SPO/VIII/UKP/55/2016 No. Revisi :0 Tanggal Terbit : 4 April 2016 Halaman
: 1/3
UPTD Puskesmas II
dr. Metta Saraswati
Baturraden
NIP.197311212006042013
1. Pengertian
Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam
medis yang aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis yang sudah memenuhi
2. Tujuan
syarat yaitu 2 tahun disimpan setelah
masa retensi. Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis dalam rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan
3. Kebijakan
mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
SK kepala puskesmas nomor 440/VIII/SK.01/1/2016 tentang pelayanan
penunjang
klinis,pengelolaan
obat,
manajemen
informasi, manajemen lingkungan dan prasarana,manajemen
4. Referensi
peralatan, manajemen sumber daya manusia ( SDM ) klinis
Instrumen Akreditasi Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015 kriteria 8.4.3 Ep 3
5. Prosedur
1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah
sakit (puskesmas) wajib disimpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. 2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis dapat dimusnahkan. A. 1.
Prosedur retensi status rekam medis
Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2.
Setelah 2 tahun dari kunjungan
terakhir
tersebut pasien tidak berkunjung ke puskesmas ,berkas
diambil dari rekam medis yang masih aktif ,kemudian catat dalam buku retensi rekam medis. 3.
Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan
Desember
Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi Inaktif
1.
Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2.
Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun
terhitung dari kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan di ruang lain / terpisah dari status rekam medis aktif kemudian catat dalam buku catatan rekam medis inaktif
3.
Status rekam medis inaktif dikelompokkan
sesuai dengan tahun terakhir berkunjungan
Prosedur Pemusnahan 1.
Status rekam medis yang sudah memenuhi
syarat
untuk
dimusnahkan
dilaporkan
kepada
kepala
puskesmas 2.
Kepala puskesmas membuat surat keputusan
tentang pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan status rekam medis
3.
Pembentukan tim pemusnahan dari unsur
rekam medis dan tata usaha dengan SK kepala puskesmas
4.
Tim
pemusnah
membuat
berita
acara
pemusnahan yang ditanda tangani ketua dan sekretaris dan
diketahui kepala puskesmas 5.
Berita acara pemusnahan status rekam medis
yang asli disimpan di puskesmas
6.
Khusus untuk arsip status rekam medis yang
rusak / tidak dapat dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih
pemusnahan.
dahulu
dicatat
dalam
buku
catatan
Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan
pihak ketiga dan tim pemusnah 6. Diagram Alir (bila perlu) 7. Unit terkait 8.Rekaman Historis Perubahan
