Anda di halaman 1dari 19

Komunikasi Bisnis Makalah Pesan Persuasif

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Komunikasi adalah suatu aspek kehidupan manusia yang paling mendasar, penting, dan
kompleks. Kehidupan sehari-hari kita sangat dipengaruhi oleh komunikasi kita sendiri dengan
orang lain, bahkan oleh pesan yang berasal dari orang yang kita tidak tahu (we can not not
communication).
Dalam proses komunikasi, ada lima elemen dasar yang dikemukakan oleh Harold
Lasswell dengan istilah Who Says What in Which Channel to Whom with What Effect. Kelima
elemen dasar tersebut adalah Who (sumber atau komunikator), Says What (pesan), in Which
Channel (Saluran), to Whom (Penerima), with What Effect(Efek atau dampak). Lima elemen
dasar dari komunikasi yang dikemukakan oleh Harold Laswell di atas akan bisa membantu para
komunikator dalam menjalankan tugas mulianya.
Berhasil tidaknya suatu komunikasi tergantung dari kelima elemen dasar tersebut.
Bagaimana komunikator bisa mempengaruhi komunikannya, sehingga bisa bertindak sesuai
dengan apa yang diharapkan oleh komunikator, bahkan bisa merubah sikap dan perilaku dari
komunikan tersebut. Namun, komunikator, pesan, saluran yang bagaimana yang akan bisa
merubah sikap dan perilaku komunikan, serta perubahan yang bagaimana yang diharapkan
harus menjadi perhatian sangat besar bagi kita semua.
Dalam komunikasi ada yang disebut dengan pesan persuasif. Pesan dimana kita harus
mampu mempengaruhi orang lain agar mau mengkuti keinginan kita. Untuk lebih lanjut akan
di bahas dalam bab-bab berikut.

1.2 Rumusan Masalah


1.
2.
3.
4.

Apa yang disebut dengan pesan persuasif ?


Komponen apa saja yang ada dalam pesan persuasif ?
Bagaimana pengorganisasian AIDA untuk pesan persuasif ?
Hal apa saja yang mampu memperkuat pesan-pesan persuasif ?

1.3 Tujuan
Adapaun tujuan makalah ini disusun adalah sebagai berikut :
1. Untuk menjelaskan beberapa komponen pesan-pesan persuasif
2. Menginformasikan rencana organisasional AIDA untuk pesan-pesan persuasif

3. Untuk mengidentifikasi beberapa alat untuk memperkuat pesan-pesan persuasif


4. Memberikan penjelasan mengenai beberapa kunci dalam penulisan pesan- pesan persuasif yang
baik

BAB II
Pembahasan
2.1.

Pesan Persuasif

Persuasi berasal dari persuasio yang kata kerjanya adalah persuadere yang berarti
membujuk, mengajak, atau merayu. Jadi, persuasi adalah setiap usaha untuk mempengaruhi
tindakan atau penilaian orang lain dengan cara berbicara atau dengan menulis kepada mereka
(verbal maupun nonverbal).
Menurut K. Andeerson, komunikasi persuasif didefinisikan sebagai perilaku komunikasi
yang mempunyai tujuan mengubah keyakinan, sikap atau perilaku individu atau kelompok lain
melalui transmisi beberapa pesan.
Menurut R. Bostrom bahwa komunikasi persuasif adalah perilaku komunikasi yang
bertujuan mengubah, memodifikasi atau membentuk respon (sikap atau perilaku) dari
penerima.
Menurut Burgon dan Huffner, komunikasi persuasif adalah proses komunikasi yang
bertujuan mempengaruhi pemikiran dan pendapat orang lain agar menyesuaikan pendapat dan
keinginan komunikator.

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakanaudiens


untuk mencapai suatu tujuan. Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan
suatu pesan dengan cara membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan
dan membuat mereka setuju.
Di dalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide atau
gagasan kepada orang lain, member saran agar prosedur operasional lebih
efisien, mengumpulkan dukungan untuk suatu kegiatan tertentu dan untuk meminta bantuandana
bagi suatu pembiayaan proyek tertentu. Sedangkan untuk kepentingan eksternal perusahaan
contoh kegiatan penyampaian pesan-pesan persuasif berupa permintaanatau informasi yang
bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama.
Pesan-pesan persuasi bertujuan untuk
mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasanya.
Menjual ide/gagasan kepada orang lain.
Memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien.
Mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan
Meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

Maka dari itu, pesan-pesan persuasi umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung
pada perencanaan strategis yang ketat.

2.2.

Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Mark Burnett dalam Bovee & Thill (2007: 384) Bisnis yang berhasil bersandar pada
pesan-pesan persuasif dalam komunikasi internal maupun eksternal.
Pesan-pesan persuasi dimulai dengan melakukan analisis audiens,mempertimbangkan
perbedaan budaya, dan memilih pendekatan direct atau indirect.Pesan-pesan persuasi juga
bertujuan untuk memotivasi audiens untuk melakukansesuatu maka dari itu komunikator harus
mengetahui kredibilitas, menyusun kerangka argumentasi, memilih daya penarik dan
memperkuat posisi ketika mengembangkan pesan-pesan yang disampaikan.
Berikut adalah proses perencanaan pesan persuasif:
2.2.1. Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan
dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual komunikator
harus menganalisis audiensnya kemudian komunikator harus menyusun suatu pesan yang dapat
memenuhi kebutuhan audiens. Melalui analisis audiens secara tepat, penyampaian pesan-pesan
persuasive dapat dilakukan secaraefektif.
2.2.2. Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya akan membantu komunikator dalammemuaskan
audiens selain itu juga akan membantu bagaimana audiens memandangkomunikator. Ketika
komunikator memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda, maka cara yang digunakan juga
pasti akan berbeda. Misalnya, di Swedia audiens cenderung fokus terhadap pertanyaanpertanyaan teoritis dan implikasi strategis sedangkan di Amerika para audiens lebih cenderung
untuk fokus terhadap hal-halyang bersifat teknis dan praktis.
2.2.3. Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam memyampaikan pesan-pesan persuasif komunikator dapat
menggunakan pendekatan tak langsung (indirect approach). Namun jika audiens bersifat
objektif atau audiens lebih suka mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara
segera, pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung (direct approach).

2.3.

Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif

Hal yang penting dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif adalah komunikator harus
mampu meyakinkan audiens bahwa ide yang disampaikan dapat dipertanggung jawabkan dan
beralasan.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan kredibilitas,
membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis dan
memperkuat posisi dengan menggunakan bahasa yang baik dan tepat.

2.3.1. Menetapkan Kredibilitas

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalankomunikator


di hadapan audiens. Jika komunikator tidak dapat menghadapi audiensdengan tepat, maka
audiens akan cenderung bersikap skeptis dan tidak akanmenerima begitu saja setiap apa yang
disampaikan komunikator. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dipercaya oleh orang lain.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melaluifakta. Semua
bentuk dokumen, file, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan buktiobjektif yang dapat
mendukung kredibilitas.
Cara-cara lain untuk mendukung kredibilitas antara lain :
jadilah seseorangyang ahli dalam bidang tertentu;
antusisas terhadap materi yang disampaikan;
objektif dalam melakukan penilaian akan sesuatu;
sikap hormat dapat membantumemfokuskan kebutuhan audiens;
kejujuran dapat menumbuhkan respek audiens;intensitas yang baik dapat membantu
meningkatkan minat audiens;
dan pengalamanlatar belakang, baik sikap maupun kepercayaan sebelumnya yang dapat
membantumengidentifikasi audiens.

2.3.2. Kerangka Argumentasi


Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention,
Interest, Desire, Action), pengertian dari masing-masing fungsi inidijelaskan sebagai berikut :
a. Attention (perhatian)
Pada fase ini komunikator harus segera dapat meyakinkan audiens di bagian permulaan
bahwa komunikator mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan. Perkenalkan audiens
dengan suatu masalah atau ide yang dapatmembuat mereka mau mendengar pesan-pesan yang
akan disampaikan.
b. Interest (minat)

Pada fase ini, komunikator menjelaskan relevansi pesan-pesan dengan audiens. Pernyataan
yang telah disampaikan pada fase pertama dikembangkan dengan agak rinci. Tujuannya adalah
bagaimana audiens mampu berpikir. Hubungkan atau kaitkan pesan-pesan yang akan
disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c.

Desire (hasrat)
Di fase ini, komunikator membuat audiens untuk mengubah keinginanya dengan
menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik
bagi audiens. Pastikan bahwa apaun bukti akan digunakan untuk membuktikan gagasan secara
langsung relevan dengan pokok bahasannya.

d. Action (tindakan)
Dalam fase ini komunikator menyarankan tindakan spesifik yang diinginkankomunikator
terhadap audiens. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana audiens akan memperoleh
manfaat dari tindakan yang akandilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaimana
mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.
2.3.3. Memilih Daya Pemikat.
Kebanyakan pesan-pesan persuasi menggunakan daya pemikat dengan logika (logical
appeals) dan daya pemikat yang emosional (emotional appeal) untuk melakukan persuasi
audiens.
a. Pemikat Emosional
Komunikator dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau
dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional (emotional appeal) tersebut
sangat kuat. Komunikator dapatmenggunaka atau memilih kata-kata yang sangat berpengaruh
pada emosiseseorang, misalnya merdeka, salam super, luar biasa.
b. Pemikat Logika
Ketika akan memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini :
Analogi
Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti
spesifik pula.
Induksi
Induksi adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menujukesimpulan umum.
Deduksi
Deduksi adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang
spesifik.
Hal-hal yang harus dihindari dalam daya tarik logis:
Hindari generalisasi yang tergesa-gesa
Hindari Logika Berputar

Hindari menyerang lawan


Hindari menyederhanakan isu yang rumit
Hindari kesalahan asumsi sebab-akibat
Hindari analogi keliru
Hindari dukungan tidak logis

c.

Pertimbangan Etika
Pelaku bisnis harus secara etis menginformasikan kepada para pelanggan hal yang berkaitan
dengan manfaat ide, organisasi, produk atau tindakan tertentu sehingga para pelanggan dapat
mengakui betapa baiknya suatu ide, organisasi, produk, atau tindakan tertantu yang dapat
memenuhi kebutuhan mereka. Tunjukkan suatu perhatian kepada audiens dengan mengadopsi
sikap audiens dengan perhatian yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan minat mereka.

1)
2)
3)
4)

Keseimbangan diantara pemikat emosional dan pemikat logika bergantung pada empat
faktor penting yaitu:
tindakan yang diharapkan,
harapan audiens,
tingkat resistensi yang harusdiatasi, dan
seberapa jauh komunikator mampu menjual ide / gagasan tersebutkepada audiens.

2.4.

Menulis Permintaan Persuasif

Hal yang peling penting ketika menyusun permintaan persuasif (persuasive request ) untuk
suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya. Perlu perhatian khusus terhadap
manfaat yang didapat baik secara langsung atau tak langsung dalam memnuhi permintaan
tersebut.
Manfaat langsung ( direct benefit ) permintaan persuasif meliputi pengurangan beban kerja
seorang supervisor atau memberikan premi kepada seseorang yangmemberikan tanggapan
atas survey. Manfaat tak langsung (indirect benefits) permintaan persuasif meliputi peningkatan
atau perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise atau tantangan untuk membuat
kontribusi yang berarti bagi perusahaan.
Tiga kesalahan umum dalam pesan persuasif adalah:
Tujuan yang ingin disampaikan gagal dijelaskan sehingga menghambat menuju tahap perencanaan.
Gagal spresikan tujuan anda dengan jelas kepada audiens anda. Dalam hal ini ketidaknyamanan
dengan ide meminta seseorang memberi waktu,uang atau considers lain, tetapi bila anda tidak
meminta, kemungkinannya adalah anda tidak akan mendapat respons positif.
Gagal menyadari bahwa keputusan yang anda inginkan agar diputuskan oleh seseorang adalah
terlalu kompleks atau berisiko untuk dapat terjadi dalam satulompatan.
2.4.1.
Permintaan Persuasif Untuk Tindakan

Permintaan persuasif untuk tindakan dapat berupa surat permintaan peningkatan


anggaran atau sesuatu yang menyenangkan, sebaiknya menggunakan perencanaan
organisasional AIDA ketika merencanakan pesan-pesan persuasif tersebut.
Pada kalimat pembuka gunakanlah kalimat yang mampu menarik perhatian pembaca
yang menunjukkan bahwa penulis sangat mengetahui sesuatu yang dibutuhkan dan diharapkan
pembaca. Di samping itu gunakanlah pesan persuasif yang bersifat memuji atau menyanjung
pembaca, hal ini sangat membantu dalam penulisan pesan-pesan persuasif dan dibenarkan.
Pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan
pembaca pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya diketahui penulis mengenai suatu
kondisi dan juga tindakan yang diharapkan penulis didasari oleh faktayang ada, manfaat bantuan,
dan pengalaman yang dapat mendorong minat pembaca.
Setelah pesan yang akan disampaikan dirasa telah relevan dengan pembaca,maka
akhirilah tulisan dengan permintaah atau permohonan yang spesifik.
Contoh:
Denpasar, 6 April 2011
No
Lap
Hal

: 001/SK/IV/2011
: --: Permohonan Kerja Sama

Kepada Yth:
Bapak Alex
di
Denpasar
Terimakasih atas waktu yang disediakan buat saya untuk berbicara dengan bapak
kemarin tentang beberapa ide kisah teknologi jam tangan.
Saya kira The Creation of a Watch bisa menjadi ide bagus. Saya ingin menawarkan
peluang kepada bapak untuk mengunjungi Macho Wavges di Rolly, New Jersey dan
membahasnya dengan insinyur, perancang, dan tenaga pemasaran bagaimana sesungguhnya
sebuah jam tangan diproduksi mulai dari awal hingga akhir.
Kita dapat melakukan langkah-langkah untuk berbicara dengan orang yang mendukung:
. Riset dan pengembangan
. Teknologi produk
. Disain
. pemasaran massal
Akan saya sebutkan bahwa Macho adalah satu dari beberapa perusahaan yang
memproduksi jam tangan di Amerika tepatnya di Rolly, New Jersey.

Saya akan segera menghubungi bapak per telpon untuk mengetahui apakah kami dapat
menyusun kunjungan bagi bapak.
Demikian kami sampaikan, terimakasih perhatian anda. Kami berharap kita bisa bekerja
sama dalam proyek ini.

Hormat kami,

John Doe
Account Executive
PT. SURAT SURAT
Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789

No: 07/Sp-PTSS/I/2020 Jakarta,1 Januari 2020

Kepada Yth.
Bpk. Syarat Surat
Direktur
PT Surat Kertas
Jl. Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa Barat 123456
Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari koran Surat Baru bahwa Anda mencari
agen untuk produk Kertas di Indonesia. Perusahaan kami ingin mendaftarkan diri untuk menjadi
agen tunggal produk Anda tersebut.
Kami telah berpengalaman menjadi agen untuk beberapa produk dari perusahaanperusahaan yang ada di Indonesia. Pengalaman tersebut diharapkan menjadi bahan pertimbangan
Anda. Kami siap berdiskusi dengan Anda.
Atas pertimbangan dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

(Suratman)
Direktur Penjualan
2.4.2. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Surat pengaduan persuasif cenderung merujuk pada surat pengaduan atau suratkeluhan
(complaint letter ), tujuannya adalah melakukan persuasi kepada orang lain untuk melakukan
penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Disini perlu ditunjukkan perbedaan antara apa
penulis harapan dengan apa yang sebenarnya telah diterima penulis.
Kebanyakan surat pengaduan (claim letter ) dimulai dengan penyampaian pesan-pesan
rutin. Namun demikian, dapat juga ditulis surat pengaduan persuasif yang menambahkan bukti
tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca.
A.
1.
2.

Menarik Perhatian
Untuk pembukaan gunakan pedoman berikut ini:
Pujian yang tulus
Pernyataan yang tidak memerlukan jawaban
Komentar atau pernyataan yang tidak disetujui
Pernyataan mengenai masalah dasar, atau
Kajian ulang singkat mengenai apa yang telah dilakukan mengenai masalah itu
Di bagian awal, nyatakan sesuatu yang dapat anda dan penerima setujui atau yang anda ingin
yakinkan pada penerima

B. Minat dan Keinginan


1. Nyatakan semua fakta dan rincian yang perlu, dan jalin dengan manfaat penerima.
2. Berikanlah uraian yang menunjukkan kepada penerima bahwa perusahaan mereka bertanggung
jawab atas masalah dan bahwa permintaan anda nyata, logis, dan beralasan
3. Imbau perasaan penerima untuk bersikap adil, menginginkan niat baik dan pelanggan, perlunya
reputasi baik, atau rasa tanggung jawab legal atau moral
4. Tekankan sasaran anda untuk memperoleh penyesuaian
5. Sajikan kasus anda dengan cara yang tenang dan logis
6. Beritahu penerima bagaimana perasaan anda; rasa kecewa terhadap produk, kebijakan, atau jasa
yang diberikan mungkin bagian terpenting dari argumen anda
C. Tindakan
1. Pastikan tindakan yang dminta adalah kesimpulan yang logis berdasarkan masalah dan fakta
yang diutarakan
2. Nyatakan permintaan secara spesifik dan yakin

3. Tentukan batas tanggal (kalau memang tepat)


4. Nyatakan manfaat utama bagipenerima sebagai pengingat manfaat dalam pernyataan yang lebih
awal

Contoh
PT. SURAT SURAT
Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789

No: 05/SP-PTSS/I/2020 Jakarta,12 Januari 2020


Kepada Yth.
Bpk. Syarat Surat
Manajer Penjualan
PT Surat Kertas
Jl. Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa Barat 123456
Dengan Hormat
Terima kasih atas pengiriman barang yang sudah tiba di perusahaan kami kemarin pagi.
Sayangnya, kualitas barang-barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan harapan kami
berdasarkan contoh yang kami peroleh dari perusahaan Anda. Semua produk yang dikirimkan

memiliki kualitas yang buruk. Namun, kami yakin bahwa ini merupakan kelalaian ketika
mempersiapkan pesanan kami.
Kami tentu saja tidak memiliki pilihan lain selain meminta Anda untuk mengganti barang
tersebut dengan barang yang sesuai dengan kualitas yang kami pesan. Kami berharap agar Anda
dapat menyelidiki masalah ini. Karena barang yang kami pesan sangat dibutuhkan maka kami
mohon untuk segera dikirim barang penggantinya. Atas kerja perhatian dan kerja samanya, kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Suratman)
Manajer Penjualan

2.5.

Penulisan Pesan-Pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Terdapat dua jenis pesan-pesan persuasif, yakni surat penjualan (sales letter )dan surat
permohonan bantuan (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban,
atau surat-surat khusus lainnya. Dalam melakukan penulisan tersebut diperlukan keterampilan
tulis-menulis yang tinggi.
Terdapat beberapa perbedaan antara pesan-pesan penjualan dengan pesan-pesan bantuan
dana. Pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba
( benefit oriented ) untuk melakukan persuasi kepada pembacaagar mengeluarkan sejumlah uang
atas produk yang telah dikeluarkan perusahaan.Sedangkan untuk pesan-pesan permohonan
bantuan dana biasanya dikirimkan oleh perusahaan nirlaba untuk melakukan persuasi kepada
pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain.
Disamping itu keduan pesan ini juga memiliki kesamaan, yaitu keduanya sama-sama
bersaing untuk dan kepentingan publik. Selain itu keduanya juga berusahamelakukan persuasi
kepada pembaca untuk mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu
yang ditawarkan.
2.5.1.

Perencanaan Pesan-pesan Penjualan


Salah satu tujuan dalam perencanaan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh
pemahaman secara menyeluruh tentang produk yang telah dihasilkan perusahaan. Perusahaan
secara spesifik harus mengetahui apa jenis produk, bagaimana kualitas produk, bagaimana cara
kerja dan manfaat produk, berapa harga produk, berapa diskon produk, bagaimana pengiriman
produk, bagaimana pengepakan produk, dan berbagai atribut produk lainnya.
Dengan menggunakan data produk yang telah dikumpulkan, perusahaan
dapatmembentuk citra tentang produk yang ingin dijual tersebut. Selanjutnya perusahaan juga

pelu menganalisis keadaan audiens atau calon pembeli. Dengan kata laian dalam penyampaian
pesan-pesan persuasif mulailah dengan melakukan analisis audiensdan memfokuskan pada
bagaimana kebutuhan, minat dan emosional mereka.
Langkah selanjutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang paling
menarik bagi audiens. Fokuskan komposisi pesan pada poin penjualan produk yang mampu
menjadi daya pikat bagi audiens. Sebagai contoh, bagaimana masalah harga, kualitas, dan
pelayanan atas penjualan produk sering kali menjadi perhatianaudiens.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan,
diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sampel ( contoh produk),kartu telepon, surat
elektronik, dan iklan media massa dan elektronik (termasuk Internet ).
2.5.2. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan
Kebanyakan surat-surat penjualan ( sales letters ) disusun berdasarkan perencanaan
organisasional AIDA, yakni dimulai dengan menarik perhatian pembaca, menumbuhkan minat,
mendorong hasrat pembaca dengan menyampaikan manfaat terbaik yang akan diterima pembaca,
dan diakhiri dengan saran tindakan yang diperlukan bagi pembaca.
a.

Menarik Perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai dengan bagaimana caramenarik
perhatian pembaca. Salah satu teknik yang umum digunakan untuk menarik perhatian pembaca
adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraf. Disamping itu cara lain
untuk menarik perhatian pembaca adalah dengan menekankan contoh produk terbaru,
memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.

b. Membangun Minat
Dibagian ini perlu ditekankan titik penjualan produk kepada pembaca, misalnya dengan
mengatakan bahwa produk memiliki harga yang relatif murah, tahanlama atau tahan cuaca, dan
sejenisnya. Disini juga perlu ditekankan perbedaan antara produk yang dihasilkan perusahaan
dengan produk pesaing, dan apa yang paling diminati oleh pembeli potensial. Selain itu dalam
membangun minat pembaca dapat dilakukan dengan menempatkan titik penjualan utama dalam
awal paragraf.
c.

Meningkatkan Hasrat
Untuk meningkatkan hasrat pembaca , perusahaan dapat mengungkapkan
beberapa manfaat terbaik yang akan diterima pembaca ketika membeli produk. Dalam
menjelaskan manfaat suatu produk atau jasa kepada pembaca cukup dalam garis besarnya saja
dan tidak perlu terlalu rinci karna penulisan surat penjualan yang baik diupayakan agar singkat,
sederhana, dan jelas.

d. M emotivasi Tindakan
Terdapat beberapa cara dalam meotivasi pembaca untuk melakukan tindakan
( pembelian) dengan segera, salah satunya adalah dengan memilih media penyampaian surat
penjualan yang memungkinkan pembaca memberikan tanggapan atas surat tersebut. Selain itu
dapat juga dicantumkan pemberian diskon ( potongan harga ), pemberian penawaran khusus,
pemberian hadiah,memberikan kesempatan uji produk, dan memberikan garansi atas produk
dalam menulis surat penjualan.

Yogyakarta, 10 Maret 2011


Kepada
Yth. Manajer General Affair
PT Maju Terus
Jl Malioboro 23
Yogyakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini, perkenankanlah kami memperkenalkan perusahaan kami kepada Bapak.
Perusahaan kami bernama PT Selalu Jaya yang bergerak di bidang distributor alat tulis kantor.
Menurut informasi yang kami peroleh, PT Maju Terus adalah perusahaan properti yang
sedang berkembang pesat dan akan membuka lagi beberapa kantor pemasaran di Yogyakarta.
Sehubungan dengan hal itu, perkenankanlah kami menawarkan beberapa produk alat tulis kantor
yang kami pasarkan. Bersama surat ini kami lampirkan daftar barang beserta harganya masingmasing.
Jika perusahaan Bapak membutuhkan layanan kami, maka cukup menghubungi kami
melalui nomor telepon 0274-xxxxxx dan kami akan mengantarkan barangnya langsung ke lokasi.
Selanjutnya kami akan mengirimkan invoice setiap akhir bulan untuk transaksi-transaksi yang
terjadi pada bulan yang bersesuaian. Kami akan memberikan discount khusus jika akumulasi
pembelian dalam satu bulan lebih dari Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah).

Kami berharap agar penawaran ini dapat dilanjutkan ke dalam suatu bentuk kerjasama
yang menguntungkan kedua belah pihak. Apabila Bapak berminat, kami siap melakukan
presentasi dan melakukan membicarakan lebih lanjut.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya disampaikan terima
kasih.
Hormat kami,
PT Selalu Jaya
Edi Susilo
Manajer Marketing

2.5.3. Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana

a.
b.
c.
d.

1.
2.
3.

Teknik yang digunakan dalam penulisan surat permohonan dana (fundraising letters)
sama dengan teknik yang digunakan dalam dalam penulisan surat penjualan. Satu hal yang tidak
boleh dilupakan adalah perusahaan perlu meyakinkan pembaca betapa penting dan mulianya
orang yang memberikan bantuan dana ( donasi ) bagiorang lain yang sangat
membutuhkan. Sebelum menulis surat permohonan dana perlu membuat persiapan yang baik,
dengan cara memahami siapa pembaca, apa bahasa yang digunakan, apa manfaatnya, dan
bagaimana latar belakang pembaca pada umumnya.
Hal-hal tersebut diperlukan untuk lebih memahami apa sebenarnya yang dikehendaki
oleh pembaca. Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat
permohonan bantuan dana, yaitu :
Surat harus dapat menjelaskan kebutuhan secara spesifik
Surat dapat menunjukkan kepada pembaca arti pentingnya donasi yang akan disumbangkan
kepada pihak lain
Surat dapat mengemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan.
Surat dapat menjelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.
Agar surat penggalangan dana tetap personal, segera, dan efektif, jauhi tiga kesalahan
umum:
Hindari membuat surat tersebut terkesan seperti komunikasi bisnis dari jenis apa pun
Hindari ruang untuk beramah-tamah (ha-ha yang anada tulis sementara anda memikirkan
argument sebenarnya
Hindari menganggap sasaran organisai lebih penting daripada hal-hal yang dipikirkan pembaca
(kesalahan fatal)

Contoh
SURAT PERMOHONAN BANTUAN DANA
No :01/GK/23/Salvatore
Hal : Permohonan Dana
Lampiran : 1
Kegiatan Gelar Kesenian Salvatore sudah menjadi ritual bagi SMU Salvatore pada setiap
penghujung tahunnya. Kegiatan Gelar Kesenian Salvatore telah menjadi sarana positif bagi
remaja putra dan putri Salvatore untuk mengembangkan kreativitas mereka dan juga untuk
menjalin komunikasi yang positif dengan sekolah SMU lainnya.
Dalam rangka mensukseskan Gelar Kesenian Salvatore 2011 maka pihak panitia meminta
kesediaan dari para orangtua murid SMU Salvatore untuk mendukung penggalangan dana bagi
Gelar Kesenian Salvatore. Bantuan sukarela dapat di berikan melalui anak murid yang
bersangkutan ataupun dengan cara mentransfer ke :
Jenis rekening : BCA
No. Rekening : 065-678-1236
Atas nama : Johan Suwandi
selaku ketua penggalangan dana Gelar Kesenian Salvatore 2011.
Untuk mempertanggung jawabkan semua penggunaan dana maka kami, pihak panitia
gelar Kesenian Salvatore 2011 mengundang para orang tua murid sekalian untuk menghadiri
rapat penggunaan dana yang akan di adakan pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 23 Mei 2011
Lokasi : Gedung serba guna Salvatore
Waktu : pk. 19.00 WIB selesai
Sebagai bukti kesungguhan kami dalam mengadakan kegiatan yang positif dalam bentuk
gelar kesenian maka kami juga mengundang para orang tua murid sekalian untuk menghadiri
Gelar Kesenian Salvatore 2011 yang akan di adakan pada tanggal :
Hari : Sabtu
Tanggal : 26 Desember 2011
Lokasi : Gedung serba guna Salvatore
Waktu : pk. 18.00 WIB selesai
Kami sangat mengharapkan partisipasi dan sumbangsih para orangtua murid sekalian.
Atas perhatiannya kami ucapkan banyak terima kasih.
Jakarta, 10 Mei 2011
Ketua Panitia

Gelar Kesenian Salvatore 2011


( Johan Suwandi)

2.6.

Menulis Surat Tagihan

Surat tagihan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk membayar atau melunasi
sebuah tagihan yang telah dibebankan kepada pihak yang terkait. Biasanya surat tagihan
dikirimkan ketikasang pihak terkait sudah jatuh tempo untuk membayar tagihan tersebut. Tujuan
proses penagihan adalah mempertahankan niat baik sementara menagih haknya.
Tanggapan pengutang kemungkinan emosional, terutama kaaupengutang teliti. Dalam
menetralkan perasaan iniharus menggunakansebuah imbauan positif, dengan menekankan
manfaat membayar sesuai dengan permintaan dari peusahaan atau pemberi utang. Bila imbauan
positif ini gaga, maka harus dipertimbangkan mengenai imbauan negative, yang menekankan
konsekuensi yang tidak menyenangkan bila tidak bertindak dan bukannya manfaat karena
bertindak tanpa menggunakan bahasa yang kasar atau mengancam dan menggangu pelanggan.
Membujuk adalah kebalilkan dari memaksa, jadi gunakan bahasa yang sopan dan menggunakan
bahasa bisnis.
Langkah-langkah dalam menagih hutang:
1. Pemberitahuan dan pengingat
Pada umumnya pemberitahuan standar ini adalah sepuck formulir surat ataupernyataan,
seringkali menggunakan computer, menyatakan dengan jelas jumah hutang, tangga jatuh tempo,
dan denda untuk pembayaran yang terlambat,dan sisa hutang yang masih belum dibayar.
Pemberitahuan standar ini merupakan sebuah tanda kepercayaan.
Perusahaan masih yakin bahwa pelanggan mempunyai niat untuk membayar hutangnya dan
hanya perlu diingatkan. Jadi,nadanya tidak terlalu serius.
2. Permintaan informasi
Biala peanggan masih belum memberikan respon setelah surat pembeitahuan, maka
langkahselanjutnya adalah permintaan informasi. Jangan menyalahkan pelanggan dalam surat
yang menayakan informasi.
3. Peringatan yang mendesak
Tahap peringatan yang mendesak menunjukkan peningkatan yangsignifikan. Dalam tahap ini
menyampaikan keinginan dari pihak pemberi hutang atau kreditor untuk segera menagih
pembayaran yang terlambat dan kemauan untuk bersikap serius, tetapi hindari ancaman
berlebihan.

Peringatan mendesak mungkin ditandangani oleh pejabat puncak perusahaan,


menyebutkan konsekuensi negative kalua tidak mengindahkan, dan harus tetap membuka
kesepatan untuk membayat tanpa kehilangan muka.
4. Ultimatum
Ultimatum merupakan tahap akhir bila pengutang masih belum memberikan respon. Dalam
tahap ini pperusahaan dalm posisi yang sah dan tidak agi bersedia untuk kembali ke tahap
komunikasi dan negosiasi sebeumnya.
Ultimatum harus menyatakan konsekuensi dengan tepat kaau tidak membayar, harus
menghindari adanya hal-hal yang mengarah pada fitnah dan menyinggung perasaan, dan tidak
perlu menggunakan nada pribadi yang membantu.

Contoh surat penagihan

PT. SURAT SURAT


Jl. Surat surat Usaha No. 1
Jakarta Barat , Indonesia 12345
Telp. 012 345 6789

No: 06/ST-PTSS/I/2020
Kepada Yth.
Bpk. Syarat Surat
Manajer Keuangan

Jakarta,1 Januari 2020

PT Surat Kertas
Jl. Surat Sakti-No. 1 A
Bogor-Jawa Barat 123456
Dengan Hormat
Setelah beberapa kali kami mengirimkan surat peringatan mengenai rekening yang
melebihi batas waktu sejumlah Rp 50 juta, kami terpaksa mengambil langkah drastis dalam
penagihan. Saat ini, rekening perusahaan Anda sedang dilimpahkan kepada pengacara kami,
yang selanjutnya akan menyelesaikannya secara hukum.
Sesudah tanggal 1 Januari 2020, rekening perusahaan Anda akan ditangani oleh Bpk.
Surati, Bpk. Surata, dan Bpk. Suratu. Apabila pada tanggal tersebut kami belum menerima
pembayaran maka segala bentuk komunikasi dalam masalah ini dialihkan kepada ketiga orang
bersangkutan, yang akan bertanggung jawab dalam tindakan hukum terhadap perusahaan Anda.
Terima kasih untuk perhatiannya.
Hormat kami,

(Suratman)
Direktur Keuangan
BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan

1.
2.
3.
4.

Dalam Mengembangkan pesan-pesan persuasif secara efektif perlu diperhatikanlima


komponen penting yaitu:
menentukan kredibilitas,
menyiapkan kerangkaargumentasi,
menggunakan daya pemikat atas dasar logika dan emosional
memperkuat posisi dengan menggunakan bahasa yang baik dan bukti yang jelas.
Untuk memperkuat kredibilitas terdapat beberapa cara yang dapat dilakukandiantaranya
adalah : memberikan dukungan pernyataan dengan fakta dan sumber-sumber lainnya,
menjelaskan tujuan secara jelas, menunjukkan sikap hormat,menunjukkan sikap percaya
terhadap pihak lain. Dalam menyampaikan pesan-pesan secara persuasif, rencana
organisasionalyang dapat digunakan adalah dengan menerapkan prinsip AIDA (Attention,
Interest, Desire, Action).

1.
2.
3.
4.

Sedangkan untuk memperkuat posisi dalam menyampaiakan pesan- pesan persuasif dapat
digunaka metode semantic, metafora, anekdot, bahsa yang sederhana dan mudah dipahami, dan
fakta yang mampu memeperkuat posisi. Beberapa kunci dalam menyampiakan pengaduan,
permintaan, atau penyesuaian yang baik secara persuasif yaitu:
mengemukakan semua fakta dengan lebih rinci, logis, dan menarik pembaca,
mengekspresikan perasaan dengan tenang,
memfokuskan kepada manfaat atas problem-solusi dan,
memberikan pernyataan permintaan suatu tindakan secara spesifik dan beralasan.