Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.
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11.
12.
13.
5) Conocimientos especficos
6) Experiencia
6.-Importancia de la administracin
Fayol determina que cualquier actividad que se desempee debe tener como base a la
administracin por lo que en sus estudios administrativos propone que deben de ser dados
desde la primaria.
Limitaciones
Fayol fue un autor destacado de su poca, sus aportaciones se reconocieron tiempo
despus y actualmente todas las empresas trabajan bajo ellas, por lo que no se puede
concebir una empresa sin un proceso y una divisin de funciones o que no trabaje bajo los
principios administrativos, etctera.
Una de sus limitaciones fue que us ms la teora que la prctica en sus trabajos.
ANLISIS COMPARATIVO ENTRE FAYOL Y TAYLOR
Los dos enfocan sus estudios sobre la misma problemtica pero con puntos de vista
diferentes.
Taylor realiza sus estudios desde el nivel obrero hasta la gerencia y Fayol los hace en
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Henry R. Towne
En 1886, ante la sociedad Norteamericana de Ingenieros Mecnicos, pronunci una
conferencia titulada El Ingeniero como Economista, entre los asistentes se encontraba
Frederick Taylor, en la misma se peda que la administracin se considerara como una
ciencia. Ide un plan de reparto de ganancias como sistema de pago de salario.
Henry Metacalfe
Se distingui por implantar nuevas tcnicas de control administrativos e ide un buen
sistema de control. Posteriormente Metacalfe fue considerado por Taylor como una persona
muy eficiente. Public un libro titulado El Costo de Produccin y la Administracin de Talleres
Pblicos y Privados, considerado como una obra precursora de la administracin cientfica.
Woodrow Wilson
Escribi un estudio sobre administracin pblica, es el ms famoso y discutido articulo de la
ciencia de la administracin que se haya jams escrito en Amrica. Wilson hizo una
separacin entre poltica y administracin y le dio el calificativo de ciencia a la
administracin.
CONCEPTO DE ADMINISTRACIN:
Vamos a citar distintos autores y ellos son:
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Henry Sisk y Mario Suerdlik: "Es la coordinacin de todos los recursos a travs del
Proceso de Planeacin, direccin y control, a fin de lograr objetivos establecido".
Barcos Santiago: "La administracin como disciplina cientfica constituye un sistema de
conocimientos,
metdicamente
fundamentado,
cuyo
objeto
de
estudio
son
las
de un grupo social.
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Principales enfoques
Racionalizacin del trabajo en el nivel
nfasis
En las tareas
Teora Clsica
Teora Neoclsica
operacional
Organizacin formal
Principios
generales
En la estructura
administracin,
Teora de la Burocracia
de
funciones
la
del
En la estructura
administrador, Organizacin
Burocracia,
racionalidad
En la estructura
organizacional
QU ES UN ADMINISTRADOR?
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"administrativa" o de
41
El gobernante tiende a ser un lder que mediante la persuasin obtiene consenso y de ese
consenso depende su permanencia en el poder. Incluso los gobiernos autocrticos requieren
buscar el consenso y minimizar el uso de la fuerza la cual denota debilidad poltica.
Se argumenta y desde luego pudiera ser deseable que el directivo fuera tambin un lder,
pero en la prctica su papel es de autoridad que se hace obedecer y su permanencia
depende de sus superiores, esto es lo que con frecuencia le hace ir en contra de los
intereses de sus colaboradores y dificulta sea verdadero lder, por ms persuasin o
"carisma" que pueda emplear.
Las pocas personas que no se encuentran subordinadas a instancias superiores son los
poseedores de capital. Los ms altos gobernantes formalmente se subordinan a la
ciudadana, a las instancias parlamentarias; en la prctica se subordinan ms a las
exigencias del capital, principalmente del externo, a efecto de atraer inversiones al pas.
Administradores pblicos y administradores de empresas se subordinan al capital.
Diferencia y nexos entre administrador pblico y administrador de empresas.
En el sentido vulgar se considera que la Administracin de Empresas es sinnimo de
administracin privada; sin embargo acadmicamente esto es un grave error: propicia que al
estudiar las empresas se dejen fuera las que son propiedad pblica8 y las que pertenecen
al sector social9, mismas que tienen gran importancia incluso para la sobrevivencia de las
empresas privadas. As mismo propicia que al estudiar la Administracin Pblica se omita el
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Esto pretende que el profesional est en posibilidad de ejercer, pero tambin de resolver
problemas de mayor complejidad y derivar de ello nuevos conocimientos. Cmo desarrollar
profesin alguna --Medicina, Derecho, Fsica-- si no lo hacen sus propios profesionales?; de
ah la necesidad de la formacin cientfico metodolgica como piedra angular del desarrollo
de las mismas. Si no se cumple con la preparacin en esos tres aspectos se propicia el
estancamiento de la profesin de que se trate y el desplazamiento por otros especialistas.
Ser profesional supone, entonces:
1) Dominio, en mayor grado, del conocimiento tcnico.
2) Conocimiento bsico de la especialidad, para comprender y explicar con bases
cientficas el comportamiento de los fenmenos que le competen.
3) Capacidad de influir en la transformacin e innovacin de los fenmenos del caso, como
resultado de la comprensin cientfica de los mismos.
4) Capacidad de aportar nuevos conocimientos, derivado de las innovaciones realizadas y
de lo conveniente al desarrollo de la disciplina.
En materia de administracin el conocimiento aplicado y el conocimiento bsico
corresponden a lo siguiente:
a) El conocimiento aplicado se refiere a cmo administrar.
b) El conocimiento bsico se refiere a la situacin de empresas y gobiernos, as como la
comprensin y explicacin terico cientfica al respecto.
Conjuntando, tenemos que la diferencia entre los administradores tcnico y profesional es,
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administrador
profesional,
en
principio,
domina
de
manera
superior
la
nuevos
conocimientos,
es
decir
para
contribuir
desarrollar
la
profesin.
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47
debern
estar
capacitados
para
desempearse,
es
decir
trabajar,
48
administrador
profesional
competente
posee
conocimiento
experto
de
las
49
50
administrador
profesional
competente
posee
conocimiento
experto
en
lo
teora y la realidad actual, de su pas y del contexto mundial. Con ese contexto viven
estrechamente vinculados e interactan gobiernos y empresas. El administrador puede
tener asesores expertos pero requiere entenderlos y comprender por s mismo las
situaciones, o ser desplazado por los mejor preparados que l.
5. El administrador profesional competente domina las tcnicas de negociacin y
expresin en pblico.
He aqu la mdula del trabajo del administrador: comunicarse con los dems, negociar y
lograr acuerdos. Existe toda una tecnologa al respecto. El administrador no slo debe
conocerla, sino dominarla y practicarla con maestra.
6. El administrador profesional competente domina dos o ms idiomas.
El administrador profesional competente en la actualidad debiera ser polglota. Si bien en
el pasado reciente la actividad gubernamental y empresarial se restringi al interior del
pas, esto ya no sucede ms. Especialmente los pases en desarrollo requieren de
personas capaces de abrir espacios de accin y obtener beneficios en el extranjero. Es
un hecho que en el futuro cercano, tal vez ahora mismo, quienes no dominen ms de
dos idiomas tampoco podrn obtener un puesto como administradores. El dominio de
dos o ms idiomas debiera ser requisito de admisin para los estudios de la
administracin.
7. El administrador profesional competente conoce y puede servirse ampliamente
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no
slo
los
administradores,
debieran
formarse
con
amplios
conocimientos objetivos acerca de los daos causados por la corrupcin. Es claro que la
calidad de las organizaciones es simple y llanamente el reflejo de la calidad de sus
integrantes; pero ms que de su calidad tcnica, lo es de la calidad humana de los
Mismos; no podemos esperar acciones o productos de calidad, de ninguna clase, de
organismos administrados por personajes de dudosa calidad humana; siempre pondrn
su beneficio personal por encima del inters comn.
Por ltimo, una de las ms graves consecuencias del manejo irresponsable de empresas
y gobiernos es el deterioro ambiental, por cierto estrechamente ligado a lo mencionado
lneas arriba. Las empresas, sus productos y desechos son los principales responsables
directos de las alteraciones ecolgicas, si bien los administradores pblicos son los
responsables por la legislacin, instrumentacin y puesta en prctica de las medidas
para preservar el ambiente.
El administrador profesional requiere conocer y comprender ampliamente el problema
ecolgico, as como los recursos tcnico cientfico para enfrentarlo, y mejor an, debe
ser capaz de convocar a la participacin ciudadana como parte importante tambin a
este respecto.
9. El
administrador
profesional
competente
posee
ampla
cultura
practica
53
11. Esto es indispensable para evitar el beneficio privado a costa de la poblacin; as mismo
es instrumento para medir la eficiencia y para evitar la corrupcin del administrador,
cosas frecuentes en el capitalismo.
Obtener capital, ingresos y utilidades, as como aprovecharlos ptimamente, es la mayor
de las responsabilidades econmicas de todo administrador, en todos los niveles y
funciones de los organismos, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran
desvinculados de tal funcin, donde lo procedente es ser coadyuvante. De que esto se
entienda depende el desarrollo y crecimiento presente y futuro de los organismos y ello
significa ampliacin de los servicios que prestan, empleo, abasto, progreso, etc. Tambin
de ello depende la permanencia y progreso del administrador.
Comentario Final: Necesidad y oportunidades de especializacin.
Como podr apreciarse, el administrador general como el mdico, abogado o cualquier otro
profesional de carcter general, resulta necesariamente limitado, debido a la amplitud y
complejidad de los diversos objetos de estudio. De ah que resulte indispensable para el
administrador continuar estudiando y especializarse, Las licenciaturas no resultan
competitivas en el mercado de trabajo: ya no hay trabajo para quienes slo tienen la
licenciatura y un idioma.
Las oportunidades de especializacin para los administradores son:
a). Las reas funcionales de las organizaciones: finanzas, operaciones, comercializacin,
recursos
humanos,
informtica,
investigacin
funciones dentro de las funciones mencionadas. Esto tanto en el mbito pblico como en el
empresarial.
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quiere
ver
desde
otra
perspectiva,
debe
desempear
determinados
roles:
interpersonales, informativos y decisorios. Para ello tiene que aprender y desarrollar algunas
habilidades: tcnicas, humansticas y conceptuales. Y debe, as mismo, familiarizarse con
ciertos conceptos que operen como base filosfica de su conducta, algunos relacionados
con las personas, otros con las organizaciones.
Las cuestiones sealadas requieren una definicin convencional pero precisa de conceptos
claves como organizacin, administracin, gerencia y liderazgo.
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La segunda acepcin del trmino organizacin, que ser la utilizada en este texto, la
presenta como una estructura social orientada a metas especficas. Alrededor de esta idea
han surgido numerosas definiciones. Unas muy sencillas, otras ms elaboradas.
Algunos autores, como Hersey, Blanchard y Johnson (1998) definen la organizacin de
manera muy escueta como "un grupo con metas declaradas y formales" (p.364)
Robbins (2004), incorpora los elementos de coordinacin y continuidad, cuando sealan que
la organizacin es " una unidad social, coordinada deliberadamente, compuesta de dos o
ms personas que funciona de manera ms o menos continua para alcanzar una meta o
varias metas comunes" (p. 4).
Tal definicin deja escapar, sin embargo, otros elementos importantes como la membreca,
la complejidad y la insercin de las organizaciones en una sociedad histricamente
determinada.
As, en el contexto del presente artculo entenderemos la organizacin como una formacin
social articulada, continua y formalmente constituida, integrada por un conjunto precisable
de miembros, quienes utilizando conocimientos y tcnicas especficos, y desarrollando
funciones diferentes, conjugan esfuerzos con el propsito de alcanzar objetivos orientados a
satisfacer alguna de las necesidades bsicas de la sociedad en la cual se halla inscrita.
Para lograr sus objetivos, las organizaciones utilizan distintos tipos de recursos (financieros,
tcnicos, materiales y humanos). El proceso de combinar de manera ptima tales recursos
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Estas y cualquier otra definicin que se haga de administracin, contienen dos elementos
comunes: la conduccin de individuos y el logro de objetivos.
Para destacar el aspecto de la coordinacin y diferenciar el papel de los recursos humanos
con relacin al resto de los recursos, preferimos definir la administracin como un proceso
mediante el cual se coordina el trabajo de un grupo de personas para alcanzar los objetivos
organizacionales, utilizando para tal fin recursos financieros materiales y tcnicos que la
organizacin pone a su disposicin.
Un administrador, entonces, no es otra cosa que una persona que alcanza objetivos
organizacionales a travs de otras personas. Estamos aqu usando el trmino administrador
como status ocupacional (posicin que permite a un individuo dirigir a otros en la
consecucin de fines), no como profesin (condicin de una persona que ha obtenido un
grado acadmico en el rea).Como status ocupacional, administrador, directivo, manager y
gerente pueden usarse como trminos intercambiables, debiendo aclarar, en este caso, que
el trmino gerente no se reduce a quienes ostentan oficialmente esa denominacin, sino a
cualquier persona (un supervisor de lnea, por ejemplo) que dirija a otros hacia el logro de
ciertos objetivos organizacionales.
Gerentes y lderes
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hemos reservado para otro escrito), juzgamos conveniente esclarecer la relacin entre
gerencia (o administracin, o management) y liderazgo. No son, definitivamente, trminos
intercambiables. Las relaciones entre ambos conceptos han sido presentadas desde tres
perspectivas.
Algunos autores consideran que el liderazgo forma parte, entre otras, de las
responsabilidades del gerente. Davis y Newstrom (2003) afirman que "El liderazgo es una
parte importante de la administracin, pero no es la nica",
Adems de liderar, sealan, "los gerentes tambin planean actividades, organizan
estructuras y controlan recursos" (Ibid.)
Para otros autores, el liderazgo es un proceso ms general que la administracin (o
gerencia, o management). Hersey et al. ( op. cit.) Sealan: "En esencia, liderazgo es un
concepto ms amplio que administracin. La administracin es una clase especial de
liderazgo, regida por la consecucin de metas organizacionales"
Finalmente, otros estudiosos simplemente conciben al liderazgo y la administracin como
dos procesos diferentes (sin que ninguno incluya al otro), que pueden ser complementarios
y a veces hasta incompatibles. Burt Nanus (1994), verbigracia, ha escrito:
Las tareas y las funciones de los lderes son diferentes de las de los managers, como
tambin lo son sus perspectivas, aptitudes, evaluaciones de xito y funciones dentro de la
organizacin. En numerosos casos, el liderazgo es un trabajo de tiempo completo, y quienes
tratan de ser managers y lderes al mismo tiempo tienen dificultades para realizar ambas
tarea en forma eficaz.
Caroselli (2002), en sintona con este enfoque, precisa: "Mientras un directivo trabaja para
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Hace casi un siglo Henry Fayol estableci cinco funciones administrativas: planeacin,
organizacin, direccin, coordinacin y control. Con el correr del tiempo y el desarrollo del
pensamiento gerencial, las citadas funciones han quedado reducidas a cuatro. La mayora
de los autores sealan las funciones de planeacin (o planificacin), organizacin, direccin
(o liderazgo, o motivacin) y control: Robbins ( op. cit., p.4); Gibson, Ivancevich y Donelly
(2001, pp. 17-21) y Hersey et alt. ( op. cit., pp. 10-11). Menos frecuente es la desagregacin
de las funciones gerenciales en un nmero mayor, como es el caso de Kast y Rosenzweig .
(o p.cit, pp. 420-425), quienes presentan seis funciones: fijacin de objetivos, planeacin,
integracin de recursos, organizacin, aplicacin (implementacin) y control.
Revisemos las cuatro funciones tpicas del quehacer gerencial.
Planeacin
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Direccin
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Habilidades gerenciales
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Sea cual sea el nivel jerrquico que ocupe el gerente (supervisor, directivo medio o alto
ejecutivo), su labor implica relacin con otros individuos en el marco de una organizacin. La
capacidad para describir, explicar, predecir y, hasta donde sea permitido, controlar la
conducta del hombre en el trabajo, cobra entonces especial relevancia. El comportamiento
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Diferencias individuales
Toda persona es un ser humano nico e irrepetible. Cada uno tiene su propia personalidad,
formada por la particularsima combinacin de factores hereditarios y aprendidos. Por ello,
cada individuo responde a intereses, necesidades, antecedentes y expectativas diferentes.
Un buen gerente debe reconocer y valorar esta diversidad. Y evitar la tentacin de dar un
trato estandarizado a las personas con las que se relaciona.
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Inters mutuo
Las organizaciones necesitan de las personas (son su recurso ms valioso) y las personas
necesitan de las organizaciones (a travs de las cuales satisfacen una amplia gama de
necesidades). Es responsabilidad de todo gerente ofrecer oportunidades para que, mientras
se esfuerzan por lograr los objetivos organizacionales, los trabajadores puedan alcanzar sus
objetivos personales.
tica
Las organizaciones estn formadas por personas. Tienen, adems, un propsito humano:
producir y distribuir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de la sociedad. Por lo
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Vistas as las cosas, podemos afirmar que cualquiera puede llegar a ocupar una posicin
gerencial. No todos, sin embargo, llegan a ser buenos gerentes. Y muy pocos son gerentes
excepcionales. El desarrollo de las habilidades gerenciales y la internalizacin de los
conceptos fundamentales del comportamiento organizacional pueden marcar la diferencia.
Fundamentacin terica.
La palabra administracin viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister
(subordinacin u obediencia) y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro,
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ORGANIZACIN
La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento de una
estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una
empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignacin
de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignacin que debe
hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se
dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima eficiencia,
considerando como sus elementos esenciales:
1. Meta o finalidad
2. Programa o mtodo para alcanzar las metas
3. Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo mas preciado los Recursos
Humanos)
4. Entorno o ambiente (la responsabilidad y la tica social) 5.- Administradores (lderes)
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es
altamente
probable
que
sea
un
mal
administrador
(cambiarn
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Objetivos de Trabajo:
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Los Objetivos de Trabajo se desglosan por cada subdireccin y a su vez por departamentos,
donde cada trabajador tiene los suyos conformados y su cumplimiento se evala
peridicamente.
Como parte de la estrategia de la organizacin, para el exitoso cumplimiento de los
Objetivos de Trabajo propuestos se establecen Planes de Accin en cada Subdireccin que
establece las funciones a realizar en cada departamento.
Las diferentes actividades del organismo estn regidas por lo establecido en el Manual de
Instrucciones y Procedimiento (MIP), que est estructurado por grupos y subgrupos,
agrupados por las diferentes funciones que se realizan en cada rea de la organizacin.
La estructura permite involucrar a todos los miembros de la entidad en los resultados que
obtiene la misma, ya que todos contribuyen desde sus puestos de trabajo al logro de las
metas trazadas con un amplio conocimiento de los objetivos individuales, ya que son
evaluados e informados peridicamente, est concebida con el mnimo de trabajadores
necesarios en cada rea para desarrollar los objetivos propuestos. Cada rea es
conocedora de los mismos y debe utilizar los recursos con la mayor racionalidad posible
contribuyendo a la disminucin de los gastos.
Los Subdirectores de cada rea as como los Jefes de Departamento tienen la autoridad
necesaria para tomar las decisiones precisas para el logro de sus objetivos, coordinando los
recursos humanos y materiales disponibles en cada momento que lo requiera.
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CONCLUSIONES
Despus de analizar la organizacin como una de las funciones esenciales dentro del
Ciclo Administrativo en la Empresa HTP, reconocemos que en la institucin se trabaja en
base a lograr con ptimos resultados los Objetivos de Trabajo trazados para el perodo,
la estructura de la misma permite que las actividades se realicen de manera tal que
facilita el desarrollo de este proceso, se trabaja en grupo manteniendo un liderazgo
individual y colectivo.
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BIBLIOGRAFIA
Koontz,
Harold
Weihrich,
Heinz.
Administracin,
una
perspectiva
Global.
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EXAMEN
2) Qu es la administracin?
3) Qu son las organizaciones?
4) Qu hacen los gerentes?
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ASISTENTE DE GERENCIA
5) Realiza conclusiones del tema.
CORREOS AUTORIZADOS
untempresas@gmail.com
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