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ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIS
COLOMBIA

200
CIRCULAR EXTERNA No) nO 2
Junio 11 de 2010

PARA: GOBERNACIONES, ALCALDAS DE DISTRITOS Y MUNICIPIOS

Asunto: Actualizacin de informacin - Cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

El Archivo General de la Nacin, con el fin de consolidar y actualizar la informacin

relacionada con el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, as
como la Circular 035 de 2009 expedida por la Procuradura General de la Nacin en las
entidades territoriales y descentralizadas de dichos niveles territoriales, solicita mediante
esta comunicacin a los Consejos Municipales de Archivos remitr la siguiente informacin
al respectivo Consejo Departamental de Archivos antes del 25 de junio de' 2010, a fin de
que se incluya en el informe semestral que dichos rganos debern remitir al AGN para el
09 de julio del presente aaL

REQUISITOS DEL INFORME DE LOS CONSEJOS DISTRITALES y MUNICIPALES

1. Acto administrativo de Conformacin de los Consejos Territoriales de
Archivos:
Los Consejos Distritales y Municipales de Archivos deberan enviar copia del Acto
Administrativo de Creacin del CTA y de sus modificaciones (No sera necesario allegar
copia para quienes enviaron copia oportunamente al CDA)
Datos de contaclo actualizado de los respectivos Consejos Municipales y/o Distritales de
Archivos.
Reglamento interno del respectivo CTA

2. Acto administrativo de Conformacin de los respectivos Comits Evaluadores

de Documentos (si ya est contemplado en el acto administrativo anterior no ser
necesario remitir doble copia, solamente hacer referencia al mismo).

3.. Relacin detallada de las TRD y TVD de las Alcaldas Distritales y Municipales. entidades
descentralizadas. recibidas para evaluacin y cules fueron aprobadas. As mismo sera
necesario que los Consejos Distritales y Municipales remitan copia de los actos
administrativos mediante los cuales se aprobaron las TRD e informar si actualmente se
aplican, igualmente a cul de ellas les han realizado Visitas de Inspeccin.
(Se adjuntaa estacomunicacinel modelode Tablade recopilacinde la informacinrelacionadacon
este punto, para ser dlligenciada por cada CTA- tambin podr solicitarse al correo electrnico
Qiv@archivoQeneraLQov.co,
en formatodigital).

4. Actos administrativos de creacin de los correspondientes Archivos

. Generales. Cada Distrito y Municipio deber reportar la informacin respectiva para lo cual
anexarn copia del Acto Administrativo de su creacin. (No sera necesario para quienes ya
enviaron copia al CDA y no han realizado modificacin alguna).

1 Aunque la Circular Externa 01 de 2006, determin {as fechas de entrega, debido a"'a reafaacin de la XII Reunin de Consejos Territana/es, se
solicita enviar el informe anticipado.

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MfNISTERfD DE CULTURA

Cra. 6 N!!6-91 Te!: 328288,8 Fax; 337 20 19, E-Mail: contacto(a)archivoReneraLeov.co Pgina Web: www.archivoReneraf.:ov.co
NfT 800128835-6 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, linea gratuita fuera de Bogot 01800091173, 3372035 Bogot,
O . Colombia. GD-302.FR-171
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ARCHIVO Gt:~LRAL
DE LA NACI:'"
COLOMBIA
5. Actos administrativos de Conformacin de Comits de Archivo de las
entidades de su territorio. Con relacin a las entidades descentralizadas de su territorio
debern informar en la tabla que se adjunta, la informacin concerniente (No ser necesario
enviar la copia, para quienes ya han informado al COA).

REQUISITOS DEL INFORME DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES. DE

ARCHIVOS

Para llevar a cabo la actualizacin de datos, ser necesario que los Secretarios de los
COA, recopilen la informacin y enven la relacin de cada municipo con sus
correspondientes actos administrativos y sustentos (debern remitir copia de la tabla
"ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN DE ENTIDADES TERRITORIALES" que haya
presentado cada Consejo Municipal de Archivos y presentar el del respectivo Consejo
Departamental).

De igual modo, debern reportar los avances en el cumplimiento de las dems funciones
establecidas en el Articulo 6 del Decreto 4124 de 2004 a saber:

Programas y proyectos realizados por los archivos de su jurisdiccin que hayan recibido
apoyo.
Acciones de formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes
niveles y reas de trabajo (Listado detallado de capacitaciones brindadas con temas y
participantes)
Actividades de Asistencia tcnica a los archivos y consejos territoriales del territorio

As mismo, debern incluir si su respectiva Gobernacin cuenta con el acto administrativo

de adopcin de las TRD, si han realizado actualizaciones a las mismas y el grado de
aplicacin a la fecha.

Es necesario que se incluya un listado de aquellas entidades descentralizadas y

municipios que hasta el momento no estn dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000, o a
las solicitudes que haya realizado el Consejo Departamental de Archivos en materia del
cumplimiento de la misma.

Es de suma importancia que el AGN cuente con los informes de los 32 departamentos
para la fecha mencionada.

Cordialmente,

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

(ra. 6 N!! 6-91 Te!: 328288,8 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto(IDarchjvo~eneral.gov.co. Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co
NIT 8001~8835-6 Atencin de Quejas Reclamos ySLigerencias, lnea gratuita fuera-de Bogot 01800091173, 3372035 Bogot,
e Colombia. GD-302-FR-171' .
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AItCIIIVO Gf;NJ.:RAL
DE LA NACiN
. COLOMBIA

CIRCULAR EXTERNA No. DE 2010

ESTABLECJMIENTO PBLICO ADSCRJTO AL MINfHERJO DE CUt TURA

Cra. 6 Ni' 6-91 Tel: 328288,8 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto(ii)archivo~eneral.l!ov.co Pgina Web: www.archivop.eneraI.Rov.co.
N1T 800128835-6 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, lnea grltui1a fuera de lIog()t 01800091173, 3372035 Bogot, Colombia. GD-302-FR-171