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EVALUACIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF

Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil


Componente administrativo y de gestin

ANEXO 41.4
INSTRUMENTO DE EVALUACIN DE ESTNDARES
PARA CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL
COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y DE GESTIN

Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0


Ao 2015
1

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Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

Directora General
Cristina Plazas Michelsen
Secretaria General
Sandra Liliana Roya Blanco
Oficina de Aseguramiento a la Calidad
Yanneth Moreno Romero

Edicin 2015

El presente instrumento de evaluacin de estndares (para todos los programas que operan
dentro de territorios indgenas), tendr como referente para su correspondiente aplicacin lo
consignado en la resolucin 3622 de diciembre 14 de 2007 y el lineamiento tcnico
administrativo de atencin diferenciada a grupos tnicos, sin perjuicio de los objetivos de
calidad de los mismos servicios.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar


Av. Carrera 68 No. 64C 75 Sede de la Direccin General
Lnea gratuita nacional 01 8000 91 80 80
www.icbf.gov.co

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Ao 2015
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Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

Componente Administrativo y de Gestin


Responsable: Entidad

II

ESTANDARES DE PROCESO
VARIABLE Y DEFINICIN
INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN
1. Sugerencias, quejas y/o reclamos:
Identifique si existe un proceso participativo que permita
Hace referencia a la existencia de un recoger, analizar, evaluar y tramitar las sugerencias,
procedimiento que permita la participacin quejas y/o reclamos que realicen los nios, las nias y
para conocer y recoger las sugerencias, sus familias. Tenga en cuenta para la calificacin, si
quejas y/o reclamos de los nios, nias y durante el periodo evaluado se han presentado o no
sugerencias, quejas y/o reclamos y en caso de que no, solo
sus familias y darles el debido trmite.
debe contemplar las condiciones de los numerales 1 y.2 y
para los criterios 3, 4 y 5 solicite los soportes como cartas de
respuestas, actas de reunin del equipo de trabajo, entre
otros.
1. Cuenta con un procedimiento documentado para tal fin.
2. Cuenta con una urna, buzn u otro mecanismo para
recibir las sugerencias quejas y/o reclamos.
3. Todas las sugerencias, quejas y/o reclamos son
contestadas.
4. Todas las sugerencias, quejas y/o reclamos son
analizados al interior del equipo de trabajo del Hogar.
5. Se toman decisiones a partir de las sugerencias, quejas
y/o reclamos que sean procedentes.
Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin
encontrada y transcriba este dato a la casilla
correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

0 - No existe un procedimiento documentado frente a las


sugerencias, quejas y/o reclamos.
5 Se cumple con los criterios 1, 2, 3 y 5. En caso de que
no se hayan presentado quejas tenga en cuenta que no
aplica los criterios 3,4 y 5.
Tiempo mximo para exigir el estndar: 10 Se recepcionan, analizan y tramitan las sugerencias,
A partir del inicio de las actividades en quejas y/o reclamos cumpliendo con la totalidad de los
el Centro de Desarrollo Infantil.
criterios establecidos. En caso de que no se hayan
presentado quejas tenga en cuenta que no aplica el criterio
3, 4 y 5.
Estndar 56 Cero a Siempre: Cuenta con un mecanismo que permita registrar, analizar y tramitar las sugerencias,
quejas y reclamos, y generar las acciones pertinentes

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Componente administrativo y de gestin

Componente Administrativo y de Gestin


Responsable: Entidad

II

ESTANDARES DE PROCESO
VARIABLE Y DEFINICIN
INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN
2. Fortalecimiento Institucional.
Identifique si la modalidad cuenta con un proceso
Hace referencia a la existencia de un documentado para actuar ante los resultados de evaluacin
proceso documentado de acciones de de estndares, el cual le permita subsanar los
mejora ante las evaluaciones que se incumplimientos y mantener los logros.
realicen en el CDI.
De manera especfica solicite el formato de compromisos de
Nota:
mejora diligenciado en la ltima visita de evaluacin de
Para la evaluacin de esta variable tenga estndares. Sobre las variables que no alcanzaron el
en cuenta el proceso realizado por el CDI, estndar, identifique si las acciones desarrolladas han
durante la vigencia 2013, adicional a las superado las debilidades encontradas.
acciones realizadas durante el ao 2014.
Para este anlisis entreviste al responsable o
No aplica:
responsables de adelantar dichas acciones y solicite los
Para las unidades que iniciaron la soportes que den cuenta de su desarrollo y cumplimiento.
prestacin del servicio en el ao 2015.
Establezca cuntas de las acciones definidas en el formato
de compromiso de mejora se han desarrollado y si las
mismas han permitido corregir la debilidad identificada.
Para su evaluacin, tome en cuenta los aspectos siguientes:
1.
2.
3.
4.

Plan de accin de cada uno de los componentes.


Seguimiento al cumplimiento de los estndares.
Plan de mejoras por componente.
Indicadores de gestin. Si es factible evaluar en la
unidad, ya que es posible que est en la entidad
contratista.
5. Metodologa para el anlisis de causas internas o
externas. Si es factible evaluar en la unidad, ya que es
posible que est en la entidad contratista.
6. Acciones de mejora definidas a partir de la visita anterior
de evaluacin de estndares e implementadas.
Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin
encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente
en la hoja de caracterizacin y registro.

Menos 10 - La modalidad no cuenta con un proceso


documentado de fortalecimiento institucional y no se ha
adelantado la totalidad de las acciones de mejora definidas a
partir de la visita anterior de evaluacin de estndares.
10 - La Modalidad cuenta con un proceso documentado de
Tiempo mximo para exigir el estndar: fortalecimiento institucional y se han adelantado todas las
A partir del 3 mes de iniciadas las acciones de mejora definidas a partir de la visita de
actividades en el Centro de Desarrollo evaluacin de estndares anterior y estas han permitido
Infantil.
superar todas las debilidades identificadas.
Estndar 59 Cero a Siempre: Define, documenta e implementa procesos de evaluacin de gestin y
resultados y de satisfaccin del servicio en cada uno de los componentes de calidad de la modalidad, y a partir
de ello, implementa las acciones de mejora correspondientes. Nota ICBF: Para este ejercicio de evaluacin la
EAS define y documenta la metodologa para analizar las causas internas o externas que dificultan el
cumplimiento de un estndar y sus consecuencias. A partir del resultado de las evaluaciones se debe
implementar oportunamente el plan de acciones de mejora, el cual debe ser acordado con el supervisor y los
equipos de acompaamiento del nivel nacional y regional.
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Componente Administrativo y de Gestin


Responsable: Entidad

VARIABLE Y DEFINICIN

ESTANDARES DE PROCESO
INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN

3. Evaluacin de satisfaccin con el


servicio.
Se refiere a la existencia y aplicacin de
mecanismos que permitan conocer la
percepcin sobre el agrado o desagrado que
tienen los nios, nias, familias y talento
humano, en relacin con el servicio ofrecido en
el Centro de Desarrollo Infantil y el
establecimiento de acciones de mejora del
mismo.

Identifique si el Centro de Desarrollo Infantil aplica estrategias de


evaluacin de la satisfaccin del servicio con los nios, las nias,
familias y talento humano, de acuerdo con los criterios siguientes:

Nota:
Tenga en cuenta que para las unidades que
iniciaron el servicio en el 2014 por primera vez,
no aplican los criterios 56.4 y 56.5. Por lo tanto,
debe realizar la evaluacin sobre los 3
primeros criterios.

4.
5.

1.
2.
3.

Que vale todas las reas, tales como alimentacin,


educacin,
participacin,
relaciones
interpersonales,
administracin.
Que se realicen anlisis de los resultados
Que se realicen acciones de mejora, si se requieren, las
cuales pueden estar contenidas en el proceso de
fortalecimiento institucional.
Que sean aplicadas semestralmente
Que realicen comparacin con mediciones anteriores que
permita evidenciar el mejoramiento continuo

Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin


encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en
la hoja de caracterizacin y registro.

No aplica:
Si la visita es realizada antes de 6 meses de
inicio de las actividades del Centro de
Desarrollo Infantil.

0 - No se realizan encuestas de satisfaccin a los nios, nias


familias y talento humano, con los criterios definidos.
10 - Se realizan encuestas de satisfaccin semestrales y cumple
con los 5 criterios de calidad definidos.
Estndar 59: Define, documenta e implementa procesos de evaluacin de gestin y resultados y de satisfaccin del
servicio en cada uno de los componentes de calidad de la modalidad, y a partir de ello, implementa las acciones de mejora
correspondientes. Nota ICBF: Para este ejercicio de evaluacin la EAS define y documenta la metodologa para analizar
las causas internas o externas que dificultan el cumplimiento de un estndar y sus consecuencias. A partir del resultado de
las evaluaciones se debe implementar oportunamente el plan de acciones de mejora, el cual debe ser acordado con el
supervisor y los equipos de acompaamiento del nivel nacional y regional.
4. Identidad Institucional.
Identifique si el Centro de Desarrollo Infantil aplica estrategias de
Se refiere a la aplicacin de estrategias cultura e identidad institucional, para lo cual solicite la
orientadas a la construccin de una cultura documentacin existente en el CDI y realice dilogo por lo menos
institucional que le da identidad al Centro de con tres miembros del equipo, de diferentes reas del servicio
Desarrollo Infantil.
(administrativa, pedaggica y profesionales del componente de
salud y nutricin) de acuerdo con los criterios siguientes:
No aplica:
Si la visita es realizada antes de cumplirse 6 1. Tiene una misin y visin institucional.
meses de haberse iniciado las actividades del 2. Tiene una estrategia documentada de apropiacin
Centro de Desarrollo Infantil.
conceptual y metodolgica de su proyecto pedaggico.
3. Tiene establecidos los valores institucionales.
4. Aplica acciones para fortalecer el clima organizacional.
5. Existe evidencia de la interiorizacin de la identidad
institucional por parte del equipo de trabajo.

Componente Administrativo y de Gestin


Responsable: Entidad

Tiempo mximo para exigir el estndar: A


partir del 6 mes de iniciadas las actividades
en el Centro de Desarrollo Infantil.

Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin


encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en
la hoja de caracterizacin y registro.
Tiempo mximo para exigir el estndar: A
partir del 6 mes de iniciadas las actividades
en el Centro de Desarrollo Infantil.

0 - No se realizan acciones de identidad institucional, con los


criterios definidos.
5 - Se realizan acciones de identidad institucional, pero solo
cumple entre 1 y 4 de los criterios definidos.
10 - Se realizan acciones de identidad institucional, con los 5
criterios definidos.
Estndar 51 Cero a Siempre: El CDI documenta las estrategias organizacionales que le dan identidad

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Componente Administrativo y de Gestin


Responsable: Entidad

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ESTANDARES DE PROCESO
VARIABLE Y DEFINICIN
INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN
5. Reporte
y
actualizacin
de Identifique con el equipo de trabajo institucional, si el
informacin.
Centro de Desarrollo Infantil tiene y aplica un procedimiento
Se refiere a la existencia de un proceso para la generacin de reportes de informacin sobre los
documentado que
permita generar nios y las nias, el cual cumpla con los criterios siguientes:
reportes de informacin sobre los nios y
las nias atendidos en el Centro de 1. Est documentado.
Desarrollo Infantil y el talento humano del 2. Tiene un responsable.
CDI, dirigida a las entidades competentes 3. Cuenta con archivos fsicos o digitales de la informacin
que la requiera.
reportada.
Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin
encontrada y transcriba este dato a la casilla
correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

0 - No cuenta con un sistema de reporte y actualizacin de


informacin, con los criterios definidos.
5 - Cuenta con un sistema de reporte y actualizacin de
informacin, pero solo cumple entre 1 y 2 de los criterios
Tiempo mximo para exigir el estndar: definidos.
A partir del inicio de las actividades en 10 - Cuenta con un sistema de reporte y actualizacin de
el Centro de Desarrollo Infantil.
informacin, que cumple con los 3 criterios definidos.
Estndar 54: Registra y actualiza la informacin de los nios, nias, familias y/o cuidadores, y del talento
humano, a travs de los mecanismos que definan las entidades competentes. Nota 1 ICBF: La informacin
tomada de la Ficha de Caracterizacin Sociofamiliar al igual que la informacin correspondiente al equipo de
talento humano vinculado debe ser registrada en el Sistema de Informacin del ICBF, de acuerdo con lo
indicado en su Manual. Nota 2 ICBF: Se deben registrar las novedades oportunamente en el Sistema de
Informacin del ICBF y mantener actualizada, y a disposicin del supervisor, la informacin tcnica,
administrativa y financiera, relacionada con la ejecucin del contrato y el desarrollo del servicio. Nota 3 ICBF:
Para el seguimiento a la atencin de los nios y las nias, las maestras o auxiliares pedaggicos de la Unidad
de Servicio, deben diligenciar diariamente el Registro de Asistencia Mensual (RAM). La inasistencia de un nio
o nia durante ms de 15 das en un mismo mes, deber generar el remplazo del cupo tan pronto se cuente
con la verificacin de la intencin de no continuar en la unidad de servicio. En los casos de inasistencia por
fuerza mayor que supere los quince das y se encuentre debidamente documentada (cirugas, calamidad
domstica, incapacidad, entre otros), sern estudiados en Comit Tcnico Operativo a fin de evaluar la
posibilidad de establecer un nuevo plazo para el reintegro y/o la reubicacin del nio o la nia en otro servicio
prestado por el ICBF o ente territorial.

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Componente administrativo y de gestin
ESTANDARES DE PROCESO
VARIABLE Y DEFINICIN
INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN
6. Gestin documental.
Identifique si el Centro de Desarrollo infantil tiene
Corresponde al conjunto de normas documentado un proceso de gestin documental para el
tcnicas y prcticas usadas para manejo de la informacin relacionada con la atencin
administrar el flujo de los documentos del integral a los nios y las nias, familias, talento humano.
Centro de Desarrollo Infantil que contiene
la informacin relacionada con el proceso 1. Cuenta con un procedimiento para archivos fsicos y
de atencin integral a los nios y las
digitales
nias.
Esta
gestin
permite
la 2. Se observa la aplicacin de lo establecido en el
recuperacin de informacin desde ellos,
procedimiento.
determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse
y asegurar la Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin
conservacin de los documentos ms encontrada y transcriba este dato a la casilla
valiosos,
aplicando
principios
de correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.
racionalizacin y economa.
0 - El Centro de Desarrollo Infantil no implementa un
proceso de gestin documental.
5 El Centro de Desarrollo Infantil implementa un proceso
Tiempo mximo para exigir el estndar: de gestin documental solamente en algunos aspectos del
A partir del inicio de las actividades en funcionamiento institucional.
el Centro de Desarrollo Infantil.
10 - El Centro de Desarrollo Infantil implementa un proceso
de gestin documental.
Estndar 53 Cero a Siempre: El CDI documenta e implementa de acuerdo con las orientaciones vigentes,
la gestin documental de la informacin sobre las nias, los nios, sus familias o cuidadores, el talento
humano y la gestin administrativa y financiera.
Identifique si el Centro de Desarrollo Infantil cuenta con
7. Directorio de Beneficiarios.
Hace referencia a la existencia de un un directorio con las caractersticas indicadas en el estndar.
registro organizado con la informacin de
1. Est completo, contiene informacin de la totalidad de
ubicacin de los padres o cuidadores de
beneficiarios.
los nios y las nias que asisten al Centro
2.
Est actualizado, corresponde a informacin de la
de Desarrollo Infantil.
actual vigencia.
3. Est organizado, tiene mnimo los datos de nombre y
apellido del beneficiario, municipio en donde reside el
beneficiario, direccin de la vivienda si aplica, telfono
fijo o celular y nombre de persona de contacto.

Componente Administrativo y de Gestin


Responsable: Entidad

Componente Administrativo y de Gestin


Responsable: Entidad

II

Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin


encontrada y transcriba este dato a la casilla
correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

0 - El Centro de Desarrollo Infantil no cuenta con directorio


de familias o cuidadores o el existente no rene las
caractersticas indicadas en el estndar.
5 La informacin de cada familia no est completa o solo
se registra informacin de algunas de ellas.
Tiempo mximo para exigir el estndar: 10 - El Centro de Desarrollo Infantil cuenta con directorio de
A partir del inicio de las actividades en familias o cuidadores y ste se encuentra completo,
el Centro de Desarrollo Infantil.
actualizado y es de uso reservado.
Estndar 55 Cero a Siempre: Cuenta con la informacin de los padres, madres o adultos responsables
de los nios y nias, en un directorio completo y actualizado.

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HOJA DE CALIFICACIN

El diligenciamiento de los cuadros siguientes permite, por una parte, obtener un puntaje de cumplimiento global
en la prestacin del servicio, y por otra, un puntaje sobre el cumplimiento de cada responsable en lo que le
compete como tal.

Tabla. Consolidado de puntaje de resultados de cumplimiento de visitas de Evaluacin de Estndares


por Componente a la Unidad de Servicio de Primera Infancia

(1)
Estndar/
Componente

(2)
Valor mximo

(3)
Valor a obtener
descontando No
aplica

(4)
Valor obtenido

(5)
Puntaje de
cumplimiento

Familia,
comunidades y
redes
Salud y Nutricin
Pedaggico
Ambientes
educativos y
protectores
Proceso
administrativo y de
70
gestin
(6) Puntaje Resultado global = Sumatoria columna (5) /5

(7)

(8)

En la columna 1: Se encuentran relacionados los componentes que son evaluados por visita.
Recuerde que el componente pedaggico y el de ambientes educativos y protectores los evala el
pedagogo en una visita, los componentes de Familia, comunidades y redes y de Talento Humano el
psicosocial en otra visita, el componente de Salud y Nutricin el profesional en nutricin en otra visita y
el componente del Proceso administrativo y de gestin en una ltima visita.
En la columna 2: Se registra la sumatoria del valor estndar del conjunto de variables que conforman
cada componente (Familia, comunidades y redes, Talento Humano, Salud y Nutricin y el Proceso
administrativo y de gestin).
En la columna 3: En caso de que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor mximo a
obtener para cada tipo de componente, descontando los valores de las variables que no aplican para
cada uno. Por ejemplo si en proceso no aplica la variable denominada Servicio de Transporte en el
componente de Ambientes educativos y protectores el valor mximo para este tipo de estndares no
sera 80 sino 70, teniendo en cuenta que la calificacin asignada a cada estndar es de 10.
En la columna 4: Se registra el valor total obtenido a partir de la visita de Evaluacin de Estndares.
Se identifica este valor realizando la sumatoria de cada uno de los estndares por componente (Familia,
comunidades y redes, Talento Humano, Salud y Nutricin y el Proceso administrativo y de gestin).
Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0
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Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

En la columna 5: Se realiza el clculo del puntaje obtenido de cumplimiento. Para el caso en donde
todas la variables aplican, se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el
denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (valor columna
4)/(valor columna 2)*100. Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna
como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en
la columna (3) para el grupo de estndares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras
casos (donde no hubo necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos
correspondientes registrados en la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna
4)/(valor columna 3)*100
Se registra el valor obtenido de la operacin realizada en la columna.
En el numeral 6: Este clculo solo lo realiza el profesional que consolida la informacin de todas las
visitas realizadas a la misma unidad de servicio para lo cual debe realiza la sumatoria de los valores
de los seis componentes consignados columna (5) y este valor se divide por cinco.
En el numeral 7: Se registra el resultado anterior, consignando sin decimales.

En el numeral 8: Se debe consignar la calificacin obtenida, de acuerdo con el puntaje y lo relacionado


en la tabla 5. En dicha tabla identifique el puntaje obtenido en la columna PUNTAJE e identifique la
calificacin que le corresponde, la cual aparece registrada en la columna denominada
CALIFICACIN.

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Componente administrativo y de gestin
Tabla 5. Relacin Puntaje - Calificacin
PUNTAJE
100
99
98
97
96
95
94
93
92
91
90
89
88
87
86
85
84
83
82
81
80
79
78
77
76
75
74
73
72
71
70
69
68
67
66

CALIFICACIN
4,00
3,99
3,94
3,88
3,83
3,77
3,72
3,66
3,61
3,55
3,50
3,49
3,44
3,38
3,33
3,27
3,22
3,16
3,11
3,05
3,00
2,99
2,95
2,91
2,88
2,84
2,80
2,76
2,73
2,69
2,65
2,61
2,57
2,54
2,50

PUNTAJE CALIFICACIN
65
2,46
64
2,42
63
2,38
62
2,35
61
2,31
60
2,27
59
2,23
58
2,20
57
2,16
56
2,12
55
2,08
54
2,04
53
2,01
52
1,97
51
1,93
50
1,89
49
1,85
48
1,82
47
1,78
46
1,74
45
1,70
44
1,67
43
1,63
42
1,59
41
1,55
40
1,51
39
1,48
38
1,44
37
1,40
36
1,36
35
1,32
34
1,29
33
1,25
32
1,21
31
1,17

PUNTAJE CALIFICACIN
30
1,14
29
1,10
28
1,06
27
1,02
26
0,98
25
0,95
24
0,91
23
0,87
22
0,83
21
0,79
20
0,76
19
0,72
18
0,68
17
0,64
16
0,61
15
0,57
14
0,53
13
0,49
12
0,45
11
0,42
10
0,38
9
0,34
8
0,30
7
0,26
6
0,23
5
0,19
4
0,15
3
0,11
2
0,08
1
0,04
0
0,00

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Tabla . Consolidado de puntajes de cumplimiento de visitas de Evaluacin de Estndares por
responsable para Unidades de Servicio de Primera Infancia

(1)
Responsable

Entidad

(2)
Valor
Mximo
sin N/A

(3)
Valor a
obtener
descontando
No aplica

(4)
Valor
obtenido

(5)
Puntaje de
cumplimiento
(Tomar 2
decimales)

(6)
Calificacin
Obtenida

70

En la columna 1: Aparecen discriminados los responsables identificados para el cumplimiento de un


estndar.
En la columna 2: Contiene la sumatoria total de las calificaciones asignadas a los estndares del
conjunto de variables identificadas para cada responsable.
En la columna 3: En caso en que se hagan efectivos los NO APLICA, se registra el valor mximo a
obtener, descontando los valores de las variables que no aplican para cada responsable. Por ejemplo,
si en proceso no aplica la variable denominada Denuncia de maltrato el valor mximo para el
responsable denominado Entidad no sera 530 sino 520, teniendo en cuenta que la calificacin
asignada a cada estndar es de 10.
En la columna 4: Identifique en el instrumento las variables que corresponden a cada responsable y
realice la sumatoria de las calificaciones obtenidas en cada variable por responsable. Consigne por tipo
de responsable el valor obtenido.
En la columna 5: Realice el clculo del puntaje de cumplimiento. Para el caso en donde todas la
variables aplican se consigna como numerador el valor contemplado en la columna (4) y en el
denominador el valor consignado en la columna (2) y este resultado se multiplica por 100 (4)/(2)*100.
Para los casos en los cuales se hagan efectivos los NO APLICA se consigna como numerador el valor
contemplado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) para el grupo
de estndares en donde tuvo que descontar el no aplica, para los otras casos (donde no hubo
necesidad de descontar el no aplica) traslade a la columna 3 los datos correspondientes registrados en
la columna 2 y este resultado se multiplica por 100 (valor columna 4)/(valor columna 3)*100
Registre el valor obtenido en la operacin sin decimales.
En la Tabla Condicin por responsable se ubica, por responsable, la condicin alcanzada teniendo en
cuenta los cuatro rangos de calificacin definidos.
En la columna 6: Se debe consignar la calificacin obtenida, de acuerdo con el puntaje y lo relacionado
en la tabla 5. En dicha tabla identifique el puntaje obtenido en la columna PUNTAJE e identifique la
calificacin que le corresponde, la cual aparece registrada en la columna denominada
CALIFICACIN.

Tabla. Condicin por responsable


Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0
Ao 2015
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EVALUACIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF


Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

Responsable
Entidad
Condicin
100 de puntaje: Bueno (calificacin 4)
Entre 99 y 90 de puntaje: Regular (calificacin de 3.99 a 3.5)
Entre 89 y 80 de puntaje: Deficiente (calificacin de 3.49 a 3)
Menor o igual a 79 de puntaje: Malo (calificacin de 2.99 o menos)
Se debe consignar el valor obtenido en la celda de acuerdo con el rango correspondiente para cada
uno de los responsables, como se muestra en la tabla anterior.

Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0


Ao 2015
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EVALUACIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF


Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

NOMBRE DE LA ENTIDAD

DIRECCION ENTIDAD VISITADA

CODIGO DE LA ENTIDAD VISITADA

BARRIO / VRDA

TELEFONO ENTIDAD VISITADA

NOMBRE DE LA UNIDAD DE SERVICIO (UDS)


DIRECCION UDS VISITADA

No.
CASM

Fecha CASM

CODIGO DE LA UDS VISITADA


BARRIO / VRDA

TELEFONO UDS VISITADA

NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA UDS


C.C. DEL RESPONSABLE DE LA
UDS
REGIONAL

MODALIDAD
CONTRATADA

CUPOS CONTRATADOS

CENTRO ZONAL

NMERO DE VISITA

MUNICIPIO

USUARIOS ATENDIDOS EN EL
MOMENTO DE LA VISITA
UBICACIN

URBANO
HORA DE INICIO (HH:MM)

FECHA DE VISITA

RURAL

LA UNIDAD DE SEVICIO CONOCE EL INSTRUMENTO UTILIZADO PARA LA EVALUACION DE


ESTNDARES? (marque con una X segn corresponda)

SI

NO

1. INICIO DE LA VISITA DE EVALUACIN DE ESTNDARES (AGENDA)

SI

NO

Presentacin del profesional que realiza la evaluacin de estndares


Socializacin del objetivo de la visita de evaluacin de estndares
Presentacin de la metodologa de la visita de evaluacin de estndares
Presentacin de la agenda de la visita de evaluacin de estndares

COMPONENTE EVALUADO EN LA
VISITA DE EVALUACIN DE
ESTNDARES

PUNTAJE OBTENIDO
DEL COMPONENTE

CALIFICACIN DEL COMPONENTE

CONDICIN DE
EVALUACIN DEL
COMPONENTE

COMPONENTE EVALUADO EN LA
VISITA DE EVALUACIN DE
ESTNDARES

PUNTAJE OBTENIDO
DEL COMPONENTE

CALIFICACIN DEL COMPONENTE

CONDICIN DE
EVALUACIN DEL
COMPONENTE

2. CONCEPTO POR COMPONENTE


COMPONENTE:

COMPONENTE:

Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0


Ao 2015
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EVALUACIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF


Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin
OBSERVACIONES GENERAL

3. OBSERVACIONES DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE SERVICIO QUE RECIBE LA VISITA


Est de acuerdo con el desarrollo de la visita? (marque con una X segn
corresponda). En el caso que su respuesta no sea afirmativa Describa el motivo de
su respuesta.

Est de acuerdo con el resultado de la visita? (marque con una X segn corresponda). En el
caso que su respuesta no sea afirmativa, seale la(s) variable(s) con la(s) que est en
desacuerdo de la evaluacin.
# de Variable (
) (Argumento que sustenta el desacuerdo)
# de Variable (
) (Argumento que sustenta el desacuerdo)
# de Variable (
) (Argumento que sustenta el desacuerdo)
# de Variable (
) (Argumento que sustenta el desacuerdo)
# de Variable (
) (Argumento que sustenta el desacuerdo)
# de Variable (
) (Argumento que sustenta el desacuerdo)
# de Variable (
) (Argumento que sustenta el desacuerdo)

SI

NO

SI

NO

4. CIERRE DE VISITA DE EVALUACIN DE ESTNDARES

SI

NO

Presentacin de los resultados de la visita de evaluacin de estndares por parte del profesional que realiza la visita
Entrega y firma del acta
Formulacin del plan de mejora

HORA DE FINALIZACIN (HH:MM)

DURACIN DE LA VISITA DE EVALUACIN DE ESTNDARES

MIEMBROS DE LA UNIDAD DE SERVICIO QUE PARTICIPARON EN LA VISITA DE EVALUACIN DE ESTNDARES (NOMBRE COMPLETO,
FIRMA, CDULA)

NOMBRE COMPLETO

FIRMA

CDULA

NOMBRES DEL PROFESIONALE DE APOYO QUE REALIZ LA VISITA DE EVALUACIN DE ESTNDARES


Centro Zonal:
Nombre del Profesional :
Profesin:
FIRMA
C.C.

3.Anexo 41.4G1.MPEV2 Versin 1.0


Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0
Ao 2015
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Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

Proceso Evaluacin de la Calidad de Servicios Misionales del ICBF


Formulacin y seguimiento al Plan de Mejora
1. Identificacin de la Entidad Administradora del Servicio (EAS) o Unidad del Servicio (US)
Registrar la informacin correspondiente de acuerdo con las instrucciones sealas a continuacin:
Regional

Nombre la Regional que suscribi el Contrato de Aporte de los


Servicios Misionales

Centro Zonal

Nombre del Centro Zonal que tiene la jurisdiccin del Contrato de


Aporte de Servicios Misionales

Municipio / Distrito

Registre el nombre del municipio o distrito donde se encuentra ubicada


la sede administrativa de la Entidad Administradora del Servicio

Fecha de Ejecucin de la visita de Evaluacin Registre da, mes y ao en el que se realiza la visita a la Entidad
de Estndares
Administradora del Servicio o Unidad de servicio
Vista realizada a EAS o US

Seale si la evaluacin de estndares es realizada a EAS o US

Nmero de Contrato de Aporte

Nmero de Contrato de Aporte suscrito con el ICBF

Fecha de suscripcin de CASM

Registrar el da, mes y ao en el que fue suscribi el contrato de aporte


de servicios misionales

Modalidad de Atencin

Modalidad de atencin sobre la que se formula el plan de mejora

Cdigo de la Entidad Administradora del


Servicio

Cdigo de la Entidad Administradora del Servicio que se encuentra


registrado en el directorio realizado por la Oficina de Aseguramiento de
la Calidad.

Nombre de la Entidad Administradora del


Servicio (EAS)

Nombre de la Entidad Administradora del Servicio de acuerdo con su


razn social

Cdigo de la US

Cdigo de la Unidad de Servicio que se encuentra registrado en el


directorio realizado por la Oficina de Aseguramiento de la Calidad.

Nombre de la Unidad de Servicio (US)

Nombre de la Unidad del Servicio del Servicio

Direccin de la EAS o US visitada

Registre la direccin de la EAS o US donde se realiz la visita

2. Descripcin de variables que estn por fuera del estndar en la US y compromisos de mejora
Cuando se identifique durante la visita de evaluacin de estndares que una(s) de la(s) variable(s) se califique por
debajo de 10, el profesional responsable de la visita, debe registrar el nmero, nombre de la variable, descripcin del
resultado, establecer las causas, compromisos de mejora, fechas proyectadas de ejecucin y responsable.
El cumplimiento de los compromisos deben ser verificados en la prxima visita que se realice a la EAS o US.
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EVALUACIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF


Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

Variables o situaciones

Citar las variables y/o situaciones que dan origen al plan de mejora

No

Citar el nmero de la variable que no dio cumplimiento al estndar.


Citar la situacin encontrada que no dan cumplimiento al estndar
establecido o a las obligaciones contractuales.
Registrar el nombre de la variable(s) afectada(s) que tengan puntajes
menores a 10, tal como se encuentran identificadas en los instrumentos
de evaluacin de estndares en la columna denominada variable.
Es importante resaltar que deben ser registradas la(s) variable(s) o
situaciones que no dieron cumplimiento a lo establecido, as stas sean
responsabilidad de otros actores.
Ejemplo:
Nombre de la variable: Consolidado Ficha Integral de Caracterizacin
socio Familiar.

Nombre variable(s) o situacin(es)


encontrada(s)

Calificacin

Descripcin de la situacin(es) encontrada(s)

Registre el nombre del componente correspondientes a las variables


que son objeto del plan de mejoramiento, lo anterior aplica si existen
varias variables o situaciones, que puedan tener una causa comn.
No es necesario que sean registradas en el mismo orden del
instrumento. El registro de estas variables, si deben obedecer a temas
que pueden tener causas comunes
Ejemplo:
Tema: Pedaggico
6. Momento Pedaggico La bienvenida.
7. Momento Pedaggico Vamos a Jugar
8. Momento Pedaggico Vamos a comer
9. Momento Pedaggico Vamos a explorar
10. Momento Pedaggico Vamos a crear
11. Momento Pedaggico Vamos a casa.
19. Planeacin de actividades Pedaggicas
35. Cumplimiento de la Planeacin de Actividades Pedaggicas
Tema: Alimentacin
1. Ciclos de Mens
24. Manipulacin de alimentos.
26. Suministro de Bienestarina.
Registrar la calificacin que obtuvo la variable que dio origen al plan de
mejora.
Describir las condiciones que faltan para dar cumplimiento a las
variables o situaciones encontradas
Ejemplo: En el ala sur de la Institucin donde estn ubicados los
adolescentes mayores de 14 aos, se evidencia que la cama de los
adolescentes Juan Perez y Steve Rodriguez, presentan oxido y tubos
sin proteccin.

Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0


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EVALUACIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF


Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

El Profesional explica la metodologa del ejercicio con el fin de que los


responsables identifiquen los "Porqus", determinando as las posibles
causas que generaron la ocurrencia de las situaciones encontradas.

Anlisis de causas

La metodologa propuesta es la tcnica de los "Porqu" es un mtodo


basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causaefecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los
"Por qu", es determinar la causa raz de la situacin encontrada.
Generalmente, la causa raz se usa para describir en la cadena las
causas en donde se podra implementar una intervencin y control para
prevenir resultados no deseados. El responsable se cuestiona al(os)
responsable(s) : Porque sucedi la situacin?, Porque?, Porque?.
Ejemplo:
Porque hay desconocimiento
Porque las representantes de las unidades no asistieron a la
capacitacin
Porque la EAS no inform el lugar y hora de la realizacin de la
capacitacin
Nota: Durante la determinacin de las causas se debe tener en cuenta:
- No emitir juicios relacionados con las ideas divulgadas por el(os)
responsable(s) de la EAS o US
- Las causas identificadas desde llevar a que las acciones sean viables
y su ejecucin generen impacto frente a las situaciones encontradas.

Compromisos de mejora correspondientes a


la situacin encontrada

Duracin programada (das)

Fecha de inicio

Fecha de finalizacin

Citar las actividades que se desarrollarn con base en las causas


evidencias en el tem anterior. Es fundamental, que las actividades
propuestas sean claras, alcanzables y contundentes frente a las
causas.
Ejemplo:
Causa: Desconocimiento de las responsables de las unidades de
servicio sobre los criterios de la planeacin pedaggica
Accin de mejora:
1. Desarrollar capacitacin con las responsables de las unidades de
servicio sobre la planeacin de espacios pedaggicos
2. Hacer seguimiento por parte de la EAS frente a la formulacin y
ejecucin de los espacios pedaggicos en las unidades de servicio
Con base en la fecha de inicio y finalizacin contabilice la duracin
proyectada para la ejecucin en das de cada una de las acciones
propuestas.
Citar la fecha de inicio de cada una de las actividades en trminos de
da, mes y ao. Estas deben ser propuestas por el responsable de la
EAS o US, teniendo en cuenta que estas sean alcanzables frente al
objetivo.
Se describe el da, mes y ao en la cual el responsable de la accin
propuesta, proyecta finalizar cada una de las acciones de mejora
planteadas. Es importante que ests permitan cumplir a cabalidad las
acciones planteadas , sean alcanzables y evitar que la culminacin
sean para un mismo ciclo del ao. (Por ejemplo: Todas las actividades
finalizan el 30/12/2014)
Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0
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Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

No es procedente que las actividades sean proyectadas para la


finalizacin del contrato

Nombre y rol de la persona que es responsable de cada una de las


acciones de mejora. Ejemplo: Juan Perez. Trabajador Social

Responsable

3. Verificacin del cumplimiento del plan de mejora


La verificacin de las actividades es efectuada en la siguiente visita que
se realice a la EAS o US
Verificacin del cumplimiento del plan de
mejora

El profesional que verifica las evidencias reportadas por la EAS o US,


en trminos de calidad y oportunidad, constatando que estas den
respuesta a cada una de las actividades propuestas.
Sealar con un "X" Si cumple, si las evidencias permiten establecer
que se cumplieron cada una de las actividades propuestas de lo
contrario seale "No cumple"

Observaciones en caso de no cumplimiento

En el evento de incumplimiento de una o mas acciones el responsable


cita las causales de incumplimiento.
As mismo, se deben establecer los mecanismos para dar cumplimiento
a las variables que estn calificadas por debajo del mximo posible.
3. Firmas

Representante de la EAS o US que recibe la


visita de evaluacin de estndares

El Representante de la EAS o US que recibe la visita de evaluacin de


estndares; registra el nombre, cedula de ciudadana, telfono y firma

Profesional(es) que realiza(n) la visita


evaluacin de estndares

Los Profesional(es) que realiza(n) la visita evaluacin de estndares


registran el nombre, cedula de ciudadana, telfono y firma

Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0


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Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin
1. Identificacin de la Entidad Administradora del Servicio - Unidad de Servicio
Regional

Centro Zonal

Fecha de Ejecucin de
la visita de Evaluacin
de Estndares
dd
mm
aaaa
Cdigo de la EAS

Municipio / Distrito

Modalidad de Atencin
Cdigo de la US

Nombre de la Unidad de Servicio (US)

Vista realizada a EAS o


US
EAS

No. Contrato de
Aporte de Servicios
Misionales (CASM)

Fecha de suscripcin del


CASM

US
Nombre de la Entidad Administradora del Servicio (EAS)
Direccin de la EAS o US visitada

2. Descripcin de variables que estn por fuera del estndar en la US y compromisos de mejora
Cuando se identifique durante la visita de evaluacin de estndares que una(s) de la(s) variable(s) se califique por debajo de 10, el profesional responsable de la visita, debe registrar el nmero, nombre
de la variable, descripcin del resultado, establecer las causas, compromisos de mejora, fechas proyectadas de ejecucin y responsable.
El cumplimiento de los compromisos deben ser verificados en la prxima visita que se realice a la EAS o US.
Variable

No

Nombre

Descripcin del resultado

Causas

Compromisos de
mejora

Calificacin

Duracin
(das)

Fecha de
Fecha de
inicio
finalizacin Responsable
(dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)

Verificacin del
cumplimiento
de la actividad
en la prxima
visita
Cumple

Observaciones en
caso de no
cumplimiento

No
cumple

Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0


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EVALUACIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MISIONALES DEL ICBF


Anexo 41.4 Instrumento de Evaluacin de Estndares para Centros de Desarrollo Infantil
Componente administrativo y de gestin

Representante de la EAS o US que recibe la visita de


evaluacin de estndares
Nombre
CC
Telfono

Nombre
CC
Telfono

Nombre
CC
Telfono

Firma

Firma

Firma

Profesional(es) que realiza(n) la visita evaluacin de estndares

F4.Anexo 41.4G1.MPEV2 Versin 1.0

Anexo 41.4 G1.MPEV2 P2 Versin 3.0


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