1/12/2016 10:04:09 AM

PENGURUSAN EMOLUMEN

ZETIAKMAL ABDUL MUIZ

JABATAN AKAUNTAN NEGARA
WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
zetty@anm.gov.my
03-8882 1655

PENGENALAN
ENTITI YANG BERPERANAN DALAM PENGURUSAN GAJI & ELAUN
(KECUALI ANGKATAN TENTERA MALAYSIA):BHG/ UNIT
SUMBER MANUSIA

BHG / UNIT
KEWANGAN

MENGELUARKAN SURAT
ARAHAN / KELULUSAN
MENYEDIAKAN KEW.8

MENYEDIAKAN SG20
MENYEDIAKAN /
MEMPROSES BAUCAR
BAYARAN

MENGGUBAL DASAR PERSONEL

PERKHIDMATAN AWAM TERMASUK POLISI
EMOLUMEN.

PEJABAT
PERAKAUNAN

MEREKABENTUK, MEMBANGUN &

MELAKSANAKAN SISTEM PERAKAUNAN
KERAJAAN

1/12/2016 10:04:09 AM

MENGUNCI MASUK SG 20
MENYEMAK & MELULUSKAN
PEMBAYARAN

MENYEMPURNAKAN BAYARAN
2

ISTILAH ISTILAH DALAM

PENGURUSAN EMOLUMEN
PTJ / PUSAT PEMBAYAR (PC)
Merujuk kepada Kementerian / Jabatan / Kerajaan Negeri / Agensi
Kerajaan dimana anggota dibayar gaji.
PEJABAT PERAKAUNAN (AO)
Terdiri daripada JANM Negeri dan Cawangan serta pejabat Ketua
Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) yang memproses Sistem
Gaji Berkomputer dan membuat pembayaran gaji kepada penjawat
awam.

1/12/2016 10:04:09 AM

ISTILAH ISTILAH DALAM

PENGURUSAN EMOLUMEN
SIJIL GAJI AKHIR (SGA / LPC)
Merujuk kepada Penyata yang mengandungi maklumat gaji, elaunelaun dan potongan pegawai yang sedia ada di PTJ / Pusat
Pembayar. SGA akan dikeluarkan sekiranya berlaku pertukaran.
BORANG SG20 (CHANGES)
Merujuk kepada Borang Perubahan Gaji Kew. 320. Dikemukakan
kepada AO oleh PC sekiranya berlaku sebarang perubahan
terhadap data gaji, elaun dan potongan anggota.

1/12/2016 10:04:09 AM

ISTILAH ISTILAH DALAM

PENGURUSAN EMOLUMEN
REGULAR CYCLE
Merujuk kepada proses pembayaran gaji bulanan berdasarkan
jadual tarikh pembayaran gaji yang telah ditetapkan oleh JANM.
SEPARATE CYCLE
Merujuk kepada proses pembayaran gaji bulanan bagi kes lantikan
baru dan bertukar masuk yang tidak sempat diproses semasa
Regular Cycle. Pada kebiasaannya tarikh pembayaran gaji Separate
Cycle adalah pada tarikh akhir bulan tersebut.

1/12/2016 10:04:09 AM

ISTILAH ISTILAH DALAM

PENGURUSAN EMOLUMEN
DAILY RATED
Merujuk kepada proses pembayaran gaji bulanan kepada anggota
bukan tetap / bergaji hari. Tarikh pembayaran gaji adalah pada
10hb.
NOMBOR GAJI

Nombor yang diperuntukan kepada setiap pegawai dan anggota

Kerajaan Persekutuan yang dilantik yang gajinya dibayar melalui
sistem gaji berkomputer.
Nombor ini adalah unik yang mengandungi 8 digit dan dikekalkan
tanpa mengira pejabat perakaunan sepanjang perkhidmatan dengan
Kerajaan Persekutuan.

1/12/2016 10:04:10 AM

ISTILAH ISTILAH DALAM

PENGURUSAN EMOLUMEN
FAIL INDUK GAJI
Merujuk kepada laporan senarai pegawai dan anggota Kerajaan
yang sedia ada dalam sistem dan disusun mengikut Pusat Pembayar.
SLIP GAJI
Penyata pendapatan dan potongan gaji bulanan bagi kakitangan
Kerajaan.

1/12/2016 10:04:10 AM

ISTILAH ISTILAH DALAM

PENGURUSAN EMOLUMEN
TARIKH GAJI
Tarikh pembayaran gaji bulanan yang dimaklumkan melalaui SPANM.
Gaji dan elaun tidak boleh dibayar sebelum 25hb dalam bulan ianya
kena dibayar. Pencen pula tidak boleh dibayar lebih awal 4 hari
daripada tarikh pembayaran gaji berkenaan.
Jika 25hb jatuh pada hari Jumaat, Sabtu atau Ahad bayaran boleh
dibuat oleh Jabatan pada hari kerja akhir sebelum hari Jumaat.
PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN
Penyata yang mengandungi butir peribadi, pendapatan dan
potongan kakitangan dalam tahun semasa.
Dikeluarkan sebelum bulan Mac setiap tahun.
1/12/2016 10:04:10 AM

PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB
JANM BERTINDAK SEBAGAI PUSAT PERKHIDMATAN GAJI PENJAWAT AWAM
UNTUK KERAJAAN PERSEKUTUAN.

a)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ADALAH DIPERTANGGUNGJAWABKAN DI DALAM MENYELENGGARA
PEMBAYARAN GAJI BAGI PENJAWAT AWAM DI KEMENTERIAN/JABATAN
PERSEKUTUAN YANG TIDAK MENGAKAUN SENDIRI (JTMS).

b)

JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS)

TERDAPAT 11 JMS YANG MENGENDALIKANNYA SENDIRI DENGAN
MENGGUNAKAN SISTEM GAJI BERKOMPUTER YANG SAMA.

1/12/2016 10:04:10 AM

PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB
FUNGSI PEJABAT PERAKAUNAN DALAM PENGURUSAN GAJI &
ELAUN:
1)

MERANCANG PEMEROSESAN DAN PEMBAYARAN GAJI DAN

EMOLUMEN KEPADA ANGGOTA AWAM KERAJAAN PERSEKUTUAN
SECARA SISTEMATIK SERTA MEMATUHI ARAHAN DAN PERATURAN.

2)

MENYEMAK / MENGUNCI MASUK DATA SERTA MEMPROSES PEMBAYARAN

GAJI DAN EMOLUMEN MELALUI SISTEM GFMAS-HRPY.

3)

MELULUSKAN BAUCAR-BAUCAR GAJI BERASINGAN MELALUI eSPKB

MELALUI SISTEM GFMAS.

4)

MEMBERI KHIDMAT NASIHAT MENGENAI PENGURUSAN EMOLUMEN.

1/12/2016 10:04:10 AM

10

PEMPROSESAN GAJI
BULANAN
BAHAGIAN 1

BAHAGIAN 2

TERIMA CHANGES,
SEMAK DAN PROSES
KUNCI
MASUK DATA
Slide 12

PROSES MUAT
NAIK ARAHAN
POTONGAN
Slide 13

BAHAGIAN 7

JANA
LAIN-LAIN
LAPORAN GAJI

1/12/2016 10:04:10 AM

BAHAGIAN 6

JANA
LAPORAN
CUKAI/KWSP/
TABUNG HAJI
Slide 26

BAHAGIAN 3

PROSES GAJI
(REGULAR CYCLE)
Slide 17

BAHAGIAN 5

MUAT TURUN
DATA
POTONGAN
GAJI
Slide 24
Skip Slide 36

BAHAGIAN 4

PROSES GAJI
(SEPARATE CYCLE)

11

PROSES SEMAKAN

Semakan
Borang SG20
bersama
Payroll
Master
Listing

Dokumen yang dikuiri

perlu dikemukakan
semula 2 dari dari tarikh
ianya dikuiri

Kuiri

Proses
pengesahan

Kunci Masuk

Proses semakan hingga proses kunci masuk mengambil

masa 2 minggu untuk Regular Cycle dan 4 hari untuk
Separate Cycle.
PEMPROSESAN GAJI BULANAN
1/12/2016 10:04:10 AM

12

PROSES GAJI BULANAN

01.03.xxxx
Semakan dan
Pengesahan
SG20

07.03.xxxx &
11.03.xxxx
Semakan
laporan Edit

21.02.xxxx
Tarikh Terima 06.03.xxxx
SG20
Kunci masuk
data kedalam
sistem HRPAY
GFMAS

1/12/2016 10:04:10 AM

20.03.xxxx
Hantar cek
gaji (RC) ke
bank

13.03.xxxx
Proses gaji
Regular Cycle
dan
kemasukan
SG20
Separate
Cycle Mac

19.03.xxxx
Semakan
laporan Edit

18.03.xxxx
Semak, sah
dan
kuncimasuk.

25.03.xxxx
Hantar cek
gaji (SC) &
potongan ke
bank

21.03.xxxx
Proses gaji
Separate
Cycle

13

OVERVIEW SISTEM HRPAY

GFMAS

1/12/2016 10:04:10 AM

15

IT0000
IT0001
IT0002

IT0077
IT0041
IT0006

IT0185
IT0007

IT0008
IT0009
IT0014
IT0015
IT2010

IT0196

IT0198

SG50
IT0198
(/438)

PROSES MUAT NAIK ARAHAN

POTONG GAJI
Arahan potong Gaji diterima dari Agensi Potongan Gaji seperti ;1. ANGKASA
2. BSN PERIBADI / KENDERAAN
3. PINJAMAN PERUMAHAN
4. YAYASAN IKHSAN RAYAT
5. COSHARE

Proses muat naik menggunakan sistem FILEZILLA

1/12/2016 10:04:10 AM

21

PROSES MUAT NAIK ARAHAN

POTONG GAJI

1/12/2016 10:04:10 AM

22

PROSES MUAT NAIK ARAHAN

POTONG GAJI

1/12/2016 10:04:10 AM

23

PROSES MUAT NAIK ARAHAN

POTONG GAJI

Pastikan data potongan telah dimasukkan kedalam folder in agensi potongan.

PEMPROSESAN GAJI BULANAN

1/12/2016 10:04:10 AM

24

PROSES LARIAN GAJI

REGULAR CYCLE
Sebelum larian gaji dilakukan, Laporan Edit (ZRPY043) akan dilakukan
untuk semakan ketepatan data diantara data yang dikunci masuk
bersama changes yang dikemukakan.

1/12/2016 10:04:10 AM

25

1/12/2016 10:04:10 AM

26

PROSES LARIAN GAJI

REGULAR CYCLE
Jana: Query(SQ01): Compare Pension
Status with EPF

ZRPY001

Use Variant:
1.ST1_2 with EPF-Make sure report shows "NoListGenerated"
2.St3 with No EPF-Make sure report shows "NoListGenerated"
3.St4- If list generated, Validate if Employee really is status 4 and not status 3.
Note: Status 4 will create EPF with NO EMPLOYER CONTRIBUTION.
(Do data correction if required)

Status 1 tidak berpencen dan tiada caruman

Status 2 Pencen dan tiada caruman
Status 3 KWSP
Status 4 Pencen dan ada KWSP
Jana: Kemaskini HO Control Table
(Kemasukan & Penamatan)

ZRPY038

1. System default exlude penamatan reason '42'. You may include '42' for employee
whose Step No 3 is not performed because his/her data is confirmed NOT require to
be sent to GFMAS-HO.(Refer to Step No 3)
2. Ensure: Field At 'Date' shows fisrt & last date of the month.
(eg. 01.01.2006 to 31.01.2006)
3. Remove
checkbox to perform actual run.

Semakan kemaskini data anggota Kemasukan Baru / Penamatan yang keluar dari Pejabat Pembayar.

Kemaskini HO Control Table (Kemasukan

& Penamatan)

ZRPY039

Note: This process need to be done for each employee if there is a change on IC
Number, Name or Start Date.

Semakan kemaskini data caj pendapatan kepada Organisasi. Kod Jabatan / PTJ, Kod Vot / Aktiviti,
Jana : Senarai Jabatan Tidak Konsisten di ZRPY055
IT0001

1/12/2016 10:04:10 AM

Ensure: Report displays message "Data Konsisten". Otherwise, user MUST validate
and do data correction, if required.

27

PROSES LARIAN GAJI

REGULAR CYCLE
Jana :Semakan K/T di AO

ZRPY041

Ensure: Report displays message "No list generated". Otherwise, do data

correction.

Semakan anggota dibayar di Pejabat Perakaunan (AO) yang betul.

Sediakan Data Batch bagi IT0027 (WBS)

ZRPY036

Ensure: 'Record Creation Date' are first of the current Payroll processing month.

Semakan kenaan caj vot / aktiviti di PTJ yang betul.

Muat naik proses

SM35

1. Select/Highlight the correct created Batch name

2. Click 'Process' button
3. Click 'Background' & select 'Process' button.

Caj kenaan vot / aktiviti di PTJ.

Simulasi Payroll

PC00_M14_CALC_SIMU
Atau
ZRPCSC000

1. Select Variant - JANM SIMULASI

Ensure: Variant is set NOT to Display Rem Statement (payslip) and NOT to display
log. (If wish to view payslip, select button 'Display Variant Rem Statement' &
enter 'JANM' (only if <=20 employees are processed) Ensure: IF Payroll process
terminated, repeat step 7 - make sure No error in ZRPY041.

Larian gaji secara simulasi.

1/12/2016 10:04:10 AM

28

PROSES LARIAN GAJI

REGULAR CYCLE
Release Payroll Area

PC00_M99_PA03_RELEA /
PA03

Jika Payroll Area > 1 : Set Payroll Area

PC00_M99_ABKRS

Start Payroll - Foreground

PC00_M14_CALC

Atau
Scheduler Parallel Accounting
(Background)

Atau
ZRPCSC000

Correction (Jika perlu)

PC00_M99_PA03_CORR

Simulasi: Hantaran Data Gaji ke FI

(Type of Doc = S )

PC00_M99_CIPE

1/12/2016 10:04:10 AM

Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas.

Be Alert !! Include ALL Payroll areas.

1. Check Payroll Processing Month
(Select Variant Name, click 'Change' button, check Payroll Processing Month).
Ensure: Variant is set NOT to Display Rem Statement (payslip) and NOT to display
log. (If wish to view payslip, select button 'Display Variant Rem Statement' & enter
'JANM' (only if <=20 employees are processed)

Be Alert !! Include ALL Payroll areas.

1. Enter correct Posting Date & Document Date.
Both dates MUST be the same.
(Posting & Doc Date adalah 'Tarikh Pengeluaran Cek')
2. Ensure Document created is Error Free

29

PROSES LARIAN GAJI

REGULAR CYCLE
Simulasi : Proses Pre DME (Bank)

PC00_M14_CDTA

Be Alert !! Include ALL Payroll areas.

1. 1. Select Variant - JANM SIMULASI
2, Ensure the
Test check box is ticked
3. Ensure enter correct Pay Date
(Pay Date adalah 'Tarikh Pembayaran Gaji')
4. Report must show Person not selected & transaction not performed = '0'.
(OK if report shows error type F11 --> Employee with Zero Net Pay)

Correction (Jika perlu)

PC00_M99_PA03_CORR

Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas.

Exit Payroll Area

PA03

Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas.

1. Click Exit Payroll
2. Earliest Retro Acctg Period: Enter next payroll period date and SAVE

Proses penyedian dokumen Hantaran Data PC00_M99_CIPE

Gaji ke FI
(Type of Doc = P )
(Catit Accounting Document No di Buku
log )

1/12/2016 10:04:10 AM

Be Alert !! Include ALL Payroll areas.

1. Enter correct Posting Date & Document Date.
Both dates MUST be the same.
(Posting & Doc Date adalah 'Tarikh Pengeluaran Cek')
2. Ensure Document is Error Free
3. Ensure NO Personnel Number Skipped
SEMASA LANGKAH INI, PAYROLL AREA MESTI ADA SEMUA PAYROLL AREA DI AO!!JIKA TIDAK AMAUN CEK TIDAK AKAN TEPAT.

30

PROSES LARIAN GAJI

REGULAR CYCLE
Proses Hantaran dokumen posting ke FI
(Post to FI)

PCP0

1. Click 'Immediately' (E'yee < 3000) Or 'Create Job' (E'yee > 3000) button
When PKI - ISIGN
2. Msg 'Verified' will be displayed, close both screen.
3. Select
at pop-up screen 'Tandatangan digital'.

Untuk di Cetak

PCP0

To Print
1. Goto the Posted Doc. Place
and select Goto >
Accounting Documents
a) Print FI-GL Doc No for FI-GL Dept
b) Print FI-AP Doc No for FI-AP Dept
2. Print page #1 of HR-GL Doc (contain trust Code for Payee)
with attach Laporan Cek HR for FI-AP Dept

Proses Pre DME (Bank)

(Catit Identification Feature & Program
Run Date di Buku log )

PC00_M14_CDTA

Be Alert !! Include ALL Payroll areas.

1. Ensure enter correct Pay Date
(Pay Date adalah 'Tarikh Pembayaran Gaji')
2. Do Not Tick the 'Set Flag for Transfer' checkbox

Proses DME
(guna format 'HR_STD' & bagi Bank yg
perlu CD s'ja)

ZRPY035

1. Select Variant - JANM

2. Use ID Feature No from 21(a).
3. Confirm House Banks to be in CDs

Muat turun data gaji ke:

c:\temp\ <nama fail.txt>

FDTA

Place in name Eg. C:\TemBSN.txt

Pindahkan Fail di proses 21 (c) dari Local ZFILEMGR

ke Server utk proses CD.

For Bank Transfer, refer to Banks from pull down menu with process ID 'HR512' and
file description Eg 'APS - BSN'.
ALERT !! - FILE ID BUKAN HOUSE BANK!!

Jana : Laporan HR Cek

1. Use ID Feature No from 21(a).

2. Attach printed page from Item 20(c)-2 together with this
report to be given FI-AP Dept

1/12/2016 10:04:10 AM

ZRPY057

31

PROSES LARIAN GAJI

SEPARATE CYCLE
Proses larian yang sama dengan Regular Cycle.
Semasa larian Separate Cycle, maklumat nombor gaji anggota
yang hendak diproses perlu disenaraikan. PEMPROSESAN GAJI
BULANAN

1/12/2016 10:04:10 AM

32

MUAT TURUN DATA

POTONGAN GAJI
Muat turun Data Potongan Gaji bagi
Agensi potongan (Bagi agensi potongan
yg perlukan CD sahaja)

ZRPY017

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Pindahkan Fail di langkah 30(a) dari

Server ke Local (Hanya jika 30(a) di
proses secara Background. Jika
Foreground, teruskan ke 30(c)).

ZFILEMGR

1. Look for file in /gfmas/hr/

2. Place file in C:\Temp

Pindahkan Fail di langkah 30(a) atau

30(b) dari Local ke Server utk penyediaan
CD.

1/12/2016 10:04:10 AM

Ensure enter CORRECT Payroll Period

Confirm Deduction Code to be in CDs
Foreground - Will place file in C:\Temp
Background - Will place file in /gfmas/hr/
Print Cover Letter for Third Party
Variant : DLOAD -JANM (SINGLE wage type per-file)
Variant : DLOAD PRUMAH
For wage types that need to combine into 1 File, ensure
to 'Tick' Group Wage Type, (eg. Pinj Perumahan 4141,
4142 & 4140)

1. Look for file in C:\Temp

2. Ensure to select the correct Process ID (Refer also to
File Description)

33

MUAT TURUN DATA

POTONGAN GAJI

STEP 1 TRANSFER FROM SERVER TO LOCAL (simpan data di c: menggunakan .txt)

STEP 2 TRANSFER FROM LOCAL TO SERVER (data .txt dimuat naik ke server untuk diprose oleh agensi)
PEMPROSESAN GAJI BULANAN
1/12/2016 10:04:10 AM

34

JANA LAPORAN
CUKAI / KWSP / TABUNG HAJI
Jana:Laporan Cukai
Jenis laporan: CP39 Summary

ZPC00_M14_CT39

1. Print CP39 Summary

2. File is placed at /gfmas/hr/
Eg. JANCUP - '1070_0292207108'

Jana:Laporan EPF (Borang A)

ZPC00_M14_CEBA
Jenis laporan: EPF Summary & EPF (BBCD)

1. Print EPF Summary & EPF (BBCD)

2. Ensure User Id have Authorization to SP11
3. First Execute Background. After Job Complete Run Foreground to Print.
will placed at C:\Temp.

Jana:Laporan Tabung Haji

Jenis laporan: Lampiran Tabung Haji

1. Ensure to enter EMPLOYER REF NO & TAPE CODE

2. Print Lampiran Tabung Haji
3. If TAPE is selected, file is placed at
/gfmas/hr/T_HAJI.01

ZRPY060

Pindahkan Fail di langkah 31, 32 & 33 dari ZFILEMGR

Server ke Local.

1. Look for file in /gfmas/hr/

2. Place file in C:\Temp

Pindahkan Fail dari langkah 34 (a) dari

Local ke Server utk penyediaan CD.

1. Look for file in C:\Temp

2. Ensure to select the correct Process ID (Refer also to
File Description)

1/12/2016 10:04:10 AM

4. File

35

JANA LAIN-LAIN LAPORAN

Jana: Laporan Ringkasan Gaji

ZRPY023

Jana: Payroll Master Listing

ZRPY025

Jana: Senarai Potongan (Sewa Rumah & ZRPY028

Kump Penerima Bayaran
Jenis laporan: Sewa Rumah, K. Penerima
Byrn,

1. Cek bagi Payee (Pymt Method 'P') perlu dilampirkan

bersama Laporan - K.Penerima Bayaran.

Jana: Senarai Potongan Cukai

ZRPY046

Jana: Senarai Potongan KWSP

ZRPY047

Jana Lain2 Pendapatan & Potongan

selain dpd potongan di bil 38, 39 dan 40
(Jika Perlu)

ZRPY021

Select Variant 'PENDAPATAN' or 'POTONGAN'

Jana Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick

Up)

ZRPY049

Pastikan program dilarikan setiap awal bulan bagi bulan sebelumnya untuk
mengemaskini maklumat K6 (Pendapatan Bercukai).
- Data akan terus dikemaskini di PA30 TANPA perlu proses di SM35.
- Semak Laporan di ZRPY050 (Senarai Infotype BIK - TAX)

1/12/2016 10:04:10 AM

36

WHATS NEW IN
1GFMAS

Elemen Baru di 1GFMAS

Bil

Ciri-ciri

Kod Transaksi

1.

Pemberitahuan Nombor Gaji kepada pegawai baru melalui SMS dan emel

ZRPY114

2.

Penambahan Infotype
IT0019 Monitoring of Tasks untuk tarikh tamat kontrak
IT0105 Communication untuk emel & no telefon
IT9000 Employee Miscellaneous Info untuk maklumat tambahan
IT9001 - Payment Voucher Details untuk maklumat terperinci baucar bayaran
IT9100 Penerima Saraan untuk maklumat bayaran penerima saraan

3.

Penambahan Laporan (contoh)

PY Simulation Process Status (AO)
PY Simulation Process Status (PTJ)
JANM Customize Payroll Annual Report
Senarai Tarikh Persaraan/Tamat Perkhidmatan

ZRPY100
ZRPY101
ZRPY102
ZRPY108

4.

Perubahan format payslip

ZRPY111/ZRPY112

5.

Pembayaran Kerja Lebih Masa (OT) melalui payroll (Optional)

6.

Perubahan format Penyata Pendapatan - mengunakan Borang EC format LHDN & Penghantaran
CP8D secara On-line ke LHDN

7.

Perubahan pada Kod Potongan.

Cth: Angkasa, Nafkah, BSN, Tabung Haji & Pinjaman dan Pendahuluan Diri (LMS)

8.

Data Potongan Pinjaman dan Pendahuluan Diri hanya di kemaskini secara automatik oleh program
di LMS (Loan Mgt System) tidak lagi boleh di buat secara manual.

9.

Perubahan pada Kod Perkhidmatan (JPA)

menggunakan Kod Skim Berkomputer yang di kemaskini di IT9000 dan tidak lagi di IT0008.

10.

Pembayaran EFT kepada KWSP/SOCSO mengikut nombor rujukan majikan.

ZRPY024

ZRPY117

PENAMBAHBAIKAN PENYATA
GAJI

1GFMAS HCM : Perubahan Format Payslip

1GFMAS HCM : Format Payslip Detail (Baru)

* Dijana oleh Pej. Perakaunan jika perlu

PENAMBAHBAIKAN PENYATA
PENDAPATAN TAHUNAN

1GFMAS HCM : Perubahan Format Penyata

Pendapatan

PERUBAHAN TERHADAP
BORANG INPUT DATA DALAM
PELAKSANAAN 1GFMAS

Borang Input Kew. 8 (SEMASA)

Borang Input Kew. 320 (SG20) (CADANGAN)

OVERVIEW TO BE HCM
1GFMAS

Gambaran Keseluruhan Proses Gaji To-Be 1GFMAS

PTJ

AO

HO

Mula
A Kunci Masuk
SG20 online
Proses Gaji
Simulasi

Dokumen
sokongan
Integrasi
HRMIS &
1GFMAS
(PTJ yang
telah
melaksana
kan
HRMIS)
Tamat

eGaji
dan eLaporan
Petunjuk:
APG Agensi Potongan Gaji
EFT Electronoc Fund Transfer
SFTP- Secured File Transfer Protocol

Muat turun
Data APG

Proses Edit

Wujud PTJ Pembayar

Actual Penyediaan
Data Bank/APG

Notifikasi
kesediaan
Data APG

Jana Laporan
Nafkah & EFT

Proses Gaji
Simulasi & Actual

Cycle
lain

Simulasi :
Penyediaan data
Bank dan
Posting ke FICO

Actual Posting
Ke FICO

SISTEM /
AGENSI LUAR

Tiada

Jana
laporan Gaji

FICO keluarkan
EFT/Cek (AO)

HRMIS

Transfer data
in /out ke webmethod
B
Server

Webmethod
Server encrypt files

Master
Data HR
1GFMAS

Bank /
APG

Ada

A/
B

Com Server

SFTP/CD
Potongan

Muatnaik
laporan Gaji

Cek/EFT
Gaji & potongan

MASALAH DALAM PENGURUSAN

EMOLUMEN
ISU DAN MASALAH YANG SERINGKALI DIBANGKITKAN DARI PENEMUAN
AUDIT:
1.

LEBIHAN DAN KURANGAN BAYARAN EMOLUMEN

KESILAPAN DALAM PENGIRAAN GAJI DAN ELAUN KESILAPAN

PENETAPAN GAJI PERMULAAN DAN KADAR KELAYAKAN GAJI /
ELAUN

KELEWATAN MENGAMBIL TINDAKAN UNTUK MEMBERHENTIKAN

/ MEMBUAT PELARASAN GAJI DAN ELAUN KETIKA PEGAWAI
BERCUTI SEPARUH GAJI/BERCUTI TANPA GAJI / MENINGAL DUNIA
/ BERSARA / LETAK JAWATAN / DIKENAKAN

TINDAKAN TATATERTIB / BERTUKAR

/
TINDAKAN DAN
KEPUTUSAN TATATERTIB LEWAT DIAMBIL OLEH BAHAGIAN
BERKENAAN /

KESILAPAN DALAM PENYEDIAAN BORANG KEW. 8

1/12/2016 10:04:10 AM

49

MASALAH DALAM PENGURUSAN

EMOLUMEN
PENGETAHUAN ASAS DALAM PEGURUSAN PEMBAYARAN EMOLUMEN

PENETAPAN GAJI
PERMULAAN PEGAWAI

BAYARAN ELAUN DAN

IMBUHAN TETAP

PENETAPAN GAJI
PEGAWAI YANG
DINAIKKAN PANGKAT

PEMBERHENTIAN
EMOLUMEN BAGI PEGAWAI
YANG MELETAK JAWATAN /
MENINGGAL DUNIA /
BERSARA

BAYARAN ANJAKAN GAJI

PEMBERHENTIAN/
PEMOTONGAN
EMOLUMEN TERHADAP
KES TINDAKAN
TATATERTIB

1/12/2016 10:04:10 AM

PELARASAN EMOLUMEN
BAGI PEGAWAI YANG
BERCUTI SEPARUH GAJI/
TANPA GAJI

50

BORANG BORANG YANG

DIGUNAKAN
SG10
BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT
PEMBAYARAN

DISEDIA BAGI MENGUJUDKAN, MEMBATALKAN ATAU MEMINDA BUTIRBUTIR PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER
PEJABAT PERAKAUNAN MASING-MASING.

DISEDIA SEKALI SAHAJA PADA BILA-BILA MASA BILA MANA SESUATU

PUSAT PEMBAYAR DIUJUD / DIBATAL KE DALAM SISTEM GAJI
BERKOMPUTER.

DISEDIAKAN DALAM 2 SALINAN.

BORANG BORANG YANG

DIGUNAKAN
SG12
BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR NAMA
PENERIMA BAYARAN

BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJUDAN, PEMBATALAN

ATAU PINDAAN KE ATAS BUTIR-BUTIR NAMA PENERIMA BAYARAN
PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER
PEJABAT PERAKAUNAN

HENDAKLAH
TUJUAN.

DISEDIA

SECARA

BERASINGAN

BAGI

SETIAP

SG12

BORANG BORANG YANG

DIGUNAKAN
SG20
BORANG PERUBAHAN GAJI

BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK KEMASUKAN BUTIRAN

PERIBADI, PENDAPATAN, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN
KAKITANGAN BAGI KALI PERTAMA/ BERTUKAR/ BERHENTI YANG
MANA GAJINYA DIPROSES DALAM GFMAS-HRPY

PERUBAHAN KEPADA BUTIRAN KAKITANGAN SEDIA ADA.

SG20

BORANG SG20 MENGANDUNGI 4 BAHAGIAN :BHG

MEDAN

1 HINGGA 39

JENIS MAKLUMAT
MAKLUMAT PERIBADI

40 HINGGA 43 MAKLUMAT PENDAPATAN

KOD : 001 HINGGA 999 GAJI POKOK
1000 HINGGA 3999 ELAUN DAN
TUNGGAKAN

44 HINGGA 49 MAKLUMAT POTONGAN

KOD:

4000 HINGGA 5999 POTONGAN

6000 HINGGA 6999 POTONGAN INDIVIDU
TECHNICAL WAGETYPE

50 HINGGA 53 MAKLUMAT PENGESAHAN

58

SURAT PEKELILING
AKAUNGAN NEGARA
MALAYSIA BIL. 5 TAHUN
2012

59

Bertujuan untuk menerangkan / memastikan ;

Pembayaran gaji pertama dapat dibayar kepada pegawai lantikan baru

dalam tempoh 30 hari dari tarikh lapor diri di tempat bertugas; dan

Pembayaran gaji tidak terputus bagi pegawai bertukar.

Pegawai bertukar dikategorikan kepada 2 iaitu;
i.
ii.

Bertukar di bawah Pejabat Perakaunan sama; dan

Bertukar di bawah Pejabat Perakunan berbeza.

60

PENGURUSAN
PEMBAYARAN GAJI
PEGAWAI LANTIKAN BARU

61

Bagi memastikan pembayaran gaji kepada pegawai lantikan baru dapat

dibayar pada bulan pertama pegawai melapor diri, Pusat Tanggungjawab
(PTJ) perlu memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi;
Menyerahkan senarai semak (contoh lampiran) dokumen yang perlu
dikemukakan oleh pegawai pada hari pegawai melapor diri;
Memastikan senarai semak beserta dokumen sokongan yang lengkap
diserahkan semula dua (2) hari dari tarikh melapor diri atau sebelum
pegawai melapor diri di penempatan;
Di senarai semak tersebut telah dinyatakan Nota perhatian kepada
pegawai yang mana sekiranya pegawai lewat mengemukakan kembali
dokumen yang diminta, ianya akan mengakibatkan kelewatan
pembayaran gaji;

Unit Perkhidmatan perlu menyediakan Kew.8 dalam tempoh lima (5) hari
dari tarikh pegawai melapor diri iaitutiga (3) hari dari tarikh dokumen
diterima lengkap;

62

63

Sekiranya tempoh yang ditetapkan sebagaimana SPAN 5/2014 dipatuhi,

tiada isu pembayaran lewat bagi pegawai lantikan baru.
Sekiranya penghantaran Borang Perubahan Gaji (SG20) kepada Pejabat
Perakaunan bagi Regular Cycle tidak sempat dikemukakan, PTJ masih
boleh menunggu penghantaran bagi Separate Cycle.
Permohonan bayaran melalui Baucar Bayaran Berasingan perlu
dikemukakan dengan alasan yang kukuh dan disertakan dokumen
sokongan yang lengkap.

PTJ perlu memastikan SG20 bagi bulan berikutnya telah disediakan untuk
pembayaran melalui PAYROLL GFMAS.

64

Pembayaran melalui Baucar Bayaran Berasingan adalah menggunakan

modul Pendapatan Bercukai dimana pembayaran gaji kepada pegawai
akan dikemaskini ke dalam Penyata Pendapatan Tahunan pada hujung
tahun pembayaran.
Pembayaran gaji melalui Baucar Bayaran Berasingan tidak mempunyai
Penyata Gaji Bulanan (Slip Gaji), makluman pembayaran akan
dimaklumkan kepada pegawai melalui eMaklum.
Nombor gaji pegawai perlu dikemaskini dalam maklumat bukan DCS,
sekiranya tidak baucar bayaran akan dikuiri.

65

PENGURUSAN
PEMBAYARAN GAJI
PEGAWAI BERTUKAR
MASUK

66

DI DAWAH PEJABAT
PERAKAUNAN SAMA

Sijil Gaji Akhir (LPC) tidak diperlukan

67

Melibatkan 2 PTJ iaitu PTJ Lama dan PTJ Baru.

Tindakan PTJ Lama;
i.

Menyediakan Kew. 8 pertukaran dan mengemaskini Buku

Perkhidmatan dalam tempoh lima (5) hari sebaik menerima surat
arahan pertukaran;

ii.

Menyerahkan Kew. 8 dan Buku Perkhidmatan tidak lewat daripada

lima (5) hari dari tarikh pegawai bertukar ke tempat baru;

iii.

Memastikan bulan ketiga nama pegawai telah keluar dari Lembaran

Gaji; dan

iv.

PTJ Lama dikehendaki menuntut bayaran balik pembayaran gaji dari

PTJ Baru.

68

Tindakan PTJ Baru;

i.

Memastikan Buku Perkhidmatan yang telah dikemaskini diterima

daripada PTJ lama dalam masa lima (5) hari dari tarikh pegawai
melapor diri;

ii.

Menyediakan Kew. 8 dan SG20 untuk diserahkan kepada Pejabat

Perakaunan mengikut tarikh penghantaran SG20 atau lima (5) selepas
menerima Buku Perkhidmatan. Tindakan penukaran kod pusat
pembayar gaji beserta kod Jabatan / PTJ / Aktivitidan menghentikan
potongan yang tidak sepatutnya ;

iii.

Memastikan bulan ketiga nama pegawai

Lembaran Gaji; dan

iv.

PTJ Baru dikehendaki membuat pelarasan bayaran tuntutan bayaran

balik pembayaran gaji dari PTJ Lama.

di senaraikan dalam

69

DI DAWAH PEJABAT
PERAKAUNAN LAIN
(BERBEZA)
Sijil Gaji Akhir (LPC) diperlukan

70

Melibatkan 2 PTJ iaitu PTJ Lama dan PTJ Baru.

Tindakan PTJ Lama;
i.

Menyediakan Kew. 8 dan mengemaskini Buku Perkhidmatan dalam

tempoh lima (5) hari sebaik menerima surat arahan pertukaran;

ii.

Menyediakan SG20 bagi tujuan mengeluarkan LPC dan PTJ Lama

akan membuat pembayaran 2 bulan kehadapan bagi pegawai yang
bertukar (mengambilkira semua pembayaran yang sepatutnya
dibayar kepada pegawai telah diambilkira);

iii.

Menghantar LPC bersama Buku Perkhidmatan yang dikemaskini

kepada PTJ Baru tidak lewat lima (5) hari daripada tarikh terima LPC
daripada Pejabat Perakaunan ; dan

iv.

Memastikan bulan ketiga nama pegawai telah keluar dari Lembaran

Gaji.

71

Tindakan PTJ Baru;

i.

Memastikan LPC dan Buku Perkhidmatan yang telah dikemaskini

diterima daripada PTJ Lama selewat-lewatnya tiga belas ( 13 ) hari dari
tarikh pegawai melapor diri;

ii.

Menyediakan Kew. 8 dan SG20 berdasarkan LPC untuk diserahkan

kepada Pejabat Perakaunan Baru untuk tindakan lanjut dalam tempoh
lima (5) hari selepas menerimanya daripada PTJ lama;

iii.

Memaklumkan kepada pegawai bertukar sekiranya gaji pegawai tidak

dapat dibayar pada tarikh pembayaran gaji bulanan atas sebab-sebab
yang tidak dapat dielakkan ianya akan diproses melalui Separate Cycle;
dan

iv.

PTJ baru memastikan pembayaran gaji kepada pegawai bertukar

masuk dibuat pada bulan sepatutnya ianya dibayar berdasarkan tarikh
akhir di LPC.

72

ARAHAN
PERBENDAHARAAN 327 (B)
Mendapatkan Balik Pembayaran Lebih
Dengan Ansuran

73

Pegawai Pengawal boleh membenarkan sesorang pegawai itu

memulangkan balik pembayaran lebih itu dengan ansuran
bulanan secepat mungkin dan tidak lewat dari 18 bulan selepas
bayaran lebih itu diketahui atau sebelum pegawai itu
meninggalkan perkhidmatan Kerajaan mengikut mana yang
lebih awal

Jika pulangan balik dengan ansuran diluluskan, suatu

permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat dari
Kumpulan Wang Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam)
atas nama penerima bayaran yang berkenaan bagi melaraskan
akaun yang berkenaan

74

Dokumen yang perlu disediakan;

i.

Jurnal Pelasaran (gaji & akaun amanah yang terlibat)

ii.

Borang Kew. 106

iii.

Borang Kew. 324

iv.

Jalan Kerja / Perkiraan

Dokumen tersebut perlu disediakan dalam 2 salinan setiap

satu.
Pegawai yang boleh dihubungi untuk pengesahan;
Puan Siti Khadijah binti Mohamed Nasir
03 8882 1532
Khadijah.mn@anm.gov.my

75

KEBENARAN BAYARAN MELALUI BAUCAR BAYARAN

BERASINGAN
Keutamaan kepada anggota yang tidak lagi aktif dalam
sistem Payroll
Bagi anggota yang dikeluarkan dari sistem sementara T44,
kebenaran akan diberikan secara berkala
Sebarang bayaran kepada anggota yang telah berpindah
Jabatan / AO hendaklah dibuat dengan menyalurkan waran
ke Jabatan yang berkenaan

76

BAUCAR BAYARAN PENDAPATAN BERCUKAI

Hanya melibatkan bayaran pendapatan yang dikenakan
cukai sahaja
Kesemua amaun pembayaran yang menggunakan modul
baucar ini akan dikemaskini sebagai pendapatan bercukai di
Penyata Pendapatan Tahunan
Antara elaun yang tidak dikenakan cukai adalah;
o
o
o
o
o
o

Bantuan Pembantu Rumah

Elaun Pakaian termasuk pakaian panas
Bantuan Sara Hidup (COLA)
Elaun Keraian
Elaun Pemandu Kereta
Elaun / Bayaran Insentif Wilayah

Sekian
Terima kasih

1/12/2016 10:04:10 AM

77