Anda di halaman 1dari 3

PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen :

SPO

SPO/VIII/UKP/55/2016
No. Revisi
:0
Tanggal Terbit : 4 April 2016
Halaman

: 1/3

UPTD
Puskesmas II

dr. Metta Saraswati

Baturraden

NIP.197311212006042013

1. Pengertian

Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam


medis yang aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang
tidak aktif selama 2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien
Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis
yang sudah memenuhi

2. Tujuan

syarat yaitu 2 tahun disimpan setelah

masa retensi.
Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis
dalam rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan

3. Kebijakan

mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.


SK kepala puskesmas nomor 440/VIII/SK.01/1/2016 tentang
pelayanan

penunjang

klinis,pengelolaan

obat,

manajemen

informasi, manajemen lingkungan dan prasarana,manajemen


4. Referensi

peralatan, manajemen sumber daya manusia ( SDM ) klinis


Instrumen Akreditasi Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral
Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015 kriteria 8.4.3 Ep 3

5. Prosedur

1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah


sakit (puskesmas) wajib disimpan sekurang kurangnya untuk
jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan.
A.
1.

Prosedur retensi status rekam medis


Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

2.

Setelah 2 tahun dari kunjungan

terakhir

tersebut pasien tidak berkunjung ke puskesmas ,berkas


diambil dari rekam medis yang masih aktif ,kemudian catat
dalam buku retensi rekam medis.
3.

Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan


Desember

Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi Inaktif


1.

Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

2.

Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun


terhitung dari kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan
di ruang lain / terpisah dari status rekam medis aktif
kemudian catat dalam buku catatan rekam medis inaktif

3.

Status rekam medis inaktif dikelompokkan


sesuai dengan tahun terakhir berkunjungan

Prosedur Pemusnahan
1.

Status rekam medis yang sudah memenuhi


syarat

untuk

dimusnahkan

dilaporkan

kepada

kepala

puskesmas
2.

Kepala puskesmas membuat surat keputusan


tentang pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan status rekam medis

3.

Pembentukan tim pemusnahan dari unsur


rekam medis dan tata usaha dengan SK kepala puskesmas

4.

Tim

pemusnah

membuat

berita

acara

pemusnahan yang ditanda tangani ketua dan sekretaris dan


diketahui kepala puskesmas
5.

Berita acara pemusnahan status rekam medis


yang asli disimpan di puskesmas

6.

Khusus untuk arsip status rekam medis yang


rusak / tidak dapat dibaca dapat langsung dimusnahkan
dengan

terlebih

pemusnahan.

dahulu

dicatat

dalam

buku

catatan

Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan


pihak ketiga dan tim pemusnah
6. Diagram Alir
(bila perlu)
7. Unit terkait
8.Rekaman
Historis
Perubahan

Ruang Pendaftaran
No

Yang diubah

Isi Perubahan

Tanggal mulai
diberlakukan

Anda mungkin juga menyukai