TEORIA DE LAS ORGANIZACIONES

Hctor Felipe lvarez

3. El manual de la organizacin
El manual de organizacin es el conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre
los miembros de la organizacin. Es una gua especial de la organizacin.
Las relaciones pueden ser verticales, (jerrquicas) y horizontales, (la divisin por funciones).
En el se hallan definidos los objetivos de la organizacin y las funciones bsicas de la
conduccin.
El manual sirve para que cada miembro de una organizacin sepa lo que se espera de l en
materia de funciones, tareas de responsabilidad, autoridad, comunicaciones e
interrelaciones dentro y fuera de la empresa, de modo que puedan comprender la
organizacin y sus partes.
Elementos a tener en cuenta en la confeccin de un manual de organizacin:
1) Naturaleza y objeto del manual de organizacin.
2) Caractersticas de la organizacin:
- Antigedad de la organizacin
- Tamao de la organizacin
- Estado patrimonial econmico-financiero
- El producto
- La posicin en el mercado
- La rama de actividad
- La evaluacin de los recursos humanos y materiales
- La forma jurdica
- El volumen de actividad
- El sistema de comercializacin
- La personalidad de los directivos
- La tecnologa que emplea la firma.
3) Las caractersticas del medio:
-.Las variables polticas, econmicas, culturales y sociales
- El tipo de mercado
- La organizacin de la competencia
- La situacin geogrfica.
4) Los patrones administrativos:
- Las polticas generales
- Los objetivos globales y departamentales
-.Las-asignaciones de tareas
- Las relaciones de autoridad lineal y funcional
- Los sistemas decisorios
- Las bases de la planificacin
- Las caractersticas sociales de la organizacin
- El sistema de comunicaciones.
5) La organizacin formal es una de las del sistema. La comunicacin es uno de los procesos que une las

partes.
Los manuales son parte de ese proceso ligante y consecuencia inmediata de los organismos.

El manual tiene que indicar:

1) La designacin formal del cargo.
2) El enunciado de las funciones.
3) La designacin de las tareas habituales.
4) Las caractersticas de su trabajo y los distintos tipos de vinculaciones, dentro y fuera de la
empresa.
5) Quines dependen de cada cargo y quin depende de l.
6) La informacin que se recibe, la que se procesa y la que se emite.
7) Los distintos tipos y niveles de autoridad.
8) Organigramas.
El manual cumple la funcin de integrar a cada uno de los miembros de la organizacin. El manual
de organizacin lo hace sistemticamente de un modo permanente en cuanto hace a la estructura de
la organizacin.
Es necesario reconocer que no existe la posibilidad de que funcione un grupo humano sin
norma alguna. En ltimo caso, las personas son la organizacin.. De cmo se elaboren las normas,
cmo se divulguen y cmo se controlen, depender el xito del manual.
La existencia del Manual de Organizacin es el resultado del avance tecnolgico que invade a las
organizaciones, de la diversidad de funciones y tareas existentes. A mayor complejidad
organizacional, mayor es la necesidad de difundir los objetivos, la estructura, las funciones y las
normas y procedimientos administrativos.
El Manual de Organizacin no es una obra que se inicia y se termina. Al contrario, se va
haciendo, .con la vida de la empresa y atendiendo a su misma evolucin.
Los manuales son slo instrumentos para la gran empresa? No hay un lmite exacto de tamao
d empresa que lo justifique. En general, la necesidad del manual depender del grupo de
complejidad y burocratizacin de la organizacin. Tambin podramos afirmar que en la pequea
empresa, por su caracterstica social de pequeo grupo, no sera necesario como prioridad de la
organizacin.
Si es necesario fijar algunos criterios que justifiquen la incorporacin del manual de
organizacin, se pueden mencionar los siguientes: cantidad de personal, la prdida de visin de
conjunto de la organizacin, imposibilidad de conocer los objetivos y funciones de las diferentes
reas, dudas con respecto a la autoridad, responsabilidad y cuando la organizacin crece como
parte de un plan de desarrollo.
Entonces, los deberes, las responsabilidades, el sentido de cada tarea y las atribuciones, estarn
claros en todos los niveles.
El Manual de la Organizacin, como cualquier otro manual, es slo una herramienta y por lo
tanto no resuelve "per se", todos los procesos que se puedan presentar en una organizacin.
Por su naturaleza no es flexible porque representa slo la organizacin formal. De lo que se
deduce que no representa las relaciones informales ni a la verdadera vida social de la
organizacin.
Las ventajas que supone un manual pueden convertirse en desventajas. Los problemas que
pueden presentarse son: los cambios lo convierten en obsoleto y frenan la iniciativa.
"En ltima instancia, podemos decir que aun cuando fuera para resolver situaciones conflictivas, el

manual es til. La civilizacin y lo cultura adquieren verdadera fuerza cuando comienzan tener la
forma de documentos escritos, debido a que reciben entonces puede transmitirse a las generaciones
siguientes bajo la forma de legajo.
En resumen, los alcances y limitaciones de los manuales son:
1) Los manuales constituyen parte del proceso de comunicaciones en la empresa; sirven para cumplir
la funcin unificadora de las partes de la organizacin y, preponderantemente, una de ellas: la
organizacin formal.
2) En todas las organizaciones se producen casos conflictivos, situaciones de crisis; el manual es
til para dirimir problemas de jurisdiccin, superposicin de funciones, responsabilidades y
autoridad.
3) El legado de experiencia, habilidad y capacidad de los jefes encuentra una va natural de
transmisin en los manuales.
4) Los manuales ayudan a la planificacin, coordinacin y control de la empresa y, en la
medida que tal ayuda adquiera importancia, son instrumentos para la direccin de la firma.
5) Proveen una informacin para todas las prcticas de la empresa.
6) Aseguran la continuidad de prcticas aceptadas por los jefes.
7) Normalizan o establecen un estndar de trabajo.
8) Proveen un elemento de base para la revisin del sistema en forma peridica, ordenada y
permanente.
9) Establecen un medio para coordinar la recepcin y emisor de informaciones.
10) Ayudan a que todos los jefes tengan una mejor comprensin de las necesidades totales de la
empresa, y de cmo se llevan a cabo las funciones en cada una de esas agrupaciones arbitrarias
de especialidades, que hemos calificado de "reas de actividad".

4. El organigrama de una organizacin

Concepto
El organigrama es la representacin grfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado
una organizacin. Nos define la composicin y las relaciones de la estructura organizativa. Es
una representacin simplificada de la realidad, referente a las reas de actividad y los niveles
jerrquicos. Es uno de los elementos constitutivos del Manual de Organizacin.

La finalidad del organigrama

1) Provee un cuadro global de la organizacin.
2) Informa a los miembros de la organizacin acerca de su posicin y su relacin con el resto de
la organizacin.
3) Permite detectar fallas de:
- Control interno
- Departamentalizacin
- Superposicin de funciones
- Autoridad mal definida
- Alcance de control.

Ventajas del organigrama

En la administracin es necesario el uso de diagramas como medios de comunicacin. Es til
para representar estructuras, procesos y recorridos. La utilidad se manifiesta en una descripcin ms
clara y ple que si los hechos fueran expresados en palabras o en nmeros.
Se pueden enunciar las siguientes ventajas del organigrama:
1) Reduce el espacio de representacin mediante la utilizacin de smbolos.
2) Es un medio eficaz de comunicacin y anlisis.
3) Permite localizar con rapidez incoherencias y errores en los hechos que se representan.
4) Es adecuado para la representacin del las relaciones complejas.
5) Permite una comparacin fcil entre dos o ms modelos propuestos.
6) Es ms fcil de actualizar.
7) Suele estar menos expuesto a interpretaciones errneas.

Criterios para la confeccin del organigrama

Debe ser una descripcin clara de:
1) Los niveles jerrquicos:
- niveles de autoridad
- centros de poder
- relaciones de autoridad.
2) Los niveles funcionales:
- la departamentalizacin
- la divisin por funcin y por especialidad.

Tcnica de diagramacin
1) Elementos bsicos de la simbologa:
- Los rectngulos: se utilizan para representar cargos, funciones y personas. Se dibujan en
posicin horizontal. El tamao ser en funcin directa con la importancia relativa del cargo.
- Las lneas: indican la relacin de autoridad existente. Se dibujan en sentido vertical y horizontal.
La unin con un cuadro u otras lneas, forman un ngulo de 90 grados.
- Distribucin de los rectngulos: la informacin que se coloca en estos es la siguiente:
a) El nombre de las funciones y/o personas.
b) Adems de lo expuesto en a) va el cdigo del cargo, nmero de la cuenta presupuestaria,
centro de costo y nmero de personas a cargo.
- Tamao de los rectngulos: en los diagramas, los rectngulos indican el nombre de la
funcin y/o persona, el tamao inferior ser de 2 cm de ancho por 1 cm de alto, aumentando la
jerarqua o necesidad alternativamente de 1 cm de ancho y 0.5 de alto. Los diagramas en cuyos
rectngulos figura el nombre de la funcin, cdigo, nmero de la cuenta presupuestaria y
nmero de personas a cargo, se diferencian del anterior porque en la base del rectngulo se forma
otro de 0,5 cm de alto por el mismo ancho particionado en tres, donde se colocarn los nmeros
correspondientes, variando el tamao igual que en el caso anterior.
- Distancia de los rectngulos: verticalmente est dado por el alto del rectngulo superior;

horizontalmente est en funcin de la cantidad de rectngulos correspondientes a ese nivel.

- Representaciones grficas equivalentes: la eleccin de la forma de granear depende del
espacio disponible y la preferencia personal.
- Caractersticas de la hoja de organigramas. Debe reunir las siguientes caractersticas:
a) Tamao de la hoja adecuado al propsito.
b) Recuadro respecto del borde de la hoja:
* marco superior de 9 mm.
* marco derecho de 10 mm.
* marco inferior de 8 mm.
* marco izquierdo de 30 mm.
c) Recuadro de identificacin: el tamao es de 10 x 3 cm.
d) Este recuadro va ubicado en el vrtice superior izquierdo.
e) El dibujo del diagrama se extiende hasta 0,5 cm antes del marco de la hoja.
f) Lneas guas: las hojas preimpresas contienen 55 lneas horizontales de 0,5 cm cada una de otra,
37 lneas verticales a 1 cm una de otra.
2) Extensin del organigrama.
La extensin del organigrama no permite su dibujo en la hoja normal y por razones de claridad,
diseo y dimensiones del papel, puede obligar a dividir en dos o ms partes del organigrama
total, utilizando para la continuidad de unas a otras el nmero de cdigo asignado a los
respectivos diagramas, como conector, ubicndolo dentro de un recuadro, en el vrtice superior
izquierdo de la hoja.
Diagramas de sectores de la organizacin: cuando el grafico se limita a un sector en especial por
motivos diferentes, tendremos que mostrar que es parte de otro mayor, para lo cual las lneas
horizontales, que vinculan el sector con las restantes, sern dibujadas en lneas de trazos partidos.

Fig. 63. Extensin del organigrama

3) Simplicidad.
El organigrama debe ser simple. Nos brinda informacin acerca de la organizacin; por eso debe
estar bien presentado en su aspecto general.
4) Equilibrio.
Los rectngulos deben estar distribuidos en forma tal que muestren un grfico del diagrama
equilibrado y simtrico.

5) Codificacin de los cargos del diagrama.

Una vez diseado el diagrama, puede asignarse un nmero de cdigo creada uno de los
puestos o funciones que representan. Esto nos permite identificar ms rpidamente dichos
puestos o funciones.
6) Salida de las lneas.
Las lneas deben partir del punto medio del lado inferior del rectngulo, del mayor nivel a
punto medio del rectngulo de nivel inferior.

Fig. 64. Salida de lneas

Uso de los organigramas

Como herramientas de-Comunicacin es utilizado para:
a) Informar a los miembros de la organizacin la posicin que ocupan y su relacin con el
resto de la organizacin.
b) Proveer un cuadro global de la estructura.
c) Facilitar a las personas que entran en la organizacin, la toma de contacto con la
estructura de la misma.
d) Facilitar la comprensin acerca de las posibilidades que tiene cada persona de ascender en
la organizacin.
e) Informar a terceros interesados en la organizacin comn y cmo se encuentra
estructurada la misma.

Gerencia
General

Gerencia
Comercial

Departamento
Mayorista

Departamento
Minorista

Gerencia Produccin

Departamento
Mayorista

Gerencia finanzas
y control

Gerencia
Contabilidad

Divisin
P.C.P.

Cdigo de funcin
Numero de cuenta

Divisin
Tesorera

Cantidad de personal

Fig. 65. Organigrama

Como herramienta de anlisis, permite detectar fallas en la estructura. Las situaciones ms

importantes que pueden ser detectadas son:
a) Fallas de control interno. Ejemplo: funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un
mismo cargo.
b) Departamentalizacin inadecuada. Ejemplo: funciones de contadura y ventas asignadas a
un mismo cargo.
c) Falta de unidad de mando. Dos o ms personas supervisan un mismo cargo.
d) Superposicin de mando. Dos o ms cargos tienen asignadas responsabilidades de igual o
similar funcin.
e) Relacin de dependencia confusa. No est claramente determinada la relacin de autoridad
con que un cargo o persona, est vinculada a otros cargos, o personas.
f) Situaciones de subordinacin ordinaria. De un cargo depende un solo subordinado, "uno
sobre uno".
g) Indefinicin de los niveles a los cuales pertenece el cargo. No est clara la posicin que el
cargo tiene en jerarqua, remuneracin, etc.
h) Confusin sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora, funcional.

i) Estructura desequilibrada.
j) Alcance del control excesivamente amplio o sea, cuando se le asigna un mayor nmero de
subordinados de los que pueda supervisar.
k) Inadecuada asignacin de niveles: es cuando una posicin tiene asignado un nivel no acorde en
relacin con los que ocupan los otros cargos.
1) Designacin confusa de las funciones, categoras o nombre de los cargos.

Limitaciones
Su principal limitacin est contenida en la propia definicin, cuando expresa que es una
representacin grfica limitada. La simplicidad es un requisito fundamental para que los
propsitos de los organigramas puedan ser cumplidos. La simplicidad es la primera limitacin
que se debe asumir, aun con el riesgo de que la informacin acerca de la estructura sea
incompleta. El organigrama representa parcialmente la estructura formal de la organizacin, ya
que por razones de conveniencia grfica no se incluye cierto tipo de informacin.
La otra limitacin se origina en que el organigrama debe estar permanentemente actualizado; caso
contrario, se corre el riesgo de convertirlo en herramienta de resultados negativos. Cualquier
cambio en la estructura transforma en obsoleto el diagrama vigente; si se siguen utilizando sus
propsitos de comunicacin, se distorsiona. El nico medio para combatir esta influencia negativa
es la actualizacin permanente.

Formas usuales de representacin

Existen varias, formas diferentes de diseo. Las formas ms usuales de representacin son:
1) Representacin vertical.
2) Representacin horizontal.
3) Representacin segn norma AFNOR (Association Francaise de Normalisation)

Gerencia
General

Asesor
contable

Gerente
Administrativo

Jefe
Administrativo

Gerente
Comercial

Jefe
Compras

Jefe Ventas C.
Central

Jefe
Sucursal

Jefe
Taller

Jefe
Contadura

Jefe
Personal

Jefe Compras
nuevos
relac. prov.

Jefe Compras
usados
y repuestos

Jefe Ventas
nuevos

Jefe Ventas
usados

Jefe
Ventas

Jefe
Administrativo

Jefe
Repuestos

Jefe
Administrativo

Empleados

Empleados

Empleados

Empleados

Empleados

Empleados

Empleados

Empleados

Empleados

Empleados

Fig. 66. Representacin vertical. Empresas concesionarias

Director
General
Secretario
Director
Administrativo

Director
Fabrica

Direccin
Comercial

Investigacin
Desarrollo

Investigacin
Mercado

Seleccin
Personal

Crditos
Cobranzas

Ingeniera
Industrial

Publicidad

Personal

Tesorera

Planeamiento
y Control

Ventas

Desarrollo
Personal

Impuestos
Seguros

Compras

Distribucin

Contadura

Gestin
Financiera

Produccin

Control
Calidad

Fig. 67 Representacin vertical: gran empresa

Sistema
Administrativo

Director
Financiero

Seccin Control
Costo

Seccin Control

Seccin Control
General

Gerencia de
Finanza y Control
Seccin Contable
Departamento
Finanzas
Seccin Tesorera

Departamento
Produccin A
Gerencia General

Gerencia de
Produccin
Departamento
Produccin B

Seccin Capital
Departamento
Minorista

Gerencia
Comercial

Seccin Interior

Divisin
Mayoritarista

5. Los cursogramas
Los cursogramas administrativos son la representacin grfica de los procedimientos o rutinas administrativas.
Es la secuencia de las operaciones en un circuito determinado, expresando los elementos que se utilizan y el rea funcional que interviene.
Los cursogramas representan simblica y grficamente cmo fluye la informacin a travs de los canales de comunicacin de la organizacin. Las normas
pertinentes se incluyen en el Manual de Procedimientos. Estas definen las relaciones entre los miembros de la organizacin.
Cursograma proviene de la expresin original "flow chart"; suelen utilizarse tambin denominaciones como flujogramas, diagramas de curso y diagramas de
proceso. Se trata de una representacin grfica. Se han constituido en los ltimos aos en el lenguaje convencional que ms ha facilitado el anlisis de los sistemas
que utilizan las empresas en su administracin.
El uso de esta herramienta permite representar con un alto grado de detalle, el recorrido de cualquier circuito relacionado con la toma de decisiones en cualquier
nivel y pone en evidencia la circulacin de los factores que inter vienen en l. Define la secuencia de una tarea, los sectores que intervienen y los medios que se utilizan.
Se trata de una tcnica analtica que permite describir sistemas en una forma clara, lgica y concisa, facilitando una impresin visual del movimiento o flujo de la informacin desde su
origen.'
Es habitualmente utilizado por los analistas de sistemas como lenguaje universal y es cada vez ms usada por los auditores para la descripcin de los sistemas de
control interno de sus clientes.
El conjunto de cursogramas conforma los procedimientos utilizados en una organizacin.
Las informaciones bsicas que se exponen en todo cursograma son:
a) Tipo de operaciones o trmites que integran el circuito, representadas mediante smbolos adecuados: ventas, compras, pagos, cobranzas, etc.
b) Sentido de circulacin o flujo de la informacin verbal o escrita.
c) reas de responsabilidad en donde se realiza cada operacin y los puestos que participan.
En la confeccin de los cursogramas se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
a) La descripcin de las operaciones.
b) La descripcin de los puestos.
c) La delimitacin de cada funcin.

d) La simbologa, (consultar pginas siguientes).

e) El relevamiento de la operacin o conjunto de operaciones a los efectos de comprobar si el Manual de Normas coincide con la realidad operativa.
Las tcnicas que se aplican en el diseo de cursogramas son:
a) Las funciones que intervienen en cada proceso o conjunto de operaciones se diagraman en forma horizontal.
b) La secuencia de las operaciones se diagraman forma vertical.
c) Se representan no slo las operaciones, sino tambin los elementos y formularios que se utilizan.
d) El sentido de la diagramacin en una secuencia, va de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Elementos para el diseo de cursogramas

Nos referimos al trazo de las lneas de las columnas y a las de los smbolos. Es preferible que las lneas de los smbolos sean de trazo ms grueso que las de las
columnas, a los efectos de poder resaltar a aqullos con respecto al dibujo de las columnas.

Orientacin
El dibujo del proceso deber efectuarse en sentido descendente y se emplear en sentido horizontal cuando se produzca un cambio de sector o rea. Se establece
que se podr utilizar el sentido ascendente para retrasos en el proceso o bien cuando se produce un cambio de sector, siempre que est motivado por la
economa de espacio en el diseo. No consideramos propicia la utilizacin del sentido ascendente, a pesar de la necesidad de economa de espacio, por el cual se
permite usar las lneas en tal sentido.
Dicho uso puede provocar perderse en el grfico, al no seguir el sentido ms lgico de observar el mismo, no obstante que la flecha indica la direccin del transporte.
Adems, en caso extremo de tener que utilizar el sentido ascendente, por las razones sealadas antes, se podra obviar esa situacin mediante el empleo del smbolo de
proceso no representado.
Vale decir que proponemos evitar que las lneas de traslado se dibujen hacia arriba. Slo consideramos que se puede usar el sentido ascendente y en forma

excepcional, cuando el proceso merezca ser representado y hacerlo en forma descendente, cuando ocasione no slo problemas de espacio en el diseo, sino que el
mismo pierda claridad.

Numeracin de las operaciones

Es una norma numerar en forma correlativa las operaciones. Se le asigna un nmero cardinal a cada operacin, siguiendo el orden en que se diagrama.

Ventajas de los cursogramas

- Reducen el espacio de representacin mediante la utilizacin de smbolos.
- Son un medio eficaz de comunicacin y anlisis.
- Permiten localizar con mayor rapidez incoherencias, errores, cuellos de botella y tendencias en los hechos que se representan.
- Son ms adecuados para la representacin de relaciones complejas.
- Permiten una comparacin ms fcil entre des o ms procedimientos, (actual-propuesto, distintas empresas, etc.).
- Son ms fciles de actualizar.
- Suelen no estar expuestos a interpretaciones diversas, evitando as ambigedad.
Los smbolos utilizados para la confeccin de cursogramas son convencionales

Operacin

Emisin de documentos o comprobantes. El nmero en la parte superior derecha indica la cantidad de ejemplares.

Control.

Registro.

Archivo provisorio o transitorio

Traslado

Operacin y control

Archivo definido

Archivo provisorio por orden cronolgico

Archivo provisorio por orden alfabtico

Archivo provisorio por orden numrico

Archivo definitivo por orden cronolgico

Archivo definitivo por orden alfabtico

Archivo definitivo por orden numrico

Distribucin de formularios

Distribucin de un documento o formulario

..

Alternativa o eventualidad

6. Procedimiento

Es la descripcin de los pasos a seguir para deducir unos datos a partir de otros, cuando el medio de procesamiento de datos es manual o requiere la
intervencin humana.
Se lo puede definir tambin como la secuencia de procesos, (serie de operaciones coherentes referidas a un puesto de trabajo), que se realizan para el
tratamiento uniforme de tareas con carcter repetitivo.
Los procedimientos en s pueden ser considerados como reglas que el personal deber respetar al ejercer sus funciones en relacin con el sistema.
Son reglas especficas que resultan de los objetivos preestablecidos y, como tales, se consideran mejor como decisiones tomadas durante el diseo del
sistema y registradas para su uso posterior.

Estructura de un procedimiento
a) Finalidad, propsito u objeto del procedimiento.
b) Alcance del procedimiento. Se detallaron los sectores directamente involucrados y los limites del procedimiento, enuncindose los casos en que deber
aplicarse.

Sectores
Varios

Almacn

Contabilidad de
Almacenes

Contabilidad de
Costos

Contabilidad
General

1
2
Pedido
de
Material
es (P.M)
1

Firma
PM

2
3

Controla los
Materiales

Entrega
los materiales y
PM

4
PM

8
Entrega

Reciba
PM

PM

7
PM

9
Asienta

PM
13

12
10

Asienta y

Entrega
PM

Entrega
11
PM

14

CR
CR

12

c) Disposiciones generales. Se detallarn las responsabilidades departamentales y normas preestablecidas que impongan limitaciones a la operacin del
procedimiento.
d) Descripcin del procedimiento. Se explicitar en detalle el procedimiento, mostrando todas las interconexiones de la operatoria global.
e) Documentacin utilizada. Se efectuar la descripcin del tratamiento a darse a todos los documentos contemplados en el procedimiento, instituyndose
adems, sobre la forma y lugar donde debe volcarse la informacin pertinente.
f) Apndice. Se incluir un modelo de cada tipo de formulario contemplado en el procedimiento, as como el cursograma correspondiente, tablas y/o

descripciones adicionales.

7. El Manual de Procedimientos Administrativos

En el Manual de Procedimientos Administrativos se detallan las funciones de cada rea y departamento, los mtodos y las tcnicas de recepcin,
procesamiento y emisin de informacin y determinacin de las responsabilidades vinculadas con el procesamiento de la informacin. Adems, se
resumen las tareas que componen un proceso administrativo, con sus secuencias de relaciones y responsabilidades de los intervinientes.
Los aspectos que se deben tener en cuenta en la confeccin de un Manual de Procedimientos son:
1) Contenidos.
2) Objetivos.
3) Responsabilidad.
4) Alcance de los procedimientos.
5) Instrucciones.

6) Normas de procedimientos.
7) Glosario.
8) ndice temtico.
9)
10)
11)
12)
13)
14)

ndice de referencia.
Verificacin y asesoramiento.
Indicacin de fechas.
Numeracin de pginas.
Formato.
Armado.

8. Diagrama de flujo del proceso

El diagrama de flujo del proceso se utiliza para delimitar y estudiar los pasos detallados de un proceso.
Este diagrama registra las tareas y/o actividades paso por paso, divide por operaciones, transporte, inspecciones, demoras y archivos. Puede ser usado para
una sola tarea, una parte de la misma o la de diferentes sectores de una organizacin.
La aplicacin de este diagrama permite eliminar, cambiar, simplificar y subdividir las operaciones y los pasos para obtener mayor eficiencia en la
organizacin.
Utilizando los smbolos indicados, el diagrama nos muestra la secuencia de los pasos que comprende una tarea.

= Operacin efectuada por un empleo.

= Operacin dactilografa.

= Operacin en almacn.

= Comprobacin de una operacin anterior

= Traspaso de documento

= Demora

= Inspeccin

= Archivo o almacenamiento

Mesa de
Entradas

El encargado de abrir la correspondencia

recibe las cartas.
Abre el sobre y extrae la orden de compra
del cliente.

Seccin
Contable

Sella la orden de compra con la fecha de

recepcin.

La orden de compra llega a esta seccin por

intermedio del cadete. El empleado que el
Mayor busca el follo correspondiente.

Comprueba el estado de cuenta del cliente.

Estampa un sello en la orden de compra,
indicando que la cuenta del cliente esta en
regla.
Seccin
Ordenes

La orden de compra llega a esta seccin de

Compra por intermedio del cadete.
El encargado del registro de control
estampa en el nmero de control en la hoja
de control y en la orden de compra.