UNIVERSIDAD

NACIONAL
DE INGENIERA
FACULTAD DE INGENIERIA
MECNICA

Curso: Proyecto mecatrnico MT818 B

Trabajo: Ensayo N2

Tema: Cmo establecer las reservas de gestin? Cmo hacen esto en las
empresas locales? Cmo se deben manejar estar reservas?

Autor: Pelez Crdenas Sergio Kevin

Profesor: Ing. Jos Oliden Martnez

Lima, 4 de octubre del 2016

Introduccin

Las reservas son una cantidad econmica que agregamos a la lnea base de costos
del proyecto para obtener un presupuesto. Esta reserva de carcter econmico es una
cantidad que se reserva por si se genera algn imprevisto.
Todo el mundo cuando hace el presupuesto para un proyecto incluye reservas, aunque
no lo sepa. Cuando alguien dice Le he incrementado S. / 5.000 debido a que al ltimo
siempre se demora un poco ms., no es que se est realizando una estimacin ms
realista, sino que est incluyendo una reserva.
La buena prctica en la elaboracin del presupuesto es ser conscientes y metdicos
en la definicin y cuantificacin de estas reservas para evitar:

No quedarse cortos, o correremos riesgo de que nuestro proyecto nos salga a

perder.
No pasarse de largo, o correremos el riesgo de salirnos del precio de mercado.

Hay que diferenciar cuando se est elaborando el presupuesto qu parte de ese

sobrecoste que estamos incluyendo es el margen que esperamos obtener y que
parte es una reserva por lo que pueda pasar. Es decir, no es lo mismo incluir una
cantidad porque es lo que se espera ganar con la venta de un proyecto, a incluirla por
si se materializa un determinado riesgo.
Las reservas al final van a cubrir los imprevistos, y como ya he avanzado, hay dos
tipos de imprevistos: los que esperados y los inesperados. Pues las reservas deben
adaptarse a eso:

Reservas para eventos que se prevn, llamadas reservas de contingencia.

Reservas para eventos inesperados, llamadas reservas de gestin.

Y por qu se diferencian? Principalmente porque la manera de calcularlas y el

responsable de calcularlas son diferentes. De la misma manera cuando sucede el
imprevisto y queremos echar mano de las mismas para cubrir el sobrecoste, los
mecanismos son diferentes.
Las reservas de gestin se podrn utilizar cuando el gestor del proyecto pueda
demostrar la situacin particular, no contemplada inicialmente, que le ha trastocado su
estimacin. Esta aprobacin se har dentro del mbito de esa reserva (puede ser toda
la organizacin o slo una cartera de proyectos o departamento).

Argumentacin
En lo que concierne al anlisis de la gestin de costos, especficamente en el anlisis
de reservas, la estimacin de costos pueden incluir reservas, con denominacin en su
mayora de casos, provisiones para contingencias, para tener en cuenta las
incertidumbres sobre el costo. Las reservas para contingencia se pueden observar a
menudo como la parte del presupuesto con destino a ocuparse de los conocidosdesconocidos que podran afectar al proyecto.
Del mismo modo, tambin se pueden realizar las estimaciones respectivas acerca de
la cantidad de reserva de gestin a financiar para el proyecto. Este tipo de reservas
son cantidades especficas del presupuesto del proyecto que se retienen debido a las
razones de control de gestin y que estn reservadas especialmente para cubrir
trabajo no previsto dentro del alcance dl proyecto.
El objetivo de las reservas de gestin es contemplar las variables
"desconocidas desconocidas" susceptibles de afectar a un proyecto. La reserva de
gestin no se incluye en la lnea base de costos, pero forma parte del presupuesto
total y de los requisitos de financiamiento del proyecto (PMI, Gua de los
FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS (GUA DEL PMBOK),
2013).
Para establecer las reservas de gestin se debe tener en cuenta que no se incluye en
la lnea base de costos, pero se deben considerar en parte del presupuesto total y de
los requisitos del financiamiento del proyecto. Cuando se utiliza una cantidad
determinada de reservas de gestin para financiar un trabajo no previsto, la cantidad
de la reserva de gestin utilizada se suma a la lnea de base de costos, dando lugar a
la necesidad de aprobar un cambio de la lnea base de costos.

Fig. 1 Diagrama de flujo de Datos de Estimar los Costos, PMBOK

Al determinar el presupuesto, es decir su versin aprobada (lnea base de costos) por

fases del proyecto, excluida cualquier reserva de gestin, que solo se puede cambiar a

travs de procedimientos formales de control de cambios, y se utiliza como base de

comparacin con los resultados reales. Se desarrolla como la suma de los
presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma (PMI, Gua
de los FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS (GUA DEL
PMBOK), 2013).
Se puede observar en la Fig.2 los diferentes componentes del presupuesto del
proyecto y la lnea base de costos en la Fig.3. Se aprecia las estimaciones de costos
de actividades, junto con cualquier reserva para contingencias para dichas actividades
se aaden a los costos de sus paquetes de trabajo. Las estimaciones de los costos de
paquetes de trabajo, junto con cualquier tipo de reserva de contingencia de los
mismos, se aaden en cuantas de control, y a su vez, la suma de las cuentas de
control genera la lnea de bases de costos.

Fig. 2 Componentes del presupuesto del proyecto, PMBOK

El establecimiento de las reservas se da cuando se suman las reservas de gestin a la

lnea de bases del presupuesto del proyecto. Mientras van surgiendo cambios para la
garanta del uso de las reservas de gestin, se usa el proceso de control de cambios
para que se apruebe el paso de los fondos de las reservas de gestin aplicables a la
lnea base.

Fig. 3 Lnea base de costos, PMBOK

En el contexto de empresa, hablar acerca de las reservas presupuestarias y las

reservas de gestin involucra recursos humanos tan variados como contadores de
costos, gerentes estratgicos, jefes de departamento y analistas financieros. Con el
objetivo de evitar una crisis de liquidez en las operaciones corporativas, estos
profesionales le dan una mirada a los informes financieros, determinando si la
empresa tiene los recursos suficientes para continuar, competitivamente hablando.
Una reserva de presupuesto es un fondo de reserva que una empresa deja a un lado
para financiar las actividades de operacin si los eventos adversos e inesperados
paralizan su posicin de liquidez o hacen que sea difcil para el negocio acceder a
dinero en las bvedas de las empresas.
Las reservas de gestin representan recursos de dinero, tiempo o presupuesto que el
liderazgo corporativo pone a un lado para dar cuenta de las partes de un proyecto que
los jefes de departamento y los proveedores de servicios no pueden predecir. Tambin
conocido como una reserva de contingencia, una reserva de gestin ayuda a los
ejecutivos de alto nivel a evitar interrupciones inesperadas de deshacerse de un
proyecto en buenas condiciones.
Las reservas de presupuesto y las reservas de gestin se interrelacionan en la forma
en que una empresa gestiona sus operaciones. La primera pertenece a procesos
permanentes de la empresa, mientras que el segundo se aplica a situaciones y
eventos de una sola vez, como los proyectos, programas y renovacin de los procesos
internos de corto plazo (Cornell University, 2013).
Para que las reservas presupuestarias y de gestin sean eficaces, el liderazgo
corporativo a menudo pide a los jefes de departamento que trabajen en conjunto y
diseen el mejor plan para salvaguardar la posicin de efectivo de la compaa en los
momentos buenos y malos. Esta asociacin es propicia para la sostenibilidad
operacional, la rentabilidad a corto plazo y una planificacin adecuada de la
continuidad del negocio.

Conclusiones
De este ensayo se puede concluir que en las empresas estos conceptos de reserva
de gestin tienen que ir de la mano con las reservas de presupuesto debido a la
interrelacin que existe entre ellas. Ya que las de presupuesto estn enfocadas a los
procesos permanentes de la empresa y las de gestin se aplican pocas veces o
situaciones nicas como los proyectos que puede tener una empresa, eventos que no
se da de manera constante en la mayora de los casos en las empresas locales.
Se deben tomar como referencia el libro del PMBOK y, ms recomendable an,
certificarse para un amplio conocimiento del panorama global, completo acerca de lo
que es y de lo que se basa la Gerencia de Proyectos.
En mi opinin, estos conceptos de carcter monetario se deberan aplicar con cuidado
y siguiendo las normas establecidas por los expertos en el desarrollo de algn
proyecto del cual sea responsable en un futuro. Resultan muy tiles y efectivos a la
hora de realizar el clculo de un presupuesto total teniendo en cuenta hasta los
eventos inesperados, esos clculos daran como resultado una ejecucin y finalizacin
del proyecto segn el planeamiento inicial.

Referencias

PMI. (2012). Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos(Gua del

PMBOK).
PMI. (2013). Gua de los FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS
(GUA DEL PMBOK). Newtown Square, Pensilvania: PMI Publications.
University, C. (2013). Project Manager's Desk Guide.
Wallace, D. W. (2014). Gestin de Proyectos.