Propuesta para La Implementación Del Sistema de Costos Basado en Las Actividades PDF

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE COSTOS
BASADO EN LAS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO DE ACUEDUCTO, EN

LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS
DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. COMO UNA HERRAMIENTA
DE GESTIN
ALBA ENIDIA VILLAMIL MUOZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

ESPECIALIZACIN EN GESTIN PBLICA
BOGOT
2006

BASADO EN LAS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO DE ACUEDUCTO, EN
LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS
DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P.
COMO UNA HERRAMIENTA DE GESTIN
ALBA ENIDIA VILLAMIL MUOZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

ESPECIALIZACIN EN GESTIN PBLICA
BOGOT
2006
NOTA DE ACEPTACIN
___________________________________
___________________________________
___________________________________
__________________________________
Presidente del Jurado
__________________________________
Jurado
__________________________________
Jurado
Bogot, Noviembre de 2006
DEDICATORIA
A mi esposo, por su paciencia y generosidad, en esta
ardua tarea.
A mis hijos Juan Pablo y Juan Sebastin, fuente
constante de motivacin.
A mi madre, a mis hermanas, a mis maestros y a mis
amigos, porque ellos sembraron la semilla y
fertilizaron mi inquietud de conocer.
AGRADECIMIENTOS
Quiero expresar mis sentimientos de gratitud:
A Dios por darme conocimiento y fuerza para emprender este rumbo.
Al Doctor JOS FRANCISCO MENDOZA, Tutor del trabajo de Grado, quien me
ayud a encontrar el camino para encauzar y hacer realidad este proyecto.
A los directivos y funcionarios de la empresa industrial y comercial de servicios
pblicos EMPOCHIQUINQUIR E.S.P. quienes me permitieron trabajar en sus
instalaciones y tomar la informacin requerida para la ejecucin de este proyecto.
A mi familia por su apoyo y motivacin para lograr escalar otro peldao ms en mi
vida.
A los administrativos y docentes de la Escuela Superior de Administracin Pblica
- ESAP por aportarme las herramientas necesarias en este proceso de formacin.
A todas las personas que me brindaron su apoyo incondicional durante este
proceso.
CONTENIDO
pg.
PRESENTACIN
1. TITULO
2. PROBLEMA
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.2 IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DEL PROBLEMA
2.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA
2.4 ALCANCE Y EXTENSIN DEFINITIVA DEL ESTUDIO
3. JUSTIFICACION
4. OBJETIVOS
4.1 General
4.2 Especficos
5. MARCO TERICO
5.1 ENFOQUE NORMATIVO
5.3 ENFOQUE TERICO
6. METODOLOGA UTILIZADA
6.1 FUENTES DE INFORMACIN
6.2 POBLACIN Y MUESTRA
6.3 ANLISIS DE LA INFORMACIN
6.3.1 DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD
6.3.2 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE COSTOS EN EMPOCHIQUINQUIR
6.4 PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS

BASADO EN LAS ACTIVIDADES
7. EXPOSICION DE RESULTADOS
7.1 IDENTIFICACION Y DEFINICION DE ACTIVIDADES RELEVANTES
7.2 IDENTIFICACIN DE LOS PRINCIPALES COMPONENTES DEL COSTO
7.2.1SUELDOS, SALARIOS Y APROPIACIONES
7.2.2 COMPONENTES DEL COSTO FIJO
7.2.3 COMPONENTES DEL COSTO VARIABLE
7.2.4 COMPONENTES DEL COSTO DISCRECIONAL
7.3 DETERMINACION DE LAS RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES
Y COSTOS
7.4 IDENTIFICACIN DE LOS INDUCTORES DEL COSTO
7.5 ESTABLECER LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE LOS COSTOS
7.5.1 CATEGORA DE LOS COMPONENTES DEL COSTO
7.5.2 CATEGORA DE LOS CENTROS DE COSTOS
7.5.3 EL DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS
7.6 HERRAMIENTAS PARA EL DISEO DE LOS COSTOS BASADOS EN
LAS ACTIVIDADES
7.7 ANLISIS DE LA DISTRIBUCIN Y CIERRE DE LOS CENTROS
DE COSTOS
7.8 PLANIFICACIN DEL MODELO DE ACUMULACIN DE COSTOS
PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS
PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIR E.S.P.
7.9 ANLISIS DE LOS COSTOS COMO UNA HERRAMIENTA QUE OPTIMIZA
LA GESTION
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
9. BIBLIOGRAFA
ANEXOS
LISTA DE TABLAS
pg.
TABLA 1
INFRAESTRUCTURA REDES DE CONDUCCIN PRIMARIA

O MATRIZ COMPUESTA
TABLA 2
ACTIVIDADES POR CENTROS DE COSTOS
TABLA 3
DISTRIBUCIN DE LOS DIFERENTES COMPONENTES

DEL COSTO EN LOS CENTROS DE COSTOS
TABLA 4
COSTOS TOTALES DEL SERVICIO
LISTA DE FIGURAS
Pg.
FIGURA 1
TRANSFORMACIN DE UN PRODUCTO
FIGURA 2
DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS
LISTA DE ANEXOS
GLOSARIO
ACTIVIDADES: son la interrelacin de los recursos tcnicos, tecnolgicos,
mecnicos y cientficos en combinacin con el talento humano, relacionados en
conjuntos que forman el total de los procesos productivos, que son ordenados de
forma secuencial y simultnea, para obtener los diferentes estados de costo que
se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso. Son
definidas como aquellos grupos de procesos o procedimientos relacionados entre
s que, en conjunto, satisfacen una determinada necesidad de trabajo de la
empresa1.
CAMPO DE APLICACIN DE LOS COSTOS ABC: se refiere a todos los entes
prestadores de servicios pblicos domiciliarios de carcter pblico, privado o mixto
que operen en Colombia.
CENTRO DE COSTOS: segn Douglas T. Hicks, constituye el nivel ms bajo de
detalle por el cual los costes son acumulados y distribuidos. Pueden comprender
una nica actividad o un grupo de actividades. Teniendo en cuenta la aspiracin
del rigor y no la de exactitud, muchas actividades pueden ser agrupadas para
mantener a un mnimo el anlisis de datos y el mantenimiento de registros en
detalle, al mismo tiempo que se gana un mayor grado de rigurosidad en trminos
prcticos.
CONTABILIDAD: conjunto organizado de criterios y procedimientos para
clasificar, acumular y asignar costes a productos, actividades, centros de coste,
centros de beneficios, departamentos, etc., con el objetivo de procurar la
informacin necesaria para la p lanificacin, gestin y control de las actividades.2
CONTABILIDAD DE COSTOS: sistema interno de gestin que estudia y
determina los costes de fabricacin de los productos o de la realizacin de las
actividades econmicas propias de la empresa, Identific ando, definiendo,
midiendo, reportando y analizando los diversos elementos de los costos directos e
indirectos asociados con la produccin y comercializacin de bienes y servicios, la
contabilidad de costos tambin mide el desempeo, la calidad de los productos y
la productividad. Su principal objetivo es comunicar informacin financiera y no
financiera a la administracin a efectos de que esta pueda ejercer la planeacin, el
control y la evaluacin de recursos 3.
CONTABILIDAD FINANCIERA. rama de la contabilidad que presenta la situacin
1
GOMEZ BRAVO, Oscar. Contabilidad de Costos. Editorial Mc Graw Hill. p. 452

GOZNES A. Goznes M. Enciclopedia prctica de la contabilidad. Grupo editorial ocano.
3
DOUGLAS T. Hicks. El sistema de costos basado en las actividades (ABC). Gua para su
implantacin en pequeas y medianas empresas. Alfaomega grupo editor. 1998.
2
financiera de una empresa a partir de los bienes, derechos y deudas que posee,
expresados en trminos monetarios. La informacin que ofrece est
principalmente destinada a su uso externo por personas como proveedores,
acreedores, clientes, prestamistas, etc., aunque tambin es ampliamente utilizada
por directivos, propietarios y empleados de la propia empresa. Esta rama tambin
se llama externa o general 4
CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES: segn James A. Brimson (Activity
accounting) es la modalidad de la contabilidad administrativa (o gerencia!) que
implica la clasificacin y operacin de las cuentas de las distintas actividades, con
el objeto de facilitar el proceso de ajustar a un plan el funcionamiento de una
organizac in
CONTROL: capacidad para dirigir las decisiones bsicas de una empresa o
ejercer una influencia sobre ellas, mediante la posesin de acciones con derecho
a voto, o vinculaciones contractuales.
COSTO: mide el sacrificio en que se haya incurrido para alcanzar las metas de
una organizacin. En el caso de un producto, el costo representa la medicin
monetaria de los recursos que se hayan usado, como los materiales, la mano de
obra y los costos indirectos. En el caso de un servicio, el costo es el sacrificio
monetario que se haya hecho para proporcionar el servicio. 5
COSTO DIRECTO: costo de cualquier bien o servicio que contribuye y es
fcilmente atribuible a la produccin de bienes o servicios.
COSTO INDIRECTO: costo no identificable fcilmente con la produccin de bienes
o servicios especficos, ni incurrido como resultado de dicha produccin; pero que
es aplicable en general a una actividad productiva. 6
COSTOS ESTNDAR: segn Cristbal del Ro, es un sistema mediante el cual
antes de iniciarse un proceso de produccin se calculan en forma predeterminada
pero con un alto grado de precisin pues requieren para su clculo un alto
contenido cientfico y una excelente organizacin empresarial. Es un costo modelo
o patrn.
COSTO FIJO: erogacin en la que debe incurrir un ente pblico, as no haya
empezado su proceso productivo, en esta categora estn clasificadas aquellas
erogaciones que deben realizarse para cancelar arrendamientos de bienes
muebles e inmuebles, remuneraciones de personal de planta, servicios pblicos
4
GAYLE RAYBURN Leticia. Contabilidad y administracin de costos. Mc Graw Hill. Sexta

edicin. Mxico 1999.
5
GMEZ BRAVO Oscar. Contabilidad de costos. Mc Graw Hill. Cuarta edicin.
6
DOUGLAS, Op.cit., p.45
bsicos, entre otros. Son cuantificables de manera global, no varan, es decir, son
aquellos que en su magnitud permanecen constantes o casi constantes,
independientemente de las fluctuaciones en los volmenes de produccin y/o
venta.
COSTOS HISTRICOS: son los mismos costos reales que fueron incurridos en
periodos de produccin pasados y que la empresa los conserva como datos
importantes para estudios y planificaciones futuras.
COSTO PRIMO: es la suma del costo de la materia prima y la mano de obra
directa.
COSTO REAL: son aquellos costos en los que incurre realmente una empresa
durante un proceso de produccin.
COSTOS SEMIVARIABLES: son aquellos que tienen una raz fija y un elemento
variable, sufren modificaciones bruscas al ocurrir determinados cambios en el
volumen de produccin o venta. Como ejemplo de estos: materiales indirectos,
supervisin, agua, fuerza elctrica, etc.
COSTOS VARIABLES: son aquellos que tienden a fluctuar en proporcin al
volumen total de la produccin, de venta de artculos o la prestacin de un
servicio, cuya magnitud flucta en razn directa o casi directamente proporcional
a los cambios registrados en los volmenes de produccin o venta, por ejemplo: la
materia prima directa, la mano de obra directa cuando se paga destajo, impuestos
sobre ingresos, comisiones sobre ventas. 7
EFICACIA: es la forma como se utilizan los recursos.
EFICIENCIA: cualquier medida convencional de rendimiento en funcin de un
estndar u objetivo predeterminados; se aplica a una mquina, a una operacin, a
un individuo o a una organizacin.
ELEMENTOS DEL COSTO: materia prima, mano de obra directa y costos
indirectos de fabricacin.
FLUJO DE COSTOS: concepto de una partida de costo o de un grupo de costos
que pasan por dos o ms etapas dentro una unidad econmica; como por ejemplo,
el flujo de los costos de las materias primas desde la requisicin hasta la compra,
su recepcin, almacenamiento, produccin, venta y cobranza.
INDUCTORES DE COSTOS: es un factor utilizado para medir cmo un coste es
incurrido y/o cmo imputarlo a las actividades o a los productos. Son medidas
7
DEL RIO GONZLEZ Cristbal. Costos I. editorial Ecafsa.
competitivas que sirven como conexin entre las actividades y sus gastos
indirectos de fabricacin respectivos y que pueden relacionar tambin con el
producto terminado. Cada inductor de costo debe estar definido en unidades de
actividad perfectamente identificables.
MANO DE OBRA: componente elemental del coste de explotacin de una
empresa, comporta las remuneraciones pagadas al equipo humano interviniente
en la transformacin de los materiales en productos terminados. Este coste puede
calcularse en funcin de las unidades de producto terminado, si se trata de mano
de obra directa, o en funcin del nmero de horas empleadas y del valor de dichas
horas, en el caso de la mano de obra indirecta. Es fundamental para el clculo del
coste distinguir entre las diferentes clases de horas (horas de presencia, horas
realmente trabajadas, horas facturables, etc.) y entre los numerosos conceptos
integrantes de los costes de la mano de obra (salario fijo, antigedad, primas,
pagas extras, etc.).
MANO DE OBRA DIRECTA: son los sueldos ganados por los trabajadores que
transforman en material desde su estado natural hasta convertirlo en un producto
terminado, est constituida por los salarios y prestaciones sociales y dems carga
laboral tales como aportes parafiscales, seguridad social y pensiones reconocidos
a los operarios que intervienen directamente en la produccin de un bien o un
servicio.
MANO DE OBRA INDIRECTA: constituida por los salarios, prestaciones sociales,
aportes parafiscales, salud, pensiones y seguridad social de los empleados
distintos a los operarios directos cuya funcin sea apoyar indirectamente las
labores de produccin.8
MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. conjunto de instrucciones y
explicaciones escritas que cubren distintas materias como polticas, mtodos,
planes de cuentas, que se deben seguir para el desarrollo de cada una de las
actividades desarrolladas en una organizacin.9
MATERIA PRIMA: todos aquellos elementos fsicos que es imprescindible
consumir durante el proceso de elaboracin de un producto, de sus accesorios y
de su envase. Esto con la condicin de que el consumo del insumo debe guardar
relacin proporcional con la cantidad de unidades producidas..
MATERIA PRIMA INDIRECTA: la que no constituye parte integral del producto
fabricado o del servicio prestado. Incluye todos los materiales involucrados en la
fabricacin de un producto, que no son fcilmente identificables con el mismo o
8
DOUGLAS, Op.cit., p.43

TORRES SALINAS Aldo. Contabilidad de costos. Anlisis para la toma de decisiones. Mc Graw
Hill. Interamericana editores 2002.
9
aquellos que aunque se identifican con facilidad, no tienen un valor relevante.

MEDIDAS DE ACTIVIDAD: son medidas competitivas que sirven como conexin
entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricacin respectivos y que
pueden relacionar tambin con el producto terminado. Cada "medida de actividad"
debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables.
Las medidas de actividad son conocidas como "COST DRIVERS", trmino cuya
traduccin en castellano aproximada sera la de "origen del costo" porque son
precisamente los "cost drivers" los que causan que los gastos indirectos de
fabricacin varen; es decir, mientras ms unidades de actividad del "cost driver"
especfico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores
sern los costos indirectos asociados con esa actividad.
MODELO DE COSTO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. es un modelo que se
basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de
valor de los productos y servicios de la ac tividad productiva de la empresa. Centra
sus esfuerzos en el razonamiento gerencial en forma adecuada las actividades
que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los
productos.
OBJETIVOS DE COSTO. es un elemento o tem final para el cual se desea una
acumulacin de costes.
PROCESOS. se definen como toda la organizacin racional de instalaciones,
maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para
conseguir el resultado final, es decir, es una serie ininterrumpida de actos, pasos,
o eventos para obtener un producto final.
PROCESO PRODUCTIVO: secuencia de operaciones que constituyen un plan de
produccin, como en una lnea de montaje; cualquier sistema continuo en una
cadena ininterrumpida de actividades y operacin ms o menos continua o una
produccin constante, a distincin de un sistema de produccin por rdenes de
trabajo. 10
PRODUCTO. cualquier bien o servicio que la empresa ofrece para la venta
(generador de ingresos).
SISTEMA. conjunto integrado por elementos que interaccionan de forma lgica y
dinmica. La influencia ejercida sobre alguno de los elementos del sistema le
afectar globalmente debido a la interrelacin entre los elementos, que busca la
autorregulacin o equilibrio del propio sistema. Si el sistema recibe influencias del
10
DOUGLAS. Op.cit., p. 45
mundo exterior, se trata de un sistema abierto, en contraposicin a un sistema

cerrado.
SISTEMA DE COSTOS: es un proceso de clculo de los tres elementos que lo
componen con el fin de interrelacionarlos en cada una de las fases del proceso
para determinar el costo final del producto o servicio de una manera lgica
ordenada, precisa, entendible, comprensible y analizable.
SISTEMA DE COSTES: conjunto organizado de criterios y procedimientos para
clasificar, acumular y asignar costes a productos, actividades, centros de coste,
centros de beneficios, departamentos, etc., con el objetivo de procurar la
informacin necesaria para la planificacin, gestin y control de las actividades.
SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES: es un sistema
novedoso de determinacin de los costos y de los gastos en que debe incurrir una
empresa para prestacin de un servicio o la elaboracin de un producto,
determinado por centros de costos o de actividades de manera objetiva y cientfica
que permita unificar los costos y los gastos requeridos en cada dependencia en
que esta dividida la entidad y que finalmente permite conocer cuanto es el valor
que se debe invertir por todo concepto para obtener una unidad de produccin.
SISTEMA UNIFICADO DE COSTOS Y GASTOS: es un instrumento para la
planeacin la toma de decisiones y el control de gestin de los entes prestadores
de servicios pblicos domiciliarios. 11
11
DOUGLAS, Op.cit., p. 53
PRESENTACIN
El presente estudio es una herramienta importante para la empresa industrial y
comercial de servicios pblicos domiciliarios Empochiquinquir E.S.P ya que le
permite abordar de una manera ms eficiente los costos en que incurre para la
prestacin del servicio, desde una perspectiva que engloba los aspectos
econmicos relacionados con cada una de las actividades ejecutadas en las
divisiones de la entidad, permitiendo obtener una informacin pormenorizada de
los costos en que incurre en cada una de ellas, la cual puede convertirse en una
herramienta de gestin que permita a la entidad estar a la vanguardia ante los
cambios continuos.
En este sentido, para abordar el desarrollo del presente trabajo se describir el
problema que har posible la ejecucin de este estudio con el objeto de elaborar
una propuesta para la implementacin del sistema de costos basado en las
actividades para el servicio de acueducto, el cual le sirve a la entidad como
instrumento para la planeacin, la toma de decisiones y el control de las
operaciones, as como para lograr la estandarizacin y sistematizacin de los
diferentes procedimientos productivos, administrativos y de comercializacin,
permitiendo conocer de manera gil, cualquier desviacin que ocurra en la
ejecucin real de la produccin con respecto al plan trazado, en cada una de las
reas que intervienen en el cumplimiento de su objeto social.
Finalmente, se plasman las conclusiones y recomendaciones pertinentes, fruto del
desarrollo del presente estudio.
1. TITULO
BASADO EN LAS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO DE ACUEDUCTO, EN LA
EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS
DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. COMO UNA HERRAMIENTA
DE GESTIN
2. PROBLEMA
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Empochiquinquir se ve enfrentada a una situacin crtica, debido a la carencia de
informacin detallada, pues en la actualidad su sistema contable es deficiente en
la medida en que los costos y los gastos administrativos son contabilizados por
separado, lo que no permite que tenga datos concretos acerca de los costos en
que incurre en el desarrollo de sus actividades para la prestacin del servicio.
Por tal razn se pretende, que la entidad cuente con una propuesta para la
implementacin y parametrizacin de los costos basado en las actividades, debido
a que debe dar cumplimiento a lo expuesto en la resolucin SSPD 001417 de
1997 la cual establece que todas las empresas de servicios pblicos domiciliarios
(acueducto, alcantarillado, aseo, energa y gas combustible) deben adoptar por
mandato legal el sistema de costos basado en las actividades, que les permita
tener una visin detallada de los diferentes costos por cada una de las actividades,
con el objeto de lograr las metas de eficiencia, anlisis de actividades indirectas
cons umidas por los productos en su elaboracin para corregir y mejorar las
distorsiones que se presenten y que permita establecer el verdadero costo en que
se incurre en el tratamiento.
2.2 IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DEL PROBLEMA
Existen dos fundamentos principales del problema:
a) No existe una propuesta sobre el sistema de costos basado en las actividades
que le permita imputar los costos a cada actividad, de tal manera que se pueda
tener un conocimiento detallado de los costos en que incurre.
b) El desconocimiento de los costos en que incurre la entidad, en cada uno de los
servicios que presta, no le permite a los directivos tomar decisiones acertadas,
obstaculizando la toma de decisiones para mejorar procesos y de esta manera
alcanzar una verdadera gestin pblica (utilizar los medios adecuados para
alcanzar un fin colectivo).
2.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA
La aplicacin de los costos basados en las actividades ser la herramienta ms
apropiada de gestin?.
2.4 ALCANCE Y EXTENSIN DEFINITIVA DEL ESTUDIO
Este estudio toma como referente para el anlisis de la informacin, los datos
contables y financieros de la entidad incurridos en el primer trimestre del ao
2005, as mismo, a travs de la observacin, anlisis y organizacin de las

diferentes actividades realizadas en cada una de las dependencias de la entidad,
determinar los costos en que incurre en cada una de ellas y de esta manera
establecer el costo del metro cbico de agua tratado, brindando a la entidad una
propuesta que le permita parametrizar el mdulo de costos abc, mejorar procesos
y tomar decisiones que redunden en la gestin.
Teniendo en cuenta que le va a permitir establecer la correcta relacin de los
costos de produccin y los gastos de administracin, con el fin de determinar los
costos econmicos en que incurre al prestar el servicio de acueducto con el fin de
proponer un modelo de costos basado en las actividades para la adecuada
implementacin de los mismos y por otra parte, dar cumplimiento a lo exigido por
la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios.
3. JUSTIFICACION
La realizacin del presente estudio se justifica porque:

Permite elaborar conocimiento alrededor del tema de la Gestin Pblica,
desarrollar una propuesta que brinde la posibilidad de proponer desde el rea
contable otras alternativas que ayudan a la gestin y desarrollo de nuestras
organizaciones como prestadoras de servicios pblicos a la comunidad.
A nivel terico, los gestores municipales deben replantear otras estrategias como
la aplicacin de los costos basado en las actividades con el fin de proyectar la
entidad con un horizonte claro y que perdure en el largo plazo, que ella misma
utilice las herramientas ms acordes, para que la toma de decisiones sea la ms
apropiada y que responda tanto a las necesidades internas como externas de la
organizacin.
4. OBJETIVOS
4.1 GENERAL
Formular y elaborar una propuesta para la implementacin del sistema de costos
basado en las actividades en la Empresa Industrial y Comercial de Servicios
Pblicos Domiciliarios EMPOCHIQUINQUIR E.S.P., que permita un apropiado
manejo de sus recursos as como la adecuada toma de decisiones que redunden
en una ptima gestin.
4.2 ESPECFICOS
Realizar un diagnstico operativo de la empresa para conocer el funcionamiento
de sus diferentes procesos administrativos, contables, financieros y operativos,
con el fin de identificar plenamente las actividades que se ejecutan.
Organizar los diferentes procesos que se realizan en la entidad para establecer los
centros de costos necesarios que permitan un adecuado control de los mismos.
Elaborar una propuesta que sirva de gua para que Empochiquinquir pueda
implementar los costos basados en las actividades y conocer los costos en que
incurre en el desarrollo de cada una de las actividades.
Determinar a travs de la propuesta si el sistema de costos basado en las
actividades ser el referente apropiado para mejorar procesos y tomar decisiones
adecuadas que redunden en una ptima gestin pblica.
5. MARCO TERICO
La definicin de un referente terico para el presente trabajo lo constituye el tema
de costos basados en las actividades, junto con lo relacionado a la toma de
decisiones acertada que redunden en una ptima gestin, ms especficamente
para nuestro caso, por ser una empresa que presta un servicio a la comunidad.
En este sentido, es necesario definir los costos basados en las actividades como
una herramienta til de anlisis del costo y seguimiento de actividades, factores
relevantes para el desarrollo y resultado final de la gestin empresarial.
Por otra parte, la gestin entendida como aquella que se ocupa de la utilizacin de
los medios adecuados para alcanzar un fin colectivo, trata mecanismos de
decisin para la asignacin y distribucin de los recursos pblicos.
5.1 ENFOQUE NORMATIVO
Para la elaboracin del presente trabajo, el marco normativo consultado fue el
siguiente:
En Colombia existen normas que reglamentan la prestacin de los servicios
pblicos, para nuestro caso el de agua potable, dicha normatividad parte de lo
establecido en la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, en sus artculos 365
al 370, en donde se establece que los servicios pblicos domiciliarios se
prestarn directamente por cada municipio cuando las caractersticas tcnicas y
econmicas del servicio y las conveniencias generales lo permitan y aconsejen,
para lo cual los departamentos cumplirn con funciones de apoyo y coordinacin y
la ley determinar las entidades competentes para fijar las tarifas.
Ley 142 de 1994, la cual reglamenta la prestacin de los servicios pblicos
domiciliarios.
Resolucin 287 del 25 de Mayo de 2004, la cual establece la fijacin, liquidacin,
facturacin y recaudo de las tasas o tarifas por servic ios prestados.
Resoluciones Nos.1416 y 1417 de 1.997 emanadas de la Superintendencia de
Servicios Pblicos Domiciliarios, que tratan sobre la Implantacin del plan de
contabilidad y el sistema unificado de costos y gastos para las empresas
prestadoras de servicios pblicos domiciliarios; as como tambin de la Resolucin
No.4640 del ao 2.000 que modific el plan de contabilidad.
CIRCULAR EXTERNA 2 DE 1998, Por la cual se dan lineamientos generales
acerca de la implementacin del Plan de Contabilidad y del Sistema Unificado de
Costos y gastos para Entes Prestadores de Servicios Pblicos Domiciliarios".

5.2 ENFOQUE TERICO
Las empresas enfrentan un significativo nivel de competencia, usuarios altamente
exigentes, lo cual se traduce en un alto nivel de complejidad de las operaciones
comerciales, para las cuales los sistemas tradicionales de costos no han sido
capaces de apoyar adecuadamente a sus gerentes y administrativos que les
permita introducir mejoras en la eficiencia operacional y medir los costos de los
productos, de tal manera que se conviertan en una herramienta de gestin, que
proporciona informacin basada en hechos reales, para mejorar las decisiones
estratgicas, operacionales y de precios, que en forma conjunta determinan el
resultado financiero futuro de la empresa.
Empochiquinquir, como empresa prestadora de servicios pblicos de relevancia
social, debe estar atenta a optimizar actividades dentro de la cadena de valor, con
un enfoque de procesos, en vez de reas funcionales, ensear al personal de
todos los niveles a utilizar y compartir la informacin del ABC para mejorar el uso
de los recursos y rentabilidad en general, puesto que el ABC permite identificar y
proponer soluciones en aquellas actividades que no agregan valor, es decir que
permite tener una comprensin cabal de la gran variedad de criterios de anlisis y
herramientas de gestin, para promover un marco de mejoramiento continuo y
apoyar el anlisis de inversiones y planificacin.
6. METODOLOGA UTILIZADA
6.1 FUENTES DE INFORMACIN
Para la recoleccin de la informacin se utilizan fuentes primarias como la
observacin directa, entrevistas y cuestionarios a funcionarios de la entidad,
inspeccin de documentos, tales como, manuales de funciones y procedimientos
e informes existentes en la empresa.
De igual forma se tienen en cuenta fuentes secundarias como las resoluciones y
circulares emanados por la CRA12 y la Superintendencia de Servicios Pblicos
Domiciliarios, los cuales proporcionan informacin sobre el tema, se consultan
libros de costos y de metodologa de la investigacin.
6.2 POBLACIN Y MUESTRA
En primera instancia se realizan entrevistas al personal administrativo y operativo
de la entidad, para establecer las actividades que ejecutan y adems, los costos
en que incurren en cada una de ellas.
6.3 ANLISIS DE LA INFORMACIN
Para conocer detalladamente cada una de las diferentes actividades que se
realizan en la entidad y establecer los costos, es necesario tomar la informacin a
travs de visitas directas a cada una de las plantas, debido a que en los manuales
no se encuentra dicha informacin. Adicionalmente se realizan entrevistas a los
jefes de divisin, a la gerente de la entidad y operarios.
6.3.1 DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD
EMPOCHIQUINQUIRA es una empresa Industrial y Comercial del Estado,
prestadora de servicios pblicos domiciliarios dotada de personera jurdica,
autonoma administrativa y patrimonio independiente.
La empresa se encarga de la prestacin del servicio de acueducto y alcantarillado
y por la venta de estos servicios obtiene los recursos con los que funciona e
invierte en la misma para lograr eficiencia en la prestacin de los servicios
(rentabilidad social) adems de la rentabilidad econmica por el giro normal de su
actividad. La direccin y administracin de la empresa est a cargo de la junta
directiva y el gerente, quien es su representante legal, adems cuenta con una
estructura orgnica, com o se puede apreciar a continuacin:
12
Comisin Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Bsico.
Figura 1 ORGANIGRAMA
EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS
EMPOCHIQUINQUIR E.S.P.
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE
CONTADOR PBLICO
JEFE DE LA DIVISIN
ADMINISTRATIVA
CONTROL INTERNO
ASESOR JURDICO
JEFE DE LA DIVISIN
FINANCIERA
JEFE DE LA DIVISIN
TCNICO
OPERATIVA
ALMACENISTA
INGENIERO DE
REDES
FACTURADORA
SERV. GENER ALES
AUXILIAR DE P.Q.R
CONDUCTOR
Fuente: Plan estratgico de Empochiquinquir, 2005.
AUXILIAR CONTABLE
9
AFORADORES
SEC. GERENCIA
1 FONTANEROS
Y 15
OPERARIOS DE
LAS PLANTAS
1
VLVULERO
15 OPERARIOS
DE ACUEDUCTO
Y ALCANTARILLADO
1
CONDUCTOR
MECNICO
Del total de personas que laboran en la entidad, quince pertenecen a la

convencin colectiva, quienes prestan sus servicios a la planta
administrativa, planta de bombeo, de tratamiento Terebinto y redes.
Para la prestacin del servicio de acueducto Empochiquinquir en la
actualidad tiene 88.044 metros lineales de tubera instalada, equivalentes a
88 kilmetros cuadrados, que oscilan entre 2 y 16 pulgadas, en material de
asbesto-cemento, pvc, polietileno y american pipe, con una vida til de 30
aos, clasificadas en red primaria o matriz y red menor, ubicados en el
municipio de Chiquinquir, con una cobertura de 9.012 suscriptores del
servicio de acueducto, de los cuales 724 pertenecen al sector comercial, 40
al industrial, 46 al oficial y 8.202 al sector residencial.
Adems posee una Planta de bombeo ubicada en la vereda la Balsa del
municipio de Chiquinquir, donde se succiona el agua cruda proveniente
del Canal del Ro Surez, constituyndose en la nica fuente hdrica
superficial con la que cuenta la ciudad, esta planta cumple con la funcin de
bombear el agua a la planta de tratamiento de Terebinto a travs de dos
lneas de conduccin de 14 y 16 pulgadas respectivamente, las cuales
tienen una longitud de 2.2 kilmetros cada una.
La Planta de tratamiento Terebinto se encuentra ubicada en la vereda de
Crdoba, dividida en una planta nueva que funciona mediante el sistema
hidrulico, con capacidad de tratamiento 50 a 90 litros por segundo y la
planta antigua con sistema mecnico, con capacidad para 40 litros de agua
por segundo. En esta planta se realizan los procesos de ozonizacin,
aireacin, dosific acin de qumicos, floculacin, sedimentacin, filtracin,
desinfeccin, almacenamiento y distribucin, como se puede apreciar en la
figura 1 .
Planta de tratamiento del Sur. Existe una planta de tratamiento adicional

(planta 3) ubicada en la zona sur del municipio en cercanas del estadio,
abastecida por un pozo profundo de aproximadamente 150 metros de
profundidad y que funciona con un caudal constante de 7.5 litros/segundo.
Para la distribucin del agua a los usuarios del municipio, la empresa cuenta
con una red primaria o matriz compuesta por la siguiente infraestructura:
Tabla 1. Infraestructura redes de conduccin primaria o matriz compuesta.
RED DIMETRO
LONGITUD
MATERIAL
6 pulgadas
5.578 ML
PVC
6 pulgadas
2.706 ML
ASBESTO CEMENTO
4 pulgadas
2.565 ML
PVC
4 pulgadas
1.929 ML
POLITILENO
4 pulgadas
87 ML
ASBESTO CEMENTO
TOTAL
12.865 ML
Fuente: Informe Ingeniero de Redes Empochiquinquir E.S.P., 2005.
Tabla 2. Infraestructura red de conduccin menor

RED DIMETRO
LONGITUD
MATERIAL
3 pulgadas
49.315 ML
PVC
3 pulgadas
795 ML
POLIETILENO
3 pulgadas
6.198 ML
ASBESTO-CEMENTO
2 pulgadas
2.635 ML
PVC
TOTAL
58.943 ML
Fuente: Informe Ingeniero de Redes Empochiquinquir E.S.P., 2005.
6.3.2
DIAGNOSTICO
EMPOCHIQUINQUIR
DEL
SISTEMA
DE
COSTOS
EN
El estado actual de la gestin del costo en la empresa de servicios pblicos

no parece ser adecuado a las necesidades de sus gestores y a los cambios
que se desarrollan en esta. Los contables y gestores financieros han sido los
primeros que han desarrollado los modelos de costos, enfocndolos hacia el
cumplimiento de informes externos que solicitan los entes de control y a las
necesidades bsicas de generacin de informacin contable. Esta
informacin sobre los costos no cubre las necesidades de la mayora de los
usuarios de la entidad.
La empresa necesita conectar sus objetivos con la estrategia global y crear
una cultura de entendimiento de los procesos de creacin de valor y
considerar como parte de esta cultura el efectivo uso de los sistemas de
costos. Pues en lo que respecta al sistema de costos la empresa tiene un
sistema de costos tradicional, lo cual implica que se estn llevando los
costos de manera generalizada y no por cada actividad, impidiendo brindar
la informacin de manera detallada, oportuna y veraz.
El costeo basado por actividades considera que las actividades son las que
generan los costos y consumen recursos, por ello este modelo requiere que
las empresas obtengan datos sobre costos desarrollando, previamente
estudio de cada una de sus actividades.
6.4 PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS
El presente estudio comienza a desarrollarse a partir del reconocimiento
bsico de la empresa, partiendo de la misin, visin, objetivos, polticas
corporativas, escritura de constitucin, manuales de funciones, procesos y
procedimientos, resoluciones, circulares y organigrama entre otros, para
posteriormente centrarnos en cada actividad que desarrolla la organizacin
para el normal funcionamiento.
En lo que se refiere a la composicin patrimonial, est conformado por
bienes y fondos pblicos, sus fuentes de financiacin son los rendimientos
obtenidos por las tarifas, derechos y tasas que perciban por la prestacin del
servicio, as como las donaciones y contribuciones que recibe con
destinacin especfica, lo anterior atendiendo al acuerdo 019 de 1997, en
sus artculos 27, 28 y 29.
Para el diseo del sistema de costos basado en las actividades en la
Empresa Industrial y Comercial de Servicios Pblicos Empochiquinquir
E.S.P., debe concientizar a la organizacin desde los niveles bajos hasta la
alta gerencia, para obtener costos unitarios de productos mucho ms
precisos y tiles, pues estos contribuyen a la toma de decisiones, a la
direccin y planeacin estratgica, que repercuten en la vida de la empresa.
En concreto, el mtodo ABC, permite agrupar lgicamente las actividades,
precisar la autoridad responsable, establecer relaciones de trabajo, de tal
forma que tanto la entidad como el personal, alcancen sus objetivos.
La asignacin de costos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al
objetivo final que son los productos terminados, para nuestro caso el agua,
es sin lugar a dudas el problema ms importante a resolver de cualquier
sistema de costos.
Esto quiere decir que los sistemas de informacin de hoy deben tener no
solamente los objetivos tradicionales de reportar informacin, sino facilitar el
anlisis a todos los niveles de la organizacin con el objeto de lograr las
metas de eficiencia, anlisis de actividades indirectas consumidas por los
productos en su elaboracin para corregir y mejorar las distorsiones que se
presenten, resaltando a largo plazo todos los costos variables, como se
puede apreciar en la siguiente figura.
Figura 2. Transformacin de productos.

Informes
Consumo
Transformacin de recursos
Actividades
Fuente:
Disponible
en
http://www.elindustrial.com/management/finanzas/costosabc1.html
Resultados
Internet:
De lo anterior se pueden extraer algunos datos relevantes que resaltan la

importancia del sistema de costos basado en las actividades:
- Es un modelo gerencial y no un modelo contable.
- Los recursos son consumidos por las actividades y estos a su vez son
consumidos por los productos (resultados).
- Considera todos los costos y gastos como recursos.
- Muestra la empresa como conjunto de actividades y/o procesos ms que
como una jerarqua departamental.
- Es una metodologa que asigna costos a los productos o servicios con
base en el consumo de actividades.
7. EXPOSICION DE RESULTADOS
El modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la agrupacin en
centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y
servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en
el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan
costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los
productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para
obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores
que no aadan valor.
Una vez efectuado el diagnostico operativo de la entidad se toma como gua
para disear el sistema de costos basado en las actividades el libro de
Douglas T, Hicks titulado El sistema de costos basado en las actividades
(ABC), gua para su implementacin en pequeas y medianas empresas, el
cual establece los siguientes pasos para el diseo del sistema:
1. Identificar y definir las actividades relevantes.
2. Organizar las actividades por centros de costos.
3. Identificar los componentes de costos principales.
4. Determinar las relaciones entre actividades y costes.
5. Identificar los inductores de costes para asignar los costes a las
actividades y a las actividades a los productos.
6. Establecer la estructura del flujo de costes.
7. Seleccionar herramientas apropiadas para realizar la estructura del flujo de
costes.
8. Planificar el modelo de acumulacin de costes.

9. Reunir los datos necesarios para dirigir el modelo de acumulacin de
costes.
10. Establecer el modelo de acumulacin de costes para simular el flujo y la
estructura de costes de la empresa y desarrollar las tarifas de costes13.
Vale la pena resaltar que al disear el sistema de costos basado en las
actividades (ABC), la empresa no puede simplemente pasar a travs de los
pasos anteriormente expuestos una sola vez y obtener la respuesta a sus
inquietudes acerca de los costos, sino que debe hacer pruebas piloto para ir
ajustando el sistema, pues a medida que el sistema se va evaluando se
rene la informacin para establecer los problemas o inconvenientes y
adoptar las correcciones. Este proceso reiterativo no debe entenderse como
una perdida de tiempo, por el contrario se trata de un proceso necesario
para conseguir el diseo del sistema ms apropiado. El sistema basado en
las actividades no es un mtodo sencillo, pues requiere establecer
13
DOUGLAS T. Hicks. El sistema de costos basado en las actividades (ABC), gua para su
implementacin en pequeas y medianas empresas, pg. 53.
claramente las distintas actividades realizadas por las dependencias o

departamentos del ente, pero mediante este proceso la gerencia puede
localizar mejor las causas de las variaciones entre los costos estimados y los
costos reales.
7.1 IDENTIFICACION Y DEFINICION DE ACTIVIDADES RELEVANTES
Es necesario realiz ar un diagnstico operativo de la empresa, a partir de la
revisin del organigrama, la disposicin y distribucin de las instalaciones y
entrevistando al personal, para determinar las actividades que cada
empleado realiza dentro de la empresa, as mismo, mediante la observacin
directa y anlisis de procesos que intervienen en la elaboracin del producto,
en donde se identifican actividades relevantes como se exponen ms
adelante.
Las actividades se definen como el conjunto de subprocesos que forman el
total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma
secuencial y simultnea, para as obtener los diferentes estados de costo
que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso14.
Y los procesos como "Toda la organizacin racional de instalaciones,
maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para
conseguir el resultado final" 15. Para nuestro caso, en el estudio que se
adelanta en la empresa indus trial y comercial de servicios pblicos
EMPOCHIQUINQUIR E.S.P., las actividades ms relevantes son:
- Aduccin
- Captacin
- Desarenado
- Bombeo y conduccin
- Impulsin
- Recepcin del agua
- Ozonizacin
- Aireacin
- Dosificacin de qumicos
- Floculacin
- Sedimentacin
- Filtracin
- Desinfeccin
- Almacenamiento
- Distribucin
- Examinar el agua
- Oxidacin
- Mezcla rpida
- Clarificacin del agua
- Inyeccin de qumicos
- Elaborar informes
Elaborar
plan
estratgico
- Tramitar contratos
- Autorizar pagos
- Elaborar autorizacin de financiacin de pagos
- Contrata r personal
- Liquidar nmina
- Revis ar nmina
- Pagar nmina
- Pagar proveedores
- Proces ar informacin
- Limpiar y asear
oficinas
- Transporte
Enviar
14
15
Ibid, pg. 44
DOUGLAS T. Op. cit., pg. 45
correspondencia
Reparar maquinaria y equipos
- Recepcionar llamadas
Recepcionar y radicar correspondencia
- Elaborar documentos
Organizar agenda de compromisos
- Expedir constancias
Archivar
- Atender al usuario
Elaborar documentos de solucin PQR
- Liquidar matriculas
Elaborar informes sobre las diferentes PQR
- Registrar krdex
Recepcionar insumos y suministros
Cotizar
insumos ,suministros
Comprar de suministros e insumos
Despachar
insumos ,
suministros
Manejar fondos de caja menor
- Sistematizar la informacin
Custodiar los bienes
- Identificar necesidades
Elaborar rdenes de compra
- Expedir paz y salvo
Recibir y enviar documentos
- Codificar y registrar datos
Revisar movimientos contables
- Elaborar informes
Analizar la informacin financiero
- Interpreta r datos
Actualizar libros auxiliares y principales
- Elaborar estados financieros
Elaborar informes contables y financieros - Elaborar cuentas pago
Elaborar documentos contables
- Girar cheques
Expedir disponibilidad presupuestal
- Manejar cuentas bancarias
Efectuar conciliaciones
- Tomar lecturas de consumo
Ingresar lecturas al sistema
- Actualizar pagos de los
usuarios
Imprimir facturas
- Entregar facturas
Suspender el servicio
- Reconectar el servicio
Tramitar viabilidades
- Derechos de conexin
Revisar y constatar soportes contables
- Liquidar y aplicar tarifas
Aprobar trabajo suplementario
- Autorizar permisos
Reparar y mantener redes de acueducto
- Realizar arqueos de caja
Realizar proyectos de infraestructura hidrulica
Controlar fugas en la red matriz y primaria de acueducto
Supervisar mantenimiento de plantas
Elaborar informes para Superintendencia
Limpiar plantas de bombeo, tratamiento y fuente hdrica
De acuerdo con el anlisis realizado, se clasifican las actividades en los

centros de costos que se mencionan a continuacin:
Tabla 2. Actividades por centros de costos
PRINCIPALES ACTIVIDADES
CENTRO DE
COSTOS
Limpiar y asear las oficinas

Transporte
Correos
Publicidad
Servicio de cafetera
Mantenimiento y reparacin vehculos
Recepcionar y transmitir llamadas
Decepcionar y radicar correspondencia
Clasificar y archivar correspondencia
Redactar y digitar oficios, cartas, informes y documentos
Organizar agenda de compromisos
Expedir constancias, certificaciones y dems documentos.
Realizar evaluaciones de control interno.

Prcticar auditoras
Hacer pruebas de control
Registrar quejas, peticiones y reclamos.

Mantener actualizado el registro de usuarios.
Recibir las solicitudes para aprobacin y liquidacin de matriculas
Distribuir peticiones
Vigilar la oportuna instalacin de las acometidas
Atender daos,
Elaborar reportes de peticiones, quejas y reclamos
Mantenimiento y reparacin de equipos
Verificar disponibilidad presupuestal
Identificar necesidades
Anlisis y seleccin de cotizaciones
Ordenar la compra
Organizar materiales y elementos en almacn.
Registrar las entradas y salidas de inventarios.
Preparar cotizaciones
Cuidar los materiales y elementos adquiridos.
Efectuar inventario
Elaborar informes sobre existencias de almacn.
Alimentar software de inventarios.
Custodiar los activos fijos.
Expedir paz y salvo.
Administrar caja menor.
Revisar y constatar los soportes contables
Codificar informacin
Procesar informacin
Valuar inventarios
Diligenciar formularios de impuestos
Calcular depreciaciones
Elaborar informes
Analizar informacin
Manejar archivo
Causar nmina
Servicios
Generales
Secretara
general
Control interno
Peticiones,
Quejas y
Recursos
Compras
Almacn
Contabilidad
Programar labores de lectura de medidores.

Recepcionar lecturas
Sistematizar informacin
Analizar cartera
Llevar control sobre usuarios morosos
Clasificar deudas por edades.
Actualizar base de datos para facturar
Entregar facturacin a usuarios.
Actualizar pagos.
Suspender el servicio.
Reconectar el servicio
Expedir disponibilidad presupuestal
Elaborar presupuesto.
Autorizar y efectuar pagos.
Realizar estudios econmicos.
Asesorar compra de bienes y suministros.
Controlar cuentas bancarias.
Coordinar con bancos recaudo de pagos del servicio.
Elaborar flujo de caja.
Elaborar informes financieros.
Actualizar informacin.
Coordinar pago de nmina.
Efectuar conciliaciones bancarias.
Vigilar personal de la empresa.

Responder procesos legales
Elaborar contratos
Actualizar hoja de vida de funcionarios.
Asignar funciones y tareas a los empleados.
Aprobar trabajo suplementario.
Atender inquietudes
Autorizar permisos a los trabajadores.
Liquidar nmina
Administrar recursos financieros y tcnicos
Elaborar plan estratgico
Celebrar contratos
Aprobar compra de bienes, insumos y suministros
Autorizar pagos.
Aprobar peticiones de financiacin a los usuarios.
Rendir informes.
Ejecutar obras de infraestructura

Programar los diseos de los sistemas de acueducto y alcantarillado.
Ordenar las pruebas necesarias para verificar la calidad del agua.
Ejecutar la operacin de los embalses.
Programar el suministro de insumos para garantizar la calidad del
agua.
Apoyar los estudios hidrolgicos con el drenaje del agua
Facturacin
Tesorera
Divisin
administrativa
Gerencia
Tcnica
Operativa
Revisar el diseo de redes locales de acueducto y alcantarillado.

Elaborar condiciones tcnicas y econmicas.
Actualizar los planos de obras construidas.
Determinar los promedios para la construccin de obras.
Aplicar y controlar la operacin de las redes de acueducto y
alcantarillado.
Efectuar mantenimiento preventivo del sistema de acueducto.
Instalacin y cambio de redes.
Control de fugas en la red matriz y primaria de acueducto.
Captacin
Bombeo
Desarenado
Impulsin
Tomar muestras
Analizar muestras
Elaborar plan de tratamiento
Controlar calidad
Ozonizar agua
Airear del agua
Dosificar qumicos
Flocular
Sedimentar
Filtrar
Desinfectar
Almacenar
Distribuir agua
Extraer agua pozo profundo.
Ozonificar agua.
Airear agua.
Dosificar qumicos.
Flocular
Sedimentar
Filtrar
Desinfectar
Almacenar
Distribuir
Redes
Planta de
bombeo
Laboratorios
Planta
tratamiento
Terebinto
Planta
tratamiento Sur
Fuente: ENTREVISTA con gerente y jefes de divisin de empochiquinquir. Chiquinquir.

2005.
7.2 IDENTIFICACIN DE LOS PRINCIPALES COMPONENTES DEL

COSTO
Las diferentes actividades que se des arrollan en la Empresa Industrial y
Comercial de Servicios Pblicos EMPOCHIQUINQUIR E.S.P., requieren de
gastos directos e indirectos tales como el costo de insumos y suministros,
los salarios y apropiaciones de nmina, los gastos generales dentro de los
cuales se encuentran los honorarios, servicios pblicos, papelera, seguros,
elementos de aseo, mantenimiento y reparacin, transporte, entre otros.
7.2.1Sueldos, salarios y apropiaciones. Este componente lo integran los
diferentes salarios de la planta de personal, como sueldo bsico, auxilio de

transporte por convencin colectiva y el legal, horas extras, bonificaciones
para los trabajadores sindicalizados, as como los respectivos aportes a
seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, aportes parafiscales
(SENA, ICBF, cajas de compensacin), cesantas, intereses sobre
cesantas, prima de servicios y vacaciones.
7.2.2 Componentes del costo fijo. Se entiende por costo fijo todo egreso
en el que debe incurrir el ente pblico, con el fin de lograr el desarrollo
normal de sus actividades. Para Empochiquinquir los principales costos
fijos son los siguientes:
-
Servicios profesionales contables y financieros. Corresponde a los

honorarios del contador pblico.
Servicios jurdicos. Corresponde al valor pagado por la contraprestacin
de los servicios profesionales prestados por el asesor jurdico.
Servicio profesional de ingeniera de sistemas. Es el valor pagado por la
actualizacin y mantenimiento del software y hardware de los equipos de
cmputo de la entidad.
Para la depreciacin se tiene en cuenta la vida til segn la Resolucin No. 4444 del 21 de
noviembre de 1995, expedida por la. Direccin General de la Contabilidad Pblica y lo
estipulado por la CRA, para entes prestadores de servicios pblicos.
Depreciacin de muebles y enseres. Corresponde al desgaste que sufren

los muebles y enseres como escritorios, sillas, equipo de oficina, los cuales
tienen una vida til de 10 aos, se deprecian sin valor de salvamento.
Depreciacin de equipos de comunicaciones y cmputo. Comprende la

disminucin del valor que sufren los equipos de cmputo, los cuales tienen
una vida til de 5 aos, se deprecian sin valor de salvamento.
Depreciacin de maquinaria y equipo. Abarca el desgaste que sufre la

diferente maquinaria y equipo, su vida til es de 15 aos, sin valor de
salvamento.
Depreciacin plantas y ductos. Comprende el desgaste que sufren las

plantas y ductos, la vida til es de 15 aos.
Depreciacin de construcciones y edificaciones.

Comprende el
desgaste o uso de la planta fsica donde funciona la parte administrativa y de
acuerdo a la normatividad para el sector pblico, se deben depreciar a 50
aos, sin valor de salvamento.
- Depreciacin de equipo cientfico y de laboratorio. Comprende el

desgaste que sufren los equipos de laboratorio como espectrofotmetro,
vasos de destilacin, pipetas, entre otros, los cuales tienen una vida til de
10 aos, se deprecian sin valor de salvamento.
- Depreciacin de redes. Comprende el desgaste que sufren los ductos de
transporte del agua, los cuales tienen una vida til de 25 aos, se deprecian
sin valor de salvamento.
- Depreciacin de transporte, traccin y elevacin. Corresponde el
desgaste que sufren los vehculos, los cuales tienen una vida til de 10 aos,
se deprecian sin valor de salvamento.
- Impuesto de industria y comercio. Es el gravamen de carcter municipal
que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios, en forma
ocasional o permanente tributo obligatorio que debe cancelar el ente al
municipio por concepto de venta del servicio de agua.
- Impuesto renta y complementarios. Es el impuesto directo, que recae
sobre la entidad, por recibir ingresos susceptibles de constituir incremento en
su patrimonio, en desarrollo de su actividad.
- Contribucione s y tasas. Es la tarifa que la entidad debe cancelar a la
Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios como contribucin por
estar sometida a su inspeccin, control y vigilancia y a la CAR se debe
cancelar el valor correspondiente por el derecho a captar el agua del Canal
del Ro Surez.
- Seguros y plizas. Son plizas que amparan prdidas por: sustraccin de
muebles y enseres; de incendio, que ampara edificios, muebles y enseres y
maquinaria y equipo en caso de incendio, explosin, daos por agua, etc;
seguro de equipo electrnico, que ampara equipo de computo y
procesamiento de datos en caso de hurto, asonada, huelga, daos
ocasionados por terceros; pliza de responsabilidad civil extracontractual,
que ampara el patrimonio del asegurado, estas plizas cubren el 90% del
valor total asegurado, adems de las anteriores la empresa tiene un seguro
de vida para los administrativos y operativos de la entidad.
- Vigilancia privada. Este costo fijo lo compone el valor del contrato por
servicio de alarma y el valor de la vigilancia las 24 horas del da, para la
planta administrativa y la planta de tratamiento Terebinto.
- Dotaciones. Corresponde al vestido y calzado suministrado por la empresa
a sus trabajadores, en este caso, para los sindicalizados es un vestido
adicional y para los dems trabajadores segn lo estipulado en el artculo 7
de la ley 11 de 1984.
7.2.3 Componentes del costo variable. Se entienden por costos variables
aquellos que tienden a fluctuar en proporcin directa a los cambios
registrados en los volmenes de produccin o venta. Los costos variables
ms representativos para este caso, son:
- Servicios en general. Corresponde a los diferentes servicios que la
empresa necesita para poder desarrollar su actividad econmica, dentro de
estos tenemos: consumo de agua, energa, publicidad, telecomunicaciones,
correo, transportes, fletes y acarreos, mantenimiento y reparaciones.
- Provisiones. Corresponden a las reservas que debe realizar el ente para
cubrir posibles eventualidades en la prdida de inventario, por conexiones
clandestinas o desperdicios de agua, cuentas por cobrar, demandas
laborales, etc.
- Suministros de tratamiento y aseo. Son los que se requieren para la
limpieza, aseo y desinfeccin de las plantas de bombeo, tratamiento,
laboratorio y de diferentes dependencias de la empresa (jabn detergente,
en barra para losa y para manos, traperos, guantes, cepillos, baldes,
bayetillas, papel higinico, bolsas para la basura, ambientador, limpia vidrios,
cera, desinfectantes, escobas, toallas en tela y absorbentes), entre otros.
- Suministros de cafetera. Son los elementos utilizados para la preparacin
de tinto y aromtica para la atencin de los empleados en el horario de
trabajo, entre ellos tenemos: panela, caf, azcar, vasos desechables,
aromticas, mezcladores, entre otros.
- Combustibles y lubricantes. Son los insumos necesarios para el
funcionamiento de las diferentes mquinas y vehculos del ente, los ms
empleados son: ACPM, gasolina, aceites, grasas, lubricantes aditivos,
lquido de frenos, entre otros.
- Elementos de mantenimiento y reparacin de vehculos. Son los
suministros que se requieren eventualmente para la reparacin y
mantenimiento de los vehculos de la empresa, entre ellos estn: interruptor
bujas, platinos, condens ador, bobinas, escobillas, bateras, casquetes de
biela, terminales, correas, rodamientos, entre otros.
- Elementos de mantenimiento y reparacin de redes. Son los suministros
que se requieren para la reparacin y mantenimiento de las redes de
acueducto, entre los cuales estn: adaptadores, cemento gris y blanco, tubo
cemento, galvanizado y de gres, universales pvc, cinta tefln, soldadura pvc,
tapones tiner, escofina, manila, sicafel, niples, vlvulas de pie, ventosas de
simple, doble y triple accin, galpagos pvc, varilla, triturado, alambre,
empaques, portaflanches, vlvulas, multitomas, canaleta lisa, entre otros.

- Suministros de oficina. Son los elementos utilizados para el desarrollo
normal de las actividades administrativas y de control de entradas y salidas
de insumos y suministros, entre los cuales estn: formularios de ingreso,
papel contac, tinta, cintas y toner para impresoras, libros de contabilidad, az,
disquetes, esferos de colores, lpices, bistur, tijeras, marcadores, pegantes,
almohadillas para sellos, bolsas planos, papel formas continuas, tinta para
sellos, borradores, cds, legajadores corrientes y colgantes, ganchos de
legajar, papel Kimberly, blocks, sobres blancos carta y oficio, marcadores,
fotocopias, entre otros.
- Otros gastos. Dentro de este tem estn incluidas las herramientas
necesarias para las actividades de mantenimiento y reparacin de la
maquinaria y equipo de la empresa, as como de las redes de acueducto,
entre estas se encuentran: seguetas, macetas, palustres, punteros, barras,
hombres solos, llaves alemanas, de estrella, destornilladores de estrella y de
pala, garaones, cinceles, martillos, esptulas, palas cuadradas, brochas,
alicates, discos pulidora, contactores, adems incluye el alimento para los
perros que son de propiedad de la empresa, gastos sindicales, educacin,
gastos de la junta directiva, entre otros.
- Insumos qumicos. Es la materia prima que se requiere para el tratamiento
del agua y comprenden: sulfato de aluminio, cal nare, polmero aninico,
hipoclorito de calcio, cloro gaseoso, hidrocloruro de aluminio, hipoclorito de
sodio, acido clorhdrico, polmero catinico aninico, sulfato tipo a y tipo b,
polmero aninico, cloro gaseoso, entre otros.
- Viticos. Corresponde al transporte, alimentacin y hospedaje de los
diferentes funcionarios cuando son enviados o delegados para representar la
entidad en eventos de capacitacin, promocin.
- Asesoras tcnicas. Son todas aquellas asesoras o estudios contratados
que no pueden ser realizados por los funcionarios de la entidad debido a que
no poseen el conocimiento indispensable para ello.
- Cuotas y suscripciones. Corresponde a la suscripcin de peridicos y
revistas.
- Servicios de Publicidad. Corresponde a las erogaciones que se hacen para
promocionar las campaas de aseo, para concientizar a los usuarios en el
consumo del agua, cumplimiento del pago y no conexin fraudulenta del
servicio.
- Costos financieros. Son las diferentes erogaciones reportadas por las
entidades financieras tales como consultas de saldos, chequeras, traslado
de fondos, comisiones, gravamen al movimiento financiero, etc.

7.3 DETERMINACION DE LAS RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES Y
COSTOS
Consiste bsicamente en determinar que costos pertenecen a cada centro
de costos y asignar una prorrata.
Tabla 4. Distribucin de los diferentes componentes del costo en los centros de
costos
CENTRO DE COSTOS
COMPONENTE DEL COSTO
Salarios y apropiaciones de nmina, insumos y suministros de
aseo, cafetera, transporte, fletes y acarreos, dotaciones, energa,
agua, mantenimiento, seguros, depreciaciones.
Salarios y apropiaciones de nmina, elementos de oficina,
energa,
agua,
telecomunicaciones,
mantenimiento,
depreciaciones, seguros, servicios generales.
energa,
agua,
telecomunicaciones,
mantenimiento,
depreciaciones, seguros, servicios generales.
seguros,
vigilancia,
agua,
energa,
telecomunicaciones,
depreciaciones, servicios generales.
Salarios y apropiaciones, telfono, papelera, impuestos y otros
gastos.
seguros, vigilancia, transportes, fletes y acarreos, mantenimiento
de equipos, agua, energa, telecomunicaciones, viticos,
depreciaciones, servicios generales, asesoras profesionales.
Honorarios contador pblico, elementos de oficina, seguros,
vigilancia,
mantenimiento
de
equipos,
agua,
energa,
telecomunicaciones, depreciaciones, servicios generales.
Salarios y apropiaciones de nmina, suministro de oficina,
dotaciones, seguros, vigilancia, mantenimiento de equipos y de
planta fsica, agua, energa, telecomunicaciones, viticos,
depreciaciones, servicios generales, asesoras profesionales.
elementos de cafetera, seguros, mantenimiento de maquinaria,
equipos y planta fsica, depreciaciones, agua, energa,
telecomunicaciones.
Salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, insumos
qumicos, transportes, fletes y acarreos, elementos de oficina,
elementos
de
aseo
y
cafetera,
agua,
energa,
telecomunicaciones, seguro, vigilancia, mantenimiento de
maquinaria, equipo y planta fsica, depreciaciones, capacitacin,
almacn, gerencia.
Salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, elementos de
oficina, elementos de cafetera, seguros, mantenimiento de
maquinaria, equipos y planta fsica, depreciaciones, agua, energa.
Salarios y apropiaciones de nmina, insumos qumicos, elementos
Servicios generales
Secretaria general
Peticiones, quejas y
recursos (PQR)
Control interno
Compras
Almacn
Contabilidad
Facturacin, tesorera,
divisin administrativa
y gerencia
Tcnica operativa
Redes
Planta de bombeo
de oficina, dotaciones, seguros, vigilancia, mantenimiento de

equipos, depreciaciones, agua, energa, servicios generales.
elementos de aseo y cafetera,
agua, energa,
seguro,
mantenimiento de maquinaria, equipo y planta fsica,
depreciaciones, almacn, planta de bombeo,
laboratorio,
gerencia.
elementos de aseo y cafetera,
agua, energa,
seguro,
mantenimiento de maquinaria, equipo y planta fsica,
depreciaciones, almacn, laboratorio, gerencia, redes, tcnica
operativa.
Fuente: Datos Empochiquinquir E.S.P.
Elaborado por: Autora del proyecto.
Laboratorio
Planta de tratamiento
Terebinto
Planta de tratamiento
Sur
7.4 IDENTIFICACIN DE LOS INDUCTORES DEL COSTO

Corresponde a identificar los factores que permitan distribuir los diferentes
costos a las actividades y una vez efectuado este procedimiento se
distribuye el costo de cada actividad y de acuerdo al servicio prestado: Para
nuestro caso los inductores que ms se emplean son los siguientes:
Tabla 5 Inductores gastos comunes

GASTOS COMUNES
Sueldos, salarios y apropiaciones
Depreciaciones
Impuestos
Insumos qumicos
Elementos de aseo
Elementos de cafetera
Elementos de oficina
Servicio de acueducto
Servicio de energa
Servicio de telfono
Servicio de mantenimiento
Correos, portes y telegramas
Vigilancia
Seguros
Plizas
Dotaciones
Combustibles y lubricantes
Transporte, fletes y acarreos
Viticos
INDUCTOR
Hora/hora
Aos de vida til
Porcentaje por rea de ocupacin
Consumo
Consumo por rea
Consumo
Consumo
Consumo m3
No. equipos elctricos
No. de impulsos
No. de OPS
No. de envos
rea ocupada
Porcentaje de acuerdo al objeto
Imputacin a cada centro de costos
No. establecido por ley y convencin colectiva
Promedio mensual de consumo
Promedio mensual
Escala salarial
Fuente: Datos propuestos por la autora.
Tabla 6 Inductores centro de costos

CENTROS DE COSTOS
Servicios generales
Secretara general
Control Interno
Compras
Almacn
Peticiones, quejas y recursos
Contabilidad
Divisin administrativa
Facturacin
Tesorera
Gerencia
Tcnica operativa
Redes
Planta de bombeo
Laboratorio
INDUCTOR
No. horas prestacin de servicios
No. horas asignadas a cada centro de costos
Porcentaje tiempo asignado
No. requisiciones mensuales
Promedio mensual de quejas
No empleados por centro de costos
No egresos mensuales
Porcentaje tiempo asignado a cada planta
Fuente: Datos propuestos por la autora.
- Sueldos, salarios y apropiaciones: Estos se distribuyen de acuerdo al

tiempo que emplea cada uno de los operarios en las diferentes actividades,
es decir, se establece el costo por hora hombre y se le asigna el porcentaje
correspondiente a los diferentes centros de costos donde realizan
actividades.
- La depreciacin de las edificaciones, maquinaria y equipo, flota y equipo de
transporte, equipo de oficina, muebles y enseres, entre otros, se aplican

teniendo en cuenta los aos de vida til de acuerdo a las normas de
contabilidad para el sector pblico, por el mtodo de lnea recta sin valor de
salvamento, una vez establecido el valor de la depreciacin de cada activo,
se imputa el valor mensual correspondiente a cada centro de costos.
- Los impuestos de renta y complementarios e Industria y comercio, se
distribuyen en porcentajes iguales en los centros de costos: facturacin,
almacn, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento
Terebinto y Sur por estar directamente relacionados con la produccin y la
comercializacin del servicio.
- Los insumos qumicos, los elementos de aseo, cafetera y oficina, se
prorratean de acuerdo al consumo directo segn planillas de control.
Para los servicios en general, se tiene en cuenta la naturaleza del servicio y
su distribucin se hace de la siguiente manera: el agua por consumo en M3
de acuerdo al nmero de personas en cada centro de costos y para el agua
utilizada por lavado y retrolavado de filtros en cada una de las plantas de
bombeo y de tratamiento Terebinto y Sur, determinando los M3 gastados en
el desarrollo de estas actividades, lo cual se establece teniendo en cuenta la
informacin suministrada por el jefe de la divisin tcnica operativa de la
entidad.
Para la planta administrativa en lo que respecta al consumo de electricidad
se determina el inductor teniendo en cuenta el nmero de equipos elctricos,
bombillos, computadores, impresoras, sumadoras, telfonos, televisores,
radiotelfonos, a lo cual se le asigna el porcentaje correspondiente y se
imputa en cada centro de costos.
Para el servicio telefnico local, larga distancia e Internet se toma como
inductor el nmero de impulsos, estableciendo el nmero de llamadas que
realiza cada centro de costos, datos que se toman del libro control de
llamadas que la entidad registra a diario.
El inductor para mantenimiento se aplic a teniendo en cuenta el nmero de
ops, el objeto, el valor y se distribuye en porcentajes teniendo en cuenta a
qu centro de costos le presta el servicio.
Para correos, portes y telegramas se toma como inductor el nmero de
envos por cada divisin y se prorratea.
Vigilancia se distribuye por rea ocupada por cada centro de costos (metros
cuadrados).
Seguros y plizas, se distribuyen teniendo en cuenta lo siguiente: para

plizas de manejo este valor se imputa directamente a cada centro de costos
que lo adquiere y para seguros segn del objeto del seguro se determina un
porcentaje de acuerdo a los bienes asegurados y al centro de costos que
pertenecen, imputndolos directamente a cada uno de ellos.
-
Para el costo de las dotaciones se tiene en cuenta el nmero establecido por

la ley laboral y adicionalmente, lo pactado en la convencin colectiva. Una
vez establec e el costo total de stas, se distribuye de acuerdo a los meses
del ao y se prorratea en cada uno de los centros de costos de acuerdo al
nmero de empleados y al tipo de actividad.
Para el caso de combustibles y lubricantes, se distribuyen teniendo en

cuenta el promedio mensual de consumo y se imputa directamente a cada
centro de costos donde se requieren.
Transportes, fletes y acarreos, se establece el promedio mensual y

posteriormente se asigna el 100% a la planta de terebinto por ser quien
directamente utiliza este servicio.
El costo de los viticos se estiman debido a que en el primer trimestre del

ao 2005, solo gozaron de viticos algunos funcionarios, vale la pena decir
que estos se liquidan de acuerdo a la escala salarial de la empresa (como se
muestra en la tabla 5) y se imputan directamente al centro de costos donde
tienen este beneficio.
Tabla 7 Escala salarial para liquidacin viticos funcionarios de la entidad
ESCALA SALARIAL
DESDE
HASTA
444.726
656.298
656.299
911.199
911.200
956.760
956.761
1.080.592
1.080.593
1.263.131
1.263.132
1.436.123
1.436.124
1.888.648
1.888.649
En adelante
Fuente: Escala de salarios. Empochiquinquir, 2005.
VITICOS DIARIOS EN
PESOS
LMITE MXIMO
55.051
72.105
79.389
79.457
83.206
86.376
102.400
118.425
Servicios generales, laboran el conductor y la auxiliar de servicios generales,

para el primero se tiene en cuenta el nmero de horas en que presta sus
servicios a los dems centros de costos y se asigna el porcentaje
correspondiente de acuerdo al tiempo y para servicios generales se tiene en
cuenta el nmero de horas que dedica a hacer el aseo de cada una de las
dependencias de la entidad y ste se distribuye por rea, para el servicio de
cafetera se prorratea en porcentajes iguales para todos los centros de

costos en donde presta sus servicios. Posteriormente se toman los totales y
se establec e el promedio mensual para ser asignado a los dems centros de
costos que se benefician de este servicio, como se puede apreciar en el
cierre de costos servicios generales.
-
Para el centro de costos secretara general se establece el nmero de horas

asignadas a cada centro de costo y se aplic a como inductor el porcentaje
equivalente.
Control interno, se distribuye en porcentajes iguales por ser un centro de

costos que est directamente relacionado con los dems centros de la
entidad.
En compras se aplic an porcentajes iguales a cada centro de costos donde

hay personal que integra dicho comit.
Los costos asignados a almacn, se distribuyen tomando como referente el

nmero de requisiciones mensual y se promedia, posteriormente se aplic a el
porcentaje correspondiente a cada centro de costos que reciben el servicio
por parte de este centro.
Para peticiones , quejas y recursos se determina el promedio mensual de

quejas y se identific a a qu centro de costos afecta y se determina el
porcentaje, el cual se imputa a los centros de costos .
Contabilidad se distribuye en porcentaje teniendo en cuenta los centros de

costos a los cuales presta sus servicios la contadora, informacin que es
suministrada por la funcionaria de la entidad.
Divisin administrativa, se distribuye teniendo en cuenta el nmero de

empleados por centro de costos y se asigna el porcentaje correspondiente a
cada uno de ellos.
Los costos por facturacin, se asigna por porcentaje, teniendo en cuenta el

grado de importancia en que presta sus servicios a los dem s centros de
costos.
El centro de costos de tesorera, se distribuye tomando como base el

nmero de egresos por mes, se establece el promedio y se asigna el
porcentaje teniendo en cuenta el centro de costos que ms requiere de este
servicio.
Gerencia se distribuye por porcentaje, imputando un mayor valor en los

centros de costos plantas de tratamiento Terebinto y Sur debido a que son
las reas misionales de la entidad y a los dems centros de costos se

distribuyen en porcentaje proporcional.
-
Para tcnic a operativa se determina el porcentaje que dedica a cada centro

de costos, esto teniendo en cuenta la informacin suministrada por el
funcionario que desempea estas actividades en la empresa.
Para el centro de costos redes se estima el porcentaje en que presta sus
servicios a los dems centros, por ello se aplic a el 80% a tratamiento
Terebinto y el 20% a la planta Sur, esto debido a que las actividades de este
cargo se relacionan directamente con la distribucin del servicio.
De los costos asignados a la planta de bombeo, se imputa el 100% de los

costos a la planta de tratamiento Terebinto, debido a que est nicamente
relacionado con dicha planta.
El centro de costos de laboratorio, se distribuye teniendo en cuenta los

siguientes porcentajes: 93.8% y 6,2% para el centro de costos planta de
tratamiento Terebinto y Sur respectivamente, debido a que en la primera es
mayor la produccin de agua y por ello dedica ms tiempo a esta actividad,
adems porque los porcentajes se establecen de acuerdo a la cantidad de
agua tratada mensualmente en cada planta.
Una vez se termina este proceso se tiene en cuenta el promedio mensual de
los gastos externos en que incurre la entidad, los materiales directos y los
ingresos por venta de bienes y servicio de facturacin a ecochiquinquir,
para el cobro de aseo, los cuales se totalizan y adicionan al total promedio
mensual de gastos operacionales, para posteriormente lograr determinar el
costo del metro cbico de agua y en cada uno de los centros de costos
establecidos para la entidad.
7.5 ESTABLECER LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE LOS COSTOS
La siguiente etapa en el diseo del sistema de costos basado en las
actividades es establecer una estructura lgica del flujo de costos, porque
esta permite tener una visin clara y se constituye en un instrumento
indispensable para la eficacia de cualquier sistema de costos basado en las
actividades.
7.5.1 CATEGORA DE LOS COMPONENTES DEL COSTO
Dentro de un sistema de costos basado en las actividades, todos los costos
sujetos al anlisis dentro del flujo de costos, incluyendo la mano de obra ya
sea indirecta o directa se deben agrupar en las siguientes categoras:
Los sueldos y salarios corresponden a las retribuciones que reciben los
trabajadores como contraprestacin a su trabajo, dentro de estos se

encuentran el salario bsico, trabajo suplementario, el auxilio de transporte
legal y por convencin, bonificaciones por convencin colectiva y
apropiaciones de ley como las cesantas, intereses sobre cesantas, primas,
vacaciones, aportes parafiscales, aportes a seguridad social, riesgos
profesionales y pensiones.
Los costos de asignacin especfica incluyen todos los costos indirectos
de fabricacin que tienen relacin con las diferentes actividades que
desarrolla la empresa, su asignacin a los diferentes centros de costos se
puede hacer mediante diversos mtodos dependiendo del tipo de
componente y de su inductor, por ejemplo la depreciacin de los edificios y
los impuestos sobre la propiedad son asignados tomando como base los
metros ocupados por cada una de las dependencias. Las asignaciones de
los costos consumibles como suministros, servicios generales, pueden
basarse en estadsticas de consumo real o estimaciones ptimas , teniendo
en cuenta que se deben aplicar inductores adecuados con el fin de utilizar la
informacin de la mejor manera posible para determinar la magnitud
apropiada de cada componente del costo .
7.5.2 CATEGORA DE LOS CENTROS DE COSTOS
Para desarrollar una adecuada estructura de costos, lo primero que se debe
hacer es clasificar los centros de acuerdo a las siguientes categoras:
Centro de servicios. Son los servicios que le presta un centro de costos a
otros centros , para atender fines especficos basados en la demanda o para
brindar apoyo a actividades especficas derivadas de una necesidad
particular, los servicios se pueden distribuir con base en el tiempo que se
requiera en los dems centros de costos, como ejemplo de centros de
servicios estn: servicios generales y secretara general.
Centro de actividades de apoyo a operaciones. Son aquellos cuya
actividad soporta las actividades de operaciones directas, pero los servicios
no son directamente imputables a los productos, ejemplos de este centro
son: control interno, almacn, compras, peticiones, quejas y recursos (PQR).
Las actividades administrativas son todas aquellas actividades relativas a
la administracin y direccin de la empresa, por lo general esta categora
incluye actividades como contabilidad, divisin administrativa, facturacin,
tesorera y gerencia.
Se propone una distribucin porcentual con base en el nmero de empleados, metros

cuadrados, tiempo de dedicacin, de acuerdo al caso.
Las actividades operativas comprenden aquellas actividades que procesan

directamente los servicios ofrecidos por la empresa, es decir que comprende
las dependencias que estn directamente relacionadas con la produccin y
suministro del servicio ofrecido, aunque a menudo incluyen otras actividades
cuyos costos pueden asignarse directamente al servicio (divisin tcnica,
redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y
planta de tratamiento Sur).
7.5.3 EL DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS
ACTIVIDADES O CENTROS DE COSTOS
COMPONENTES DEL
COSTO
Una vez que los costos y los centros de costos se clasifican, se inicia el
diseo de la estructura del flujo de costos para visualizar el proceso; el
propsito de este diagrama es servir de instrumento para visualizar la
secuencia de los costos y como documentacin de la estructura final, en
este diagrama las categoras de costos y de centros de costos se presentan
por niveles, incluyen los objetivos del costo (aquellos elementos finales por
los cuales se disea el sistema para acumular los costos y los materiales
directos empleados, el procesamiento externo directo y los objetivos del
costo).
Figura 4. Diagrama de flujo de costos
SUELDOS, SALARIOS Y APROPIACIONES
Mano de obra directa e indirecta, trabajo suplementario, bonificaciones, seguridad
social de la entidad, seguro de salud colectivo, seguros contra accidentes,
pensiones.
NIVEL I
COSTOS DE ASIGNACIN ESPECFICA

Depreciaciones, impuestos, seguros, suministros, viticos, mantenimiento y
reparaciones , suministros de cafetera, aseo y oficina, combustibles y lubricantes,
servicios pblicos, vigilancia, servicios por contrato, capacitacin y educacin,
NIVEL II
CENTRO DE SERVICIOS
Servicios generales, secretara de general.
NIVEL III
ACTIVIDADES DE APOYO DE OPERACIONES

Cont rol interno, compras, almacn, peticiones, quejas y recursos.
NIVEL IV
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
Contabilidad, personal, facturacin, tesorera, gerencia.
NIVEL V
ACTIVIDADES OPERATIVAS
Planta de bombeo, tcnica operativa, redes, laboratorio, plantas de tratamiento
Terebinto y Sur.
NIVEL VI
OBJETIVOS DE LOS COSTOS

INTERNOS
Determinar y controlar el costo del bombeo y tratamiento del agua
Establecer tarifas adecuadas a los usuarios.
Lograr la eficiencia y eficacia en la prestacin del servicio.
EXTERNOS
Aumentar el beneficio social.
Ampliar la cobertura del suministro de agua.
MATERIALES DIRECTOS
Insumos qumicos y react ivos
SERVICIOS EXTERNOS DIRECTOS

Fletes, estudio y proyectos, fugas y conexiones
fraudulentas, asesoras profesionales.
CLIENTES
Costo por metro cbico a los usuarios del
servicio.
Fuente. Datos tomados de Empochiquinquir E.S.P.

Elaborado por: Autora
7.6 HERRAMIENTAS PARA EL DISEO DEL SISTEMA DE COSTOS

En primera instancia se organiz a y clasific a la informacin inherente a cada
centro de costos, pues en este modelo los costos afectan directamente la
materia prima y la mano de obra frente a los productos finales, distribuyendo
entre las actividades el resto, ya que por una parte se consumen recursos y
por otra son utilizadas para obtener los productos.
Teniendo en cuenta lo anterior, se elaboran hojas de trabajo para los
componentes del costo que pertenecen al nivel I y II; y para las actividades o
centros de costos de los niveles III, IV, V, y VI, tomando el total de reas
funcionales de la empresa. Estas hojas de trabajo se derivan de las
nminas del personal vinculado con la entidad, datos suministrados
directamente por la empresa, las cuales se elaboran con el objeto de
establecer los costos de los sueldos, salarios y apropiaciones en que incurre
la empresa en lo que respecta a la mano de obra directa e indirecta.
Para diligenciar las hojas de trabajo, se toman las nminas del primer
trimestre del ao 2005, teniendo en cuenta el total de empleados
sindicalizados y no sindicalizados y se distribuyen en cada centro de costos
de acuerdo a sus actividades, en donde se totaliza sueldo bsico, horas
laboradas, auxilio de transporte, bonificaciones, trabajo suplementario y
apropiaciones como cesantas.
Una vez terminado el proceso anterior, se procede a imputar los valores
totales de cada una de las hojas de trabajo de los costos de asignacin
especfica, para luego totalizar cada uno de ellos y realizar el cierre de los
centros de costos teniendo en cuenta la sumatoria de los gastos ms
comunes en que incurre mensualmente la entidad en cada uno de ellos,
como son: salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, viticos,
seguros, vigilancia, elementos de oficina, mantenimiento y reparacin,
agua, energa elctrica, telfono, combustibles y lubricantes, elementos de
cafetera, elementos de aseo, impuestos, tasas y contribuciones ,
depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos.
En los centros de costos de servicios generales, secretaria general, control
interno, compras, almacn, peticiones, quejas y recursos, contabilidad,
divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa,
redes y Terebinto, se puede observar que el costo de mayor relevancia en
que stos incurren es el de salarios y apropiaciones de nmina, lo cual
obedece a que cada uno de ellos requiere de personal de planta para el
desempeo ptimo de las actividades; mientras que para la planta de
bombeo y Sur, el gasto ms elevado es el de energa.
7.7 ANLISIS DE LA DISTRIBUCIN Y CIERRE DE LOS CENTROS DE

COSTOS
Para el anlisis de la distribucin de costos se tiene en cuenta el mayor valor
de los gastos comunes en cada uno de los centros, de igual manera se
coteja el porcentaje de asignacin para determinar cules centros prestan
sus servicios en mayor proporcin a los dems y para el cierre se tiene en
cuenta la asignacin de acuerdo al inductor establecido para cada centro de
costos (ver anexo A).
- Hoja de trabajo DC (distribucin de costos). Se clasificaron los centros
de costos en: centros de servicios, centros de apoyo, actividades
administrativas y actividades operativas.
- Hoja de trabajo DCSG1 (distribucin costos servicios generales). Es el
primer centro de costos que se cierra, debido a que ste realiza actividades
que comprometen los dems centros, para su cierre se tiene en cuenta el
total de los gastos en los cuales incurre en el perodo objeto de estudio.
Tabla 8 Distribucin costos servicios generales
CENTROS DE SERVICIOS
CONCEPTO
Salarios y apropiaciones de nmina
Dotaciones
Viticos
Seguros y plizas
Vigilancia
Suministros de oficina
Agua
Energa elctrica
Telfono
Suministros de aseo
Impuestos, tasas y contribuciones
Depreciaciones
Otros gastos
SUBTOTAL
Cierre centro de costos servicios generales.
SERVICIOS GENERALES
1.409.862
44.250
9.175
52.487
34.355
750.000
1.384
12.694
1.041.125
90.785
111.689
48.854
93.595
12.745
3.713.000
-3.713.000
Fuente: Datos tomados de la relacin de gastos generales de Empochiquinquir E.S.P.

primer trimestre de 2005.
Teniendo en cuenta la distribucin de los costos incurridos en este centro, se
puede analizar que los costos promedio mensual incurridos son de

$3.713.000, valor que corresponde al acumulado por los conceptos
estipulados en la tabla anterior, en este centro de costos se puede apreciar
que combustibles y lubricantes despus de salarios, sueldos y
apropiaciones, es el de mayor relevancia, debido a que el vehculo realiza
los desplazamientos de personal de las plantas, de materiales y dems
elementos requeridos para la ejecucin de actividades relacionadas con el
objeto social de la entidad; este centro de costos est conformado por el
conductor y auxiliar de servicios generales, aplicando los siguientes
inductores:
Conductor: Inductor: Porcentaje horas asignadas
Horas de servicio mensual
Horas asignadas a cada centro de costos
100%
X
___Horas asignadas a cada centro de costos X 100%

= % tiempo asignado
Horas total de servicio mes asignadas a cada centro de costos
Para auxiliar de servicios generales se divide en:

Aseo: Inductor: Porcentaje por tiempo asignado a cada M2
Horas total de servicio mensual X rea M2 asignado a cada centro de costos
rea total de la planta administrativa
Cafetera: Inductor: Porcentaje por centro de costos
______________Horas total de servicio mensual___________
No. de centros de costos a los que presta servicio de cafetera
Luego a travs del inductor asignado se le imputa el valor correspondiente a

cada uno de los centros de costos a los que prestan sus servicios, entre los
cuales estn: secretaria general, control interno, compras, almacn,
peticiones, quejas y recursos, contabilidad, jefe de divisin administrativa,
facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo,
laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur.
Una vez se realiza el cierre de este centro de costos se logra establecer que
a quienes le presta servicio en mayor proporcin, es a la gerencia con un
19%, almacn con 17,5% y redes con un 14,9%, ya que son estas
dependencias
las que mas utilizan el servicio de transporte
(horas/camioneta), debido a sus actividades de gestin, transporte de
personal, materiales, insumos y suministros, en el presente estudio se
desarrolla el paso a paso para la distribucin de costos de servicios
generales (ver anexo B).
Hoja de trabajo DCSG2 Secretara general. En este centro de costos est

nicamente la secretara de gerencia, dependencia que se ubic a ah porque
por una parte recibe servicio de servicios generales y por otra, porque le
presta algunos servicios a los dems centros de costos, para la distribucin
de los costos de este centro se totalizaron los gastos incurridos en el mes y
acumulando los gastos del centro de costos de servicios generales.
Para este centro los costos se distribuyen tomando como inductor las horas
de servicio mensual, logrando de esta manera establecer el porcentaje (%)
de horas que dedica a cada uno de los dems centros.
Inductor: Porcentaje por horas asignadas
Total promedio mensual horas de servicio
100%
Horas asignadas a cada centro de costos
Horas asignadas a cada centro de costos X 100% = % horas asignadas a cada centro
Total promedio mensual horas de servicio
Luego se imputa el acumulado a los dems centros teniendo en cuenta que

ste le presta servicios a los dems centros de costos de la entidad.
Posteriormente se le imput el porcentaje correspondiente por el servicio
que le presta a los dems centros de costos como son: control interno,
compras, almacn, peticiones, quejas y recursos, contabilidad, jefe de
divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa,
redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur
(ver anexo G DC).
puede analizar que los costos promedio mens ual incurridos son de
$2.314.991, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y
apropiaciones de nmina, dotaciones, viticos, seguros y plizas, vigilancia,
suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y
contribuciones, depreciaciones y otros gastos.
Adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de
asignacin de servicios generales, en este centro de costos se puede
apreciar que el tem de mayor incidencia es el de las depreciaciones, debido
a que posee equipos de computo y telecomunicaciones, y porque el servidor
de Internet y de servicios de red estn bajo su responsabilidad; en segundo
lugar est el valor correspondiente por imputacin de servicios generales y
en tercer lugar los suministros de papelera, que requiere mensualmente
para la ejecucin de sus funciones.
Una vez se realiza el cierre de este centro de costos, se logra establecer que
a quienes le presta servicio en mayor proporcin, es a la gerencia con un
53,2%, puesto que est vinculada a entidad como secretaria de gerencia,
pese a ello, le presta servicios en menor proporcin a los dems centros de
costos, como recepcin de llamadas, correspondencia y es la encargada del
archivo general de la empresa.
Hoja de trabajo DCCI3 control interno. En este centro de costos la

distribucin de los costos se realiz a totalizando los gastos incurridos en el
mes. Luego se aplic a el Inductor: Porcentaje tiempo de asignacin a cada
centro de costos.
Total promedio mensual horas laboradas
No. total centros de costos
100%
X
Total promedio mensual horas laboradas = % de asignacin por centro de costos

No. total centros de costos
ste se prorratea en todos los centros de costos en partes iguales,

correspondiente por el servicio que le presta el centro de costos a los dems
centros de costos entre los cuales estn: compras, almacn, peticiones,
quejas y recursos, contabilidad, jefe de divisin administrativa, facturacin,
tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio,
planta de tratamiento Terebinto y Sur. Teniendo en cuenta la distribucin de
los costos incurridos en este centro, se puede analizar que los costos
promedio mensual incurridos son de $1.748.105, valor que corresponde al
acum ulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, viticos,
seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica,
telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, correos, portes
y telegramas y otros gastos, adicionalmente se le imput el valor
correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales y
secretaria general, en este centro de costos se puede apreciar que el tem
de mayor relevancia es la imputacin por servicios generales, debido a que
se beneficia aseo y cafetera; y los suministros de oficina, pues el jefe de
control requiere de ellos para la elaboracin de los informes dentro de su
rea de competencia. Una vez realizado el cierre de este centro de costos se
logr establecer que a los dems centros de costos le presta sus servicios
en igual proporcin, debido a que est vinculado con directamente con los
otros centros, por ser un rgano interno de control de la entidad.
- Hoja de trabajo DCC4 compras. Al igual que el centro de costos anterior la
distribucin costos se realiz a totalizando los gastos incurridos en el mes de
acuerdo a las horas que los participantes de esta actividad dedican, luego se
calcula el porcentaje correspondiente para descargarlo de los centros de
costos almacn, divisin administrativa, jefe de la divisin financiera,
gerencia, tcnica operativa y ingeniero de redes e imputarlo directamente a

compras .
Para obtener dicha informacin el inductor que se aplica, es el que se
describe a continuacin:
Horas de servicio mensual
Horas asignadas por cada centro de costos
100%
X
___Horas asignadas por cada centro de costos X 100%

= % tiempo asignado
Horas total de servicio mes asignadas a este centro de costos
Este procedimiento se realiz a as, por ser una actividad que no tiene una
persona directamente encargada, sino que en ella interviene el personal
antes mencionado.
Este centro de costos refleja su mayor costo en los impuestos, tasas y
contribuciones, debido a que en este centro participan los funcionarios antes
mencionados y segn la resolucin SSPD 20051300011765 de 2005,
estipula que las tarifas por contribuciones para las empresas prestadores de
servicios pblicos domiciliarios se liquida mximo el 1% sobre el total de los
gastos de funcionamiento de la entidad.
En el cierre de los centros de costos anteriores se le imputa el valor
correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales,
secretaria general y control interno, en este centro de costos se puede
apreciar que el tem de mayor relevancia es la imputacin por control
interno, debido a que ste hacer parte de las actividades relacionadas con
las compras.
Una vez se realiza el cierre de este centro de costos se distribuye en igual
proporcin a los centros de costos que intervienen en l.
- Hoja de trabajo DCA5 almacn. Para este centro de costos la distribucin
se realiz a haciendo la sumatoria de los gastos incurridos en el mes y se
aplic a el siguiente inductor:
Inductor: Porcentaje por nmero de requisiciones
Promedio mensual de requisiciones
No. de requisiciones por centro de costos
100%
X
No. total requisiciones por centro de costos X 100% = % de asignacin por centro de costos
Promedio mens ual de requisiciones
Porcentaje correspondiente por el servicio que le presta a los dems centros

de costos, as: peticiones, quejas y recursos, contabilidad, jefe de divisin
administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes,
planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur.
puede analizar que los costos promedio mensual incurridos son de
apropiaciones de nmina, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros
de oficina, agua,
energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y
contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos,
adicionalmente se le imput el valor correspondiente al porcentaje de
asignacin de servicios generales, secretaria general, control interno y
compras, siendo el de mayor relevancia servicios generales, lo que obedece
al rea de ocupacin de almacn.
Almacn refleja su mayor costo en los impuestos, tasas y contribuciones,
debido a que es un centro de costos que est directamente relacionado con
las actividades necesarias para la produccin y comercializacin del servicio;
y vigilancia, responde a los criterios tenidos en cuenta para la distribucin de
costos por dicho concepto, para lo cual se tom como inductor rea de
ocupacin por dependencia en metros cuadros, siendo almacn una de las
que ms dispone de espacio para su funcionamiento, puesto que requiere de
un sitio para realizar las actividades administrativas, uno para
almacenamiento de tiles de papelera y otro para herramientas, insumos y
suministros que estn bajo su responsabilidad.
Finalmente se puede establecer que a los centros de costos que ms le
presta sus servicios es a la planta de tratamiento Terebinto con el 20%,
redes el 18% y la planta del Sur con el 9%, lo cual est directamente
relacionado con el manejo de inventarios de la entidad.
- Hoja de trabajo DCPQR6 peticiones, quejas y recursos. La distribucin
de costos de este centro se hace teniendo en cuenta el total de los gastos en
que incurre mensualmente y luego se aplic a el porcentaje correspondiente
por el nmero de peticiones, quejas y recursos que recepcione para cada
centro de cos tos, para lo cual se aplic a el siguiente inductor:
Inductor: Porcentaje por No. de PQR
100%
Promedio mensual requisiciones por cada centro de costos
X
Promedio mensual requisiciones por cada centro de costos X 100%= % asignado por centro costos
Luego se determina el porcentaje asignado por cada centro de costos se

procede a imputarlo a los dems centros de costos a los que presta sus
servicios como son: contabilidad, jefe de divisin administrativa, facturacin,
tesorera, gerencia, tcnica operativa y redes.
En ste se puede observar que el total de costos incurridos es de
apropiaciones de nmina, dotaciones, viticos, seguros y plizas, vigilancia,
suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y
contribuciones, depreciaciones, y otros gastos, adicionalmente se le imputa
el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales,
secretaria general, control interno y almacn, siendo el de mayor relevancia
servicios generales, por el rea de ocupacin de pqr.
En PQR el costo ms representativo es el de suministros de oficina, esto se
puede explicar por el consumo de papelera en cumplimiento de sus
actividades como son la recepcin de peticiones, quejas y recursos y la
rendicin de informes; las depreciaciones estn en segundo lugar.
Se puede establecer que a los centros de costos que ms le presta sus
servicios es a facturacin con 45,29%, tcnica operativa con 21,58% y
divisin administrativa con 15,99%, lo que refleja que el mayor nmero de
peticiones, quejas y recursos recepcionados, las cuales estn relacionados
con la verificacin de lecturas, liquidacin de tarifas y conciliacin de deudas,
conexiones, cortes y reconexiones del servicio, entre otras.
-
Hoja de trabajo DCC7 contabilidad. Para el cierre de este centro se tiene

en cuenta el total de los gastos en que incurre mensualmente y luego se
aplic a el porcentaje correspondiente por el servicio que le presta el centro de
costos a divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica
operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento
Terebinto y Sur.
Inductor: Porcentaje asignado por centro de costos
La Contadora de la entidad directamente suministra la informacin del
porcentaje (%) asignado a cada uno de los centro de costos.
En ste se puede observar que el total de costos incurridos en el mes es de
$2.085.550, valor que corresponde al acumulado por concepto de orden de
prestacin de servicios, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina,
agua,
energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones,
depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente
se le imput el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de

servicios generales siendo ste el ms relevante, secretaria general, control
interno, compras, almacn y pqr.
En ste, el costo ms representativo es el de suministros de oficina, el cual
obedece a toda la papelera consumida en el mes, para la elaboracin de
informes contables y financieros y rendicin de los mismos tanto interna
como externamente. Las depreciaciones estn en segundo lugar, debido a
que este centro de costos esta dotado de computador, impresora, telfono,
archivadores, escritorios, entre otros.
Finalmente se puede establecer que a los centros de costos que ms le
presta sus servicios es a gerencia en un 30%, por ser a quien rinde informes
contables, financieros y econmicos de la entidad.
Hoja de trabajo DCDA8 divisin administrativa. El cierre de este centro

se realiz a teniendo en cuenta el total de los gastos en que incurre
mensualmente y posteriormente se determina el nmero de funcionarios por
cada dependencia estableciendo el porcentaje proporcional por el servicio
que le presta a los centros de costos realizando la distribucin as:
facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo,
laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur.
Inductor: Nmero de empleados
Total promedio mensual de empleados
No. empleados por centro de costos
100%
X
No. empleados por centros de costos X 100% = % de asignacin por centro de costos
Total promedio mensual de empleados
Luego de determinar el porcentaje asignado por cada centro de costos se

procede a imputarlo a los dems centros de costos a los que presta sus
servicios como son: facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa,
redes, planta de bombeo, laboratorio, planta Terebinto y planta Sur.
En ste se puede observar que el total de costos incurridos es de
de oficina, agua,
energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y
asignacin de servicios generales, secretaria general, control interno,
compras, almacn, contabilidad y pqr, siendo ste el ms significativo, por
ser un centro de costos directamente relacionado con la divisin
administrativa como encargado de dar solucin a las peticiones, quejas y

recursos de los usuarios .
En este centro de costos, el tem ms representativo es el de suministros de
oficina, esto obedece al consumo de papelera en cumplimiento de sus
actividades como son: la seleccin y contratacin de personal, la
contestacin de procesos legales, liquidacin de nmina, elaboracin de
informes internos, entre otros; y las depreciaciones estn en un segundo
lugar.
servicios es a: facturacin y redes con el 29%, para la planta de bombeo,
Terebinto y Sur con el 9%, lo que refleja que son los centros de costos
donde se requiere de mayor nmero de personal y por otra parte, obedece a
la rotacin de personal, vinculado con dichas reas.
-
Hoja de trabajo DCF9 facturacin. Este se cierra teniendo en cuenta los

gastos incurridos en el mes y posteriormente se asigna un mayor
porcentaje a los centros de costos que ms se benefician de los servicios
prestados por este centro y en menor proporcin para los dems, en donde
se tiene en cuenta los siguientes centros: planta de bombeo, redes, planta
de tratamiento Terebinto y Sur debido a que este centro es quien realiza la
facturacin prestndole un servicio directo a cada uno de ellos.
Inductor: Porcentaje asignado a cada centro de costos
Promedio mensual horas laboradas
Promedio mensual horas asignadas por centro de costos
100%
X
Promedio mensual horas asignadas por centro de costos X 100% = % asignado a cada centro de costos
Promedio mensual horas laboradas
En ste se determina que el total de costos incurridos en el mes es de

apropiaciones de nmina de la facturadora y los nueve aforadores,
dotaciones viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de ofic ina,
agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones,
depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente
se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de
servicios generales, secretaria general, control interno, almacn, pqr,
contabilidad y divisin administrativa, quien tiene mayor relevancia, lo que
obedece al nmero de personal vinculado con facturacin.
Facturacin refleja su mayor costo en los impuestos, tasas y contribuciones,
debido a que es un centro de costos que est directamente relacionado con
las actividades necesarias para la comercializacin del servicio; y
suministros de oficina, porque en este centro se imprime toda la facturacin

para el cobro del servicio.
servicios es a: planta de tratamiento Terebinto con el 44%, por ser la planta
que trata mayor cantidad de agua y por ende elabora la facturacin
correspondiente y redes con el 20%, obedeciendo a facturacin de
alcantarillado.
-
Hoja de trabajo DCT10 tesorera. Este centro de costos se cierra tomando

el total de los gastos en que incurre mensualmente y se hace su distribucin
asignndole el porcentaje correspondiente por las disponibilidades que emite
a cada dependencia en el mes y se imputa el valor correspondiente a cada
uno de los siguientes centros de costos: gerencia, tcnica operativa, redes,
Promedio mensual de egresos
Promedio mensual egresos por centro de costos
100%
X
Promedio mensual egresos por centro de costos X 100% = % asignado por centro de costos
Promedio mensual de egresos
En tesorera los tems ms relevantes son los de suministros de oficina y

depreciaciones.
En ste se determina que el total de costos incurridos en el mes es de
apropiaciones de nmina del jefe de la divisin financiera y la auxiliar de
contable, dotaciones viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de
oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones,
depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor
correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales,
secretaria general, control interno, almacn, compras, pqr, contabilidad,
divisin administrativa y facturacin, siendo este ltimo el ms significativo,
porque facturacin verifica los pagos de los usuarios para luego ser
reportados a tesorera.
Tesorera refleja su mayor costo en suministros de oficina, debido a que
realiza las disponibilidades presupuestales, elaboracin del presupuesto, de
informes financieros y estudios econmicos, entre otros, y depreciaciones
porque tiene bajo su responsabilidad equipos de cmputo y muebles y
enseres.

servicios es a: redes en un 25% debido a que el mayor nmero de egresos
corresponden a dicho centro, por concepto de pago de suministros, mano de
obra para mantenimiento y reparacin de los ductos; y tcnica operativa en
un 21% por los egresos generados en la cancelacin
-
Hoja de trabajo DCT11 gerencia. El cierre de este centro se realiz a

teniendo en cuenta el total de los gastos en que incurre mensualmente y
luego se determina el nmero de horas que asigna a cada dependencia
estableciendo el porcentaje proporcional por el servicio que le presta a los
centros de costos realizando la distribucin as: tcnica operativa, redes,
La gerente de la entidad directamente suministra la informacin del
porcentaje (%) asignado a cada uno de los centro de costos.
de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y
asignacin de servicios generales, secretara general, control interno,
compras, almacn, pqr, contabilidad, divisin administrativa, facturacin y
tesorera, siendo ste el ms relevante, debido a que la gerente es la
representante legal y ordenadora del gasto de la entidad.
Los costos ms representativos son: servicio telefnico, viticos y seguros y
plizas, los cuales obedecen a la gestin que debe realizar con entidades
del nivel local y nacional para el buen funcionamiento de la entidad por ser
la representante legal, adems porque debe desplazarse a entidades como:
la Comisin reguladora de agua potable y saneamiento bsico (CRA), CAR,
Fondo Nacional de Regalas, gobernacin de Boyac y dems entidades de
vigilancia, control y cofinanciacin.
Segn informacin suministrada por la gerente, se determina que a los
centros de costos que ms le presta sus servicios es a: planta de bombeo y
de tratamiento Terebinto en un 20% y tcnica operativa, redes, laboratorio y
planta sur en un 15% debido a que stas son las reas misionales de la
entidad, pues son donde se capta, se trata y distribuye el agua a los usuarios
del servicio.
Hoja de trabajo DCTO12 tcnica operativa.
Este centro de costos se
cierra tomando el total de los gastos en que incurre mensualmente y luego

se determin el nmero de horas que dedica a cada actividad, se asigna el
porcentaje correspondiente a cada centro de costos donde presta sus
servicios, entre los cuales estn: redes, planta de bombeo, laboratorio,
planta de tratamiento Terebinto y Sur.
El jefe de la divisin tcnica operativa de la entidad directamente suministra
la informacin segn el porcentaje (%) que asigna a cada centro de costos.
En tcnica operativa segn la distribucin de los gastos ms comunes, se
puede determinar que el total de costos incurridos en el mes es de
de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y
contribuciones, depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el
valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales,
secretara general, control interno, compras, almacn, pqr, contabilidad,
divisin administrativa, facturacin, tesorera y gerencia en un mayor
porcentaje por ser un centro de costos relacionado directamente con la
captacin, bombeo, impulsin, tratamiento y control de calidad del servicio
que se presta.
Los tems ms significativos en este centro son: suministros de oficina y
viticos, los cuales obedecen a las planillas de control de consumo de
insumos qumicos, informes de tratamiento y calidad del agua y a los
desplazamientos realizados para recibir capacitacin para el mejoramiento
de los procesos de tratamiento del agua, modelacin hidrulica, entre otros.
Segn informacin suministrada por el jefe de la divisin tcnica operativa,
se determina que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es
a: planta de tratamiento Terebinto en un 40% y Sur el 30%, debido a que
debe ejercer un mayor control para lograr la calidad de agua y establecer los
parmetros para aplicar la cantidad de insumos qumicos adecuados en
cada uno de los procesos de tratamiento del agua, de acuerdo a las
caractersticas obtenidas por las pruebas de laboratorio; y redes, planta de
bombeo y laboratorio en un 10%, porque debe coordinar las actividades con
dichos centros de costos para la prestacin del servicio en ptimas
condiciones.
-
Hoja de trabajo DCR13 redes. Para cerrar este centro de costos se

totalizan los gastos mensuales en que incurre, posteriormente se determina
el nmero de horas que dedica a cada centro de costos donde presta sus
servicios, asignando el porcentaje correspondiente para imputarlo a la
planta de tratamiento Terebinto y Sur por estar directamente relacionadas

con el desarrollo de sus actividades.
Inductor: porcentaje de asignacin por centro de costos
apropiaciones de nmina del ingeniero de redes, vlvulero, conductor
mecnico, fontanero y seis operarios, dotaciones, viticos, seguros y plizas,
vigilancia, suministros de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa
elctrica, telfono, combustibles y lubricantes, impuestos, tasas y
valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales,
secretara general, control interno, compras, almacn, pqr, contabilidad,
divisin administrativa, facturacin, tesorera, tcnica operativa y gerencia,
siendo ste el ms significativo por ser redes el encargado de la distribucin
del servicio.
Los costos ms representativos son: mantenimiento y reparacin debido a
que se hace mantenimiento continuo a las redes y ductos, maquinaria y
equipo utilizados en la ejecucin de las actividades de este centro de costos,
en segundo lugar est impuestos, tasas y contribuciones porque est
directamente relacionado con la distribucin del agua.
En ste se puede determinar que a los nicos centros de costos que les
presta sus servicios es a la planta de tratamiento Terebinto en un 80% y Sur
en un 20%, debido a que este centro de costos est directamente
relacionado con las actividades de revisin y aprobacin del diseo de redes
locales de acueducto y alcantarillado, mantenimiento preventivo, instalacin
y cambio de redes, control de fugas en redes matriz y primaria de acueducto
con el fin de lograr la eficiente prestacin del servicio.
Dichos porcentajes se imputan proporcionalmente al servicio que presta
cada planta.
Para los centros de costos que se explican a continuacin, vale la pena
aclarar que a diferencia de los anteriores, los salarios y apropiaciones de
nmina no es el tem ms relevante, como se puede observar en el siguiente
anlisis.
-
Hoja de trabajo DCPB14 planta de bombeo. En este centro de costos el

cierre se realiza totalizando los gastos en los que incurre mensualmente y
adicionndole el porcentaje correspondiente por los servicios que le prestan
los centros de costos anteriores, logrando as la acumulacin de costos para
su posterior imputacin en el centro de costos de la planta de tratamiento
Terebinto, debido a que sus actividades estn directamente vinculadas con

este centro.
Inductor: Porcentaje
Se le aplic a el 100% de los costos incurridos en este centro al centro de
costos planta de tratamiento Terebinto, por ser a la nica que presta sus
servicios.
apropiaciones de nmina de los tres operarios, dotaciones, viticos, seguros
y plizas, suministros de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa
elctrica, combustibles y lubricantes, elementos de cafetera, suministros de
aseo, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos.
Adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de
asignacin de secretara general, control interno, almacn, peticiones,
quejas y recursos, contabilidad, divisin administrativa, facturacin,
tesorera, gerencia y tcnica operativa, la asignacin de costos ms
relevante es el de gerencia, quien debe coordinar las actividades en este
proceso inicial, para la prestacin del servicio.
Los costos ms representativos son: energa elctrica, debido a que en esta
planta la captacin, bombeo e impulsin del agua se hace a travs de
bombas elctricas y los impuestos, tasas y contribuciones, porque la entidad
debe cancelar a la Corporacin Autnoma Regional (CAR) la tasa retributiva
por el derecho de captacin de agua del canal del Ro Surez, actividad que
es realizada directamente por este centro de costos.
-
Hoja de trabajo DCL15 laboratorio. Al cerrar el centro de costos

laboratorio se tiene en cuenta el total de gastos mensuales ms la
asignacin porcentual de los centros de costos anteriormente mencionados
para as poderlos distribuir en las plantas de tratamiento Terebinto y Sur.
Inductor: Porcentaje de asignacin a cada centro de costos
Total promedio mensual de pruebas realizadas
Total pruebas para cada planta
100%
X
Total pruebas realizadas para cada planta X 100% = % de pruebas para cada planta
Total promedio mensual de pruebas realizadas

apropiaciones de nmina de la auxiliar de laboratorio, dotaciones, seguros y
plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, elementos

de cafetera, suministros de aseo, impuestos, tasas y contribuciones,
correspondiente al porcentaje de asignacin de secretara general, control
interno, almacn, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera,
gerencia y tcnica operativa. En este centro al igual que el anterior, gerencia
es quien presta ms atencin por estar relacionado con la calidad del agua a
distribuir.
En este centro de costos se le imputa el 80% para la planta de tratamiento
Terebinto y el 20% para la del Sur, esto teniendo en cuenta el nmero de
pruebas realizadas para cada una de ellas.
Los costos ms representativos son: impuestos, tasas y contribuciones, en lo
referente al impuesto de industria y comercio, por ser una actividad que est
directamente relacionada con el producto final.
Los centros de costos que se explican a continuacin no se cierran, teniendo
en cuenta que son las actividades operativas de mayor relevancia dentro de
la entidad, por ser quienes directamente producen y prestan el servicio.
-
Planta de tratamiento Terebinto. En este centro se tiene en cuenta el total

mensuales ms la asignacin porcentual de los centros de costos
anteriormente mencionados.
$135.024.565, valor que corresponde al acumulado por concepto de
salarios y apropiaciones de nmina de los tres operarios, dotaciones,
viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, mantenimiento
y reparacin, agua, energa elctrica, combustibles y lubricantes, elementos
de cafetera, suministros de aseo, impuestos, tasas y contribuciones,
correspondiente al porcentaje de asignacin de secretara general, control
interno, almacn, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera,
gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo y laboratorio.
En este centro de costos segn el cierre, bombeo es quien le presta mayor
servicio, lo cual obedece a que toda el agua captada es bombeada a a
l
planta de tratamiento Terebinto.
Los costos ms representativos son: sueldos, salarios y apropiaciones de
nmina y energa elctrica por la operatividad de la planta.
Planta de tratamiento Sur. Al igual que en la planta de tratamiento

Terebinto, en este centro de costos se tiene en cuenta el total de gastos
mensuales ms la asignacin porcentual de los dems centros de costos.

En ste centro el total de costos incurridos en el mes es de $23.312.599,
valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y
apropiaciones de nmina de los tres operarios, dotaciones, seguros y
plizas, suministros de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa
elctrica, elementos de cafetera, suministros de aseo, impuestos, tasas y
valor correspondiente al porcentaje de asignacin de secretara general,
control interno, almacn, contabilidad, divisin administrativa, facturacin,
tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes y laboratorio.
Para la planta de tratamiento Sur, redes es quien le presta ms servicio,
debido a que es el encargado de la revisin y reparacin de los ductos para
la prestacin ptima del servicio, en su rea de cobertura.
Los costos ms representativos son: energa elctrica puesto que sta es
utilizada como fuente para la extraccin del agua del pozo profundo,
impulsin, tratamiento y distribucin. Al totalizar todos los centros de costos
se puede observar que los costos promedio mensual en que incurre la
entidad para su funcionamiento, son de $158.337.165.
7.8. PLANIFICACIN DEL MODELO DE ACUMULACIN DE COSTOS
PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS
PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIR E.S.P.
Para establecer el precio del producto se toman los datos necesarios para la
elaboracin del diagnstico operativo de la entidad, el cual permite
identificar y analizar las falencias y debilidades referentes al sistema de
costos que aplica en la actualidad, est informacin es suministrada por los
diferentes operarios y funcionarios de la empresa, luego se identifican y
definen cada una de las actividades relevantes que intervienen en los
diferentes procesos y se organizan por centros de costos, identificando los
principales componentes de costos y determinando las relaciones entre
actividades y costos, en este proceso se hace un anlisis minucioso para
identificar los inductores de costos ms adecuados para asignar los costos a
las actividades y las actividades a los productos, una vez terminada esta
fase se establece la estructura del flujo de costos en donde se identifican
seis niveles, en el nivel uno y dos se establecen los componentes del costo
como son los sueldos, salarios y apropiaciones, entre los cuales estn: mano
de obra directa e indirecta, trabajo suplementario, bonificaciones, seguridad
social, seguro de salud colectivo, seguros contra accidentes y pensiones y
en los costos de asignacin especfica se incluyen las dotaciones, viticos,
seguros y plizas, suministros de papelera y fotocopias, mantenimiento y
reparacin, agua, energa elctrica, telfono, combustibles y lubricantes,
elementos de cafetera, suministros de aseo, impuesto, tasas y
contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos.

Para los niveles del tres al seis se clasifican las actividades o centros de
costos por centro de servicios (servicios generales, secretara general),
actividades de apoyo de operaciones (control interno, almacn, peticiones,
quejas y recursos), en las actividades administrativas (contabilidad, divisin
administrativa, facturacin, tesorera y gerencia) y en las actividades
operativas (tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, plantas
de tratamiento Terebinto y Sur).
Posteriormente se disean y elaboran hojas de trabajo para cada uno de los
componentes y actividades de los centros de costos, en donde se detalla la
informacin y se totaliz a cada una de las hojas de trabajo para distribuir
dichos valores a los centros de costos en donde cada actividad interviene,
luego se realiz a el cierre de costos, quedando nicamente las plantas de
tratamiento en donde se acumulan el total de costos de los dems centros,
debido a que todas las actividades que se ejecutan estn directa e
indirectamente relacionadas con la prestacin del servicio, luego del total
obtenido correspondiente al 100%, se imput slo el 60% debido a que el
presente estudio abarca el servicio de acueducto, lo cual da como resultado
los costos operacionales por planta y el 40% restante corresponde al servicio
de alcantarillado, estos porcentajes se aplicaron teniendo en cuenta que son
los que estn vigentes dentro de los lineamientos de la entidad.
A los costos operacionales se les imputa el valor de materiales directos
(insumos y reactivos qumicos) en un 100% porque son utilizados para el
tratamiento del agua de consumo y los gastos externos (honorarios, fletes,
publicidad y estudios y proyectos) slo se prorrateo el 60%, con base en lo
descrito anteriormente.
En este sentido, se puede decir, que para establecer el verdadero costo en
que se incurre en el tratamiento del agua, se hace prioritario conocer todas
las actividades, inductores y la asignacin por centros de costos en que
incurre dicho proceso, as como los costos externos y s este costo est
siendo asignado en la generacin, tratamiento y distribucin por metro
cbico de agua. Por esto, se establece la relacin costo-ingreso en cada
uno de los servicios y se imputa a cada uno de ellos los gastos
correspondientes, de acuerdo con cada una de las dependencias en que
est dividida la empresa, convirtindose en una herramienta de gestin
eficiente y eficaz para los directivos de la entidad puesto que arroja
informacin veraz y oportuna, permitiendo tomar decisiones ms acertadas y
de esta manera evitar que los costos de acueducto puedan ser
registrados en alcantarillado o viceversa.
7.9 ANLISIS DE LOS COSTOS COMO UNA HERRAMIENTA QUE

OPTIMIZA LA GESTION
Una vez se finalizan los pasos que se han descrito anteriormente para los
cuales se tiene en cuenta el 100% de los costos incurridos para la prestacin
del servicio, se aplic a el 60% para acueducto y el 40% para alcantarillado,
porcentajes que obedecen a lo establecido en la circular CRA 151, artculo
3.2.4.2 el cual expresa que la tarifa por uso del servicio de alcantarillado es
el correspondiente al 40% del valor total de la factura y el 60% para el
servicio de acueducto.
De esta manera y de acuerdo con la informacin obtenida en la distribucin
y acumulacin de costos, Empochiquinquir incurre en costos promedio
mensuales de $158.337.165, los cuales quedan imputados en las plantas de
tratamiento Terebinto por valor de $135.024.565.oo y para la planta Sur con
costos de $23.312.599, tomando de stos el 60% correspondiente al
servicio de acueducto en cada una de ellas, luego se les imput el valor de
la materia prima como son los insumos y reactivos qumicos en un 100%,
puesto que estos son utilizados exclusivamente para el tratamiento del agua
el cual est inmerso en el servic io de acueducto por un valor de $41.175.033
distribuidos as: para la planta de tratamiento Terebinto $36.080.878
correspondientes al 93.8% y para la planta de tratamiento Sur $5.094.955,
con un 6.2%, porcentajes asignados de acuerdo a la cantidad de agua
tratada en cada planta, y los gastos externos como fletes, publicidad,
honorarios, estudios y proyectos en un 60% del total por estos requeridos
tanto en el servicio de acueducto como en el de alcantarillado, y as
finalmente hallar el total de costos en que incurre la entidad por la
prestacin del servicio de acueducto.
Posteriormente, se realiza el comparativo de los ingresos obtenidos por el
tratamiento, comercializacin y distribucin del servicio de acueducto, los
ingresos obtenidos por servic io de facturacin y recaudo a Ecochiquinquir
por el servicio de aseo y los ingresos obtenidos por la comercializacin de
suministros como son medidores, tapas y registros versus Costo asignado
para acueducto antes y despus de prdidas por fugas y fraudes. Como se
puede observar a continuacin:
Tabla 10 Costos totales del servicio

COSTOS TOTALES DEL SERVICIO
COSTOS TOTALES
COSTOS OPERACIONALES POR PLANTA
VALOR 100%
PLANTA DE TRATAMIENTO TEREBINTO

PLANTA DE TRATAMIENTO SUR
TOTAL PROMEDIO MENSUAL COSTOS
OPERACIONALES
135.024.565
PLANTA TEREBINTO
PLANTA SUR
VALOR 60%
VALOR 60%
81.014.739
23.312.599
13.987.560
158.337.165
81.014.739
13.987.560
MATERIALES DIRECTOS
INSUMOS QUMICOS
PLANTA TRATAMIENTO TEREBINTO
36.010.276
Sulfato de aluminio
10.219.396
Cal nare
1.666.250
Polmero aninico
16.747.500
Hipoclorito de Calcio
4.093.750
Cloro gaseoso
3.283.380
PLANTA DE TRATAMIENTO SUR
5.090.341
Hidroxicloruro de aluminio
560.000
Hipoclorito de Sodio
2.448.296
cido clorhidrico
2.082.045
LABORATORIO
Reactivos qumicos
69.802
4.614
117.094.817
19.082.515
1.041.180
68.820
74.416
TOTAL PROM MENSUAL COSTOS OPERAC + COSTO MATERIA PRIMA

GASTOS EXTERNOS
HONORARIOS
Asesor Jurdico
1.200.000
720.000
650.000
390.000
PROMEDIO MENSUAL FLETES
600.000
360.000
337.680
22.320
PROMEDIO MENSUAL PUBLICIDAD
206.667
124.000
116.312
7.688
9.916.667
5.950.000
5.581.100
368.900
124.171.089
19.550.243
67.953.261
10.717.515
192.124.351
30.267.758
Ingeniero de sistemas
PROMEDIO MENSUAL ESTUDIOS Y PROYECTOS

TOTAL PROM MENSUAL COSTOS INCURRIDOS PREST DEL SERVICIO
PROMEDIO MENSUAL PERDIDAS POR FUGAS Y FRAUDES
TOTAL COSTOS PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO
TOTAL INGRESOS PROMEDIO MENSUAL POR VENTA
DE BIENES
2.288.458
1.287.944
85.131
INGRESOS POR SERVICIO DE FACTURACIN Y

RECAUDO ECOCHIQUIQNUIR
1.400.000
787.920
52.080
133.266.167
125.003.664
11.730.146
TOTAL INGRESOS POR SERVICIO DE ACUEDUCTO

COSTO ASIGNADO PARA ACUEDUCTO ANTES DE
PERDIDAS
PERDIDA SERVICIO DE ACUEDUCTO
TOTAL INGRESOS PROMEDIO MENSUAL POR VENTA
DE BIENES
INGRESOS POR SERVICIO DE FACTURACIN Y
RECAUDO ECOCHIQUIQNUIR
TOTAL INGRESOS POR SERVICIO DE ACUEDUCTO
COSTO ASI GNADO PARA ACUEDUCTO DESPUS DE
PERDIDAS
PERDIDA SERVICIO DE ACUEDUCTO
FUENTE. Datos suministrados por Empochiquinquir.
ELABORADO POR: Autora del proyecto
124.171.089
19.550.243
2.908.438
- 7.682.886
2.288.458
1.287.944
85.131
1.400.000
787.920
52.080
133.266.167
125.003.664
8.262.502
192.124.351
30.267.758
- 65.044.823
- 21.868.045
Una vez se obtiene el promedio mensual de los costos incurridos se procede

a determinar el precio del servicio, para nuestro caso, el valor del metro
cbico de agua tratada lo cual se determina de la siguiente manera:
Valor m3 de agua = total costos promedio mensual de costos
incurridos para la prestacin del servicio antes de perdidas

Promedio mensual m3 de agua tratada
Con base en informacin suministrada por el ingeniero de la divisin tcnica

operativa de la entidad se determina que el promedio mensual de agua
tratada en m3 es de 289.752, de esta cantidad el 93.8% de agua es tratada
por la planta de tratamiento Terebinto, es decir, 271.752 m3 y el 6,2%
restante por la planta de tratamiento Sur, porcentaje que equivale a 18.000
m3.
Valor m3 de agua tratada Terebinto = ______$124.171.089_______ = $456.9 m3 de agua tratada
271.752 m3 de agua tratada
Valor m3 de agua tratada Sur = ______$19.550.243_______ = $1.086 m3 de agua tratada
18.000 m3 de agua tratada
De lo anterior se deduce, que el valor promedio mensual del metro cbico de

agua tratada es de $456.9 para la planta Terebinto y $1.086 para la Planta
Sur, costo del agua sin tener en cuenta la estratificacin de los usuarios, ni
las prdidas por fugas o fraudes, analizando as que la Planta Sur produce
el agua en un 238% ms costosa que la Planta Terebinto, incurre en un
mayor costo por consumo de materia prima (insumos qumicos) debido a
que el agua extrada del pozo profundo contiene un mayor porcentaje de
ferrominucidad16, lo cual requiere de ms cantidad de qumicos para el
agua que trata, adems los costos directos de fabricacin como la mano de
obra son fijos, es decir, que estos no varan, aunque aumente la produccin
de agua tratada.
Como se aprecia en el cuadro anterior, en la planta de tratamiento Terebinto
se obtienen excedentes por valor de $2.908.438 mientras que en la del Sur
se presentan prdidas por valor de $7.862.866, situacin que obedece a que
el costo del agua tratada es mayor que el costo del agua facturada, sin
embargo, los sobrecostos son asumidos por la Empresa y no son
trasladados al usuario va tarifa.
En segunda instancia se realiz a un anlisis del costo del metro cbico de
agua tratada, incluyendo las prdidas por fugas y fraudes.
Con base en lo anterior, se puede establecer que el agua no contabilizada
16
Segn informacin suministrada por el ingeniero del rea tcnica operativa de

Empochiquinquir.
producto de prdidas por fugas y fraudes respecto al agua tratada es de

54,75% en promedio para las dos plantas de tratamiento, lo cual equivale a
$67.953.261.1 para la planta de Terebinto y $10.717.515.6 para la planta
Sur, situacin que hace que se incremente el costo del agua tratada en las
dos plantas, pasando de $456.9 a $707 metro cbico de agua tratada en
Terebinto y para la planta Sur de $1.086.1 a $1.681.5 el costo por metro
cbico.
En este sentido, se puede afirmar que el modelo propuesto para el diseo
del sistema de costos basado en las actividades para la empresa industrial y
comercial de servicios pblicos Empochiquinquir E.S.P. es una herramienta
til de anlisis de costo y seguimiento de actividades, los cuales son factores
relevantes para el desarrollo y resultado final de la gestin empresarial,
puesto que son un instrumento que otorga beneficios especficos y usos
estratgicos , dando la oportunidad a los directivos de la entidad de obtener
costos ms exactos de los servicios que permitan tomar mejores decisiones
estratgicas relacionadas con la determinacin del precio del servicio, mayor
visin sobre las actividades realizadas , puesto que le permite a la empresa
concentrarse ms en la gestin de las actividades, tal como mejorar la
eficiencia de las actividades de alto costo e identificar y reducir las
actividades que no proporcionan valor agregado.
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
-
Es importante para Empochiquinquir contar con una propuesta que le

facilite la implementacin del modelo de costos basado en las actividades,
que le brinde la posibilidad de conocer detalladamente cada una de las
actividades y procesos, con el fin de lograr un apropiado manejo de sus
recursos para minimizar la prdida por fugas y fraudes, en tal sentido la
empresa contrat estudios de macromedicin, los cuales le permiten
identificar las anomalas como: conexiones clandestinas, fraudes,
prdidas por fugas, entre otros.
Al proponer este modelo de costos basado en las actividades como una

herramienta de gestin, es necesario partir del diagnstico operativo de la
entidad para establecer el sinnmero de actividades que ejecuta cada una
de las dependencias y a partir de esta informacin bsica agruparlas por
centro de costos para identificar y establecer el inductor ms apropiado
que permita determinar el valor por cada centro costos y mejorar las
caractersticas de los procesos y productos con el objeto de reducir los
plazos, mejorar el camino crtico de las actividades centrales y reducir
costos innecesarios en que pueda incurrir el ente, de tal manera que tome
las mejores decisiones que redunden en un ptima gestin.
Se pudo establecer que el costo del m3 de agua tratada en la planta Sur

es elevado con respecto al costo del m3 de agua tratada en la planta
Terebinto, por lo que la entidad debe mejorar procesos.
Se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las

actividades se instaura como una filosofa de gestin empresarial, en la
cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa,
desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los ms altos
directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se
lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas
frente a las entidades que ejercen su misma actividad.
- Los costos ABC suministran una estructura contable para

establecimiento de un verdadero sistema orientado a la gestin.
el
- Suministra una medida del costo completo de programas y actividades y

ayuda a identificar situaciones econmicas en las cuales no existe
concordancia entre metas y objetivos.
- La informacin suministrada por el modelo ABC, junto con el presupuesto,
permite a los gestores valorar los objetivos de las actividades en funcin
de sus costes; adems, la empresa de servicios pblicos alcanzara una
mayor comprensin de qu est haciendo y hacia dnde va.

- Llevar una relacin de los costos y gastos en que incurre la entidad para
la prestacin de cada servicio.
- Es necesario que la empresa implemente el sistema de costos basado en
actividades que le permita obtener en forma detallada los costos en que
incurre en cada centro de tal manera que pueda tomar decisiones como
una herramienta de gestin.
- Es importante que el ente haga un anlisis en cada una de las
dependencias con el fin de establecer si la cantidad de papelera
consumida es realmente la necesaria, puesto que este valor es
relativamente alto en cada uno de los centros de costos .
- Se sugiere que la entidad realice una prueba piloto antes de implementar
el modelo de costos propuesto y que una vez implantado se haga un
paralelo, con el fin de corregir las posibles fallas.
10. BIBLIOGRAFA
ACUERDO No. 019 DE 1997, Noviembre 30. Por el cual se transforma la
Empresa
de
Servicios
Pblicos
de
Chiquinquir
EMPOCHIQUINQUIR establecimiento Pblico En Empresa
Industrial y Comercial del Estado del Orden Municipal y mediante el
cual se adopta su Estatuto Orgnico.
BAKER, Morton, Jacobsen, Lyle y Ramrez Padilla, David Noel. Contabilidad
de Costos . Un enfoque administrativo para la toma de decisiones. Mc
Graw-Hill, 2 Ed. 1983.
BRIMSON, James. Contabilidad por actividades. Alfaomega Marcombo,
Colombia 1997
CATACARA C. , Fernando. Sistemas y procedimientos contables, Bogot
Mc Graw Hill, 1999.
CATALDO PIZARRO, Juan. gestin del presupuesto ABC su integracin
con la calidad y las normas ISO 9000. Alfaomega Marcombo. 1997
CDIGO DE COMERCIO
CONSTITUCI N POLTICA DE COLOMBIA DE 1991.
CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES para la prestacin de los
servicios pblicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado de
Chiquinquir. Empochiquinquir, agosto 28 de 2002.
DEL RO GONZLEZ, Cristbal. Costos III, Costos para administradores y
dirigentes. Editorial Ecafsa.
DOUGLAS T., Hicks, El sistema de costos basado en las actividades (ABC).
Gua para su implantacin en pequeas y medianas empresas.
Alfaomega grupo editor. 1998.
GAYLE RAYBURN, Letricia, Contabilidad y Administracin de Costos.
McGraw Hill. Sexta Edicin, Mxico 1999.
GOXENS A., Goznes M. A., Enciclopedia Prctica de la Contabilidad. Grupo
editorial Ocano.
INFORME de auditoria externa de gestin y resultados. Empochiquinquir,

Consolidados ao 2003.
JIAMBALVO. Contabilidad Administrativa. Editorial Limusa Wiley, Mxico
2003.
LEY 142 DE 1994. Ley de Servicios Pblicos Domiciliarios.
MNDEZ LVAREZ, Carlos Eduardo, Metodologa. Diseo y desarrollo del
proceso de investigacin. Tercera edicin. Mc Graw Hill. 2001
PLAN MAESTRO de acueducto y alcantarillado de Chiquinquir, Consorcio
Essere-Hidroplan.
RAMREZ PADILLA, David Noel. Contabilidad Administrativa. Mc Graw Hill ,
1984.
RESOLUCIN CRA 287 DE 2004. Regulacin de Agua Potable y
Saneamiento Bsico, Junio de 2004.
TORRES SALINAS, Aldo. Contabilidad de Costos. Anlisis para la toma de
decisiones. Mc Graw Hill Interamericana Editores. 2002.
VILLEGAS HERNNDEZ, Eduardo. La informacin financiera en la
administracin. Ed. PAC, S.A. Mxico, 1985.
ANEXO B
PASOS PARA EL DISEO DEL SISTEMA, TOMANDO COMO EJEMPLO EL CENTRO DE COSTOS SERVICIOS
GENERALES
1) Se identifican y definen las actividades relevantes, de todas las reas de la empresa
2) Se organizan las actividades por centros de costos. Se ubican en el centro que corresponde, para nuestro
caso se toma como ejemplo servicios generales.
Limpiar y asear las oficinas
Transporte
Correos
Publicidad
Servicio de cafetera
3) Se identifican los componentes de costos principales que influyen en cada uno de ellos, por ejemplo:
a) Salarios y apropiaciones de nmina
Dotaciones
Viticos
Seguros y plizas
Vigilancia
Suministros de oficina
Mantenimiento y reparacin
Agua
Energa elctrica
Telfono
Suministros de aseo
Impuestos, tasas y contribuciones
Depreciaciones
Otros gastos
4) Se determinan las relaciones entre actividades y costes

Se determina que costos pertenecen a este centro de costos y se asigna una prorrata como se explica en el siguiente punto.
5) Se identifican los inductores de costes para asignar los costes a las actividades y a las actividades a los
productos.
Para este caso se establece el inductor:
Servicios generales
Secretara general

1,0
22,5
11,1
% MENSUAL
% MENSUAL
11,1
CONSUMO
MENSUAL
44,4
CONSUMO
MENSUAL
% MENSUAL
CONSUMO
MENSUAL
90,0
REDES
CONSUMO
DIARIO
4,0
% MENSUAL
202,5
CONSUMO
MENSUAL
9,0
HORAS
LABORADAS
MENSUALES
TCNICA OPERATIVA
CONSUMO
DIARIO
No. de horas trabajadas conductor
HORAS
LABORADAS
DIARIAS
CONSUMO
DIARIO
DESCRIPCIN
CONSUMO
DIARIO
LABORATORIO
GERENCIA
3,0
67,5
33,3
% MENSUAL
ASIGNADO
Se toma el nmero total de horas laboradas y se establece el nmero de horas asignadas a cada centro de costos,
como se puede apreciar:
DISTRIBUCION CONDUCTOR
100,0
1,0
22,5
REA M2
HORAS
MENSUALES
% MENSUAL
8,3
% MENSUAL
44,0
9,4
HORAS
MENSUALES
% MENSUAL
39,6
REA M2
HORAS
MENSUALES
85,0
8,3
REA M2
9,4
% MENSUAL
HORAS
MENSUALES
-
REA M2
% MENSUAL
REA M2
7,0
7,8
10,0
4,7
5,2
9,4
8,3
9,4
8,3
15,0
-
CONTABILIDAD
8,0
8,3
9,4
8,3
3,7
9,4
HORAS
MENSU ALES
REA M2
4,1
6,0
2,8
8,3
9,4
3,1
6,0
2,8
3,1
9,4
8,3
8,3
% MENSUAL
10,4
HORAS
MENSUALES
9,3
REDES
REA M2
20,0
% MENSUAL
HORAS
MENSUALES
7,8
TCNICA
% MENSUAL
9,4
REA M2
GERENCIA
% MENSUAL
8,3
7,0
HORAS
MENSUALES
15,0
REA M2
4,1
TESORERA
% MENSUAL
FACTURACIN
HORAS
MENSUALES
9,4
8,3
PQR
REA M2
2,1
ALMACN
% MENSUAL
112,5
3,7
1,9
9,4
COMPRAS
TOTALES
DIVISIN
ADMINISTRATIVA
8,0
HORAS
MENSUALES
% MENSUAL
HORAS
MENSUALES
REA M2
4,0
8,3
REA M2
193,0
5,0
8,3
9,4
% MENSUAL
TOTAL REA M2
90,0
CONTROL INTERNO
7,5
16,0
HORAS
MENSUALES
HORAS LABORADAS
MENSUALES
4,0
Aseo
Servicio de cafeteria
193,0
112,5
HORAS LABORADAS
DIARIAS
CONCEPTO
90,0
SECRETARIA
GENERAL
HORAS
MENSUALES
4,0
5,0
TOTAL REA M2
Aseo
Servicio de cafeteria
REA M2
CONCEPTO
HORAS LABORADAS
MENSUALES
HORAS LABORADAS
DIARIAS
DISTRIBUCIN SERVICIOS GENERALES
193,0
90,0
100,0
112,5
100,0
Luego se asigna la informacin obtenida en cada uno de las reas donde prestan sus servicios como se muestra a
continuacin:
REDES
LABORATORIO
TOTAL
10,4
4,1
3,1
3,1
100,0
8,3
8,3
8,3
8,3
8,3
100,0
12,5
16,1
18,7
56,9
22,6
44,8
4,2
5,4
6,2
Aseo
8,3
2,1
44,0
7,8
5,2
4,1
7,8
Servicio cafetera
8,3
8,3
8,3
8,3
8,3
8,3
8,3
SUBTOTAL
16,6
10,4
8,3
52,4
16,1
13,5
3,5
2,8
5,4
4,5
TOTAL
5,5
17,5
19,0
TCNICA
OPERATIVA
100,0
GERENCIA
11,1
TESORERIA
33,3
FACTURACIN
11,1
PERSONAL
CONTABILIDAD
PQR
ALMACN
COMPRAS
CONTROL INTERNO
SECRETARIA
GENERAL
44,4
Porcentaje conductor
7,5
14,9
11,1
3,7
300,0
100,0
VALOR TOTAL
DOTACION
MENSUAL
VALOR TOTAL
DOTACION
ANUAL
VALOR
CONVENCIN
ANUAL
ELEMENTOS POR DOTACIN
DOTACIN POR
CONVENCIN
VALOR DOT.
CENTROS DE COSTOS
DOTACIONES
No. EMPLEADOS
Para el caso de las dotaciones se toma el nmero de empleados en este centro, la cantidad de dotaciones al ao y
el valor y se asigna este costo.
SERVICIOS GENERALES
Servicios generales
Conductor
Delantal, pantaln, chaqueta,

zapatos
Pantaln y chaqueta en Jean
camisa
VALOR TOTAL DOTACIN SERVICIOS

GENERALES
265.500 NA
265.500
22.125
265.500 NA
265.500
22.125
531.000
531.000
44.250
7) Establecer la estructura del flujo de costes.

8) Seleccionar herramientas apropiadas para realizar la estructura del flujo de costes.
9) Planificar el modelo de acumulacin de costes.
10) Reunir los datos necesarios para dirigir el modelo de acumulacin de costes.
11) Establecer el modelo de acumulacin de costes para simular el flujo y la estructura de costes de la empresa y
desarrollar las tarifas de costes.

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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE COSTOS

BASADO EN LAS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO DE ACUEDUCTO, EN

ALBA ENIDIA VILLAMIL MUOZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE COSTOS

ALBA ENIDIA VILLAMIL MUOZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

Bogot, Noviembre de 2006

6.4 PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS

INFRAESTRUCTURA REDES DE CONDUCCIN PRIMARIA

ACTIVIDADES POR CENTROS DE COSTOS

DISTRIBUCIN DE LOS DIFERENTES COMPONENTES

COSTOS TOTALES DEL SERVICIO

DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS

GOMEZ BRAVO, Oscar. Contabilidad de Costos. Editorial Mc Graw Hill. p. 452

GAYLE RAYBURN Leticia. Contabilidad y administracin de costos. Mc Graw Hill. Sexta

DEL RIO GONZLEZ Cristbal. Costos I. editorial Ecafsa.

DOUGLAS, Op.cit., p.43

aquellos que aunque se identifican con facilidad, no tienen un valor relevante.

mundo exterior, se trata de un sistema abierto, en contraposicin a un sistema

2005, as mismo, a travs de la observacin, anlisis y organizacin de las

La realizacin del presente estudio se justifica porque:

Costos y gastos para Entes Prestadores de Servicios Pblicos Domiciliarios".

Comisin Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Bsico.

SERV. GENER ALES

Fuente: Plan estratgico de Empochiquinquir, 2005.

Del total de personas que laboran en la entidad, quince pertenecen a la

Planta de tratamiento del Sur. Existe una planta de tratamiento adicional

Tabla 2. Infraestructura red de conduccin menor

El estado actual de la gestin del costo en la empresa de servicios pblicos

Figura 2. Transformacin de productos.

De lo anterior se pueden extraer algunos datos relevantes que resaltan la

8. Planificar el modelo de acumulacin de costes.

claramente las distintas actividades realizadas por las dependencias o

De acuerdo con el anlisis realizado, se clasifican las actividades en los

Limpiar y asear las oficinas

Realizar evaluaciones de control interno.

Registrar quejas, peticiones y reclamos.

Programar labores de lectura de medidores.

Vigilar personal de la empresa.

Ejecutar obras de infraestructura

Revisar el diseo de redes locales de acueducto y alcantarillado.

Fuente: ENTREVISTA con gerente y jefes de divisin de empochiquinquir. Chiquinquir.

7.2 IDENTIFICACIN DE LOS PRINCIPALES COMPONENTES DEL

diferentes salarios de la planta de personal, como sueldo bsico, auxilio de

Servicios profesionales contables y financieros. Corresponde a los

Depreciacin de muebles y enseres. Corresponde al desgaste que sufren

Depreciacin de equipos de comunicaciones y cmputo. Comprende la

Depreciacin de maquinaria y equipo. Abarca el desgaste que sufre la

Depreciacin plantas y ductos. Comprende el desgaste que sufren las

Depreciacin de construcciones y edificaciones.

- Depreciacin de equipo cientfico y de laboratorio. Comprende el

empaques, portaflanches, vlvulas, multitomas, canaleta lisa, entre otros.

de fondos, comisiones, gravamen al movimiento financiero, etc.

de oficina, dotaciones, seguros, vigilancia, mantenimiento de

7.4 IDENTIFICACIN DE LOS INDUCTORES DEL COSTO

Tabla 5 Inductores gastos comunes

Fuente: Datos propuestos por la autora.

Tabla 6 Inductores centro de costos

Fuente: Datos propuestos por la autora.

- Sueldos, salarios y apropiaciones: Estos se distribuyen de acuerdo al

transporte, equipo de oficina, muebles y enseres, entre otros, se aplican

Seguros y plizas, se distribuyen teniendo en cuenta lo siguiente: para