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REQUERIMIENTOS LOGSTICOS

Recursos para el evento


Sabemos lo complejo que puede ser el proceso de coordinar un evento y los mltiples
detalles que impactan su xito. Para contribuir a facilitar este proceso, a continuacin
encontrar recursos que lo ayudarn en hacer de la participacin de nuestro
conferencista, un xito para usted y su gente.
1. Requerimientos Logsticos
2. Cmo presentar a Nuestro Conferencista.
Para una presentacin exitosa, es importante contar con lo siguiente:
Equipos Audiovisuales

Micrfono inalmbrico preferiblemente tipo headset de no haber la opcin


de un headset, puede usarse un micrfono tipo balita (tambin llamado de
solapa o lavalier); es muy importante que el micrfono permita tener las manos
libres.
Sistema de audio de buena calidad para garantizar una buena proyeccin de la
voz y la msica en sala. Este equipo debe permitir la conexin de un iPod
(reproductor de MP3) que el conferencista llevar para musicalizar la conferencia.
Salida de audio desde la laptop del conferencista: preveer un cable para sacar
sonido de la computadora ya que los conferencistas podrn emplear videos y otros
elementos en la presentacin que requieran sonido.
Proyector LCD/Video-beam para conectar la laptop del conferencista, con su
respectiva pantalla de proyeccin.

En el Saln de Audio Visual

Una mesa pequea para colocar la computadora laptop y materiales del


conferencista. Es importante que el conferencista pueda tener su computadora
cerca de l en la tarima o el rea de presentacin.
Abundante agua (con hielo o bien fra) para el conferencista, preferiblemente en
botellas plsticas.
Idealmente, para contar con el espacio suficiente para el desarrollo de
dinmicas, el saln debe tener una capacidad mxima que sea el doble del
nmero de asistentes estimados.
Arreglar la distribucin del saln segn se les recomiende personalmente o por
escrito.
Decoracin de la Audio Visual Todo arreglo o decoracin ha de ser sencillo.
De ninguna manera ha de ser tan llamativo que distraiga la atencin de los ojos
excesivamente. Los factores de distraccin compiten contra el xito de una
conferencia.
El contenido de las conferencias ha de recibir toda la atencin de los oyentes.
El orden y la limpieza deben reflejar la personalidad del organizador.

Las lmparas han de distribuirse con armona y segn donde se requiera


iluminacin, sobre todo, si los asistentes han de leer algn material. Si la
iluminacin sobre el atril es pobre, aburrir la vista., debe contribuir a la
motivacin.

En el escenario se requerir una mesa grande solo en caso de que varios


oradores formen un equipo de trabajo y presenten sus discursos sentados, o se
pongan de pie por turno para exponer desde el atril. Tal vez un mantel discreto
podra servir para cubrir el movimiento nervioso de sus piernas. Si se trata de una
sola persona sentada, como la que evala las exposiciones, podra utilizar una
mesa pequea, ubicada a un extremo del escenario.
Iluminacin

Para los Participantes

Hojas en blanco, block o carpeta con material para hacer anotaciones.


Bolgrafo.

I. Requerimientos para la inauguracin


Listn, tijeras, micrfono inalmbrico
Presidium/tarima para presidium
Personalizadores para presidium/iluminacin
Equipo de sonido
Iluminacin de podium
Confirmar invitados importantes
Fotgrafo/video
Discurso
II. Equipo Oficial
Equipo audiovisual
Iluminacin
Decoracin
Tarimas
Escenografa
Mobiliario especial
Sonido
Requisitos de telfonos/faxes y larga distancia
Servicio de copiado
Circuito cerrado
Traduccin simultnea
Tablero para recados de los participantes
III. Instalaciones
Area de registro: gafetes de preregistro, material a entregar, telfono
Sala de organizadores: telfono, sala, circuito cerrado
Sala VIP de conferencista: sala, telfono/fax, servicio de caf, circuito cerrado

Sala de prensa: telfono/faxes, mquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito


cerrado, sala, servicio de caf, rea de informacin, estacionamiento, lugares especiales
para el expositor, sealizacin.
IV. Promocin/Memorias
Impresos/publicidad
Atenciones a visitantes
Reconocimientos
Fotografas
Filmacin
Gafetes de VIPs organizadores.
Grabacin de videos y memorias del evento
V. Personal
Anfitriones de conferencistas e invitados especiales
Edecanes
Programa de edecanes
Traduccin simultnea
Programa de traduccin simultnea
Fotografas y video
Operadores de equipo
Variedad musical
Vigilancia
Limpieza

Cmo Presentar a Los conferencistas de Accin para el xito. (Ejemplo)


A continuacin se muestra un texto que puede imprimirse y emplearse para presentar a
Elio Ocando, Conferencista de la firma consultora, antes de una conferencia

Por ms de diez aos como Conferencista, Consultor en Gerencia y Desarrollo


Humano, Elio Ocando ha encendido el poder para lograr mejores resultados, en
decenas de miles de personas en cada una de sus conferencias. Ha compartido su
transformador mensaje, ante audiencias de hasta miles de personas en Venezuela y
otros pases de Amrica Latina.
Es considerado un experimentado lder de pensamiento y uno de los
conferencistas latinoamericanos con mayor dinamismo, profundidad y capacidad para
motivar y potenciar a individuos y equipos de trabajo para el xito total.
Es Coach Certificado con amplia experiencia en Programacin Neurolingstica;
adems es experto en Gerencia Pblica, Desarrollo Humano, Diseo de Modelos
Gerenciales de Gestin y Evaluacin de procesos organizacionales; Ha sido
catedrtico universitario en Gerencia y Recursos Humanos, por veinte aos. Con
innumerables contribuciones y aportes para el Diseo e implementacin de nuevos
paradigmas gerenciales y desarrollo de procesos humanos en los distintos niveles de
gobierno.

Sus clientes a nivel regional, nacional e internacional, incluyen empresas de talla


mundial; quienes regularmente lo contratan para motivar el xito, potenciar el
desarrollo personal e impulsar el logro de mejores resultados.
Squenle el mayor provecho posible a esta exclusiva oportunidad de estar con
Elio, quien nos acompaa en esta oportunidad, para compartir con nosotros su
especial Conferencia [NOMBRE DE LA CONFERENCIA].
Por favor aydennos a darle una calurosa bienvenida al conferencista!