KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan

satuan yang terpisah dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan secara
efektif.
Kooordinasi berfungsi sebagai pegangan bagi satuan-satuan organisasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi
dalam pelaksananaan pekerjaan serta derajat saling ketergantungan antara
satuan pelaksana pekerjaan.
Derajat koordinasi tinggi baik digunakan jika :
a. memerlukan aliran informasi antar satuan pelaksana pekerjaan
b. pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan
c. faktor lingkungan yang selalu berubah
d. adanya saling ketergantungan yang tinggi
e. adanya penetapan tujuan yang tinggi
Tiga bentuk saling ketergantungan antara satuan-satuan organisasi
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
Dalam melaksanakan pekerjaan harian tidak saling tergantung
saling tergantung hanya pada hasil akhir yang memuaskan.
2. Saling ketergantungan berurutan (sequential interdepence)
Suatu satuan organisasi harus melaksanakan tugas terlebih dahulu
sebelum satuan yang lain dapat bekerja
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependece)
Hubungan yang saling memberi dan menerima
Penyebab tidak tercapainya koordinasi efektif :
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
2. Perbedaan dalam orientasi waktu
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi
4. Perbedaan dalam formalitas struktur

Pendekatan yang digunakan dalam pencapaian koordinasi efektif:

1. Menggunakan Teknik-teknik dasar manajemen dasar
a. Hirarki manajerial,

rantai perintah, aliran informasi

dan kerja,

wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas akan

menumbuhkan

integrasi

jika

dirumuskan

dengan

jelas

dan

dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b. Aturan dan prosedur keputusan manajerial yang dibuat untuk
mengatasi masalah rutin dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan
pengawasan rutin
c. Rencana dan penetapan tujuan dimana satuan-satuan organisasi
diarahkan ke sasaran yang sama.
2. Meningkatkan Koordiansi Potensial
a. Sistem informasi vertical yaitu data disalurkan melalui tingkatan
manajemen, komunikasi dapat terjadi didalam atau diluar rantai
perintah
b. Hubungan-hubungan

lateral

(system

informasi

horizontal)

melalui pemotongan rantai perintah dimana informasi dapat

dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana
infomasi tersebut diperlukan.
Beberapa macam hubungan lateral :
1. Kontak langsung antar individu
2. Peranan

hubungan

depatemen

sehingga

yang

menangani

mengurangi

komunikasi

panjangnya

antar
saluran

komunikasi.
3. Panitia yang diorganisasikan secara formal dengan pertemuan
yang terjadwal dan satuan tugas yang dibentuk untuk
menangani masalah khusus
4. Pengintegrasian peranan bila suatu hal memerlukan tingkat
koordinasi tinggi dan perhatian terus menerus dari seseorang.

5. Peranan penghubung manajerial yang mempunyai kekuasan

untuk menyetujui perumusan anggaran oleh satuansatuan
yang diintegrasikan dan diimplementasikan
6. organisasi matriks
c. Pengurangan Kebutuhan akan koordinasi
1.

Penciptaan sumber daya tambahan

(penambahan tenaga

kerja, bahan baku atau waktu kerja, tugas diperingan) yang

dapat memberikan kelonggaran bagi satuan kerja sehingga
masalah yang timbul berkurang
2.

Penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri mengurangi

kebutuhan akan koordiasi dengan merubah karakter satuansatuan organisasi

Penentuan mekanisme koordinasi yang tepat

Pertimbangannya adalah dengan menyesuaikan kapasitas organisasi untuk
koordinasi dengan kebutuhan koordinasi, yaitu berapa banyak informasi
dibutuhkan, berapa besar kemampuan pemrosesan informasi.
Mekanisme

Kompleksitas

Biaya

Kapasitas
pemrosesan
informasi

Sederhana

Murah

Rendah

Kompleks

Mahal

Tinggi

1. Aturan & Prosedur

2. Hirarki manajemen
3.

Rencana &
penetapan tujuan

4. Sistem informasi
vertikal atau
horizontal

RENTANG MANAJEMEN /SPAN OF CONTROL / SPAN OF AUTHORITY./ SPAN

OF ATTENTION/ SPAN OF SUPERVISION ATAU RENTANG KENDALI
Berkaitan dengan jumlah bawahan yang secara efektif dapat dikendalikan secara
efektif atau memberikan laporan oleh / kepada seorang manajer
Berapa Rentang Manajemen yang Ideal :
Penentuan jumlah yang ideal penting karena
1. Mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksaaan kerja
efektif dari bawahannya
2. adanya hubungan antara rentang manajemen

diseluruh organisasi

dengan struktur organisasi

Penentuan besar kecilnya rentang manajemen dipengaruhi
a.

besarnya organisasi

b.

teknologi yang digunakan

c.

spesialisasi

d.

kegiatan-kegiatan rutin

e.

tingkatan manajemen

f.

sifat pekerjaan

Pedoman baku jumlah rentang manajemen tidak ada;

1. menurut Henry Fayol seorang pengawas produksi dapat mengendalikan
20 sampai 30 karyawan.seorang kepala pengawas 3 sampai 4 pengawas
produksi
2. menurut Graicunnas tidak hanya mempertimbangkan hubungan

satu

dengan satu langsung dengan bawahan tetapi juga hubungan dengan

kelompok yang lain

R = n ( 2 n-1 + n - 1 )

3. Lyndall F Urwick paling banyak hanya dapat mengendalikan lima atau enam
bawahan.

Rentang Manajemen dan tingkatan organisasi