GAMBARAN TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pengolahan informasi adalah himpunan aktifitas pokok. Batasan dari pekerjaan indi vidu dan waktu personal adalah membentuk record, mencari dan mengambil informasi 80% dari waktu eksekutif yang khas adalah melaksanakan pengolahan dan pengkomu- nikasian informasi. Lebih dari 50% tenaga kerja di Amerika Serikat adalah dari pengolahan informasi. Proporsi terbesar dari pekerja-pekerja ini adalah pekerja yang berpengelaman: kewajiban mereka meliputi produksi dan penggunaan informasi output-output, dokumen- dokumen, laporan-laporan, analisa-analisa, rencana-rencana dan sebagainya. Komputer menjadi bagian yang penting dari organisasi pengolahan informasi karena kekuatan teknologi dan volume data yang diproses. Aplikasi komputer untuk pengolahan informasi mulai tahun 1954ketikakomputer pertamatelah diprogram untuk proses penggajian. Seka1ang komputerisasi pengolahan dari data transaksi merupakan aktifitas yang biasa dilakukan dari organisasi yang besar. Selain itu, kemampuan untuk memproses informasi secara otomatis telah diperluas dalam lingkup perumusan penggunaan organisasi informasi. Tantangan saat ini dalam pengolahan informasi adalah penggunaan kemampuan komputer guna mendukung berbagai pekerjaan, termasuk aktifitas manajerial dan pengambilan keputusan, Variasi yang luas dari sumber-sumber komputer yaitu untuk menjalankan peng- olahan transaksi, menyediakan pengolahan informasi formal dan sistem pelaporan, serta menyelesaikan keputusan manajerial yang mendukung Klasifikasi umum sebagai SIM dari suatu organisasi. Pokok dari tulisan ini adalah SIM dari pada pengolahan data harian, SIM merupakan konsep yang luas dari pada sebuah sistem tunggal. Beberapa aktifitas SIM adalah keterpadu- an dengan pengolahan data harian, sementara aplikasi-aplikasi SIM yang lain dirancang terutama untuk mengetahui aktifitas pekerjaan atau fungsi pengambilankeputusan. Pernakaian komputer dan teknologi komunikasi di kantor mendukung komunikasi orang ke orang dan mendukung fungsi-fungsi jurutulis adalah juga termasuk dalam bagian SIMRancangan dan implementasi dari SIM dalam sebuah organisasi mengharuskan meng- identifikasi keperluan informasi. Keperluan untuk pengolahan transaksi harian cenderung stabil dan secara relatif mudah dikenali; keperluan informasi untuk manajemen dan aktifitas pengambilan keputusan banyak berubah-ubah dan banyak ditemukan kesulitan. [si tulisan inj menunjukkan dua kegunaan yakni untuk itu siapa yang merancang, mengimplementasi dan mengatur sistem informasi serta siapa yang menentukan keperluan informasi dan penggunaan sistem. Tulisan ini dapat menolong sistem analis untuk mengerti struktur dari SIM dan termasuk jenis-jenis keperluan: hal ini dapat menolong eksekutif sistem informasi dalam perencanaan dan manajemen. Hal ini dapat menolong pemakai untuk mengerti bagaimana mengambil keperluan informasi mereka dalam sistem dan bagaimana untuk menganalisa dan merumuskan keperluan-keperluan itu. Hal ini juga dapat menolong para pemakai, siapa yang mengembangkan sistem mereka sendiri. BERAPA LAMA SEBUAH ORGANISASI DAPAT BEROPERASI TANPA PEMROSESAN INFORMASI DENGAN KOMPUTER Ketika bertanya berapa lama perbedaan fungsi bisnis dapat dioperasikan tanpa peng- olahan informasi dengan menggunakan komputer, 36 perusahaan menanggapi dengan mengikuti hasil untuk semua aplikasi-aplikasi operasional: Rata-rata diperkirakan hanya 28% dari aktifitas operasional perusahaan berfungsi dalam 5,5 hari tanpa pengolahan data komputer. Perusahaan-perusahaan pemberi kredit dalam taksiran sampel hanya 13% dari operasi-operasi akan berfungsi setelah 5,5 hari tanpa pengkomputeran. Kemunduran dalam operasional aktifitas bisnis mengikuti kegagalan lengkap peng- olahan data komputer (Sumber: D.O. Aasgaard, P.P.R. Cheung, B. J. Hulbert, and M.C. Simpson, “ An Evaluation of Data Processing ‘ Machine Room’ Loss and Selected Recovery Strategies, “ Universitas Minnesota, Pusat Riset SIM WP-79-04.p.70).. 100% - 96% 84% ee 10% 60% 56% oq, 40% 28% 28% aim 21% 21% 20% | 9% o# C 05 15 25 35 45 55 65 75 85 95 105 Days without computer Gambar 1-1DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ‘Tidak ada kesepakatan padaistilah definisi “SIM” . Beberapa penulis lebih suka dengan istilah lain seperti ‘sistem pengolahan informasi’, sistem informasi dan keputusan’ , ‘ sistem. organisasi informasi’ atau yang sederhana ‘sistem informasi’. Untuk menunjukkan dasar pengkomputeran sistem pemrosesaninformasi yang mendukung operasi-operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Pada tulisan ini digunakan ‘SIM’ karena hal ini lebih deskriptif dan biasa dimengerti; juga sering digunakan'‘sistem informasi’ sebagai ganti ‘SIM’ untuk menunjukkan sebuah sistem organisasi informasi. NAMA-NAMA APA YANG DIGUNAKAN 2 Survei tahun 1983 dari 334 organisasi besar dikenal penamaan yang digunakan untuk fungsi sistem informasi: Nama Persen Sistem Informasi Manajemen 33 Pelayanan Informasi 7 Sistem Informasi 14 Pengolahan Data 12 Sumber Informasi 3 Lainnya 21 100 “Perencanaan Sistem Informasi untuk Menemukan Obyek Bisnis Suatu Latihan Survei”, Creap, Mc Cormick dan Paget, New York 1983, p. B-7. Definisi SIM, adalah istilah umum yang dikenal sebagai keterpaduan sistem manusia- mesin untuk menyediakan informasi yang mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengembalian keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model untuk analisa, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan; dan suatu database. Kenyataannya sistem terpadu ‘bukan merupakan sistem tunggal, struktur monolitik, agaknya hal ini merupakan bagian dalam mengambil design secara keseluruhan. Definisi elemen-elemen yang penting di bawah ini.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen adalah * Sistem terpadu manusia-mesin * Untuk menyediakan informasi * Untuk mendukung sistem operasi, manajemen, analisa dan pengambilan keputusan * Dalam suatu organisasi Sistem ini menggunakan * Perangkat keras dan perangkat lunak komputer * Pedoman prosedur * Model untuk analisa, perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan, dan * Suatu database Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai struktur piramid (gambar 1-2), pada lapisan bawah terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya; level berikutnya terdiri dari sumber informasi yang mendukung operasi sehari- hari dan pengawasan; level ketiga terdiri dari sumber sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengawasan manajemen; dan pada level tertinggi terdiri dari sumber informasi untuk mendukung strategi perencanaan dan perumusan kebijaksanaan oleh level-level manajemen yang lebih tinggi. Masing-masing level dari pengolahan informasi menyediakan data yang digunakan bagi level yang lebih rendah; tetapi data baru boleh juga diperkenalkan. Contoh, beberapa informasi yang mendukung manajemen dan pengambilan keputusan disediakan oleh data yang diperoleh untuk pengolahan transaksi, sementara data baru diperoleh dari aktifitas luar organisasi snd pobcy plang sn deanon making ‘Management Information for acieal planing and decinon mang, “Transactuon processing Trai response Gambar 1-2 Sistem Infomrasi Manajemen (Diambil dari Robert V. Head. “Management Information Systems : A Critical Appraisal”. Damation, Mei 1967, p.23.)Untuk selanjumya definisi berikut dirinci pada konsep sistem manusia-mesin, konsep dari sistem terpadu yang memerlukan database, dan peranan dari perencanaan dan model keputusan. Suatu diskusi yang berhubungan antara SIM dengan konsep struktur sistem informasi diantaranya; information resource management (IRM), decision support systems (DSS), dan data processing (DP). KOMPUTER YANG BERDASARKAN SISTEM MANUSIA-MESIN (USER-MACHINE) Secara konseptual, SIM dapat ada walaupun tanpa komputes, tetapi dengan adanya Komputer membuat SIM lebih fisibel. yang menjadi persoalan bukan dipakai tidaknya Komputer dalam SIM, tetapi sejauh mana berbagai informasi dikomputerisasikan. Konsep sistem manusia-mesin berarti bahwa sebagian 1ugas dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya oleh mesin. Pemakai SIM adalah orang yang bertanggung jawab untuk memasukkan data, menginstruksikan sistem atau menggunakan output sebagai informasi dari suatu sistem. Untuk beberapa persoalan, pemakai dan komputer membentuk suatu sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian interaksi antara komputer dan pemakai, Interaksi manusia-mesin memudahkan pengoperasian dalam peralatan input-output pemakai (biasanya suatu terminal display visual) dihubungkan ke komputer. Komputer dapat menjadi komputer pribadi yang hanya melayani seorang pemakai atau kompvter yang besar yang melayani sekelompok pemakai melalui terminal-terminal yang dihubungkan dengan saluran komunikasi. Pemakai alat input-output dapat memasukkan data secara langsung dan output segera dihasilkan, Misalnya, seorang manusia menggunakan komputer untuk merencanakan keuangan yang merupakan pertanyaan “apakah jika" dengan me- masukkan input pada terminal keyboard: hasil ditampilkan pada layar dalam beberapa detik. Karakteristik komputer yang berdasarkan manusia-mesin dari suatu SIM menambah pengetahuan yang dikehendaki oleh pemakai dan yang mengembangkan sistem, “Berdasar- kan komputer" berani bahwa perencana (pembuat model) dari SIM harus mempunyai pengetahuan komputer dan menggunakannya dalam melaksanakan informasi. Konsep manusia-mesin berarti juga perencana sistem harus mengerti kemampuan dari manusia sebagai komponen sistem (sebagai prosesor informasi) dan tindakan manusia sebagai pemakai informasi. Aplikasi sistem informasi tidak mengharuskan pemakainya menjadi abli-ahli kom- puter. Meskipun pemakai memerlukan syarat-syarat informasi yang khusus: seperti be- berapa pengertian tentang komputer, informasi asli dan menggunakannya dalam bermacam- macam fungsi manajemen untuk membantu pemakai dalam menyelesaikan tugasnya. SISTEM TERPADU SIM secara khusus menyiapkan dasar untuk menentukan pengorganisasian pengolahan informasi, organisasi. Penerapan individual dalam sistem informasi dikembangkan untuk dan oleh sekumpulan pemakai yang berbeda-beda. Jika tidak ada proses yang terpadu dan mekanisme, penerapan individual mungkin tidak cocok dan tidak sesuai. Data item mungkin 7ditentukan dengan cara yang berbeda dan mungkin tidak sesuai karena penggunaan data yang sama. Ada kemungkinan perkembangan dari penerapan yang terpisah berlebihan bila sesungguhnya penerapan tunggal dapat dijalankan lebih dari satu kebutuhan. Merupakan pekerjaan yang sangat sulit, dan kadang-kadang tidak mungkin, bila seorang pemakai ingin menganalisa penggunaan data dari dua aplikasi yang berbeda. Langkah pertama dalam penggabungan aplikasi sistem informasi yang bermacam- macam adalah merencanakan sistem informasi secara keseluruhan, Sekalipun sistem pe- nerapan dilaksanakan pada satu waktu, rancangan mereka akan dikendalikan oleh rencana secara keseiuruhan, yang menentukan bagaimana sistem informasi didesign sebagai suatu perencanaan penggabungan sistem-sistem yang kecil. Gabungan sistem informasi juga dicapai melalui standar, garis pedoman dan se- rangkaian prosedur oleh fungsi SIM. Petaksanaan dari standar prosedur memperkenalkan bermacam-macam aplikasi untuk data yang dipakai bersama, perbaikan dan pengendalian yang akan dipakai banyak pemakai. Misalnya pengembangan aplikasi untuk dijalankan terutama pada komputer kecil. Standar- ‘standar dapat menetapkan peralatan yang dipilih sesuai dengan komputer yang ada dan suatu aplikasi dirancang untuk hubungan dengan database. Kecenderungan dalam pembuatan sistem informasi adalah untuk memproses aplikasi yang terpisah dari data yang digunakan untuk mendukungnya. Database yang terpisah adalah mesin (alat) yang data itemnya digabungkan melalui aplikasi-aplikasi dan tersedia setiap saat untuk bermacam-macam pemakai. Kebutuhan database dalam SIM akan dibicar- akan di bawah ini. KEBUTUHAN DATABASE Istilah "informasi dan data" seringkali digunakan dan dapat ditukar, bagaimana i smasi didefinisikan secara umum sebagai data yang berarti atau berguna untuk pemakai. Oleh karena itu data item adalah bahan dasar untuk menghasilkan informasi. Pada dasamya konsep database bahwa data dibutuhkan akan dikelola agar tersedia untuk mengolah dan mempunyai kwalitas yang sesuai. Manajemen data ini termasuk software dan organisasi sekaligus, Software untuk membuat dan mengatur sebuah database adalah Sistem Manajemen Database (SMD). Ketika semua pengaksesan dan penggunaan database dikontrol melalui sebuah sistem manajemen database, semua aplikasi menggunakan data item yang khusus yang mengakses data item yang sama yang hanya disimpan dalam satu tempat. Peng-update-an tunggal dari data item meng-update untuk semua kegunaan, Penggabungan melalui SMD memerlukan orang yang ahli dalam database. Data dapat disimpan dalam satu pusat komputer atau diantara beberapa komputer, kebutuhan yang diabaikan adalah fungsi organisasi untuk pengujian kontrol.nisasian untuk menerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan tersebut sedemikian menyolok schingga SIM dianggap sesuatu yang baru kini dapat dipakai. SIM sebagai suatu konsep masih berlangsung untuk berkembang. Ini berhubungan, tetapi tidak sama dengan memproses data, kcnsep yang dihubungkan sistem informasi 2 konsep seperti itu dapat dipertimbangkan secara luas dari konsep SIM yaitu Decision ‘Support System (DSS) dan Information Resources Management (IRM). Suatu pemunculan cenderung tetap dengan perkembangan dari konsep SIM adalah pethitungan pada si pemakai-akhir, SIM VERSUS PENGOLAHAN DATA SIM adalah sebuah sistem informasi keonganisasian yang mendukung bukan hanya ‘operasi tetapi juga mendukung proses-proses manajemen. Karena setiap SIM akan melak- sanakan pengolahan transaksi sebagai salah satu unsumya yang agak biasa dapat disebut sebagai SIM bila disertai suatu database sederhana, kemampuan menemukan kembali, dan 1 atau 2 model perencanaan atau keputusan. Apakah ini sebuah SIM ? Pertanyaan ini tidak berguna. SIM adalah sebuah konsep dan suatu orientasi ke arah mana menujunya sebuah Tancangan sistem informasi, dan bukan merupakan suatu keadaan mutlak. Yang paling penting adalah sampai batas mana sebuah sistem informasi menerapkan orientasi SIM, atau mendukung fungsi manajemen sebuah organisasi. Jawabannya biasanya berkisar pada taraf mana dan bukan sekedar ya atau tidak. SIM DAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DSS). DSS adalah aplikasi sistem informasi yang membantu pengembalian keputusan, DSS cenderung digunakan dalam perencanaan, pilihan analisa, dan mencoba serta mencari kesalahan untuk memperoleh penyelesaian. Umumnya dioperasikan melalui terminal dasar yang berpengaruh dengan si pemakai. Mereka menggabungkan suatu variasi dari keputusan. DSS menunjukkan golongan yang penting dari aplikasi SIM yang akan dibicarakan secara mendalam dalam bab 12. ‘SIM dan Manajemen Sumber Daya Informasi (IRM). IRM adalah suatu pendekatan ke manajemen yang berdasarkan pada konsep informasi yang merupakan suatu sumber daya organisasi. Sebagai pandangan, tugas dari eksekutif sistem informasi adalah mengatur sumber daya. Sumber daya didefinisikan amat luas. Bidang dari IRM termasuk komunikasi data, pengolahan data, dan komputer pribadi serta pengolahan data secara tradisionil. Konsep IRM tertuju untuk menegaskan yang berhu- ‘bungan dengan organisasi secara efektif dari sumber daya sistem informasi dan bukan meru- pakan teknik pengalaman dalam soal-soal duniawi atau efisiensi dari hardware dan software. Konsep SIM, telah didefinisikan dalam buku ini, termasuk pandangan sumber daya infor- masi. Konsep IRM dapat dipakai pada manajemen dari fungsi SIM akan dibicarakan dalam bab 20. 10PENGGUNAAN MODEL, Biasanya tidak cukup bagi manusia penerima untuk hanya menerima data mentah atau bahkan data yang diringkas. Data selalu diperlukan untuk diproses dan disajikan dalam suatu bentuk dengan hasil yang Jangsung digunakan untuk pengembalian keputusan. Pengolahan data item berdasarkan model keputusan. Sebagai contoh, penanaman modal merupakan keputusan relatif untuk pengeluaran modal baru yang diproses dengan istilah model keputusan pengeluaran model. ‘Model-model keputusan dapat digunakan untuk mendukung tingkatan yang berbeda dalam proses pengambilan keputusan, Model “intelligence” (kecerdasan) dapat digunakan untuk mencari masalah dan/atau kesempatan, Model-model dapat digunakan untuk meng- identifikasikan dan menganalisa jawaban yang mungkin, Model-model pilihan seperti model optimasi dapat digunakan untuk memperoleh jawaban yang paling diinginkan. Dengan perkataan lain, diperlukan berbagai pendekatan analitis dan permodelan untuk memenwhi berbagai situasi yang memerlukan keputusan, Berikut ini adalah beberapa contoh persoalan dan jenis model yang dapat diikutsertakan dalam sebuah SIM untuk memenuhi kebutuhan tersebut : Persoalan Contoh model Banyaknya persediaan barang Model persediaan yang menghitung persediaan yang aman barang yang aman Pemilihan personalia Pencarian dan pemilihan model personalia Penetapan harga produk baru Model pengenalan produk baru Pengendalian pembelanjaan Model pengendalian anggaran Dalam suatu sistem informasi yang banyak/luas, pembuat keputusan menyediakan serangkaian model-model yang umum yang dapat diaplikasikan untuk banyak/beberapa analisa dan situasi-situasi keputusan ditambah serangkaian model yang sangat khusus untuk keputusan-keputusan yang unik, Model-model yang sama disediakan untuk perencanaan dan pengendalian. Model-model itu merupakan model dasar untuk SIM. Model-model secara umum paling seefektif bila manajer dapat menggunakan dialog interaktif untuk membentuk/membuat suatu rencana atau untuk interaksi melalui pemilihan beberapa keputusan dibawah kondisi yang berbeda. SIM SEBAGAI SUATU KONSEP EVOLUSI/PERKEMBANGAN Gagasan sebuah sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengembalian keputusan tidak ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan keorga-PERHITUNGAN SI PEMAKAI-AKHIR Perkembangan utama yang diterima mempengaruhi struktur dan bentuk dari SIM adalah perhitungan si pemakai-akhir. Si pemakai di lengkapi dengan terminal atau komputer pribadi dan kemampuan software untuk pemasukan data, model perkembangan, dan pelak- sanaan pengolahan informasi secara langsung. Perkembangan ini, mungkin dapat menaik- an kemampuan dan menurunkan nilai teknologi, adalah suatu kekuatan yang penting untuk mengubah cara sumber daya informasi diorganisasikan, dilengkapi, dan dipakai. Dalam banyak organisasi, fungsi SIM mengalami suatu peralihan dari pengendalian yang di- pusatkan pada sumber daya sistem informasi terhadap ketentuan untuk mendukung si pemakai yang mengendalikan perkembangannya sendiri dan operasi dari sistem informasi. Sistem mendukung untuk perhitungan si pemakai-akhir dan hasil dari manajemen SIM dalam lingkungan si pemakai-akhir yang akan dibicarakan secara mendalam dalam buku ini. SIM DAN DISIPLIN AKADEMIK YANG LAIN Banyak ide yang merupakan bagian dari SIM yang ditemukan dalam disiplin akademik yang lain. 4 bidang akademis utama yang sangat berarti untuk konsep SIM : managerial accounting, operation research, teori manajemen dan organisasi, pengetahuan komputer. AKUNTING KEPEMIMPINAN ‘Ada dua hal penggunaan dari bidang akunting yaitu akunting keuangan dan managerial. Akunting keuangan berhubungan dengan banyaknya jumlah pendidikan dalam suatu pe- fiode tertentu, misalkan bulanan atau tahunan dan status laporan keuangan pada akhir Periode tersebut. Laporan akunting keuangan berorientasi pada penanaman modal (inves- tasi). Akunting keuangan/biaya mempunyai batas yang tidak berguna dalam mengambil keputusan managerial. Dengan kata lain managerial akunting dipusatkan pada penetuan biaya-biaya yang sebanding dan melaksanakan kegunaan analisa yang lain untuk kontrol managerial dan keputusan managerial. Managerial accounting difokuskan untuk persiapan anggaran penampilan dasar analisa pada anggaran. Secara historis departemen akunting selalu bertanggungjawab dalam pengolahan data karena pemakaian yang utama dari akunting kepemimpinan berhubungan dengan fungsi akunting itu. Konsep dari SIM lebih banyak mengandung akunting kepemimpinan, bagaimanapun juga, sistem pendukung yang digunakan oleh pemakai dengan pengambilan data dan model berada dalam lingkup akunting kepemimpinan yang tadisional. Praktek keorganisasian sekarang, biasanya dapat mengatur biaya dan menganalisa anggaran belanja dalam fungsi akunting kepemimpinan dan merupakan fungsi SIM yang mendukung model data. PENELITIAN OPERASIONAL Tmu manajemen atau penelitian merupakan penerapan metode ilmiah dan teknik analisa kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa konsep yang utama adalah : 1, Penekanan pada pendekatan sistematis untuk penyelesaian masalah n2, Memakai model dan prosedur matematis serta statistik dalam analisis 3. Bertujuan mencari keputusan atau kebijakan secara optimal ‘Merupakan hal yang penting jika operatio research (OR) berhubungan dengan SIM, karena OR telah mengembangkan prosedur untuk analisis dan penyelesaian berbagai tipe masalah keputusan berdasarkan komputer. Pendekatan sitematis untuk penyelesaian masalah, pemakaian model dan algoritma penyelesaian berdasarkan komputer secara umum digabung dalam komponen sistem pendukung keputusan dari SIM. MANAJEMEN DAN TEORI ORGANISASI Karena SIM merupakan sistem pendukung untuk fungsi yang bersifat keorganisasian, maka SIM menggambarkan konsep dan sifat organisasi, manajemen dan pengambilan kepu- tusan. Bidang manajemen (sifat organisasi) dan teori organisasi memberikan beberapa Konsep yang penting, dan juga memberikan pengertian tentang fungsi SIM dalam suatu organisasi. Konsep-konsep itu antara lain : |. Sifat dari teori keorganisasian dan pengambilan keputusan secara pribadi/per- orangan 2. Motivasi dari setiap pribadi 3. Bagian proses dan pengambilan keputusan 4. Teknik kepemimpinan 5. 6. . Keorganisasian yang mengubah proses . Struktur dan design keorganisasian. Konsep-konsep ini akan dijelaskan dalam bab 11 PENGETAHUAN KOMPUTER Pengetahuan komputer penting untuk SIM karena pengatahuan komputer meliputi hal- hal antara lain algoritma, komputasi, software dan struktur data. Bagaimanapun juga bidang akademik dari SIM bukanlah merupakan perluasan dari pengetahuan komputer, lebih tepatnya SIM merupakan perluasan dari teori manajemen dan keorganisasian. Proses-proses dasar SIM lebih berhubungan dengan proses keorganisasian dan keefek- tifan suatu organisasi dari pada algoritma perhitungan. Penekanan pada SIM adalah aplikasi dari kemampuan ilmu komputer secara teknik yang mungkin dapat dibuat. Subsistim SIM SIM telah diperkenalkan sebagai bentuk kasar mengenai kumpulan suatu subsistim. Dua pendekatan yang menerangkan tentang subsistim dan SIM adalah : Menurut fungsi suatu Organisasi, yang mereka lakukan dan menurut aktifitas manajemen yang mereka gunakan. 12Subsistem Fungsi Keorganisasian Karena fungsi keorganisasian agak terpisah dalam istilah kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggungjawab yang terpisah. SIM dapat dipandang'sebagai suatu penggabungan yang utama dari sistem informasi satu untuk setiap fungsi keorganisasian yang utama. Memang mungkin ada sistem pendukung umum yang dipakai lebih dari satu subsistem, tetapi setiap sistem fungsional berdiri sendiri dalam prosedur-prosedumya, program, model, dan lain-lain. Contoh utama subsistem untuk organisasi bisnis yang mengadakan kegiatan dalam manufacture adalah/pabrik adalah sebagai berikut : FUNGSI UTAMA SUBSISTEM CONTOH KEGUNAAN Pemasaran Ramalan dan perencanaan penjualan, pelanggan dan analisis penjualan Pabrik/manufacturing Perencanaan dan penjadwalan produksi, analisis pengendalian biaya Logistik Perencanaan dan pengendalian pembelian, persediaan, distribusi Personel/pegawai/staf Perencanaan kebutuhan pegawai, pelaksanaan, administrasi gaji Kevangan dan akunting Analisis keuangan dan biaya, perencanaan kebu- tuhan modal, perkiraan pendapatan Pengolahan informasi Perencanaan sistem informasi, analisis biaya yang kurang efektif Top manajemen Perencanaan strategis, alokasi sumber daya Database merupakan alat utama dari keterpaduan dari bermacam-macam subsistem Data item disimpan dan diupdate oleh satu subsistem yang disediakan untuk subsistem yang lain. Sebagai contoh, informasi penjualan dan persediaandigunakan oleh subsistem pemasaran yang dipenuhi melalui subsistem logistik : data yang sama digunakan oleh subsistem pabrik untuk perencanaan dan penjadwalan produksi (gambar 1-3).Finance and accounting Marketing Production Information processing Data base management system Data base Gambar 1-3 Subsistem fungsional dalam SIM yang digunakan oleh suatu pabrik SUBSISTEM AKTIVITAS Suatu pendekatan untuk memahami struktur dari sistem informasi dalam istilah subsistem yang melaksanakan berbagai kegiatan. Beberapa subsistem kegiatan akan ber- manfaat bagi lebih dari satu subsistem fungsi keorganisasian; sedangkan yang lainnya akan Derguna untuk hanya satu fungsi. Contoh subsistem aktivitas yang utama (akan dijelaskan lebih jauh dalam bab 2) : SUBSISTEM AKTIVITAS BEBERAPA KEGUNAAN UMUM Pengolahan transaksi pengolahan pesanan, pengiriman, penerimaan | Pengendalian operasional penjadwalan aktivitas dan laporan prestasi | Pengendalian manajemen Perumusan anggaran dan alokasi sumber daya Perencanaan strategis Perumusan sasaran dan rencana strategis ‘Sebagai catatan, subsistem aktivitas berhubungan level yang ada pada struktur piramid yang didefinisikan (lihat gambar 1-2). Hubungan subsistem aktivitas untuk subsistem fungsional diperlihatkan pada gambar 1-4. 14Marketing Production Logistics Personnel Finance and accounting Information processing Top Activities Stratogie planning Management control Operational control ‘Transaction processing Data base management system Databases Gambar 1-4 Relasi dari aktivitas ke subsistem fungsional SIM DI MATA PEMAKAI ‘Sebagian besar pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut : PEMAKAI PENGGUNAAN Petugas administrasi Mengerjakan transaksi, mengolah data input dan menjawab pertanyaan. Manajer tingkat bawah Mendapatkan data operasi, membantu peren- canaan, penjadwalan, mengetahui sistem yang tidak terkendali dan pengambilan keputusan. Staf ahli Informasi untuk analisis. Membantu dengan menganalisa, perencanaan dan laporan. Manajemen Laporan tetap. Pencarian pendapatan khusus.Analisis khusus. Laporan khusus. Membantu dalam mengidentifikasi persoalan dan peluang. Membantu dalam analisis pengambilan kepu- tusan. Petugas administrasi bertanggungjawab atas masukkan atau input dan pengendalian data daripada bertanggungjawab atas pemakai utama keluaran atau output dari sistem. Pekerja administrasi akan diubah artinya bila pengalaman transaksi diubah dari manual ke komputer, terutama jika sistemnya on-line. Misalkan, petugas order menerima pesanan melalui telepon, bekerja dalam bentuk kertas order dan menggunakan buku persediaan untuk memeriksa apakah permintaan itu ada dalam stok. Sekarang petugas duduk pada terminal: bila order diterima, petugas dapat dengan segera memeriksa persediaan dan melengkapi pesanan, membuat penggantian jika suatu saat pembeli membutuhkan melalui telepon. Sebagai tambahan, alamat dan status kredit dari pelanggan dapat diperiksa dengan segera. Para manajer tingkat pertama akan membutuhkan lebih banyak informasi dalam pengoperasian, informasi ini dapat diberikan melalui database dan sistem pengelolaan transaksi. Informasi juga menyediakan pengaksesan untuk status informasi. Misalkan suatu status laporan persediaan akan memperlihatkan jumlah barang di gudang dari masing-masing persediaan, penurunan item-item pada level terlalu tinggi berdasarkan model persediaan yang digunakan. Demikian pula supervisor dapat memberikan perhatian pada aksi item, tanpa laporan mereka akan sukar untuk mengenalnya. ‘Staf ahli yang membantu manajemen pada bagian fungsional utama mendapat manfaat besar dari kemampuan SIM. Database cari untuk kemungkinan sesuatu persoalan. Data dianalisis untuk menemukan penyelesaian yang mungkin. Model perencanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan pertama dari rencana manajemen untuk mengujinya. Model dasar menyediakan pengertian untuk kecerdasan dan rancangan biia staf ahli merumuskan data untuk kegunaan manajerial. Model itu mungkin juga memcriksa dan menganalisis data dari sumber-sumber luar dan memasukkannya ke dalam model. Sekarang ini banyak model keputusan agak Sulit digunakan dan memerlukan beberapa pengetahuan tentang pengelolaan data. Level manajer yang lebih tinggi tidak dapat mem- berikan waktu untuk mengerjakan analis mereka sendiri. Ada suatu kecenderungan yang mengarah ke posisi staf ahli untuk menangani pengolahan untuk manajer. Level manajemen yang lebih tinggi dipengaruhi oleh SIM melalui perbaikan tanggapan atas permintaan informasi pemonitoran yang berkesinambungan (bukan sekedar pelaporan 16periode) dan peningkatan kemampuan mengenali persoalan atau peluang. Pengendalian manajemen dibantu oleh model perencanaan dan model perencanaan dan model analitis. Bagi manajemen tingkat atas, perencanaan strategis dibantu oleh model perencanaan strategis dan metode yang mendukung penggunaannya. AHLI SIM Sebuah organisasi secara khas mempunyai sebuah pemisah fungsi SIM yang ber- tanggungjawab terhadap kebutuhan dan sistem operasi hardware, mendapatkan atau mengem- bangkan software dan mengatur seluruh kemampuan SIM. Para ahli SIM membutuhkan staf yang mempunyai banyak keahlian. Selain itu juga ada kebutuhan bagi ahli SIM yang berperan utama yaitu metayani kebutuhan kelompok pemakai yang beraneka ragam. Bidang komputer pada mulanya tidak menekankan pendidikan formal sebagai sejum- Jah persiapan. Bidang ini sekarang semakin luas dan komplek karena sejumlah pendidikan formal pada umumnya dibutuhkan sebagai karier dalam sistem informasi. Dua altematif yang pasti adalah : ilmu komputer dan SIM. ‘Walaupun sangat berguna, hanya ilmu komputer saja pada umumnya tidak cukup untuk spesialisasi SIM. Memahami fungsi organisasi dasat (pemasaran, keuangan, manufaktur, akutansi, manajemen, dil) sama pentingnya dengan pengetahuan programming. Memahami dinamika perubahan organisasi sama pentingnya dengan pengetafuan teknis. Sebuah contoh persiapan akademis yang dapat dipakai untuk SIM adalah rekomendasi kurikulum dari gabungan peralatan untuk komputasi ACM yang menginginkan spesialisasi pada sistem informasi yang organisasinya berasaskan pasca sarjana untuk merealisasikan persiapan pendidikan dan untuk karier dalam sistem informasi. Gambar 1.5 menunjukkan struktur dasar rencana kurikulum. Dalam bentuk sama tetapi pada skala kecil, kunkulum tersebut direncanakan untuk pra sarjana. Sebuah kurikulum lain telah direncanakan oleh komisi IFIP. Sebuah kurikulum dengan perbedaan kecil dalam orientasi telah dikembangkan_ oleh DPMA. Kurikulum ACM mengarah pada konteks SIM karena telah diarahkan secara akademis untuk 2 tipe ahli sistem informasi, analis informasi yang bekerja bersama pemakai digunakan untuk mendefinisikan kebutuhan informasi dan merancang sistem yang meng- arah pada kebutuhan hardware dan software. Analisis informasi memperhatikan kebutuhan informasi organisasi. Sama seperti perancang sistem perancang sistem memiliki pendidikan yang mengarah kepada teknis komputer. Peranan analis informasi termasuk fasilitas perubahan organisasi; seorang analis informasi dapat merubah fungsi perubahan organisasi : Seorang analis informasi dapat merubah fungsi dasar organisasi dan dapat juga melaporkan kepada bagian fungsional yang membutuhkan pelayanan informasi. KEGUNAAN DAN ORGANISASI TULISAN Tulisan ini dirancang untuk melayani fungsi dari dua kelompok pembaca. Kelompok pertama termasuk orang yang (akan menjadi) manajer dari sebuah fungsi organisasi yang ditunjang dengan SIM atau staf ahli mereka. Setiap orang ingin tahu bagaimana SIM memberikan informasi yang dapat membantu fungsi mereka menjadi lebih efektif. Mereka 17Information Systems. Infarmation Systems. AACSB Common Body Technology Process of Knowledge —_!S1_ —!S2_ (a) Marketing, Computer Program and production, concepts data structures and finance (b) Economic, tiformation legal, and management analysis political IS. Is> (©) Accounting and Data Modeling quantitative communications decision methods ae (8) Organization theory S10 (0) Integration Policy Projects of analysis and policy Figure 1-5 Curriculum for professionalprogran in information systems. (Figure I from J.F. Nunamaker, J.D. Couger, and GB. Davis, “Information System Curriculum Recommendations for the 80s : Undergraduate and Graduate Program - A Repor of the ACM Curriculum Commite on Information Systems, “Communications of the ACM, ‘25:11, November 1982, p. 787.) juga ingin memahami prinsip sistem infomasi dengan tujuan untuk pengembangan efektif tmempergunakan sistem pemakai tingkat Kelompok kedua adalah ahli-ahli komputer yang ingin menerapkan pengetahuan tentang ilmu sistem informasi mereka dan mempelajari kebutuhan informasi pemakai. Kelompok ini membutuhkan orientasi kepada MIS sebagai sebuah konsep dan filsafat untuk membantu mereka dalam merancang sistem informasi yang lebih efektif. Buku ini menekankan peranan pemakai dalam merancang, pengembangan dan peren- Canaan sistem informasi. Metode rancangan dan prinsip rancangan ditampilkan dalam tulisan ini dapat diterapkan kepada kedua ahli MIS sebagai seorang perancang dan kepada pemakai tingkat akhir yang mengkhususkan kebutuhan dan/atau penerapan pengembangan. 18KEGUNAAN TULISAN INI Tulisan ini berbeda dengan buku-buku komputer dan sistem informasi yang lain. ‘Tullisan ini lebih dari pendeskripsian, tetapi berguna untuk menerangkan "mengapa" dan “dalam keadaan bagaimana”. Seorarig yang belajar atau bekerja pada sistem informasi dalam ofganisasi mungkin dapat menyebutkan perbedaan komponen dari sebuah sistem tetapi tetap tidak mengerti bagaimana dan mengapa bagian-bagian tersebut bekerja bersama (menjadi satu kesatuan). Tulisan ini menekankan tidak hanya alternatif dalam pengembangan sistem informasi dan penggunaannya; tetapi juga memperinci kondisi dan kriteria keputusan untuk memilih diantara altematif yang ada. Buku ini selain berisi materi deskripsi untuk pengertian konseptual, juga menekankan pengembangan dan kemampuan memisahkan dan memilih diantara alternatif-altematif. Point terakhir adalah hubungan teori kemungkinan. Idenya adalah kesatuan karakteristik dari masalah atau situasi. Sebuah teori kemungkinan mem- perinci karakteristik-karakteristik, alternatif-altern: aturan-aturan atau kriteria untuk memilih. Tulisan ini menampilkan teori-teori kemungkinan untuk sejumlah keputusan penting dalam rancang MIS, implementasi dan operasi. ORGANISAS! TEXT ‘Text dibagi dalam tujuh bagian. Struktur SYM akan dijelaskan pada bab 2. Pada bagian dua, lingkungan teknik sekitar SIM akan dijabarkan, Hal ini meliputi suatu penjelasan dari hardware, software dan fasilitas komunikasi (bab 3) : penyimpanan dan pencarian data (bab 4) dan proses transaksi, otomatisasi kantor dan fungsi kontrol proses informasi (bab 5). Suatu pengertian lengkap dari sistem informasi organisasional computer-based ‘memerlukan suatu pengertian dari penggunaan informasi dan nilai informasi, dan bagaimana mereka menghpbungkan organisasi dan manusia sebagai pengolah informasi. Bagian tiga dari bacaan (bab 6-11) meliputi konsep-konsep dasar. Hal ini merupakan bagian kunci dari bacaan. Untuk menggambarkan ulasan, konsep tersebut meliputi daftar dengan uraian dalam hubungan dengan suatu SIM. KONSEP URAIAN Proges pembuatan keputusan Rancangan SIM dapat menggambarkan tidak hanya pendekatan rasional untuk mengoptimasi pembuatan keputusan tetapi juga sifat dari orga- nisasi pembuatan keputusan. Konsep-konsep informasi Informasi yang merupakan tambahan untuk suatu gambaran. Informasi itu mempunyai sifat umur dan kualitas, juga mempunyai nilai pada penu- karan keputusan. Manusia sebagai pengolah informasi Kemampuan manusia sebagai pengolah infomasi menentukan batasan dari sistem informasi dan prinsip-prinsip-rancangannya. Konsep-konsep sistem Karena suatu SIM merupakan suatu sistem, dan juga bagian dari suatu sistem, konsep sistem 19berguna dalam perancangan pendekatan pengem- bangan sistem informasi. Konsep perencanaan dan pengendalian roses informasi merupakan suatu bagian yang penting dari organisasi aktivitas-aktivitas peren- canaan dan pengendalian. ‘Struktur organisasi dan konsep Suatu sistem informasi yang berada dalam suatu organisasi dirancang untuk mendukung fungsi- fungsi manajemen : informasi merupakan suatu faktor yang penting dari bentuk organisasi Suatu asumsi dasar merupakan sistem informasi yang menambahkan nilai pada suatu organisasi. Informasi dipandang sebagai suatu sumber daya seperti tanah, buruh dan modal. Tetapi bukan merupakan suatu barang bebas. Informasi harus diperoleh, diproses, disimpan, diambil, dimanipulasi, dan dianalisa, didistribusikan dan lain-lain, Suatu organisasi dengan rancangan sistem informasi yang baik umumnya merupakan keuntungan dibandingkan dengan suatu sistem yang lebih sederhana, SIM sebagai sistem pendukung untuk segala bentuk kerja dari organisasi pengetahuan merupakan inti dari bagian 4. SIM dibagi menjadi pendukung informasi untuk pengambilan keputusan (bab 12) dan pendukung untuk kerja pengetahuan (bab 13). Bagian lima menjelaskan keperluan informasi untuk SIM, ada 4 cakupan yang diperhatikan: pengembangan perencanaan jangka panjang (bab 14), strategi untuk mene- tapkan keperfuan informasi (bab 15) , data modeling untuk keperluan database (bab 16) dan kepertuan interface pemakai (bab 17). ‘Terjemahan dari keperluan informasi ke dalam sistem instalasi yang digunakan secara efektif yang diterima oleh pemakainya merupakan suatu proses yang sulit. Bagian enam meliputi pengembangan pelaksanaan manajemen yang terus menerus dari sistem informasi. Bab 18 meliputi teknik-teknik yang mesancang dan mengembangkan sistem informasi, termasuk pelaksanaan sebagai suatu proses pertukaran organisasional. Bab 19 membahas teknik-teknik yang meningkatkan efektifitas dan efesiensi sistem informasi, sementara bab 20 membahas gambaran manajemen deri fungsi SIM. Bagian terakhir dari bacaan menyim- pulkan persoalan sekarang yang penting, pengembangan selanjutnya dan implikasi (keter- libatan) sosial dari SIM. 20RINGKASAN Informasi mempunyai suatu hal yang penting untuk operasi dan manajemen dari berbagai organisasi. Cakupan dari suatu sistem informasi formal dalam suatu organisasi dibatasi oleh data yang dapat dihasilkan, biaya, pemrosesan dan penyimpanan data : biaya pencabutan kembali, dan distribusi : nijai informasi bagi pemakai : dan kemampuan manusia untuk menerima dan bertindak terhadap informasi. Suatu sistem informasi manajemen berdasarkan komputer dirancang untuk mengurangi biaya dan untuk meningkatkan kemam- puan pemrosesan informasi secara organisasional. Pengertian suatu sistem informasi manajemen merupakan suatw gabungan sistem manusia mesin untuk menyediakan informasi, manajemen dan fungsi pengambilan kepu- tusan dalam suatu organisasi. Sistem menggunakan hardware dan software komputer; prosedur-prosedur manual, model-mode} untuk analisis, perencanaan, kontrol dan pengam- bilan keputusan : dan suatu database. Operasi online memudahkan dialog manusia mesin dan analisis interaktif, perencanaan dan pengambilan keputusan. SIM merupakan suatu konsep yang berkembang. Dari suatu sistem single yang luas, SIM merupakan suatu federasi dari subsistem-subsistem terpadu yang terpisah. Subsistem fungsional dati SIM dapat dikem- bangkan secara terpisah, dikendalikan oleh suatu perencanaan pengembangan besar, dan integrasi melalui database. Selanjutnya mengenai pemrosesan data, SIM merupakan suatu orientasi yang mengendalikan pengembangan dan operasi dari sistem pemrosesan data. Tiga konsep dalam orientasi SIM adalah : sistem pendukung keputusan, manajemen sumbet informasi dan perhitungan pemakai akhir. Konsep SIM bisa digambarkan sebagai suatu perluasan yang penting dari konsep ac- counting managerial, riset operasional, dan tcori-\cori organisasi yang perhubungan dengan manajemen dan pengambilan keputusan. [si daripada ilmu komputer sangat berhubungan, tetapi sistem informasi manajemen dianggap scbagai suatu disiplin akademik yang meru- pakan lebih dari suatu perluasan sifat-sifal daripada organisasi dan manajemen dari pada ilmu komputer. Subsistem SIM dapat digambarkan dalam suatu fungsi organisasi (seperti: perencanaan dan produksi) atau aktivitas-aktivitas (seperti : perencanaan dan proses transaksi). Masing- masing subsistem fungsional bisadigambarkan sebagai subsistem aktivitas yang dihubungkan dengan masing-masing fungsinya, Perbedaan tingkat pemakai SIM dipakai sesuai dengan perbedaannya. Terutama pemakai clerical (juru tulis) yang menghasilkan input - output control data. Supervisor pada line pertama menggunakannya untuk kontrol operasi-operasi dan laporan yang detail. Manajemen menggunakannya untuk laporan khusus dan analisis, scring memperkerjakan suatu staff khusus untuk memanipulasi model keputusan dengan melakukan analisis. Dikarenakan kekomplekkan daripada proses perkembangan SIM dan keperluan SIM untuk keputusan, diperlukan latihan akademik secara menyeluruh untuk profesional SIM. Bacaan ini mengatur pemakai dan pengembangan suatu S{M. Hal ini merupakan perhatian yang unik terhadap dasar-dasar konsep dan teori kemungkinan. Studi dari bacaan akan membantu dalam suatu pengetahuan apakah SIM itu, mengapa arahnya kesana dan bagaimana dikembangkannya dan diatumya. 21