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Propuesta para Portal de

Proveedores Colaboradores
www.upinvoices.com.mx
Cionet ha preparado esta propuesta para ASPROS S.A de C.V., donde
se describe el alcance para implementar el portal de proveedores.

Cionet S.A. de C.V.


Peten no 98 Col. Narvarte
+52 (55) 9151.9729
10/5/2016

Agile v1.0

Propuesta de Servicios Implementacin de Portal de Proveedores/ Colaboradores v1.3


Empresa: ASPROS S.A de C.V.

rea/ Proyecto de Contabilidad


la Implementacin:

Fecha de Inicio: Octubre 2016

Fecha Requerida: Octubre 2016


mail de contacto: agonzalez@asprossemillas.com

Contacto: Alejandra Gonzlez

Descripcin de la Implementar un portal de Proveedores y Colaboradores, en el cual el proveedor


Solicitud: pueda subir sus facturas (XML y PDF), y ligarlas a las rdenes de compra (factura
anticipo y/o factura reserva y/o factura proveedor), y el colaborador pueda subir sus
comprobantes (factura viticos), los cuales se validen ante el SAT y se validen con los
requerimientos propios del negocio, para que posteriormente el proveedor pueda dar
seguimiento al estatus de pago y los colaboradores puedan revisar sus
comprobaciones.
Justificacin de la Reducir el tiempo invertido en las tareas de revisin realizadas por las diferentes
Solicitud: reas involucradas, mediante la automatizacin de la revisin y validacin en
conjunto con un portal para proveedores donde se podr integrar los (XML y PDF), y
revisar los pagos realizados.
Tipo de Asignacin:

Solucin Completa

Solucin Parcial

Garanta: 12 meses

Impacto al Proceso de Implementacin


Matriz de Impacto

Impacto al Proceso de Implementacin

Alcance: El portal de proveedores tendr la siguiente funcionalidad.


Es un sitio web en el cual cada proveedor tendr un usuario y contrasea para
ingresar. El proveedor se registrar en el portal y se activar el vnculo para cada
uno de los proveedores.
Funciones: (por detallar)
Proveedor. En el sitio el proveedor podr cargar las facturas CFDI (XML y PDF) en
cuatro modalidades:
o Con factura anticipo
La factura anticipo representa un % del total de la compra. Esta
se publicar para que el proveedor pueda adjuntar sus
documentos. Al momento de publicar se validar la fecha para
que el proveedor pueda adjuntar sus documentos.
Se validar monto, IVA y Total del XML con el de la factura
anticipo.
Se podrn subir facturas con al menos 40 das de antigedad.
Se debern de ingresar las facturas por el monto total de la
factura anticipo.
o Con factura reserva

Agile v1.0

La factura reserva representa cantidades parciales del total de


la compra. Esta se publicar para que el proveedor pueda
adjuntar sus documentos.
Se validar unidades y precios unitarios de la factura reserva con
la factura del proveedor.
Se validar monto, IVA y Total del XML con el de la orden de
compra.
Se debern de ingresar las facturas por el monto total de la
factura reserva.
Con factura proveedor
La factura proveedor representar la entrada de compra. Esta
se publicar para que el proveedor pueda adjuntar sus
documentos.
Se validar unidades y precios unitarios de la factura proveedor
(SAP) con la factura del proveedor.
Se validar monto, IVA y Total del XML con el de la orden de
compra.
Se debern de ingresar las facturas por el monto total de la
factura reserva.
Con factura viticos
La factura viticos representara los gastos de los proyectos que
incurren los colaboradores
Se validar el RFC Receptor

Aprobacin.
o Para el caso de facturas viticos: El sistema le enviara un correo
electrnico al colaborador comunicando que la factura ha sido
aprobada o rechazada.
o Para el caso de facturas viatico por cada usuario se podr definir el
aprobador del gasto.

Validacin. El sitio validar el XML ante el SAT e informar mediante correo


electrnico al proveedor o colaborador que la factura ha sido validada o
rechazada. En el portal se dejar una marca que la factura ha sido rechazada
o validada.
https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/
En el caso de rechazo, se podr volver a cargar la informacin de PDF y XML
y volver a empezar el proceso.
El proveedor o colaborador no podr subir una misma factura para hacer una
comprobacin. El identificador nico de cada factura es el folio fiscal UUID.

Integracin. El sitio descargar los documentos en una carpeta fsica


predefinida en su servidor/ pc que sea designada para este propsito.

Buzn Fiscal. El sitio estar conectado (previa configuracin) al buzn fiscal


de la empresa (s), con la cual se podrn hacer tres tipos de operaciones:

Agile v1.0

a) Bsqueda de XML. La bsqueda de XML desde la comprobacin de viticos


mediante la referencia de RFC, Monto y Fechas o ltimos dgitos del UUID o
RFC, numero de factura y monto.
b) Proveedores automticos. Se podrn bajar los XML del buzon de los
proveedores que normalmente se pagan, como es el caso de servicios: agua,
telfono, luz. Sin la necesidad de ingresar el XML en el portal
c) Consulta de XML Buzon. Con un reporte se podrn revisar todos los CFDI que
se tienen en el buzon fiscal y en este reporte se presentan, montos,
impuestos, rfcs, fechas de facturas, rfc, etc.

Fuera del Alcance:

Administracin:
o Usuarios. Se tienen 3 perfiles de usuario. A. Proveedor B.
Administrado C. Colaborador. El usuario ser el correo de la
empresa y la contrasea deber cumplir con los requerimientos de
la poltica de contraseas.
o El portal contara con recuperacin de contrasea, colocando el
correo del proveedor.
o Proveedores. Se tendr un catlogo de proveedores, con sus
trminos de pago y tipo de modalidades que puede utilizar para
cargar una factura.

Reportes
o Se tendr 1 reporte con No. de facturas pendientes en cada proceso,
agrupados por empresa.
o Reporte 90. Este reporte muestra la informacin tanto de ordenes
de compra/ gasto publicados en el portal y su relacin con las
facturas que el proveedor a colgado a cada uno de estos. (se anexan
un ejemplo). Cuando carguen el XML, se indicara el estatus del SAT
o Reporte 75. Colaboradores. Muestra la informacin de
colaboradores que han iniciado una comprobacin y su estatus.
Cuando cargan el XML, indicara el estatus del SAT.

Configuracin de la informacin de proveedores

Carga de informacin histrica.


Cualquier actividad no contemplada expresamente en la presente propuesta

Infraestructura:

1. El portal de Proveedores corre en la infraestructura de clase mundial


2. La Disponibilidad del sitio ser del 99.9%

Actividades/Tiempo
estimado:

1. Entrega del portal de Proveedores 2 semanas

Requerimientos: Para iniciar.


-

P. Lista de Proveedores

P. Contactos dentro de la empresa proveedor que tendrn acceso.

P. Contactos de compras en la empresa y su asignacin al proveedor.

P. Lista de movimientos a sincronizar

Agile v1.0
-

P. Acceso a la base de datos en modo lectura

R. Restrictiva (no se puede avanzar sin cumplir con la condicin, se pueden completar tareas
paralelas si existen)
P. Permisible (Se puede continuar, es deseada tener esta condicin)
RC. Restrictiva completa. (No se puede continuar el proyecto si no se cumple esta condicin)

Entregables:

1.

Solucin implementada.

2.

Manual para proveedor

3.

Manual para colaborador

Pendientes por revisar Revisin de los tipos de documentos y movimientos

Agile v1.0

Impacto en Inversin y Costos


Descripcin

Pago inicial

Costo mensual

Opcin 1
Configuracin inicial

$15,000.00

Renta mensual portal UpInvoices 1 cuenta (n nmero de razones sociales)

$4,500.00

Hasta 1500 documentos validados por mes


Proveedores ilimitados
1 Administrador
Validacin documento adicional

$ 0.45

Notas:
Los precios se encuentran en pesos mexicanos, y no se incluye el 16% de IVA.
Contrato mnimo por un ao.
Una vez iniciado el proyecto se puede ajustar el plan al siguiente mes de notificacin.
La configuracin inicial incluye n nmero de razones sociales que pertenecen al mismo grupo.
Se pueden dar de alta n cantidad de proveedores, es decir no hay un cobro por proveedor.
El pago deber realizarse a 15 das posteriores a la presentacin de la factura.

Comentarios del Aprobador Orden de compra.


Aprobacin/Rechazo
Resultado de la Solicitud del
Cambio:

Aprobado

Rechazado

Aprobadores
De parte del Cliente:

Fecha 10/5/2016

De parte de Cionet:

Fecha 10/5/2016

GUSTAVO RIVERA