Revisin de la Evaluacin del Plan Operativo.

Revisin de los indicadores 2016

"Auditoria #1495 Viene de la accin ineficaz 1392. No se evidencia inclusin en la matriz legal del
proceso del Decreto 539 de 2014, el cual deroga el decreto 3075 de 1997, resolucin 3929 de 2013 y
resolucin 1155 de 2014."

Cmo planifica las actividades estratgicas de su proceso y evala su cumplimiento?

Revisin de indicadores

Cul es la matriz de riesgos de su proceso y que planes de accin ha implementado de acuerdo a los
resultados obtenidos?

Revisin de No conformidad Nmero 1597

Revisin de No conformidad Nmero 1601

"Auditoria #1489 No se evidencia la realizacin del procedimiento de apertura de sobres para el

proceso de Negociacin del ao 2015 con los proveedores de Odontologa. Adems, se observan
incumplimiento a los lineamientos para la constitucin de contratos #3406, 3414, 3415, contraviniendo
el Manual de Contratacin y Negociaciones."

Cmo planifica las actividades estratgicas de su proceso y evala su cumplimiento?

Cmo realiza la programacin de la recepcin y entrega de pedidos?

Cmo realiza la Programacin de inventarios

Cmo realiza la Programacin de Entrega de Dotacin?

Cmo identifica las necesidades de capacitacin del personal?

Cmo realiza el control de la ejecucin presupuestal de los activos?

Cmo realiza la compra y recepcin de mercanca?

Verificar Producto No Conforme

Cul es la matriz de riesgos de su proceso y que planes de accin ha implementado de acuerdo a los
resultados obtenidos?

Verificar listado maestro de registros y listado maestro de documentos externos

Revisin de acciones correctivas y anlisis de causas

Revisin de acciones preventivas y anlisis de causas

Revisin de acciones de mejora

Se cuenta con la evaluacin para el I trimestre de 2016. (18 % sobre el 25%).

"1. Oportunidad en el suministro de Mercanca. (Promedio 98%) 2. Cumplimiento de entrega de Activos Fijos. (Marzo 56%). 4. Satisfaccin. (77 %).
3. Seguimiento y control de los pedidos y control de los procesos."

Se evidencia la inclusin del 2674 de 2013, (eficaz)

Se observa el Plan estratgico del proceso para el ao 2016 con las actividades planeadas para esta vigencia y se evidencia la evaluacin del
cumplimiento para el tercer trimestre. Las actividades son: proyecto de importacin (14%), Centralizacin del proceso de Compras (38%),
Plataforma de integracin de proveedores (14%), Herramienta de integracin de datos (75%), proyecto Cross Docking (38%), las cuales se
encuentran evaluadas con una medicin final para el trimestre de 36%.

Se revisan los resultados de la mediciones de indicadores del proceso, evidenciando: indicador de Costos y gastos el cumplimiento mensual de la
meta, indicador de satisfaccin del cliente se incumple en la meta del primer semestre de 2016, se levanta accin correctiva, indicador de
cumplimiento de entrega de mercanca resultado favorable mensual e indicador de cumplimiento de entrega de activos donde se observa
incumplimiento de la meta sin plan de accin correspondiente.
Se evidencia la actualizacin de la matriz de riesgos al mes de diciembre de 2015 con el apoyo del proceso de Gestin de Riesgos, incluyendo el
anlisis de los controles y sus respectivos planes de accin.
Se evidencia registros de visitas realizadas a los proveedores Distribuciones MVM SAS del 02/04/2016 y Qimpac del 2016/07/05 con sus
respectivos soportes fotogrficos y un documento que precisa las especificaciones de cada visita. Se evidencia acta de socializacin al personal
correspondiente a los cambios generados a partir del nuevo documento de evaluacin y reevaluacin de proveedores. Se cierra accin como
eficaz.

No se evidencia planes de accin y seguimientos a las acciones de mejoramiento del proceso (No conformidades, acciones preventivas y acciones
de mejoras). No se evidencia seguimientos al plan de accin estipulado para esta No Conformidad. Contina abierta.

Se evidencia la realizacin de la convocatoria para la compra de equipos de computo en la fecha 2015-07-08 y se evidencia el acta de apertura de
sobres en la fecha 2015-07-21. (Accin Eficaz)

Se observa el Plan estratgico del proceso para el ao 2015 con las actividades planeadas para esta vigencia y se evidencia la evaluacin del
cumplimiento para el primer trimestre. Las actividades de la sistematizacin del mdulo de activos fijos y el proyecto de importacin de productos
de salud se encuentran sin cumplimiento, con los correspondientes factores limitantes (7% del 25% del trimestre).
Se evidencia los cronogramas para los pedidos de activos y de las lneas de JDE en el SEC. Se observa seguimiento y cumplimiento del indicador
de oportunidad de entrega de mercanca.

Se evidencia la realizacin de los pre inventarios para la bodega de alimentos en los meses de enero, febrero y marzo.

El proceso cuenta con unas fechas para la entrega de dotacin del personal convencionado y dotacin del personal fijo. Se encuentra en proceso
de cotizaciones y muestras. Est pendiente la realizacin del Comit Obrero Patronal para la aprobacin de las mismas.

En el ao 2015 el proceso no presentan capacitaciones; se realiza trazabilidad con el rea de Gestin Humana y se verifica que el proceso no
registra capacitaciones en el plan de formacin por SIGHNO WEB.

Se evidencia control y seguimiento al indicador de Presupuesto de Activos. Se evidencia socializacin de los resultados con los procesos

Se realiza trazabilidad a productos de compra manuales, evidenciando los documentos soportes incluyendo la compra hasta el despacho del
producto. (Orden de solicitud, producto, cotizacin, compra, recepcin, registro de la recepcin). Adems de los productos huevos y leche en polvo,
se evidencia cronograma de pedido por parte del proceso de Atencin Integral, sugerido de compras, orden de compra). Al producto leche en
polvo, se le realiza trazabilidad incluyendo la verificacin de la existencia actual de inventario con un resultado acorde al kardex

Se verificaron productos no conforme de acuerdo a lo establecido en el procedimiento, encontrando conformidad del mismo
El proceso comenta que est en proceso de actualizacin de la matriz de riesgos con el apoyo del rea de Control Legal y Gestin de Riesgos por
cambio de metodologa. Se realiz trazabilidad con este ltimo, evidenciando que se inicia cronograma de socializacin con los procesos en el mes
de mayo
Se evidencia la disposicin e identificacin del proceso del listado maestro de registros y listado maestro de documentos externos conformes a la
norma.

Se evidencia No conformidad nmero 2345 levantada al proceso por Auditora Externa de Calidad, se observa reevaluacin de los proveedores
Aldental S.A.S., Avcola San Marino e Industrias Panificadora xito correspondiente a la vigencia del 2014. No se evidencia reevaluacin de los
proveedores correspondiente a la vigencia del ao 2015. El proceso no ha registrado los seguimientos a los planes de accin. No se cierra accin
por no comprobarse su eficacia.

Se observa la accin preventiva nmero 1619 del mes de marzo de 2014

Se evidencia las acciones de mejora nmero 2670 y 2672, las cual tiene su correspondiente plan de accin

(COMPRAS Y SUMINISTROS) Reflejar las metas cumplidas en el plan operativo de manera numrica con el fin de saber y controlar el grado de cumplimiento

(COMPRAS Y SUMINISTROS) Se resalta el desarrollo informtico que permite realizar el seguimiento de los pedidos de activos fijos (Control para verificacin
estado).

(COMPRAS Y SUMINISTROS) Se recomienda revisar el documento Requisitos legales del proceso, con el fin de implementar la normatividad legar que hace
actividad que se desarrolla.

(Compras y Suministros) Es conveniente que se incluyan en cada evaluacin de las actividades del plan operativo los factores limitantes en caso de incumplim
los resultados reales de la misma, con el fin de asegurar la trazabilidad en el desarrollo de las actividades propuestas.

(Compras y Suministros) Es conveniente que se fortalezca la oportunidad en el registro del anlisis mensual de los indicadores de gestin del proceso y se le
correctivas correspondientes cuando se presenten desviaciones desfavorables en la medicin de los mismos, con el fin de asegurar el cumplimiento del nume
Adems, se recomienda mejorar en el anlisis del indicador de cumplimiento de entrega de mercancas el tema de los rezagados, con el fin de garantizar la in
rezagados reales en la evaluacin del indicador.

(Compras y Suministros) Es conveniente que se realicen los seguimientos a los planes de accin derivados del anlisis de la matriz de riesgos, con el fin de a
trazabilidad de su ejecucin y cumplimiento.

(Compras y Suministros) Es conveniente que se estandarice el formato de registro de visitas a proveedores y se incluya la especificacin de infraestructura y
con el fin de abarcar aspectos importantes que permitan la toma de decisiones.

(Compras y Suministros) Es conveniente que se fortalezca la metodologa de anlisis multicausal utilizada por el proceso, con el fin de garantizar la identificac
raizales que afectan el cumplimiento del hallazgo.

(COMPRAS Y SUMINISTROS) Se recomienda establecer los criterios para la generacin de procesos licitatorios, con el fin de asegurar su estandarizacin y

(Compras y Suministros) Es conveniente analizar las metas fijadas para las actividades del plan estratgico del proceso, con el fin de reforzar su coherencia y
respecto al logro del objetivo establecido. Es conveniente analizar la pertinencia de las actividades del plan estratgico, con el fin de evaluar la eficacia tenien
gobernabilidad del proceso

(Compras y Suministros) Es conveniente analizar el objetivo en el indicador de oportunidad en la entrega de mercanca y su diferenciacin con el cumplimient
conveniente que se identifique claramente el campo de la fecha de entrega en la consulta de los pedidos entregados a los procesos.

(Compras y Suministros) Es conveniente fortalecer la realizacin de pre inventarios mensuales e incluir en los formatos la firma de quien lo realiza, quien lo re
aprueba, con el fin de asegurar la trazabilidad de los mismos.

(Compras y Suministros) Es conveniente concretar el cronograma del proceso de Dotacin al personal, de acuerdo a los tiempos establecidos para su cumpli
asegurar la trazabilidad y control del mismo.

(Compras y Suministros) Es conveniente que el proceso realice Plan de Formacin para el personal, con el fin de fortalecer las competencias del mismo, de a
requisitos exigidos en los cargos.

(Compras y Suministros) Se resalta la planeacin del proceso de las actividades para el control y seguimiento de la ejecucin presupuestal de los activos y en
mercanca.

(Compras y Suministros) Es conveniente fortalecer el manejo y salvaguarda de las facturas de las compras de los productos del centro de acopio en la bodeg
asegurando el control y administracin de la informacin. Es conveniente que el proceso implemente la consulta de las verificaciones realizadas a los product
informacin JDE.

(Compras y Suministros) Es conveniente disponer del espacio de producto no conforme exclusivamente para este fin, con el fin de evitar el riesgo de confusi
productos conformes para el proceso.

(Compras y Suministros) Es conveniente actualizar la Matriz de Riesgos del proceso, con el fin de implementar el instructivo 1-IN- 071 Instructivo para la Elab
Riesgos.

(Compras y Suministros) Es conveniente incluir la normatividad que le aplica al proceso en el listado maestro de documentos externos, con el fin de asegurar
identificacin y disposicin de los mismos.

(Compras y Suministros) Es conveniente evitar el vencimiento de las acciones registradas en el sistema de informacin Isolucin y cerrarlas oportunamente s
demuestre la eficacia de las mismas.

(Compras y Suministros) Es conveniente que se registren las acciones preventivas derivadas de la operatividad del proceso y aprovechar las herramientas in
este fin (Matriz de Riesgos), con el fin de alimentar, mantener y asegurar la mejora continua.

(Compras y Suministros) Es conveniente reforzar en el personal la metodologa para el registro de las acciones de mejoramiento del proceso, con el fin de as
entre anlisis de causas, plan de accin y seguimiento, determinando la eficacia de la accin.

Situacin Actual
Oportunidad de
Mejora

Se cuenta con la calificacin del plan operativo para el tercer

trimestre, pero se evidencia falta de observaciones y la no
comunicacin con los colaboradores del proceso de compras

Aspecto Favorable

Se cuenta con la metodologa Kanban para el seguimiento de la

compra de los activos fijos

Oportunidad de
Mejora

El proceso cuenta con los requisitos legales aplicables

Oportunidad de
Mejora

Se califica el plan operativo pero no se evidencia los factores

limitantes para los casos de incumplimiento de meta

Oportunidad de
Mejora

Existe calificacin de los indicadores del proceso pero en fechas

extemporneas y no hay evidencia de acciones correctivas para el
no cumplimiento de los indicadores internos

Oportunidad de
Mejora

Se cuenta con una matriz de riesgos pero no se evidencia

seguimiento para realizar planes de accin derivados de esta

Oportunidad de
Mejora

Se realizan visitas a proveedores pero no se cuenta con un formato

de visitas estandarizado

Oportunidad de
Mejora

Se cuenta con la metodologa de la espina de pescado para los

anlisis multicausales del proceso

Oportunidad de
Mejora

En la Institucin no hay definido un procedimiento para la generacin

de procesos de compra que requieren una invitacin privada. Debido
a que es una Institucin privada no se realizan licitaciones

Oportunidad de
Mejora

Hay metas en el plan estratgico que no se pueden cumplir debido a

que no son nicamente por el desempeo del proceso de compras

Oportunidad de
Mejora

Se evidencia el indicador de oportunidad en la entrega de

mercanca, pero puede ser mas clara la informacin que este
suministra

Oportunidad de
Mejora

Se realizan inventarios mensuales a las bodegas de compras

Oportunidad de
Mejora

Se cuenta con un cronograma del proceso de dotacin al personal.

Oportunidad de
Mejora

No hay consignado un plan de formacin del personal de acuerdo a

las necesidades del cargo que desempea

Aspecto Favorable

Se cuenta con metodologas para el seguimiento de la ejecucin de

activos fijos

Oportunidad de
Mejora

Se cuenta con un procedimiento de revisin y salvaguarda de las

facturas

Oportunidad de
Mejora

Se cuenta con especio para el producto no conforme

Oportunidad de
Mejora

Se cuenta con la matriz de riesgos desactualizada

Oportunidad de
Mejora

No se incluye la normatividad de los documentos externos que

afectan al proceso

Oportunidad de
Mejora

Se evidencia que se registran acciones en el sistema Isolucin pero

no se tiene el seguimiento adecuado

Oportunidad de
Mejora

Se registran algunas acciones preventivas

Oportunidad de
Mejora

No se evidencia compromiso del personal en el momento de

informar sobre posibles acciones de mejora

Situacin deseable

Accin de mejora

Contar con la calificacin del plan operativo en todos los campos, as Calificar por el personal designado el plan operativo, con el fin
sea que no sea por potestad del proceso
de revisar todos los puntos del mismo
Obtener un mayor seguimiento a las compras de activos fijos y
adecuar aun mas la metodologa para que se genere un mejor
seguimiento

Revisin constante, con cierres semanales sobre las compras

de activos fijos

Actualizar la matriz de riesgos legales, con el fin de no incumplir

algn requisito

Revisin y actualizacin de la matriz de requisitos legales con

acompaamiento del proceso de control legal

Calificar el plan operativo y plasmar los incumplimientos con una

evidencia objetiva sobre los factores limitantes

Revisin de los incumplimientos del plan operativo con

evidencia objetiva sobre el no cumplimiento, y realizar
acciones correctivas en caso de no cumplir

Realizar cierres semanales del SGC con el fin de evidenciar el

Fortalecer la oportunidad en el registro de los anlisis mensuales del
registro de la informacin de los indicadores de manera
proceso y levantar acciones correctivas correspondientes cuando se
oportuna y realizar acciones correctivas en caso de
presenten desviaciones desfavorables en la medicin de los mismos.
desviaciones que se presenten
Realizar un anlisis de la matriz de riesgos para evidenciar de esta
planes de accin que puedan ayudar al proceso

Revisin de la matriz de riesgos del proceso y evidenciar

acciones que puedan salir de ella

Tener un formato de registro de visitas a proveedores estandarizado

para los procesos de compras de la Institucin con el fin de calificar Realizar formato estandarizado de visitas a proveedores
parmetros similares

Realizar un anlisis mas a fondo para as tener causas mltiples,

esto con el apoyo del proceso y no en labor de una sola persona

Revisin de las acciones con mayor detenimiento e

involucrando mas personas del proceso para tener un
panorama holstico de la accin

Definir un procedimiento para las compras que deben ser realizadas

Realizar el procedimiento para las compras que deben
mediante una invitacin privada, tener establecidos unos
realizar con una invitacin privada
lineamientos claros para estas compras

Revisin de metas reales del plan de accin, con el fin de

Analizar las metas en el prximo plan estratgico, con las actividades
tener coherencia sobre la meta propuesta, las actividades, y
incluidas para as tener un logro del objetivo mas coherente
los factores que pueden ser limitantes
Definir claramente el objetivo del indicador de oportunidad en la
entrega de mercanca y su diferenciacin con el incumplimiento de
pedidos

Adecuar claramente el indicador de oportunidad en la entrega

de mercanca

Estandarizar un formato para que se evidencie la firma del

colaborador que lo realizo, lo reviso y quien lo aprueba, para as
asegurar la trazabilidad del mismo

Estandarizar un formato para la realizacin de inventarios

mensuales del proceso, donde se evidencien las firmas
correspondientes

Se debe definir aun mas las fechas del cronograma de dotacin

Tener claro el cronograma de la dotacin en la Institucin, que

sea compartido y comunicado por todo el proceso de compras

Tener un plan de formacin para el personal, para fortalecer las

competencias del mismo, de acuerdo a lo exigido por el cargo

Tener una revisin sobre las necesidades de capacitacin del

personal de acuerdo al cargo que se desempea

Realizar un mayor seguimiento a la ejecucin y ser mas estrictos al

momento de cumplimiento de las fechas de realizacin de pedidos

Realizar cobros de activos fijos y memorando sobre la no

ejecucin del presupuesto de activos por proceso

Fortalecer este procedimiento para evitar la perdida de las mismas.

Revisin semanal sobre las facturas que llegan al proceso,

adems levantar las acciones necesarias en caso de perdida
de alguna factura

Tener este espacio siempre disponible para esta clase de productos

Disponer un espacio claro e identificado para el producto no

conforme

Actualizar la matriz de riesgos legales, con el fin de no incumplir

algn requisito

Revisin y actualizacin de la matriz de requisitos legales con

acompaamiento del proceso de control legal

Se requiere incluir la normatividad que le aplica al proceso en el

listado maestro de documentos externos, con el fin de asegurar el
control, identificacin y disposicin de los mismos.

Revisin de los documentos externos que pueden afectar el

desempeo del proceso de compras

Tener una revisin mas constante del sistema Isolucin para las
Realizar cortes semanales al SGC para la revisin adecuada
acciones registradas en el sistema cerrarlas oportunamente siempre
de las acciones
y cuando se demuestre la eficacia de las mismas.

Hacer una revisin mas constante del proceso sobre las acciones
preventivas que se pueden realizar

Realizar cortes semanales al SGC para la revisin adecuada

de las acciones

Fortalecer en los colaboradores del proceso la importancia de las

Realizar capacitaciones al personal en las reuniones
acciones de mejora y como informarlas para as alimentar, mantener mensuales del proceso sobre la importancia de la accin de
y asegurar la mejora continua
mejora

Seguimiento