11

A. Falsafah Rekam Medis

Dengan memperhatikan definisi Rekam Medis diatas maka Rekam
Medis juga dpat dikatakan sebagai bukti tertulis proses pelayanan
kesehatan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya pada
pasien. Hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang
tenaga kesehatan untuk memberikn pelayanan kesehatan pada pasien.
Bukti tertulis pelayanan dilakukan segera setelah pemeriksaan, tindakan,
dan pengobatan hingga bias dipertanggung jawabkan.
Menurut Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Depkes (2006:10),
falsafah Rekam Medis mengandung nilai-nilai ALFRED AIR yang
merupakan :
A : Administration
L : Legal
F : Financial
R : Riset
E : Education
D : Documentation
A : Akurat
I : Informatif
R : Responsibility

B. Tujuan Rekam Medis

Tujuan Rekam Medis menurut Dirjen Yanmed (2003:13) adalah
menunjang tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan Rumah Sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan
rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi
Rumah Sakit sebagaimana yang diharapkan. Tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan
kesehatan Rumah Sakit.
C. Kegunaan Rekam Medis

12

Menurut Dirjen yanmed (2006:13) Kegunaan Rekam Medis dapat

dinyatakan dengan singkatan ALFRED, yaitu :
a. Aspek Administration
suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga medis. Data dan informasi yang dihasilkan
rekam medis dapat digunakan manajemen untuk melaksanakan
fungsinya guna pengelolaan berbagai sumber daya.
b. Aspek Legal
suatu berkas rekam medis mempuyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian atas dasar keadilan,
dalam rangka usaha menegakkan serta penyediaan bahan tanda bukti
untuk menegakkan keadilan.
sebagai alat bukti hukum yang dapat pelindungi pasien, provider
Kesehatan ( dokter, perawat, dan tenaga ksehatan lainnya) serta
pengelola maupun pemilik sarana pelayanan kesehatan.
c. Aspek Financial
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan dalam aspek
keuangan. Setiap jasa yang diterima pasien apabila dicatat dengan
lengkap dan benar maka dapat digunakan untuk menghitung biaya
yang harus dibayar pasien, selain itu jenis serta jumlah pelayanan
yang tercatat dalam formulir dapat digunakan untuk memprediksi
pendapatan maupun biaya sarana pelayanan kesehatan.
d. Aspek Research
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data/ilmu yang dapat dipertanggung jawabkan

13

sebagai aspek penelitian dan mengembangan ilmu pengetahuan di

bidang kesehatan. berbagai macam penyakit yang telah dicatat ke
dalam dokumen rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna
kepentingan penelitian.
e. Aspek Education
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis
dan kegiatan pelayanan medic yang diberikan kepada pasien,
informasi

tersebut

dapat

dipergunakansebagai

bahan/referensi

pengajaran dibidang profesi si pemakai.

f. Aspek Dokumencation
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan Puskesmas.
1.1.3 ICD-10
A. Pengertian ICD-10
ICD-10 merupakan pedoman untuk merekam dan memberi kode
penyakit,disertai dengan materi baru yang berupa aspek praktis
penggunaan klasifikasi. ICD-10 adalah klasifikasi dengan sumbu yang
bervariasi ( variable axis classification) ( WHO,2004).
Di Indonesia sudah menggunakan ICD-10 sejak berlakunya surat
keputusan

No.50/Menkes/SK/1998

tentang

klasifikasi

statistik

internasional mengenai penyakit, revisi ke 10 tanggal 13 januari 1998,

tapi pelaksanaannya belum sesuai dengan ketetapan ICD-10. ICD-10
berfungsi untuk menggantikan ICD-9 yang berlaku di Indonesia sejak
tahun 1979.
B. Fungsi dan Kegunaan ICD-10

14

fungsi ICD sebagai sistem klasifikasi penyakit dan masalah terkait

kesehatan digunakan untuk kepentingan informasi statistik morbiditas
dan mortalitas. penerapan kode ICD untuk :
1. Mengindeks pencatatan penyakit dan tindakan di sarana pelayanan
kesehatan.
2. Masukan bagi sistem pelaporan diagnosa utama.
3. Memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan data terkait
diagnosa karakteristik pasien dan penyedia layanan.
4. Bahan dasar salam pengelompokan DRGs (Diagnosa Related
Groups) untuk sistem penagihan pembayaran biaya pelayanan.
5. Pelaporan nasional dan internasional morbiditas dan mortalitas.
6. Tabulasi data pelayanan kesehatan bagi proses evaluasi perencanaan
pelayanan medis.
7. Menentukan bentuk pelayanan yang harus direncanakan dan
dikembangkan sesuai kebutuhan zaman.
8. Analisis pembiayaan pelayanan kesehatan.
9. Untuk penelitian epidemiologi dan klinis.
( Hatta, 2008 : 134 ).
C. Struktur ICD-10
ICD-10 terdiri atas 3 volume
A. Volume 1
Pengantar
Pernyataan
Pusat-pusat kolaborasi WHO untuk klasifikasi penyakit
Laporan Konferensi internasional yang menyetujui revisi ICD-10
Daftar 3 kategori karakter
daftar Tabulasi penyakit dan daftar kategori termasuk
Subkategori 4 karakter
Daftar morfologi Neoplasm
Daftar tabulasi khusus morbiditas dan mortalitas
Definisi Definisi
regulasi-regulasi nomenklatur
daftar tabulasi mortalitas terdiri dari :
a. Daftar 1 kematian umum daftar dengan 103 penyebab luas
(general mortality condensed list 103 causes)

15

b. Daftar 1 kematian umum daftar terpilih dengan 80 penyebab (

general mortality select list 80 causes)
c. Daftar 1 kematian bayi dan anak anak daftar dengan 67
penyebab yang luas ( infant and child motality- condensed list
67 causes)
d. Daftar 1 kematian bayi dan anak anak daftar terpilih dengan
51 penyebab (luas ( infant and child motality- condensed list 51
causes)

menurut WHO (2004:862), block block pada bagian S, T00-T14

dan T90-T98 berisi cedera yang level karakter ketiganya diklasifikasikan
menurut jenis cedera yang mengikutinya :
1.
2.
3.
4.
5.

Superficial injury / cedeera luar (permukaan)

open wound / cedera terbuka
fracture / patah tulang
dislocation, sprain and strain / urat sendi sendi terkilir, tegang
injury to nerves and spinal cord / cedera pada syaraf dan

sumsum tulang belakang

6. injury to blood vessels / cedera pada pembuluh darah
7. injury muscle and tendon / cedera pada otot dan urat otot
8. chursing injury / luka hancur
9. traumatic amputacion / terpotong anggota gerak karena cedera
10. injury to internal organs / cedera organ dalam
11. Pada saat menggunakan bab XIX maka aturan ICD-10
mengharuskan penggunaan bab XX sebagai kode sifat dari
penyebab eksternal

16

Bab XX : penyebab eksternal morbiditas dan mortalitas

Kode-kode ini tidak untuk digunakan sebagai kode kondisi
utama,

kode

ini

digunakan

sebagai

kode

tambahan

untuk

mengidentifikasi kode eksternal dan kondisi yang diklasifikasikan dalam

bab XIX dan dapat pula digunakan sebagai kode tambahan bersamaan
dengan kondisi yang diklasifikasikan dalam bab lain yang mempunyai
sebab eksternal.
a. Bab ini terdiri dari 8 block
V01 X59

Kecelakaan.

X60 X84

Mencederai diri secara sengaja.

X85 Y09

pembunuhan atau cedera yang disengaja dilakukan

oleh orang lain.

Y10 Y34

Kejadian yang tida dapat ditentukan disengaja atau

tidak

Y35 Y36

Tindakan intervensi legal/resmi dan perang

Y40 Y84

Komplikasi akibat tindakan medik dan bedah.

17

Y85 Y89

Sequele dari pemyebab luar penyakit dan

kematian

Y90 Y98

Faktor tambahan berhubungan dengan

penyebab sakit/penyebab kematian

b. Karakter ke-4 : kode tempat kejadian

menurut WHO (2004:979), kode kejadian dijelaskan dalam
katagori W00 Y34 kecuali Y06 dan Y07, block 1 sub, block 2
sampai dengan block 4,
tabel 2.1 Place Of Occurrence Code
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Tempat Kejadian
Tempat tinggal
Gedung tempat tinggal
Sekolah
Daerah untuk olahraga
Jalan bebas hambatan
Tempat dagang, pelayanan umum
Daerah industry, bangunan (Contruction)
Pertanian
Tempat ditentukan lain
Tempat tidak ditemukan
sumber : ICD-10
Digunakan sebagai tambahan pada katagori V01-Y34.

Untuk menyatakan aktifitas penderita pada waktu kecelakaan.

18

Tabel 2.2 activity code

0
1
2
3
4
8
9

Tempat Kejadian
Sedang melakukan aktivitas sport
Sedang dalam waktu senggang
Waktu bekerja menghasilkan uang
Sedang melaksanakan pekerjaan selain no 1,2
Waktu istirahat, tidur, makan atau pekerjaan vital lain
Sedang mengerjakan aktivitas lainnya
Dalam aktivitas yang tidak ditentukan
sumber : ICD-10

2.1.3Kodifikasi
A. Pengertian Kodifikasi
Dirjen Yanmed (2006:59) mengemukakan bahwa kodifikasi
adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau
angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen
data.
Kode klasifikasi penyakit oleh WHO ( World health Organitazion )
bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera,
gejala dan faktor yang mempengaruhi kesehatan.
Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan Negara anggotanya
termasuk

Indonesia

menggunakan

klasifikasi

revisi-10/ICD-10,

internasional Statistical Clasification Diseasses and Health Problem 10

revisi. ICD-10 menggunakan kode kombinasi yaitu menggunakan
abjad dan angka (alpha Numberic).
Menurut Dirjen yanmed (2006:60) kecepatan dan ketepatan koding
dari suatu diagnosis sangat tergantung kepada pelaksanaan yang
mengenai rekam medis tersebut yaitu :
a. Tenaga medis dalam menetapkan diagnosa
b. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode
c. Tenaga kesehatan lainnya.

19

Penetapan diagnosa seorang pasien merupakan kewajiban, hak dan

tanggung jawab tenaga medis (dokter) yang terkait tidak boleh diubah.
Oleh karena itulah diagnosa yang ada pada rekam medis harus diisi
dengan lengkap dan jelas sesuai ICD-10.
B. Dasar menentukan kode
Untuk menentukan kode diperlukan indeks dan kemudian dicari
pada daftar tabular sebelum kode ditetapkan. pelaksanaan kode
memerlukan pengetahuan prinsip klasifikasi dan pemberian kode
setelah melakukan latihan praktis, petunjuk penggunaan ICD-10 :
1. identifikasi pernyataan yang akan diberi kode dan merujuk ke
sesksi yang tepat pada indeks alphabet ( bila pernyataan adalah
suatu penyakit atau cedera atau kondisi lain yang dapat
diklasifikasikan pada bab I sampai XIX atau XXI, dirujuk pada
seksi I dari indeks. Bila pernyataan adalah penyebab eksternal
cedera atau bahkan kejadian yang dapat diklasifikasikan pada bab
XX dirujuk ke seksi II).
2. Cari letak Lead termn. Untuk penyakit dan cedera biasanya dalam
bentuk

kata

benda

(noun) kondisi

patologis, tetapi

bila

dieksperikan sebagai kata sifat (adjective) atau eponym dimasukan

dalam indeks sebagai lead Termn.
3. Baca dan ikuti tuntunan setiap catatan yang tampak dibawah Lead
termn.
4. Baca setiap istilah dalam tanda kurung sesudah lead termn
(modifier ini tidak mempengaruhi nomor kode) setiap istilah yang
terletak identasi dibawah lead termn (modifier ini mempengaruhi

20

nomor kode) sampai seluruh kata diekpresikan dalam diagnosa

yang dicatat.
5. Ikuti dengan hati-hati setiap rujukan silang (see atau see also)
yang ditemukan di indeks.
6. Dirujuk ke dftar tabular untuk verifikasi kecocokan nomor yang
dipilih. Dengan catatan bahwa kode 3 karakter pada indeks dengan
dash pada posisi ke 4 berarti bahwa adakarakter ke 4 yang dapat
ditemukan pada jilid 1.
7. Baca tuntutan setiap inclusion atau exclusion termn dibawah kode
yang dipilih atau dibawah bab, block atau judul katagori.
8. Tentukan kode. Petunjuk yang spesifik untuk seleksi penyebab atau
kondisi yang diberi kode, dan untuk kode kondisi yang dipilih ada
pada seksi 4.
C. Dasar Hukum Penggunaan ICD-10
1. Surat
Keputusan
Menteri

Kesehatan

RI

No.50/MENKES/SK/I/1998 tentang Pemberlakuan Klasifikasi

Statisktik Internasional mengenai Penyakit Revisi Sepuluh.
2. Surat
Keputusan
Direktur
Jendral
Pelayanan
Medik
NO.HK.00.05.1.4.00744

tahun

1996

tentang

Penggunaan

Klasifikasi Internasional mengenai Penyakit revisi Sepuluh (ICD10).

D. Pengkodean Morbiditas
1. pengertian
Menurut kamus Kedokteran Dorland Adalah Keadaan
sakit atau berpenyakit, angka kesakitan, rasio orang sakit terhadap
orang sehat dalam masyarakat.
Pengkodean Morbiditas bergantung pada kelengkapan
ringkasan pulang pasien, dan rincian diagnosa pasien, berikut

21

prosedur tindakan selama episode asuhan rawatnya dirumah sakit,

atau institusi asuhan kesehatan yang terkait.
Kondisi utama adalah suatu diagnosa/kondisi kesehatan
yang

menyebabkan

pasien

memperoleh

perawatan

atau

pemeriksaan, yang ditegakkan pada akhir episode pelayanan dan

bertanggung

jawab

atas

kebutuhan

sumber

daya

dan

pengobatannya. (Hatta 2008:140)

2. Tujuan
Melatih pengkode melaksanakan pengkodean diagnosa
pasien dengan teliti ( tidak sembarang menafsirkan tulisan dokter ),
presisi ( bekerja sesuai pedoman aturan cara penggunaan buku
klasifikasi yang ditentukan), akurat ( sesuai kondisi yang
disandang

pasien

),

dan

tepat

waktu

sesuai

episode

perawatannya). Praktik memanfaatkan 5 Rules Morbiditas ICD-10

yang tersedia untuk menentukan mana diagnosis seorang pasien
rawat jalan, yang dirawat berbagai diagnosis yang harus di kode
demi

kepentingan

statistik

kesehatan

dan

manajemen

finansial/keuangan.

E. Sarana dan Prasarana

Sarana pendukung yang digunakan dalam pengkodean adalah :
1. Buku ICD-10 vol 1, tahun 1992 Revisi 10, second edition.
2. Buku ICD-10 vol 2, tahun 1993 Revisi 10, second edition
3. Buku ICD-10 vol 3, tahun 1994 Revisi 10, second edition

22

4. Kamus kedokteran
5. Kamus Bahasa Inggris
6. Kamus terminology Medis
F. Pengertian Diagnosa
Diagnosa menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 2005:261)
adalah Proses penentuan jenis penyakit berdasarkan tanda dan gejala
dengan menggunakan cara dan alat seperti Laboratorium, foto dan
klinik.
Menurut kamus Kedokteran Dorland edisi ke-25 (2005:310)
macam-macam diagnosa antara lain :
1. diagnosa ditinjau dari prosesnya, antara lain :
a. Diagnosa awal atau dagnosa kerja
penetapan diagnosa awal yang belum

diikuti

dengan

pemeriksaan yang lebih mendalam

b. Diagnosa Banding
Sejumlah diagnosa ( lebih dari satu) yang ditetapkan karena
adanya kemungkinan-keungkinan tertentu guna pertimbangan
medis untuk ditetapkan diagnosanya lebih lanjut.
c. Diagnosa Akhir
Diagnosa yang menjadi sebab mengapa pasien dirawat dan
didasarkan pada hasil-hasil pemeriksaan yang lebih mendalam.
2. Diagnosa ditinjau dari keadaan penyakitnya, antara lain :
a. Diagnosa Utama
Merupakan diagnosa dari penyakit utama yang diderita pasien
setelah dilakukan pemeriksaan yang lebih mendalam.
b. Diagnosa Komplikasi
Suatu penyakit yang muncul saat dalam episode asuhan, akibat
dari suatu kondisi yang telah ada (pre-exiting) yang timbul
sebagai hasil asuhan yang diterima pasien terkait.
c. Diagnosa Kedua,Ketiga
Suatu diagnosa yang datang bersama dengan main diagnosa
dan memerlukan pengobatan dan asuhan tambahan bersama

23

terapi yang diberikan pada kondisi utama yang menyebabkan

pasien masuk rawat.
G. Pengertian Pasien
Pasien adalah seseorang yang menerima perawatan medis, seringkali
pasien menderita penyaki atau cedera dan memerlukan bantuan dokter
untuk memulihkannya. Kata pasen dari bahasa Indonesia analog
dengan kata Patient diturunkan dari bahasa latin yaitu patient yang
memiliki kesamaan arti dengan kata pati yang artinya.

2.1 Konsep Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1995) analisis sistem informasi adalah sebuah
penguraian dari sebuah sistem informasi yang utuh kedalam bagian
bagian

komponennya

dengan

maksud

mengidentifikasi

dan

mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi

sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Menurut kristanto ( 2003 ) analisis suatu sistem adalah suatu proses
mengumpulkan dan menginteprestasikan kenyataan kenyataan yang
ada, mengdiagnosa permasalahan dan menggunakan keduanya untuk
memperbaiki sistem.
Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok
orang yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut
sistem analis.
ada yang mengidentifikasikan sistem analis sebagai :
a. seorang yang menggunakan pengetahuan aplikasi computer
yang dimilikinya untuk memecahkan masalah masalah bisnis,
dibawah petunjuk manajemen sistem.

24

b. Seorang yang bertanggung jawab menerjemahkan kebutuhan

kebutuhan sipemakai sistem ( user ) kedalam spesifikasi teknik
yang

diperlukan

oleh

programmer

dan

diawasi

oleh

manajemen.

2.2.2 Pengertian Sistem

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam
suatu antar relasi diantara unsur unsur tersebut dengan lingkungan
atau setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian bagian dalam keadaan salin tergantung satu sama lainnya.
Suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
Pengenalan Komputer Sistem adalah jaringan kerja dari suatu
prosedur yang berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan
suatu kegiatan untuk menyelesaikan sasaran tertentu. Definisi sistem
menurut Jogiyanto (1999).
Sistem adalah elemen elemen yang saling berhubungan
membentuk satu kesatuan atau organsasi (Zulkifli 2001).
Berdasarkan pengertian sistem diatas penulis dapat menyimpulkan
bahwa sistem merupakan suatu jaringan kerja dari suatu prosedur
yang saling berhubngan atau saling terikat untuk mencapai suatu
tujuan.
Elemen sistem terdiri dari :
1. Masukan (input)
Input merupakan data yang masuk ke dalam suatu sistem
2. Model
Model merupakan kombinasi prosedur, logika dan model
matematik yang memproses data yan tersimpan di database

25

dengan cara yang sudah ditemukan untuk menghasilkan

keluaran yang diinginkan.
3. Keluaran (output)
Output merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua
pemakai sistem.
4. Teknologi
teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses dalam menghasilkan dan mengirim
output dan membantu pengendalian sistem.
5. Basis data (database)
Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan
yang saling berhubungan dan tersimpan didalam computer
dengan menggunakan software database.
6. Kontrol
Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan
terhadap sistem informasi.
2.2.3 Pengertian Data dan Informasi
Data adalah deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi. Data
merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian kejadian
dan kesatuan nyata ( Ladjamudin, 2005:8 ).
Sedangkan Informasi adalah Kumpulan data yang diolah menjadi
bentuk yang leih berguna da lebih berarti bagi yang menerima .
( Kristanto, 2008:7 ).
Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan
menurut Ladjamudin (2005:11) yaitu :
a. Akurat

26

Adalah informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan

kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima
informasi tersebut.
b. Tepat Waktu
Adalah Informasi yang harus diterima harus tepat pada
waktunya, sebab jika informasi yang diterima terlambat maka
informasi tersebut sudah tidak berguna lagi.
c. Relevan
Adalah informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima,
sebab informasi ini akan digunakan untuk mngambil suatu
keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan.
d. Ekonomis
Adalah efesien dan dapat dipercaya yaitu informasi yang
dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi
tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang
tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
2.2.4 Pengertian Sistem Informasi
Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen
komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi. Atau sekumpulan prosedur organisasi yang
pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil
keputusan dan atau untuk mengendalikan oganisasi (Ladjamudin
2005:13).
2.2.5 Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem menurut Sutanta ( 2003:121) merupakan
tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan

27

langkah selanjutnya . Tahap perencanaan sistem meliputi kegiatan

sebagai berikut ;
1. Mengenali masalah
2. Menentukan masalah
3. Menentukan tujuan
4. Mengenali Kendala
5. Studi kelayakan.
6. Laporan ke manajemen.
setelah analisis sistem dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba
waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana
membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan Perancangan
Sistem.
Tahap setelah analisis sistem menurut Sutanta (2003:122) adalah
Perancangan sistem, dimana analisa sistem akan memikirkan
bagaimana membentuk sistem baru yang diinginkan.
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai :
1.
2.
3.
4.

Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

pendefinisian kebutuhan fungsional
persiapan untuk rancang bangun implementasi
penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu

kesatuan yang utuh dan berfungsi

5. tahap yang menyangkut konfigurasi komponen perangkat lunak
dan perangkat keras dari suatu sistem.
Menurut Sutanta ( 2013:123 ) Perancangan sistem meliputi
kegiatan sebagai berikut :
a. menyiapkan design terinci sistem.
b. identifikasi konfigurasi perangkat keras dan lunak sistem.

28

c. evaluasi konfigurasi sistem alternative.

d. memilih konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak
sistem terbaik.
e. Laporan ke Manajemen.
Tahap perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam dua
bagian :
a. Perancangan sistem secara umum atau design konseptual
atau perancangan logika.
b. perancangan sistem secara terinci perancangan sistem
secara fisik dan perancangan internal.
2.2 Perancangan Terstruktur ( SSAD/Structured Analysis and Design)
Metode ini diperkenalkan pada tahun 1970, yang merupakan haril turunan
dari pemograman terstruktur. Metode pengembangan dengan metode
terstruktur ini terus diperbaiki sampai akhirnya dapat digunakan dalam dunia
nyata. Perancangan ini bertujuan untuk membuat solusi terhadap problem
yang sudah dimodelkan secara lengkap pada tahap analisis terstruktur. Ada
empat perancangan yang harus dilakukan, yaitu :
1. Perancangan Arsitektual, kita merancang struktur model P/L
(Procedural Language) dengan mengacu pada model analisis yang
sesuai ( DFD). langkahnya adalah mengidentifikasi jenis aliran
( Transform flow or transaction flow), nemenukan batas batas aliran
( incoming flow or outgoing flow) kemudian memetakkannya menjadi
strukttur hirarki modul, selanjutkan kita alokasikan fungsi fungsi
yang harus ada pada modul yang tepat.
2. Perancangan Data, Kita merangcang struktur data yang dibutuhkan,
serta merancang skema basis data yang mengacu pada model analisis
yang sesuai ( ERD ).

29

3. Perancangan antarmuka, kita merancang antar muka dengan pengguna,

antar muka dengan sistem lain, antar muka antar-modul.
4. Perancangan Prosedural, kita merancang detail dari setiap fungsi pada
modul. Notasi yang digunakan biasanya berupa flow chart algoritma
dan lain lain.
pastikan bahwa

model

perancangan

yang

dibuat

sudah

mengakomodasi kebutuhan non fungsional.

2.3.1 Flowmap / Flowchart
Flowmap atau juga dapat disebut block chart atau Flowchart
berfungsi untuk memodelkan masukan dan keluaran proses maupun
tranksaksi dengan symbol symbol tertentu ( Andri krisnanto
2003:68 ). Flowmap merupakan diagram data dari satu entitas ke entitas
lainnya. Diagram aliran ini menulusur sebuah dokumen dari asalmnya
sampe tujuan secara rinci, diagram aliran ini menunjukan darimana
dokumen itu berasal, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain
lain. Flowmap juga disebut aliran formulir yang merupakan penunjukan
arus dari laporan dan form termasuk tembusannya.
Flowmap atau bagan alir adalah bagan yang menunjukan aliran
didalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini
berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi
dengan menggunakan symbol symbol tertentu. Pembuatan Flowmap ini
harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem
atau transaksi. Adapun pedoman pedoman dalam pembuatan Flowmap
adalah sebagai berikut :
1. Flowmap sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai
dari bagian kiri suatu halaman.

30

2. Kegiatan di dalam flowmap harus ditunjukan dengan jelas.

3. harus ditunjukan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana
akan berkahir.
4. masing masing kegiatan didalam flowmap sebaiknya
digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
5. masing masing kegiatan didalam flowmap harus didalam
urutan yang semestinya.
6. kegiatan yang terpotong dan harus disambung ditempat lain
harus

ditunjukan

dengan

jelas

pengunakan

symbol

penghubung.
7. gunakan symbol symbol flowmap yang standar.
adapun symbol symbol yang sering digunakan dalam
flowmap dapat dilihat pada tabel 2.3 berikut :

Tabel 2.3 Simbol dan keterangan Flowmap

Simbol

Keterangan
Dokumen
Menunjukan dokumen berupa dokumen input dan output
pada proses manual dan proses berbasis computer.
Proses Manual
Menunjukan proses yan dilakukan secara manual.
Penyimpanan Magnetik
Menunjukan media penyimpanan data/informasi file pada
proses berbasis computer. File dapat disimpan pada
hardisk, disket, CD dan lain lain.
Arah Alur Dokumen
Menunjukan arah alur dokumen antar bagian yang terkait
pada suatu sistem.

31

Penghubung
Menunjukan alur dokumen yang terputus atau terpisah
pada halaman alur yang sama.
Proses computer
Menunjukan proses yang dilakukan secara komputerisasi.
Pengarsipan
Menunjukan simpanan data non-komputer/informasi file
pada proses manual. Dokumen dapat disimpan pada
lemari, arsip, map file dan lain-lain.
Input Keyboard
Menunjukan input yang dimasukan melalui keyboard.
Penyimpanan Manual
Menunjukan media penyimpanan data/informasi secara
manual.
sumber : penulis
2.3.2 Diagram Konteks
Andri Kisnanto (2003,63) mengungkapkan bahwa diagram konteks
adalah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antar entity
luar, masukan dan keluaran dari sebuah sistem. Diagram konteks
merupakan bagian dari DFD yang hanya menjelaskan proses sistem
yang akan dibuat. Diagram Konteks direpresentasikan dengan lingkaran
tunggal yang mewakili keseluruh sistem. Diagram konteks merupakan
gambaran awal dari sebuah sistem secara umum, yang menggambarkan
sistem secara general beserta hubungannya dengan lingkungan luar dan
bagaimana sistem ini berinteraksi.
Diagram konteks ini merupakan diagram tingkat atas, yaitu yang
mnggambarkan proses paling tidak detail dari sebuah sistem yang
menggambarkan aliran data kedalam dan keluar sistem. Diargram konteks
meliputi beberapa sistem antara lain :
a. Kelompok pemakai.
b. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan

32

c. penyimpanan data.
2.3.3 Diagram Aliran Data (DAD).
Menurut Andri kistanto (2003), Diagram Aliran Data (DAD) dapat
didefinisikan sebagai suatu model logika data atau proses yang dibuat
untuk menggambarkan darimana asal data da kemana tujuan data yang
keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi antar data yang tersimpan dan
proses yang dikenakan pada data tersebut.Melalui suatu teknik analisa
data terstruktur yang disebut Diagram Aliran Data (DAD), Analis
sistem dapat merepresentasikan proses-proses data didalam organisasi.
Diargam Aliran Data (DAD) memiliki 4 kelebihan utama melalui
penjelasan naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem
yaitu :
a. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknik sistem yang
terlalu dini.
b. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain
dalam sistem dan subsistem.
c. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan
pengguna melalui diagram aliran data
d. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah
data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.
2.3.4 Data Flow Diagram (DFD).
Diagram Arus data ( Data Flow Diagram ) atau DFD adalah suau
gambaran grafik dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah
bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir
melalui proses yang saling berkaitan. Raymond Mcleod, Jr. (2001).
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terdiri dari 4 macam, yaitu

33

proses, aliran data, simpan data, dan terminator, berikut uraian singkat
mengenai 4 simbol tersebut, yaitu :

1. Proses
Simbol yang mengubah suatu data dari suatu bentuk menjadi bentuk
yang lain. Dengan kata lain, proses penerima masukan data dan
mengeluarkan keluaran data lain yang telah diproses. Simbol Proses
dapat dilihat pada daftar symbol.
2. Aliran Data
Aliran data adalah aliran yang menunjukan perpindahan data dari
satu bagian ke bagian lain dalam suatu sistem. aliran Data dalam
DFD di ngambarkan dengan tanda panah dan diberi keterangan
disampingnya yang menunjukan data yan mengalir. symbol dapat
dilihat dalam daftar symbol.
3. Simpan Data
Simpan data adalah tempat penyimpanan data dalam suatu sistem,
baik secara manual maupun secara elektonik. simpanan data
digunakan jika suatu proses perlu menggunakan lagi data tersebut.
symbol dapat dilihat dalam daftar symbol.
4. Terminator
terminator adalah lingkungan luar dari sistem, sumber data
menunjukan suatu organisasi atau perorangan yang memasukan data
ke sistem. Sedangkan tujuan data menunjukan suatu organisasi atau
perorangan yang menerima data yang di hasilkan oleh sistem.
Sumber dan tujuan data mempunyai satu symbol yang sama. symbol
dapat dilihat dalam daftar symbol.

34

Tabel 2.4 daftar symbol dan keterangan DFD

No
Symbol

Keterangan

.
1

entity
eksternal

Proses atau konsumer informasi yang ada

diluar bound sistem untuk dimodelkan.
Transfer informasi (fungsi) yang ada di

proses

bound sistem yang dimodelkan.

objek data

Objek data : Anah panah menunjukan

alian data
Repository

penyimpa
nan data

yang

disimpan

untuk

digunakan oleh satu atau lebih, proses

dapat disederhanakan menjadi buffer atau
queue, atau serumit database relasional.

sumber : penulis
2.3.5 Levelisasi DFD
Didalam DFD terdapat proses pengubahan input menjadi output.
Untuk lebih mudah membaca DFD dibuat bertingkat / level mulai dari
level 0 sampai level yang diperlukan diantaranya yaitu :
A. Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan level tertinggi dari DFD,
yang sistem sebagai sebuah proses.Tujuannya adalah memberikan
pandangan umum sistem. Diagram konteks memperlihatkan
sebuah proses yang berinterkasi dengan lingkungannya. Ada entity
Eksternal yang memberikan masukan ( input ) dan ada yang
menerima keluaran ( output ) dari sistem.
B. Diagram Zero
Diagram yang berada satu level dibawah diagram konteks
yang menggambarkan proses-proses utama dari sistem. Hal yang

35

digambarkan dalam diagram Zero adalah proses utama dari sistem

serta hubungan terminator atau entitas proses, data flow dan data
store.
2.3.6 Pengertian Entity Relationship Diagram ( ERD )
Menurut Rosa (212:2010) ERD (Entity Relationship Diagram)
adalah sebuah diagram yang digunakan untuk merancang hubungan
anter tabel-tabel dalam basis data. Atau suatu model untuk
menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek
objek dasar data yan mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk
memodelkan

struktur

data

dan

hubungan

antar

data,

untuk

menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol.

Simbol

Tabel 2.5 Simbol-simbol ERD

Keterangan
Entitas, adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi
dalam lingkungn pemakai.
Relasi, menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah
entitas yang berbeda.
Atribut, berfungsi mendeskripsikan karakter entitas,
( atribut yang menjadi key diberi garis bawah ).
Garis, sebagai penghubung antar relasi dengan entitas,
relasi dan entitas dengan atribut.

sumber : penulis

36

2.3.7 Database Management System (DBMS)

Sistem manajemen database atau Database Management System
(DBMS) adalah merupakan suatu sistem software yang memungkinkan
seorang user dapat mengdefinisikan, membuat dan memelihara serta
menyediakan akses terkontrol terhadap data. Databae sendiri adalah
sekumpulan data yang berhubungan dengan secara logika dan memiliki
beberapa arti yang saling berpautan. Contoh DBMS adalah Oracle, SQL
Server 2000/2003, MS Acces, My SQL, dan lain-lain. Keuntungan
memakai DBMS, antara lain :
a. Kepraktisan.
b. Kecepatan.
c. Mengurangi kejemuan.
d. kekinian.
Komponen utama DBMS dapat dibagi menjadi 4 macam yaitu :
a. Hardware
Merupakan Sistem komputer actual yang digunakan yang
digunakan untuk menyimpan dan mengakses database. Dalam
sebuah organisasi bersekala besar, hardware terdiri dari :
jaringan dari sebuah sarver pusat dan beberapa program client
yang berjalan di computer desktop.
b. Software beserta utility software adalah DBMS yang actual.
DBMS memungkinkan para user untuk berkomunikasi dengan
database. dengan kata lain DBMS mediator antara database
dengan user. sebuah database harus memuat seluruh data yang
diperlukan oleh sebuah organisasi.
c. Prosedur

37

Bagian intergral dari setiap sistem adalah sekumpulan

prosedur yang mengontrol jalannya sistem, yaitu praktikpraktik nyata yang harus diikuti user untuk mendapatkan,
memasukkan, menjaga dan menggambil data.
d. Data
Data Adalah jantung dari DBMS, ada dua jenis data. pertama,
adalah kumpulan informasi yang diperlukan oleh suatu
organisasi. jenis data yang kedua adalah mendata, yaitu
informasi mengenai database.
e. User
Ada sejumlah user yang dapat mengakses atau mengambil data
sesuai dengan kebutuhan penggunaan aplikasi-aplikasi dan
interface yang disediakan oleh DBMS, antara lain adalah:
1. Database administrator adalah orang atau group yang
bertanggung jawab mengimplementasikan sistem database
didalam suatu organisasi.
2. Enduser adalah orang yang berada didepan workstation
dan berinterkasi secara langsung.

Selain itu basis data (database) juga diartikan sebagai kumpulan

dari berbagai data yang saling berhubungan satu sama yang lainnya.
Basis data tersimpan di dalam perangkat keras, serta dimanipulasi
dengan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi
dan tipe data, Struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan
disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting

38

dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan

informasi pada para pengguna atau user.
penyusunan basis data meliputi proses memasukan data kedalam
media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat
Sistem Manangement Basis Data (DBMS). manipulasi basis data
meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi
tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian data, serta
pembuatan Report data.
Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak
dari data bagi user. jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai
bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil
dengan efesien. Pertimbangan efesien yang digunakan adalah
begaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat
digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui
kompleksitas struktur data. basis data menjadi penting karena
munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang
terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas,
organisasi data dan pembaharuan menjadi rumit.
2.3.8 Model Basis Data
Berikut adalah Model Model basis data :
1. Model Hirarki / pohon.
2. Model jaringan
3. Model relasional.
Model Relasional merupakan model yang paling sederhana
sehingga mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna, serta

39

merupakan model yang paling popular saat ini. Model ini menggunakan
sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel),
dengan masing masing relasi tersusun atau tupel atau baris dan
atribut.
DBMS yang bermodelkan relasional biasa disebut DBMS. ada
beberapa sifat yang melekat pada suatu reasi :
1. tidak ada tupel (baris) yang melekat.
2. urutan tupel tidaklah penting.
3. setiap atribut memiliki nama yang unik.
4. letak atribut bebas.
5. setiap atribut memiliki nilai tunggal dan jenisnya sama untuk
semua tupel.
pada model relasional, jumlah tupel suatu relasi disebut
kardinalitas dan jumlah atribut suatu relasi disebut derajat. atau kadang
disebut arity. Relasi yang berderajat satu (hanya memiliki satu atribut )
disebut unary. Relasi yan berderajat dua disebut binary dan relasi yang
berderajat tiga disebut ternary.
2.3.9 Konsep Normalisasi
Munurut Oetomo (2006:13) mengemukaan bahwa normalisasi
merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses
pengelompokkan data menjadi tabel tabel yang menunjukkan entitas
dan relasinya. secara umum, proses normalisasi dibagi dalam tiga
tahap, yaitu : tahap tidak normal, normalisasi tahap 1, normalisasi
tahap 2, dan normalisasi tahap 3. Pada tahap ketiga biasanya sudah akan
diperoleh tabel yang optimal.
1. bentuk tidak normal
pada tahap ini, semua data yang ada direkam tanpa format
tertentu.
2. normalisasi tahap 1

40

pada tahap ini, dibentuk tabel-tabel yang menampung data

yang ada dan dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik
tertentu. pada tahap ini harus diusahakan tidak ada field dalam
data tabel yang berulang.
3. normalisasi tahap 2
pada tahap ini, dilakukan penentuan field kunci dari masingmasing tabel. kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili
tabel.
4. normalisasi tahap 3
pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi tabel, sehingga akan
ditemukan adanya field kunci sekunder pada tabel-tabel
tertentu.
2.3.10 Pengertian Microsoft Office Access 2010
Menurut Taufani (2009:1) Microsoft Office Access 2010 atau lebih
dikenal dengan sebutan Access 2010 merupakan salah satu
perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di
bawah sistem window, dengan mengunakan Microsoft Office Access
2010, seorang dapat merancang, membuat, dan mengelola database
dengan mudah dan cepat.
Munurut Taufani (2009:13) didalam mengolah database access
2010 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam
membangun sebuah database. objek-objek tersebut antara lain :
Tabel 2.5 Objek Objek pada Access 2010
Objek
Table
Query
Form

Fungsi
Merupakan tempat atau sarana untuk menyimpan data
Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan
urutan yang diinginkan
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah data informasi

41

yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan

formulir.
Report
Digunakan untuk menampilkan cetakkan data atau informasi
dalam bentuk laporan.
sumber : Taufani (2009:14).
ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam
access 2010, yaitu :
1. table : sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel
terdiri dari berbagai field dan record.
2. Field : tempat ayau dimana data atau informasi dalam
kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field pada
umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada
tabel.
3. Record : merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang
biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada
tabel.

tabel
record
Fiel
d

Gambar 2.1contoh tabel, field dan record

Jenis data yang ditempatkan pada setiap field dalam Microsoft
Office Access 2010, antara lain :

42

Tabel 2.6 Jenis data pada Access 2010

Jenis data
Text

Keterangan
Dapat menerima huruf, angka, simbol, spasi dan tanda baca.

Memo

jumlah karakter yang dapat ditampung sampai 255 karakter.

Untuk memasukkan teks yang panjang dan berguna untuk
memberikan keterangan/catatan dan lain-lain. jumlah karakter

Number

max 64.000 karakter.

Untuk memasukkan data yang berjenis numerik maupun angka
biasa. Ukurannya tergantung dari property Field Size yang

Date/time

digunakan.
Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan

Currency

menit.
Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata

Auto

uang.
Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing

number
Yes/No
OLE object

masing record.
Untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan.
Untuk menampung objek dari aplikasi lain dari proses OLE
(Object Lingking and Embedding). ukuran yang disediakan bisa

Hyperlink

mencapai 1 GB.
Merupakan kombinasi teks dan angka. dapat diisi dengan alamat
hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi

Lookup
wizard

tertentu.
Memungkinkn anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang
berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.
sumber : Taufani ( 2009:16).

43

2.3.11 Pengertian Visual Basic.Net.

Visual Basic.Net merupakan sebuah software untuk membuat
aplikasi windows, jadi melaui software ini kita bisa membuat sebuah
aplikasi seperti database, aplikasi inventory dan lain sebagainya.
( Priyanto 2009:1 ).
Menurut Runawan (2011:2) komponen dasar tediri dari beberapa
bagian utama antara lain :
a. Balok menu dibagian atas
b. Balok standar di bawah balok menu
c. Toolbar disebelah kiri
d. Jendela Project di sebelah kanan
e. Jenedela Property di sebelah kanan ( di bawah jendela Project).

Gambar 2.2 Tampilan Mirosoft Visual Basic.Net

44

a) Title Bar, berfungsi untuk menampilkan nama projek yang akan atau sedang di
kembangkan.

gambar 2.3 Title bar

b) Menu Bar, berfungsi untuk pengelola fasilitas yang dimiliki oleh VB.NET 2010
sedangkan Tool Bar, berfungsi untuk melalukan perintah khusus secara tepat.

Gambar 2.4 Menu Bar, dan Tool bar

c) Form, Objek utama yang berfungsi meletakkan objek objek yang terdapat pada
Tool Box yang digunakan dalam melakukan perancangan sebuah tampilan
program aplikasi.

Gambar 2.5 Form

45

d) Tool Box, Berfungsi untuk menyediakan objek-objek atau komponen yang

digunakan dalam merancang sebuah Form pada program aplikasi.

Gambar 2.6 Tool Box

e) Solusion Explor, berfungsi untuk memapilkan project beserta file file

pendukung yang terdapat pada sebuah program aplikasi.

46

Gambar 2.7 Solution Explorer

f) Properties Windows, berfungsi unruk mengatur Properties Proerties pada object
yang diletakkan pada sebuah Form.

Gambar 2.7 Properties