EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD

DISTRITAL DE MOROCHUCOS
1. CONCEPTO
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional
flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como
acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los
procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin
pblica.
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de
la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin
Pblica.
2. FINALIDAD
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la
administracin pblica.
3. NORMAS QUE RIGEN EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin Pblica
peruana son las siguientes:
a. Constitucin Poltica del Per

Artculo 76

Artculo 194

Artculo 195

b. Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07)

Artculo 1
Artculo 2
c. Ley de Bases de la Descentralizacin: Ley 27783
Artculo 10
d. Ley Orgnica de Municipalidades: Ley 27972
Artculo 8
Artculo 34
e. Ley N 26850 y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
4. SUBSISTEMAS DE ABASTECIMIENTO
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Los Subsistemas de Abastecimiento son:

a. Subsistema de Informacin y Control
A travs de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y
conserva informacin sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y
condiciones de venta; seguridad; garanta que ofrecen; acciones de seguimiento y
control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias,
para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas para la
municipalidad.
Est constituido por los Procesos Tcnicos de:
Programacin: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de
Adquisiciones y

Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de

Apertura - PIA.
Catalogacin: Catalogacin Nacional de Bienes Muebles y Enseres CNBME, y otras catalogaciones
Registro Nacional de Proveedores
Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada
Proceso Tcnico.
b. Subsistema de Utilizacin/Preservacin
A travs de este subsistema se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso,
conservacin y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepcin
integral, para una adecuada utilizacin y preservacin.
Este Subsistema est constituido por los Procesos Tcnicos de:
Mantenimiento (interno o externo): Puede ser slo mano de obra - la
entidad compra la materia prima - o a todo costo.
Almacenamiento: Almacn central y almacenes perifricos.
Seguridad integral: Para personas y bienes.
Distribucin -racional y mesurada- de bienes: Slo con PECOSA,
para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.
Disposicin Final: Accin que compete a la Oficina de Control
Patrimonial y al Comit de Gestin Patrimonial.
5. ORGANIGRAMA Y FLUJOGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE MOROCHUCOS.
La Oficina de Abastecimiento es el rgano de apoyo encargado de gerenciar y
administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la
administracin y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo
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mecnico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Est a cargo

de un Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administracin y Finanzas o de la
Gerencia de Administracin.
Organigrama del Sistema de Abastecimiento

Gerencia de Administracin

Sub Gerencia de
Abastecimiento

Contrataciones
y
Adquisiciones

Servicios
Generales

Almacn

Control
Patrimonial

FLUJOGRAMA DEL SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO
REQUERIMIENTOS
Los requerimientos deben hacer las
diferentes unidades

ADQUISICIONES
- Elabora las Bases para el lanzamiento
-

en el sistema
enva
para
presupuestal.

su

certificacin

ADMINISTRACIN
- La verifica y evala la necesidad para dicha
adquisicin

LOGSTICA
- Genera la Orden de Compra u Orden de Servicio en el SIGA
- Lanza a la convocatoria, evala y lleva a cabo el proceso de
seleccin juntamente con la comisin especial.
- Firma y deriva la O/C y O/S a la oficina de Contabilidad.

PLANIFICACIN
Realiza
la
certificacin
presupuestal para el pedido.

CONTABILIDAD
- Deriva a la Oficina de Control Previo para
verificar los documentos fuentes y realiza el
devengado y deriva a la Unidad de Tesorera.
- Verifica Firma e imprime los Comprobantes
- Controla la administracin de los Recursos y
Firma y deriva a caja para su pago respectivo y
archivo de los Comprobantes de Pago.

ALMACN
- Verifica, recibe y registra los
bienes en el Control Patrimonial.
- Alacena y Distribuye los bienes
mediante la PECOSA a las
distintas unidades y reas.

6. PRINCIPALES FUNCIONES GENERALES DE ABASTECIMIENTO

Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logstica de
las municipalidades peruanas son:
1. Dirigir, programar y ejecutar la administracin del Sistema Administrativo de
Abastecimiento conforme a los lineamientos y polticas de la municipalidad,
normas presupuestarias, tcnicas de control sobre adquisiciones y otras normas
pertinentes.
2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la
municipalidad.
3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios.
4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su aprobacin,
en coordinacin con las Gerencias de Planeamiento y Presupuesto y de
Administracin y Finanzas.
5. Prestar asistencia a los Comits Especiales de Adquisiciones de bienes y
servicios en los procesos de seleccin.
6. Participar en la conformacin de los Comits Especiales para las licitaciones,
concursos pblicos y adjudicaciones directas de mayor y menor cuanta.
7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
8. Reportar informacin mensual a nivel de compromiso, de las rdenes de compra
y de servicios, a la Gerencia de Administracin y Finanzas.
9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los
bienes muebles.
10. Cautelar y mantener al da el marges de bienes patrimoniales de la
municipalidad.
11. Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con los
respectivos ttulos de propiedad y estn inscritos en los registros pblicos
12. Supervisar las acciones de tasacin, valuacin, actualizacin o ajuste del valor
monetario de los activos fijos y de las existencias en almacn.
13. Tramitar ante el respectivo Comit de Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales, las
solicitudes de baja y posterior venta, transferencia, incineracin o destruccin,
segn el caso, de los bienes muebles.

14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el

ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales.
15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles e
infraestructura municipal y la prestacin de servicios para tal fin.
16. Supervisar la ejecucin del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la
maquinaria, equipo mecnico y flota vehicular.
17. Otras que le encargue el Gerente de Administracin.
7. PRINCIPALES PROCESOS TCNICOS DE ABASTECIMIENTO
Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:
a. Programacin
Este proceso comprende las siguientes actividades:
Determinacin de necesidades.
Consolidacin de necesidades.
Formulacin del plan de adquisiciones.
Ejecucin de la programacin.
Evaluacin de la programacin.
b. Catalogacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:

Identificacin de bienes no codificados.

Actualizacin de bienes no codificados.

Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes

c. Registro de proveedores
A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de
proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a travs
del Registro Nacional de Proveedores - RNP.

d. Registro y control
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Este proceso comprende las siguientes actividades:

Desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento.
Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
e. Contrataciones y Adquisiciones
Este procedimiento est regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y
su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM.
Consideraos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.
f. Recuperacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
Recoleccin o seleccin.
Reparacin o reconstruccin.
Utilizacin.
g. Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la
municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo
estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.
h. Seguridad
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones
que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios
naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos.
i. Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa referidas a la
ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de
custodia.
j. Distribucin
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se
cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la
entrega de los bienes o servicios solicitados.

k. Disposicin final

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Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a

detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las
diferentes dependencias de la municipalidad.
8. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos:
1. Programacin de necesidades
Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades.
2. Elaboracin del Presupuesto Valorado
Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y
obras, sustentadoras del Presupuesto Institucional de Apertura PIA.
3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del
PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar
ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC,
siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin.
4. Ejecucin de los procesos de seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del
proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de
Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el
numeral 2.3., inciso g, del TUO.
5. Ingreso al Almacn Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos
de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y custodia
temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las Tarjetas de
Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de
conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias
Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).

6. Valorizacin de las existencias de almacn

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Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo

Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).
7. Inventario Fsico
En este proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento, SBN, etc.
8. Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

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