Dashboards
no Excel
Daniel Tomaz
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Se voc sente que erra com freqncia, tem muitos conflitos e acredita que no tem qualificao intelectual para brilhar afetiva e profissionalmente, no se desanime. Se estivesse
morando prximo ao mar da Galilia, provavelmente voc seria um dos escolhidos para
segui-lo. Ele tinha um apreo especial pelas pessoas complicadas. Quando mais elas tropeavam e davam trabalhos, mas ele as apreciava e investia nelas".
Trecho do Livro A anlise da inteligncia de Cristo -O Mestre Inesquecvel do Dr. Augusto
Cury, Ed. Academia da Inteligncia
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Captulo 1 - Introduo
O mundo empresarial tem uma linguagem particular para gesto de processos. Encontraremos palavras como Business Intelligence, KPI, Dashboard, Balance Scorecard, entre outros. Compreender essa nova linguagem empresarial exige pesquisa em reas de administrao, qualidade e estratgia. Identificar as novas tendncias de gerenciamento, averiguar
sobre estudos de caso nas empresas que tiveram sucesso e insucesso. O termo Business
Intelligence (BI), refere-se ao processo de coleta, organizao, anlise, compartilhamento e
monitoramento de informaes que oferecem suporte a gesto de negcios. KPI (Key Performance Indicators) traduzido como Indicadores chaves de desempenho contribuem para
a empresa definir e medir seu progresso em direo as suas metas organizacionais. Dashboard um painel de instrumentos, uma apresentao visual da informao de tpicos estratgicos, encaixado perfeitamente em uma nica pgina ou tela do computador. Balance
Scorecard um instrumento de planejamento e gesto de empresas. Como podemos notar
facilmente, estes processos esto interligados e refletem principalmente a preocupao de
gerir processos com qualidade para atingir objetivos satisfatrios. Enquanto estive sob o
comando de gestores de processos numa empresa estatal durante dezesseis anos, observei o quanto era difcil para os gestores, compreender o processo. Muitos recebiam a misso de gerenciar processos sem nenhum conhecimento. Acredito que ainda existe este tipo
de situao nas empresas, seno, no haveria tanto investimento em conhecimento sobre
gesto de processos. Quantas vezes detectamos a gerao de imensos relatrios que posteriormente sero esquecidos ou jogados no lixo. Sem cuidados, gestores de processos
persistem na rotina equivocada, esquecem o desperdcio que o processo gerou. Faamos
uma breve anlise e encontraremos: desperdcio de tempo, energia eltrica, muito papel,
cartucho ou toner, desgaste no equipamento utilizado e no pessoal envolvido. Enfim, prejuzo acumulado e a grande constatao: Falta de gerenciamento, incompetncia de identificar pontos crticos e evit-los ou corrigi-los, a fim de, no mnimo, evitar perdas e que o ideal
seria atingir metas produtivas.
Conforme a trade do gerenciamento, o austraco Peter Drucker, guru da administrao
moderna registrou: o que no se pode medir no se pode gerenciar. O japons Kaoru Ishikawa, guru da qualidade: se voc no tem item de controle, voc no gerencia e o americano Gary Hamel, um dos maiores gurus da gesto e apontado pela revista The Economist como o mais influente especialista na rea de estratgia na atualidade, ressaltou
durante o SAP Business Frum: Nunca tinha visto os lderes empresariais to apreensivos e acrescentou: "Inovao Estratgica a principal arma de competitividade das empresas e dos pases no Sc. XXI". De novo detectamos que o alvo principal a gesto de
negcios. Voc deve est se perguntando: E os gestores esto fazendo o que nas empresas? Posso responder desta forma: reunies e mais reunies que no levam a nada, principalmente nos rgos pblicos. Somente as empresas srias esto preocupadas em se
manter competitiva. Se por um lado as empresas sentem dificuldades para definir ferramentas de controles gerenciais, certamente tero srios problemas no futuro. Sem estas
ferramentas praticamente impossvel gerenciar processos. Assim, inovando, apresentamos uma ferramenta que se mostrou ser eficaz e como nova tendncia. Estamos falando
sobre os painis de instrumentos, mais conhecido como Dashboards. Para finalizar, usaremos neste curso, conceitos e princpios baseados nos estudos de Stephen Few, uma das
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Um painel uma interface visual que fornece em um relance, tpicos relevantes para um
determinado objetivo ou processo de negcio e intuitivamente leva a uma concluso mais
apurada. So tipicamente de natureza grfica, fornecendo visualizaes que ajudam a centrar a sua ateno sobre as principais tendncias, comparaes, e excees. Exibem apenas os dados que so relevantes, por que dashboards so concebidos com um propsito
especfico, conter concluses predefinidas que aliviem o leitor de realizar sua prpria anlise.
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Relacionamentos de Posies
Usa um grfico de barras para demonstrar o posicionamento de um produto em uma lista.
No grfico abaixo, conseguimos perceber o grau de investimento em cada rea. Neste tipo
de grfico devemos exprimir valores na ordem de tamanho.
Relacionamentos Particionados
Usa um grfico de colunas para demonstrar partes de um conjunto para que ele seja compreendido como um todo. No exemplo abaixo possvel detectar parcelas percentuais de
uma regio. Utilizar apenas barras (horizontal ou vertical).
Desvio de Relacionamentos
Expressa o grau de como que um ou
mais elemento difere de outro. Utilizar
um grfico de colunas para enfatizar
valores individuais e o desnvel entre
eles. No exemplo abaixo, apresentamos o nvel de crescimento durante o
perodo 2001 a 2008 e detectamos ao
longo deste perodo alguns anos sem
crescimento.
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Anlise de Dashboards
Outra discusso que parece na ter fim definir qual o design correto de dashboard. Como
vimos no tpico anterior, alguns profissionais se dedicaram na construo de painis recheados de instrumentos e que s vezes acabam perdendo o controle, exagerando somente na parte grfica e esquecendo-se do objetivo final, transmitir informaes de forma lgica
e organizada. Reuni algumas informaes de vrios profissionais da rea que analisam
designs de painis. Notem que sempre absorvo os nomes destes profissionais para no
causar futuros problemas, mas, anexo, esto s anlises originais, em ingls. O material
apresentado um resumo, mas as apresentaes completas esto anexadas ao curso para que voc mesmo faa sua anlise. So diversas fontes em diversos formatos (pdf, ppt,
doc e xls).
Configurao imprpria
O painel abaixo definido como configurao imprpria. Apresenta riqussimo visual,
recheado de mecanismos complexos de serem montados no Excel, a no ser com recursos
de Visual Basic. Por outro lado, fica abaixo do objetivo final dos dashboards, transmitir informaes suficientes para gerar idias e facilitar uma concluso final.
Qual concluso voc chegou deste painel?
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Configurao aceitvel
No painel abaixo, notamos o aumento de profissionalismo. Logo no topo do painel encontramos mecanismos para transform-los em painel dinmico (1). As informaes esto distribudas perfeitamente, de forma lgica e bem organizadas. O nico e minsculo excesso
est na adoo de cores que distrai o foco principal do painel. Ressaltamos que mesmo
seguindo orientaes dos grandes especialistas, no devemos ficar impedidos de adotar
cores nos painis, apenas com uma ressalva, equilbrio de cores. Atentar para o uso de
tonalidades leves e sbrias.
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Configurao perfeita
Por que apresenta lotes de dados importantes. Poucas cores e cores suaves para no agredir aos olhos e distrair ateno do leitor. Grficos inteligentes. Design moderno e eficaz
que conduz intuitivamente a compreenso das informaes. Oferece a possibilidade de
consultar a ajuda para manipulao dos ndices. Inclui legendas para maior compreenso
dos resultados mostrados. Neste modelo, foi configurado para que as informaes sejam
apresentadas de tempo em tempo. Lembrar sempre: a perfeio uma utopia e a melhoria
vem da observao e o aprendizado contnuo.
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Captulo 2 - Hiperlinks
Um hiperlink um vnculo de um documento que, quando clicado, abre outra pgina ou
arquivo. O destino normalmente outra pgina da Web, mas tambm pode ser uma figura,
um endereo de email ou um programa. O hiperlink em si pode ser um texto ou uma figura.
Quando um visitante do site clica no hiperlink, o destino mostrado em um navegador da
Web e aberto ou executado, dependendo do tipo de destino. Por exemplo, um hiperlink para uma pgina mostra a pgina no navegador da Web e um hiperlink para um arquivo AVI
abre o arquivo em um mdia player.
Criar um hiperlink
Criar um hiperlink para um novo arquivo
1. Clique com o boto direito do mouse na clula ou no elemento grfico que voc deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho.
2. Em Vincular a no lado esquerdo da caixa de dilogo, clique em Criar novo documen-
3.
4.
5.
6.
to.
Digite um nome para o novo arquivo na caixa Nome do novo documento.
Para especificar um local diferente daquele mostrado em Caminho completo, digite o
novo local na caixa Nome do novo documento ou clique em Alterar e selecione o local desejado. Clique em OK.
Em Quando editar, clique em uma opo para especificar se deseja abrir o novo arquivo para edio agora ou mais tarde.
Para atribuir uma dica a ser exibida quando voc posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela e
clique em OK.
Remover um hiperlink
Excluir um hiperlink e o texto ou o elemento grfico que o representa
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Para remover um hiperlink e o texto que o representa, clique com o boto direito do
mouse na clula que contm o hiperlink e clique em Limpar contedo no menu de
atalho.
Para remover um hiperlink e o elemento grfico que o representa, mantenha a tecla
CTRL pressionada e clique no elemento grfico. Em seguida, pressione DELETE.
Desativar um nico hiperlink
Clique com o boto direito do mouse no hiperlink que voc deseja desativar e, em
seguida, clique em Remover hiperlink no menu de atalho.
1.
2.
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3.
Marque a caixa de seleo Desenvolvedor em Guias Principais direita e
clique em OK.
Para usar os controles de formulrio no Excel 2007, voc deve habilitar a guia Desenvolvedor. Para fazer isto, siga estas etapas:
1.
2.
Clique em Popular, marque a caixa de seleo Mostrar guia Desenvolvedor
na Faixa de Opes e clique em OK.
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2.
Clique no local da planilha onde deseja que o canto superior esquerdo da caixa de listagem aparea e arraste a caixa de listagem para o local onde deseja que o
canto inferior direito da caixa de listagem permanea. Neste exemplo, crie uma caixa
de listagem que abranja as clulas B2:E10.
3.
No grupo Controles clique em Propriedades.
4.
Na janela Formatar objeto, digite as informaes a seguir e clique em OK.
a.
Para especificar o intervalo para a lista, digite H1:H20 na caixa Intervalo de
entrada.
b.
Para inserir um valor numrico na clula G1 (dependendo de qual item est
selecionado na lista), digite G1 na caixa Vnculo de clula.
c.
Observao A frmula NDICE() usa o valor em G1 para retornar o item de
lista correto.
d. Em Tipo de seleo, certifique-se de que a opo nica selecionada.
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Para adicionar uma caixa de combinao no Excel 2003 e verses anteriores do Excel, clique no boto Caixa de combinao da barra de ferramentas Formulrios.
2.
Clique no local da planilha onde deseja que o canto superior esquerdo da caixa de combinao aparea e arraste a caixa de combinao para o local onde deseja
que o canto inferior direito da caixa de combinao permanea. Neste exemplo, crie
uma caixa de combinao que abranja as clulas B2:E10.
3.
Clique com o boto direito do mouse na caixa de combinao e em Formatar
controle.
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4.
A caixa de combinao ou a caixa suspensa devem exibir a lista de itens. Para usar
a caixa suspensa ou a caixa de combinao, clique em qualquer clula para que o
objeto no seja selecionado Ao clicar em um item na caixa suspensa ou na caixa de
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4.
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Esse valor restringe a parte superior do boto de rotao para o primeiro item
na lista.
c. Na caixa Valor mximo, digite 20.
Esse nmero especifica o nmero mximo de entradas na lista.
d. Na caixa Alterao incremental, digite 1.
Esse valor controla quanto o controle de boto de rotao incrementa o valor
atual.
e. Para colocar um valor numrico na clula G1 (dependendo de qual item est
selecionado na lista), digite G1 na caixa Vnculo da clula.
Clique em qualquer clula para que o boto de rotao no seja selecionado. Ao clicar no controle para cima ou no controle para baixo no boto de rotao, a clula G1
atualizada para um nmero que indica o valor atual do boto de rotao mais ou
menos a alterao incremental do boto de rotao. Esse nmero atualiza a frmula
NDICE na clula A1 para mostrar o item anterior ou posterior.
O valor do boto de rotao no se alterar se o valor atual 1 e voc clica no controle para baixo ou se o valor atual 20 e voc clica no controle para cima.
Barra de rolagem
1.
Para adicionar uma barra de rolagem no Excel, clique na guia Desenvolvedor, clique em Inserir, e clique em Barra de rolagem em Controles
de formulrio.
Para adicionar uma barra de rolagem no Excel 2003 e em verses anteriores do Excel, clique no boto Barra de rolagem na barra de ferramentas Formulrios.
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3.
Clique com o boto direito do mouse na barra de rolagem e em Formatar
controle.
4.
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Esse valor inicializa a barra de rolagem, desta forma a frmula NDICE apontar
para o primeiro item na lista.
b. Na caixa Valor mnimo, digite 1.
Esse valor restringe a parte superior da barra de rolagem ao primeiro item na
lista.
c. Na caixa Valor mximo, digite 20. Esse nmero especifica o nmero mximo
de entradas na lista.
d. Na caixa Alterao incremental, digite 1.
Esse valor controla quanto a barra de rolagem incrementa o valor atual.
e. Na caixa Alterao de pgina, digite 5. Esse valor controla quanto o valor
atual ser incrementado ao clicar dentro da barra de rolagem em qualquer
dos lados da caixa de rolagem).
f. Para colocar um valor numrico na clula G1 (dependendo de qual item est
selecionado na lista), digite G1 na caixa Vnculo da clula.
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Em Clara, Mdia ou Escura, clique no estilo que tabela que deseja usar. Os estilos de tabela personalizados estaro disponveis em Personalizado depois que voc criar um ou mais
deles. Para obter informaes sobre como criar um estilo de tabela personalizado, consulte
Formatar uma tabela do Excel.
Dica: Depois de criar uma tabela, as Ferramentas da Tabela se tornaro disponveis e a
guia Design ser exibida. possvel usar as ferramentas na guia Design para personalizar
ou editar a tabela.
o Converter uma tabela em intervalo de dados
Clique em qualquer lugar da tabela para exibir as Ferramentas de Tabela, na guia Design,
no grupo Ferramentas, clique em Converter em Intervalo.
Observao: Recursos de tabela no estaro mais disponveis depois que voc converter
a tabela de volta a um intervalo. Por exemplo, os cabealhos de linha no incluem mais as
setas de classificao e filtro, e as referncias estruturadas (referncias que usam nomes
de tabelas) que foram usadas em frmulas se transformam em referncias de clula comuns.
Dica: Tambm possvel clicar com o boto direito do mouse na tabela, clicar em para Tabela e clicar em Converter em Intervalo.
Formatao Condicional
s vezes necessrio formatar uma ou mais clulas, de acordo com seu preenchimento ou
de outras clulas. Por exemplo, possvel fazer com que clulas que tenham valores inferiores a certo limite, fiquem com a cor da fonte ou tenham um sombreamento diferente.
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item produto
1 arroz
C
qtde
1200
3
4 farinha
500
2 feijo
300
3 macarrao
800
7 milho
500
6 soja
450
5 trigo
211
4
5
6
7
8
D
preo unitario
R$
80,00
R$
60,00
R$
50,00
R$
80,00
R$
100,00
R$
90,00
R$
30,00
E
total
R$
96.000,00
R$
30.000,00
R$
15.000,00
R$
64.000,00
R$
50.000,00
R$
40.500,00
R$
6.330,00
F
Vendedor
Daniel
Kleiber
Daniel
Kleiber
Daniel
Kleiber
Daniel
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Conjunto de cones: Apresentam diversos smbolos como setas, faries, etc, condicionados aos valores escolhidos.
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Quantidade
1
2
3
1
2
4
2
1
1
1
Valor
299,90
799,98
177,00
299,90
799,98
236,00
599,80
399,99
59,00
299,90
Vendedor
Jos
Marcelo
Francisco
Jos
Jos
Marcelo
Joo Neto
Francisco
Jos
Marcelo
Total Global
6
3
6
10
25
Para obter o relatrio acima, bem como outros que podem ser criados, apresentamos o
recurso Relatrio de Tabela Dinmica.
Para construir o produto acima, comece selecionando a tabela inteira, clique dentro da tabela e pressione CTRL + *. Com a planilha selecionada clique na Guia Inserir Tabela Dinmica. O assistente assumir o comando das aes de agora por diante. Confirme se a
tabela intervalo est correto (A1:F11) e clique em OK para criar o relatrio em um nova
planilha.
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Observe bem a tela que ser apresentada, pois atravs dela que voc monta seu relatrio simplesmente arrastando as informaes para construir o layout que quiser.
Observao: Caso os dados utilizados para o relatrio dinmico sejam alterados, a tabela
dinmica no se atualiza automaticamente, necessrio atualizar dados com o boto direito ou na Faixa de opes e clicar em Atualizar.
Para entender melhor os campos utilizados na tabela dinmica descrevemos cada uma na
tabela abaixo:
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Descrio
Valores
Rtulos de
Linha
Utilize para colocar nele o campo sobre o qual deseja o relatrio. Use para exibir campos como linhas no lado do relatrio.
Rtulos de
Coluna
Utilize para colocar nele o campo sobre o qual deseja o relatrio. Use para exibir campos como colunas na parte superior do relatrio
Filtro de Relatrio
Use para filtrar todo o relatrio com base no item selecionado no filtro de
relatrio
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Observao Para usar mais de uma funo resumo no mesmo campo, adicione o campo
novamente a partir da lista de campos de Tabelas Dinmicas e, em seguida, repita as etapas escolhendo a outra funo desejada.
Usar segmentaes de dados para filtrar dados de Tabela Dinmica
Em verses anteriores do Microsoft Excel, voc pode usar filtros de relatrio para filtrar dados em um relatrio de Tabela Dinmica, mas no fcil ver o estado de filtragem atual ao
filtrar vrios itens. No Microsoft Excel 2010, voc tem a opo de usar segmentaes para
filtrar os dados. As segmentaes de dados oferecem botes nos quais voc pode clicar
para filtrar dados de Tabela Dinmica. Alm da filtragem rpida, as segmentaes de dados tambm indicam o estado de filtragem atual, tornando mais fcil entender o que exatamente mostrado em um relatrio de Tabela Dinmica filtrado.
Um item, ao ser selecionado, includo no filtro e os dados desse item so exibidos no relatrio. Por exemplo, quando voc seleciona Celular no campo Tipo, somente os dados que
incluem Celular nesse campo so exibidos.
Uma segmentao de dados, depois de criada, aparecer na planilha ao lado da Tabela
Dinmica, em uma exibio em camadas, se voc tiver mais de uma segmentao de dados. possvel mover uma segmentao de dados para outro local da planilha e redimension-la, quando necessrio.
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5. Em cada segmentao de dados, clique nos itens que voc deseja filtrar.
Para selecionar mais de um item, segure a tecla CTRL enquanto clica nos itens que
devero ser filtrados.
Clulas macro
Clulas que interligadas a base de dados, apresentam informaes pertinentes dos relatrios, a fim de se ter uma macro viso do processo.
Conjunto de mini-grficos
Usa-se mais de um para esclarecer tpicos cruciais de um processo em perodos diferentes. Como no exemplo ao lado, observamos as mudanas ocorridas em trinta dias e seis
meses.
No grfico fcil perceber o percentual de passageiros que migraram entre estados e os
respectivos lucros obtidos.
Inserindo Mini-Grficos
Novidade no Microsoft Excel 2010, um minigrfico um pequeno grfico em uma clula de
planilha que fornece uma representao visual de dados. Use minigrficos para mostrar
tendncias em uma srie de valores, como aumentos ou redues sazonais, ciclos econmicos, ou para destacar valores mximos e mnimos. Posicione um minigrfico ao lado de
seus dados para causar maior impacto.
Neste minigrfico, o marcador de valor alto verde e o de valor baixo laranja. Todos os
outros marcadores so mostrados em preto.
possvel aplicar um esquema de cores a seus minigrficos escolhendo um formato interno na galeria Estilo (guia Design, que ficar disponvel quando voc selecionar uma clula
com um minigrfico). Use os comandos Cor do Minigrfico ou Cor do Marcador para escolher uma cor para os valores alto, baixo, primeiro e ltimo (como verde para alto e laranja
para baixo).
Uma vantagem de usar minigrficos que, ao contrrio dos grficos, os minigrficos so
impressos quando voc imprime a planilha que os contm.
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OBS: Voc pode digitar texto diretamente em uma clula que contm um minigrfico e formatar o texto (por exemplo, alterar sua cor de fonte, tamanho ou alinhamento) e tambm
aplicar uma cor de preenchimento (plano de fundo) clula.
Disciplina
Pesquisa de
Campo
Redao
Portugus
Lingstica
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Matrcula
22320673 Curso
Jornalismo
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Data
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Cama
Fogo
Geladeira
Mesa
Televisor
Produto
Preo Unitrio
Quantidade
Valor total
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3. Nmero Decimal: Utilizada para nmeros monetrios e decimais dentro de um intervalo especificado.
Observao Para permitir que um usurio digite porcentagens, por exemplo, 20%, selecione Decimal na caixa Permitir, selecione o tipo de restrio desejado na caixa Dados, digite o mnimo, o mximo ou um valor especfico como um decimal, por exemplo, 0,2, e exiba
a clula de validao de dados como uma porcentagem, selecionando a clula e clicando
em Estilo de Porcentagem
no grupo Nmero na guia Planilha.
4. Data: Utilizada para perodos de tempo em dias.
Por exemplo, para definir um perodo de tempo entre a data de hoje e trs dias da data de
hoje, selecione entre na caixa Dados, digite =HOJE() na caixa Mnimo e digite =HOJE()+3
na caixa Mximo.
5. Hora: Utilizada para perodos de tempo em hora.Por exemplo, para definir um determinado perodo para servir o caf da manh entre a hora de abertura do restaurante, na clula H1, e cinco horas depois que o restaurante abrir, selecione entre na
caixa Dados, digite =H1 na caixa Mnimo e, em seguida, digite =H1+"5:00" na caixa
Mximo.
6. Comprimento de Texto: Utilizada para definir a quantidade de caracteres permitida
em uma clula.
7. Personalizado: Utilizada para definir a quantidade de caracteres permitida em uma
clula. Por exemplo, para permitir entradas em uma conta somente se o resultado
no exceder o oramento na clula E4, selecione Decimal para Permitir, selecione
menor que ou igual a para Dados e, na caixa Mximo, digite =E4.
Funo Procv
Temos uma tabela que contm o nmero da matrcula, o nome e a data de nascimento de
alguns alunos de certa turma de colgio. Suponha que na mesma planilha,em outra planilha (ou at outro arquivo do Excel) voc queira digitar a matrcula de um dos alunos numa
clula (B12, por exemplo), e queira obter o nome correspondente a matrcula digitada na
clula C12.
Para resolver esta questo podemos utilizar a funo PROCV (), veja sua sintaxe:
=PROCV(Valor procurado; Matriz Tabela; Nmero ndice Coluna; Procurar Intervalo)
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Valor Procurado: O primeiro argumento o que est sendo procurado deve contemplar a clula onde voc pretende digitar a matrcula a ser encontrada, ou seja
B12.
Matriz Tabela: O segundo argumento a rea da tabela onde esto os dados a serem consultados, iniciando a marcao da coluna onde est a chave. No nosso exemplo inicial B3:D10, ou seja toda rea da tabela sem os ttulos, note tambm
que a primeira coluna a ser marcada a coluna B, pois a chave est na coluna B
(nmero). Se quisssemos digitar o nome e obter a data de nascimento, teramos
que iniciar a marcao na coluna C (nome) e a rea seria C3:D10.
Nmero ndice da coluna: O terceiro argumento o nmero de ordem da coluna
onde esta a informao que voc quer recuperar, por exemplo, digitar a matrcula e
obter o nome seria 2, digitar a matrcula e obter a data de nascimento seria 3.
Procurar Intervalo: O quarto e ltimo argumento se colocado FALSO ou 0 (zero)
significa dizer que s traga se encontrar a chave exata, o argumento VERDADEIRO, vazio ou 1 (um) significa dizer que caso no encontre a chave exata traga um valor aproximado. O default (padro) VERDADEIRO.
Vamos fazer!
Abra o Excel no seu computador e digite a tabela acima. Agora coloque o clique na clula
onde voc vai digitar a frmula, ou seja, C12, e digite =PROCV (B12; B3:D10;2;FALSO) e
depois tecle <ENTER>. Observe que como a clula B12 ainda est vazia apresentado
#N/D, isso significa que o valor no pode ser encontrado. Digite agora o nmero de uma
das matrculas j cadastradas no intervalo de B3:B10 que na clula C12 exibido o nome
correspondente.
Tente agora sozinho fazer com que ao digitar a matrcula na clula B13, seja apresentada a
data de nascimento na clula C13.
Observaes importantes:
1. Tente digitar uma matrcula maior que 8. Ser apresentado a mensagem #ND, pois
como no ltimo argumento escolhemos a opo Falso para Procurar Intervalo.
2. A frmula sempre realizada na clula onde se deseja que o resultado seja exibido.
3. O valor procurado geralmente uma informao que ser digitada em outra clula,
mas tambm pode ser proveniente de outra frmula.
4. A 1 Coluna da matriz tabela deve sempre ser relativa informao procurada no
valor procurado.
5. A 1 Coluna da matriz tabela (Coluna chave para a pesquisa) no deve conter informaes repetidas.
6. A referncia da matriz tabela nas frmulas deve ser absoluta. Ex.: $A$1:$B$10
Vamos exercitar!
Observe a tabela abaixo:
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A tabela acima contm dados de alguns funcionrios da empresa Sapataria Boa Bota.
Precisamos ajudar o operador do computador que quer digitar o RG e obter o telefone do
funcionrio correspondente.
Responda a questo partindo do princpio que ele quer digitar a matrcula na clula B1 e
obter o telefone em C1.
Passos:
1 Digite na clula C1, ou seja no local onde voc quer que o telefone seja apresentado, a
seguinte frmula: =PROCV(B1;B4:E9;4;FALSO)
2 Digite na clula B1 um dos nmeros de RG cadastrados. Veja que funcionou. Agora
digite um nmero de RG que no est cadastrado e veja que apresentado #N/D.
Funo Indireto
A funo INDIRETO retorna o valor de uma referncia especificada numa seqncia de
caracteres. Caso a seqncia seja uma referncia invlida, #REF! ser retornado.
Considere a tabela abaixo:
Observe que, ao digitar o valor da frmula =B2 em C4, a referncia B2 fica na cor azul. Isso
acontece porque Excel reconhece B2 como uma referncia. Entretanto, se em C6 for digitada a frmula =INDIRETO("B2"), a referncia B2 permanecer na cor preta, como podese ver abaixo:
Note que nesse caso, B2 uma cadeia de caracteres (string), j que est entre aspas. Logo, para o Excel, B2 um texto. O resultado de ambas as frmulas
(=B2 e =INDIRETO("B2")) , corretamente, o valor de B2: 8.
Sintaxe da Funo INDIRETO
INDIRETO possui dois argumentos: o primeiro, obrigatrio e o segundo, opcional:
INDIRETO(referncia;estilo_de_referncia_A1) ,
referncia: a string que convertida para referncia.
estilo_de_referncia_A1: Tipo lgico opcional cujo valor padro VERDADEIRO. Define
qual tipo de referncia est especificada: Se for VERDADEIRO, o estilo de referncia interpretado ser A1. Se for FALSO, o estilo de referncia interpretado ser L1C1.
Fazendo Referncia a Uma Outra Planilha Usando INDIRETO
Para fazer referncia a uma outra planilha, podemos escrever, por exemplo,
='Plan1'!A1
Daniel Tomaz
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Observe a Planilha Relatrio (segunda planilha). Ela possui frmulas que buscam valores
da Planilha Resultados(primeira planilha).. A frmula =INDIRETO("'Resultados'!C2") equivale a ='Resultados'!C2, e seu resultado conhecido: Empresa.
Estruturando-se um pouco mais a frmula, para termos o mesmo resultado, podemos escrever =INDIRETO("'" & A2 & "'!" & B2), j que A2=Resultados e B2=A1. Ou seja, com
essa construo de INDIRETO, busca-se na Planilha Resultados a Referncia A1. Logo, as
frmulas das colunas C, D e E so equivalentes e retornam o mesmo resultado, em F.
Funes NDICE e CORRESP
Essa combinao cria uma frmula do tipo Procura e Referncia, que capaz de retornar
resultados inclusive de clulas esquerda da coluna onde efetuamos uma busca. O que
no possvel com a PROCV, que s consegue mostrar valores de clulas direita da coluna da busca.
Bom, primeiro vou explicar o funcionamento de cada uma das frmulas separadamente,
usando a tabela abaixo como exemplo.
Funo NDICE
Retorna o valor da clula na interseo de uma linha com uma coluna em um dado intervalo de clulas.
Daniel Tomaz
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Para a tabela acima, escrevendo a frmula =NDICE(A1:D5;2;3), obteremos como resultado o valor 31, correspondente a interseo da linha 2 com a coluna 3 dentro do range A1:D5.
Funo CORRESP
Retorna a posio de um item em uma determinada coluna.
Escrevendo a frmula =CORRESP(Dbora;B:B;0), o Excel mostrar o valor 4, correspondente a posio do nome Dbora na coluna B.
Segue a composio da frmula CORRESP para melhor entendimento.
Corresp(valor procurado; range de busca; tipo de correspondncia)
Valor procurado: Dbora
Range de busca: B:B
Tipo de correspondncia: (no caso que estamos estudando sempre usaremos 0)
0 correspondncia exata
1 maior do que
-1 menor do que
Agora, vamos ver como funciona a combinao dessas frmulas.
Como exemplo, devemos escrever a seguinte expresso para encontrar a idade da Dbora:
=NDICE(A1:D5;CORRESP(Dbora;B:B;0);3).
Nesta expresso, estamos pedindo ao Excel que mostre o valor da terceira colunado range A1:D5, quando encontrar o nome Dbora na coluna B. Como resultado obteremos o
valor 29.
claro que obteramos o mesmo resultado com a frmula PROCV, escrevendo:=PROCV(Dbora;B2:C5;2;0), mas se quisssemos encontrar algum valor da coluna
A, anterior a coluna de busca (coluna B), no seria possvel usando a PROCV.
Aqui entra a substituio da PROCV para fazermos buscas mais eficientes
Conforme falei no incio, diferentemente da PROCV, a combinao NDICE + CORRESP consegue mostra como resultado valores contidos em colunas esquerda da coluna
onde estamos efetuando a busca.
Assim, na mesma tabela, podemos obter o valor da coluna A relacionado ao nome Dbora.
Para isso, basta escrever a seguinte expresso:
=NDICE(A1:D5;CORRESP(Dbora;B:B;0);1)
Reparem que apenas trocando o 3 pelo 1 no final da expresso (coluna de referncia do
resultado desejado), teremos Cincias Sociais como resultado!
Funo Desloc
A funo DESLOC uma funo extremamente verstil, atravs dela podemos reduzir ou
expandir uma matriz de uma frmula. Quando dizemos matriz estamos falando de intervalos de clulas.
Como aplicar a funo
Veja a sintaxe abaixo:
=DESLOC(referncia; linhas; colunas; altura; largura)
Onde:
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Os argumentos altura e largura especificam quantas clulas e quantas colunas a funo DESLOC abranger. Ou seja, suponhamos que temos um intervalo de dados B1:B4 onde faremos a soma abrangendo o intervalo. Queremos que esta soma tenha abragncia de um maior nmero de clulas, ento colocamos a quantidade de clulas desejadas no argumento altura e ela trar automaticamente a soma de todas as clulas e das que forem inseridas neste intervalo. Isto vale tambm para colunas.(Este nmero deve ser sempre positivo).
Aplicao: podemos ver na figura ao lado, como podemos aplicar a funo 'Desloc'. Para
entend-la melhor, coloquei-a junto da frmula 'Soma'. Note que as colunas 'A', 'B' e 'C'
contm alguns nmeros digitados. A coluna 'F' contm os critrio que foram utilizados na
funo DESLOC que se encontra na clula 'F7'.
A frmula criada, faz a soma do intervalo, como vemos na figura, destacado em vermelho.
Esta soma feita, pois a funo 'desloc', faz referncia a este intervalo deslocando a partir
da clula 'A1' 2 linhas para baixo e 1 coluna para a direita. O tamanho da referncia definido pela altura (4) e pela largura (1) (conforme destacado em vermelho (B3:B6).
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Criando um Grfico
Para utilizar os recursos grficos, voc
deve seguir os seguintes passos:
1 - Abrir a planilha de origem dos dados
(TOTAL DE VENDAS).
2 - Selecione a rea de clulas A1:B5.
3 Na Guia Inserir, no Grupo Grficos,
clique no grfico no tipo de grfico desejado.
Como no nosso exemplo iremos criar um
grfico de Colunas Agrupadas, observe
que ao clicar no grfico de colunas que
aparece na Faixa de opes, cada tipo de
grfico possui subtipos, para que voc escolha aquele que melhor se adequa a seu
dados.
4-Feito isso percebera que o seu grficos j estar pronto, como um objeto dentro da sua
planilha, restando agora apenas que seja realizado os ajustes, caso seja necessrio, para
ele ficar da forma desejada.
5-Para moviment-lo na planilha s arrastar o boto esquerdo do mouse na rea do grfico (rea mais externa do grfico), aumente ou diminua o seu tamanho utilizado as extremidades do Grfico.
TOTAL DE VENDAS
450
400
350
300
250
TOTAL DE VENDAS
200
150
100
50
0
JAN
FEV
MAR
ABR
DICA: No caso das colunas necessrias a montagem do grfico serem alternadas (no
adjacentes): marque uma delas, pressione a tecla CTRL e assinale a outra coluna.
Partes de um grfico
Um grfico composto de vrias partes, veja descrio abaixo dos seus principais componentes:
rea do Grfico Compreende a rea mais externa do grfico.
rea de Plotagem - Representa a rea que possui as informaes grficas.
Eixo das categorias Lugar que possui o texto dos itens representados pelo grfico (eixo x)
Eixo dos valores - Lugar que possui os valores representados pelo grfico (eixo y).
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Legenta
750
800
700
600
rea de Plotagem
Eixo dos valores
500
486
Sries
dez
Mdia
400
306
300
200
93
100
Eixo das
categorias
Bronto
Petero
Rex
Sauro
1
2
3
4
A
META SETEMBRO
R$
2.475.000,00
VALOR REALIZADO
R$
2.940.000,00
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.
O prximo passo ser configura o Rtulo do Eixo Horizontal (Categorias), selecionando
agora as clulas A1 e A2, de forma semelhante a anterior.
Comparativo
R$3.000.000,00
R$2.800.000,00
R$2.600.000,00
Comparativo
R$2.400.000,00
R$2.200.000,00
META
VALOR
SETEMBRO REALIZADO
dez
800
700
Mdia
669
654
600
460
500
400
300
200
100
41
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Bronto
Petero
Rex
Sauro
250%
90
211%
80
200%
70
150%
60
100%
50
Previsto
50%
40
30
20
-25%
10
0
Daniel Tomaz
-1%
-14%
-48%
-77%
0%
-30%
-50%
Realizado
Variao
-100%
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A anlise esta sendo feita nos quatro estados que mais influenciaram na venda de Hard
Disk durante o 1 trimestre de 2005. Assim, resolvemos efetuar o processo por etapas.
1 etapa Coleta de Dados
Nesta etapa, reunimos o relatrio completo para coletar informaes importantes que devero ser apresentados no painel.
2 etapa Sintetizando dados Transformamos em uma planilha sintetizada. Deixando na
tabela os dados necessrios para exibio no painel.
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Esta nova planilha ser a fonte principal para outra tabela que ser inserida no painel.
Para construirmos a tabela acima, precisamos dos recursos especiais das frmulas e funes do Excel 2010. A pasta completa contm as planilhas Dashboard, Dados, Vnculos e
Ajuda.
Vinculando informaes
Use a pasta de trabalho dados.xls que contm a planilha dados para o exerccio. Insira nova planilha e d o nome de Vnculos. Dentro desta nova planilha, digite Opo na clula
A1 e acrescente na clula B1 o valor 1. Esta clula ser o comando principal para a mudana de fabricante. Posteriormente voc compreender, tenha pacincia.
Sintetizando dados
Retorne para a guia Dados para montarmos a tabela que far parte do painel.
Preencha a tabela com os dados do fabricante A no ms de janeiro.
Na clula H3, digite =DESLOC(B3;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0).
Na clula H4, digite =DESLOC(B10;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0).
Na clula H5, digite =DESLOC(B17;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0).
Na clula H6, digite =DESLOC(B24;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0).
Fevereiro:
I3 =DESLOC(C3;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
I4 =DESLOC(C10;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
I5 =DESLOC(C17;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
I6 =DESLOC(C24;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
Maro:
J3 =DESLOC(D3;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
J4 =DESLOC(D10;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
J5 =DESLOC(D17;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
J6 =DESLOC(D24;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)
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Rio de Janeiro
1000
Minas Gerais
Amazonas
500
0
Jan
Fev
Mar
Montando a apresentao
Na guia Dashboard.
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O painel est dividido em 3 estgios. O primeiro o cabealho onde esto disponveis trs
informaes importantes: Data e hora, Nome do painel e botes de ajuda e/ou macros.
O intervalo B1:D1 est mesclado e centralizado. Contm a frmula =agora() para mostrar a
data e hora do sistema.
No centro, o intervalo E1:V2 tambm mesclado e centralizado com o texto MODELO DE
DASHBOARD.
Na direita, intervalo W1:X1, mesclado e centralizado sem contedo. Sobre este intervalo,
trs formas de cantos arredondados que esto interligadas a macros. Veremos este assunto mais detalhado em um captulo especial.
O segundo estgio o corpo principal do painel que est subdividido em blocos da esquerda, central e direita.
Construindo o bloco da esquerda
Para construir a primeira parte, selecione o intervalo C5:G8, mesclado e centralizado. Digite um texto sobre o assunto divulgado no painel.
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1 PARTE
2 PARTE
3 PARTE
4 PARTE
Para construir a segunda parte, necessitamos de uma ferramenta especial do Excel e pouco utilizada por profissionais da rea. Estamos falando da cmera que tem a funo principal, vincular informaes numa imagem.
Adicionando a cmera na barra de ferramentas de Acesso Rpido
Clique sobre o boto Office e clique no boto Opes do Excel. Escolha a opo personalizar. Na janela escolher comandos procure a opo Todos os comandos. Na rea do separador localize a opo cmera. Mova a barra de rolagem vertical at encontrar a opo desejada. Selecione cmera e clique no boto adicionar, pressione OK. Observe que a barra
de ferramentas de Acesso Rpido apresenta a opo cmera.
Registrando com a cmera
Volte par a guia Dados e selecione o intervalo G2:J6. Clique sobre o boto cmera na barra de ferramenta de Acesso Rpido. V para a guia Dashboard e se posicione na clula
C12, desenhe um retngulo que se estender at a coluna G. Uma imagem da tabela
inserida automaticamente. Recomendvel remover as linhas de grade das planilhas para
mostrar um design diferente do Excel.
Vantagens da cmera
um objeto e no uma tabela agregada a grade da planilha. Dessa forma, pode ser
redimensionada com facilidade.
uma imagem que contm um link com a tabela original.
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Faa um teste, d um clique duplo sobre a imagem e automaticamente ser deslocado para a tabela original. Altere na tabela original o texto So Paulo por Paran e retorne para a
guia DASHBOARD. No esquea: Qualquer alterao realizada na tabela original a imagem sofre as devidas modificaes. Altere novamente de Paran para So Paulo.
Desvantagens:
A imagem perde um pouco de qualidade.
Flexibilidade da tabela
Agora vem a sobremesa. V para a guia Vnculos e altere o valor da clula B1 para 2 e observe que os dados da tabela se alteram para mostrar informaes do fabricante B. Note
que o grfico tambm sofreu modificaes. Altere o valor da clula B1 para 3 e receber as
informaes do fabricante C na tabela e no grfico. No esquea que a imagem incorporada na guia DASHBOARD tambm sofre modificaes. Veja a importncia da clula B1 para
esta situao. Faa sua anlise pessoal.
Mais informaes na guia Vnculos
Na guia Vnculos, clula E1, digite =Dados!A3 para criar um link com o fabricante correspondente. Arraste a frmula para as clulas abaixo.
Usando controles de formulrio
Na guia Dashboard. Clique no menu do Desenvolvedor. Clique sobre o boto Inserir da
guia Controles. Escolha o segundo boto Caixa de combinao (controle de formulrio).
Desenhar um retngulo sobre a clula vazia sobre So Paulo. Clique com o boto direito
sobre o controle e escolha a opo Formatar Controle. Na aba Controle preencha o intervalo de entrada com Vnculos!$E$1:$E$3. Registre o vnculo selecionando com Vnculos!$B$1 e pressione ok. Escolha a opo Fabricante 1.
Escolha outro fabricante na caixa de controle e veja o resultado.
Para construir a terceira parte, selecione C19:G19, mesclar e centralizar. Digite: Vendas
para o trimestre (Metas). Selecione C21:C23, mesclar e centralizar e digite =Dados!M3. Na
clula C24 digite So Paulo.
Repita o processo para os blocos semelhantes. Onde:
E21:E23 =Dados!M4
E24 o texto Rio de Janeiro
G21:G23 =Dados!M6
]24 o texto Amazonas.
A quarta parte semelhante terceira com alteraes em: C27:G27 ( Vendas para o trimestre (Realizadas).
C29:C31 =Dados!K3
C32 digite So Paulo.
E29:E31 (=Dados!K4
C32 digite Rio de Janeiro.
G29:G31 (=Dados!K6
G32 digite Amazonas.
Construindo o bloco central
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1 PARTE
2 PARTE
Para construir o cabealho da primeira parte, selecione o intervalo J4:P4, mesclar e centralizar e digite:
=SE(Vnculos!B1=1;Vnculos!E1;SE(Vnculos!B1=2;Vnculos!E2;SE(Vnculos!B1=3;Vnculo
s!E3))).
Usando a cmera para copiar o grfico
Como o grfico no pode ser copiado como se fosse uma clula comum, faa o seguinte:
selecionar o intervalo G8:M23 ao redor do grfico e use a cmera para copiar a imagem.
V para a guia Dashboard e desenhe ao lado da tabela, conforme a figura acima. Use o
controle para escolher um fabricante e verifique as mudanas.
Acrescentando mais informaes na tabela.
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