Makalah SIM (Organisasi & Sistem

Informasi)
ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI
PENDAHULUAN

Pada dasarnya organisasi membutuhkan sistem informasi agar tujuan dan kepentingan organisasi
dapat tercapai. Agar sistem informasi dapat berhasil, maka kita harus mengenali organisasi dan
berupaya mencari bentuk sistem informasi yang paling sesuai. Bab ini mempelajari organisasi dan
sistem informasi.
PENTINGNYA MEMPELAJARI PERILAKU ORGANISASI

Organisasi seperti halnya manusia dapat diidentifikasi dari perilakunya. Perilaku tersebut dapat positif
1.
2.
3.
4.
5.
6.

ataupun negative. Banyak definisi tentang perilaku organisasi. Berikut ini definisi perilaku organisasi
menurut Gibson (1996) :
Cara berpikir, perilaku yang berada pada diri individu, kelompok dan tingkat organisasi.
Perilaku adalah multidisiplin, yang menggunakan prinsip, model, teori, dan metode-metode disiplin
lain. Perilaku organisasi adalah bidang yang terus tumbuh dan berkembang dalam kedudukan dan
pengaruhnya.
Adanya orientasi kemanusiaan yang jelas dalam perilaku organisasi. Manusia dan perilaku mereka,
persepsi, kapasitas pembelajaran, perasaan dan sasaran merupakan hal penting bagi perusahaan.
Perilaku organisasi berorientasi pada kinerja, menyangkut sebab kinerja rendah atau tinggi dan
bagaimana cara menungkatkan kinerja.
Lingkungan eksternal memberikan dampak signifikan terhadap perilaku organisasi.
Karena bidang perilaku organisasi sangat tergantung dari disiplin yang dikenal, metode ilmiah
menjadi penting dalam mempelajari variable dan keterkaitan.
Perilaku Organisasi Mengikuti Prinsip Perilaku Manusia
Efektivitas setiap organisasi sangat dipengaruhi oleh perilaku manusia. Manusia merupakan sumber
daya yang umum bagi semua organisasi. Restoran, toko dan kantor mempekerjakan dan berinteraksi
dengan manusia. Setiap manusia memiliki karakteristik yang berbeda. Hal ini disebabkan karena
manusia memiliki keunikan persepsi, kepribadian, dan pengalaman hidup. Manusia berbeda latar
belakang etnis, kemampuan belajar dan dalam menangani stress, serta sikap, kepercayaan dan
tingkat aspirasi.
Organisasi Merupakan Sistem Sosial
Hubungan antara individu dan kelompok dalam suatu organisasi menciptakan harapan bagi perilaku
individu. Harapan ini diwujudkan dalam peran-peran tertentu yang harus dihasilkan. Orang harus
memainkan peran pemimpin, sementara lainnya sebagai yang dipimpin. Manajer menengah, karena
mempunyai atasan dan bawahan, harus memainkan dua peran diatas. Organisasi memiliki sistem
kewenangan, status, dan kekuasaan; dan manusia dalam organisasi mempunyai beragam kebutuhan
dari masing-masing sistem. Kelompok di dalam organisasi juga mempunyai pengaruh yang kuat atas
perilaku individu dan kinerja organisasi.
Struktur Dan Proses Mempengaruhi Perilaku Organisasi Dan Budaya
Struktur organisasi adalah pola formal pengelompokan orang dan pekerjaan. Struktur selalu
digambarkan melalui bagan organisasi. Proses adalah aktivitas yang memberikan kehidupan bagi
organisasi. Komunikasi, pengambilan keputusan dan pengembangan organisasi merupakan contoh
proses dalam organisasi.
Dalam istilah lain, budaya organisasi adalah kepribadian, atmosfir atau perasaan. Budaya suatu
organisasi dapat didefinisikan sebagai perilaku yang tepat dan ikatan yang memotivasi individu serta
cara suatu perusahaan memproses informasi, hubungan internal, dan nilai-nilai.
Struktur dan Desain Organisasi
Untuk bekerja secara efektif, manajer harus secara jelas memahami struktur organisasi. Jika melihat
bagan organisasi pada selembar kertas atau figura di dinding kita hanya bisa melihat konfigurasi
posisi, penjabaran tugas, dan garis wewenang diantara bagian suatu organisasi. Struktur organisasi
adalah pola formal aktivitas dan hubungan antara berbagai subunit organisasi.

Desain pekerjaan
Desain pekerjaan dihubungkan pada proses dimana manajer menspesifikasikan isi, metode dan
hubungan pekerjaan untuk memenuhi kepentingan organisasi dan individu, dan harus bisa
menjelaskan isi dan tugas serta posisi pimpinan unit serta hubungan posisi masing-masing anggota
timnya.
Desain organisasi
Desain organisasi berkaitan dengan struktur organisasi secara menyeluruh dan berencana mengubah
filosofi dan orientasi tim. Usaha ini akan memberikan suatu struktur baru dari tugas, wewenang, dan
hubungan antar personel yang dipercayainya akan menghubungkan perilaku individu dan kelompok
dalam meningkatkan kinerja mutu.
Proses organisasi
Proses organisasi ini memberikan kehidupan terhadap struktur organisasi. Jika proses ini tidak
berfungsi dengan baik, masalah yang tidak diinginkan akan berkembang.
Komunikasi
Kelangsungan organisasi tergantung dari kemampuan manajemen menerima, meneruskan dan
bertindak atas informasi.
Pengambilan keputusan
Mutu pengambilan keputusan di suatu organisasi tergantung atas pemilihan sasaran yang tepat dan
mengidentifikasi cara untuk mencapainya.
APA ITU ORGANISASI
Organisasi adalah suatu struktur formal, stabil yang membutuhkan sumber daya dari lingkungan dan
memprosesnya untuk menghasilkan output/keluaran.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Manajer tidak dapat merancang sistem yang baru tau memahami sistem yang ada tanpa memahami
organisasi. Terdapat beberapa karakteristik struktur dalam sebuah organisasi. Karakteristik struktur
organisasi tersebut adalah :
Pembagian tugas yang jelas
Hirarki
Aturan dan prosedur yang jelas
Pertimbangan yang tidak terpisah-pisah (impartial judgements)
Kualifikasi posisi teknis
Efisiensi organisasi yang maksimum
BAGAIMANA ORGANISASI MEMPENGARUHI SISTEM INFORMASI
Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan organisasi.
Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi
Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui keputusannya
tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam organisasi.
Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi
organisasi yang secara nyata telah memberikan computing power dan data, sehingga menjadi lebih
dekat dengan pemakai akhir.
Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi Informasi
Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan
tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam
organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi
otomotif.
Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi
Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik
menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih
menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang
lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak komputer terhadap organisasi
tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan.
Gambar 4.1. menggambarkan model dari proses pengembangan sistem yang memasukan
beberapa faktor lebih dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini menjelaskan tentang mengapa
organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok : faktor-faktor lingkungan eksternal dan faktorfaktor internal organisasi.

Faktor-faktor Institusional :
. Values (tata nilai)
. Norma
. Interset
Faktor Lingkungan
. Ketidakpastian
. Kesempatan-kesempatan
External

Internal

Pengembangan Sistem (system development) :

. Adopsi
. Utilization (pemanfaatan)
. Manajemen

Gambar 4.1. Model pengembangan sistem dengan mempertimbangkan faktor-faktor

lain
Mengapa Sistem Mempengaruhi Organisasi
Dalam bagian sebelumnya, kita jelaskan tentang satu sisi dari dua hubungan antara teknologi
informasi dan organisasi.
Teori Ekonomi
Ekonomi adalah studi tentang alokasi sumberdaya langka dalam pasar yang dihuni oleh
ribuan perusahaan yang saling berkompetisi. Ekonomi juga mempelajari tentang ekonomi nasional
dan global. Ekonomi mikro memfokuskan pada perusahaan dan memberikan beberapa model untuk
menggambarkan dampak teknologi informasi pada organisasi.
Teori Ekonomi Mikro
Teori yang menjelaskan bagaimana teknologi informasi mempengaruhi ribuan perusahaan
adalah model ekonomi mikro.
Teori Biaya Transaksi (Transaction Cost Theory)
Teori biaya transaksi didasarkan pad aide bahwa perusahaan harus membayar sejumlah
biaya ketika perusahaan tersebut tidak dapat membuat sendiri.
Teori Agensi
Dalam teori agensi perusahaan dilihat sebagai nexus of contract (kontrak berkelanjutan)
diantara keinginan individu dari pada gabungan beberapa individu, dalam rangka memaksimalkan
profit.
Teori Perilaku
Teknologi informasi belumlah merubah semua organisasi besar menjadi manufaktur yang
mudah berubah (fleksibel), dan belum pula secara otomatis memberikan kekuatan sepenuhnya
kepada usaha bisnis kecil sebagaimana kepada usaha bisnis kecil sebagaimana dalam perusahaan
besar.
Teori Keputusan Dan Pengawasan
Menurut teori keputusan dan pengawasan fungsi organisasi adalah untuk membuat
keputusan dibawah kondisi yang tidak pasti dan beresiko dan tetap berada dibawah batasan
rasionalitas.

Gambaran tentang struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

Sebelum teknologi informasi, organisasi mempunyai bentuk segitiga dengan pengambilan keputusan
terpusat pada titik atas.
2. Setelah dikenal sistem komputer bagan organisasi mulai kelihatan seperti huruf T terbalik.
3. Seiring berjalannya waktu bentuk struktur organisasi tampak seperti segi empat permata.
1.

Teori Sosiologi : Oligarchi Dan Rutin

Teori sosiologi memfokuskan pada pertumbuhan hirarkhi, struktur birokrasi dan prosedur
operasi standar sebagai alat utama bagi organisasi dalam rangka mengahadapi lingkungan yang
tidak stabil.
Teori Post-Industrial : Bentuk dan Struktur yang Bermuatan Pengetahuan (KnowledgeIntensive Structure and Shape)
Menurut para teoritisi masyarakat paska industri, negara-negara industri memasuki era baru,
yaitu ekonomi paska industri pada tahun 1960-an. Dalam sebuah masyarakat paska industri, sektor
pelayanan mendominasi aktifitas perekonomian. Sektor pelayanan itu sendiri sangat mengutamakan
knowledge worker (ilmuan, ahli teknik, dan bahkan manajer) dan data worker seperti sekretaris,
akuntan atau sales people. Dalam masyarakat paska ekonomi industri global, industri manufaktur
dipindahkan ke negara-negara berupah rendah dan high skill, sementara pekerjaan berbasisi
pengetahuan (knowledge-based) tumbuh dengan cepat di negara-negara maju dengan upah yang
tinggi.
Teori Budaya : Teknologi Informasi Dan Asumsi Dasar
Teori budaya (dikemukakan ileh ahli antropology) berargumen bahwa teknologi informasi
harus cocok dengan budaya organisasi. Asumsi dasar yang dipakai dalam perusahaan Mobil Ford
adalah bahwa aktifitas pokok perusahaan adalah membuat mobil. Asumsi dasar pada IBM adalah
tujuan pokok organisasi yakni membuat mainframe computer. Asumsi-asumsi ini jarang bertentangan
bagi orang-orang yang terlibat di dalamnya, jika karyawan menentang, karyawan cenderung untuk
menghindar (Schein, 1985).
Teori Politik : Teknologi Informasi Sebagai Sumberdaya Politik
Organisasi dibagi ke dalam sub-sub kelompok fungsional seperti pemasaran, akuntansi, dan
produksi. Kelompok-kelompok ini mempunyai nilai (value) yang berbeda dan mereka bersaing untuk
mendapatkan resources, membuat kompetisi dan konflik. Teori politik menggambarkan sistem
informasi sebagai outcome dari persaingan politik antar sub-sub kelompok untuk mempengaruhi
kebijakan, prosedur, dan resources organisasi.
Resistensi Perubahan dalam Organisasi
Karena sistem informasi secara potensial merubah struktur organisasi, budaya, politik, dan
pekerjaan maka sistem informasi sering dipertimbangkan sebagai sauatu hal yang membuat resisten
ketika dikenalkan. Dalam teori ekonomi mikro tidak mempunyai penjelasan resistensi organisasi
terhadap perubahan. Secara umum teori perilaku adalah teori yang paling pas untuk menjelaskan
fenomena ini.
Ada beberapa cara untuk menggambarkan resistensi organisasi. Leavitt (1965) menggunakan
bentuk diamond untuk menggambarkan hubungan dan karakter saling menyesuaikan dari teknologi
dan organisasi.
Tugas

Teknologi

Manusia

Struktur
Gambar 4.2. Hubungan antara teknologi, struktur, manusia dan tugas

Karena sulitnya mengenalkan sistem informasi baru, para pengamat sistem mendekati melalui
perubahan sosial terhadap sistem dengan sangat hati-hati. Secara ringkasnya adalah sebagai berikut
:
Oganisasi tidak melakukan inovasi jika tidak ada tuntutan perubahan lingkungan yang substansial.
Organisasi mengadopsi inovasi ketika terdapat keharusan.

Kekuatan penting yang menyebabkan resistensi terhadap perubahan berakar pada struktur
organisasi, nilai, dan kelompok kepentingan.
Inovasi organisasi sulit dan kompleks untuk dicapai, dan bukan hanya sekedar pembelian teknologi.
Fungsi dari pemimpin adalah mengambil keunggulan dari lingkungan eksternal untuk meningkatkan
kekuatan.
Implikasi-implikasi untuk mendisain dan memahami sistem informasi
Apa pentingnya teori organisasi? Bagaimana seseorang dapat mempertimbangkan faktor-faktor
tersebut ketika membuat visi, desain, membangun atau mengelola system informasi?
Tidak ada formula tentang faktor-faktor organisasi yang harus dipegang dan diyakini. Kita dapat
merinci faktor-faktor untuk mempertimbangkan rencana-rencana sistem. Faktor-faktor tersebut adalah
sebagai berikut :
Lingkungan dimana organisasi harus melakukan fungsi.
Struktur organisasi : hirarki, spesialisasi, standar prosedur operasi.
Budaya dan politik organisasi.
Tipe organisasi.
Kemampuan mendukung dan memahami top manajement.
Level organisasi dimana sistem diadakan.
Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi sistem.
Jenis tugas dan keputusan dalam mana sistem informasi didesain.
Sentimen dan sikap karyawan dalam organisasi yang akan menggunakan sistem informasi.
Riwayat organisasi : investasi dalam bidang teknologi informasi yang telah dilakukan, skill yang
dimiliki, program-program penting, dan sumberdaya manusia.
IMPLIKASI ETIS DARI TEKNOLOGI INFORMASI

Sebagai akibat dari perkembangan teknologi komputer dan informasi, maka masalah etika dalam
penggunaan komputer menjadi masalah ikutan. Disamping pengaruh positif, terdapat pula pengaruh
negatif. Disamping masalah pembajakan perangkat lunak yang mengakibatkan penurunan penjualan,
moral, hukum dan pengaruh negatif lainnya.
Etika komputer ini sangat diperlukan disebabkan oleh beberapa hal :
Kelenturan logika (logical malleability) yakni kemampuan memprogram komputer untuk melakukan
apapun yang kita inginkan. Kadang tanpa sadar kita mengalami situasi suatu perusahaan membuat
kekeliruan dalam mengirimkan tagihan. Saat mengajukan keluhan tersebut, jawaban yang kita terima
adalah komputer yang membuatnya. Jawaban seperti ini tidak masuk akal. Komputer hanya
melakukan apa yang disuruh. Masyarakat takut terhadap orang-orang yang memberi perintah di
belakang komputer.
2. Faktor transformasi. Komputer dapat mengubah secara drastis cara kita melakukan sesuatu. Dulu
untuk memesan barang, perusahaan harus mengisi formulir surat pesanan pembelian setelah
mencek secara fisik atau catatan manual persediaan barang. Dengan adanya komputer, komputer
akan memberi tahu pembeli bahwa sudah waktunya untuk mengisi kembali persediaan untuk
kemudian dibuat surat pesanan pembelian.
3. Faktor tak kasat mata (invisibility factors). Komputer dipandang sebagai suatu kotak hitam. Semua
operasi internal komputer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak nampak ini
membuka peluang pada nilai-nilai pemrograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit yang tidak
terlihat dan penyalahgunaan yang tidak terlihat. Saat komputer pertma kali diterapkan pada bisnis
pada pertengahan 1950-an, manajemen menetapkan bahwa komputer hanya ditangani oleh para
profesional komputer, yaitu programer, analis sistem dan operator yang memiliki pengetahuan dan
keahlian khusus komputer.
1.

1.
2.
3.
4.

Hak atas komputer meliputi :

Hak atas mengakses komputer,
Hak atas keahlian komputer,
Hak atas spesialisasi komputer,
Hak atas pengambilan keputusan computer

Hak atas informasi meliputi :

Hak atas privacy. Hak ini dianggap sedang terancam karena meningkatnya kemampuan komputer
untuk digunakan sebagai alat pengintaian, dan meningkatnya nilai informasi dalam pengambilan
keputusan.
2. Hak atas akurasi. Komputer dipercaya mampu mencapai tingkat akurasi yang tidak dapat dicapai
oleh sistem non komputer. Potensi seperti ini memang ada, namun tidak selalu tercapai.
3. Hak atas kepemilikan. Ini menyangkut tentang hak milik intelektual, yang umumnya dalam bentuk
program-program komputer.
4. Hak atas akses. Kini informasi yang dulunya tersedia bagi masyarakat umum telah diubah menjadi
database komersial yang menjadikannya kurang dapat diakses masyarakat.
1.

PENUTUP
Dari penjelasan yang telah dijelaskan, maka diharapkan ringkasan ini dapat di
manfaatkan pembaca dalam memahami tentang Sistem Informasi Manajemen khususnya
tentang Organisasi dan sistem informasi . Selain itu penulis juga menyarankan untuk
menerapkan apa yang baik dari ringkasan ini dan juga mengingatkan penulis apa yang
dianggap pembaca kurang baik dari ringkasan ini. Sebagai penyusun, saya akui tidak terlepas
dari kesalahan dan keterbatasan. Karena itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang
membangun untuk perbaikan penulisan ringkasan selanjutnya. Semoga ringkasan ini dapat
bermanfaat bagi para pembaca.

DAFTAR PUSTAKA
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta :
UPP AMP YKPN, 2002