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CONFECCIONES ECAMP

PROCEDIMIENTO
GESTION Y CONTROL DE EXIXTENCIAS

1. OBJETIVO
Describir la planificacin de existencias y el control peridico de cada una de las
materias primas teniendo como resultado final la gestin de los stocks necesaria
para la empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento est dirigido a la gerencia y a todo el personal de
CONFECCIONES ECAMP que participe en el conteo fsico de materias primas,
incluyendo la realizacin del inventario y el pedido en caso necesario.
3. DEFINICIONES
Inventario: Conjunto de bienes tangibles e intangibles disponibles para la
elaboracin de un producto o servicio.
Almacn: Espacio fsico en el cual se recibe los bienes para ser registrados en el
sistema y posterior despacho segn de las unidades solicitantes
Toma de Inventario: Proceso en el cual se realiza el conteo de todos los bienes
con los que cuenta la empresa, incluyendo la fecha real de verificacin con el
objetivo de garantizar las existencias reales.
Equipos de trabajo: Grupo de personas que se integran para lograr un objetivo.
Sistemas de Informacin de Inventarios: Aplicativo diseado bajo
requerimientos y especificaciones dadas para el control de inventarios.
4. RESPONSABLES
Gerencia: Determinacin de las cantidades mnimas y mximas a almacenar,
teniendo en cuenta las necesidades temporales, espaciales, etc.
Personal Operativo: Realizar el conteo de materias primas antes de

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5. DIAGRAMA DE FLUJO

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6. PROCEDIMIENTO
6.1. PLANIFICACIN DE STOCKS

La gerencia planificar las existencias mnimas y mximas necesarias


dependiendo de la demanda estimada por parte del cliente en las diferentes
pocas del ao.

As mismo Tambin establecer los valores de consumo mximos y mnimos


necesarios en el sistema de informacin MACRO- CONTROL DE
INVENTARIOS hoja CODI-MINMAX detallando los tiempos de entrega de
proveedor semanal (TP), consumos mximo semanal (Cmx), consumo mnimo
semanal (Cmn).

6.2. CONTROL DE EXIXTENCIAS

Para la toma de inventario se realizara con una frecuencia semanal con el


objetivo de determinar las existencias reales de materia prima en el sistema.

Se deber realizar en grupos de dos como mnimo con la finalidad de


establecer posibles diferencias al momento de la toma de la muestra. Esta
mecnica ayudara a que la toma de inventario se realice de la manera ms
trasparente

Durante la toma de inventarios sern suspendidas las tareas de Recepcin,


Registro, y despacho hacia produccin, el objetivo est dirigido a que se pueda
realizar el proceso de control sin interrupciones y de manera completa.

El personal encargado por parte de la gerencia revisar que las unidades que
figuran como existencias en el sistema de informacin correspondan con las
que se encuentren realmente en el almacn.

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PROCEDIMIENTO
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Se detallara especialmente el conteo del nmero de unidades para conseguir


una actualizacin efectiva del material disponible en el sistema de informacin.
En caso de que se detecte una desviacin, se analizarn las causas para
poder subsanarlas, si esta aplica.

El personal designado por la gerencia para la realizacin del control de


existencias se asegurar que las instalaciones destinadas al almacenamiento
de la materia prima cumplan los requisitos en cuanto a orden, limpieza.

En caso de que alguna de las condiciones expuestas anteriormente no se


cumpla, se registrar en el formato "Control de novedades de Existencias", en
el RECUADRO "DESVIACIN". El personal designado procurar subsanar el
incidente en el momento o en caso contrario, se lo notificar al Responsable de
rea

6.3. REALIZACION DE PEDIDO


6.3.1. Mnimos Establecidos

Durante la realizacin de la toma de inventario se detecte que la cantidad de


materias primas de un tipo en concreto es inferior a la cantidad mnima
registrada en el sistema de informacin " MACRO- CONTROL DE
INVENTARIOS ", se comunicar al Gerente o Responsable de rea.

El Responsable de rea comunicara al gerente la novedad encontrada y se


proceder al pedido segn los mnimos establecidos en el sistema de
informacin.

6.4. REVISIN DE LA PLANIFICACIN

Al finalizar cada semana, como mnimo, por parte de la Gerencia, se analizar


si las cantidades previstas inicialmente en la hoja "CODIMINMAX apartados
de mnimos y mximos de materia del sistema de informacin MACRO
CONTROL DE INVENTARIOS se ajustan a la realidad o es necesario
modificarlas,

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ARCHIVO
Toda la documentacin resultante de la estancia de los clientes (planificacin de
stocks, control de existencias, etc.) sern archivados por el personal de recepcin
en el programa informtico de gestin.

FORMATOS Y REFERENCIAS
CONTROL DE EXIXTENCIAS
CONTROL DE NOVEDADES DE EXISTENCIAS
N
CDIGO DE
MERCANCA

REALIZADO POR:
MERCANCA

LOTE

PRESENTACIN
UNIDAD

EXISTENCIAS
PROGRAMA DE
GESTIN

EXISTENCIAS
REALES

FECHA
DESVIACIN