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Preliminares

Horario
Refrigerio
Telfonos celulares
Material
Participacin
Evaluacin
Certificado

FORMACIN DE GRUPOS DE TRABAJO

Preliminares

Nombre

Experiencia en auditoras.

Empresa donde labora

Breve descripcin de su

Cargo

Rubro de la empresa

experiencia profesional

Expectativas del curso

Objetivos del curso

Conocer la metodologa de planificacin, ejecucin, verificacin y


control de las auditoras correspondientes al Sistema de Gestin en
Control y Seguridad BASC.

Desarrollar habilidades para la preparacin de los documentos


correspondientes a la Auditora.

Generar habilidades en la realizacin de las auditoras.

Poner en prctica los conceptos tericos mediante la realizacin de


auditoras de campo.

Metodologa y criterios de aprobacin

Metodologa
El curso de auditores internos se desarrollar con
una metodologa terico prctica, soportada en
talleres que permitan la generacin de habilidades
en los participantes en cuanto a los principales
aspectos de las auditorias.

Metodologa y criterios de aprobacin

Los participantes sern evaluados con base en:


La evaluacin continua de su desempeo en el curso que comprende la
participacin, el cumplimiento de los talleres, preguntas y
cuestionamientos, los aportes y el dinamismo.
La nota aprobatoria del curso ser igual o mayor a 75/100 puntos.
Quien presente un resultado entre 60 y 74 puntos deber presentar un
nuevo examen, transcurridos 15 das a la finalizacin del curso y su
puntaje no podr ser inferior a 80 puntos.
La asistencia al curso es obligatoria.

Auditora de campo

Formacin de grupos de trabajo.


Presentacin en Power Point:
*Actividad de la empresa.
*Procesos auditados.
*Plan de auditora.
*Lista de verificacin.
*Hallazgos y redaccin de no conformidades.
*Informe de auditora.
* Conclusiones de su experiencia.

Taller 1
Definiciones

Qu es una auditora?

Proceso sistemtico, independiente y documentado


para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva, con el fin de determinar la extensin en que
se cumplen los criterios de la auditora y as
proporcionar informacin sobre la cual una
organizacin puede actuar para mejorar su
desempeo.

Objetivo de una auditora

Determinar
el
grado
de
conformidad o cumplimiento de
la Normas del sistema o
proceso de los criterios
definidos de la auditora.

Determinar si los controles del


Sistema de Gestin son
efectivamente implementados
y mantenidos.

Qu se entiende por auditora?

Situacin Real
Lo que se
Va a auditar

Verificar

Referencia
Criterio
de la
Auditora

Establecer si hay cumplimiento.

Informar resultado a quien solicita la auditora

Diferentes clases de auditora


segn quien la solicite

Segunda Parte
Primera Parte
Cliente

Organizacin

Segunda Parte

Organismo Independiente
Tercera Parte

Proveedor

Para qu hacer auditoras BASC?


Conocer si la organizacin est cumpliendo sus obligaciones en relacin
con el control y la seguridad en el comercio internacional.
Evaluar las fortalezas y debilidades del SGCS BASC.
Detectar si la organizacin (o
est haciendo lo que dice hacer y lograr.

parte

de

ella)

realmente

Detectar oportunidades para la mejora continua del SGCS.


Evaluar el compromiso del recurso humano con el SGCS.
Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones: correctivas,
preventivas y de mejora.

Quines intervienen en una


auditora?

Auditor

Auditado

Persona con la competencia


para la realizacin de
auditoras.

Equipo auditor
Experto tcnico
Acompaante

Organizacin auditada.

Cliente
Quien solicita la auditora

Requisitos SGCS BASC


4.5.2 Norma BASC
La organizacin debe tener un procedimiento documentado para realizar auditoras internas a los
elementos del SGCS con el fin de verificar que est conforme con:
a) Los requisitos de la Norma y los Estndares de seguridad BASC.
b) Los requisitos del Sistema de Gestin en Control y Seguridad establecidos e
implementados por la organizacin.
La organizacin debe elaborar y ejecutar un programa de auditoras internas, su enfoque y periodicidad
debe ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de auditoras anteriores, importancia y criticidad de
los procesos identificada en el anlisis y evaluacin de riesgos con una frecuencia mnima de una vez al
ao.
Las auditoras internas al SGCS BASC, deben ser realizadas por un equipo de auditores competentes,
independientes a los procesos auditados, formados por instructores aprobados por WBO. Estos
Auditores Internos deberan ser propios de la organizacin con el fin de garantizar la continuidad del
SGCS y el seguimiento de los resultados obtenidos en los procesos de auditora.
Los auditores internos deben ser capacitados y entrenados, en temas relacionados con auditoras de
sistemas de gestin y seguridad de la cadena de suministro y reentrenados cuando existan cambios
procedimientales o normativos en la WBO.

Quin es el auditado en una


auditora interna?

Organizacin
Procesos
Productos
Prcticas
Procedimientos
Resultados

NO SE AUDITAN
PERSONAS

Quines son los auditores en una


auditora interna?
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

Cmo se sabe si un auditor es Competente?


Porque cuenta con unos atributos (educacin, formacin, experiencia,
y habilidades), que se manifiestan en su comportamiento y que estn
directamente relacionados con el xito de una auditora.

Principios de auditora

Conducta tica

Presentacin
justa
Cuidado
profesional
Independencia

Evidencia

Son esenciales: la confianza,


confidencialidad y la discrecin.

la

integridad,

la

La obligacin de informar verazmente y con exactitud.

La aplicacin de diligencia y juicio en la auditora.

La base de la imparcialidad y objetividad de las


conclusiones de la auditora.
La base racional para llegar a conclusiones de
auditora confiables y reproducibles en un proceso de
auditora sistemtico.

Proceso de auditora

1. Auditor

2. Programa de
auditora

3. Actividades de
auditora

Atributos personales

Justo

Honesto

Sincero

Perceptivo

Discreto

Verstil

El Auditor

COMPORTAMIENTO
Tranquilo
Respetuoso
Confianza
No menospreciar o superioridad.
Hablar claro y con cuidado.
No apartarse del tema.

El Auditor

Hablar poco
Evitar malentendidos
No polemizar
Felicitar
Preparado
Puntual
Insistente
Diplomtico

El Auditor

Seguro.
Administrador del tiempo.
Cuidado profesional.
Independiente.
Orientado a la evidencia.

tica del auditor

Sinceridad
La verdad sobre lo auditado.
La fidelidad a la palabra dada
(no retractarse de lo dicho,
debido a presiones).

tica del auditor

Confidencialidad
Un auditor no debe Divulgar Informacin.
A nivel de procesos.
A nivel personal.

Debilidades del auditor

No Debe
Ser controvertido.
Ser negativo.
Ser critico.
Comparar al auditado.
Ser sarcstico.
Discutir tpicos causando
disputas.

NO ES:
Un Juez.
Un Verdugo.
El que manda en la
auditora

2. Programa de auditora

Generalidades

El propsito de un programa es planear el tipo


y nmero de auditoras, determinando las fechas
y horas de ejecucin.

El programa de auditora puede incluir auditoras


con una variedad de objetivos. Dependiendo del
tamao, naturaleza y complejidad de la
organizacin por auditar.
El programa de auditora puede incluir una, algunas
o muchas auditoras, y auditoras conjuntas o
combinadas.

Los objetivos pueden


basarse en:

Prioridades de la direccin.
Requisitos del sistema de gestin.
Necesidad de evaluacin de proveedores.
Requisitos de los clientes.
Riesgos potenciales para la organizacin

Objetivos y
alcance

Responsabilidades

La responsabilidad de dirigir un programa de auditora


se debera asignar a una o ms personas que tengan:
Comprensin general de los principios de auditora.
Competencia como auditor.
Aplicacin de tcnicas de auditora.
Poseer habilidades gerenciales y conocimiento tcnico y del
negocio pertinentes a las actividades por auditar.

Responsabilidades,
recursos y
procedimiento

Responsabilidades,
recursos y
procedimiento

Las personas a quienes se asigne la responsabilidad


de dirigir el programa de auditora, deberan:

Definir,
implementar,
Definir,
hacer
seguimiento,
revisar y mejorar
el programa de
auditora.

Identificar y
suministrar los
recursos para el
programa de
auditora.

Al identificar los recursos para el programa de


auditora, se deberan considerar:

a) Recursos financieros
b) Los procesos para lograr y mantener la competencia de los
auditores, y mejorar el desempeo de estos.
e) Los auditores y expertos tcnicos
f) El tiempo de desplazamiento, el alojamiento y otras necesidades
durante la realizacin de la auditora.

Procedimientos

Responsabilidades,
recursos y
procedimiento

Se deberan establecer procedimientos de auditora, que incluyeran:


a) Planificar y programar las auditoras.
b) Asegurar la competencia de los auditores y de los lderes
del equipo auditor.
c) Seleccionar los equipos auditores adecuados.
d) Realizar las auditoras.
e) Realizar las acciones complementarias de la auditora.
f) Llevar registros del programa de auditora.
g) Hacer seguimiento del desempeo y mejora del programa de
auditora.

Los registros de auditora


individuales, tales como:

Registros

- Planes de auditora.
- Reportes de auditora.
- Reportes de no conformidades, y
- Reportes de acciones correctivas y preventivas

Los resultados de la revisin del programa.

Los registros del personal de auditora, tales como:


- Evaluacin del auditor.
- Seleccin del equipo auditor.
- Formacin.
Los registros se deberan conservar y controlar con la
seguridad apropiada.

Seguimiento
y revisin

El seguimiento se debera llevar a cabo utilizando indicadores


de desempeo que midan, por ejemplo:
La capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de
auditora.
La conformidad con los programas y cronogramas de la auditora.

El tiempo empleado para cerrar las acciones correctivas


del programa de auditora.
Los resultados y tendencias del seguimiento.
La conformidad con los procedimientos.
Los registros de auditora.
La coherencia entre los equipos de auditora.

Taller 2
Programa de Auditora

PLANIFICACIN
REVISIN DOCUMENTAL

PLAN AUDITORA

LISTA VERIFICACIN

REALIZACIN
REUNIN DE APERTURA

TRABAJO DE CAMPO

REUNIN DE CIERRE

VERIFICACIN DE LO REALIZADO
INFORME DE AUDITORA

REVISIN POR LA DIRECCIN

ACCIONES A TOMAR
ACCIONES CORRECTIVA

SEGUIMIENTO

Gestin de la auditora

Revisin de documentos

Manual de Control y Seguridad y base documental del sistema.


Registros auditoras anteriores.
Validacin del alcance, objetivo y mtodos.
Identificar problemas potenciales.

PLAN DE AUDITORA

Objetivo

Suministra informacin necesaria.


Facilita la programacin y coordinacin de actividades.

Plan de
auditora

Contenido Plan de auditora

Objetivo
Grado de conformidad.
Verificar el mantenimiento.
Cumplimiento con los
requisito.
Eficacia del SGCS.
Identificar reas de
mejora

Alcance

Localizacin fsica.
Sector.

Criterio
Polticas.
Procedimientos.
Normas.
Leyes y regulaciones
Requisitos contractuales

Contenido Plan de auditora

Equipo auditor y auditado

Metodologa de comunicacin
Confidencialidad

XYZ

XYZ

Taller 3
Plan de auditora

LISTA DE
VERIFICACIN

2.4
Documentos
de trabajo

Listas de verificacin.
Planes de muestreo para la
auditora.
Formatos para registro de
informacin.
Registros de las reuniones.

Lista de verificacin

Herramienta que permite la


facilitacin en el proceso de
auditora y permite que se
realice de acuerdo a los
objetivos planteados.

Utilidad de la lista de
chequeo
Ayuda a la gestin del
tiempo, indicando
lo que ha de
descubrirse en cada
proceso.

Recopila las evidencias de la auditora


en orden lgico.

Facilitar el cubrimiento de
cada actividad, obteniendo
respuesta para los
requerimientos.

Preguntas en la lista
de chequeo

En lenguaje de la compaa y orientadas


al SGCS.
Deben estar dirigidas a la verificacin del
propsito y al alcance de la auditora.
Asegurar que produzcan respuestas que
permitan al auditor valorar efectivamente
la situacin evaluada.

Cmo peguntar?

Tipos de preguntas
Abiertas (descriptivas).
De sondeo.
Simulacin.
Cerradas.
Capciosas (Engaosa).
Agresivas.
Mltiples.
Abogado del diablo, hipotticas

Tipos de preguntas
Abiertas
(Descriptivas)
Cmo, Qu, Cundo, Por qu, Dgame, Mustreme, Descrbame.
Resumen :

Extrae informacin sin crear comportamiento defensivo.

Permite desviar la conversacin.

Estimula al auditado a expresar su punto de vista.

Preguntas de sondeo

Preguntas cerradas

Preguntas capciosas

Preguntas Agresivas

Preguntas Mltiples

VIDEOS

VIDEO AUDITORIA PARTE 1

VIDEO AUDITORIA PARTE 2

Taller 4
Lista de chequeo

Hacer la auditora

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Objetivo de la reunin
de apertura

Establecer un escenario de
confianza y consolidarlos cuando no
exista.
Aclarar (si es necesario) los
conceptos bsicos de la auditora
(criterios).
Confirmar la logstica

Contenido de la reunin de
apertura
Presentacin del auditor

Establecer confianza

Presentacin de asistentes

Solucin de inquietudes

Confirmacin plan acordado

Confidencialidad

Confirmacin auditado ser informado de

Funciones de acompaantes

hallazgos
Entrega del informe

Clasificacin anotaciones en el informe


(M, m, O, OM)

2.5
Realizacin
auditora

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Recopilacin de informacin

Entrevistas:

(Preguntar, Escuchar,
Observar, Analizar, Evaluar)

Registros:
Listas de chequeo
Minutas
Actas de reunin
Informes auditorias
Programas de seguimiento
Resultado mediciones

Observacin:

Personas (actitud).
Ambiente trabajo.
Condiciones del medio
Almacenamiento

Documentos:

Manual de Control y Seguridad


Procedimientos
Instrucciones
Licencias y permisos
Contratos y pedidos
Registros

Indicadores:

REALIZACIN

PROCESO DE ENTREVISTA ACTIVIDADES

PROCESO DE ENTREVISTA

BLOQUEOS DE LA COMUNICACIN
IMPACIENCIA
No se puede mostrar la imagen en este momento.

DESCONFIANZA
DOMINIO DE S MISMO Y DE LA AUTORIDAD

Cmo seleccionar las


muestras?
No pida documentos
siempre le darn lo mejor.

tpicos,

Solicite una lista o registro.


Solicite ver archivos y seleccione de
la mitad, adelante y atrs.
Seleccione muestras de condiciones
normales y anormales.
Si encuentra una desviacin tome
varias muestras para comprobar si
es algo genrico.

2.5
Recopilacin
de informacin

Tcticas del auditado

Prdida de tiempo: charlatn,


diplomtico, almuerzos largos,
llegadas tardes, interrupciones
repetidas.
Manejar al auditor; el auditado
tiene su propio plan de auditora.
La situacin no usual asuntos
que distraen al auditor.
Respuestas limitadas

2.5
Realizacin
auditora
(apertura,
recopilacin
Info, Hallazgos,
Cierre, informe

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Generacin de hallazgos

Resultado de la evaluacin de la
auditora recopilada frente a los
criterios de la auditora.
Los hallazgos no se pueden sacar
de la nada.

Las desviaciones se pueden


presentar cuando:

Generacin de hallazgos

Observacin exacta de
los hechos

Dirigida al qu, cundo,


dnde?

Ayuda a lograr la
implementacin eficaz
de la accin correctiva

Genera acciones que aumentan la


satisfaccin del cliente y mejora el
desempeo de la organizacin.

Redaccin del hallazgo

La redaccin del hallazgo debe incluir:


1)Los hechos observados: Describe lo que se ha visto /encontrado.
2)El criterio: Que elemento de la gestin del proceso est relacionado en
los hechos observados.
* El elemento del SGCS de la empresa : cul elemento ha presentado la
No conformidad o la oportunidad de mejoramiento.
* El requisito de la norma o el referencial : el elemento de la
norma relacionado con el hallazgo.

3)Los riesgos para el SGCS si se trata de una NC real o potencial, o el


beneficio que puede representar, si se trata de una oportunidad de
mejoramiento (el desempeo, el logro de objetivos, imagen, etc.).

Redaccin de no
conformidades y observaciones

Redaccin de no conformidades
y observaciones

Redaccin de hallazgos

Expresin de opiniones
La metodologa de evaluacin de riesgos debera hacerse
ms dinmica para que los empleados se sientan ms
reflejados con la misma.

Identificacin de requisitos equivocados


No se evidenci la competencia del equipo auditor
(reportada contra el estndar 2.6)

Redaccin de NC y
observaciones

Ejemplo de hallazgos

La empresa no realiz la revisin por parte de la


gerencia para ao 2012.
Redactar el hallazgo

Tener en cuenta

Observacin O
Buenas prcticas.
Si no se tratan pueden convertirse en una NC en el futuro.
Una NC en la cual el auditor le da el beneficio de la duda a
la organizacin.
Oportunidad para mejorar el sistema.
Fortaleza F
Buenas prctica dentro del SGCS BASC que se deben
resaltar

Tener en cuenta

Oportunidad de mejora OM
Valor agregado de la auditora.
Sugerencias para mejorar el sistema.
Mejora continua.

Tener en cuenta

No conformidad Mayor M
Falla total de un proceso o procedimiento crtico.
Incumplimiento total de un requisito.
Numerosas NC menores que al unirse constituyen una falla
importante.
Una NC menor de una auditora anterior que no se haya cerrado.
No conformidad menor m
Una deficiencia que no es tan grave como para ser mayor.
Incumplimiento parcial de un requisito.

REGLAMENTO PARA LA AFILIACIN Y


CERTIFICACIN BASC

83

Taller 5
Redaccin de hallazgos

2.5
Realizacin
auditora
(apertura,
recopilacin
Info, Hallazgos,
Cierre, informe

Reunin de apertura

Recopilacin de informacin
Generacin de hallazgos

Cierre de auditora

Reunin de cierre

Asegura que la organizacin auditada comprenda todos los hallazgos,


las no conformidades y otros comentarios.
Responsable: auditor lder

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Agradecimientos.
Objetivo y alcance de la auditora.
Fortalezas de lo encontrado.
Presentacin de hallazgos.
Aceptacin de hallazgos.
Solicitud de AC y fechas
Informe de auditora.

Informe de
auditora

Elaboracin del informe

Quin lo va a
leer y para qu?

Qu tan
especfico se
requiere?

Cul era el
objetivo de la
auditora?

Elaboracin del informe

Contenido.

Objetivo, alcance y criterios.


Fechas y lugares de realizacin de las actividades de la auditora.
Procesos de auditados.
Responsables de las actividades.
Personal entrevistado.
Auditor lder y equipo.
Aspectos favorables y dbiles de la actividad auditada.
Conclusiones de la auditora.

Lo que no debe incluir un


informe de auditora

Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crtica a individuos.
Declaraciones ambiguas.
Detalles triviales.
Observaciones, hallazgos, NC, que no fueron discutidos en la
reunin de cierre.

Redaccin de informes de auditora

Evitar decir:

Algunos.
Muchos.
Pocos ..
Casi todos..
Varios.
Ciertos

Equipos estn licenciados.


Registros no tienen los resultados de..
Auditores tienen independencia
Los acuerdos estn vencidos.
Reclamos muestran despachos tardos
operarios desconocen donde estn los
instructivos.

Termino de la auditora

La auditora est concluida cuando:


Todas las actividades del plan de auditora se han
llevado a cabo, incluyendo la distribucin del reporte
de auditoria.

Actividades complementarias
Verificacin de
acciones tomadas
Responsable: Auditor lder, equipo auditor
y auditado.

Accin Correctiva

Accin para determinar la causa raz de una


no conformidad detectada u otra situacin no
deseada.

Seguimiento de SACs y SAPs

Verificar las respuestas a las


solicitudes de acciones
correctivas y preventivas.
Elaborar programa de
seguimiento a hallazgos de
la auditora.
Verificar la eficacia de las
acciones implementadas.

A
V

Taller
Redaccin Solicitud de
acciones correctivas.

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