Anda di halaman 1dari 18

Makalah Komunikasi Bisnis

PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN


DAN PESAN-PESAN POSITIF

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Disusun Oleh Kelompok 5:


Adhip Pradityo
: C1F015033
Astika Tiarani
: C1F015034
Agus Warsito
: C1F015035
Ari Mukhsin
: C1F015036
Farid Adam Rahmadi
: C1F015037
Muchamad Muchtar Y.
: C1F015038
Muhammad Yusuf
: C1F015039
Bram Wahyunanto
: C1F015040

Makalah ini disusun sebagai salah satu penugasan


mata kuliah Komunikasi Bisnis Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Jurusan Akuntansi (Alih Jenjang)

KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang,
Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan
rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah tentang Penulisan Pesan-Pesan Rutin dan Pesan-Pesan Positif.
Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan sebaik-baiknya dengan mendapatkan
bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk
itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan
kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima
segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.
Akhir kata, kami berharap semoga makalah tentang tentang Penulisan PesanPesan Rutin dan Pesan-Pesan Positif ini dapat memberikan manfaat, menambah
referensi pemikiran bagi pihak-pihak yang membutuhkan terutama para teman mahasiswa
dan terlebih lagi bagi penyusun maupun menambah pengetahuan bagi pembaca sehingga
apa yang kami harapkan dapat tercapai.

Tim Penyusun

ii

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................................

KATA PENGANTAR..............................................................................................................

ii

DAFTAR ISI............................................................................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................

A.Latar Belakang......................................................................................................................

B.Rumusan Masalah..................................................................................................................

C.Tujuan Penulisan Makalah.....................................................................................................

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................................

A.Penyusunan Pesan-pesan Rutin.............................................................................................

B.Penyusunan Pesan-pesan Positif............................................................................................

C.Pesan-pesan Goodnews dan Goodwill...................................................................................

D.Menulis Jawaban Positif, Permintaan Kredit, dan Rekomendasi...........................................

10

E.Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan..............

13

BAB III PENUTUP.................................................................................................................

15

A.Kesimpulan............................................................................................................................

15

B.Saran......................................................................................................................................

15

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................

16

iii

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Menulis pesan-pesan bisnis baik yang berupa surat-surat, laporan, dan proposal (usulan)
untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo merupakan hal yang
rutin dalam dunia bisnis. Terlebih lagi penulisan surat-surat bisnis yang memberikan kesan
positif atau citra yang baik bagi para pembaca merupakan hal yang perlu mendapat perhatian
bagi organisasi perusahaan.
Kebanyakan kegiatan komunikasi karyawan berkaitan dengan hal-hal yang bersifat rutin
seperti pesanan, informasi, aduan/klaim dan penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi,
pemasaran, dan sebagainya. Dengan tanpa memperhatikan saluran komunikasi apa yang
dipilih, pemahaman tentang bagaimana mengorganisasi dan menulis pesan-pesan rutin
merupakan bagian penting komunikasi secara efektif.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena
pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap
hari. Jika pesan-pesan tersebut tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditujukan kepada
audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa
yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct approach)
atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. Mulailah
dengan pernyataan ide pokok yang jelas, ikuti dengan penjelasan secara rinci, dan akhiri
dengan pernyataan keramahan dan harapan tindakan yang diinginkan.
Meskipun terlihat sederhana, namun penulisan pesan-pesan rutin dan positif tidaklah
mudah. Organisasi perlu mengetahui sepenuhnya bagaimana menyusun penulisan pesanpesan bisnis tersebut dengan benar dan baik. Dengan penulisan pesan-pesan yang baik dan
benar tentunya akan mendukung terwujudnya komunikasi yang efektif dalam sebuah
organisasi yang dapat menjadi kunci keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai
tujuannya, juga dapat memberikan kesan positif atau citra yang baik dari para pembaca dari
kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan.
iv

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakang di atas, tim penyusun menguraikan beberapa
rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana strategi dalam penyusunan penyusunan pesan-pesan rutin?
2. Bagaimana strategi dalam penyusunan pesan-pesan positif?
3. Bagaimana menjelaskan tentang good news dan goodwill di dalam dunia bisnis?
4. Bagaimana cara penulisan jawaban positif, permintaan kredit, dan rekomendasi?
5. Apa saja contoh pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif di lingkungan pemerintahan?
C. Tujuan Penulisan Makalah
Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai
berikut:
1. Menguraikan dan menjelaskan strategi dalam penyusunan pesan-pesan rutin.
2. Menguraikan dan menjelaskan strategi dalam penyusunan pesan-pesan positif
3. Menguraikan dan menjelaskan tentang good news dan goodwill di dalam dunia bisnis
4. Menguraikan dan menjelaskan tentang penulisan jawaban positif, permintaan kredit, dan
rekomendasi

5. Menguraikan beberapa contoh pesan-pesan rutin dan positif di lingkungan pemerintahan.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Penyusunan Pesan-pesan Rutin


Pesan rutin atau routine messages adalah pesan yang disampaikan kepada pihak internal
dan eksternal organisasi dalam proses pelaksanaan kegiatan pencapaian tujuan perusahaan.
Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam
kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan
rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis
merupakan suatu hal yang perlu mendapatkan perhatian.
Karakteristik dari pesan rutin yang baik adalah sebagai berikut:
1. To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), dan Subject (Judul Subyek)
Dalam penulisan pesan rutin yang baik diperlukan komponen terkait dari siapa pesan
dibuat, kepada siapa pesan ditujukan, tanggal, dan judul yang jelas agar pembaca dapat
mengidentifikasi pesan tersebut dengan segera dan tepat.
2. Satu Topik
Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya
dengan tepat.
3. Bersifat percakapan
Pesan yang disampaikan diharapkan bersifat percakapan karena pihak-pihak yang
berkomunikasi biasanya sudah saling kenal tetapi tetap menggunakan nada yang
profesional dan tidak emosional
4. Keringkasan
Pesan hanya mengandung apa yang perlu untuk disampaikan dan tetap bersikap sopan
sebagai bentuk fungsional komunikasi.
5. Penyorotan Grafis
Penulis pesan menggunakan teknik penyorotan grafis untuk menonjolkan ide-ide yang
penting dan meningkatkan keterbacaan.
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik,
sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang
bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian
pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian
pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
vi

Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan
tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk,
harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran
produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan,
apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan. Untuk memudahkan respons
pembaca, akan lebih baik kalau dicantumkan informasi penting yang dapat dihubungi segera,
seperti alamat kantor, nomor telepon (termasuk telepon seluler), atau alamat email, jam dan
hari kerja, serta kontak informasi penting lainnya.
B. Penyusunan Pesan-pesan Positif
Untuk menulis pesan positif, seseorang perlu memperhatikan pola penulisan yang
digunakan. Terdapat dua pola penulisan pesan yakni pendekaran langsung (direct approach)
dan pendekatan tidak langsung (indirect approach). Pendekatan langsung merupakan
penulisan pesan yang ditulis secara deduktif dimana penulisan pesan diawali dengan ide
pokok dan selanjutnya diikuti oleh bukti-bukti pendukungnya. Sebaliknya, pendekatan tidak
langsung adalah penulisan pesan yang diawali dengan bukti-bukti dan kasus pendukung baru
kemudian diakhiri dengan ide pokoknya.
Strategi untuk penulisan permintaan rutin dan pesan-pesan positif adalah dengan
pendekatan langsung. Pendekatan langsung (direct approach ) memiliki beberapa keunggulan
dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan pendekatan langsung:
Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan.
Menekankan pada hasil suatu analisi yang telah Anda lakukan.
Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.
Kelemahan pendekatan langsung:
Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.
Kesulitan untuk mengubah pola piker yang cenderung to the point; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

vii

Untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisian dalam menyampaikan pesan rutin dan
positif diperlukan tiga langkah untuk penulisan pesan rutin dan positif, yaitu :
1. Perencanaan Pesan Rutin
Meskipun perencanaan pesan rutin dan positif hanya menghabiskan beberapa menit
saja, empat aktivitas dalam tahap perencanaan masih perlu dilakukan. Pertama, analisis
situasi untuk memastikan kejelasan tujuan pesan yang akan dibuat serta memastikan
penerima pesan memahami pesan tersebut. Kedua, kumpulkan informasi apapun yang
perlu diketahui oleh audiens. Termasuk semua informasi yang diperlukan oleh penerima
pesan untuk menghemat waktu dalam memahami informasi yang disampaikan serta
menghindari kesulitan karena pesan tambahan untuk mengisi kesenjangan yang terjadi.
Ketiga, memiilih media yang tepat untuk untuk pesan dan audiens tertentu. Baik pesan
rutin maupun positif sering dikirimkan via e-mail dan pesan instan, tetapi memo cetak
dan surat juga masih sering digunakan. Keempat, mengatur informasi secara efektif yang
meliputi mendefinisikan ide pokok, membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan
langsung atau tidak langsung, dan menyusun outline.
2. Menulis isi Pesan yang Rinci
Dimulai dengan mengadaptasi pendekatan dari sudut audiens. Untuk memperkuat
hubungan dengan audiens perlu memantapkan kredibilitas dan pancarkan citra perusahaan.
Kemampuan menghasilkan pesan dengan cepat adalah kunci bagi sebagian eksekutif
bisnis. Pastikan ide pokok telah terdefinisikan dengan baik dan pastikan bahwa tetap
berpegang pad aide pokok itu dengan membatasi ruang lingkup pesan yang akan
disampaikan. Bukalah dengan pernyataan yang jelas tentang ide pokok, masukkan semua
detail yang diperlukan ke badan pesan, dan kemudian tutuplah dengan sopan.
3. Penyelesaian Pesan
Langkah terakhir dalam proses penulisan pesan adalah menyediakan waktu yang
cukup untuk merevisi, memproduksi, mengoreksi dan mendistribusikan pesan tersebut.
Pertama, merevisi pesan dengan mengevaluasi isi beserta sistematikanya dan memastikan
bahwa pesan tersebut berisi apa yang ingin disampaikan dan mudah dipahami pembaca.
Bahkan, bila perlu, menyunting atau menulis ulang untuk membuatnya lebih ringkas dan
jelas. Kedua, desain dokumen agar sesuai dengan tujuan dan audiens. Koreksi versi akhir
pesan yang ingin disampaikan, cari kesalahan ketik, kesalahan ejaan dan mekanisme,
masalah perataan sisi ketikan,dan lain-lain. Ketiga, memilih metode distribusi yang efisien,
menghemat biaya, kenyamanan, waktu, keamanan, dan privasi.
viii

Berbagai jenis permintaan rutin jumlahnya tidak terbatas, dari meminta bantuan sampai
meminta kredit. Namun demikian, pesan rutin yang ditulis kemungkinan akan terbagi menjadi
beberapa kategori utama yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Meminta Informasi dan Tindakan
Ketika perlu mengetahui tentang suatu hal, memperoleh opini seseorang, atau meminta
seseorang melakukan tindakan sederhana, yang dibutuhkan biasanya adalah meminta.
Intinya, permintaan sederhana mengungkapkan:
Apa yang ingin diketahui atau apa yang kita inginkan untuk dilakukan oleh audiens.
Mengapa kita membuat permintaan tersebut.
Mengapa permintaan tersebut akan menimbulkan minat para audiens untuk membantu
kita.
Ikuti pendekatan langsung dengan pembuka berupa pernyataan yang jelas tentang alasan
menulis. Di bagian isi pesan, berikan semua penjelasan yang dibutuhkan untuk mendukung
alas an permintaan. Kemudian tutup pesan dengan catatan spesifik mengenai apa yang
diharapkan, dan masukkan juga tenggat waktu bila memungkinkan.
2. Meminta Rekomendasi
Karena permintaan untuk memberikan rekomendasi dan referensi merupakan permintaan
rutin, dapat diasumsikan bahwa audiens akan mengabulkan permintaan kita, dan kita
mengatur pendekatan dengan menggunakan pendekatan langsung. Dimulai dengan menulis
pesan dengan tujuan secara jelas dan meminta audiens untuk menulis surat rekomendasi
untuk kita. Akhiri surat dengan ungkapan penghargaan beserta nama dan alamat lengkap
orang yang dikirimi surat. Ketika meminta rekomendasi dengan segera maka harus
menyebutkan batas waktunya.
3. Membuat Klaim dan Meminta Penyesuaian
Bila merasa tidak puas dengan produk atau jasa perusahaan tertentu,kita mempunyai
pilihan untuk membuat klaim (keluhan resmi) atau meminta penyesuaian. Langkahlangkah yang dilakukan dalam membuat klaim yaitu diawali dengan membuat pembuka
surat dengan pernyataan yang langsung ke pokok permasalahan. Pada bagian isi surat,
berikan penjelasan detail

yang lengkap dan spesifik, berikan semua informasi yang

dibutuhkan pihak pemberi penyesuaian untuk memeriksa keluhan. Dalam bagian penutup
surat, mintalah dengan sopan tindakan spesifik atau sampaikan keinginan yang tulus untuk
menemukan solusinya.
C. Pesan-Pesan Good News dan Goodwill
Pesan-pesan Good News dan Good Will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan
kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan
goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan
ix

menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan, dan masyarakat publik
pada umumnya.
Seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach) ketika sedang
merespon secara positif pesan-pesan good news dan goodwill. Hal itu dilakukan karena
pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai
adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci
apa yang diminta, dan memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain,
apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak
emosional.
Good News dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yakni:
1. Good News tentang Pekerjaan
Merupakan pesan bisnis positif berkaitan dalam lingkungan pekerjaan. Bagaimana
medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk
pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu
organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi
dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki. Penulisan good news tentang
pekerjaan pada umumnya dilakukan dengan penekatan langsung (direct approach). Dalam
dunia bisnis terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan tentang pekerjaan, baik
yang bersifat finansial maupun non-finansial.
Finansial

Non-Finansial

Kenaikan gaji

Promosi Jabatan

Bonus lembur kerja dan Insentif

Tanda penghargaan

Insentif

Fasilitas kendaraan dan perumahan

Tunjangan hari raya

Proposal suatu proyek diterima

Kredit dengan bunga sangat ringan


Asuransi kesehatan dan jiwa
2. Good News tentang Produk
Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya
dengan penetapan harga pokok yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan
metode promosi yang tepat, dan pemilihan strategi distribusi yang tepat. Dalam dunia

bisnis yang riil di lapangan, dapat dijumpai bermacam-macam good news yang berkaitan
dengan produk, antara lain:

Pemberian diskon harga produk hingga 50%


Sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis
Pemberian kupon diskon harga produk
Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung maupun

diundi
Produk rusak uamg kembali atau ditukar dengan produk yang baik
Jaminan harga produk paling murah
Jaminan layanan garansi produk hingga tiga tahun, dan sebagainya.
Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah :
1. Ucapan selamat (Congratulation)
Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. Misalnya,
memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan tertentu, peresmian
gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain.
Pada pesan dengan niat baik, ide pokok diletakkan dibagian awal. Hal itu dilakukan untuk
memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan. Setelah itu, diuraikan alasan
pemberian ucapan. Pada bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang
pantas memperoleh keberhasilan dan memiliki harapan yang lebih baik dimasa mendatang.
Contoh :
Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT Ciga Solution mendapat predikat Best
Seller Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation. Predikat bergengsi tersebut adalah
bukti nyata kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda.
Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan loyalitas konsumen anda.
2. Penghargaan (Message of Appreciation)
Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai
prestasi kerja tertentu. Gaji dan bonus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang
diberikan perusahaan kepada pekerja. Namun, penghargaan dalam bentuk uang saja
tidaklah cukup. Penghargaan yang diberikan dalam bentuk surat penghargaan akan
memotivasi pekerja untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi lagi. Disamping itu,
perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terima kasih dengan alasan yang tepat dan
kepada pekerja yang tepat. Ucapan terima kasih yang kurang tepat justru akan merusak
iklim internal organisasi. Selain kepada pihak internal, perusahaan juga perlu memberikan
xi

penghargaan dan atau ucapan terima kasih kepada individu atau organisasi diluar
perusahaan. Misalnya, atas kesediaan mereka dalam menggunakan produk atau jasa
perusahaan.
Contoh :
Kami memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kepercayaan Saudara pada
jasa layanan kami.
Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi di masa mendatang, kami
mengharapkan kesediaan Saudara untuk memberikan kritik atau saran, dan harapanharapan Saudara di masa mendatang.
3. Ucapan Dukacita
Dalam perjalanan waktu, individu atau organisasi mungkin saja mengalami musibah atau
bencana. Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon
ataupun datang secara langsung. Namun karena alasan tertentu, ucapan dukacita dapat
disampaikan melalui pesan tertulis. Ucapan duka menunjukkan perhatian dan rasa simpatik
perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah. Ucapan duka bisa
diawali dengan rasa simpati, lalu diikuti dengan hikmah yang bisa diperoleh, serta ditutup
dengan dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan
dalam ucapan duka, tetapi hendaknya tidak hanya basa-basi dan tidak bermaksud
menyinggung perasaan.
Contoh :
Kami mendapatkan informasi dari berita televise bahwa PT. Abu Bakar mengalami
musibah kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah tersebut.
Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja. Mudah-mudahan hal tersebut dapat
meningkatkan kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Abu Bakar dapat segera beroprasi
kembali.
D. Menulis Jawaban Positif, Permintaan Kredit, dan Rekomendasi
1. Jawaban Positif
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu
pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai
permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang

xii

dimulai dengan pernyataan positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat
atau penghargaan kepada orang lain. Bentuk/contoh jawaban positif antara lain:
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi
(confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah
diterima. Pada umumnya, surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk
dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang
dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan
surat konfirmasi. Penulisan surat konfirmasi pesanandilakukan melalui dengan pendekatan
langsung yakni:
1) Paragraf pertama dari surat berisi pernyataan tentang kabar gembira. Pelanggan
ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan untuk menerima produk.
2) Pada bagian pertengahan dinyatakan secara jelas rangkuman semua transaksi secara
akurat dan jelas, jumlah produk yang dipesan, harga produk, kapan pengiriman, cara
pengiriman biaya pajak, dan keterangan lain yang diperlukan terkait produk.
3) Pada bagian akhir ucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik yang ditunjukan
dengan adanya pesanan tersebut.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Permintaan informasi merupakan hal yang penting untuk dijawab dan harus direspon
dengan cepat. Karena hal ini berkaitan dengan hubungan baik kegiatan bisnis dengan relasi
maupunpelanggan. Tanggapan yang lakukan sebagai bentuk jawaban permintaan informasi
bisa dikelompokkan sebagai berikut:
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Pelanggan yang prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog, atau brosur untuk
membantu mereka dalam memilih produk. Jawaban yang responsif, sopan, dan bersedia
membantu akan menggugah mereka untuk membeli. Dalam memberikan jawaban atas
permintaan potensial pembeli, terdapat tiga tujuan utama yang dicapai yaitu: (1)
Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan;
(2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) memberikan kesan yang baik
teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi
produk terbaru.
b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
xiii

Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan yang
baik dan menyenangkan terhadap pelanggan. Dalam hal ini jawaban atas permintaan
informasi tidak dilengkapidengan informasi terbaru, seperti produk baru atau bentukbentuk layanan yang baru. Jadi surat tanggapan yang dibuat semata-mata untuk
menanggapi permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.
2. Permintaan Kredit Rutin
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun non-bank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Kebanyakan
permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letter) dan
referensi kredit (credit reference).
1. Persetujuan Kredit :
Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Bagian-bagianya dapat
diuraikan sebagai berikut:
a. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut
b. Bagian pertengahan mencakup beberapa hal antara lain, batas maksimal jumlah kredit
yang diberikan. Lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim,beban
administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang berkaitan
dengan kredit tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit :
Pada umumnya kredit tidak memerlukan referensi maupun rekomendasi dari suatu pihak,
tetapi untuk jenis jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit tinggi, umumnya
pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada dua hal yang perlu
diperhatikan dalam surat rekomendasi yaitu:
a. Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan; dan
b. Ungkapkan sesuai dengan fakta yang ada.
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit
diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara
online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang
mereka miliki.
xiv

3. Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi ditulis untuk mengusulkan orang, menyarankan kerjasama bisnis
dengan pihak lain atau memberikan pendapat yang mendukung tentang suatu produk/jasa dan
sebagainya

untuk

dijadikan

bahan

pengambilan

keputusan.

Surat

rekomendasi

(Recommendation Letter) biasanya merupakan surat yang diberikan dari seseorang yang
memiliki suatu posisi penting dalam suatu perusahaan kepada seseorang pegawainya. Surat
rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan obyektif terhadap subyek yang
direkomendasikan. Dalam surat rekomendasi biasanya dijelaskan mengenai hal yang
berkaitan dengan kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat
digunakan sebagai dukungan untuk melanjutkan karir.
Etika dalam menulis surat rekomendasi:
1) Menjelaskan hubungan penulis/pemohon
2) Membuat detail prestasi, kontribusi dan kemampuan yang positif
3) Menyebutkan hal-hal yang menjadi pelengkap tapi tidak secara terang-terangan.
Bagian-bagian penting surat rekomendasi:
1) Bukalah dengan identifikasi pemberi informasi
2) Pada bagian isi surat rekomendasi tambahkan pernyataan pendukung
3) Akhiri dengan penilaian
Surat rekomendasi biasanya rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi
surat

rekomendasi tersebut, surat rekomendasi langsung dikirimkan kepada pihak yang

dituju. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat
dengan orang. Karakteristik dari surat rekomendasi adalah sebagai berikut:
Nama lengkap pemohon
Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
Hakikat hubungan antara penulis dengan pemohon
Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.
E. Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan
Pada dasarnya, baik dalam konteks swasta maupun pemerintahan, pola permintaan pesan
rutin dan pesan positif tidaklah jauh berbeda, baik secara direct approach ataupun indirect
approach. Namun demikian, umumnya di lingkungan Pemerintahan tata cara komunikasi
telah dibakukan untuk semua level unit kantor yang ada melalui peraturan perundangundangan. Sebagai contoh, pada di Kementerian Keuangan dan Badan Pengawasan dan
Pengelolaan Keuangan (BPKP), aturan persuratan atau tata naskah dinas diatur dalam
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 181/PMK.01/2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
dan PMK Nomor 123/PMK.01/2012 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Menteri
xv

Keuangan, Keputusan Menteri Keuangan, Peraturan Pimpinan Unit Organisasi Eselon I, Dan
Keputusan Pimpinan Unit Organisasi Eselon I Di Lingkungan Kementerian Keuanganatau
Peraturan Kepala BPKP Nomor 4 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
Dalam konteks permintaan pesan positif dan rutin, digunakan media korespondensi
berupa nota dinas untuk berkomunikasi dengan sesama unit di intern eselon I dan berlaku
surat untuk berkomunikasi dengan unit lain baik dalam satu kementerian maupun di luar
kementerian. Penulisan kedua jenis pesan tersebut juga cencerung mengikuti indirect
approach, dimana diawali dengan penjelasan-penjelasan terlebih dahulu baru kemudian
mengerucut di akhir bagian mengenai inti permintaan dari naskah dinas tersebut.
Contoh dari permintaan rutin juga sangat beragam tergantung dengan tugas dan fungsi
dari masing-masing unit, sebagai contoh nota dinas/surat permintaan pegawai baru, nota
dinas/surat permintaan alat tulis kantor, nota dinas/surat inventarisasi barang milik negara,
dan lain sebagainya. Sedangkan contoh pesan positif antara lain surat/nota dinas
pemberitahuan kenaikan pangkat, surat persetujuan izin/usaha, dan lain sebagainya.

xvi

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Langkah-langkah menulis pesan rutin sangat diperlukan, karena jika kita tidak
mengetahui strategi tersebut maka pesan yang kita tulis menjadi bad news atau pesan yang
buruk. Jika hal itu terjadi dapat memberikan dampak negatif serta beberapa kerugian dan
masalah bagi perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Salah satu pesan bisnis yang
biasa dilakukan oleh organisasi adalah penulisan pesan-pesan rutin dan penulisan pesan
positif. Terdapat berbagai jenis pesan rutin dan positif yang ada dalam organisasi dan
tentunya jenis-jenis pesan tersebut akan berbeda antar organisasi satu dengan organisasi lain.
Pada intinya pesan rutin dan pesan positif dapat dipahami dengan mudah secara harfiah.
Pesan rutin merujuk kepada pesan tertulis yang biasa dilakukan suatu organisasi sesuai
dengan karakteristik organisasi. Sedangkan pesan positif merujuk kepada informasi yang
positif yang disampaikan kepada para stakeholders, baik internal maupun eksternal.
Memperhatikan karakteristik dan tujuannya penulisan pesan rutin dan positif lebih tepat
apabila dilakukan dengan menggunakan pendekatan direct approach karena akan lebih
mudah dipahami.
B. Saran
Meskipun sederhana dan sering dilakukan sehari-hari, kiranya dalam membuat pesan
rutin dan positif perlu dilakukan secara baik dan benar. Salah satu caranya adalah dengan
mempedomani strategi-strategi dan rambu-rambu dalam menyusunnya. Hal tersebut
dilakukan agar komunikasi yang terjadi dalam organisasi data dilakukan secara efektif.

DAFTAR PUSTAKA
Guffey, Marry Ellen, dan Dana Loewy.(2010). Essentials of Business Communcation. SouthWestern Cengage Learning, Mason OH.

xvii

Booove, Courlan L, dan John V. Till. (2008). Business Communcation Today. PearsonPrentince Hall, New Jersey.
Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Erlangga. Jakarta.
http://adieahmeth.blogspot.com/2010/09/surat-rutin-dan-pesan-berisi-niat-baik.html

xviii