Jurnal PDF
Jurnal PDF
ABSTRAK
Pada perguruan tinggi Univerisitas Gunadarma terdapat divisi yang melakukan
perawatan komputer yaitu Badan Pengelola Lingkungan Kampus (BPLK). Proses
perawatan komputer pada Universitas Gunadarma yang berlangsung saat ini kurang
terintegrasi dengan baik. Diperlukan suatu fungsi aplikasi Enterprise Resource
Planning (ERP) yang mampu mendukung kebutuhan informasi secara keseluruhan
dalam satu sistem. Implementasi konsep ERP menggunakan sebuah aplikasi bernama
Microsoft Dynamics Navision. Aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang mudah
dipahami serta tidak terlalu sulit untuk dipelajari. Pembahasan lain yang dijelaskan pada
penulisan ini yaitu mengenai fungsi dari kegunaan aplikasi Microsoft Dynamics
Navision untuk sistem pembelian barang BPLK Universitas Gunadarma. Dimulai dari
pengecekan persediaan barang sampai pengiriman barang yang kemudian diubah
menjadi tagihan. Terdapat tiga fungsi modul yang dibahas, antara lain fungsi Modul
Warehouse, Modul Purchase, dan. Modul Financial Management. Dari penulisan yang
sudah dibuat ini menghasilkan pemahaman yang mendalam tentang penggunaan atau
fungsional aplikasi Microsoft Dynamics Navison yang dapat memberikan kemudahaan
kepada pengguna terhadap sistem BPLK Universitas Gunadarma agar menjadi lebih
efektif dan efisien.
Kata Kunci: Warehouse, Purchase, Purchase Order, Financial Management, Invoices
ABSTRACT
PURCHASE INFORMATION SYSTEM USING MICROSOFT ON DYNAMIC
NAVISION UNIVERSITY GUNADARMA
In college there Gunadarma Univerisitas perform computer maintenance
division which Campus Environmental Management Agency (BPLK). Computer
maintenance process that took place at the University Gunadarma currently less well
integrated. It takes a function of the application of Enterprise Resource Planning (ERP)
that is able to support the needs of the overall information in one system.
Implementation of ERP concept uses an application called Microsoft Dynamics
Navision. Application is an application that is easy to understand and not too difficult to
learn. Another discussion that is described in this paper is the function of the useful
applications for the Microsoft Dynamics Navision system purchases BPLK Gunadarma
University. Starting from checking inventory to shipment which is then converted into
the bill. There are three function modules were discussed, among other functions
PENDAHULUAN
Makin pesatnya perkembangan teknologi informasi dewasa ini, membuat
banyakorganisasi maupun perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi terbaru
untuk membantu kelancaran proses bisinis. ERP (Enterprise Resource Planning)
merupakan salah satu bentuk transformasi terkini teknologi yang digunakan oleh
organisasi atau perusahaan. Salah satu kunci kesuksesan dalam mengimplementasikan
konsep ERP dalam suatu organisasi/perusahaan, yaitu tentang analisa fungsional dari
salah satu aplikasi ERP buatan Microsoft, yang bernama Microsoft Dynamics Navision.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya serta
dalam mengimplementasikan aplikasi ERP ini, peneliti menentukan rumusan masalah
sebagai berikut:
a. Fungsional tersebut meliputi modul purchase dan modul warehouse. Modulmodul yang dijelaskan merupakan modul yang diterapkan dan digunakan
pada sistem pembelian komponen komputer sampai penyimpanan
persediaan di gudang.
b. Modul Financial yang digunakan dan diterapkan untuk mengubah surat
pesanan menjadi tagihan.
Batasan Masalah
Agar penulisan ilmiah ini tidak menyimpang dari latar belakang dan pokok
bahasan, maka penulis membatasi dengan tidak membahas secara terperinci dari semua
modul-modul yang ada pada Microsoft Dynamics Navision. Aplikasi ERP yang
bernama Microsoft Dynamics Navision ini hanya dapat beroperasi pada platform
Microsoft Windows XP hingga versi Microsoft Windows yang terbaru. Sedangkan untuk
media penyimpanan dan pengolahan data menggunakan SQL Server 2005.
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut :
a. untuk membantu pemahaman tentang fungsional terhadap aplikasi ERP
Microsoft Dynamics Navision untuk sistem manajemen pembelian sampai
penyimpanan persediaan di gudang. Fungsional tersebut baik berupa
pemahaman terhadap modul maupun manajemen pengaturan (management
setup) yang seharusnya dilakukan.
b. untuk memudahkan divisi perawatan komputer BPLK Universitas
Gunadarma dalam mengimplementasikan dan mengolah informasi yang
tepat dengan menggunakan software ERP Microsoft Dynamics Navision
sehingga diharapkan dapat Go-Live di Universitas Gunadarma.
LANDASAN TEORI
Enterprise Resource Planing (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan
yang dirancang untuk mengkoordinasi bagian yang terintegrasi setiap bidangnya.
Sistem Informasi Akuntansi adalah menetapkan, menerapkan, dan mengevaluasikan
data untuk memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat. Sistem
akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua:
pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam
negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Adapun fungsi
yang terkait dalam sistem informasi pembelian yaitu fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.
Flow Chart Menurut mulyadi (2001), dipilihkan satu cara yang sekarang secara
luas digunakan oleh para analis sistem untuk melukiskan bagian aliran dokumen suatu
sistem sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2001), simbol flowchart dibagi
menjadi empat simbol, yaitu:
1. Simbol input/output, menggambarkan media/perangkat yang menyediakan
input atau mencatat output dari suatu proses.
2. Simbol proses, menunjukan peralatan yang digunakan untuk menandakan
bahwa pemrosesan telah diselesaikan secara manual.
2.
3.
4.
5.
Low Cost
6.
2.
3.
METODE PENELITIAN
Objek yang menjadi penelitian adalah Badan Pengelola Lingkungan Kampus
Universitas Gunadarma (BPLK) yang beralamat di Jl Akses UI Kelapa Dua, Cimanggis,
Depok 16951 Jawa Barat. Penelitian ini akan membahas tentang implementasi sistem
informasi akuntansi pembelian barang Universitas Gunadarma dengan menggunakan
Microsoft Dynamic Navision.
Data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah data primer. Data ini
diperoleh dengan cara kualitatif. Data kualitatif yang dipakai adalah data yang
berhubungan langsung dengan transaksi-transaksi pembelian seperti kuitansi pembelian,
nota, faktur, dan catatan-catatan serta laporan yang dimiliki oleh Badan Pengelola
Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma. Cara pengumpulan data dilakukan
dengan studi lapangan, wawancara, dan dokumentasi.
Alat analisis yang digunakan dalam penulisan ini adalah analisis deskriptif
kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh langsung, kemudian
dibandingkan dengan teori-teori. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan
dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan
di lapangan. Ada dua tahap analisis data dalam penelitian ini, yaitu sistem analisis dan
desain sistem menggunakan Flow Chart.
PEMBAHASAN
Di Universitas Gunadarma terdapat sebuah organisasi lain yaitu Badan
Pengelola Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma (BPLK). BPLK merupakan
sebuah organisasi yang mengelola seluruh lingkungan kampus Universitas Gunadarma
dibidang non edukatif. Terdapat beberapa divisi yang berlindung di bawah organisasi
ini seperti Divisi Gudang, Divisi Pembelian, Divisi Akuntansi dan Keuangan dan lain
sebagainya. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian :
1. Pimpinan, Pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Memimpin dan menjalankan perusahaan serta melakukan fungsi tertinggi
dalam perusahaan
b. Mengambil keputusan perusahaan secara keseluruhan
c. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan
2. Bagian Perbaikan (service)
a. Melakukan pemeriksaan pengecekan perlengkapan komponen secara
berkala dan teratur
b. Memperbaiki perlengkapan yang rusak (komputer, printer, dan lainnya)
c. Memberikan saran kepada bagian gudang yang akan diteruskan ke
bagian pembelian untuk melakukan pemesanan
3. Bagian Gudang
a. Membuat permintaan pembelian apabila stock barang yang ada di
gudang telah mencapai reorder point
b. Menerima dan menyimpan barang yang telah dibeli oleh bagian
pembelian
c. Bertanggung jawab atas ketersediaan barang yang ada di gudang
4. Bagian Pembelian
a. Membuat order pembelian
b. Menentukan pemasok
c. Membeli bahan-bahan yang dibutuhkan langsung kepada pemasok
d. Melakukan penawaran harga langsung kepada pemasok
e. Mengotorisasi surat permintaan pembelian
5. Bagian Akuntansi dan keuangan
a. Membuat laporan keuangan perusahaan
b. Menerima pembayaran dari pelanggan
c. Mengurus pembayaran gaji karyawan
d. Mengotorisasi bukti pembayaran
e. Bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan untuk operasional
perusahaan.
Jika dilihat dari sistem ini, maka dapat diketahui bahwa bagian Gudang akan
kesulitan dalam memeriksa satu persatu persediaan barang jika jumlah barang di
gudang banyak. Selain itu, untuk mengetahui data pemasok yang menjual
barang yang harus dilakukan secara manual. Hal ini sungguh akan membuat
pekerjaan ini begitu rumit. Bagian Akuntansi dan Keuangan bisa melakukan
kesalahan pencatatan serta penyimpanan dokumen, seperti kertas yang
tercecer/terselip yang akhirnya membuat tagihan hilang.
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
Vendor
1
START
Surat
Tagihan
SP1
S P P
Bersama Barang
M E N E R IM A S P P D A N
M E N G E C E K P E R M IN T A A N
PEMESANAN
M E M ILIH V E N D O R D A N
M ELAKU KAN PENAW ARAN
SPP
MENCOCOKKAN SP1
DENGAN BARANG
YANG DIKIRIM
MEMERIKSA
SURAT TAGIHAN
MENGUBAH SPP
M E N JA D I S U R A T
PESANAN RANGKAP 2
MENYERAHKAN SURAT
TAGIHAN KE BAGIAN
AKUNTANSI DAN
KEUANGAN
M E M IN T A
P E R S E T U JU A N
P IM P IN A N
S P
Surat
Tagihan
S P
2
N
D ik irim K e p a d a
Vendor
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
Vendor
START
Surat
Tagihan
SP1
Bersama Barang
S P P
SPP
M E M IL IH V E N D O R D A N
M ELAKU KAN PEN AW AR AN
M E M IN T A
PER SETUJU AN
P I M P IN A N
MENCOCOKKAN SP1
DENGAN BARANG
YANG DIKIRIM
MEMERIKSA
SURAT TAGIHAN
MENYERAHKAN SURAT
TAGIHAN KE BAGIAN
AKUNTANSI DAN
KEUANGAN
1
M E N G U B A H S P P M E N JA D I
SURAT PESANAN
Surat
Tagihan
S P
D ik ir im K e p a d a
Vendor
Jika dilihat dari sistem ini, maka dapat diketahui bahwa bagian Gudang akan
kesulitan dalam memeriksa satu persatu persediaan barang jika jumlah barang di
gudang banyak. Selain itu, untuk mengetahui data pemasok yang menjual
barang yang harus dilakukan secara manual. Hal ini sungguh akan membuat
pekerjaan
ini
begitu
rumit.
Bagian
Akuntansi
dan
Keuangan
tidak
terkomputerisasi sehingga data tagihan hanya berupa kertas yang hanya dicatat
dalam buku besar.
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
1
START
S P P
M E N E R IM A S P P D A N
M E N G E C E K P E R M IN T A A N
PEM ESANAN
M E M IL IH V E N D O R D A N
M ELAKUKAN PENAW ARAN
SPP
M EN G U B AH S PP M E N JAD I
SURAT PESANAN
RANGKAP 2
M E M IN T A
P ER SE TU JU A N
P IM P IN A N
M E N G IR IM S U R A T
PESANAN KEPADA
VENDOR DAN M ENUNGGU
BARANG D ATANG
S P
S P
D ik irim K e p a d a
Vendor
Vendor
2
SP
Surat
Tagihan
Surat
Tagihan
Bersama Barang
MENCOCOKKAN SP 1
DENGAN BARANG
YANG DIKIRIM
MEMERIKSA
SURAT TAGIHAN
MENYERAHKAN SURAT
TAGIHAN KE BAGIAN
AKUNTANSI DAN
KEUANGAN
MENGUBAH SURAT
TAGIHAN MENJADI
NOTA PEMBAYARAN
RANGKAP 2
MELAKUKAN PEMBAYARAN
KEPADA VENDOR MELALUI
KAS DI TANGAN
Nota
Pembayaran
Nota
Pembayaran
Kepada Vendor
Surat
Tagihan
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
1
START
S P P
SPP
M E N E R IM A S P P D A N
M E N G E C E K P E R M IN T A A N
PEM ESANAN
M E M IL IH V E N D O R D A N
M ELAKU KAN PEN AW AR AN
M E M IN T A
PE R S ETU JU A N
P IM P IN A N
M E N G U B A H S P P M E N JA D I
SURAT PESANAN
S P
D ik ir im K e p a d a
Vendor
Vendor
Surat
Tagihan
SP1
Surat
Tagihan
Bersama Barang
MENCOCOKKAN SP1
DENGAN BARANG
YANG DIKIRIM
MEMERIKSA
SURAT TAGIHAN
MENGUBAH SURAT
TAGIHAN MENJADI
NOTA PEMBAYARAN
RANGKAP 2
MELAKUKAN PEMBAYARAN
KEPADA VENDOR MELALUI
KAS DI TANGAN
MENYERAHKAN SURAT
TAGIHAN KE BAGIAN
AKUNTANSI DAN
KEUANGAN
Nota
Pembayaran 2
Nota
Pembayaran 1
Surat
Tagihan
Kepada Vendor
PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab
sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Analisa fungsional terhadap sistem yang sebelum dan sesudah menggunakan
aplikasi Microsoft Dynamics Navision terdapat beberapa kekurangan.
Kekurangan dari sistem sebelum menggunakan aplikasi yaitu buruknya
keterhubungan data dari masing-masing bagian atau divisi. Dan kegiatan
pendataan perbaikan komputer masih memakai langkah-langkah manual,
seperti supervisor membuat surat tugas teknisi menggunakan aplikasi seperti
word processor ataupun Microsoft Office Excel yang memiliki kelemahan
seperti database yang kurang besar dan filenya sering terpisah. Untuk
pemberitahuan apabila ada kebutuhan pembelian barang untuk perbaikan
komputer juga masih memakai alat bantu komunikasi telepon. Tidak ada
pemisahan tugas antara Bagian Akuntansi dan Bagian keuangan. Sehingga
saat pencatatan jurnal dan pembayaran hutang kepada pemasok dilakukan
oleh bagian yang sama. Dari kekurangan yang ada tersebut, menjadi titik
kelebihan sesudah menggunakan aplikasi, sehingga kegiatan perbaikan
komputer Badan Pengelola Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma
dapat terlaksana dengan baik serta sesuai dari harapan.
SARAN
Tidak ada penelitian yang sempurna, tanpa terkecuali penelitian ini. Harapan dari
penulisan ini dapat dijadikan saran yang membangun dan bermanfaat bagi Badan
Pengelola Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma yaitu fungsional terhadap
modul Financial Management yang disediakan oleh Microsoft Dynamics Navision lebih
digunakan lagi. Seperti penggunaan untuk pembuatan biaya budget tahunan. Pembuatan
transaksi Account Payables dan Account Receivables, serta penggunaan fasilitasfasilitas lain yang dapat mendukung kebutuhan informasi dari segi manajemen
keuangan. Penyesuaian sistem perawatan komputer ini masih dalam tahap
pengembangan sehingga masih belum sempurna, baik dari sisi desain program,
fungsional, data, maupun keamanannya. Hendaknya dilakukan pemantauan secara
berkala agar sistem tidak rusak dan sesuai dengan kebutuhan Universitas Gunadarma
agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood yang diterjemahkan oleh Julianto Agung
Saputro, 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Andi :
Jogjakarta.
Dhewanto, Wawan dan Falahah, ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi
Dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung, 2007.
Hall, James. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.
Midjan, La., dan Azhar susanto. 2003. Sistem Informasi Akuntansi I. Bandung :
Lembaga Informatika Akuntansi.
Muhammad Nazir, Ph.D. 1999. Metode Penelitian, Jakarta : Ghalia Indonesia.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. UGM. Salemba Empat:Jogjakarta.
Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System
(Sistem Informasi Akuntansi). Buku Satu, Edisi Kesembilan. Salemba
Empat:Jakarta.
Suharsimi Arikunto, Prof. Dr. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan
Praktek, Jakarta : Rieneka Cipta.
http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/products/nav-overview.aspx
http://microsoft-dynamics-nav.blogspot.com