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MANUAL DE USUARIO PLANILLA

UNICA
ELECTRONICA

ASESORIA EN SISTEMATIZACIN
DE DATOS

MANUAL DE USUARIO
2010

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
2

VERSION 2.0

Control de cambios
Versi
n

Autor(es)

2.0

Alexander
Beltrn

2.0

2.0

Comentario

Fecha

Pagin
a

Versin Original

15/08/2010

Alexander
Beltrn

Se adiciona tiempo de caducidad


de seccin en el numeral
3. Informacin de conexin

26/10/2010

Alexander
Beltrn

Se adiciona informacin sobre


responsabilidad del usuario
4.Responsabilidad del usuario

05/11/2010

TABLA DE CONTENIDO
1

OBJETIVO

1.1

Alcance

1.2

Definiciones 5

REQUISITOS DE INSTALACION

INFORMACION DE CONEXION

RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

BENEFICIOS 8

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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3

VERSION 2.0
6

REGISTRO DE APORTANTE

6.1

Registro de usuario 9

6.2

Recordar contrasea

6.3

Ingreso al sistema 15

DESARROLLO

7.1

Descripcin de opciones 18

14

17

7.1.1 Informacin general

18

ADMINISTRACION 21

8.1

Lista de archivos por aportante 21

8.2

Planilla nica

23

8.2.1 Adicionar planilla 24


8.2.1.1 Modificar Encabezado

27

8.2.1.2 Adicionar afiliados

28

8.2.1.3 Modificar afiliado 44


8.2.1.4 Eliminar afiliado 45
8.2.1.5 Eliminar planilla 47
8.2.2 Nuevos tipos de planilla 48
8.2.3 Cargar plano

51

8.2.4 Copia de planilla

56

8.2.5 Registro de descuentos

60

8.3.1 Certificacin de planilla

66

8.3.1.1 Certificacin electrnica


8.3.1.2 Certificacin asistida

68
70

8.3.2 Pago de planilla electrnica.

74

8.3.3 Pago de planilla asistida 79


8.3.4 Consulta de comprobantes de pago
8.3

Modificar Aportante

84

8.3.2 Modificar sucursales

87

8.3.3 Adicionar sucursal

89

8.3.4 Eliminar sucursal 91


8.3.5 Consultar sucursal 92
8.3.6 Contactos

93

8.3.7 Usuarios

96

8.3.7.1 Adicion de usuarios

96

8.3.7.2 Modificar usuarios

98

82

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4

VERSION 2.0
8.4

Cambiar contrasea

CONSULTAS 100

9.1

Consulta de EPS

100

9.2

Consulta de AFP

102

9.3

Consulta de ARP

103

9.3

Consulta de ARP

104

9.4

Consulta de CCF

106

9.5

Pagos Realizados

108

9.5.1 Comprobante de pago

99

109

9.5.2 Comprobante sin valor total

110

9.5.3 Listado Administradoras 111


9.6

Buscar Cotizantes 112

9.6.1 Consultar en Sucursal

112

9.6.2 Consultar en Empresa

113

9.6.3 Generacin de reportes

115

9.7

Consulta de Novedades

118

10

REPORTES ACCESOS RAPIDOS 121

10.1 Reporte x centro de trabajo

121

10.2 Reporte Detallado x Ubicacin Laboral 123


10.3 Reporte Centro de Trabajo Segmento 125
10.4 Reporte Masivo Individual 126
11

SALIR 128

1 OBJETIVO
Este documento describe los procesos que deben seguir los aportantes del
Sistema de Seguridad Social y Parafiscales para operar el portal de servicios
FEDECAJAS.
Se realizar una descripcin de las pantallas y la secuencia de navegacin de
la aplicacin, explicando las acciones de los botones o links de la interfaz, as
como los mensajes vlidos, de confirmacin y posibles de error que se puedan
presentar.
1.1 Alcance

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5

VERSION 2.0

Este manual est dirigido a las empresas aportantes del Sistema de la


seguridad Social que realizarn el pago de sus aportes a travs del portal de
servicios FEDECAJAS. El manual est enfocado a los usuarios finales de la
aplicacin, no se considerarn
Aspectos tcnicos.
1.2 Definiciones
Sistema de la Proteccin Social o de la Seguridad Social
Por Sistema de la Proteccin Social se entiende la operacin de los
subsistemas de pensiones, salud y riesgos profesionales de Sistema de
Seguridad Social Integral y al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, al
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensacin
Familiar.
Subsistema
Por "Subsistemas" se entiende cada uno de los componentes del "Sistema de la
Proteccin Social", sealados en el inciso anterior.
Administradoras
Por "Administradora (s)" se entienden las Entidades Administradoras de
Pensiones del Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, las
Entidades Administradoras de Pensiones del Rgimen de Ahorro Individual con
Solidaridad, a las Entidades Promotoras de Salud, EPS y dems entidades
autorizadas para administrar el Rgimen Contributivo del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, las Entidades Administradoras de Riesgos
Profesionales, ARP, as como el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de Compensacin
Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP
y para las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales,
Departamentales, Intendenciales, Comisariales, Distritales y Municipales.
Aportantes
Por Aportante(s) se entiende(n) la(s) empresa(s) o empleador(es) obligados a
realizar los pagos de sus empleados al Sistema de la Proteccin Social.
Operador de Informacin
Por "Operador de Informacin", se entiende el conjunto de funciones que se
enumeran en la Funcionalidad Base, las cuales pueden ser asumidas por las
Administradoras del Sistema por s mismas o a travs de sus agremiaciones en
representacin de sus afiliados o contratarlas con terceros, y por las
Instituciones Financieras Directamente o contratarlas con terceros.

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VERSION 2.0

El PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos)


El PSE o Proveedor de Servicios Electrnicos es un sistema centralizado y
estandarizado que permite a las Empresas ofrecer a los Usuarios la posibilidad
de realizar pagos en lnea, accesando sus recursos desde la Entidad Financiera
donde tienen su dinero y a las Empresas les permite tambin recaudar los
fondos en las cuentas que requiera.
Instituciones Financieras
Por "Instituciones Financieras" se entiende la persona o personas que estando
autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones:
Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la
realizacin de las transacciones de dbito y de crdito en las cuentas
respectivas. Para este efecto, no se podrn modificar los valores de los aportes
contenidos en la Planilla nica de Autoliquidacin, por tanto las operaciones de
dbito y de crdito slo se realizarn por los montos establecidos en dicha
Planilla.
Para efectos del costo de la transaccin financiera, se entiende como una sola
Transaccin la operacin de dbito de una cuenta de un titular y su abono a
una o varias cuentas de otro u otros titulares.
Comunicar la informacin de las transacciones financieras a los Aportantes y
a
Las Administradoras y a las autoridades pertinentes.
Aplicar las reglas de seguridad y validacin definidas para el sector financiero.
Realizar los procesos de conciliacin y contingencias relacionados con el
Proceso de las transacciones financieras.

2 REQUISITOS DE INSTALACION
Las caractersticas mnimas con las que debe contar el computador desde el
cual realice sus transacciones a travs de FEDECAJAS son:

Sistema Operativo Windows Server 2003


JRE 1.6
Tomcat 6.0 o superior
Sql server 2000 SP2
Memoria de 4 GB o Superior
Procesador de 6Ghz o Superior
Disco de 20 GB (+500 GB Para almacenamiento de archivos)

Adicionalmente, deber contar con una conexin a Internet ya sea a travs de


acceso telefnico o banda ancha.

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7

VERSION 2.0

3 INFORMACION DE CONEXION
Para poder acceder al sistema de opciones administrativas, es necesario
ingresar al explorador de preferencia ubicando la direccin (URL)
https://200.31.92.186/asd.
El tiempo de caducidad de cada sesin es de 30 minutos. Transcurrido este
tiempo, si el usuario no ha realizado ninguna peticin a la aplicacin la sesin
terminar y ser necesario volverse a autenticar.

4 RESPONSABILIDADES DEL USUARIO


Es responsabilidad de cada usuario el adecuado uso de las funcionalidades de
la aplicacin as como el velar por la proteccin de la informacin para
garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de
informacin que administre o tenga acceso.

5 BENEFICIOS
El Sistema de Liquidacin y Aportes a las Seguridad Social y Parafiscales a
travs del Servicio Operativo de Informacin FEDECAJAS
Se generan de esta forma importantes ahorros para los Aportantes
representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los
formularios en cada administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los
auxiliares de nmina que diligencian actualmente las planillas para cada
Administradora y los trmites y costos de los procesos de tesorera y
contabilidad para la liquidacin y registro de cada uno de los distintos aportes:
salud, pensiones, Sena, etc.

6 REGISTRO DE APORTANTE

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VERSION 2.0

Este procedimiento tiene por objetivo permitir el registro de la informacin


bsica del aportante, la asignacin de las claves, niveles de acceso,
autorizaciones y la habilitacin para que le sean debitados los recursos de los
aportes.

Una vez el ingreso a dicha opcin se visualizara la siguiente pantalla en la cual


se encuentra la opcin de ingreso a la aplicacin.

6.1 Registro de usuario


A travs de FEDECAJAS usted podr llevar a cabo los pagos a las diferentes
administradoras, Las empresas y cotizantes independientes deben registrarse
inicialmente en nuestro aplicativo.
Una vez se ingresa la opcin Mdulos
Es necesario Pulsar en el link para usuarios sin registrar.

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9

VERSION 2.0

Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro Aparece el siguiente


formulario el cual se detalla por tipo de informacin y que se describir a
continuacin de la siguiente forma.
Datos del Aportante

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin de
campos
RAZN

Razn social del aportante .

SIGLA

Sigla que identifica la compaa en el caso del aportante


empleador

Tipo de documento del aportante(NIT ,PASAPORTE ,


TIPO
REGISTRO CIVIL ,CEDULA DE CIUDADANIA,CEDULA DE
DOCUMENTO EXTRANJERIA,TARJETA DE IDENTIDAD) *
NIT

Nmero de identificacin tributaria del aportante*

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VERSION 2.0

DIGITO
VERIFICACIO
N
Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT *

TIPO
APORTANTE

TIPO
EMPRESA

Tipo de aportante (Empleador.Independiente.Entidades o


Universidades Pblicas con Rgimen especial en Salud,
Agremiaciones
o
asociaciones,
Cooperativas
y
Precooperativas de Trabajo Asociado, Misiones diplomticas
consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la
legislacin colombiana, Organizaciones Administradoras del
Programa de Hogares de Bienestar, Pagador de aportes de
los concejales municipales o distritales*

Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto) *

NATURALEZA Especifica
la
naturaleza
del
aportante
(Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales
Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin
colombiana*
TIPO PAGO

Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una


sucursal*

TIPO
Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica
ACTIVIDAD
la empresa aportante
ECONMICA
Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades,
TIPO ACCIN Concordato, entre otros
FECHA
Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la
CONCORDAT fecha del mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos.
O
Formato AAAA-MM-DD.
REFERIDO

Medio por el cual se entero el aportante de la existencia del


operador de informacin FEDECAJAS

FECHA
FIN
DE
Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra
ACTIVIDADE obligado a efectuar aportes. Formato
S
AAAA-MM-DD.

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VERSION 2.0

Datos de Resolucin
Esta grilla de informacin solamente aplica para cooperativas de trabajo
asociado o CTAs, Ingrese los datos de resolucin mediante el cual se ordeno el
registro y el depsito de los regmenes de trabajo, de previsin, seguridad
social y compensacin.

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin de
campos
Resolucin por la cual se orden el registro y el
N
depsito de los regmenes de trabajo de
RESOLUCION previsin, seguridad social y compensacin*
FECHA
DE Fecha de expedicin de la resolucin en formato
EXPEDICION AAAA-MM-DD*
DEPARTAMEN
TO
DE Departamento de expedicin de la resolucin
EXPEDICION seleccionada*
MUNICIPIO
DE
EXPEDICION

Municipio
de expedicin de la resolucin
seleccionada*

Datos de Ubicacin
Esta grilla de informacin hace referencia a la informacin de ubicacin del
aportante para lo cual es importante su estricto diligenciamiento ya que

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VERSION 2.0

permitirn una eventual comunicacin con usted los campos que aparecen all
son los siguientes

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin
campos
NOMBRE
SUCURSAL

de

Nombre de la
dependencia*

CODIGO DE LA Cdigo de la
SUCURSAL
dependencia*
de

Sucursal

de

la

Sucursal

de

la

de

la

DIRECCION

Direccin
sucursal

TELEFONO

Nmero de telfono del aportante. *

E-MAIL

Correo electrnico del aportante. *

FAX

Nmero de fax del aportante.

DEPARTAMENT Departamento
O
sucursal. *
MUNICIPIO

correspondencia

de

ubicacin

de

la

Municipio de ubicacin de la sucursal. *

Datos del representante legal


Esta grilla de informacin hace referencia a los datos de la persona encargada
de representar legalmente la empresa y de autorizar las posibles acciones
tributarias de la misma o en el caso de un aportante independiente es posible
que el representante sea el mismo aportante.

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VERSION 2.0

Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro

Descripcin de campos

TIPO DE DOCUMENTO

Tipo de
legal*

documento

del

representante

NUMERO DOC

Nmero de documento del representante


legal*

PRIMER NOMBRE

Primer nombre del representante legal*

SEGUNDO NOMBRE

Segundo nombre del representante legal.

PRIMER APELLIDO

Primer apellido del representante legal*

SEGUNDO APELLIDO

Segundo apellido del representante legal

E-MAIL

Correo electrnico del aportante. *

TELEFONO

Nmero telefnico del representante legal.

Para finalizar el proceso de registro de nuevo aportante se debe presionar


la casilla
y el sistema genera el siguiente mensaje el cual indica que los
datos de ingreso al sistema sern enviados al correo electrnico.

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VERSION 2.0

6.2 Recordar contrasea


El sistema brinda la posibilidad de recuperar la contrasea de seguridad por
medio de un correo electrnico el cual se diligencio en el formulario de
activacin para recordar la contrasea es necesario realizar el siguiente
procedimiento
Una vez se Ingrese a la opcin Mdulos
Pulse clic en el link para recordar la contrasea

Ingrese el usuario con el cual se activo en el sistema en el campo Usuario

Una vez diligenciado el campo Usuario se debe pulsar la casilla


El sistema validara si el usuario es correcto y enviar al correo electrnico
Del aportante el password olvidado.

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VERSION 2.0

6.3 Ingreso al sistema


Por medio de esta opcin el aportante obtiene el ingreso como aportante al
modulo de planilla nica teniendo en cuenta que los datos de seguridad son
indicados previamente por el aportante .

IMPORTANTE: En el mdulo de acceso a usuarios Se


deber ingresar el usuario y contrasea si Dichos datos
son incorrectos el sistema realiza
La siguiente validacin.

Una vez que usted acceso le mostrar la siguiente


ventana dividida en dos paneles que incluyen las
siguientes secciones:

Administracin
Consultas
Reportes Accesos Rpidos
Ayuda
Salir

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VERSION 2.0

7 DESARROLLO
Una vez ingresa a la pgina de Portal de servicios
fedecajas se visualizara la siguiente pantalla donde se
encuentra ubicada, la opcin de ingreso al aplicativo.

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VERSION 2.0

7.1 Descripcin de opciones


En la ventana principal de la aplicacin en la regin
superior izquierda existen varias opciones las cuales se
describen a continuacin

7.1.1 Informacin general


Este modulo permite conocer los principales beneficios
que ofrece la aplicacin y resolviendo algunas de las
respuestas ms frecuentes por parte de los aportantes y
las cuales se exponen a continuacin para ingresar a
dicha opcin ingrese por la opcin.

Este nuevo sistema tiene por objetivo permitir que los


aportantes, es decir, los empresarios realicen el pago
integrado de los aportes a la Seguridad Social y dems
parafiscales, a travs de transferencias electrnicas de
fondos, empleando para ello la Planilla Integrada de
Liquidacin de Aportes a la Seguridad Social, en formato
electrnico.
Cules son los beneficios de este nuevo
sistema?
Este sistema se pone en marcha con el objetivo de
facilitar el trmite mensual de los aportantes, ya que
evitar el diligenciamiento de un formulario para cada
administradora y un proceso de pago individual, para
reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla
electrnica que le permite el pago integrado.

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VERSION 2.0
Se permiten de esta forma importantes ahorros para los
aportantes representados en el tiempo de los mensajeros
encargados de recoger los formularios en cada
administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de
los auxiliares de nmina que diligencian actualmente los
formularios de pago y los trmites y costos de los
procesos de tesorera y contabilidad para la liquidacin y
registro de cada uno de los distintos aportes: salud,
pensiones, Sena, etc.
Dnde debo
electrnico?

acudir

para

pagar

por

medio

Segn la normatividad expedida las entidades que


pueden prestar el servicio de operacin del sistema de
pago de aportes a la Seguridad Social y parafiscales
mediante la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes,
por medio electrnico son:
Las instituciones financieras.
Las entidades administradoras en forma conjunta.
Puedo utilizar cualquiera de esas entidades,
para realizar el pago?
Los aportantes debern decidir a travs de cul de esas
entidades harn sus pagos electrnicos para lo que
debern ponerse en contacto con ellas y realizar el
respectivo proceso de registro inicial. La informacin
sobre entidades que prestarn el servicio ser publicada
oportunamente en la pgina WEB del Ministerio de la
Proteccin Social.
Puedo pagar por partes las obligaciones a salud
con el nuevo sistema?
No se admiten pagos parciales, es decir, el pago debe
cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social
integral y parafiscales, a los que est obligado cada
aportante.
Para utilizar el sistema existirn claves de
acceso?

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VERSION 2.0
Como parte del registro inicial, el aportante tendr una
clave de acceso as como los dems elementos de
seguridad que las partes consideren conveniente utilizar
con el fin de minimizar los riesgos de fraude o usos
indebidos del sistema. Una vez se haya realizado el
registro del empleador o aportante, el sistema le
facilitar la opcin de liquidacin de aportes en la planilla
integrada de liquidacin de aportes por va electrnica.
Despus de ingresar los datos inciales cmo
ingreso la informacin de la nmina?
Luego del registro inicial, para realizar la captura,
liquidacin de la planilla y pago de los aportes, se
seguirn los siguientes pasos:
Identificacin: En este primer paso, el aportante se
identifica ante el sistema de informacin de acuerdo con
las especificaciones dadas en el Proceso de Registro
Inicial. El aportante podr actualizar cuando lo estime, la
informacin bsica suministrada en su registro Inicial,
para lo cual el sistema desarrollar las funciones de
software necesarias.
Entrada de datos de la planilla integrada al sistema de
informacin: El aportante podr registrar la informacin
detallada de los empleados en el sistema a travs de
varias alternativas entre otras:
Por captura directa de los datos en la WEB del banco o
administradora.
Por descarga de archivos planos.
Por actualizacin de la Planilla Integrada del periodo
anterior reportada al sistema, en caso de existir un pago
anterior.
El sistema me dar el valor total a pagar, as
como los intereses de mora si es el caso?
S, el sistema de informacin har el clculo de los
totales de acuerdo con las especificaciones de cada
integrante de la seguridad social integral. En cuanto a los

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VERSION 2.0
intereses de mora, el sistema de informacin los liquida
de manera automtica al momento de efectuar el pago,
si hubiere lugar a ello. Es importante aclarar que la mora
se calcula para el perodo a pagar nicamente.
Como aportante podr revisar el valor a pagar?
Claro, luego de calculado el valor total a pagar, este
valor le ser mostrado al aportante quien debe confirmar
si har su respectivo pago. Una vez el aportante
confirma el pago, el sistema de informacin a travs de
los servicios electrnicos, interacta con las instituciones
financieras para acreditar los pagos.
Esta opcin es responsabilidad de la entidad prestadora
del servicio, se har el pago siguiendo todas las reglas
de seguridad del sistema financiero, tal como opera hoy
para el pago de otros servicios. Una vez realizado el
pago, los bancos deben enviar la confirmacin de las
transacciones financieras a la entidad que presta los
servicios del sistema, quien a su vez, deber informar a
los aportantes y a las administradoras de aportes sobre
el detalle de la transaccin.

ADMINISTRACION

Este men permite las funcionalidades de Actualizar los


datos del Aportante, crear, modificar, eliminar y

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VERSION 2.0
consultar usuarios. Puede asignar y crear los diferentes
centros de trabajo de acuerdo con las Clases de Riesgo
definidas por ley dentro del Sistema General de Riesgos
Profesionales, as como sus respectivos rangos de tarifas
para el pago de los aportes. Esta informacin es
constante mientras no existan cambios de tipo legal,
dando la posibilidad de ingresar nuevos Centros de
Trabajo.

8.1 Lista de archivos por aportante


Esta opcin permite a las diferentes administradoras las
cuales tienen convenio con FEDECAJAS publicar la
informacin de los aportes que han sido efectuados, para
que los usuarios que han realizado dichos aportes tengan
la posibilidad de confirmar la informacin y las fechas en
las que se realizaron, Esta herramienta aplica tambin
para aportantes los cuales no han realizado sus pagos
por medio del operador fedecajas.

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VERSION 2.0
Filtrar consulta
El sistema permite efectuar la consulta de los pagos
realizados por medio de los diferentes campos para
iniciar el filtro para llevar a cabo esta accin seleccione
la casilla
enseguida el formulario se
habilitara en la totalidad de los campos para permitir el
ingreso del criterio deseado.

Una vez finalizado el ingreso de la informacin en el


campo deseado seleccione la casilla para iniciar la
consulta, si existen coincidencias el sistema mostrara la
informacin en pantalla.

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VERSION 2.0

8.2 Planilla nica


A travs de esta opcin es posible crear y pagar una
planilla de autoliquidacin de aportes. Esta opcin
permite adems visualizar en pantalla los datos del
aportante y verificar el historial de las
planillas
procesadas para periodos anteriores. Tambin es posible
ingresar al sistema los datos de los empleados por medio
de un archivo plano que es construido por el aportante
a travs de los aplicativos de nmina establecidos por
ley.
El esquema de operacin del Sistema de Liquidacin y
Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales a
travs del Servicio Operativo de Informacin FEDECAJAS ,
tiene los siguientes componentes:

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VERSION 2.0

8.2.1 Adicionar planilla


El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado
por pequeos Aportantes donde el nmero de empleados
no es muy grande; este proceso de cargue manual
implica ingresar uno por uno de los empleados, con la
informacin asociada.
Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su
planilla manual, debe seguir los siguientes pasos:

Ingresar al sistema con la clave asignada


Ingresar por la opcin Adicin de planilla del
men planilla nica

Para ingresar la nueva planilla debe diligenciar los


siguientes datos en el encabezado que se muestra a
continuacin en el cual es necesario ingresar la totalidad
de la informacin.

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VERSION 2.0

Ingresar la informacin solicitada en cada una de las


secciones de la Planilla Integrada; el sistema ejecutar
las validaciones que corresponda:

1. SECCIN A: Datos generales de la Planilla Integrada.


Tipo de planilla: Seleccione el tipo de planilla a
ingresar seleccione una de las siguientes opciones.

Planilla A
Planilla E
Planilla Y
Planilla I
Planilla S

Planilla para el pago de os empleados con novedad de ingreso en


los ltimos cinco (5) ltimos das del mes. Solo aplica para los
aportantes tipo A y B.
Planilla normal que diligencia el aportante tipo A o B en cada
periodo de pago.
Planilla para el pago de los independientes cuando estos se
pagan a travs de un aportante tipo A o B.
Planilla normal que diligencia el aportante tipo I en cada
periodo de pago.
Planilla para el pago de empleados o del personal de servicio
domestico de un independiente. Solo aplica para los aportantes
tipo I.

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VERSION 2.0
Periodos de cotizacin: Seleccione los periodos de
cotizacin para salud y otros Recuerde que el Tipo de
aportante INDEPENDIENTE debe hacer los aportes a los
diferentes sistemas en forma anticipada. Para los dems
tipos de cotizante los aportes para el sistema de Salud se
hacen de forma anticipada y para los dems sistemas
(Pensiones,
Riesgos
Profesionales,
Cajas
de
Compensacin, SENA e ICBF) en forma vencida.

2. SECCIN

B:
Informacin
Administradoras.

detallada

de

El Aportante debe desplegar una lista en las cuales se


encuentran en esta la ARP y CCF a las cuales se
efectuara el aporte si es cotizante independiente que no
aporta a riesgos deje el campo de ARP en blanco.

Luego que se han seleccionados los campos, realice clic


en el botn Aceptar para continuar con el proceso o
Cancelar para habilitar nuevamente los campos e
ingresar los datos correctamente.

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VERSION 2.0

Una vez se aceptan la informacin del encabezado de la


planilla el sistema asignara un numero de consecutivo y
la planilla se modificara a estado DIGITANDO

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VERSION 2.0

8.2.1.1 Modificar Encabezado


Esta opcin le permite modificar los datos del
encabezado de la planilla, Una vez seleccionado el
registro a modificar presione la casilla Modificar

El sistema habilita la totalidad de los campos para la


edicin para finalizar con la edicin presione Aceptar

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VERSION 2.0

8.2.1.2 Adicionar afiliados


Para crear una Planilla por empleado debe diligenciar los
datos bsicos del empleado junto con las novedades
luego que automticamente el portal muestra el
encabezado del proceso para continuar es necesario
seleccionar la opcin Adicionar afiliados

Una vez seleccionada la opcin el sistema arrojara un


formulario con la diferente informacin a ingresar

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VERSION 2.0

1.

SECCIN
Integrada.

A:

Datos

generales

de

la

Planilla

En esta seccin el sistema indica los periodos de


cotizacin a los cuales se realizara el aporte
correspondiente.

2.

SECCIN B: Identificacin del afiliado.

En esta seccin se diligencia los datos bsicos del


afiliado.

Cotizante Extranjero:

Indica si el extranjero no
est obligado a cotizar
pensiones de acuerdo
con la ley.

Cotizante en el Exterior:

Aplica
para
los
Colombianos residentes
temporalmente en el
exterior sometidos a la
ley Colombiana.

Calcular IBC Automtico:

Opcin la cual permite


de acuerdo al ao de
cotizacin en salud el
clculo del IBC para la

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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31

VERSION 2.0
totalidad
de
administradoras.

Tipo de cotizante:

las

Tipo
cotizante
del
afiliado seleccione entre
las siguientes opciones:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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32
CODIGO
1
2
3
4

VERSION 2.0
DESCRIPCION
Dependiente

Servicio Domestico
Independiente
Madre comunitaria.

12

Aprendices del SENA en etapa lectiva

15

Desempleado con subsidio de Caja de


Compensacin Familiar

16

Independiente agremiado asociado

18

Funcionarios pblicos sin tope mximo en el IBC

19

Aprendices del SENA en etapa productiva

20

Estudiantes (Rgimen especial-Ley789/2002)

21

Estudiantes de postgrado en salud (Decreto


90 de 1996)
Profesor de establecimiento particular
Dependiente Entidades o Universidades Pblicas con
rgimen especial en Salud
Cooperados o Precooperativas de trabajo asociado.
Cotizante miembro de la carrera diplomtica o consular
de un pas extranjero o funcionario de organismo
multilateral no sometido a la legislacin colombiana.
Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.
Concejal amparado por pliza de salud.
Beneficiario UPC Adicional Lo suministra el aportante
Independiente sin ingresos con pago por terceros.
Cotizante solo salud artculo 2 ley 1250 de 2008

22
30
31
32

33
34
40
41
42

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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33

VERSION 2.0

TIPO DE COTIZANTE 40 UPC ADICIONAL


Actualmente, las empresas que reportan pagos de UPC
Adicional por PILA, deben tener presente que al
momento de entrar en vigencia la Resolucin 1622, los
aportes de UPC debern realizarse.Este tipo de cotizante
se utiliza nicamente cuando se va a pagar una UPC
adicional al sistema de Salud.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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34

VERSION 2.0

Registrar una lnea de pago con el nombre de la persona


beneficiaria de la UPC, los campos requeridos son:
Tipo de documento del beneficiario
Nmero de documento del beneficiario
EPS a la cual pertenece el beneficiario.
Nombres completos del beneficiario.

Datos para calcular UPC Adicional


Este debe poder calcularse automticamente y el valor
de este depende de: Genero, rango de edad y Ubicacin.
En caso que no se encuentre un valor asociado para
este, se debe ingresar manualmente.

Los rangos de edad, se calculan de acuerdo al


periodo de vigencia.
Una vez diligenciados estos campos, el valor para
VALOR UPC ADICIONAL sern de acuerdo a lo
siguiente:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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35

VERSION 2.0

Si la ubicacin corresponde a alguno de estos


municipios o ciudades el valor es de acuerdo a la
tabla zonas especiales.

Tarifas UPC Adicional


Todos los beneficiarios que no se encuentren dentro del
grupo familiar del cotizante, segn el Decreto 806 de
1998 y los menores de 12 aos sin parentesco que estn
afiliados bajo el amparo del cotizante y que dependan
econmicamente de l, deben pagar los valores
mensuales de acuerdo con su rango de edad y sexo,
segn el Artculo 2, Numeral 5 del Decreto 047 de 2000 y
el Decreto 1703 de 2002. Estos son los valores que debe
pagar por concepto de beneficiario adicional para el ao
2010:
UPC Adicional
Grupo de Edad

Zona
Normal

Grandes
Ciudades

Zonas
Apartadas

1- Menores de un ao

$135,100

$143,100

$148,500

2- De 1 a 4 aos

$44,600

$47,100

$48,900

3- De 5 a 14 aos

$16,700

$17,600

$18,200

$44,500

$47,100

$48,800

$47,300

$50,000

$51,800

$77,900

$82,400

$85,500

$96,800

$102,500

$106,300

8- De 45 a 49 aos

$87,900

$93,100

$96,500

9- De 50 a 54 aos

$111,600

$118,200

$122,600

10- De 55 a 59 aos

$136,100

$144,100

$149,500

11- De 60 a 64 aos

$95,200

$100,800

$104,500

12- De 65 a 69 aos

$118,000

$124,900

$129,600

4- De 15
(Hombres)

18

5- De 15
(Mujeres)

18

aos

6- De 19
(Hombres)

44

aos

7- De 19
(Mujeres)

44

aos

aos

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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36

VERSION 2.0

13- De 70 a 74 aos

$141,200

$149,600

$155,200

14- De 75 aos y mayores $177,000

$187,500

$194,500

SMMLV

$ 515.000

GRANDES CIUDADES: Bogot, Cali, Medelln y


Barranquilla, y a los municipios de Soacha, Bello, Itagu,
Envigado, Sabaneta y Soledad, con urbanos con las
ciudades de Bogot, Medelln y Barranquilla
ZONAS APARTADAS: Amazonas, Arauca, Casanare,
Caquet, Choc, Guajira, Guaina, Guaviare, Meta,
Putumayo, San Andrs y Providencia, Sucre, Vaups,
Vichada y la regin de Urab.
Si el usuario cambia de rango de edad, durante el ao,
deber cancelar a partir del mes siguiente a la fecha de
dicho cambio el monto correspondiente de acuerdo con
su nuevo rango de edad.
IMPORTANTE !!!

Si usted es Independiente con Pago a travs


de un Tercero (Tipo 41):
Debe inscribirse ante su EPS en el Registro de
independientes de Bajos Ingresos a ms
tardar el 30 de Noviembre de 2009 para poder
acogerse al beneficio estipulado por la Resolucin
0990 de 2009.

Cotizante Tipo 42 (Cotizante Slo Salud):


Tipo de cotizante basado en el Articulo 2 de la Ley
1250 de 2008 se usa nicamente cuando la
persona que est cotizando tiene ingresos
inferiores iguales a un Salario Mnimo Legal
Mensual Vigente y solo hace aportes al

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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37

VERSION 2.0
Sistema de Salud.
Con este nuevo tipo de cotizante usted ya no
necesita tener un tercero para realizar los aportes
a Salud.
Por eso... Si usted devenga un ingreso mensual
igual o inferior al SMLMV ($496.900) cmbiese a
tipo 42 SOLO SALUD.
Tipo de documento:

Tipo de identificacion del


cotizante las opciones
son las siguientes:

DESCRIPCION
CC Cdula de ciudadana

CE Cdula de extranjera
TI Tarjeta de identidad
RC Registro civil
PA Pasaporte
Sub tipo de cotizante:

Sub Tipo de cotizante


seleccione
entre
las
siguientes opciones

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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38

VERSION 2.0
CODIGO
1
2
3
4
5

DESCRIPCION
Dependiente pensionado por vejez activo
Independiente pensionado por vejez activo
Cotizante no obligado a cotizacin a
pensiones por edad.
Cotizante con requisitos cumplidos para
pensin.
Cotizante a quien se le ha reconocido
indemnizacin sustitutiva o devolucin de
saldos.
Cotizante perteneciente a un rgimen
exceptuado de pensiones o a entidades
autorizadas para recibir aportes
exclusivamente de un grupo de sus propios
trabajadores.

Numero de documento:
identificacin de empleado.

Numero

de

Departamento:

Departamento
ubicacin laboral
cotizante

de
del

Municipio :
laboral del cotizante

Municipio de ubicacin

Nombres:

Debe ingresar en los


campos los datos del

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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39

VERSION 2.0
empleado,
Primer
Apellido,Segundo
Apellido, Primer Nombre,
Segundo Nombre.
Sueldo bsico:

Ingresar el sueldo base


de
liquidacin
del
aportante
ingresar
cuando no se marca la
opcin
de
IBC
automtico

Variacin de salario:

Campo el cual permite


modificar el valor de
liquidacion de IBC para
ingresar un valor debe
haberse
marcado
previamente la novedad
VTE
(Variacin
permanente de salario)
o
VTS
(Variacin
transitoria de salario)

3. SECCIN C: Ingreso de novedades.


El Aportante debe ingresar la novedad segn
corresponda la situacin del afiliado las novedades
disponibles son las siguientes.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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40

VERSION 2.0

CLASIFICACION DE NOVEDADES
Ausentismo
A cada afiliado se le debe poder asignar las novedades
predefinidas como de ausentismo: LMA, VAC, SLN, IGE.
Deben poder ingresarse los datos especficos de cada
novedad, como son fechas, duracin y valor si es
necesario.
Ingresos y retiros
El sistema debe permitir ingresar novedades ingreso y de
retiro adems de las fechas en las que ocurre este
evento. Las fechas ingresadas influirn en el nmero de
das cotizados para el periodo sobre el cual se va a
liquidar la planilla y las novedades de ingreso y retiro
reportadas en el detalle.
Traslado
En novedades de traslado es posible elegir cualquiera de
las siguientes novedades: TDE, TAE, TDP, TAP. En cada
una se debe llenar perodo para el que aplica y
administradora de traslado y administradora actual.

Servici
o
EPS

AFP

Cdigo

Descripcin

Administradora
de
traslado
DE EPS
Seleccionar la EPS de la
que
proviene
el
cotizante.
A EPS
Seleccionar la EPS a la
que se dirige el aportante
para el siguiente mes.
DE Fondo de Seleccionar la AFP de la
que
proviene
el
cotizante. La que tena el
mes anterior
A Fondo de Seleccionar la AFP a la
que se dirige el afiliado
para el siguiente mes

TDE

Traslado

TAE

Traslado

TDP

Traslado
Pensin

TAP

Traslado
pensin

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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41

VERSION 2.0

Novedades de variacin.
En reportar se encuentran las novedades cuyo fin es
reportar una variacin. Dentro de estas novedades se
encuentran:
Variacin salario transitoria (VST),
Variacin de tarifa especial, (VTE)
Variacin de centro de trabajo (VTC),
Variacin de Salario Permanente (VSP):
Variacin de salario Individual
Ingresando a cada uno de los afiliados el usuario podr
registrar variaciones de salario de dos tipos: VST,
variacin de salario temporal y VTE variacin de salario
permanente.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario
temporal (VST), el sistema pedir especificar el valor
adicional al salario normalmente devengado.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario
permanente (VSP), el sistema solicitar especificar el
monto a devengar de ah en adelante para el usuario
seleccionado.
Variacin de salario Masiva.
Ingresando criterios de bsqueda o filtrado el usuario
podr registrar variaciones de salario de dos tipos: VST,
variacin de salario temporal y VTE variacin de salario
permanente.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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42

VERSION 2.0

Rango de salario devengado; Es decir


para
los
salarios
comprendidos
mayores o iguales a A y menores o
iguales a B, donde A y B son los
rangos especificados
Listado de cdulas.

Cuando el usuario seleccione variacin de salario


temporal (VST), el sistema pedir especificar el valor
adicional al salario normalmente devengado.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario
permanente (VSP), el sistema solicitar especificar el
monto a devengar de ah en adelante para el usuario
seleccionado, o un incremento porcentual.
Para cualquiera de las variaciones seleccionadas es
necesario introducir el periodo en que se present
realmente la novedad.
4. SECCIN D: SALUD.
El Aportante debe ingresar la informacin referente al
pago a la Entidad promotora de salud (EPS).

EPS:

Seleccione
de
la
lista
replegable
la
empresa
administradora de salud a la
se va realizar el aporte.

EPS traslado:

Opcin que se habilita cuando


se
marca
la
novedad
TDE(Traslado
desde
otra
EPS),TAE(Traslado a otra EPS)

Dias Cot:

Ingrese
cotizados.

el

nmero

de

das

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43

VERSION 2.0

Ingreso Base de
Cotizacin:
Ingrese el valor base de
cotizacin no puede superar
25SMLMV excepto si son
aportantes a la Presidencia de
la Repblica.
Incapacidad por
Este campo solamente se
habilita cuando se marca Enfermedad General:
novedad IGE(Incapacidad General).
Nro de autorizacin:
de
autorizacin
incapacidad.
Valor:

Valor

total

Numero
de
la
de

la

incapacidad.
Incapacidad por
Este campo solamente se
habilita cuando se marca Licencia de maternidad:
novedad LMA(Licencia de Maternidad ).
Nro de autorizacin:
Numero
de autorizacin de la Licencia
de maternidad
Valor:
Valor
total
de
la
Licencia .
IMPORTANTE !!!

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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44

VERSION 2.0

Tarifa:

El aporte obligatorio que se debe hacer


a la Entidad Promotora de Salud (EPS)
para tener derecho a los servicios del
POS es del 12.5% del ingreso mensual
percibido si es trabajador dependiente
o independiente, y 12%, si es
pensionado (hasta un tope de 25
SMLMV). El patrono aporta el 8.5% y el
empleado el 4%. Si se trata de un
independiente o pensionado, el aporte
ser todo de su propia cuenta
El Salario Mnimo Mensual Legal
Vigente es de $515.000, razn por la
cual el valor del aporte mnimo al
Sistema General de Seguridad Social
en
Salud
para
trabajadores
dependientes e independientes es de
$64.375 (12.5% de 1 SMLMV) y
pensionados es de $61.800 (12% de 1
SMLMV)

Incapacidad por
Este campo solamente se
habilita cuando se marca Licencia de maternidad:
novedad LMA (Licencia de Maternidad).
Nro de autorizacin:
Numero
de autorizacin de la Licencia
de maternidad
Valor: Valor total de la Licencia.
Cotizacin obligatoria: Es el valor que resulta de sacar
el porcentaje al IBC la tarifa
para el servicio determinado
5. SECCIN E: PENSIONES.
El Aportante debe ingresar la informacin referente al
pago a la Entidad promotora de salud (ARP).

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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45

VERSION 2.0

En este segmento el sistema automticamente calcula el


IBC (Ingreso base de cotizacin) y los aportes para
pensiones con base al salario bsico previamente
reportado .En caso de tener una tarifa especial para
pensiones puede cambiarla desplegando el campo tarifa.
Si para el empleado se efectan aportes voluntarios para
el fondo de pensiones obligatorias puede ingresar el
valor correspondiente ya sea por parte del empleador o
el cotizante.
En caso de que el empleado devenga ms de 4 salarios
mnimos legales vigentes mensuales (SMLMV), el sistema
automticamente calculara el aporte para el fondo de
solidaridad pensional (Tanto en las subcuentas de
solidaridad como subsistencia)

6. SECCIN E: RIESGOS PROFESIONALES.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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46

VERSION 2.0
El Aportante debe ingresar la informacin referente al
pago a la Entidad promotora de salud (ARP).

En esta seccin se permite ingresar Centros de trabajo


definidos previamente por la ARP y se solicita seleccionar
la tarifa que aplica para el empleado de acuerdo a su
labor en la empresa

Porcentajes para la liquidacin de ARP

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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47

VERSION 2.0

La totalidad del aporte se encuentra a cargo del


empleador
y
su
monto
depende del grado o clase de riesgo laboral.

CLASE

DESCRIPCION

CLASE I

Son actividades de riesgos mnimos como por ejemplo:


actividades
financieras,
trabajos
de
oficina
administrativos; centros educativos, restaurantes. Le
corresponde pagar el 0.522%
Son actividades de riesgos bajos como por ejemplo:
algunos proceso manufactureros como la fabricacin de
tapetes, tejido, confecciones y flores artificiales;
almacenes por departamento; algunas labores agrcolas.
Le
corresponde pagar el 1.044%
Son actividades de riesgo medio como por ejemplo:
procesos manufactureros como la fabricacin de agujas,
alcoholes, alimentos, automotores, artculos de cuero. Le
corresponde pagar el 2.436%
Son actividades de riesgo alto como por ejemplo:
procesos manufactureros como aceites, cervezas, vidrios;
procesos de galvanizacin; transporte, servicios
de
vigilancia privada. Le corresponde pagar el 4.35%
Son actividades de riesgo mximo como por ejemplo:
areneras, manejo de asbesto; bomberos; manejo de
explosivos; construccin y explotacin petrolera. Le
corresponde pagar el 6.96%

CLASE II

CLASE
III

CLASE
IV

CLASE V

7. SECCIN E: PARAFISCALES.
El Aportante debe ingresar la informacin referente a los
APORTES A LAS CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR
(CCF).

Las empresas autorizadas por el Ministerio de la Proteccin Social, podrn


realizarse los siguientes descuentos en PILA:
Setenta y cinco por ciento (75%) para el primer ao de operacin.
Cincuenta por ciento (50%) para el segundo ao.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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48

VERSION 2.0
Veinticinco por ciento (25%) para el tercer ao.
TARIFAS APLICABLES EN PILA
Administrad
ora
CCF
ICBF
SENA

Tarifa
Plena
4%
3%
2%

Descuento 75%Descuento 50%Descuento 25%


Tarifa a pagar
Tarifa a pagar
Tarifa a pagar
1%
2%
3%
0.75%
1.50%
2.25%
0.50%
1%
1.50%

Por ejemplo, una empresa creada el 10 de Enero de 2009 est dentro del
primer ao de operacin tiene derecho a descontarse el 75% de las tarifas de
parafiscales, realizando el aporte por el 25% de la siguiente manera:
CAJA
ICBF
SENA

1%
0.75%
0.50%

Para terminar el proceso realice la grabacin de la


planilla haga clic en el botn Grabar

Observe que el registro del cotizante se incorpora en la


planilla de la ventana LIQUIDACION DETALLA DE
APORTES

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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49

VERSION 2.0

Si requiere ver en forma detalla el aporte por


administradora haga clic en la columna total de acuerdo
al cotizante seleccionado y aparecer la informacin de
la siguiente forma

8.2.1.3 Modificar afiliado


Si requiere efectuar la modificacin de aun cotizante,
seleccione el registro y presione la casilla modificar

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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50

VERSION 2.0

Una vez realizadas las modificaciones correspondientes


presione la casilla Aceptar y el sistema mostrara que
los datos se actualizaron correctamente.

8.2.1.4 Eliminar afiliado


Para eliminar un cotizante en proceso de liquidacin y
pago, ingrese por el link Nro,Documento.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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51

VERSION 2.0

Luego de realizar la bsqueda y terminar el proceso de


eliminacin del el empleado realice clic en link
Eliminar.

El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para


finalizar el proceso presione la casilla Aceptar para
finalizar.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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52

VERSION 2.0

8.2.1.5 Eliminar planilla


Permite eliminar el detalle de liquidacin de una planilla
particular. Ingrese por el men de Planilla por la opcin
Eliminar ,esta opcin solamente est disponible para
las planillas en estado DIGITANDO.
Una vez seleccionada la planilla a eliminar el sistema
mostrara la informacin de los cotizantes de dicho
registro.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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53

VERSION 2.0

El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para


finalizar el proceso presione la casilla Aceptar para
finalizar.

Luego de realizar y terminar el proceso de eliminacin el


sistema confirmara que el registro seleccionado ha sido
eliminado de forma satisfactoria y le permitir ingresar
una nueva planilla.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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54

VERSION 2.0

8.2.2 Nuevos tipos de planilla

Este tipo de planilla se implement en el validador. Por


lo anterior, podr ser
Utilizado por todos los tipos de aportantes, salvo el
aportante tipo 2: Independiente.
Se pueden realizar aportes a un nico subsistema, pero
se valida que el cotizante si pueda efectuar aportes a
dicho subsistema.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
55

VERSION 2.0
A pesar de que no se realicen aportes a todos los
subsistemas, se deben reportar los cdigos de todas las
administradoras a las cuales se encuentra vinculado el
cotizante.
Solo se permite reportar novedad ING o RET cuando el
perodo de salud reportado corresponda al mes en el que
se est validando el archivo.
Si el archivo es validado con xito, el aportante deber
certificar que se encuentra al da con los subsistemas
para los que no est realizando cotizaciones
Para este tipo de planilla no estn permitidos los
descuentos por saldos e
incapacidades. Si se reportan en el archivo se genera
error. Adicionalmente, la
opcin para registrarlos se encuentra deshabilitada.

El campo nmero de planilla asociada a esta planilla


del registro tipo 1 es
obligatorio. Sin embargo, no se valida que dicha planilla
exista para el aportante.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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VERSION 2.0
El campo fecha de pago planilla asociada a esta
planilla del registro tipo 1 es
Obligatorio. Se valida que la fecha reportada sea inferior
al da en el que se est
Cargando el archivo
Se pueden realizar aportes a un nico subsistema, pero
se valida que el cotizante si pueda efectuar aportes a
dicho subsistema.
A pesar de que no se realicen aportes a todos los
subsistemas, se deben reportar los cdigos de todas las
administradoras a las cuales se encuentra vinculado el
cotizante
nicamente para estas planillas est habilitado el
campo Correcciones del
Registro tipo 2. En este campo solo se pueden reportar
los valores A y C
Para cada cotizante relacionado en una planilla N se
deben reportar como mnimo dos registros. Uno con valor
A en el campo Correcciones y otro con valor C en el
mismo campo. Los registros deben ser consecutivos
En el registro con valor A se reporta la informacin de
la liquidacin original. Es
decir de la liquidacin que presenta el error.
En el registro con valor C se reporta la informacin
correcta de la liquidacin de aportes
El valor a pagar por cada cotizante corresponde a la
diferencia entre la cotizacin reportada en el registro con
valor A y la registrada en el registro con valor C
Para que la planilla sea validada con xito, la diferencia
entre el valor de las
cotizaciones reportadas en el registro con valor A y el
registro con valor C
siempre debe ser mayor que cero.
Solo se permite reportar novedad ING o RET en el
registro con valor C si el
perodo de cotizacin a salud no es inferior al mes en el
que se est validando la
planilla.
Para este tipo de planilla no estn permitidos los
descuentos por saldos e

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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57

VERSION 2.0
incapacidades. Si se reportan en el archivo se genera
error. Adicionalmente, la
opcin para registrarlos se encuentra deshabilitada
En el registro con valor A siempre debe reportarse
algn valor de cotizacin para el subsistema objeto de la
correccin. Lo anterior teniendo en cuenta que la mora
absoluta en las cotizaciones se debe resolver a travs de
las planillas tipo M.
Para cargar una planilla tipo N, el aportante debe
certificar que las cotizaciones a los subsistemas para los
que no report informacin fueron realizados en forma
correcta.

8.2.3 Cargar plano


El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado
por grandes Aportantes donde el nmero de empleados
es considerable; por lo tanto, el proceso de carga de
archivo plano es conveniente. El sistema FEDECAJAS
provee una funcin para importar o cargar el archivo
plano.
Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su
planilla a travs de un archivo plano, debe seguir los
siguientes pasos:

Ingresar al sistema con la clave asignada


Ingrese por la opcin Cargar plano del men
principal.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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58

VERSION 2.0

El Aportante puede cargar al sistema un archivo plano,


de acuerdo a las especificaciones de la Resolucin 1747,
haciendo clic en Examinar y seleccionando el archivo
que va a enviar.

Posteriormente realice la carga del archivo seleccionado


presionando la opcin Cargar Archivo.

El sistema genera el resultado de la validacin del


archivo, indicando la liquidacin por administradora del
archivo con el cual el Aportante puede continuar el
proceso de envo y pago para continuar indique la opcin
Confirmar Plano.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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59

VERSION 2.0

Si se encuentra un error en el archivo plano el validador


del sistema mostrara el siguiente mensaje:

Al dar clic sobre el link correspondiente el sistema


permite identificar el tipo de error que contiene el
archivo cargado con las siguientes caractersticas.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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60

VERSION 2.0

N Error

Nmero de errores en el archivo plano.


Tipo de registro

Tipo
registro

Fila

TIPO 1 ENCABEZADO
TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES
TIPO 3 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA PENSIONES, es
un
TIPO 4 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA SALUD, es un
de TIPO 5 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA RIESGOS
PROFESIONALES,
TIPO 6 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA CAJAS DE
COMPENSACIN FAMILIAR. REGISTRO
TIPO 7 TOTAL APORTES DEL PERODO AL SENA.
TIPO 8 TOTAL APORTES DEL PERODO AL ICBF.
TIPO 9 TOTAL APORTES DEL PERODO A LA ESAP, es
TIPO 10 TOTAL APORTES DEL PERODO AL MINISTERIO DE
EDUCACINNACIONAL.
TIPO 11 TOTAL A PAGAR DURANTE EL PERODO

Numero de la fila donde se ubica el error.

Nro de Campo
Res
Nmero de campo en la resolucin 1747.
Documento

Numero de identidad
encuentra el error.

del

aportante

Servicio

Administradora la cual presenta el error.

Descripcin

Descripcin del erro presentado.

donde

se

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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61

VERSION 2.0

Posicin
Inicial

Posicin inicial donde se ubica el error en el archivo


plano.
(Ubicacin en fila).
Posicin final donde se ubica el error en el archivo
plano.

Posicin final (Ubicacin en fila).

De acuerdo a la informacin que muestra el validador al


detectar el error, se pueden identificar en el archivo
plano los campos en donde se encuentran las
inconsistencias FEDECAJAS a dispuesto una opcin la
cual permite regenerar el archivo plano cuando este
presenta errores en el IBC
o en el valor de las
cotizaciones de acuerdo a las tarifas acordes al periodo
de pago del respectivo aporte.
Para activar la opcin para la aplicacin de clculos
automticos active dicha opcin antes de carga el
archivo plano para que se incluya dicho proceso en el
validador.

Si existen errores de cotizacin en el plano a cargar el


sistema realiza la correccin de forma automtica
brindando la opcin de confirmar el error solucionado o
realizar la confirmacin del plano regenerado.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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62

VERSION 2.0

Al seleccionar la opcin Ver log de cambios


el
validador muestra en pantalla los valores modificados los
cuales cumplen con la estructura vigente de la
Resolucin 1747.

Nmero
registro

de

Tipo
registro

de Tipo de registro

Nmero de errores en el archivo plano.

TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES

Numero de identidad
encuentra el error.

Documento

del

aportante

donde

se

Nro de Campo Nmero de campo en la resolucin 1747.


Nombre
campo

de Nombre de la administradora la cual presenta el


error de cotizacin.

Valor original

Dato errneo en el archivo plano.

Valor cambio

Dato corregido por el validador.

8.2.4 Copia de planilla

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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63

VERSION 2.0
Permite a los aportante copiar Planillas de periodos
anteriores, las cuales pueden ser
ajustadas o
modificadas. De esta forma no tendr que elaborar una a
una las planillas de los siguientes periodos.
Para duplicar
procedimiento:

una

planilla

realice

el

siguente

Seleccione la planilla a copiar e ingrese por la opcin Ver


Afiliados

Ingrese por el men Planilla, ingrese por la opcin


Copiar Planilla.

Aparecer la siguiente pantalla en el cual se debe


diligenciar los siguientes datos.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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64

VERSION 2.0

Seleccione los periodos de cotizacin que desea duplicar


ao y mes segn corresponda .

Existen varias opciones las cuales permiten efectuar la


copia de planilla de forma ms completa lo cual nos
permite una alta confiabilidad las cuales se describen a
continuacin.
Copia de novedades de incapacidad: Esta opcin
permite que para la planilla que se va duplicar contenga
las novedades de incapacidad TDE(Traslado desde otra
EPS)TAE(Traslado a otra EPS),TDP(Traslado desde otra
AFP),TAP(Traslado a otra AFP),IGE(),LMA(Licencia de
maternidad)IGE(Incapacidad
general)AVP(Aporte
voluntario)VCT(Variacin de centros de trabajo)teniendo
en cuenta que la planilla base contenga este tipo de
novedades para que la planilla se duplique con esta
informacin marque la opcin as:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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65

VERSION 2.0

Copia de novedades de ausentismo: Esta opcin


permite que para la planilla que se va duplicar contenga
las novedades de ausentismo SLN (Suspensin temporal
del contrato o licencia no remunerada), VAC (Vacaciones)
y IRP (Incapacidad por accidente de trabajo) teniendo en
cuenta que la planilla base contenga este tipo de
novedades para que la planilla se duplique con esta
informacin marque la opcin as:

Cambio se salarios bsicos si son inferiores al


mnimo: Esta opcin permite modificar los salarios de
acuerdo al ao seleccionado para la copia , si la planilla
base tiene el IBC menor al salario vigente para dicho
salario el sistema se encarga de que la planilla duplicada
contenga el valor del IBC vigente para el ao actual para
que la planilla se duplique con esta modificacin marque
la opcin as:

IMPORTANTE !!!
-Cuando existe una planilla en estado DIGITANDO del
mismo tipo a la planilla que se va copiar para cualquier
periodo en la grilla de liquidacin detalla de aportes al
efectuar el proceso de copia de planilla el sistema
efecta la siguiente validacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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66

VERSION 2.0

-Las planillas tipo M (Planilla mora) o N (Planilla de


correccin)
de correccin no permiten la copia de
planilla cuando este proceso se realiza el sistema realiza
la siguiente validacin.
Restriccin para planilla tipo M

Restriccin para planilla tipo N

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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67

VERSION 2.0

8.2.5 Registro de descuentos


La siguiente opcin le permite incluir informacin de
descuentos consolidados sobre el valor total del aporte
dichos tipos pueden ser Incapacidades, licencias o saldos
a favor y aplica estrictamente para las administradoras
prestadoras de salud (EPS) y riesgos profesionales (ARP).
IMPORTANTE !!!
Este tipo de descuentos se realizan en el consolidado es
decir antes de realizar el proceso de el proceso de
certificacin de la planilla ya que los valores de
descuentos ingresado modifican el valor total del aporte
PASOS A SEGUIR:
Una vez ingresada la informacin de los cotizantes para
las diferentes administradoras es necesario confirmar el
aporte, Presionando la casilla CERTIFICAR.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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68

VERSION 2.0

All encontrara el listado del aporte a las diferentes


administradoras y permite seleccionar la administradora
a la cual se le generar los descuentos correspondientes.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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69

VERSION 2.0

Al hacer doble clic sobre la administradora seleccionada


el sistema visualiza la informacin detallada del pago y
los conceptos adicionales al igual que el valor de
intereses se mora.

Para llevar a cabo el ingreso del descuento o la novedad


requerida seleccione la administradora a la cual desea
asignar la novedad.
IMPORTANTE: Los pagos realizados por el empleador o
por la empresa promotora de salud, por concepto de
incapacidad no deben ser incluidos dentro de la base
para liquidar los aportes parafiscales ya que estos
beneficios se reconocen a fin de cubrir los riesgos que
afectan el trabajador en los casos de una enfermedad no
profesional.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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70

VERSION 2.0

Para

ingresar la novedad de clic sobre la


administradora y diligencie la totalidad de
los datos de la ventana Descuentos
Complementarios

Existen 3 campos los cuales se deben diligenciar en su


totalidad:
Nmero de autorizacin
Nmero con el cual se
aprueba la novedad a ingresar.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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71

VERSION 2.0
IMPORTANTE: Recuerde que el numero de autorizacin
de la novedad debe estar entre 3 y 16
dgitos y deben ser de tipo numrico.

Tipo

INCAPACIDAD GENERAL
Se entiende por incapacidad el estado
de inhabilidad, Fsica o mental, de un
individuo que le impide Desempear
Temporalmente su profesin u oficio
Habitual.
LICENCIA DE MATERNIDAD
Es el subsidio econmico reconocido
a la mujer afiliada por el Tiempo
establecido legalmente para que sea
atendido su parto,Pueda recuperarse y
propiciar los cuidados que requiere el
Recin nacido
SALDOS A FAVOR

Tipo de novedad
para
la
administradora
seleccionada

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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72

VERSION 2.0
Es el valor a favor del cotizante por concepto de
correccin de
Intereses, Licencias e Incapacidades
Valor a Pagar

Valor econmico
de la novedad que
no puede superar
el valor total de la
cotizacin

Al terminar de registrar la novedad correspondiente y al


seleccionar la casilla Aceptar el sistema mostrara en la
grilla la informacin ingresada.

OPCIONES
EDITAR
Opcin la cual permite modificar l
a totalidad de los campos de
Informacin logrando Confirmar
La novedad correspondiente

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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73

VERSION 2.0

ELIMINAR
Opcin la cual permite eliminar
Las novedades En la grilla de
Informacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
74

VERSION 2.0

8.3.1 Certificacin de planilla


Una vez el proceso de digitacin de los datos bsicos del
aportante se haya realizado y los valores de pre
liquidacin por administradora
sean correctos
es
necesario realizar la confirmacin de dicho aporte para
que la planilla modifique su estado a CERTIFICADA y
permita a al aportante seleccionar la modalidad de pago
ya sea electrnico o asistido.

Verificar informacin
La planilla est lista para ser certificada, por favor antes
de realizar su pago verifique si la informacin liquidada
es correcta, para esto usted contar con la ayuda de la
opcin Reportes como lo muestra la grfica. Si usted se
encuentra de acuerdo con la liquidacin siga con el
proceso.

Para confirmar la informacin de la liquidacin de la


planilla por medio de la opcin Reportes es necesario
seleccionar el formato en el cual se desea visualizar la
informacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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75

VERSION 2.0

Una vez finalizado el formato del reportes a consultar del


reporte el sistema de forma automtica mostrara en
pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene
la siguiente informacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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76

VERSION 2.0

8.3.1.1 Certificacin electrnica


Esta modalidad le permite al aportante habilitar la
planilla para pago a travs del operador del proveedor de
servicios PSE para dicho proceso adems de contar con
la clave de su Entidad Financiera para pagos por Internet
para continuar con el proceso es necesario efectuar el
siguiente procedimiento.
IMPORTANTE !!!
Recuerde que la planilla al pasar al estado CERTIFICADA
no permite ningn tipo de modificacin en el valor de los
aportes por administradora
y la informacin del
aportante
Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla
seleccione la opcin Certificacin pago en lnea PSE.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
77

VERSION 2.0
El operador FEDECAJAS realizara la confirmacin de los
periodos de pago a certificar y el valor total de aportes si
est de acuerdo con los datos que el sistema muestra en
pantalla presione la casilla ACEPTAR
si por el
contrario los datos no son coincidentes con el ingreso de
los valores de la planilla presione
CANCELAR

Una vez aceptada la informacin el sistema asignara un


nmero certificado de la planilla la cual se ha habilitado
para el respectivo pago con la respectiva informacin de
los aportes por servicio.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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78

VERSION 2.0

8.3.1.2 Certificacin asistida


Esta modalidad le permite al aportante habilitar la
planilla para pago a travs de la entidad bancaria
AVVILLAS .El Aportante obtendr un nmero nico(PIN),
que le permitir hacer los pagos de la planilla para todo
el ao. El nmero es nico por tipo de planilla y por
sucursal para continuar con el proceso es necesario

efectuar el siguiente procedimiento.


Si usted dispone de conexin a internet pero no tiene
cuenta con alguna entidad financiera para realizar el
pago ,FEDECAJAS le permite elaborar la autoliquidacin
en nuestro portal y efectuar el pago directamente en
alguna de las sucursales del Banco AV Villas indicando
para ello el PIN (o numero de planilla) que le generara el
sistema.
Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla
seleccione la opcin Certificar y generar PIN

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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79

VERSION 2.0

Para que el PIN sea vlido para el pago una vez es


necesario realizar la marcacin para pago de la planilla
este proceso permite enviar la informacin a la entidad
bancaria la cual se encarga del recaudo diario es
importante tener en cuenta que la planilla que
corresponda al mes actual de cotizacin en salud ser
marcada de forma automtica para pago para realizar la
marcacin de la planilla efectu el procedimiento que se
describe a continuacin.

Ingrese a la
seleccionada.

opcin

CERTIFICAR

de

la

planilla

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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80

VERSION 2.0
Posteriormente haga clic en la casilla Certificar
y
generar PIN lo cual le permite indicar que el valor de
los aportes es correcto y como se trata de una planilla
asistida se debe generar un nmero de pago (PIN) para
el pago en las entidades financieras

Si la planilla la cual confirm en el proceso de


certificacin
es la que desea marcar para el pago
correspondiente realice la marcacin como se muestra a
continuacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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81

VERSION 2.0
Opcin la cual permite certificar la
planilla,
Marcando
o
no
la
disponibilidad del pago.

Opcin que permite deshacer las


acciones realizadas.
IMPORTANTE: Tenga en cuenta que si ya ha marcado
una planilla para pago y al marcar una
planilla adicional el sistema se encarga de
validar la informacin ya que solamente
puede existir una planilla marcada de un
mismo tipo en la misma sucursal.

Para comprender de una forma ms sencilla la validacin


de sistema para doble marcacin de una planilla del
mismo tipo tenga en cuenta la siguiente secuencia.
-Se marca la planilla seleccionada de tipo (E)

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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82

VERSION 2.0

-Se procede a realizar la certificacin de una planilla del


mismo tipo y realizar la respectiva marcacin con lo cual
el sistema realiza la validacin correspondiente
indicando que ya existe de una planilla marcada del
mismo tipo.

8.3.2 Pago de planilla electrnica.


Luego de calculado el valor total a pagar, este valor le
ser mostrado al aportante quien debe confirmar si har
su respectivo pago. Una vez el aportante confirma el
pago, Una vez la planilla se ha certificado para pago
electrnico se habilitar el botn de pago PSE Es un
servicio que permite a las EMPRESAS ofrecer a sus
USUARIOS la posibilidad de realizar pagos a travs de
Internet, debitando los recursos en lnea, de la Entidad
Financiera donde el usuario tiene su dinero y
depositndolos en la Entidad Financiera recaudadora que
defina la Empresa.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
83

VERSION 2.0

Directamente en la
botn de pagos
seleccionar de una
cual desea efectuar

pgina de fedecajas , se presenta el


PSE, que permite al Aportante
lista, la Entidad Financiera desde la
el pago.

Una vez haya ingresado el sistema habilitara la lista de


entidades financieras disponibles este proceso puede
tardar algn tiempo lo cual el sistema indica de la
siguiente forma.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
84

VERSION 2.0

Seleccione la entidad bancariaa desde la cual desea


efectuar el pago

IMPORTANTE : Seor usuario una vea FEDECAJAS lo


direcciona a la pagina del banco este le
pedir los documentos de identificacin y /
o clave necesarios para realizar el aporte.

La Entidad Financiera autentica al cliente y realiza la


autorizacin en lnea del dbito, por el valor total a
pagar.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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85

VERSION 2.0

La Entidad Financiera genera una respuesta a Fedecajas ,


quien a su vez informa al Aportante.Si el resultado del
pago en lnea es exitoso, Previamente FEDECAJAS
muestra en un comprobante de transaccin pendiente
el cual indica si la transaccin es exitosa, rechazada o
en estado pendiente el cual es el estado que muestra
el sistema inmediatamente se efecta el pago y el
cual indica que la entidad realizara la validacin
correspondiente de dicho recaudo.

Una vez confirmado el pago, FEDECAJAS generar los


archivos de salida y distribuir la Informacin en formato
electrnico, a los diferentes actores, de la siguiente
forma:
La Planilla totalmente diligenciada, al aportante
La informacin de los Aportes para cada
Administradora, incluidas las AFP, EPS,
ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educacin
Nacional, segn las
Especificaciones de los archivos de salida de este
sistema.
La informacin con los pagos ser enviada a cada una
de las administradoras con el detalle de crdito
respectivo proveniente de la institucin financiera que
presta el servicio.
La informacin de los datos bsicos de los aportantes
para cada administradora
Las Planillas pagadas sern reportadas peridicamente
al Ministerio de la Proteccin Social.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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86

VERSION 2.0

Tenga en cuenta
El Ministerio de Proteccin Social, a travs del Decreto
1670 del 14 de mayo de 2007, ajusta las fechas de pago
de la planilla nica ampliando las fechas de pago y
adems otorgando ms tiempo para ingresar al sistema
a las empresas con menos de 20 empleados,
trabajadores independientes y personas naturales.
Empresas con ms de 200 empleados:
Se ampla la fecha de pago (8 das hbiles)
Se cambian los das de pago (del 1 al 8)
Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT
APORTANTES DE 200 O MAS COTIZANTES
DOS ULTIMOS DIGITOS DEL NIT
00
11
24
37
50
63
76
89

al
al
al
al
al
al
al
al

10
23
36
49
62
75
88
99

DIA
HABIL
VENCIMIENTO
1o.
2o.
3o.
4o.
5o.
6o.
7o.
8o.

DE

Medianas y pequeas empresas de menos de 200


empleados:
Se ampla la fecha de pago (13 das hbiles)
Se cambian los das de pago (del 1 al 13)
Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT
APORTANTES DE MENOS DE 200 COTIZANTES
DOS ULTIMOS DIGITOS DEL NIT
00 al 08
09 al 16

DIA
HABIL
VENCIMIENTO
1o.
2o.

DE

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
87

VERSION 2.0

17
25
33
41
49
57
65
73
80
87
94

al
al
al
al
al
al
al
al
al
al
al

24
32
40
48
56
64
72
79
86
93
99

3o.
4o.
5o.
6o.
7o.
8o.
9o.
10o.
11o.
12o.
13o.

Plazos para trabajadores independientes


Dos ltimos dgitos del NIT o

Dos ltimos dgitos del NIT Da


hbil
o CC
vencimiento
00
08
15
22
29
36
43
50
57
64
70
76
82

a 07
al 14
al 21
al 28
al 35
al 42
al 49
al 56
al 63
al 69
al 75
al 81
al 99

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

de

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
88

VERSION 2.0

8.3.3 Pago de planilla asistida


Si usted selecciona el pago por Planilla Asistida (Banco
AVVillas), tenga presente los siguientes datos que son
vitales para realizar el aporte en ventanilla:

1.
2.
3.

Nmero de Planilla.(PIN)
Documento del Aportante
Valor total a pagar: Este se toma de acuerdo a la
fecha en la que va a cancelar.
4.
Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea
pagar, el sistema arroja 6 das diferentes tngalas
presentes
ya
que
FEDECAJAS
liquida
automticamente los intereses de mora.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
89

VERSION 2.0

Una vez la planilla se ha certificado de forma asistida y


se ha realizado la marcacin de la planilla para el
recaudo en las entidades financieras disponibles.

Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea pagar, el


sistema arroja 6 das diferentes tngalas presentes ya
que FEDECAJAS liquida automticamente los intereses
de mora esta informacin es recibida por la entidad
bancaria lo cual no permite pagos parciales ni valores
diferentes a los all registrados.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
90

VERSION 2.0

IMPORTANTE:
1.
2.
3.

4.
5.

Recuerde que los pagos de Planilla Asistida, solo


los puede realizar en las Oficinas de Banco AVVillas
no en Centros de Pagos ni el Grupo Aval.
Los pagos de Planilla Asistida solo se pueden
realizar antes de la 1:00pm del da siguiente hbil de
la generacin del PIN.
Si usted realiza el pago de aportes a travs de un
tercero, recuerde que en la referencia 2 de la
Consignacin de AVVillas, siempre va el nmero de
cdula del tercero (*) no la del cotizante sin
ingresos.
Usted podr utilizar el servicio de Planilla Asistida,
si cuenta con menos de 30 trabajadores (Empresa) o
es Independiente.
Cuando el pago sea por Planilla Asistida el nmero
de planilla que se genera solo podr ser pagada al
da siguiente despus de generada.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
91

VERSION 2.0

8.3.4 Consulta de comprobantes de pago


Fedecajas genera un comprobante de pago al Aportante,
indicando entre otros, el nmero de la planilla liquidada,
el nmero de la transaccin, y el valor pagado a cada
Administradora.
Como se indico anteriormente , una vez efectuado su
pago de sus aportes ,FEDECAJAS pone a su disposicin
variedad de tipo de consultas , comprobantes y
certificados los cuales le servirn de soporte de los
pagos realizados a sus empleados .Adicionalmente podr
actualizar la informacin con la cual fue registrada la
empresa o el independiente.
Opcin de generacin de certificado
Podr
seleccionar
cualquiera
de
las
opciones Comprobante de pago o por el men
Consultas Pagos Realizado Comprobante de
pago para visualizar el correspondiente certificado.
Una vez realizado el aporte usted podr obtener el
certificado de aportes Ingresando por la opcin
Comprobante de pago ubicada el men de la barra
liquidacin detalla de aportes

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
92

VERSION 2.0

Luego le genera el comprobante de pago, usted tiene la


posibilidad de imprimir o guardar la informacin en su
equipo de trabajo por medio de la descarga que ofrece la
aplicacin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
93

VERSION 2.0

6.3 Modificar Aportante


Esta opcin Le permite la modificacin de los datos del
aportante y de igual forma la creacin, edicin y
eliminacin de usuarios y sucursales esta informacin se
diligencio en el registro de aportante .
Ingrese por el men Administracin realice clic en el link
Modificar Aportante.

Para realizar las modificaciones se debe presionar la


opcin
e iniciar con la edicin de los
campos los cuales se describen a continuacin:

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
94

VERSION 2.0

Descripcin de
campos
RAZN

Razn social del aportante.

NOMBRE

Nombre completo del aportante (Campo inmodificable)

NIT

Nmero de identificacin tributaria del aportante*

DIGITO
VERIFICACIO
N
Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT
TIPO
EMPRESA
CLASE

Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto)


Clase de aportante (A Aportante con 200 o
cotizantes
,B
Aportante
con
menos
de
cotizantes,Mypyme)

ms
200

NATURALEZA Especifica
la
naturaleza
del
aportante
(Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales
Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin
colombiana
Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades,
TIPO ACCIN Concordato, entre otros

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
95

VERSION 2.0

TIPO
Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica
ACTIVIDAD
la empresa aportante
ECONMICA
TIPO PAGO

Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una


sucursal

FECHA
Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la
CONCORDAT fecha del mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos.
O
Formato AAAA-MM-DD.
FECHA
FIN
DE
Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra
ACTIVIDADE obligado a efectuar aportes. Formato
S
AAAA-MM-DD.
Indica el tipo de aportante
1 Empleador.
2 Independiente.
3 Entidades o Universidades Pblicas con rgimen especial
en Salud.
4 Agremiaciones o asociaciones.
5 Cooperativas y Pre cooperativas de Trabajo Asociado
6 Misiones diplomticas, consulares o de organismos
multilaterales no sometidos a la Legislacin colombiana.
7 Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares
TIPO
DE de Bienestar.
APORTANTE 8 Pagador de aportes de los concejales municipales o
distritales.
ESTADO

Estado de funcionalidad del aportante ( Activo o inactivo)

Una vez finalizamos la edicin de la informacin es


necesario presionar la casilla
Para que el sistema efectu los cambios
correspondientes.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
96

VERSION 2.0

8.3.5 Modificar sucursales


Al seleccionar el link Sucursales el sistema permitir
llevar a cabo la adicin, modificacin y eliminacin de la
totalidad de la informacin de la sucursal o sucursales
que cre el aportante en el registro o activacin de
usuario.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
97

VERSION 2.0

Al seleccionar Modificar se habilitara un formulario en el


cual se realizara la edicin de los campos
correspondientes los cuales se describen a continuacin:

Una vez que haya realizado las modificaciones, haga clic


en el botn Aceptar para proceder con la edicin.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
98

VERSION 2.0

Para finalizar se mostrar la ventana del Resultado de la


operacin en la siguiente imagen.

Descripcin de
campos
Aportante

Nombre del aportante (Inmodificable)

Nombre

Nombre de la sucursal *

Cdigo

Cdigo de la sucursal*

Departament
o
Departamento de ubicacin de la sucursal

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
99

VERSION 2.0

Municipio

Municipio de ubicacin de la sucursal

Direccin

Direccin de la sucursal. *

Correo
electrnico

E mail de la sucursal. *

Telfono

Nmero telefnico de la sucursal. *


Estado de funcionamiento de la sucursal (Activo,Inactivo) *

Estado
Oficina
Principal

Indicador que indica si la sucursal es principal (NO,SI) *

8.3.6 Adicionar sucursal


Si desea adicionar una nueva sucursal
seleccionar la casilla

es necesario

Acto seguido, aparecer la Sucursal por Aportantes


en la cual se proporciona la informacin solicitada al
terminar haga clic en la casilla

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
100

VERSION 2.0

Al terminar la creacin de la nueva sucursal se mostrar


de nueva cuenta la pgina de alta de usuarios pero con
un mensaje en la parte superior indicando Usuario
creado exitosamente.

8.3.7 Eliminar sucursal


Al elegir la opcin
se desplegara una
ventana de confirmacin de acuerdo a la sucursal

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
101

VERSION 2.0
seleccionada donde para eliminar sucursales deber
hacer clic en el botn Aceptar y para cancelar en el
botn Cancelar.

Enseguida mostrar una pgina con la informacin de la


sucursal que ha sido eliminada.

8.3.8 Consultar sucursal

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
102

VERSION 2.0

Para realizar bsquedas especficas de una sucursal


por medio de filtros de bsqueda seleccione la opcin
Filtrar Consulta

Aparecer la siguiente ventana la cual ofrece la


posibilidad de realizar la consulta por el campo de
informacin deseado, Ingrese el criterio y de clic en la
casilla Leer

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
103

VERSION 2.0
Al terminar se mostrar en la grilla de informacin la
sucursal que coincide con el criterio de consulta

seleccionado.
8.3.9 Contactos
Si desea llevar a cabo la verificacin y Modificacin de
los contactos por sucursal es necesario dar clic en la
columna Contactos de la sucursal seleccionada la cual
contiene la informacin general del representante por
sucursal.

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


Pgina
104

VERSION 2.0
Una vez seleccionada dicha opcin se mostrara en la
ventana Contactos Sucursal
la informacin del

contacto para dicha sucursal.


Descripcin
de campos
Nombre de la sucursal.

Nmero
de
contacto.

fax

del

Tipo de documento del


contacto

Cargo
laboral
contacto.

Primer Apellido
contacto

del
Cdigo de la sucursal*

Primer Nombre
contacto

del

Segundo
contacto

Apellido

del

Ciudad de ubicacin
del contacto

Segundo
contacto

Nombre

del

del

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105

VERSION 2.0

Telfono de ubicacin
del contacto
Correo electrnico del
contacto.
Estado del contacto.

Direccin de
del contacto *

ubicacin

Indica si el contacto
tambin
es
el
representante legal
Digito de verificacin de
acuerdo
al
Nit
seleccionado.

Descripcin de
Opciones
Opcin que permite adicionar un nuevo contacto a la
sucursal seleccionada.
Opcin la cual permite editar la informacin del contacto
seleccionado.
Opcin la cual permite eliminar un contacto.
Opcin la cual permite filtrar la informacin tras haber
ingresado un criterio de bsqueda.
Opcin la cual permite limpiar el formulario de datos de un
contacto para ingresar la informacin en un campo
determinado

8.3.10

Usuarios

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106

VERSION 2.0
Esta opcin permite llevar a cabo las acciones que tienen
que ver con la edicin de los usuarios que pertenecen a
una sucursal y asi mismo asignar un perfil determinado
lo cual restringe el acceso a cierta informacin.

8.3.10.1

Adicion de usuarios

Al seleccionar esta opcin le muestra la siguiente pgina,


donde le brinda la posibilidad de dar de alta un nuevo
usuario.

Proporcione la informacin solicitada y al terminar haga


clic en el botn Aceptar.

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VERSION 2.0
Al terminar de dar de alta el usuario mostrar el mensaje
de alta de usuario pero con un mensaje en la parte
superior indicando Usuario creado exitosamente.

Existe la posibilidad que el usuario que se desea crear ya


exista para lo cual el sistema arroja el siguiente mensaje.

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108

VERSION 2.0
8.3.10.2

Modificar usuarios

Si hace clic en la casilla Modificar, lo llevar a la pgina


con la informacin del usuario seleccionado para que
efectu los cambios que considere pertinentes.

Al seleccionar esta opcin abrir la ventana Registro de


Usuarios mostrando cul es el tipo de cuenta actual,
con la posibilidad de cambiar alguno de los campos de
seguridad para dicho usuario , despus de realizar la
modificacin , deber de hacer clic en el botn Aceptar
para que los cambios surtan efecto.

Al terminar el proceso, se muestra un mensaje en la


parte superior de que el tipo de cuenta del usuario se ha
actualizado exitosamente.

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109

VERSION 2.0

8.4 Cambiar contrasea


Permite al usuario poder cambiar su clave en caso de ser
necesario con lo cual se asegura la confiabilidad de la
informacin para acceder a esta opcin Ingrese por el
men Administracin Cambiar Contrasea

Diligencie la totalidad de los campos como se muestra a


continuacin:

Realice la confirmacin
actual.

el nombre de usuario

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110

VERSION 2.0

Realice la confirmacin del cdigo de usuario.


Ingrese la contrasea con la que ingresa al sistema
Actualmente.
Ingrese la nueva clave debe contener entre 8 y 15
Caracteres, Nmeros y Letras.
Ingrese el nuevo clave acuerdo a las
especificaciones
Anteriormente mencionadas.
Para terminar con el proceso realice clic en el
botn
Aceptar.

CONSULTAS

En este men, Consultas, se presentan las opciones


para que el aportante y/o cotizante identifique de forma
ms til y sencilla las administradoras a las cuales es
obligatorio realizar el pago.

9.1 Consulta de EPS


Esta opcin permite efectuar
la consulta de las
Entidades promotoras de salud que estn disponibles
para el pago del aporte correspondiente el cual es una
herramienta que confirma que el ingreso de la
informacin del aporte corresponda.

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111

VERSION 2.0
Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se
desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por
defecto las EPS que se encuentran disponibles.

Filtrar consulta
Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el
botn
. A continuacin, se muestra
una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de
consulta deseado.

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112

VERSION 2.0

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda


deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes
con el campo seleccionado.

9.2 Consulta de AFP


Esta opcin permite efectuar
la consulta de las
administradoras de fondo de pensiones
que estn
disponibles para el pago del aporte correspondiente el
cual es una herramienta que confirma que el ingreso de
la informacin del aporte corresponda.
Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se
desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por
defecto las AFP
que se encuentran disponibles.

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113

VERSION 2.0

Filtrar consulta
Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el
botn
. A continuacin, se muestra
una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de
consulta deseado.

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114

VERSION 2.0

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda


deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes
con el campo seleccionado.
Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda
deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes
con el campo seleccionado.

9.3 Consulta de ARP

7.3 Consulta de ARP


Esta opcin permite efectuar
la consulta de las
administradoras de riesgos profesionales
que estn
disponibles para el pago del aporte correspondiente el
cual es una herramienta que confirma que el ingreso de
la informacin del aporte corresponda.

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VERSION 2.0
Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se
desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por
defecto las ARP que se encuentran disponibles.

Filtrar consulta
Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el
botn
. A continuacin, se muestra

MANUAL DE USUARIO PLANILLA ELECTRONICA


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VERSION 2.0
una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de
consulta deseado.

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda


deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes
con el campo seleccionado.

7.4 Consulta de CCF


Esta opcin permite efectuar la consulta de las cajas de
compensacin familiar
que estn disponibles para el
pago del aporte correspondiente el cual es una

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117

VERSION 2.0
herramienta que confirma que el
informacin del aporte corresponda.

ingreso

de

la

Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se


desplegara la siguiente pantalla la cual muestra por
defecto las ARP que se encuentran disponibles.

Filtrar consulta

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VERSION 2.0
Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el
botn
. A continuacin, se muestra
una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de
consulta deseado.

Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda


deseado el sistema mostrara los resultados coincidentes
con el campo seleccionado.

7.5 Pagos Realizados

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VERSION 2.0
Este opcin permite generar los diferentes comprobantes
de pago de acuerdo a la planilla seleccionada
permitiendo identificar el valor de los aportes realizados
por administradora, para ingresar a esta opcin ingrese
por Consultas Pagos Realizados

Para llevar cabo la verificacin detallada de los aportes


registrados por el aportante durante
los diferentes
periodos de cotizacin se debe seleccionar en la lista
desplegable la planilla a la cual generar los certificados
de aporte correspondiente

Enseguida se mostrara en pantalla los tipos de


comprobante de pago habilitados para la consulta de los
pagos realizados por el aportante de acuerdo a la planilla
seleccionada.

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120

VERSION 2.0

9.3.1 Comprobante de pago


Este tipo de reporte permite confirmar la informacin
general del pago realizado por determinado aportante
para confirmar dichos datos seleccione la casilla
Comprobante de pago.

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121

VERSION 2.0

9.3.2 Comprobante sin valor total


Este tipo de reporte permite confirmar la informacin
general del pago realizado por determinado aportante la
diferencia de este comprobante es que no tiene en
cuenta en la consulta el valor total de liquidacin para
confirmar
dichos
datos
seleccione
la
casilla
Comprobante de pago.

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122

VERSION 2.0

9.3.3 Listado Administradoras


Este tipo de reporte permite confirmar la informacin del
aporte por administradora realizando una descripcin
detallada por servicio para identificar la liquidacin y
nmero de afiliados seleccione la casilla Listado
Administradoras.

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123

VERSION 2.0

7.6 Buscar Cotizantes


Este opcin permite realizar la bsqueda de un cotizante
en una planilla determinada teniendo en cuenta la
sucursal en la cual fue generada por para lo cual es
necesario ingresar por el men Consultas opcin
Buscar cotizantes.

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124

VERSION 2.0

IMPORTANTE: Esta consulta de cotizantes solamente


aplica para planillas PAGADAS.

9.3.4 Consultar en Sucursal


Esta opcin permite realizar la consulta de las planillas
en estado PAGADA en las cuales registra el nmero de
documento del cotizante seleccionado, teniendo en
cuenta que la bsqueda se ejecuta sobre la sucursal en
la cual se est efectuando la verificacin.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Filtro
para Reporte Histrico se debe ingresar el Numero
de documento a consultar.

Si se ingresan datos que no sean numricos para el caso


de nmero de identificacin el sistema realizara la
siguiente validacin.

Una vez ingresado el nmero de identificacin se


mostrara en pantalla la informacin del cotizante
seleccionado.

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125

VERSION 2.0

9.3.5 Consultar en Empresa


Esta opcin permite realizar la consulta de las planillas
en estado PAGADA en las cuales registra el nmero de
documento del cotizante seleccionado, teniendo en
cuenta que la bsqueda se ejecuta en la totalidad de las
sucursales del aportante.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Filtro
para Reporte Histrico se debe ingresar el Numero
de documento a consultar.

Si se ingresan datos que no sean numricos para el caso


de nmero de identificacin el sistema realizara la
siguiente validacin.

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126

VERSION 2.0
Una vez ingresado el nmero de identificacin se
mostrara en pantalla en una lista la cantidad de registros
hallados por medio del nmero de identificacin con la
informacin de la sucursal pro medio de la cual se
genero el aporte correspondiente.

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127

VERSION 2.0

9.3.6 Generacin de reportes


Para verificar el reporte detallado de los aportes
realizados por el aportante en un periodo determinado y
en los cuales el cotizante seleccionado se encuentra
incluido se realiza el siguiente procedimiento.

Una vez seleccionada la opcin para la consulta del


reporte el sistema mostrara un filtro en el cual se debe
seleccionar los criterios para la visualizacin de la
informacin.
CRITERIOS DE CONSULTA
Reporte Histrico
Este tipo de reporte permite ver la totalidad de la
informacin de los pagos en los cuales se encuentra la
informacin del cotizante seleccionado una vez
habilitada dicha opcin se visualizara los pagos
correspondientes por administradora.

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128

VERSION 2.0

Reporte filtrado por fechas


Este tipo de reporte permite filtrar la informacin por
fechas de pago de planilla permitiendo de esta forma la
ubicacin de la informacin de forma ms precisa es
importante tener en cuenta que la consulta se basa el
periodo de pago otros de la planilla.

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VERSION 2.0

Una vez seleccionado el criterio de consulta para la


visualizacin del reporte Histrico se visualizara en
pantalla el reporte el cual permite confirmar el historial
de las planillas en la cual se encuentra incluido el
afiliado seleccionado y el aporte por administradora.

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130

VERSION 2.0

9.4 Consulta de Novedades

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131

VERSION 2.0
Esta opcin permite realizar la verificacin de las
novedades generadas a un aportante determinado por
medio de filtros de consulta.
Para acceder a la opcin correspondiente se debe seguir
la ruta Consultas
Consulta de novedades.

Una vez aparezca la ventana Consulta Detalle por


Novedad se debe seleccionar el nmero de planilla sobre
la cual se realizara la consulta correspondiente.

Seleccionar el (los) filtro(s) o novedad (es) por medio de


la cual se efectuara la consulta como se muestra en la
siguiente figura.

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132

VERSION 2.0
IMPORTANTE: Para que los resultados en la verificacin
de novedades sea exitoso la totalidad de
los criterios seleccionados deben coincidir
de los contario el reporte mostrara
solamente la informacin bsica del
aportante.
Una vez los criterios de consulta estn definidos se debe
seleccionar el tipo de reporte por medio del cual se
desea visualizar la informacin, Existen (2) formatos los
cuales se describen a continuacin:
1. Seleccionar la opcin Generar Reporte PDF

El sistema mostrara la informacin coincidente en 2


secciones como se muestra en la siguiente figura.

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133

VERSION 2.0

2. Seleccionar la opcin Generar Reporte XLS

El sistema mostrara la informacin coincidente en 2


secciones como se muestra en la siguiente figura.

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134

VERSION 2.0

10 REPORTES ACCESOS RAPIDOS


Permite al aportante consultar la informacin por
administradora. De uno o varios cotizantes realizando un
filtro de acuerdo a los datos que se deseen consultar
para acceder a esta opcin Ingrese por el men
Administracin Reportes Accesos Rpidos

10.1 Reporte x centro de trabajo


Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada
la informacin de la liquidacin de la planilla y el pago a
las diferentes administradoras filtrando la informacin
por la ARP a la cual se realizo el aporte solamente aplica
para planillas en estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte
de planilla por Centros De Trabajos
se debe
seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual
contiene
la totalidad de las planillas pagadas por el aportante de
forma automtica el sistema arroja el centro de trabajo a
la cual pertenece la Administradora de riesgos
profesionales y as mismo la tarifa con la cual se realizo
el aporte.

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135

VERSION 2.0

Se debe seleccionar el formato de preferencia para la


visualizacin del reporte seleccionado.

Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por


centro de trabajo el sistema de forma automtica
mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho
reporte contiene la siguiente informacin.

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136

VERSION 2.0

10.2 Reporte Detallado x Ubicacin Laboral


Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada
la informacin de la liquidacin de la planilla y el pago a
las diferentes administradoras filtrando la informacin
por la Municipio y Departamento de ubicacin laboral
del aportante solamente aplica para planillas en estado
PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte
detallado de planilla por ubicacin laboral
se
debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la
cual contiene la totalidad de las planillas pagadas por el
aportante de forma automtica el sistema arroja la
ubicacin laboral de los cotizantes que pertenecen a
dicha planilla

Se debe seleccionar el formato de preferencia para la


visualizacin del reporte seleccionado.

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VERSION 2.0

Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por


centro de trabajo el sistema de forma automtica
mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho
reporte contiene la siguiente informacin

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138

VERSION 2.0

10.3 Reporte Centro de Trabajo Segmento


Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada
la informacin de la liquidacin de la planilla y el pago a
las diferentes administradoras filtrando la informacin
por centro de trabajo el cual es asignado la ARP y que
corresponde a la identificacin de riesgos para
determinada rea de la empresa o compaa solamente
aplica para planillas en estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte
de planilla por Centros De Trabajos-Parte del
cdigo
se debe seleccionar la planilla en una lista
desplegable la cual contiene la totalidad de las planillas
pagadas enseguida el sistema brindara varias
posibilidades de filtro de acuerdo al cdigo de centro de
trabajo.

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VERSION 2.0

10.4 Reporte Masivo Individual


Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada
la informacin de la liquidacin de un aportante por
medio del nmero de identificacin y
aplica para
planillas en estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte
detallado por ubicacin laboral se debe seleccionar
la planilla en una lista desplegable la cual contiene la
totalidad de las planillas pagadas.

Enseguida se habilita una grilla de informacin en la cual


se debe ingresar el listado de aportantes a consultar
dichos nmeros de identificacin deben ir separados por
(;).

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140

VERSION 2.0

Al finalizar el ingreso de los documentos de identidad a


consultar
seleccione
la
casilla
, si existen registros coincidentes

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VERSION 2.0

11 SALIR
Esta opcin permite abandonar el sistema, es decir
cerrar la aplicacin. Es posible ingresar a esta ventana
por Administracin Salir esta opcin lo enviara a la
ventana de inicio de sesin, Como se muestra en la
siguiente ventana.

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142

VERSION 2.0

Descripcin de
campos
Este botn permite cerrar la aplicacin para
pago de planilla de aportes PLANILLA
UNICA
Al seleccionar este botn el sistema
cancela el proceso de salir del sistema