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ETAPAS EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

ETAPAS EVENTO

ETAPAS PROCESO ADMINISTRATIVO


Planificacin: determinacin de los parmetros
fundamentales que guiaran el trabajo de organizacin.

Pre-evento

Organizacin: Ordenamiento coordinado de todos los


elementos que van a hacer parte del evento, de tal manera
que se pueda ejecutar en el momento de la operacin.

Evento

Direccin
Ejecucin

Post-evento

Evaluacin

PRE-EVENTO
En esta etapa se llevan a cabo 3 fases: Anlisis, planeacin y organizacin o coordinacin
de las actividades.
Para llevar a cabo un excelente proceso de la Organizacin de Eventos es importante
conocer a fondo los siguientes aspectos vitales para el xito del mismo:
Los objetivos
Pueden ser tan variados como dueos existan. Algunos de ellos son:
Capacitar
Informar
Educar
Explorar conceptos
Presentar alguien a otra persona
Tomar una decisin
Motivar
Desarrollar
Ensear
Ayudar
Mejorar
Resolver problemas
Aprender a generar ganancias
Obtener ganancias
Conocer el objetivo del dueo del evento ayudar al organizador a ofrecerle las alternativas
que harn que su evento se desarrolle no slo ms eficientemente sino hasta puede ayudar
a controlar los costos. Inicialmente, ser primordial considerar el tipo de evento y el pblico
objetivo, luego podr as seleccionar el tema (un ttulo o nombre imaginario con el cual usted
podr jugar).
Tiempo
El tiempo, es otro recurso que debe planificarse con sumo cuidado, pues el evento debe
estar listo para la fecha prevista. El tiempo dedicado a la organizacin del evento es muy
importante para un excelente desarrollo. Ejemplos muy comunes como un matrimonio, que
para la organizacin se tomara mnimo 6 meses previos al gran da. Otros ejemplos como la
realizacin de una competicin de nivel nacional, un concierto, una feria de exposicin y
otros grandes eventos de la misma envergadura tomar un tiempo de 8 meses a 1 ao
como mnimo. Al igual que eventos como conferencias, foros, lanzamiento de productos, el
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tiempo de organizacin ser de 6 meses como mnimo. En esto influye al igual el nmero de
personas con las cuales se cuenta para la organizacin de evento.
La fecha
Antes de escoger la fecha, debemos tener en cuenta ciertos aspectos en el calendario que
podrn hacer fracasar su evento.
- Verifique si hay otro evento similar que se lleve a cabo durante el periodo de realizacin
de su evento en el cual pueda incluir a sus propios invitados. Como lo son aquellos eventos
deportivos de gran envergadura a nivel internacional.
- Para los eventos profesionales ciertos das de la semana son importantes para tenerlos
en cuenta puesto que habr ms disponibilidad o menos dependiendo del da. En este caso
el lunes viernes y vacaciones escolares, son los das y fechas menos indicadas.
- Para los eventos privados como matrimonios, recepciones, fiestas etc., el mejor da para
realizarlo ser durante el fin de semana, sea un viernes o un sbado.
- Tendremos que observar si hay das feriados alrededor de la fecha del evento, puesto que
sus invitados tendrn posibles planes anticipados para aquellos das lo cual, podra impedir
su asistencia.
- En la fecha que usted habr ya escogido, seguramente que otros eventos se realizaran el
mismo da, as pues ser mejor efectuar las reservaciones pertinentes para el alquiler, sea
de un auto, un saln, o ciertos muebles que necesitar para complementar la decoracin.
Ahorrndose posibles sorpresas e inconvenientes que seguro sern un gran dolor de
cabeza de ltimo minuto, adems de tener que pagar un suplemento por un servicio..
Horario
En cuestin de horario, es muy importante tener en cuenta el tipo de evento, sobre todo
aquellos eventos empresariales donde la hora prima sobre cualquier otra cosa. La noche por
ejemplo, es una de las mejores opciones para eventos privados, el da lo ser para eventos
empresariales.
Determinacin del mercado: clientes externos e internos.
Los invitados, el dueo y/o anfitrin, los proveedores.
Es una de las cuestiones que debe determinarse luego de elegir el tipo de evento que se
realizar. Tenga en cuenta a quien ser dirigido el evento, si es de tipo general, juvenil,
infantil o profesional.
- Cuantos personas asistirn? Elabore una lista de invitados y enve las invitaciones
seguido de confirmacin.
- Si ha pensado incluir un cocktail, cena o aperitivo, tenga presente la ubicacin de las
mesas o el buffet.
- Prevea las personas o empresa encargada de la preparacin de alimentos y bebidas sin
olvidar el personal para este servicio.
- Escoja el tipo de plato conforme al tipo de evento.
Adems del pblico destinatario del evento, podemos considerar la invitacin de los medios
de prensa, de invitados especiales (conferencistas, personalidades famosas, etc.),
cnyuges. Tambin es necesario tener en cuenta la asistencia de pblico con minusvalas,
para contemplar los accesos, ubicaciones especiales en la planificacin de eventos.
La seleccin del lugar
El lugar de realizacin del evento, es una de las claves del xito de estos emprendimientos.
Todo evento necesita de un espacio fsico donde llevarse a cabo. Dependiendo de muchos
factores, como el tamao del grupo, si el evento dura varios das, la calidad de la comida y
muchos ms. El Organizador tiene la obligacin de asistir en la seleccin del lugar ms
adecuado a las necesidades de los asistentes (sobre todo la comodidad y la seguridad), as
como en la satisfaccin de los objetivos del dueo.

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Los lugares innovadores estn de moda, pero concierta mesura, algunas de las alternativas
son: Hoteles, Salones para eventos, Instalaciones Universitarias, Centro de Convenciones,
Centro de Conferencias, Clubes, Entidades gubernamentales, lugar campestre, un centro
histrico, castillo, teatro, restaurante, etc. De ser posible, el sitio debe ser de fcil acceso,
para evitar las complicaciones, ya que pueden atentar contra la concurrencia exitosa.
Cada uno de los lugares listados arriba ofrece muchas variantes, por lo que podemos decir
que las alternativas para el organizador son casi infinitas. Es por ello que debemos dedicar
un tiempo y esfuerzo especiales para escoger la variante que represente el mejor
compromiso entre las necesidades del dueo del evento y los asistentes.
Con respecto a los lugares para conferencias, hay requisitos que nosotros consideramos
esenciales:
El sitio debe ser cmodo, adecuarse al tipo de evento, y de preferencia, que sea del gusto
del pblico invitado.
Los salones de reuniones deben estar disponibles las 24 horas, independientemente si se
usan o no.
El diseo de las sillas y el espacio disponible para sentarse debe ser cmodo para ser
usado por no menos de 6 horas.
La acstica y la iluminacin no deben interferir con el propsito del evento.
La separacin debe ser de paredes duras (no divisoras abatibles) para evitar que el ruido
de sesiones vecinas distraigan la que se lleva a cabo.
Las habitaciones deben contar con los medios para que se pueda trabajar en forma
individual (tareas).
El Presupuesto
El tema del presupuesto es bastante complicado y depende de la clase de fondos con que
se cuente, y de la clase de evento que se desea organizar. Es conveniente solicitar varios
presupuestos, para elegir el ms conveniente. El presupuesto, que no es solamente una
simple hoja de clculo sino un documento que combina actividades de planificacin y de
gestin, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto.
En muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar con un presupuesto fijo.
Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que
arroje un beneficio a travs de cuotas de inscripcin, venta de entradas, alquiler de stands,
patrocinio, subvenciones, comercializacin, venta de productos, etc. Si ests organizando
un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quines, entre el
patrocinador y los participantes, van a asumir cada captulo de gastos.
Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable
hacerle partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la
ventaja aadida de mantener al coordinador y al comit de planificacin siempre al tanto de
los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del
presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificacin preliminar hasta el cierre de
cuentas; si hay demasiados implicados, ser difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al
coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable
de la planificacin del presupuesto deben apartar un 20% para imprevistos.
Por ltimo ciertos detalles que tambin son muy importantes y que no pueden faltar: un
fotgrafo para guardar aquellos momentos nicos, un espacio organizado especialmente
para los nio, que sea de esparcimiento llegado el caso de ser necesario, entretenimiento
(grupos musicales, artistas, efectos especiales) ligado al tema de evento, parqueadero para
los invitados, un vestier, recordatorios, un animador, personal staff, transporte, difusin en
los medios de comunicacin sea prensa, radio, TV o Internet, en este caso dependiendo del
tipo de evento, publicidad impresa (flyers, pendones, pasacalles, catlogos, etc.), logstica
(sonido, luces, efectos especiales, equipo audio-visual etc.), alojamiento de algunos

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invitados venidos de otros lugares, servicio de seguridad, permisos especiales para la


organizacin del evento, sealizacin para orientar a los invitados.

PROCESO PARA LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO:


Lo primero que debe definirse es quin se encarga de la organizacin: una sola persona, un
comit de planificacin, un OPC o un Bur. Tanto si confas en tus propios recursos
(organizacin interna) como si prefieres contratar a un experto externo, debers constituir un
comit. Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va
a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente.
1. ANLISIS
Brifing, Concertacin: Contacto con el cliente - Solicitud del servicio
Se debe realizar un primer encuentro con el cliente (dueo) para conocer sus necesidades y
deseos, presentarles el portafolio de servicios y productos y con base en esto el profesional
en organizar eventos identifica:
Qu se va a hacer? Tipo y temtica del evento
Por qu se va a hacer? Definicin de objetivos generales y especficos.
Para quienes se va a hacer? Determinacin del mercado: clientes externos e internos.
Nmero de invitados
Cuando se va a hacer? Fecha y hora tentativa de ejecucin. (Verifique el calendario de
eventos locales para evitar un conflicto con das inapropiados)
Dnde se va a hacer? Seleccin y contratacin del lugar (acorde a la imagen que se
desea transmitir: ciudad, hotel, salones de reuniones, teatros, etc ).. Visita previa al lugar
seleccionado. Ajuste y solucin de problemas.
Cmo se va a hacer? Montaje y su planimetra. Servicios de Apoyo: alimentos y bebidas,
personal de servicio, ayudas audiovisuales, material de apoyo, decoracin, entre otros.
Eleccin de los posibles auspiciantes o patrocinadores. Estrategias de promocin y
divulgacin: (boletines, brochures, ayuda auditiva y visual). Organizacin del equipo de
trabajo y los responsables de cada rea. (Comits). Elaboracin del plan de trabajo con
su cronograma de actividades (contacte y enve cartas con el acuerdo a los
proveedores). Elaboracin de las listas de chequeo para la supervisin, control y
evaluacin de las actividades de cada rea. Diseo tcnico del programa detallando las
actividades protocolarias previstas durante la ejecucin del evento.
Cunto va a costar? Presupuesto - finanzas.
Despus de hecho el contacto con los potenciales clientes y utilizando las tcnicas de
ventas establecidas, se inicia a disear o planificar el evento de acuerdo con sus
requerimientos.
2. PLANIFICACIN
Como ya se conoce los requerimientos del clientes, en esta fase se debe llevar a cabo 3
pasos esenciales: la cotizacin, el contrato y la orden de eventos.

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2.1 Cotizaciones
Es un listado claro y valorizado de los servicios y productos que pueden satisfacer las
necesidades del cliente.
Debe ser la respuesta escrita a las conversaciones que se han tenido previamente con
los clientes.
Una cotizacin bien elaborada es aquella que cubre todos los servicios y productos que
el cliente puede requerir durante el desarrollo del evento, para que l pueda calcular casi
exactamente el costo total de este.
No solo debe valorizar los servicios comunes, saln, equipos, alimentos, bebidas,
decoracin, ambientacin, entre otros, sino tambin costos de servicios, impuestos,
recargos, etc.
Estas cotizaciones deben tener una caducidad en tiempo y en caso de que se pidan para
un perodo largo (ejemplo: una Convencin o un Congreso Internacional), se debe
buscar un mtodo que nos permita actualizar estos precios.
La cotizacin debe indicar los precios al cliente, para que si est interesado, oficialice la
realizacin del evento. Es lgico entender que los precios de la cotizacin son los fijados
ms los recargos previamente establecidos y los descuentos acordados.
1.1.2 Contrato de Eventos (La parte legal)
Si la cotizacin ha sido aceptada por el cliente o dueo del evento, se debe realizar el
contrato. El Organizador debe saber que en el mundo de los negocios no debe dejarse nada
en el aire. Puede decirse que los contratos son vlidos aun cuando han sido hechos de
palabra, pero es mucho mejor contar con un documento que llene todos los requisitos de
ley. Este contrato puede ser:

Entre el Organizador y el dueo, aclarando las obligaciones, responsabilidades, tiempos,


asignacin y control de los recursos, las cosas que el Organizador puede
comprometerse a hacer en nombre del dueo, las que no, la remuneracin (cantidad y
tipo).
Entre el Organizador y los Proveedores, cuando el contrato con el dueo del evento as
lo permitan.
Entre el Dueo del evento y los proveedores, cuando el Organizador acta como
representante nicamente.

Qu es un contrato?
Es simplemente una oferta que especifica la naturaleza de los servicios, la calidad y
cantidad de los mismos, los costos asociados y los trminos bajo los cuales se acepta la
oferta hecha por una de las partes, el proveedor. Estos trminos incluyen el tiempo y las
condiciones de pago, las situaciones bajo las cuales se puede cancelar un evento, etc. Su
objetivo es proteger al Organizador, al dueo y a la organizacin proveedora de los servicios
ante cambios en las condiciones de contratacin que pueden ser fortuitas, inesperadas o
algunas veces hasta catastrficas.
Los contratos pueden ser sencillos (una o dos hoja), o complejos (no hay lmite al nmero de
hojas); debe ser firmado por las dos partes y refrendados por una notara.
Se recomienda que el contrato, antes de ser firmado por las partes, sea revisado y avalado
por un abogado.
Todos los detalles que las dos partes acordaron deben ir escritos en el contrato. El cliente
debe garantizar un nmero mnimo de invitados, sin embargo, habr eventos especiales,
que su planificacin se hace con mucho tiempo de anticipacin (quizs aos), se puede
firmar el contrato pero ste estar sujeto a cambios durante todo ese tiempo antes de su
ejecucin, por lo tanto, el organizador de eventos, no puede exigir que el cliente tenga un
nmero exacto en ese momento.

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1.1.3 Orden de Eventos o Servicios


Es un documento informativo que debe ser elaborado en forma clara, precisa y detallada,
con todos los requerimientos, detalles y acuerdos que se establecieron con el dueo del
evento; no se debe omitir ningn detalle; esta orden slo circula al interior de la empresa.
Se genera despus que se ha firmado el contrato entre ambas partes, con el nico propsito
que todo el personal que labora en la empresa de eventos, conozcan, de primera mano,
todos los requerimientos del cliente y as poder iniciar con la organizacin de todo lo
planeado.
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La coordinacin y organizacin de todos los servicios confirmados por el cliente, deber


llevarse a cabo, como mnimo, dos (2) das antes de su realizacin, a fin de coordinar con
todos los departamentos, trabajadores y/o proveedores todo lo relacionado con el servicio.
La Orden de Eventos, adems del da, hora, nmero de personas, nombre del responsable
del evento y sus datos de contacto, deber incluir detalladamente todos los servicios
contratados y los departamentos o personas responsables de llevar a cabo cada actividad:
Alimentos y Bebidas:
Informar a la cocina el tipo de men, especificando el nombre de cada plato, el precio, las
bebidas y aperitivos. Hora, cantidades y forma en que se ha de realizar cada servicio y
montaje. Si hay alguna dieta especial tambin se debe informar.
Los mens pueden ser de: Coffee Breaks, Brunch, Desayunos, Almuerzos, Cenas, Picadas
o Pasabocas. Observaciones a cocina y pastelera sobre la forma en que se servir, y si es
necesario la forma en que debe prepararse cada plato.
Capitan de Mesero:
Se le informa el personal de mesa y bar que debe contratar para prestar el servicio. El tipo
de servicio y el montaje de mesa a ofrecer de acuerdo con el men.
Recepcionista:
Para que se encargue de poner los carteles o pizarra con la informacin bsica del evento
indicados, en zonas de acceso a los salones; que estn pendientes a la llegada de los
invitados y puedan indicarles a su entrada por la puerta principal, al lugar a donde deben
dirigirse.
Montaje:
Se le informa el tipo de montaje que se debe llevar a cabo y todas las mesas adicionales a
montar: mesa de video beam, mesa de conferencista, mesa de coffee break, entre otros.
La ubicacin de la mesa principal siempre debe estar mirando hacia la entrada principal del
saln, colocadas de frente a los participantes de la actividad. Esta mesa debe ser del
tamao que pida el cliente, a la relacin de personas que la presidirn. Esta mesa debe
montarse generalmente con faldellines blancos o con colores y diseos en coherencia con la
decoracin del saln, un arreglo de flores o detalles decorativos en el centro, jarras o
botellas de agua y copas para agua.
En la colocacin de las mesas y las sillas debemos evitar que los invitados les den
totalmente la espalda a la mesa principal o a la atraccin principal del evento. Las mesas y
las sillas debern estar colocadas simtricamente, limpias y perfectamente equilibradas
sobre sus patas. Las sillas centralizadas y paralelas con los bordes de las mesas.
Oficios Varios o Aseadores:
Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas prximas, antes y despus de
cada servicio, con especial atencin a los baos.
Servicios Tcnicos - Mantenimiento:
Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocacin de carteles o
decoraciones, tarimas, pistas de bailes, etc.
Contralora - Departamento de Crdito:
Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algn cajero
para el mismo.
Compras:
Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que pueden asistir
especialmente si son personalidades. La comunicacin efectiva es imprescindible para
involucrar al hotel entero en el evento de banquetes, los presupuestos u hojas de servicios
debern hacerse llegar a todos los departamentos, que en la realizacin de la actividad
tienen responsabilidades para el desarrollo de la misma.
Facturacin - Caja:

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Al finalizar un servicio de banquete se debe de confeccionar la factura, haciendo constar en


ella el nmero de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan
contratado o producido durante el servicio.
Normalmente los banquetes no se pagan al contado, ya que para el cliente resulta incmodo
el venir con la cantidad de dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de
cualquier forma en algunas ocasiones se suele pagar a travs de un cheque autorizado por
el departamento de crdito, por lo tanto, al finalizar el servicio se debe de pasar la factura al
cliente para que la firme, dando su visto bueno.
El jefe de banquetes debe de supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para
ver si estn correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados.
3. ORGANIZACIN O COORDINACIN: Mise En Place
El trmino francs "Mise en place" significa, preparar, disponer todos los elementos
necesarios para una determinada tarea o trabajo. Cuando nos referimos a Eventos, estamos
hablando de tener dispuestos todos los recursos material, humanos, financieros y
tecnolgicos, para la organizacin, coordinacin y comunicacin eficaz de todas las
actividades planeadas con anterioridad y, consecuentemente, la satisfaccin del cliente al
momento de llevar a cabo su ejecucin.
Con el mise en place inicia la fase de la ORGANIZACIN. En esta fase se lleva a cabo todo
lo relacionado con el Cmo se va a hacer primordialmente, y adems se deben realizar las
siguientes actividades:
Se organizan los equipos de trabajo y/o comits y los responsables de cada uno: se
establecen los comits de acuerdo con el tipo de evento (marketing, publicidad,
catering, prensa, finanzas, ambientacin, etc.). Se deben realizar reuniones
peridicas con los responsables de cada comit
Alternativas de accin y capacidad de respuesta en caso de modificaciones del
proyecto original y/o presupuesto.
Se planifica la produccin del men: se elaboran las requisiciones de almacn y
compra, con base en los inventarios existentes y lo requerido por el cliente.
Se elabora el plan de trabajo con su cronograma de actividades: Aqu se identifican
todas las actividades que se deben llevar a cabo, estableciendo responsables y
fechas de cumplimiento.
Se contrata el personal de servicio de alimentos y bebidas: de acuerdo con el
servicio escogido y el nmero de participantes se contrata a meseros, cocineros,
aseadores, etc.
Se realizan los contactos con los proveedores que se trabajarn: se lleva a cabo los
contratos con los diferentes proveedores requeridos para el servicio.
Se seleccionan los posibles auspiciantes o patrocinadores.
Se definen las estrategias de promocin y divulgacin: (boletines, brochures, ayuda
auditiva y visual).
Se define el programa y el protocolo del evento: dependiendo del tipo de evento se
elaboran los protocolos.
Se preparan las listas de chequeo para la supervisin, control y evaluacin de las
actividades.
Se prepara el Plan de Contingencias y emergencias y sus posibles soluciones.

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