INDICE :

CONCEPTO DE LA CARTA COMERCIAL

pag.2

CARACTERISTICAS DE LA CARTA COMERCIAL

pag.4

PARTES O ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL

pag.6

EJEMPLO DE UNA CARTA COMERCIAL

pag.9

CONCLUSION

pag.10

BIBLIOGRAFIA

pag.11

ANEXOS

pag.12

LA CARTA COMERCIAL

I.

Concepto:

La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el trfico comercial
con el objetivo de mantener comunicacin interempresarial con otros comercios para realizar por
ejemplo campaas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores,
para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja
por retardo de cumplimiento o algn defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles
beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el pblico en general, para
que conozcan la calidad de sus productos o su buena atencin, o sus ofertas o sus servicios de
post venta.
Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redaccin, tener
a disposicin documentacin respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo
dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito (tal como lo pruebo con la
documentacin adjunta) y adecuar el tono al contenido. La carta ser ms protocolar cuando se
trate de realizar un reclamo, y ser ms afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe
abusarse de la confianza en el modo de redaccin, ya que siempre debe ser respetuosa.
Es conveniente realizar un borrador y luego revisarlo. En general las empresas grandes cuentan
con sectores de marketing para esta tarea. Se usa una letra de tamao medio, con separacin en
prrafos, no demasiado extensa ni tampoco tan corta, destacando con negrita lo ms relevante,
usando un lenguaje refinado pero de fcil lectura y comprensin, cuidando la ortografa y la
puntuacin. Como todo escrito formal, debe comenzar con el encabezamiento, que debe contener
los datos de la empresa, utilizndose en general papel con el membrete impreso de la empresa,
conteniendo la fecha, el destinatario ya sea individualizado o general y la presentacin; el cuerpo
donde conste el objetivo; y el cierre, con una despedida formal y la firma del responsable de la
empresa, con sello o aclaratoria.

II.

Tipos

De compraventa: Tienen un objetivo comercial definido y especfico. Consulta, pedido,

cotizacin, remesa. De gestin comercial: Mantienen la relacin comprador-vendedor: cartas de
cobro, ventas de crdito, de reclamo y solicitudes diversas.
III.

Generalidades

La carta comercial es un compromiso entre las partes. De ah que su preparacin debe ser
esmerada, pues el que recibe una carta recibe un compromiso de cumplirlo, lo que lleva implcito el
compromiso de cumplimiento o anulacin. La carta comercial constituye el mensaje por excelencia
que emplea cualquier empresa para sus comunicaciones de compraventa, de gestin comercial o
de eventos sociales. Por ello es necesario identificar las tcnicas apropiadas para una buena
redaccin. En la actualidad, la automatizacin del trabajo de oficina, el rendimiento, la calidad y
economa en el tiempo imponen mensajes funcionales, breves y formales, de all que sea una
necesidad considerar en la redaccin de cartas las caractersticas del mensaje comercial en la era
de la digitalizacin de la informacin, en la era de las telecomunicaciones..
Las cartas reflejan no slo el contenido concreto de los asuntos que en ellas se tratan, sino
tambin el carcter de la persona que las escribe.
Para crear un mensaje que cumpla con un fin comercial especfico es indispensable que
posea una serie de condiciones o caractersticas bsicas que pueden ser: caractersticas vitales y
caractersticas complementarias.

IV.

Caractersticas
Se dividen en 2 grupos:
1. Vitales:

Claridad. Implica rpida y fcil comprensin del texto. Se logra con base en una
organizacin metdica de las ideas y el uso correcto del lenguaje: Una carta es clara si transmite el
mensaje de manera que el destinatario no tenga que pedir aclaratorias. Ejemplo: Mensaje
confuso: Hablar con el personal de oficina, adems de ser una buena rutina diaria, constituye por
parte de los superiores una excelente prctica que debera imitarse en algunos casos. Mensaje
claro: Debe recomendarse a los superiores que adopten la prctica diaria de hablar con su
personal.
Concisin. Enfocar directamente el asunto, implica el uso de las palabras indispensables
de manera que el mensaje sea breve y completo. Ejemplo: Mensaje difuso: En relacin con su
informe del 15 de marzo, donde da cuenta de las irregularidades advertidas en el Departamento de
Cmputo durante el ao 2008, me complace anunciarle el traslado de este asunto a la Gerencia de
Personal para su solucin. Mensaje conciso: anuncio el traslado de su informe del 15 de marzo a
la Gerencia de Personal para el trmite respectivo.
Coherencia: Capacidad para manejar la informacin como un todo. Enlace de las
pequeas ideas entre s para que surja la idea general significativa y completa. Para lograrlo es
preciso usar conectores con funcin de cohesin como: adicin, comparacin, contraste. La
coherencia permite relacionar las ideas y prrafos para lograr un mensaje de ideas articuladas
desde el primer prrafo hasta el ltimo. Ejemplo: 1er prrafo: Apreciamos su propuesta para
representar.......; 2do. Prrafo: No obstante realizados algunos contactos previos con empresarios
de ese pas, nos gustara.... 3er. prrafo: Por tanto, hacemos buena la ocasin de la visita que
nuestro Gerente realizar a ese pas prximamente...
Cortesa: Se refiere al tono amable y respetuoso que siempre se debe usar para la
comunicacin comercial. Ejemplo: Mensaje Descorts: En lo que a mi respecta, el desperfecto
descubierto en su mquina tejedora "Walley" no e de nuestra competencia y su empresa debera
cambiarle a asumir su reparacin por encontrarse en perodo de garanta. Mensaje Corts:

Realizada la inspeccin a la mquina tejedor "Wally" de su fabricacin nos parece justo, por
encontrarse en perodo de garanta, que su empresa asuma el gasto de reparacin o reposicin.
Tienen ustedes la palabra.

2. SECUNDARIAS:
Correccin: Escribir correctamente la carta tanto en la forma lexical como en lo relativo a
la ortografa, gramtica, sintaxis y prosodia es de suma importancia, pues el efecto total que una
carta produce en el lector, determina el logro del objetivo planteado al redactar la misma.
Ejemplo: Incorrecta. Hemos resivido su petisin de artculos de limpiesa. En este momento
rebisamos nuestras existencias para atenderlos con la prontitud requerida. Sinseramente. Qu
efectos produce el mensaje enviado? Cree usted que el pedido de artculos de limpieza, se ha
realizado a una empresa responsable y cuidadosa?
Cohesin: Uso de los conectivos adecuados que permiten pasar de un aspecto del
problema a otro. Vincula las ideas del primer prrafo con las del segundo y las subsiguientes
mediante palabras de enlace. Ejemplo: El motivo por el cambio en las condiciones de venta, se
debe primordialmente al hecho de que nuestros proveedores, nos han reducido notablemente sus
plazos para el pago de sus facturas...Inters... Una carta comercial tiene que atraer y mantener la
atencin del lector, en consecuencia debe ser estimulante para despertar el inters de aquel
renuente a comprar, a cooperar o a pagar. Ejemplo: Frases motivadoras: a.- Nuestros clientes
afirman haber asegurado su tranquilidad en el viaje luego de adquirir nuestro econmico plan de
proteccin, b.- El trabajo realizado por usted representar un valioso aporte a la industria nacional
en los prximos aos.
Lenguaje positivo: Se basa en comunicar con empata, pensando en el inters y
circunstancias del lector. Ser positivo produce reaccin favorable en el nimo del lector, el empleo
de" usted", evitar, reprochar, ganar la voluntad por medio de palabras. Se deben cumplir las
siguientes condiciones tal como ya se apunt: .- Emplear palabras como usted, a ustedes, en lugar
de yo o nosotros;.- Evitar el reproche como : olvid, dej. No envi, lamento, imposible,
desafortunadamente, queja, reclamo; Use los posesivos: Su, suyo, en lugar de mi, nuestro;.Omita frase de estructura negativa y recurra a sus equivalentes positivos: "No nos oponemos" por
"aceptamos" o " No me comprende" por "Permtame explicarle nuevamente". Ejemplo: Mensaje
negativo "No voy a poder asistir hoy por razones de salud" Mensaje positivo: Permtame
ausentarme durante esta maana para atender mi salud en un Centro Hospitalario"
Lenguaje actualizado, se basa en el empleo de palabras de uso actual en los negocios,
un lenguaje alejado de la rimbombancia. Ejemplo: Trmino anticuado. Quedamos de usted;
Trmino moderno: Atentamente, Cordialmente. En tiempos cuando los negocios se desarrollaban

en un estilo ms formal, era comn el uso de expresiones como: Su obediente servidor, De usted
su afectsimo servidor. Estas expresiones se consideran actualmente anticuadas.

V.

PARTES O ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL

Esqueleto o estructura de una carta comercial. Aunque por su valor aparente, una carta
puede ser de solicitud, de cotizacin, de trmite, de venta, realmente su intencin concreta es pedir
algo, ya que si se ofrece un artculo, lo que subyace, es que se desea que ste sea adquirido por el
destinatario.; si se ofrece una informacin, se requiere que presten atencin a la misma; en fin al
escribir una carta hay una intencionalidad, siempre se solicita algo: un servicio, una mercanca, un
pago, una compra...
La carta de negocios tiene una estructura que se debe satisfacer para no perder el inters
del lector, en consecuencia, esta estructura debe: a) captar el inters del destinatario en el primer
prrafo. b) Exponer los hechos con toda claridad. El planteamiento de los hechos no debe dejar
lugar a dudas, debe suministrar toda la informacin que necesite el destinatario, c) Dar nfasis en
lo positivo. Exponga sus ideas de manera que el destinatario, no tenga otra alternativa que
manifestar su acuerdo con usted. Psicolgicamente, los enfoques positivos coadyuvan en el logro
del objetivo que se plantea la carta, d) Usar un estmulo para obtener la accin que se pretende, e)
Presentar una despedida adecuada y oportuna.
Distribucin: Adems del contenido de la fuerza expresiva y del objetivo toda carta debe
cumplir con un formato.
Una carta comercial se estructura en tres partes: el encabezamiento, el cuerpo o
desarrollo de la carta y la despedida o cierre.
1. El encabezamiento
El encabezamiento se localiza en la parte superior de la carta. dentro de l est:
membrete, lugar y fecha, direccin destinatario, y saludo y el asunto de la carta, para que el
destinatario sepa directamente de qu se trata, ste se coloca a siete espacios verticales debajo de
la fecha frente a la direccin del destinatario o inmediatamente despus de la direccin a dos
espacios verticales.
2. El cuerpo o desarrollo de la carta

El cuerpo de la carta es la parte ms importante, es el mensaje central, Est conformado

por la introduccin, que de acuerdo a Duque Mndez (1982) son las ideas previas que nos
permiten deslizarnos hasta llegar a lo esencial de la carta, en la actualidad el uso de la introduccin
se ha reducido y se considera, por razones de economa y tiempo del destinatario entrar
directamente al asunto un ncleo, tesis o ideas fundamentales que es donde se desarrolla y
plasma toda la informacin que se desea transmitir y una conclusin, donde se plantean palabras
finales en relacin con el tema y la despedida.
En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario
y/o indicar el motivo para el escrito.
En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el ncleo
con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin.
Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de estmulo. Como
puede observar esto responde a la planificacin de la carta.
3. El cierre
El cierre de la carta constituye e final de la misma. Contiene siempre despedida, firma,
nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el nmero de stos. Adems es posible aadir posdata o
indicar si se envan copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina, si sta es estilo
bloque, si el estilo es diferente como el bloque modificado, todas las lneas partirn del margen
izquierdo excepto las lneas de la fecha, despedida y firma que partirn del centro de la carta hacia
la derecha.
Dado los objetivos de las cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesa.
Los tratamientos de respeto para el saludo son distinguido(s) seor(es) o distinguida(s)
seora(s). Otra forma un poco ms personal es Estimado seor y las variedades
correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con usted o
ustedes.
Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin C.c. seguido por
el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviacin
P.O. (por orden) o P.A. (por autorizacin), indicando que la persona que firma la carta tiene la
autorizacin de la persona responsable.

Finalmente se le sugiere mantener la carta en una sola pgina. Generalmente, una carta
corta obtendr una respuesta ms rpida que una larga, donde se divague demasiado en lugar de
ir al grano .Si por alguna causa pasa a segundas pginas debera escribir el nmero de la pgina y
el nombre del destinatario en la parte superior del papel. Asimismo se le recomienda. Corrija su
puntuacin, deletreo y gramtica para tener un texto perfecto. Utilice la funcin de correccin de
textos de su procesador, o recurra a alguien que le corrija la carta antes de enviarla.
Por ltimo, tenga en cuenta que sin importar sus sentimientos de enojo, rabia pueda sentir
un momento determinado, debe tratar de no mostrar su clera en la carta, pues es mucho ms
probable que obtenga respuesta si se mantiene corts.

VI.

Ejemplo de una carta comercial :

VII.

10

CONCLUSION

La carta comercial, como tambin otros tipos de cartas, es de gran importancia ya que esta es
un medio de comunicacin escrito, que puede informar al cualquier tipo de persona, un hecho
o simplemente para darle cuenta de algo. Se puede decir que la carta es una herramienta
principal en el campo de trabajo, lo puede ser una empresa, compaa, es sus oficinas, como
tambin de uso domstico, que las personas envan a sus familiares, amigos, etc.
La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como blanco, beige..., en decir de
tonalidades claras, generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar estampillas.
La carta est constituida por diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha, entre
otras. La carta es una tcnica por lo tanto tiene sus normas que son de limpieza, formalidad
informalidad, la ortografa , en ella estn incluidos los signos de puntuacin, la redaccin, etc.
Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es universal,
ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar.

11

VIII.

BIBLIOGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml
http://www.ejemplode.com/11-escritos/1080ejemplo_de_carta_comercial.html
http://deconceptos.com/ciencias-sociales/carta-comercial
http://prepaunivas.edu.mx/v1/images/pdf/libros/lectura_y_redaccion_II.pd
f
http://www.usmp.edu.pe/recursoshumanos/pdf/capacitacion/material_par
a_imprimir_s7.pdf

IX.

12

ANEXOS :

Imagen extrada de: http://es.slideshare.net/jenifergonzalezr/glosario-detrminos-comerciales

13