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GUA No. 4
DISEO TCNICO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Objetivos de la Gua: La presente gua tiene por finalidad
disear la estructura organizativa a partir del anlisis de los procesos,
actividades y funciones que se desarrollan en la organizacin en estudio.
Adems considerando los requisitos y caractersticas del diseo
organizacional.

Actividad 1- Analizo los procesos, actividades y funciones que se

desarrollan en la organizacin en estudio.

1. Procesos
1.1.

Limpieza

1.2.
Recursos humanos
1.1.1 Capacitacin de operarios acerca de las condiciones y
utilizacin de maquinarias y equipos.
1.1.2 Anlisis de ruidos, iluminacin y otros factores que
puedan afectar la salud de los trabajadores.
1.3.
Presidencia
1.3.1.
Firma de cheques en forma conjunta con
cualquiera de los dignatarios asignados
1.4.
Gerencia
1.4.1.
Gestiona de forma ptima el aprovisionamiento.
1.4.2.
Formular, ejecutar y evaluar estrategias que se
adecuen a las metas definidas para el logro de los
objetivos.
1.4.3.
Coordinacin y orientacin del cumplimiento de
los planes y programas administrativos y operativos
para el desarrollo de las diferentes actividades de la
empresa.
1.4.4.
Control del cumplimiento en las funciones de
cada cargo.
1.5.
Proyectos y mantenimiento
1.5.1. Instalacin de calderas y torres de enfriamiento.
1.5.2.
1.6.
Ventas
1.6.1.
Planificar planes y presupuestos de ventas.
1.6.2.
Analizar y programar las solicitudes con tiempos
de entrega.
1.6.3.
Analizar los descuentos y condiciones de pago
para todos los clientes.
1.7.

Compras

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1.7.1.
Control y anlisis de los pronsticos
abastecimientos por periodos de ventas.
1.7.2.
Anlisis de ventas en forma peridica.
1.7.3.
Control de las cotizaciones externas.

de

1.8.
Contabilidad
1.8.1.
Recibe, examina, clasifica y codifica el registro
contable de documentos.
1.8.2.
Revisa
y
compra
la
lista
de
pagos,
comprobantes, cheques y otros registros de cuentas.
1.8.3.
Recibe los ingresos, cheques nulos y rdenes de
pagos asignndole el nmero de comprobante.
1.9.
Caja
1.9.1.
Revisar y conformar el proceso de la nminas
de pago de los trabajadores
1.10. Bodega
1.10.1.
Analizar
peridicamente
las
vencimiento por lotes de los productos.

fechas

de

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2. Actividades
2.1.
Limpieza
2.1.1 Asear diariamente las instalaciones de la empresa y
responder por las herramientas de trabajo a su cargo.
2.2 . Recursos humanos
2.2.1 Formacin de comisiones mixtas de seguridad e
higiene segn los requerimientos que exige el
ministerio de trabajo (MITRAB).
2.3 . Gerencia
2.3.1 Supervisar todas las actividades financieras de la
empresa.
2.4 .Proyectos y mantenimiento
2.4.1 Dar a conocer las necesidades de repuestos y
elementos que se requieren para reparacin de
maquinarias.
2.4.2 Implementar y dar seguimientos a un sistema TPM
(Tiempo productivo total)
2.5 Presidencia
2.5.1 Apoyo de las actividades de la empresa
2.2.

Administracin financiera
2.2.1.
Apoyo en todos los procesos administrativos y
secretariales que garanticen eficientemente el
desarrollo de las operaciones de gerencia.
2.2.2.
Apoyo en la logstica de eventos institucionales,
al interior y exterior de la organizacin.
2.2.3.
Calendarizar
los
compromisos,
juntas
y
proyectos de la gerencia.

2.3.
Ventas
2.3.1.
Compensacin y motivacin del personal de
ventas.
2.3.2.
Dar seguimiento a las solicitudes de cotizacin
por parte de los clientes.
2.3.3.
Realizar licitaciones y llenar formatos internos.
2.3.4.
Entregar reporte diario de los productos que se
vayan agotando en stock.
2.3.5.
Atender las llamadas telefnicas de los clientes
y programar los sistemas de envo del material.
2.4.
Compras
2.4.1. Buscar y negociar acuerdos
2.4.2.
Evaluar los anlisis de precio, inventarios y
polticas de egresos y compras.
2.4.3.
Elaboracin de rdenes de compras.
2.4.4.
Dar seguimientos a las ofertas de importacin.

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2.4.5.
2.5.

Revisar embarque y su codificacin.

Contabilidad
2.5.1.
Dirige las reuniones con el personal supervisor
de la unidad , con la finalidad de fomentar el trabajo
en equipo.
2.5.2.
Velar por el normal desenvolvimiento de los
procesos con el objetivo de garantizar la calidad en el
servicio.
2.5.3.
Dirige y controla la aplicacin y ejecucin del
sistema general de contabilidad aprobado por la
junta directiva.
2.5.4.
Verifica los comprobantes de ingresos y rdenes
de pago.
2.5.5.
Elabora y verifica relaciones de gastos e
ingresos.
2.5.6.
Trascribe y accede a informacin operando un
sistema de cmputo.
2.6.
Caja
2.6.1. Verificar y analizar los movimientos de caja.
2.6.2. Atiende al personal y telefnicamente al pblico en
general.
2.7.
Bodega
2.7.1. Diligenciar formatos de entrada y salida de la bodega.
2.7.2. Realizar un control de inventario diario.
2.7.3.
Recibir y verificar los productos que entren de
importacin en los respectivos embarques.

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3. Funciones
3.1.
Limpieza
3.1.1 Cuidar y responder por las herramientas de trabajo
de su cargo
3.1.2 Cumplir con las funciones asignadas por su superior
que se ajuste a la descripcin del cargo.
3.2 Recursos humanos
3.2.1 Garantizar una buena comunicacin entre los niveles
de la organizacin.
3.2.2 Elaborar y controlar procesos de reclutamiento,
seleccin, ingreso e induccin del personal, a fin de
asegurar la seleccin de los candidatos ms idneos
par a los puestos de trabajo.
3.2.3 Proyectar y coordinar programas de capacitacin y
entrenamiento a los empleados, a fin de cumplir los
planes de formacin, desarrollo a travs de la
deteccin de necesidad de adiestramiento y
priorizacin de recursos.
3.2.4 Elaboracin de cartas de trabajo y personal activo
respetando la modalidad de contratacin.
3.2.5 Controlar e identificar los problemas del medio
ambiente y enfermedades de los trabajadores
3.2.6 Elaborar planes de primeros auxilios en cada rea de
trabajo con el fin de disminuir los riesgos.
3.2.
Presidencia
3.2.1. Ejercer la representacin legal de la empresa.
3.2.2.
Presidir las sesiones de la asamblea y junta
directiva, suscribiendo las respectivas actas.
3.2.3.
Dirigir labores de colocacin empresarial.
3.2.4.
Presentar a la junta directiva informes
semestrales de actividades.
3.2.5.
Organizar, planear, supervisar y evaluar los
procesos productivos de la empresa.
3.2.6.
Controlar los anlisis financieros de la empresa.
3.3.

Gerencia
3.3.1.
Dirigir los equipos de logstica y establecer los
objetivos de la empresa.
3.3.2. Gestionar de forma ptima el aprovechamiento y
planificacin.
3.3.3.
Disear polticas y estrategias que aseguren el
aumento de las utilidades de la empresa y la
obtencin de mayores recursos.

3.4.

Proyectos y mantenimientos
3.4.1.
Hacer y ejecutar programas de mantenimiento
preventivo y correctivo a las maquinas, equipos y
herramientas.

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3.4.2.
Disear el plan de mantenimiento anual,
elevndolo a la gerencia general para su evaluacin
3.4.3.
Mantener en condiciones adecuadas las
maquinarias y equipos.
3.4.4.
Disear proyectos 5 S para mejorar la limpieza
y paro de las maquinas.
3.5.

Administracin financiera
3.5.1.
Tramitar y organizar el pago por servicios
contratados (Copras y capacitacin)
3.5.2. Solicitar y comprobar los gastos por viticos de toda la
gerencia.
3.5.3.
Proporcionar informacin a otras gerencias y
jefaturas en oficinas de apoyo.
3.5.4.
Realizar los anlisis de las ventas de manera
trimestral.
3.5.5.
Seguir las estrategias de ventas para aumentar
las mismas.
3.5.6.
Organizar y controlar el archivo fsico y
computarizado de la gerencia.

3.6.
Ventas
3.6.1. Reclutamiento, seleccin y capacitacin a los
vendedores
3.6.2.
Evaluar los seguimientos de las cotizaciones y
problemticas que presenten los clientes.
3.6.3.
Control de las existencias de los productos en
stock y tiempos de vencimiento.
3.6.4.
Planificar planes y presupuestos de ventas.
3.6.5.
Clculo de la demanda y pronosticar las ventas
3.7.
Compras
3.7.1.
Desarrollar estrategias de aprovisionamiento,
planeacin y analizar estrategias.
3.7.2.
Control y anlisis de los pronsticos de
abastecimientos por periodos de ventas.
3.7.3.
Administracin de las lneas de precios y rangos
de mrgenes de utilidad.
3.8.
Contabilidad
3.8.1.
Suministrar la informacin contable necesaria a
las autoridades de la empresa.
3.8.2.
Comprobar la correcta aplicacin de los
principios y normas establecidos con respecto a la
organizacin y al sistema de control interno.
3.8.3.
Manejo de la informacin confidencial de la
empresa con responsabilidad.
3.8.4.
Archiva documentos contables para uso y
control interno.
3.8.5.
Cumplir con las normas y procedimientos en
materia de seguridad integral establecida por la
organizacin.

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3.9.

Caja
3.9.1.
Prepara un balance diario de ingresos y egresos
de la empresa.
3.9.2.
Elaborar las relaciones de cheques pendientes.
3.9.3.
Cumplir con las normas y procedimientos en
materia de seguridad interna establecidos por la
organizacin.

3.10. Bodega
3.10.1. Mantener un stock de seguridad para cumplir
con los pronsticos de ventas.
3.10.2. Implementar un sistema de estandarizacin y
organizacin de los productos dentro de la bodega.
3.10.3. Disear un sistema de codificacin interno para
cada producto y evitar prdidas.
3.10.4. Liquidar las existencias de los embarques de
manera peridica para evitar los faltantes.

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Actividad 2- Realizo anlisis de los requisitos y
caractersticas del diseo organizacional en funcin de la
situacin e informacin pertinente de la organizacin en
estudio.
Luego de haber descrito los procesos, actividades y funciones de la
empresa se procede a un anlisis de requisitos y caractersticas del
diseo organizacional de la empresa, tomando considerando la
participacin de todos los departamentos de la misma.
Primeramente se considera de manera jerrquica la estructura
organizacional, tomando como primer puesto de la estructura la
presidencia, la cual acapara los siguientes departamentos:
Comercializacin, administracin, y departamento de proyectos y
mantenimiento, los cuales estn en el segundo puesto de la
estructura organizacional.
Se determina de esta manera por que los departamentos antes
mencionados son los que tienen el mando de los procesos que se
realizan en la empresa por lo tanto se deben posicionar con un puesto
superior a los restantes.
Seguidamente se establecen los representantes de compra y venta
para el departamento de comercializacin, al igual que RRHH,
contabilidad, caja y cartera y cobro para el departamento de
administracin, de la misma manera para el departamento de
proyecto y mantenimiento con el cargo de jefe de proyectos.
Para el departamento de compras se le asigna en un nivel inferior al
jefe de compras que a su vez tiene a su cargo al asistente de
compras, por otra parte el departamento de ventas tiene asignado al
jefe de ventas que a su vez tiene a su cargo los vendedores.
De igual manera para el departamento de contabilidad est asignado
el asistente de contabilidad, del mismo modo para el departamento
de cartera y cobro est a su disposicin el asistente de cartera y
cobro.
Por otro lado el departamento de proyectos y mantenimiento tiene a
su cargo al jefe de proyectos, el cual tiene asignado al asistente de
proyectos.
De manera independiente el departamento de bodega tiene a su
disposicin al responsable de bodega, el cual tiene asignado a los
conductores de la misma, y de igual manera al asistente de bodega.

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De esta manera se define la estructura organizacional de la empresa.

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Actividad 3- Propongo la estructura jerrquica de la
organizacin en estudio.
De acuerdo a la informacin recabada en los procesos,
actividades y funciones de la empresa se procede a
determinar la estructura organizacional de la empresa
Retecsa.
Quedando estructurada de la siguiente manera: