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Repblica de Colombia

Departamento del Caquet


MUNICIPIO DE PUERTO
RICO

F17 FORMATO ESTUDIO PREVIO PARA


CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA
DESPACHO DEL ALCALDE
CODIGOTRAMITE:100.04.02
PAGINA 1 DE 12

NIT. 800.095.775- 9

TRD - VERSION 1 2014

Fecha de compilacin:
Estructurador:
Asunto:

I.

OSCAR EDUARDO
DE ALMACEN
ADQUISICIN DE
TNER, RECARGA
LICENCIAS DE
FUNCIONAMIENTO
ADMINISTRACIN
CAQUET

MURCIA, TECNICO ADMINISTRATIVO


PAPELERA, TILES DE OFICINA,
DE TNER, EQUIPOS DE CMPUTO,
SOFTWARE, PARA EL NORMAL
DE LAS DEPENDENCIAS DE LA
MUNICIPAL DE PUERTO RICO

DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD

La Administracin Municipal requiere para el normal funcionamiento, abastecera travs de


la oficina del almacn municipal, la papelera, tiles de oficina y herramientas a todas sus
dependencias, en desarrollo de los procesos comunes de la Administracin Municipal,
tales como la elaboracin de documentos, archivo de correspondencia, comunicacin,
rendicin de informes y dems labores afines, en aras de asegurar el acatamiento de las
funciones y los objetivos misionales y para el complimiento del programa de Gobierno El
progreso de Puerto Rico Responsabilidad de Todos,prestandoun servicios
administrativos de calidad a la ciudadana.
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 91 literal d Numeral 1, de la Ley 136 de
1994 EL MUNICIPIO DE PUERTO RICO CAQUETA, es el responsable de Dirigir la
accin administrativa del municipio; asegurando el cumplimiento de las funciones, entre
ellas, el desarrollo la misin institucional y constitucional de la Entidad Territorial.
De acuerdo a lo anterior, y previendo que la oficina de almacn no hay existencias de
estos bienes, se hace necesario que el municipio de Puerto Rico contrate el suministro de
papelera, tiles de oficina, recargas de tner, adquisicin de equipos de cmputos y
licencias, con persona natural o jurdica con el fin de garantizar el buen desarrollo
operativo de cada una de las dependencias de la administracin de Puerto Rico Caquet;
adems de estar contemplado en el Plan de Compras y el presupuesto de la entidad con
recursos propios para la presente vigencia.
Por ltimo el contratista prestar el servicio con sus propios medios y recursos fsicos y
humanos, siendo a cargo del Municipio nicamente el pago por los servicios de
correspondencia facturados de acuerdo al objeto a contratar
Direccin:
Sitio Web:
Telfono:
Correo electrnico:

Carrera 5a No. 4 - 01 Barrio el Comercio


www.puertorico-caqueta.gov.co
(098) 431 2801
contactenos@puertorico-caqueta.gov.co

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Elaboro:
Revis:
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Por lo anterior es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso, que culmine con la
suscripcin del contrato respectivo, cuyo objeto se refiere al servicio de correspondencia y
paquetes amparados con una gua, que permita satisfacer las necesidades aqu
determinadas.

II.

DESCRIPCIN
CONTRATO

DEL OBJETO A CONTRATAR

Y CONDICIONES

DEL

A) OBJETO

ADQUISICIN DE PAPELERA, TILES DE OFICINA, TNER, RECARGA DE TNER,


EQUIPOS DE CMPUTO, LICENCIAS DE
SOFTWARE, PARA EL NORMAL
FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL
DE PUERTO RICO CAQUET.

B) CLASIFICACIN DEL BIEN Y/O SERVICIO UNSPSC:


SEGMEN
14
14
14
43
43
43
43
44

FAMILIA
1411
1411
1411
4321
4321
4321
4321
4410

CLASE
141115
141115
141116
432115
432115
432117
432121
441031

PRODUCTO
14111507
14111519
14111609
43211507
43211508
43211711
43212104
44103103

NOMBRE
Papel para impresora o fotocopiadora
Papeles cartulina
Papel de cubierta
Computadores de escritorio
Computadores personales
Escneres
Impresoras de inyeccin de tinta
Tner para impresoras o fax

C) OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del objeto antes mencionado el


contratista deber cumplir con las siguientes obligaciones:
Direccin:
Sitio Web:
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Correo electrnico:

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a) Acatar la Constitucin, la Ley y dems normas pertinentes


b) Cumplir con el objeto del Contrato.
c) Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del
contrato
d) Garantizar cubrimiento en toda la jurisdiccin del Municipio de Puerto Rico.
e) Garantizar que el suministrocumpla con las especificaciones tcnicas, requisitos
tcnicos y calidades pactados en el contrato.
f) Tener disponibilidad inmediata para cuando la entidad lo requiere el servicio.
g) El contratista deber reparar oportunamente y por su cuenta y riesgo, cualquier dao o
perjuicio que ocasione en el contrato.
h) Cumplir el Contrato conforme a la propuesta presentada la cual hace parte integral del
contrato.
i) Actuar con eficacia y responsabilidad en la ejecucin de las tareas objeto del contrato
y conexas al mismo.
j) Responder por los elementos, bienes, informacin, que se pongan a su disposicin
para la ejecucin del presente contrato, propendiendo, en todo caso, por su
conservacin y uso adecuado.
k) Cumplir con el objeto de este contrato en defensa de los intereses jurdicos,
econmicos o de cualquier otra naturaleza del CONTRATANTE y aportar las
capacidades, conocimientos y aptitudes con la debida diligencia, oportunidad y
confidencialidad.
l) Acatar las rdenes, instrucciones e indicaciones que el Supervisor del presente
Contrato le imparta.
m) No aceptar presiones o amenazas de quienes acten por fuera de la ley y comunicar
oportunamente al CONTRATANTE y a la autoridad competente, si ello ocurriere, so
pena de que EL CONTRATANTE declare la caducidad del contrato
n) Entregar al supervisor el informe, las facturas sobre el cumplimiento del objeto
contractual esta es de obligacin para el pago del presente contrato;
o) Informar oportunamente al CONTRATANTE sobre cualquier eventualidad que pueda
sobrevenir y que afecte el desarrollo del contrato.
p) Acreditar el pago de la seguridad social en todos los casos y los parafiscales (si tiene
personal a cargo) durante el plazo de ejecucin del contrato
q) Las dems que de conformidad con la naturaleza del objeto contractual se requieran
para el cumplimiento del mismo
D) OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
a) Facilitar al CONTRATISTA las condiciones necesarias para el cabal cumplimiento del
contrato y coordinar lo necesario con la misma finalidad;
b) Comprobar que los elementos sean conforme a lo contratado;
Direccin:
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c) Disponer que los servidores respectivos colaboren armnicamente con el


CONTRATISTA para el desarrollo del objeto contractual
d) Suministrar la informacin necesaria para el cumplimiento del objeto del contrato.
e) Verificar el cumplimiento de las obligaciones del cooperante para con el Sistema
General de Seguridad Social y/o parafiscales cuando a ello hubiere lugar, para tramitar
las certificaciones de cumplimiento.
f) Las dems que sean necesarias.
E) IDENTIFICACIN DEL CONTRATO A CELEBRAR: (Compraventa)
F) SUPERVISION:Ser ejercida por quien el seor Alcalde delegue. En desarrollo de
esta actividad el supervisor cumplira con las funciones sealadas en el inciso segundo
del Artculo 83 de la Ley 1474 de 2011.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR:
a) Hacer el seguimiento tcnico, administrativo,financiero, contable y jurdico que sobre
el cumplimiento del objeto del contrato.
b) Solicitar al contratista informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la
ejecucin contractual.
c) Mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que
puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que
puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal
incumplimiento se presente.
d) Exigir del contratista el cumplimiento del Objeto del presente proceso contractual y
certificar como recibida a satisfaccin la prestacin parcial y total cuando
efectivamente se verifique el cumplimiento.
e) Exigir del contratista el cumplimiento de sus obligaciones para con el Sistema General
de Seguridad Social y parafiscales si a ello hubiere lugar.
f) Informar y probar los hechos que constituyan incumplimiento para agotar el
procedimiento de imposicin de multas.
g) Recomendar las medidas necesarias para conminar al contratista y al
cumplimiento de lo pactado y sugerir las que se demanden para salvaguardar el
inters general y los recursos pblicos involucrados.
G) FORMA DE PAGO: La forma de pago del contrato que se llegase a adjudicar ser de
la siguiente manera; Luego de la legalizacin y perfeccionamiento del mismo:
Posterior a ello; El municipio realizar un nico pagos, previa presentacin de factura
y/o documento equivalente y como condicin ineludible para que se produzca el pago
debe presentar; acta de entrada al almacn, acta de supervisin parcialsuscrita con el
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supervisore informe de ejecucin donde conste el pago de los aportes a seguridad


social integral y parafiscal segn el casoy los parafiscales (si tiene personal a cargo)
durante el plazo de ejecucin del contrato.
H) FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN:
Decreto 1510 del 17 de Juliode 2013 CapituloV. Mnima cuanta.ElpresenteCaptulo
reglamentala contratacincuyovalor noexceda del diezpor ciento (10%)dela
menorcuanta
delaentidadestatal,independientementedesuobjeto,
cuyasreglasse
determinan exclusivamente en el decreto 1510 de 2013,Artculo 85 procedimiento para
la contratacin de mnima cuanta, artculo 94 de laLey1474 de 2011yen elpresente
Captulo salvo las menciones expresamente efectuadasenelpresente decretoa
estamodalidad,elcualconstituyeelprocedimientoaplicablea
lasadquisiciones
quenosuperenel valorenunciado.
I) LUGAR DE EJECUCIN:Territorio Nacional Colombiano.

III.

CONDICIONES TCNICAS EXIGIDAS

TEM

DESCRIPCIN

Papel para
Impresora o
Fotocopiadora

Papel para
Impresora o
Fotocopiadora

Papel Cartulina

Papel Cubierta

Direccin:
Sitio Web:
Telfono:
Correo electrnico:

CONDICIONES TCNICAS
Resma de papel bond, a base de caa de azcar, fabricado
con tecnologa alcalina, excelente opacidad y lisura, libre de
polvillo, amigable con equipos de oficina, corte exacto,
tamao 21.6x27.9 cms, peso de 75 gramos por metro
cuadrado, en presentacin por resmas que contiene 500
hojas
Resma de papel bond, a base de caa de azcar, fabricado
con tecnologa alcalina, excelente opacidad y lisura, libre de
polvillo, amigable con equipos de oficina, corte exacto,
tamao 81/2"x11", en presentacin por resmas que contiene
500 hojas
octavos de cartulina de un color, en presentacin de
paquetes por 100 unidades
cubierta plstica, trasparente, tamao carta, ideal para

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Computadores
de Escritorio

Computadores
Personales

Escneres

Impresoras
Inyeccin
Tinta

Direccin:
Sitio Web:
Telfono:
Correo electrnico:

de
de

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trabajos de anillados, en presentacin de paquete de 50


unidades
TORRE: Procesador: de Tercera o Cuarta Generacin
(INTEL CORE I5) - Memoria: 4GB RAM - Disco Duro: 1000
GB, conpuertos UBS, Sistema Operativo: Licencia Windows
7 u 8.1 de 32 Bits, 64 Bits, paquete licenciado de Microsoft
Office 2014 hogar y pequea empresa, y con garanta de un
(1) ao como mnimo. TECLADO Y MOUSE salida USB,
MONITOR LED 19.5" LCD, puerto VGA, en Marcas
reconocida en el mercado. y con garanta de un (1) ao
como mnimo
Procesador: tercera o cuarta generacin (INTEL CORE I5),
Sistema operativo: Licencia Windows 8.1 32 Bits, 64 Bits,
Licencia paquete de Microsoft Office 2014 hogar y pequea
empresa, Capacidad de almacenamiento: 750 GB, Pantalla
tctil: LED 14", con entradas USB. y con garanta de un (1)
ao como mnimo
equipo de Mejor productividad y flujo de trabajo, equipo con
diseo que ocupe poco espacio y energa, equipo rpido y
flexible, eficiente en los dispositivos conectores a PC
produciendo imagen de alta calidad igual o superior a 600 x
600 ppp, en escalas de grises y a color, compatible con
Windows 7 y Windows 8 a 32 y 64 bits, con procesador igual
o superior a 533 MHZ, soporte de impresin compatibles,
Carta y Oficio, velocidad de escaneo igual o superior a 45
ppm/90ipm blanco y negro, memoria de 512 MB, con ciclo
de trabajo mnsula de3.000 pginas aproximadas. y con
garanta de un (1) ao como mnimo
Impresora multifuncional ideal para altos volmenes de
impresin con un bajo costo de operacin y mayor
productividad. Con wi-fi incorporado para escaneo o
impresin inalmbrica desde dispositivos mviles. nica con
el sistema original de tanque de tinta, fcil uso y recarga de
tinta, incluye 3 botellas de tinta negra y 3 botellas a color,
para imprimir hasta 12000 pginas en negro o 6500 pginas
a color, incluye alimentador automtico de documentos de
30 pginas para copiar, escanear y enviar por fax a color,

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IV.

Tner
impresoras

para

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impresin a doble faz manual para ahorrar papel, Sistemas


operativos compatibles: Microsoft Windows 8 (32 bit/64
bit), ms cable USB de impresora y con garanta un (1) ao
como mnimo,
Recarga de tner genrico de referencia CE285A, incluye
repuestos y reparacin de los tner de propiedad del
municipio.

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIN

a) Estudio de mercado

Se realiz cotizaciones en el mercado regional de la siguiente manera: tres cotizaciones


de forma fsica, as
t
Descripci
CAN Referente Referente Referente
Valor
e
UM
Valor Total
n
T.
1
2
3
Promedio
m
Papel para
Impresora
10,000
9,900
9,500
9,800
1,960,000
1 o
Resmas 200
Fotocopiad
ora
Papel para
Impresora
11,700
11,500
12,000
11,733
117,333
2 o
Resmas
10
Fotocopiad
ora
Papel
Paquet
12,700
9,500
16,800
13,000
65,000
3
5
Cartulina
e
Papel
Paquet
30,000
30,000
23,000
27,667
166,000
4
6
Cubierta
e
Computad
1,200,00
1,800,00
1,666,66
2,000,000 1,666,667
5 ores de
Unidad
1
0
0
7
Escritorio
Direccin:
Sitio Web:
Telfono:
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Computad
6 ores
Personales

Unidad

7 Escneres
Impresoras
de
8
Inyeccin
de Tinta
Tner para

9 impresoras

1,385,00
0

2,300,00
0

1,400,000

1,695,000

3,390,00
0

Unidad

1,675,00
0

2,200,00
0

2,495,000

2,123,333

2,123,33
3

Unidad

700,000

930,000

830,000

820,000

820,000

Unidad

35

60,000

35,000

50,000

48,333

1,691,66
7

TOTAL 12,000,000

El precio incluye todas las obligaciones tributarias (Municipales, Departamentales o


Nacionales) a las cuales este como responsable quien presente la propuesta, es decir el
fututo contratista deber asumir toda la carga tributaria del valor indicado en el presente
literal.

b) Factores que impactan el precio


Para este tipo de contrato estn integrados los costos de: fletes, impuestos locales,
departamentales y nacionales, as como los costos propios del contratista, los cuales son
la base o punto de referencia para establecer el valor total a contratar, stos han sido
cuantificados de conformidad con los productos y actividades solicitados en el contrato
que se derivan del presente proceso.
Los Impuestos y retenciones que surjan del presente contrato, corre por cuenta del
Contratista, el Municipio de Puerto Rico har las retenciones del caso y cumplir con las
obligaciones fiscales que ordene la ley.
Gastos asumidos por el contratista:
IMPUESTO

TARIFA
8.5%
3.5%
1%

Estampillas
Rete fuente
Rete ICA
Direccin:
Sitio Web:
Telfono:
Correo electrnico:

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c) Justificacin del presupuesto estimado


Para determinar el presupuesto asignado se tuvo en cuenta el promedio aproximado de
las cotizaciones presentadas por los proveedores de la regin, previa solicitud realizada
por el municipio de Puerto Rico Caquet. Se adjunta al presente proceso.
d) Criterios de Habilitacin.
1) Capacidad jurdica.
El proponente debe presentar la siguiente documentacin totalmente vigente:
PERSONA NATURAL:

Carta de presentacin de la propuesta.


Oferta Econmica.
Certificacin de cumplimiento del pago de aportes parafiscales, si es el caso.
Certificado de registro mercantil, donde conste los siguientes cdigos CIIU 4741 Comercio al por menor de computadores, equipos perifricos, programas de
informtica y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados
o4651 Comercio al por mayor de computadores, equipo perifrico y programas de
informtica,y4761 comercio al por menor de libros, peridico, materiales y artculos de
papelera y escritorio, en establecimientos especializados,Fecha de expedicin no
superior a 30 das.Fotocopia de la Cedula de Ciudadana del proponente persona
natural.
Hoja de vida formato DAFP debidamente diligenciada, con sus respectivos soportes.
Copia de la libreta militar del proponente persona natural (para hombres menores de
50 aos),
Certificado de antecedentes disciplinarios de la proponente persona natural, (Fecha de
expedicin inferior a Tres (03) meses respecto a la fecha lmite de presentacin de la
propuesta).
Certificado de Antecedentes Judiciales Polica Nacional.
Certificado de Antecedentes Fiscales
Fotocopia del RUT.
Fotocopia del pago de seguridad social (Planilla) del mes de presentacin de la
propuesta correspondiente a la presente invitacin.
Poder autenticado para efectos del presente proceso en el evento en que represente
al proponente en la entrega de propuestas un tercero.
PERSONA JURIDICA:

Direccin:
Sitio Web:
Telfono:
Correo electrnico:

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Carta de presentacin de la propuesta.


Oferta Econmica.
Certificacin de pagos de seguridad social y aportes parafiscales articulo 50 ley 789 de
2002, la certificacin de la persona jurdica deber abarcar un lapso equivalente al
que exija el respectivo rgimen de contratacin para que se hubiera constituido la
sociedad, el cual en todo caso no ser inferior a los seis (6) meses anteriores a la
celebracin del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga ms de seis (6)
meses de constituida, deber acreditar los pagos a partir de la fecha de su
constitucin. (Artculo 50 de la ley 789 de 2002)
Certificado de Existencia y Representacin Legal (fecha de expedicin inferior a treinta
(30) das respecto a la fecha lmite de presentacin de la propuesta, donde conste que
el objeto social est relacionado con el objeto contractual, su capital social y el trmino
de duracin de la persona jurdica, el cual no debe ser inferior al tiempo de ejecucin,
liquidacin del contrato y un (1) ao ms), donde conste la actividad econmica
conforme con el objeto a contratar de la siguiente manera:cdigos CIIU:4741 Comercio al por menor de computadores, equipos perifricos, programas de
informtica y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados
o4651 Comercio al por mayor de computadores, equipo perifrico y programas de informtica,
y 4761 comercio al por menor de libros, peridico, materiales y artculos de papelera y
escritorio, en establecimientos especializados
Documento de conformacin del consorcio o unin temporal con los requisitos de ley.
Fotocopia de la Cedula de Ciudadana del representante legal de la persona jurdica o
de los miembros del consorcio, la unin temporal, la promesa de sociedad futura, o la
sociedad con objeto nico.
Hoja de vida formato DAFP debidamente diligenciada y con los respectivos soportes.
Copia de la libreta militar (para hombres menores de 50 aos), representante legal de
la persona jurdica o de los miembros del consorcio, la unin temporal, la promesa de
sociedad futura, o la sociedad con objeto nico cuando aplique
Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal de la persona
jurdica o de los miembros del consorcio, la unin temporal, la promesa de sociedad
futura, o la sociedad con objeto nico (Fecha de expedicin inferior a Tres (03) meses
respecto a la fecha lmite de presentacin de la propuesta)
Certificado de antecedentes fiscales del representante legal de la persona jurdica o de
los miembros del consorcio, la unin temporal, la promesa de sociedad futura, o la
sociedad con objeto nico (Fecha de expedicin inferior a Tres (03) meses respecto al
ltimo boletn expedido por la Contralora General de la Repblica, dicho plazo se
contar entre la fecha de expedicin del ltimo boletn y la fecha lmite de presentacin
de la propuesta (Cierre)
Certificado de Antecedentes Judiciales Polica Nacional
Fotocopia del RUT.

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Fotocopia del pago de seguridad social (Planilla) del mes de presentacin de la


propuesta correspondiente a la presente invitacin.
Poder autenticado para efectos del presente proceso en el evento en que represente
al proponente en la entrega de propuestas un tercero

V.

PLAZO DE EJECUCIN DEL CONTRATO

a) Plazo de ejecucin: quince(15) das, a partir del perfeccionamiento del contrato.


b) Plazo de liquidacin: Liquidacin de mutuo acuerdo se realizar dentro de los (04)
meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin. En caso de no
ser posible la liquidacin de mutuo acuerdo se proceder conforme lo exige la ley.
VI.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA


CONTRATACIN

IMPUTACIN PRESUPUESTAL: El CONTRATANTE pagar el gasto que ocasione el


presente contrato con cargo a: CODIGO: 0201020101 y 0201020102 segn Certificado de
Disponibilidad Presupuestal N 23 fechado de 05 de Enero de 2.015.
VII.

COBERTURA DE RIESGOS

De conformidad con lo establecido en el artculo 87 del Decreto 1510 de 2013, la entidad


estatal es libre de exigir o no garantas en el proceso de mnima cuanta.
Por lo anterior se considera que no es necesaria la exigencia de las plizas en el presente
proceso contractual.
El anlisis concluye que en virtud de lo estipulado en el artculo 7 de la ley 1150 de 2007.

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JURDICO EN CONTRATACIN
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CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA
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PAGINA 12 DE 12

NIT. 800.095.775- 9

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