Anda di halaman 1dari 19

Pendahuluan

Sesungguhnya
manusia
menghendaki
kemudahan
dalam
kehidupannya, oleh karena itu hasil ciptaan manusia tentunya dalam
rangka agar hidupnya lebih mudah dan lebih berkualitas. Belum pernah
ditemui dalam sejarah manusia bahwa manusia memilih jalan hidup yang
justru menyulitkan jalan hidupnya. Kalau sekiranya ditemui ada manusia
yang jalan hidupnya sulit, sebenarnya bukanlah pilihan jalan hidupnya.
Bagaimana agar manusia dapat mudah menjalani kehidupannya?
Bermacam-macam yang dipilih untuk menjalani kehidupannya, ada yang
memilih mengasingkan diri dari hiruk pikuk dunia, dan ada yang memilih
menciptakan Ilmu dan teknologi atau menggunakan ilmu dan teknologi
untuk membantu menjalani kehidupannya. Jika kita memilih menciptakan
dan atau memanfaatkan ilmu dan teknologi untuk membantu menjalani
kehidupan, tentunya perlu ada upaya yang sungguh-sungguh untuk dapat
meraihnya, bentuk kesungguhan ini tentunya mengorbankan waktu,
tanaga, pikiran, dan bentuk pengorbanan yang lain. Jarang sekali manusia
dengan menjalani kehidupan dengan mudah tanpa kesungguhan untuk
meraihnya, bahkan seringkali kita dengar ada orang-orang telah sungguh
berupaya agar hidupnya mudah namun gagal meraihnya.
Tuhan sebenarnya menghendaki agar manusia mudah menjalani
kehidupannya. Untuk maksud ini Tuhan menciptakan kitab suci sebagai
pegangan hidup yang dapat dipakai sebagai manual prosedur dalam
berkegiatan sehari-hari, siapa saja yang mengikuti manual prosedur dari
Tuhan dapat dipastikan hidupnya lebih mudah. Bagaimana agar manual
prosedur dari Tuhan ini dapat dijadikan pedoman kehidupan bagi generasi
ke generasi? Tidak lain adalah bahwa manual prosedur ini mesti tercatat,
terdokumentasikan dengan benar, sehingga dapat dimanfaatkan oleh
manusia dari generasi ke genarasi. Jika kita hendak menyimpulkan secara
sederhana, kata kunci yang dapat dicatat adalah pertama ada manual
prosedur, dan kedua pencatatan dan dokumentasi. Sekilas tampak mudah
untuk mengikuti persyaratan kata kunci ini, namun dalam kenyataanya
jarang sekali kita mencat dan mendokumentasikan fakta penting dalam
kehidupan ini.
Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang sebenarnya senantiasa
berkaitan dengan fakta, data, dan informasi, terutama jika kehidupan
seseorang sebagian besar dihabiskan dalam pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan bisnis misalnya. Karena seringnya seseorang bergelut dengan
fakta, data dan informasi justru seringkali hal-hal tersebut tidak tercatat
atau tidak terdokumentasikan. Akibatnya
peristiwa penting yang
seharusnya dapat dipakai sebagai alat pengambilan keputusan manjadi
tidak tersedia dan tentunya pengambilam keputusan menjadi kurang
tepat. Oleh karena itu pokok bahasan kita mengenai pemantaatan
database ini tentunya mesti ada langkah-langkah agar kita dapat
memanfaatkan database sesuai dengan keperluan kita yakni keperluan
agar kita dapat menjalani kegiatan sehari-hari dengan lebih mudah.

Urgensi Pemanfaatan Database

Sebelum melangkah lebih jauh tentang database, marilah kita simak


beberapa hal terlebih dahulu berkaitan dengan fakta, data, informasi,
bahkan sedikit dengan manajemen pengetahuan atau biasa disebut
dengan knowledge management.
Fakta
Fakta (factus) ialah segala sesuatu yang tertangkap oleh indra
manusia. Fakta seringkali diyakini oleh banyak orang sebagai hal yang
sebenarnya, baik karena mereka telah mengalami melaluli melihat,
mendengar,
menyaksikan
kenyataan-kenyataan,
kejadian
yang
sesungguhnya. Dalam istilah keilmuan fakta adalah suatu hasil observasi
yang obyektif dan dapat dilakukan verifikasi oleh siapapun. Diluar lingkup
keilmuan fakta sering pula dihubungkan dengan suatu hasil pengamatan
jujur yang diakui oleh pengamat yang diakui secara luas. Contoh yang kita
alami sekarang, berupa pelatihan adalah merupakan fakta yang tidak
dapat terbantahkan dan dapat diverifikasi dan dikomfirmasi kebenarannya
oleh siapapun. Inilah fakta.
Fakta seringkali berlalu begitu saja dan dilupakan, bahkan oleh
pelakunya sendiri. Jika fakta tidak mengandung makna penting, boleh jadi
hal demikian tidaklah menjadi masalah, fakta yang dilupakan akan
menjadi masalah jika ternyata fakta mengandung nilai, mengandung
urgensi. Oleh karena itu fakta penting sama sekali tidak boleh dilupakan,
mesti diingat, melalui catatan, rekaman, dan sebagainya. Fakta yang telah
tercatat inilah dalam kajian keilmuan disebut data.
Data
Fakta yang tercatat tentunya perlu di tata, disistematikan agar
mudah dibaca, dipahami, dimengerti, paling tidak mudah diingat kembali.
Jika fakta sudah tercatat, ditata, disistematikan sedemikian rupa fakta,
atau kejadian yang sesungguhnya berubah statusnya menjadi data.
Secara sederhana dengan demikian data merupakan sekumpulan fakta
yang telah tercatat sedemikan rupa, sehingga dapat berbentuk angka,
karakter, symbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, bunyi yang
merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya dimanfaatkan
sesuai kebutuhan.
Dalam dunia keilmuan data didefinisikan sebagai data is the
description of things and events that we face. Data adalah deskripsi dari
sesuatu dan kejadian yang kita hadapi, Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data
adalah bahan yang akan diolah/diproses berupa angka-angka, huruf-huruf,
symbol-simbol, kata-kata yang akan menunjukkan situasi dan lain lain
yang berdiri sendiri . Dalam bahasa sehari-hari data adalah fakta tersurat
(dalam bentuk catatan atau tulisan) tentang suatu obyek. Dalam dunia
komputer data adalah segala sesuatu yang dapat disimpan dalam memori
menurut format tertentu. Fakta yang telah tersusun, tercatat secara
sistematis menjadi data, boleh jadi bermanfaat bagi orang lain, namun
Urgensi Pemanfaatan Database

boleh jadi belum/tidak bermanfaat. Jika data tidak bermanfaat bagi orang,
data hanyalah sebuah data yang tidak berguna, maka data hanyalah data,
data tetap disebut data. Namun jika data dapat digunakan untuk
kepentingan sesuatu, maka data berkembang statusnya menjadi
informasi. Contoh jadwal penerbangan adalah data, data yang berisi
jadwal keberangkatan maskapai penerbangan, jadwal penerbangan tetap
disebut data jika dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan namun jika
dibaca oleh seseorang yang ingin bepergian menggunakan maskapai
tersebut maka jadwal penerbangan bukan hanya sebagai data melainkan
sebagai informasi.
Informasi
Yogiyanto (1990:11) mendifinisikan informasi sebagai data yang
dapat diolah yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.
Murdik (1973: 12) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu
bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaan dalam
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Secara sederhana
dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data yang
diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna
dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan
datang.
Ciri Informasi
Darmawan (2001) menjelaskan 6 ciri dari informasi yang bisa
memberikan makna bagi pengguna, diantaranya:
1)
Amount of Information (Kuantitas Informasi), informasi yang
diolah oleh suatu prosedur pengolahan informasi mampu memenuhi
kebutuhan banyaknya informasi.
2)
Quality of Information (Kualitas Informasi), bahwa informasi
yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan kualitas informasi.
3)
Recency of Information (Informasi Aktual), bahwa informasi
yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi baru.
4)
Relevance of Information (Informasi yang relevan atau sesuai),
bahwa informasi yang oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi.
5)
Accuracy of Information ( Ketepatan Informasi), bahwa
informasi yang oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi
6)
Autehnticity of Information ( Kebenaran Informasi), bahwa
informasi yang dikelola oleh sistem pengolahan tertentu mampu
memenuhi kebutuhan informasi yang benar.
Ciri-ciri dari informasi ini idealnya dimiliki oleh informasi yang
dibutuhkan ketika kita akan merumuskan atau membuat kebijakan
tertentu, sehingga tindakan atau aktivitas yang diambil sesuai dengan
kebutuhan dan tujuan pemakaian informasi yang dimaksud.

Urgensi Pemanfaatan Database

Secara empiris banyak informasi yang tidak berkualitas, artinya


informasi yang ada, tidak dapat dipakai oleh yang membutuhkan secara
tepat, oleh karena itu informasi yang berkualitas haruslah memiliki ciri-ciri
sebagaimana disebutkan di atas, selain ciri-ciri sebagaimana yang
disebutkan oleh pakar sistem informasi Mc. Load, ia mencrikan informasi
yang berkualtas hendaknya memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Akurasi (Informasi yang dihasilkan benar-benar akurat, data yang
dimasukkan dan proses yang digunakan didalam sistem harus berkualitas
atau proses harus sesuai dengan sistem dan prosedur), Relevansi
(Informasi yang dihasilkan sesuai kebutuhan). Ketepatan waktu (Informasi
yang dihasilkan tepat waktu) , dan Kelengkapan (Informasi yang
dihasilkan lengkap).
Kegiatan perkantoran senantiasa berhubungan data, dan informasi,
namun seringkali jarang mendokumentasikan data dan informasi secara
layak sehingga mudah dimanfaatkan oleh pimpinan sekarang maupun
pimpinan yang akan datang. Seringkali pimpinan baru membuat kebijakan
baru atau bahkan bertentangan dengan kebijakan pimpinan lama hal ini
salah satu sebab utmanya adalah tidak ada dokumentasi yang memadai
setiap aktivitas organisasi. Fungsi utama dari dokumentasi setiap aktivitas
organisasi adalah para pimpinan baru dapat mengetahui permasalahanpermasalahan masa lalu dan selanjutnya dapat memperbaikinya atas
dasar pengalaman masa lalu. Sudah waktunya organisasi sekarang
mengimplementasikan
manajemen
pengetahuan
(knowledge
management) sebagai upaya untuk menumbuh-kembangakan secara
terus menerus pertumbuhan organisasi.
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Meskipun para ahli belum ada kesepakatan untuk mendifinisikan
Knowlegde Management, namun secara sederhana manajajemen
pengethuan dapat di pahami sebagai akitivitas merencanakan,
mengorganisir, mendaya-manfaatkan dan mengendalikan knowledge
(data, informasi, pengalaman, ide, kreativitas, instuisi), sehingga mudah
diakses oleh siapapun dan kapanpun sesuai dengan otoritas dan
kompetensinya. Melihat sifatnya pengetahuan (knowledge) yang abstrak,
manajemen tidak mudah untuk mengelolanya. Kalaupun data dan
informasi telah terdokumentasikan, namun belum tentu knowledge, dapat
dikelola oleh manajemen dengan selayaknya dan dapat dipercaya.
Knowledge Management juga membawa kesadaran manajemen, yakni
kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah
teknologi digunakan dalam organisasi. Knowledge Management juga
memperjelas pengertian bahwa teknologi dan strategi organisasi
memerlukan pemahaman yang utuh dari keduanya.
Betapapun canggihnya teknologi yang dimiliki oleh suatu organisasi,
kegunaannya sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang
berada di balik teknologi itu. Paling tidak ada 3 persyaratan agar
knowledge management dapat efektif, pertama Comitment menunjuk
pada seberapa jauh manajemen memiliki sifat yang setia, loyal, dan
memiliki dedikasi yang baik terhadap budaya organisasi yang
memberikan iklim yang kondosif terciptanya budaya knowledge sharing
Urgensi Pemanfaatan Database

antar anggota organisai. Kedua Character/karakter menunjuk pada sifatperilaku manajemen dan anggotanya. Pekerja berkarakter baik berarti
memiliki tanggungjawab, dan kejujuran pada setiap pekerjaan yang
menjadi tugasnya. Yang terakhir, Competency artinya efektivitas
knowledge manajemen dapat efektif hanya jika dipegang oleh seseorang
yang mampu dan memiliki kompetensi, yang umumnya disebut dengan 3
C.
Teknologi informasi hanya dapat produktif di tangan knowledge
workers. Melalui knowledge yang mereka kuasai, knowledge workers
mendesain layanan yang pas dengan kebutuhan masyarakat,
menciptakan layanan secara cost effective, dan memberikan pelayanan
secara efektif kepada masyarakat. Dengan demikian, layanan organisasi
memiliki kandungan pengetahuan memadai untuk memenuhi kebutuhan
kebutuhan masyarakat. Produk dan jasa bersaing melalui kandungan
pengetahuan yang terdapat di dalamnya untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat.
Organisasi yang secara ekstensif, memanfaatkan teknologi
informasi dalam melayani masyarakat, memerlukan knowledge workers
untuk menjadikan teknologi tersebut produktif dalam menciptakan
kekayaan organisasi. Oleh karena karakteristik pekerjaannya, knowledge
workers ini menuntut prinsip-prinsip manajemen yang sangat berbeda
dengan yang diperlukan untuk mengelola pekerja yang mengandalkan
ketrampilan dan tenaga mereka (Mulyadi, 2001). Berkaitan dengan
sumberdaya manusia ini selanjutnya Mulyadi menyebut paling tidak ada 4
faktor keberhasilan organisasi pada jaman teknologi informasi ini yaitu:
1.

Kecepatan. Bukan lagi ukuran yang menentukan keberhasilan


organisasi, namun kecepatan dalam menyediakan layanan bagi
masyarakat, kecepatan dalam membawa produk dan jasa baru
masyarakat, kecepatan dalam mengubah strategi, dan kecepatan dalam
merespon perubahan kebutuhan masyarakatlah yang menentukan
keberhasilan organisasi di masa sekarang.

2.

Fleksibilitas. Bukan lagi kejelasan peran melalui job description


rinci yang menentukan keberhasilan organisasi, namun fleksibilitas
personel dalam menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan
lingkungan pemerintah, kemampuan belajar ketrampilan baru, dan
kesediaan untuk bergeser ke lokasi dan penugasan baru yang belum
pernah dikenal, yang menentukan keberhasilan organisasi di masa
sekarang.

3.

Integrasi. Bukan lagi spesialisasi yang menentukan keberhasilan


organisasi , namun, keterpaduan seluruh personel organisasi dan
keterpaduan organisasi pemerintah dengan organisasi lain dan dengan
kelompok masyarakat yang menentukan keberhasilan organisasi di masa
sekarang, mengingat semakin kompleksnyaa kebutuhan masyarakat
yang harus dipuasi oleh organisasi pemerintah.

Urgensi Pemanfaatan Database

4.

Inovasi. Bukan lagi pengendalian yang harus ditekankan untuk


mencapai keberhasilan organisasi, namun kemampuan untuk
menghasilkan inovasi layanan dan proses baru untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat yang senantiasa berubah yang menetukan
keberhasilan organisasi di masa sekarang.
Tipe Knowledge Dalam Organisasi
Berikut yang disampaikan Widayana (2005) tentang Knowledge
yang ada dalam organisasi. Seukuran apapun suatu organisasi, pasti
memiliki asset knowledge. Namun pada kenyataannya, asset knowledge
tersebut sering tidak digunakan secara maksimal karena organisasi tidak
memiliki system untuk mengelola knowledge tersebut. Jika ditinjau lebih
lanjut, terdapat dua tipe pengatahuan sebagai berikut :
1. Tacit knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada
dalam organisasi. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui
dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.
Tacit knowledge sangat sulit untuk dipindahkan kepada orang lain,
karena knowledge tersebut tersimpan pada masing-masing pikiran
(otak) para individu dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya.
2. Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang
'bagaimana untuk', yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
Contoh konkretnya, yakni sebuah buku petunjuk pengoperasian
sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh seorang
instruktur dalam sebuah program pelatihan.
Untuk membangun knowledge menjadi asset organisasi, perlu
diketahui sifat-sifat knowledge. Premium knowledge adalah knowledge
yang berguna bagi perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa
dengan daya saing yang tinggi dalam rangka melayani masyarakat.
Premium knowledge dapat diartikan sebagai tacit knowledge para ahli
dalam organisasi yang terdokumentasi. Misalnya, komunikasi antar para
ahli yang menghasilkan knowledge base dan menjadikan organisasi dapat
bersaing pada tingkatan prima. Melalui premium knowledge organisasi
harus dapat dapat menciptakan system pertahanan bagi knowledge nya
agar tidak mudah ditiru dan berguna untuk memperpanjang umur daya
saing organisasi.
Mengadakan Sharing Vision Secara Periodik
Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi,
misi, dan value yang dianut organisasi, dalam bentuk yang mudah
dioperasionalkan oleh seluruh lapisan organisasi. Untuk menuju organisasi
yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan
membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap pesertanya. Oleh
karena itu, data dan informasi kondisi organisasi yang termutakhir sangat
berperan dalam analisis dan keputusan tindakan selanjutnya.
Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui
pengalaman yang nyata, maka knowlwdge adalah kemampuan kita untuk
melakukan tindakan. Belajar merupakan proses meningkatkan
Urgensi Pemanfaatan Database

kemampuan kita atau mengisi 'amunisi' kita untuk bertindak dan


menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge,
diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar. Konsep learning
organization atau organisasi pembelajaran, yang antara lain diawali riset
Chris Arygris dari Havard tahun '70 an, adalah, metode untuk membentuk
organisasi pembelajar. Konsep ini menjadi semakin popular dan
diaplikasikan sejak munculnya pemikiran Peter Senge pada tahun 1990
an, untuk menciptakan organisasi pembelajar, diperlukan lima disiplin
sebagai berikut :
1. Keahlian Pribadi (personal mastery) yakni, mengembangkan keahlian
pribadi yang selaras dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan.
2. Berpikir system (system thinking) yakni,kemampuan untuk memandang
setiap masalah secara komprehensif. Selain itu, juga mengerti hubungan
antara satu hal dengan hal lain dan hubungan sebab akibat dalam
organisasi..
3.Membangun visi bersama yakni, kemampuan organisasi untuk
menciptakan makna yang dalam dan
penuh arti agar dicapai oleh
semua orang.. orang belajar dan mengatasi masalah bukan karena
diindoktrinasi, tetapi karena mereka ingin melakukannya.
4. Pembelajaran tim yakni, mengembangkan kemampuan tim secara
bersama untuk mencapai tujuan organisasi.
5. Model mental yakni, mengembangkan model mental kita, tentang
bagaimana gambaran kita dalam memandang dunia dan bagaimana kita
mengambil tindakan. Kita sering tidak menyadari bahwa cara bersikap
dan bertindak sangat dipengaruhi oleh bagaimana cara pandang kita
terhadap sesuatu.
Pentingnya Memahami Konsep Database
Data dalam organisasi merupakan sumberdaya dasar yang penting.
Tugas utma yang harus dilakukan semua organisasi adalah
mengumpulkannya dan menggunakannya untuk kebutuhan organisasi.
Bentuk umum menyimpan daa berubah dari buku besar ke berkas
komputer. Saat organisasi berkembang, kesulitan untuk mengelola data
daengan volume yang besar menjadi meningkat. Hal ini menuntut
perlunya sistem yang mengatur untuk melakukan fungsi-fungsi
pengelolaan data dan menjadikannya tersedia bagi pemakai. Secara
umum kelabihan pemanfaatan sestem basis dsata dibanding sistem
tradusional adalah bersifat kompak, tidak menjemukan, cepat, akutat,
mutakhir.
Tanpa mengabaikan bagian yang lainnya, keberhasilan sebuah
sistem informasi sangat tergantung pada basis data yang digunakan.
Basis dsata yang lengkap, akurat, mudah digunakan, serta efisien akan
meningkat kualitas sistem informasi. Sutanta (2011) menyebut bahwa
pemahaman yang komprehensip tentang basis data ini memerlukan
dukungan pemahaman tentang beberapa hal seperti:
Aplikasi basis data
Urgensi Pemanfaatan Database

Bahasa Pemograman
Manajemen basis data
Software basis data
Hardware basis data

Database dan Teknologi Informasi


Istilah Database yang lebih dikenal dari pada istilah yang dimiliki
dengan versi bahasa Indonesia yaitu Basis data. Ada keterkaitan erat
antara database, teknologi informasi dan manajemen pengetahuan.
Tentunya databse akan memiliki fungsi yang optimal jika ditata, diolah
dengan teknologi informasi, karena database merupakan bahan mentah
penting dalam teknologi informasi. Dalam kamus Oxford (1995) Teknologi
Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer,
untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja,
termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar. Menurut Maartin (1999)
Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer
(software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau
menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi
untuk mengirimkan informasi.
Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan
untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis
(Lucas, 2000) Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan
komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang
membawa data, suara, dan video (William & Sawyer, 2003). Dengan
demikian secara sederhana dapatlah disimpulkan bahwa Teknologi
Informasi bukanlah sekedar teknologi berupa komputer, melainkan juga
mencakup teknologi komunikasi, sehingga seringkali Teknologi Informasi
dalam kenyataanya di gabung dengan Komunikasi sehingga menjadi
Teknologi Informasi dan Komunikasi yang disingkat dengan TIK.
Database
Istilah database berawal
dari
ilmu
komputer.
Meskipun
kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang
elektronika. Catatan yang mirip dengan database sebenarnya sudah ada
sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi
dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. Database adalah
representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara
bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak
perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Atau dengan kata lain Database merupakan sekumpulan informasi
yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu
pula. Database adalah susunan record data operasional lengkap dari
suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan
secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam
komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang
dibutuhkan oleh para pengguna. Database adalah kumpulan informasi
yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari
basis data tersebut.
Urgensi Pemanfaatan Database

Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau


potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan
terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini
disebut skema. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau
memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau
model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model
relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua informasi dalam
bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri
dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi
matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan
menggunakan nilai yang sama antar tabel.
Berikut gambaran sederhana database atau dapat juga disebut dengan basis data dari
urutan yang konvesional sampai yang elektrik. Basis data berisi seluruh data data disimpan
dalam basis data pada masing masing table / file sesuai dengan fungsinya, sehingga kita
dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan hal ini akan
mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.

Lemari arsip di sebuah ruang

Basis Data di sebuah hardisk


Gambar 1 Lemari Arsip dan Basis Data
Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat menempatkan
lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik
dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi data dalam file teks
(dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan lainnya.Yang ditonjolkan dalam basis
data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokan/ pengorganisasian data yang akan
Urgensi Pemanfaatan Database

disimpan sesuai dengan fungsi / jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table
terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut.
Hirarki Data
Hirarki data dalam dikelompokkan menjadi 3 (tiga) buah yaitu file, record dan elemen data,
untuk lebih jelaskan dapat dilihat pada gambar 1.2. berikut ini.

Gambar 2. Hirarki Data


Pengertian dari gambar tersebut diatas adalah sebagai berikut :
Elemen Data / Field / Atribut adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi
menjadi unit lain yang bermakna. Pada data Mahasiswa, field / atribut datanya dapat berupa
: nim, nama_m, tpt_lhr_m, tgl_lhr_m, alm_m dan dan atribut lainnya yang menyangkut
mahasiswa tersebut. Istilah lain elemen data adalah medan / field, kolom, item, dan atribut.
Istilah yang umum dipakai adalah field, atribut atau kolom.
Rekaman / Record / Baris adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait.
Contohnya adalah nim, nama_m, tpt_lhr_m, tgl_lhr_m, alm_m an atribut lainnya dari seorang
Mahasiswa dapat dihimpun dalam sebuah record / baris.
Berkas / File / Table adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut/ field
sama, namun berbeda isi datanya.
Dalam basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut Table atau Relasi.
Sedangkan pengertian Data value (nilai atau isi data) adalah data aktual atau informasi
yang disimpan pada setiap field / atribut. Field nama_m menunjukkan tempat dimana
informasi nama mahasiswa disimpan, sedangkan isi datanya adalah Mulyani, Ahmad

Urgensi Pemanfaatan Database

10

Sofyan dan lain sebagainya.Berikut ini dapat diberikan illustrasi dari pengertian ketiga
pengertian file, field, record dan data value (isi data ).
Mahasiswa

nama table / file

Gambar 3
Atribut / field : nim,nama_m,tpt_lhr_m,tgl_lhr_m,j_kelamin,alm_m,kota_m,aama_m dan
kode_jur
Data value / Isi data :
Pada record pertama : 01031417 adalah isi data untuk kolom nim, Mulyanti untuk kolom
nama_m dan seterusnya
Gambar 3 Contoh file, field, record dan data value
Pada contoh diatas yang merupakan table / file adalah Mahasiswa, yang merupakan field
adalah nim,nama_m,tpt_lhr_m,tgl_lhr_m,j_kelamin,alm_m,kota_m,aama_m dan kode_jur,
sedangkan untuk isi data pada record pertama adalah 01031417 (nim), Mulyanti (nama_m)
dan seterusnya. Pada tabel mahasiswa tersebut misalkan jumlah mahasiswanya adalah 2000
untuk berbagai jurusan, maka jumlah recordnya adalah 2000 juga dan kita dapat melakukan
manipulasi data pada tabel tersebut yaitu insert, update dan delete.

Sistem Basis Data


Sistem basis data dapat diartikan sebagai kumpulan file / table yang saling
berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer), dan sekumpulan
program (DBMS / Database Management System) yang memungkinkan beberapa user
(pemakai), dan / atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file (table) tersebut.
Komponen komponen utama dari sebuah sistem basis data adalah sebagai berikut :
1).

Perangkat keras (hardware)

Urgensi Pemanfaatan Database

11

2).

Sistem operasi (operating system)

3).

Basis data (database)

4).

Sistem (aplikasi/perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS)

5).

Pemakai (user)

6).

Aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat optional)

Pada gambar 1.3. sistem basis data dapat dilihat bahwa basis data pada intinya adalah
disimpan pada media penyimpanan elektronik (hardisk), sedangkan database adalah
terdiri dari beberapa file / table yang saling berelasi (berhubungan). Basis data tersebut
dikelola oleh DBMS (database management system) dan database tersebut dapat
dimanfaatkan oleh beberapa user (pemakai) yang dapat melakukan manipulasi pada
database. Tidak semua userdapat melakukan manipulasi data didalam database, hal ini diatur
sesuai dengan hak aksesnya

Gambar 4 Sistem Basis Data

Perangkat Keras
Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sistem basis data adalah sebagai berikut:
1). Komputer (satu untuk yang stand-alone atau lebih dari satu untuk sistem
jaringan).
Urgensi Pemanfaatan Database

12

1).

Memori sekunder yang on-line (harddisk).

3).

Memori sekunder yang off-line (tape) untuk keperluan backup data.

4).

Media / perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan).

Sistem Operasi
Merupakan program yang mengaktifkan / memfungsikan sistem komputer, mengendalikan
seluruh sumber daya dalam komputer dan melakukan operasi operasi dasar dalam
komputer (operasi input/output), pengelolaan file, dan lain sebagainya.
Program pengelola basis data (DBMS) akan aktif (running) jika sistem operasi yang
dikehendakinya (sesuai) telah aktif.
Contoh daripada sistem operasi pada sistem komputer adalah MS-DOS, MS Windows untuk
yang stand alone dan MS Windows dan lain sebagainya).
Alasan Penggunaan Database (Subekti 2004)
Berbagai keuntungan dan kerugian yang diperoleh dari hasil
penerrapan manajemen basis data suatu enterprise meliputu beberapa
hal berikut:
Keuntungan:
Kontrol terpusat data operasional
Redundansi data dapat dikurangi dan dikontrol
Ketidakkonsistenan data dapat dihindari
Data dapat dipakai bersama
Pernerapan standardisasi
Penerapan pembatasan keamanan data
Integritas data dapat dipelahara
Kebutuhan yang berbda dapat diselaraakan
Independensi data
Kerugian:
Mahal, karena membutuhkan biaya yang lebih besar untuk
perangkat keras, peerangkat lunak, dan sumberdaya manusia yang
berkualitas
Kompleks, karena kemampuan perangkat lunak yang lebih besar,
menjadi terlihat lebih rumit dan dibuituhkan penguasaan kehalian
yang lebih tinggi, antara lain untuk kebutuhan-kebutuhan berikut:
Sistem administrasi
Prosedur Recovery
Penataan Keamanan data
Penataan proses konkurensi (tabrakan
Perangkat untuk Membuat Database

Urgensi Pemanfaatan Database

13

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu


program komputer,
yaitu
yang
biasa
kita
sebut
dengan software(perangkat
lunak). Software yang
digunakan
untuk
mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database
Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa
indonesia berarti Sistem Manajemen Basis Data.
Sedangkan untuk level dari softwarenya sendiri, terdapat dua
level software yang memungkinkan kita untuk membuat sebuah database
antara lain adalah High Level Software dan Low Level Software. Yang
termasuk di dalam High Level Software, antara lain seperti Microsoft SQL
Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL,
Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago, Force,
Recital, dbFast, dbXL,Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual dBase,
dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low
Level Software antara lain Btrieve dan Tsunami Record Manager.
Manfaat Database
Berikut ini adalah manfaat database secara umum, yaitu:
1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi,
karena
merupakan
dasar
dalam
menyediakan
informasi.
Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan,
sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkanya.
2. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)
3. Menghindari terjadinya inkonsistensi data
4. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
5. Menyusun format yang standar dari sebuah data.
6. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database
bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna
(multiuser).
7. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya
bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas
dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing
data.
8. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi
dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara
pengguna
dengan
sistemnya
dan
database
dapat
mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para
pengguna, programmer dan administratornya.
Urgensi Pemanfaatan Database

14

Manfaat Database dalam Bidang Bisnis


Pemanfaatan Database pada Perusahaan Kecil
Pentingnya pemanfaatan Database bagi suatu organisasi baik skala
besar maupun kecil. Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala
kecil, menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi
untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala
menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi
berbasis pada database sehingga mempermudah dalam pencarian dan
pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan divisi
Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam
mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan
perusahaan skala kecil dalam membangun database seperti itu?
Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa
memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa
mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal
penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula.
Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk
membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah
produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama
dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat
standarisasi pada seluruh data yang ada.
Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft
Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang
bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan
kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah
organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan
yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah
sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data.
Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa
menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional.
Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang
meliputi pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info.
Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional
(Operational Database).
Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah
mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi
siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup,
berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lainlain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam
pengelolaan informasi yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS,
tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja. Kemudahan dalam
pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau
kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.
Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis
Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan
Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi,
Urgensi Pemanfaatan Database

15

melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete),


sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat
digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan. Bayangkan saja
berapa banyak waktu yang diperlukan jika melakukan itu semua secara
manual?
Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk
menyimpan data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang
dapat digunakan untuk memasarkan produk/menawarkan diskon dan
penawaran khusus secara langsung. Dapat juga untuk membantu
menjalankan CRM (Customer Relationship Management), bila perusahaan
mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti mereka akan merasa
penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi tersebut
dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.

Tipe Database
Terdapat 12 tipe database, antara lain:
1. Operational database: Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk
mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject- area databases
(SADB), transaksi database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database
pribadi, database inventaris, akuntansi database, dab sebagainya.
2. Analytical database: Database ini menyimpan data dan informasi yang diambil dari
operasional yang dipilih dan eksternal database. Mereka terdiri dari data dan informasi yang
dirangkum paling dibutuhkan oleh sebuah organisasi manajemen dan End-user lainnya.
Beberapa orang menyebut analitis multidimensi database sebagai database, manajemen
database, atau informasi database.
3. Data warehouse: Sebuah data warehouse menyimpan data dari saat ini dan tahun- tahun
sebelumnya - data yang diambil dari berbagai database operasional dari sebuah organisasi.
4. Distributed database: Ini adalah database-kelompok kerja lokal dan departemen di
kantor regional, kantor cabang, pabrik-pabrik dan lokasi kerja lainnya. Database ini dapat
mencakup kedua segmen yaitu operasional dan user database, serta data yang dihasilkan dan
digunakan hanya pada pengguna situs sendiri.
5. End-user database: Database ini terdiri dari berbagai file data yang dikembangkan oleh
end-user di workstation mereka. Contoh dari ini adalah koleksi dokumen dalam spreadsheet,
word processing dan bahkan download file.
6. External database: Database ini menyediakan akses ke eksternal, data milik pribadi
online - tersedia untuk biaya kepada pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial.
Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal yang tersedia untuk biaya dari layanan
online komersial dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet.
7. Hypermedia databases on the web: Ini adalah kumpulan dari halaman-halaman
multimedia yang saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan
halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran media seperti teks, grafik, gambar
foto, klip video, audio dll.
8. Navigational database: Dalam navigasi database, queries menemukan benda terutama
dengan mengikuti referensi dari objek lain.
9. In-memory databases: Database di memori terutama bergantung pada memori utama
untuk penyimpanan data komputer. Ini berbeda dengan sistem manajemen database yang
menggunakan disk berbasis mekanisme penyimpanan. Database memori utama lebih cepat
daripada dioptimalkan disk database sejak Optimasi algoritma internal menjadi lebih
sederhana dan lebih sedikit CPU mengeksekusi instruksi.
10. Document-oriented databases: Merupakan program komputer yang dirancang untuk
aplikasi berorientasi dokumen. Sistem ini bisa diimplementasikan sebagai lapisan di atas
Urgensi Pemanfaatan Database

16

sebuah database relasional atau objek database. Sebagai lawan dari database relasional,
dokumen berbasis database tidak menyimpan data dalam tabel dengan ukuran seragam kolom
untuk setiap record. Sebaliknya, mereka menyimpan setiap catatan sebagai dokumen yang
memiliki karakteristik tertentu. Sejumlah bidang panjang apapun dapat ditambahkan ke
dokumen. Bidang yang dapat juga berisi beberapa bagian data.
11. Real-time databases: Database adalah sistem pengolahan dirancang untuk menangani
beban kerja negara yang dapat berubah terus-menerus. Ini berbeda dari database tradisional
yang mengandung data yang terus- menerus, sebagian besar tidak terpengaruh oleh waktu.
Sebagai contoh, pasar saham berubah dengan cepat dan dinamis. Real-time processing berarti
bahwa transaksi diproses cukup cepat bagi hasil untuk kembali dan bertindak segera. Realtime database yang berguna untuk akuntansi, perbankan, hukum, catatan medis, multi-media,
kontrol proses, sistem reservasi, dan analisis data ilmiah.
12. Relational Database: Database yang paling umum digunakan saat ini. Menggunakan
meja untuk informasi struktur sehingga mudah untuk mencari.

Model Database
Database mempunyai dua varian model, yaitu model Post-relational database dan
model Object database.
1. Post-relational database models
Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum dari model relasional
dan dikenal sebagai post-relational. Model data dalam produk tersebut mencakup hubungan
namun tidak dibatasi oleh Prinsip Informasi yang mana mewakili semua informasi dengan
nilai-nilai data dalam kaitannya dengan hal itu.
2. Object database models
Dalam beberapa tahun terakhir, paradigma yang berorientasi pada obyek telah
diterapkan dalam bidang-bidang seperti teknik dan spasial database, telekomunikasi dan ilmu
lainnya. Para konglomerasi pemrograman berorientasi objek dan teknologi database
mengarah pada model pemrograman baru yang dikenal sebagai Object database.

Tujuan Database
Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai
tujuan, yaitu:
1. Membuat agar user mudah mendapatkan data.
2. Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan.
3. Menghapus data yang berlebihan.
4. Melindungi data dari kerusakan fisik.
5. Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.

Ciri-ciri Database
Adapun ciri-ciri database adalah:
1. Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk.
2. Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus dengan
mudah dan terkontrol.
3. Data terpisah dari program.

Keuntungan Database
Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:
1. Kemubajiran data terkurangi.
2. Integritas data dapat selalu terjaga.
Urgensi Pemanfaatan Database

17

3. Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.


4. Penggunaan data lebih mudah.
5. Konsistensi data dapat selalu terjaga.

Manfaat Database
Adapun manfaat database adalah:
1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar
dalam menyediakan informasi.
2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga informasi yang
disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.
3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).
4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data.
5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
6. Menyusun format yang standar dari sebuah data.
7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan
sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
8. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau
dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password
terhadap masing-masing data.
9. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini
bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database
dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer
dan administratornya.
Penutup
Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,
karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri
dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing
user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Kemudahan kegiatan organisasi akan banyak dibantu oleh ketersediaan database dan
manajemen pengetahuan. Tanpa basis data yang terkelola dengan baik, ibarat pengendara
yang tidak mengetahui peta perjalanan. Banyak kesulitan hidup dialami oleh sebuah
organisasi karena tidak menguasai basis data potensi yang dimilikinya. Barang siapa
menguasi basis data ibarat perang telah menguasai peta kekuatan dan kelemahan lawannya.
Kitab suci adalah salah satu contoh basis data yang terkelola dengan rapi yang dapat
dipakai oleh pengguna (user) sebagai pedoman agar penjalanan hidupnya menjadi lebih
mudah dan lebih berkualitas. Basis data juga merupakan bahan mentah yang berharga bagi
manajemen pengetahuan sebuah organisasi yang dapat dimanfaatkan untuk kelangsungan
hidupnya, tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan.

Referensi:
Sutanto, Edhy (2011,) Basis Data (dalam Tinjauan Konseptual), Andy
Yogyakarta.
Subbekti, Muhammad (2004), Sistem Manajemen Basi Data, Ghallia
Indonesia.
Ramon (2004), Dasar-dasar Database Relasional, Erlangga.
Urgensi Pemanfaatan Database

18

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19777/3/Chapter%20II.pdf

http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068236-pengertiandatabase-menurut-para-ahli/#ixzz1InhJU4hg

http://www.scribd.com/doc/30914906/Pengertian-Database

http://ekasugianti.blogspot.com/2011/04/data-base-basis-data-dalam-psikologi.html

http://mhs.stiki.ac.id

herususilofia.lecture.ub.ac.id

Urgensi Pemanfaatan Database

19